12 Häufige Probleme bei der Mitarbeiterplanung und ihre Lösungen

Die Mitarbeiterplanung ist mit Sicherheit eine der herausforderndsten Aufgaben, mit denen sich Manager und Geschäftsinhaber auseinandersetzen müssen. Da Mitarbeiter mit verschiedenen Planungsanforderungen, Urlaubsanträgen und unterschiedlichen Fähigkeiten unter einen Hut gebracht werden müssen, kann die Planung äußerst zeitaufwändig sein.

Kein Wunder, dass viele Manager damit kämpfen, einen fairen und ausgewogenen Arbeitsplan zu erstellen. Die Schichtplanung ist eine ziemlich schwierige Aufgabe.

Besonders wenn Sie den Mitarbeiterzeitplan noch manuell erstellen, sind Sie anfällig für Planungsprobleme, Fehler und Unzufriedenheit der Mitarbeiter.

Laut der Forschung verursacht die manuelle Planung:

• 20 % der Zeit eines Managers wird mit der Erstellung des Arbeitsplans verschwendet
• 174 % mehr Umsatz entsteht durch Fehler bei der manuellen Terminerstellung
• 140 Stunden werden jährlich durch die Erstellung eines manuellen Arbeitsplans verschwendet

Die Moral der Geschichte? Verwenden Sie eine digitale Lösung wie eine Mitarbeiterplanungssoftware.

Durch die Automatisierung der Planung können Sie konsistente Ergebnisse liefern, weniger Fehler machen, Kosten senken, die Mitarbeiterproduktivität maximieren und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Vorteile der automatisierten Planung

• Vollständige Einsicht in die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters
• Vermeiden Sie Überstunden und Einschränkungen
• Optimieren Sie die Kommunikation
• Effizientere Terminplanung
• Sparen Sie Zeit und Geld
• Stressfreie Aufgabendelegierung
• Weniger Fluktuationsraten
• Optimierter Tagesablauf

Inzwischen haben Sie wahrscheinlich gelernt, dass die Erstellung eines angemessenen, fairen Zeitplans, der Sie und Ihre Mitarbeiter glücklich macht, ein Vollzeitjob ist.

Verständlicherweise sind viele Eigentümer und Manager ratlos, aber für jedes Problem gibt es eine Lösung.

Last-Minute-Planung

Es ist nie eine gute Idee, Dinge bis zur letzten Minute aufzuschieben. Laut Forbes sollte der Manager die Mitarbeiterliste so schnell wie möglich zur Verfügung stellen, denn „das kann die Mitarbeiter in eine Zwickmühle bringen, weil sie zwischen persönlicher Verantwortung und Arbeit wählen müssen. Andere Unternehmen ändern kurzfristig ihre Zeitpläne, was den Mitarbeitern ebenfalls viele Probleme bereiten kann“. Führungskräfte müssen die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Schichtpläne rechtzeitig planen, um allen (einschließlich Managern) die Möglichkeit zu geben, den Dienstplan zu verarbeiten und sicherzustellen, dass sie für die Arbeit verfügbar sind. Mindestens 2 Wochen im Voraus wird empfohlen und stellen Sie sicher, dass Sie konsequent sind. Um weitere Planungsprobleme zu vermeiden, überprüfen Sie im Voraus, ob Ihr Staat Gesetze zur Erstellung von Zeitplänen hat, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten.

Eine Planung weit im Voraus kann Kopfschmerzen verursachen, aber nicht so viele Kopfschmerzen wie die Notwendigkeit, einen bereits veröffentlichten Zeitplan komplett zu überarbeiten.

Um es so einfach wie möglich zu machen, verwenden Sie eine Zeitplanvorlage, die nur an die Bedürfnisse des Unternehmens und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter angepasst werden muss.

Mangel an geeigneter Technologie

Manager, die immer noch mit Stift und Papier arbeiten, um Dienstpläne zu erstellen und zu verteilen, machen sich nicht nur das Leben millionenfach schwerer, sie sind auch anfällig für Terminprobleme und Missverständnisse. Schlimmer noch, tonnenweise hin- und hergehende Anrufe und Nachrichten sind zeitaufwändig, ineffizient und können zu anderen Problemen wie unangemessenen Nachrichten und einer mangelnden Trennung von Beruf und Privatleben führen.

