Warum Kundenkommunikation der Schlüssel zu erfolgreicher Zusammenarbeit ist

Kommunikation ist in allen Facetten des Lebens unerlässlich, und dies gilt insbesondere für den Umgang mit Ihren Kunden als Freiberufler. Tatsächlich ist eine gute Kundenkommunikation einer der größten Schlüssel (wenn nicht der größte Schlüssel), um die Ziele Ihrer Projekte erfolgreich zu verwirklichen und sich in Ihrer Branche einen positiven Ruf aufzubauen.

Wenn Sie Freiberufler sind, liegt die Qualität Ihrer Arbeit und der Ruf, den Sie für Ihre Leistung gewinnen, ganz in Ihrer Hand.

Sie können Ihren Kunden vermitteln, dass Sie Vertrauen in Ihre Fähigkeiten haben und die Kontrolle über jedes Projekt haben, an dem Sie arbeiten, indem Sie sich an ihre Anforderungen halten und bei jedem Schritt mit ihnen kommunizieren.

Eine klare Kundenkommunikation minimiert das Risiko von Missverständnissen, Fehlern und Verzögerungen und beruhigt Ihre Kunden, indem sie dazu beiträgt, Vertrauen in Sie und Ihre Dienstleistungen zu schaffen. Hier ist, was Sie über gute Kundenkommunikation wissen müssen und warum sie so wichtig ist, insbesondere bei freiberuflichen Projekten.

Hier ist, warum Kundenkommunikation wichtig ist

Es gibt Dutzende Gründe, warum eine klare Kommunikation mit Ihren Kunden unerlässlich ist, um qualitativ hochwertige Projekte abzuschließen, die ihre Erwartungen erfüllen. Richtige Kundenkommunikation:

• Gewährleistet einen reibungslosen und einfachen Prozess von Anfang bis Ende, frei von Missverständnissen, Frustration und unnötigen Verzögerungen.
• Ermöglicht es Ihnen, sich als sachkundiger Fachmann zu präsentieren, der die Aufgaben, die Sie übernehmen möchten, im Griff hat.
• Hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kunden an Sie zu managen und sie nach Möglichkeit zu erfüllen.
• Legt das Tempo und den Ton für das vorliegende Projekt fest.
• Ermöglicht es Ihnen, praktikable Alternativen zu Teilen ihres geplanten Projekts vorzuschlagen, die möglicherweise nicht das gewünschte Ergebnis erzielen.
• Verleiht Ihnen den Ruf, offen, ehrlich und transparent in Bezug auf Ihre Fähigkeiten, Preise, Arbeitsmoral und beruflichen Grenzen zu sein.
• Ermöglicht es Ihnen, Projektziele und KPIs effektiv an ausgelagerte Teammitglieder oder VAs (virtuelle Assistenten) zu kommunizieren.
• Ermöglicht es Ihnen, die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Kunden genau einzuschätzen und mit Empathie und Diplomatie damit umzugehen.
• Gibt Ihnen die Möglichkeit, rote Fahnen zu erkennen und Kunden höflich abzulehnen, die während der Realisierung ihres Projekts übermäßig kontrollieren könnten.
• Ermöglicht es Ihnen, genau herauszufinden, wann und wie oft Ihre Kunden möchten, dass Sie sie mit Neuigkeiten zu einem Projekt kontaktieren.
• Erleichtert freundliche, angenehme und komfortable Interaktionen und eine starke Arbeitsbeziehung zwischen Ihnen und Ihren Kunden.

Unter Freiberuflern ist allgemein bekannt, dass es wesentlich einfacher ist, bestehende Kunden zu halten und mit ihnen zusammenzuarbeiten, als neue zu gewinnen. Die richtige Kundenkommunikation hilft Ihnen, Ihre Kunden zu halten, sie zu ermutigen, realistische Erwartungen an Ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten zu entwickeln, und sie mit Ihrer Arbeit zufrieden zu stellen.

Unzureichende Kommunikation könnte Ihre Kunden leider vertreiben und Ihr Unternehmen auf Null zurücklassen.

