Der Leitfaden für Anfänger zum Client-Onboarding

Wenn Sie für sich selbst arbeiten, ist die Gewinnung eines neuen Kunden ein Grund zum Feiern. Die Freude kann jedoch schnell verblassen, wenn Sie feststellen, dass der schwierige Teil noch nicht einmal begonnen hat. Sie müssen die Arbeit jetzt nicht nur planen und tatsächlich ausführen, sondern auch Ihren Kunden dabei an der Seite halten.

Client Onboarding ist der Prozess, mit dem Sie neue Kunden willkommen heißen und sicherstellen, dass alles in Bezug auf Ihr Projekt schwarz auf weiß angelegt ist. Indem Zeitrahmen, Grundregeln und Verträge im Voraus geplant und vereinbart werden, können Sie Missverständnisse und Kommunikationsprobleme auf ein Minimum reduzieren.

In diesem Artikel werden wir ausführlicher darüber sprechen, was Client-Onboarding ist. Wir werden auch besprechen, wie es Ihrem Unternehmen helfen kann, und einige Tipps für die Einrichtung Ihres eigenen Systems geben. Lasst uns anfangen!

Was Client Onboarding ist (und wie es Ihrem Unternehmen helfen kann)

Das Onboarding eines Kunden ist ein Prozess, der Sie beide effektiv auf das Projekt vorbereitet, an dem Sie arbeiten. Während dieses Prozesses stellen Sie sich vor, bewerten Anforderungen, legen Parameter fest und gehen auf alle Fragen ein, die Ihr Kunde möglicherweise hat. Ein solider Onboarding-Prozess stellt sicher, dass eine gute Business-to-Client-Kommunikation von dem Moment an aufrechterhalten wird, in dem Sie für einen Job eingestellt werden, bis zu dem Moment, in dem Ihre Arbeit abgeschlossen ist. Es erleichtert Ihnen auch, durchgängig effizient zu arbeiten.

Ihr Onboarding-Verfahren kann viele verschiedene Schritte umfassen, z. B. einfache Einführungs-E-Mails und Fortschrittsaktualisierungen zu den maßgeschneiderten Verträgen, Zeitplänen und Arbeitspraktiken, die Sie beibehalten möchten. Dies wird nicht nur die Erwartungen aller Beteiligten deutlich machen, sondern Ihnen auch dabei helfen, Ihre Work-Life-Balance zu wahren und gleichzeitig den Auftrag rechtzeitig zu erfüllen. Es stellt auch sicher, dass Ihr Kunde genau weiß, wofür er bezahlt und wie viel Sie nach Abschluss der Arbeit erhalten.

Sich die Zeit zu nehmen, Ihre Kunden angemessen auf dem Laufenden zu halten und zu betreuen, wird sich wahrscheinlich auszahlen – und dazu beitragen, Ihren Ruf für Professionalität und Zuverlässigkeit auszubauen. Laut einem kürzlich erschienenen Forbes-Artikel über das Onboarding von Kunden „hören die Unternehmen mit den glücklichsten Kunden nie auf, durch Onboarding und Support zu verkaufen und den Wert zu steigern“.

Eine solche Arbeit kann jedoch zeitaufwändig sein, und Unternehmen mit Kundenkontakt aller Couleur können mit dieser Aufgabe zu kämpfen haben. Der Marketingagentur-Wachstumsbericht 2018 zeigte, dass 43 % der Agenturunternehmen einfach nicht die Zeit für das Onboarding haben und 23 % daher die Erwartungen ihrer Kunden nicht erfüllen.

Wenn Sie also Ihr Bestes geben, Ihre Kunden binden und Ihre Konkurrenten im Allgemeinen übertreffen möchten, ist es wichtig, sich Zeit für das Onboarding zu nehmen. Es wird Ihrem Unternehmen auch im weiteren Sinne helfen, z. B. indem es Ihnen Rechtsschutz bietet. Wenn Sie Ihre Verträge und andere Rechtsdokumente als Teil Ihres Onboarding-Prozesses unterzeichnet und vollständig auf dem neuesten Stand halten, können Sie sicherstellen, dass Sie im Falle von Konflikten abgesichert sind.

So erstellen Sie Ihren eigenen Kunden-Onboarding-Prozess (in 3 Schritten)

Wie wir bereits erwähnt haben, stellt ein ordnungsgemäßes Onboarding Ihrer Kunden sicher, dass Sie sich voll und ganz Ihrer Arbeit widmen können. Werfen wir nun einen Blick auf die praktischen Aspekte der Erstellung Ihres Onboarding-Prozesses.