Wir befinden uns im 21. Jahrhundert und die Technologie hat das Leben von Managern erheblich vereinfacht. Mit einer leistungsstarken und benutzerfreundlichen Mitarbeiterplanungssoftware wie Connecteam können Sie Planungsprobleme lösen und die Kommunikation optimieren.

• Erstellen Sie in wenigen Minuten vollständig anpassbare Mitarbeiterpläne mit erweiterten Funktionen wie Drag-and-Drop, wiederkehrende Schichten, Planungskonfliktwarnungen, Überstunden, Begrenzungswarnungen usw.
• Manager haben die vollständige Planungsübersicht und können sicherstellen, dass Mitarbeiter den Zeitplan mit automatisierten Warnungen und Benachrichtigungen erhalten und eingesehen haben.
• Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit teilen, was Managern viel Zeit spart.
• Bestätigen Sie mit Schichtnotizen, Standorten und angehängten Dateien, dass die Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist, wenn sie zu ihrer Schicht kommen.
• Legen Sie Beschränkungen für den Schichtwechsel fest und erlauben Sie nur bestimmten Mitarbeitern, bestimmte Schichten basierend auf ihren Qualifikationen zu übernehmen.
• Ermöglichen Sie Mitarbeitern, offene Schichten abzuholen, und erhalten Sie automatische Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass alle Schichten abgedeckt sind.
• In-App-Kommunikation reduziert Fehlkommunikation, Hin- und Her-Anrufe und Verwirrung.
• Manager haben in Echtzeit einen Überblick darüber, wer In-App-Nachrichten gelesen oder nicht gelesen hat; Vorbei sind die Zeiten verpasster Nachrichten oder Anrufe.
• Senden Sie gezielte 1:1-Nachrichten oder erstellen Sie Gruppen, um einfach mit einem Team oder einer Abteilung in Kontakt zu treten.

Diese Funktionen und Möglichkeiten verbessern die Organisation am Arbeitsplatz und verhindern Planungsprobleme, bevor sie überhaupt auftreten. Es ist wichtig, Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen, indem Sie in Mitarbeiterplanungssoftware investieren. Es sorgt für ein optimiertes Personalmanagement.

Verwirrung der Mitarbeiter

Verwirrung unter den Mitarbeitern in Bezug auf Schichten kann aus vielen Gründen auftreten, einschließlich der Unvorhersehbarkeit von Schichten und Änderungen in letzter Minute.

Wenn es keine Konsistenz gibt oder Mitarbeiter aus einer Laune heraus ihre Schichten tauschen, ohne ein System, um alles zu verfolgen, kann dies Chaos am Arbeitsplatz anrichten.

Das Vermeiden dieser Planungsprobleme ist die beste Lösung, also schauen wir uns an, wie das geht.

1. Konsistenz : Verwenden Sie eine Zeitplanvorlage als wiederkehrenden Zeitplan und nehmen Sie nur dann Anpassungen vor, wenn Mitarbeiter eine Auszeit benötigen oder das Unternehmen Personaländerungen vornehmen muss. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter deutlich über bevorstehende Schichten informiert, und wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, liegt es in ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass die Schicht abgedeckt ist.
2. Schichtwechsel : Der Schichtwechsel ist nicht unbedingt ein Problem, aber die Nachverfolgung des Wechsels kann kompliziert werden, sodass die Mitarbeiter nicht wissen, wer am Ende eigentlich eingeplant ist. Verwenden Sie eine Mitarbeiterplanungssoftware, um dieses Planungsproblem zu beseitigen. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter nur Schichten mit anderen qualifizierten Mitarbeitern tauschen können und die Genehmigung des Vorgesetzten benötigen, und der Zeitplan automatisch aktualisiert wird, wenn der Tausch genehmigt wird.

Sowohl die Erstellung eines konsistenten Zeitplans als auch die Verwendung von Planungssoftware stellen sicher, dass die Mitarbeiter nicht länger verwirrt sind und zur richtigen Zeit am richtigen Ort erscheinen.

Schließen

„Copen“ ist ein Begriff, der sich aus den Wörtern „close“ und „open“ zusammensetzt. Dies bedeutet effektiv, dass Ihr Mitarbeiter die letzte Schicht des Tages und die erste Schicht am nächsten Tag hat. Dies kann bedeuten, dass Ihr Mitarbeiter zwei Schichten hintereinander arbeiten könnte, ohne nach Hause gehen zu können, um etwas Ruhe zu bekommen. Dies tritt häufig in Krankenhäusern, Restaurants und anderen 24-Stunden-Einrichtungen auf.

Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter den gefürchteten Clopen vermeiden? Es läuft auf das Terminmanagement hinaus.

Planungsmanagementsoftware zur Erkennung von Planungsproblemen wie widersprüchliche oder zu dicht beieinander liegende Schichten. Andernfalls bedeutet dies, dass der betroffene Manager bei der endgültigen Überprüfung des Zeitplans ein wachsames Auge auf Clopen haben muss.

Clopens können auch auftreten, wenn verschiedene Manager für verschiedene Teile des Zeitplans verantwortlich sind (vielleicht gibt es einen Nachtschichtmanager und einen anderen für den Tag). Um dieses Planungsproblem zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind, ist es wichtig, dass die Manager miteinander zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Pause bekommen, die sie verdienen. Auch hier könnte die Installation der richtigen Software dem Unternehmen helfen, diese Probleme zu erkennen.

Überstunden, die außer Kontrolle geraten

Sind Ihre Mitarbeiter trotz Überstunden noch produktiv? Wenn die Antwort „Ja“ lautet, besteht keine Notwendigkeit, den Status quo zu ändern.

Überstunden können jedoch oft ein Problem darstellen und sich negativ auf die Produktivität auswirken. Es sind auch zusätzliche Kosten für das Unternehmen, daher sollte es nach Möglichkeit vermieden werden.

Wenn das Unternehmen Überstunden verlangt, achten Sie darauf, die Anzahl der für Überstunden genehmigten Stunden zu begrenzen, damit die Mitarbeiter die Überstundenvorteile nicht in Anspruch nehmen. Dies kann mit einer Terminplanungs-App erfolgen. Genehmigen Sie eine festgelegte Menge an Überstunden; Dies stellt auch die Einhaltung der Vorschriften durch die Regierung sicher, da die Landkreise je nach Anzahl der Überstunden unterschiedliche Lohnbeträge verlangen.

Bereitschaftsplanung

Die Kundennachfrage kann unvorhersehbar sein, daher ziehen es einige Unternehmen vor, Mitarbeiter in Bereitschaft oder auf Abruf zu haben. Diese Praxis beinhaltet, dass die Mitarbeiter vor Beginn ihrer Schicht anrufen, um festzustellen, ob sie gebraucht werden.

Wenn die Schicht auf Ruhe eingestellt ist, könnten die Mitarbeiter dann angewiesen werden, nicht zu ihrer Schicht zu kommen.

Diese Praxis ist frustrierend für die Mitarbeiter, da sie nicht planen können, und auch die Aufsichtsbehörden sind zunehmend gegen dieses Konzept.

Die Kaffeekette Starbucks und die Einzelhändler Gap und Abercrombie & Fitch (A&F) sind nur einige Unternehmen, die sich verpflichtet haben, die Praxis abzuschaffen.

Lösungen für Probleme bei der Bereitschaftsplanung sind verfügbar – Manager benötigen Daten, um vergangene Trends zu verstehen und Planungsvorhersagen treffen zu können. Eine Auftragsplanungssoftware ist verfügbar, die genau dabei hilft, die Bereitschaftsplanung überflüssig macht und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Ungleiche Schichtverteilung

Es ist üblich, sich auf einige wenige Mitarbeiter zu verlassen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen, wie z. B. das Schließen oder Öffnen eines Geschäfts. Es wird immer Lieblingsmitarbeiter geben, auch wenn Sie versuchen, objektiv zu sein.

Aber wenn Sie nicht aufpassen, könnten Sie die falsche Botschaft aussenden, z. B. dass Sie Susan Smith gegenüber anderen Mitarbeitern bevorzugen oder dass Sie glauben, dass John McDonald der Aufgabe nicht gewachsen ist, da zu sein, wenn es an der Zeit ist, Geld zu verdienen.

Wenn Sie über das richtige Rota-Softwaresystem verfügen, können Sie diese Szenarien vollständig vermeiden. Die Auswahl der richtigen Verwaltungssoftware erleichtert Ihre Planungsprobleme und stellt die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicher.

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens werden Sie massive Veränderungen in der Mitarbeiterzufriedenheit feststellen, wenn Sie die Zeitplanung so optimieren, dass Ihre Mitarbeiter ihre bevorzugten Schichten erhalten und gleichzeitig die Erfahrung berücksichtigen, was letztendlich den Gewinn steigert.