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10 Tipps für eine erfolgreiche Kundenkommunikation

1. Entwickeln Sie ein Client-Onboarding-Protokoll

Sie können die Erwartungen Ihrer Kunden frühzeitig in Ihren Projekten festlegen und sicherstellen, dass alle Beteiligten klar definierte Ziele und Erwartungen haben, indem Sie einen Kunden-Onboarding-Prozess für Ihr freiberufliches Unternehmen erstellen.

Die Entwicklung eines Kunden-Willkommenspakets ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Erfahrung, die Ihre Kunden erhalten, konsistent, vorhersehbar und zuverlässig ist, unabhängig vom jeweiligen Projekt. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Kunden in Ihrem Portfolio willkommen zu heißen und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, Ihren Prozess in ihrem eigenen Tempo zu erkunden.

Die Übergabe eines Willkommenspakets klärt alle allgemeinen Fragen, die Ihre Kunden möglicherweise haben, aber möglicherweise nicht die Zeit oder das Wissen hatten, Sie während Ihrer ersten Projektberatung zu stellen.

2. Bleiben Sie auf allen Ebenen transparent

Transparenz ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung guter Kundenkommunikationspraktiken und zum Aufbau von Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Sie sollten bei jedem Schritt der Projekte, an denen Sie arbeiten, ehrlich und transparent bleiben, von der Bereitstellung von Preisleitfäden bis hin zur Bereitstellung von Arbeitszeitplänen und Lieferterminen für Ihre Kunden.

Seien Sie ehrlich in Bezug auf potenzielle Verzögerungen und kommunizieren Sie direkt mit Ihrem Kunden, wenn Sie zusätzliche Zeit oder Ressourcen benötigen, um einen Auftrag abzuschließen.

3. Kommunizieren Sie oft

Ihre Kunden werden sich immer über ein Update von Ihnen freuen, auch wenn sich aus Ihrer Arbeit noch keine wesentlichen Entwicklungen ergeben haben.

Sie können in regelmäßigen Abständen zeitnahe Updates bereitstellen, indem Sie Ihre Kunden wissen lassen, dass Sie hart an ihren Projekten arbeiten und dass Sie auf dem richtigen Weg sind, den nächsten Meilenstein oder Termin wie besprochen zu erreichen. Experten empfehlen, diese Updates einmal pro Woche zu versenden.

Versprechen Sie, sie in Zukunft auf dem Laufenden zu halten, und informieren Sie sie wie immer sofort über alle Probleme oder Verzögerungen, auf die Sie stoßen.

4. Verwenden Sie eine zugängliche Sprache

Es ist am besten, hochtrabenden Rechts- oder Branchenjargon zu vermeiden, wenn Sie mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben.

Verwenden Sie stattdessen eine einfache, professionelle Sprache und freuen Sie sich über alle Fragen, die sie zu Ihrem Prozess oder Ihrer Korrespondenz haben. Sie sollten darauf achten, die Fragen Ihrer Kunden möglichst präventiv vorherzusagen und zu beantworten.

Senden Sie nach Besprechungen mit Ihren Kunden eine Nachricht, in der Sie zusammenfassen, was Sie besprochen haben, und wertvolle Informationen über die nächste Phase Ihres Projekts liefern.

Teilen Sie ihnen genau mit, wie Sie vorgehen möchten, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, in angemessenem Rahmen Änderungen an den zuvor mit ihnen besprochenen Plänen zu verlangen.

5. Bleiben Sie professionell, aber zuordenbar

Es gibt nur sehr wenige Menschen, die kalte, roboterhafte Interaktionen schätzen. Natürlich müssen Sie im Umgang mit Ihren Kunden jederzeit professionell bleiben, aber arbeiten Sie daran, dass sie sich wohl fühlen, wenn sie mit Ihnen interagieren.

Bauen Sie eine respektvolle menschliche Verbindung zu ihnen auf, und Sie werden besser in der Lage sein, eine für beide Seiten vorteilhafte Arbeitsbeziehung aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

6. Bleiben Sie Ihrer Mission und Ihrem persönlichen Arbeitsstil treu

Ihre Mission als Freelancer sollte bei allem, was Sie tun, klar sein, und das gilt auch für die Kundenkommunikation. Ihre schriftliche Korrespondenz mit Ihren Kunden sollte wesentliche Sätze und Begriffe enthalten, die Ihren persönlichen Arbeitsstil und Ihr Ethos widerspiegeln.