Schritt 1: Recherchieren und sammeln Sie Informationen von Ihrem Kunden

Sie müssen damit beginnen, herauszufinden, wer Ihr Kunde ist, was er tut und was er aus dem Projekt herausholen möchte. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ihnen frühzeitig ein Formular zur Verfügung zu stellen, in dem Sie ihnen bereits vor der offiziellen Partnerschaft spezifische Fragen stellen können.

Zu diesem Zweck stehen viele Tools zur Verfügung, z. B. Typeform. Ihre schönen, anpassbaren Online-Formulare sehen nicht nur toll aus, sie sind sowohl für den Fragesteller als auch für den Fragesteller besonders benutzerfreundlich.

Denken Sie beim Erstellen des Formulars selbst an alle Fragen, die Sie beantworten müssen. Sie möchten projektspezifische Informationen sammeln und auch etwas Kontext über den Kunden gewinnen. Diese Informationen können sowohl bei der Entscheidung, ob das anstehende Projekt übernommen werden soll, als auch bei Arbeitsbeginn von unschätzbarem Wert sein.

Schritt 2: Planen Sie Ihr Projektmanagement und Ihre Kommunikation

Als Nächstes möchten Sie die anstehende Aufgabe planen. Sie sollten durch Ihre Recherche einige Einblicke in Ihren Kunden gewonnen haben, und hier können Sie damit beginnen, sie zu nutzen.

Sie können dies tun, indem Sie Ihre Kunden einladen, dem Projektmanagement-Tool Dropmark beizutreten, wo Sie sie mit ästhetisch ansprechenden, einfach zu organisierenden Moodboards „beeindrucken“ können. Dropmark ermöglicht es Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Ideen während des gesamten Projekts auszutauschen und zu visualisieren, wie der Erfolg aussehen wird.

Dies stellt sicher, dass Sie auf derselben Seite sind, und gibt dem Kunden einen Einblick in Ihren Fortschritt. Es ermöglicht Ihnen auch, sowohl die administrativen Teile des Jobs, wie z. B. Fristen, als auch die kreativeren Aspekte anzugehen und zu priorisieren. Sie können Ausschnitte, Links und Bilder ganz einfach hinzufügen – und sie nahtlos organisieren.

Denken Sie auch über die Kommunikation über andere Medien wie E-Mails und Anrufe nach. Sie können Ihren Plan an den Zeitplan Ihres Kunden anpassen und sich selbst in bestimmten Intervallen in Ihrem Kalender daran erinnern, ihn zu erreichen. Wenn Sie Google Mail verwenden, können Sie die E-Mail-Kommunikation über Streak automatisieren, aber es ist eine gute Idee, auch persönlich zu kommunizieren. Ein Telefonanruf oder Skype-Gespräch ist freundlicher und oft nützlicher.

Schritt 3: Betrachten Sie Ihren Papierkram für das Kunden-Onboarding

Sobald Sie Ihre Arbeitsabläufe ausgebügelt und vereinbart haben, können Sie fast mit der Arbeit beginnen. Aber zuerst ist es an der Zeit, Verträge zu unterzeichnen und Zahlungen zu leisten. Wenn es um rechtsverbindliche elektronische Signaturen geht, können Sie HelloSign verwenden, das auch nützliche Funktionen für mehrere Anfragen und Folgemaßnahmen bietet.

Sie müssen dann über Anzahlungen nachdenken, und dafür ist Hiveage die perfekte Wahl. Es umfasst integrierte Rechnungsstellungs- und Zahlungsoptionen und ermöglicht es Ihnen außerdem, Kostenvoranschläge zu erstellen und Ihre abrechenbaren Stunden und Ausgaben bis ins kleinste Detail zu verfolgen – von der Kilometerleistung bis zum Geschäftsessen. Das Versenden Ihrer Rechnungen mit Hiveage ist der perfekte Endpunkt für ein erfolgreiches Onboarding-Verfahren.

Fazit: Client Onboarding in 3 Schritten

Fehlkommunikation und Desorganisation können Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen, daher ist eine gute Planung und Kundenkoordination unerlässlich. Die Erstellung eines Kunden-Onboarding-Systems hilft Ihnen, Sie und Ihren Kunden während eines Projekts zufrieden zu stellen.

In diesem Artikel haben wir besprochen, wie Sie ein Kunden-Onboarding-Verfahren für Ihr Unternehmen erstellen können. Dazu müssen Sie:

1. Recherchieren Sie Ihren Kunden.
2. Planen Sie Ihre Arbeit.
3. Betrachten Sie Ihren Papierkram.

Haben Sie Fragen zum Onboarding eines Kunden? Kontaktieren Sie uns im Kommentarbereich unten!