Unordentlicher Schichtwechsel

Es gibt Vor- und Nachteile, wenn man Arbeitnehmern erlaubt, Schichten zu tauschen.

Wenn Sie Mitarbeitern erlauben, ihre eigene Zeit zu verwalten, kann dies weniger Verantwortung für Sie bedeuten, aber wenn die Änderungen nicht richtig kommuniziert werden, kann dies zu Planungsproblemen führen, einschließlich Chaos und Verwirrung unter den Mitarbeitern.

Wechsel könnten dazu führen, dass die Mitarbeiter ihre neue Schicht vergessen, oder Sie könnten in eine Situation geraten, in der ein qualifizierter Mitarbeiter mit einem jüngeren Mitarbeiter wechselt und es an erfahrenen Mitarbeitern im Dienst mangelt.

Es gibt ein paar einfache Lösungen, um einen unordentlichen Schichtwechsel zu vermeiden.

1. Sie können ein Verfahren einführen, bei dem Mitarbeiter, die ihre Schicht tauschen möchten, sich mit dem Management in Verbindung setzen müssen, um den Schichttausch zu genehmigen.
2. Verwenden Sie eine robuste Mitarbeiterplanungssoftware, mit der Sie den Schichtwechsel überwachen können.

Planungssoftware wie Connecteam ermöglicht es Mitarbeitern, Schichten zu tauschen, jedoch nur mit anderen qualifizierten Mitarbeitern, und erfordert die Genehmigung des Managers. Sobald der Schichtwechsel genehmigt ist, wird der Zeitplan aktualisiert, sodass jeder über die Änderungen informiert ist und Sie wissen, an wen Sie sich wenden müssen, falls jemand seine Schicht vergessen sollte.

Mitarbeitermangel

Planungsprobleme sind unvermeidlich, wenn Sie nicht genügend Mitarbeiter haben, um Schichten abzudecken.

Sie müssen nicht nur genügend Mitarbeiter haben, um Schichten zu decken, sondern auch, um Mitarbeiter zu vertreten, wenn jemand krank wird oder in den Urlaub geht.

Wenn Sie unterbesetzt sind, erhalten Kunden einen schlechteren Service und Mitarbeiter fühlen sich überarbeitet und unzufrieden.

Die Lösung für dieses Problem auf dem Papier ist ziemlich einfach, stellen Sie mehr Vollzeit- oder Teilzeitmitarbeiter ein. Aber das Leben ist nicht immer so einfach. Aus vielen Gründen ist dies möglicherweise keine praktikable Option. Wenn Sie also mit dem arbeiten, was Sie haben, müssen Sie einen Weg finden, Kunden zufrieden und Mitarbeiter zufrieden zu stellen.

Um aus Zitronen Limonade zu machen, können Sie Ihre derzeitige Arbeitskraft per Software optimieren. Die Workforce-Management-Optimierung hilft, Prozesse zu automatisieren, Compliance aufrechtzuerhalten und grundlegende Geschäftsprobleme zu lösen.

Last-Minute-Abwesenheiten von Mitarbeitern

Wir sind alle Menschen, und manchmal passieren Dinge, die es unmöglich machen, zur Arbeit zu kommen.

Forbes stellt fest, dass „im Durchschnitt 3 % der Vollzeitbeschäftigten regelmäßig am Arbeitstag fehlen. Während 2,1 % wegen Krankheit oder Verletzung fehlen, fehlen 0,9 % aus anderen Gründen.“

Wir sagen nicht, dass häufige Abwesenheiten von Mitarbeitern toleriert werden sollten, aber wenn ein Mitarbeiter aus welchen Gründen auch immer nicht zur Arbeit kommen kann, führt dies zu Terminproblemen.

Wie können Sie also kurzfristige Abwesenheiten von Mitarbeitern lösen? Es gibt einige Lösungen für dieses Planungsproblem.

1. Sie können auch sicherstellen, dass Ihr Mitarbeiterhandbuch klare Richtlinien, Verfahren und Konsequenzen für die Abwesenheit von Mitarbeitern enthält, damit Sie so viele Nichterscheinen in letzter Minute wie möglich vermeiden können. Diese Richtlinien helfen Ihrem Unternehmen jedoch nicht, wenn ein Mitarbeiter krank und arbeitsunfähig ist. Die Richtlinien werden den Mitarbeitern nur Angst machen, anzurufen, was zu einer No-Call/No-Show-Situation führen kann.
2. Sie könnten sicherstellen, dass jede Schicht mindestens einen Ersatzmitarbeiter hat, der verfügbar ist, wenn ein Mitarbeiter in letzter Minute nicht verfügbar ist. Wenn ein Ersatzmitarbeiter benötigt wird, können Sie ihn per Software automatisch benachrichtigen, damit er zur Arbeit kommt.