Erwägen Sie die Verwendung von Begriffen wie „fortschrittlich“, „personalisiert“, „vertrauenswürdig“ und „innovativ“ in Ihrer Kommunikation, um Ihre besten Qualitäten und Fähigkeiten zu vermitteln.

7. Verwenden Sie die richtigen Kommunikationsmedien

Einige Kommunikationskanäle sind für bestimmte Situationen besser geeignet als andere. Sie müssen überlegen, wie Sie Ihren Kunden Neuigkeiten und Updates am besten übermitteln können. Zu den beliebten Kommunikationsmethoden gehören E-Mail, Sofortnachrichten, Telefonanrufe, Textnachrichten, persönliche Briefe und Fax.

Der Trick bei der Wahl des richtigen Kommunikationskanals liegt meist in den individuellen Vorlieben Ihres Kunden. Einige Kunden bevorzugen vielleicht ein schnelles Update in Form einer WhatsApp-Nachricht, während andere ein professionelleres Medium wie E-Mail bevorzugen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, mit welchen Kanälen sich Ihre Kunden am wohlsten fühlen, zögern Sie nicht, sie zu fragen, wann und wie sie Sie kontaktieren möchten. Dies zeigt, dass Sie sich auf eine Weise mit ihnen verbinden möchten, mit der sie sich auch am wohlsten fühlen.

8. Erstellen Sie personalisierte Kontaktpläne

Apropos Kontaktpflege mit Kunden: Sie können weitere Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie effektiv und regelmäßig mit ihnen kommunizieren, indem Sie einen Kontaktplan mit ihrem Input erstellen.

Setzen Sie sich mit jedem Ihrer Kunden zusammen und fragen Sie ihn, wie oft er Aktualisierungen und Fortschrittsberichte haben möchte, welche Tageszeiten für ihn am besten geeignet sind und die bevorzugten Kommunikationswege, wie oben erwähnt.

Möglicherweise müssen Sie Ihre Komfortzone verlassen, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen, wenn sie wöchentliche Telefonanrufe wünschen und Sie lieber per Sofortnachricht korrespondieren. Aber auf der positiven Seite könnte dies Ihnen helfen, Ihre zwischenmenschlichen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und ein entgegenkommenderer Freiberufler zu werden.

9. Lassen Sie Ihre Kunden die Führung übernehmen

Sie sind vielleicht der Experte in diesem Szenario, aber Ihre Kunden bezahlen Sie dafür, dass Sie eine Aufgabe gemäß ihren Spezifikationen erledigen. Das bedeutet, dass Sie sich bewusst sein müssen, wie Sie Ihr Fachwissen kommunizieren und wie Sie die Projekte kontrollieren, die Sie übernehmen. Wenn Sie zu aufdringlich oder selbstbewusst sind, riskieren Sie möglicherweise, Ihre geschätzten Kunden zu vertreiben.

Seien Sie während der Kommunikation präsent und aufmerksam, aber lassen Sie Ihre Kunden größtenteils die Zügel in die Hand nehmen. Unterbrich sie nicht, wenn sie sprechen, und erlaube ihnen, dir eine klare Vorstellung davon zu geben, was sie von deiner Arbeitsbeziehung erwarten.

Stellen Sie Fragen, wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas erwähnt wurde, zu dem Sie Klarheit wünschen.

10. Behalten Sie Ihre Leistung im Auge

Wenn Sie sich Ziele oder Erwartungen in Bezug auf die Kommunikation setzen, ist es entscheidend, dass Sie sich daran halten. Wenn Sie einen virtuellen Assistenten haben, geben Sie ihm Feedback und lassen Sie ihn wissen, wie er seine Leistung verbessern kann.

Wenn Sie derjenige sind, der mit Kunden kommuniziert, bewerten Sie Ihre eigenen Strategien und seien Sie ehrlich in Bezug auf die Bereiche, die Sie ansprechen müssen, um Ihre Kommunikationsstrategien zu perfektionieren.

So verbessern Sie Ihre Kundenkommunikation

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Ansatz zur Kundenkommunikation zu optimieren, sollte Ihr erster Schritt zur Lösung dieses Problems darin bestehen, die Probleme zu diagnostizieren, die Sie haben.

Verhindert Ihr Kommunikationsprozess eine klare Kommunikation?
Sind die von Ihnen gewählten Kommunikationswege weniger optimal als Sie dachten?
Ist die Kommunikation mit den Kunden, mit denen Sie zusammenarbeiten, schwierig?

Wenn Sie herausfinden, was Ihre Fähigkeit, klar zu kommunizieren, behindert, können Sie Strategien entwickeln, um Ihren Ansatz zu verbessern.

Umgang mit herausfordernden Kunden

Wenn Sie vermuten, dass Ihre Kunden die Quelle Ihrer Herausforderungen sind, ist es eine gute Idee, potenziell inkompatible Kunden von Anfang an auszusortieren. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Warnsignale zu erkennen und Kunden zu finden, mit denen Sie auf einer harmonischeren Ebene zusammenarbeiten können.

Die Wahrheit ist, dass Kunden, die nicht bereit sind, Ihrem Prozess zu folgen, wahrscheinlich nicht mit dem Endergebnis Ihrer Bemühungen zufrieden sind. Sie könnten während Ihres Projekts regelmäßig auf Meinungsverschiedenheiten mit ihnen stoßen, und in vielen Fällen sind Sie sich möglicherweise überhaupt nicht auf einen Weg nach vorne einig. In diesen Fällen ist es am besten, diese Kunden respektvoll insgesamt abzulehnen.

Halten Sie vom ersten Tag an klare Grenzen und eine klare Kommunikation mit jedem Kunden, mit dem Sie zusammenarbeiten. Stellen Sie klar, dass Sie bei Ihrem Prozess keine Kompromisse eingehen werden und dass Sie über das erforderliche Fachwissen verfügen, um die Aufgabe zufriedenstellend abzuschließen.

Du bist der Experte, nicht sie!

Wenn Sie sich von Beginn eines Projekts an von einem Kunden den Ablauf Ihres Prozesses diktieren und kontrollieren lassen, wird sich dieser Trend im Laufe der Zeit nur noch verschärfen.

Üben Sie aktives Zuhören

Sobald Sie die richtigen Kunden ausgewählt haben, müssen Sie aktiv auf ihre Anforderungen hören, um eine Arbeit zu erstellen, die die Anforderungen erfüllt. Jeder, der mit Kunden kommuniziert, muss sich auf die Gespräche konzentrieren und notfalls Notizen machen.

Sie müssen vollständig in Kundengespräche eingebunden sein, um effektiv zu kommunizieren und zu verstehen, was sie von Ihnen erwarten. Dies trägt wesentlich dazu bei, dass sich Ihr Kunde während Ihrer Interaktionen respektiert und geschätzt fühlt.

Das Anfertigen von Notizen während Ihrer ersten Besprechungen ist eine großartige Möglichkeit, um sich ein klares und genaues Bild davon zu machen, was Ihr Kunde von Ihnen erreichen möchte.

Bleiben Sie jederzeit konsistent

Konsistenz ist eine unausgesprochene goldene Regel effektiver Kommunikation.

Ihre erste Kommunikation mit einem Kunden legt den Ton der professionellen Beziehung fest und setzt zukünftige Erwartungen für beide beteiligten Parteien.

Richten Sie alle zukünftigen Mitteilungen an Ihrem ursprünglichen Ton aus, damit sich Ihre Kunden durch Ihre Korrespondenz nicht verwirrt oder irregeführt fühlen. Sie sollten einen regelmäßigen Kommunikationsplan einhalten.

Wenn Sie damit begonnen haben, Ihren Kunden einmal pro Woche über sein Projekt zu informieren, behalten Sie diese Aktualisierungshäufigkeit während der gesamten Dauer des Projekts bei. Sie sollten mit der Menge an Informationen, die Sie ihnen über den Fortschritt der Aufgabe anbieten, zufrieden sein.

Seien Sie höflich und professionell

Das mag selbstverständlich sein, aber es ist wichtig, im Umgang mit Ihren Kunden auf gute Umgangsformen und Etikette zu achten. Einfache Höflichkeiten wie „Bitte“, „Danke“ und „Freundliche Grüße“ in Ihrer Kundenkommunikation wirken Wunder, wenn es darum geht, Ihre berufliche Beziehung freundschaftlich zu halten.

Halten Sie die Kundenkommunikation zwischen den Geschäftszeiten (9.00 bis 17.00 Uhr, Montag bis Freitag) aufrecht, sofern nicht anders angegeben.