Mit einer Mitarbeiterplanungssoftware wird es weniger schwierig sein, diese kurzfristigen Abwesenheiten von Mitarbeitern abzudecken. Teammitglieder werden dankbar sein, Unterstützung von Vorgesetzten und Kollegen zu haben, anstatt sich damit auseinandersetzen zu müssen, dass sie einen Mann weniger haben.

Keine Kontrolle oder Aufsicht

Mangelnde Kontrolle oder ein Versehen bei der Planung können dem HR-Manager oder demjenigen, der für die Erstellung der Mitarbeiterliste verantwortlich ist, große Kopfschmerzen bereiten. Viele Manager verlassen sich auf ihre privaten Telefone, um Nachrichten und Updates an die Mitarbeiter weiterzuleiten. Diese Anrufe und Nachrichten können unbeantwortet oder ungesehen bleiben, sodass Manager wenig bis gar keine Kontrolle und Aufsicht haben.

Was ist eine schnelle Lösung für diese Planungsprobleme?

1. Sie können klare Unternehmensrichtlinien und -verfahren festlegen, die Mitarbeiter befolgen müssen, wenn sie ein Problem mit ihrem Zeitplan haben. Anstelle von Nachrichten können Sie beispielsweise verlangen, dass Mitarbeiter anrufen, wenn sie jemanden brauchen, der ihre Schicht abdeckt, oder wenn sie zu spät kommen. Wenn der Manager nicht antwortet, muss er zur Arbeit erscheinen.
2. Sie können verlangen, dass der Mitarbeiter selbst einen Ersatz für die Schicht findet, und wenn er keinen Ersatz finden kann, muss er zur Schicht erscheinen.
3. Investieren Sie in Software zur Mitarbeiterplanung, um damit fertig zu werden. Software wie Connecteam gibt Managern vollständige Übersicht und Terminkontrolle. Manager können Zeitpläne veröffentlichen, Mitarbeitern erlauben, offene Schichten zu beanspruchen, und Schichtwechsel genehmigen. Echtzeit-Benachrichtigungen werden an den Manager weitergeleitet, um die Änderung zu genehmigen oder abzulehnen, und sobald eine Entscheidung getroffen ist, wird der Mitarbeiter benachrichtigt und der Zeitplan aktualisiert. Es können Einschränkungen festgelegt werden, um nur qualifizierten Mitarbeitern zu gestatten, Schichten mit anderen Mitarbeitern zu beanspruchen oder zu tauschen.

Unfähigkeit, den Arbeitsplan unterwegs zu verwalten

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Manager unterwegs sind. Selbst Manager, die unterwegs sind, müssen sich mit Planungsproblemen, Konflikten und Aktualisierungen auseinandersetzen.

Um diese Situation so reibungslos und effizient wie möglich zu bewältigen, ist es wichtig, dass Manager von überall Zugriff auf Zeitpläne und Mitarbeiterinformationen haben.

Die Lösung für diese häufigen Planungsprobleme ist einfach: Verwenden Sie eine Mitarbeiterplanungssoftware. Mit Connecteam können Sie unterwegs einfach und schnell Schichten bearbeiten oder neue erstellen. Manager können auch Schichtinformationen anzeigen und über den In-App-Chat mit relevanten Mitarbeitern kommunizieren, alles direkt über ihre Mobilgeräte und von ihrer Handfläche aus.

Das letzte Wort zu Problemen bei der Mitarbeiterplanung

Auch wenn Planungsprobleme nicht zu 100 % vermeidbar sind, können sie bewältigt werden. Am Ende läuft alles auf Kommunikation und Organisation hinaus.

Wir empfehlen dringend eine Terminplanungssoftware, mit der Sie Terminpläne auf Knopfdruck erstellen, ändern und veröffentlichen können. Die Zeiten endloser Excel-Tabellen sind vorbei. Durch die Verwendung einer Mitarbeiterplanungs-App sparen Sie so viel Zeit, sodass Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die in Ihrem Unternehmen wirklich wichtig sind.