Wenn Ihre Kunden in unterschiedlichen Zeitzonen leben, überprüfen Sie die Zeit an ihrem Standort und stellen Sie sicher, dass es ein geeigneter Zeitpunkt ist, um sie zu kontaktieren, bevor Sie dies tun. Niemand schätzt einen Weckruf um 3 Uhr morgens, selbst wenn er von einem wohlmeinenden Freiberufler kommt, der Feedback geben möchte.

Machen Sie keine Annahmen

Sie sollten niemals zögern, Ihren Kunden Fragen zu ihren Anforderungen zu stellen, wenn Sie das Gefühl haben, dass dies erforderlich ist. Auch wenn die Antworten offensichtlich erscheinen mögen.

Überprüfen Sie immer und zweimal, was der Kunde von Ihnen verlangt, bevor Sie loslegen. Möglicherweise haben Sie unterschiedliche Vorstellungen von Erwartungen und Anforderungen. Dadurch werden Missverständnisse und frustrierende Projektverzögerungen vermieden.

Ebenso müssen Sie jede noch so unbedeutende Frage Ihres Kunden beantworten. Stellen Sie sicher, dass Sie sie fragen, ob Sie ihre Fragen angemessen beantwortet haben, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, Antworten zu klären, bei denen sie sich nicht sicher sind.

Machen Sie professionelle Vorschläge zu alternativen Ansätzen zu dem, was der Kunde vorschlägt, wenn Sie der Meinung sind, dass sie im Einklang mit seinen Anforderungen bessere Ergebnisse erzielen können.

Lassen Sie Ihre Kunden niemals hängen

Niemand mag es, gehostet zu werden, aber wenn es um den Umgang mit Kunden geht, ist es ein schwerwiegender professioneller Fauxpas, nicht zu antworten. Wenden Sie sich so schnell wie möglich an Ihre Kunden und beantworten Sie ihre Fragen prägnant, respektvoll und detailliert.

Dadurch wissen sie, dass Sie ihr Projekt priorisieren und dass Sie es durchziehen können. Berichten Sie regelmäßig über den Status eines Auftrags, damit alle auf derselben Seite bleiben, und machen Sie eher Zusicherungen als feste Versprechungen, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass Sie liefern können.

Bitten Sie Ihre Kunden um Feedback

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wie effektiv Ihr Ansatz zur Kundenkommunikation ist, warum fragen Sie Ihre Kunden nicht nach ihrer Meinung?

Sie haben möglicherweise wertvolles Feedback zu bieten und können nützliche Empfehlungen dazu geben, wie Sie Ihren Kommunikationsstil oder Ihre Kommunikationshäufigkeit verbessern können.

Es ist eine gute Idee, Ihre Kunden zu bitten, hinzugefügte Funktionen zu überprüfen, sobald sie implementiert sind. Teilen Sie ihnen genau mit, wo sie die neue Arbeit finden und wie sie sie testen oder bewerten können.

Dies wird es dem Kunden erleichtern, zu finden und zu verstehen, was er überprüfen muss, und gibt Ihrer zukünftigen Arbeit mit ihm auch eine klarere Richtung.

Halten Sie die Schlüssel zum Erfolg in der Hand

Transparenz, Vertrauen und Offenheit sind die Schlüssel für eine erfolgreiche Kundenkommunikation.

Als Freiberufler müssen Sie daran arbeiten, Ihre Sprech- und Hörfähigkeiten zu perfektionieren, die Besonderheiten des Umgangs mit Ihren Kunden zu verstehen und Ihren Arbeitsprozess klar zu kommunizieren. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden zufrieden sind und erfüllen ihre Erwartungen an Ihre Dienstleistungen.

Jeder Kunde und jedes Projekt ist einzigartig. Es wird daher empfohlen, dass Sie Ihren Ansatz an die Vorlieben und Feinheiten der einzelnen Aufgaben und Kunden anpassen, die Sie bearbeiten.

Ehrliche und häufige Kommunikation kann Wunder für Ihr Unternehmen bewirken. Es wird Ihnen helfen, hochbezahlte Kunden zu halten und neue durch Empfehlungen und einen fantastischen Ruf in der Branche zu gewinnen.

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