10 häufige Fehler bei der Rechnungsstellung (und wie man sie vermeidet)

Jeder macht Fehler, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht Ihr Bestes tun sollten, um sie zu vermeiden. Dies gilt insbesondere für die Online-Rechnung. Fehler wie nicht optimale Zahlungsbedingungen können zu Umsatzeinbußen und Problemen mit dem Cashflow oder sogar noch schlimmeren Szenarien führen.

Wie in den meisten Lebensbereichen ist Ihre beste Verteidigung gegen diese Abrechnungsfehler Wissen und Vorbereitung. Wenn Sie verstehen, welche Fehler wahrscheinlich sind, werden Sie auf der Hut sein. Außerdem trägt ein Plan zur Fehlervermeidung (oder zur Behebung von Fehlern, falls sie auftreten) dazu bei, deren Auswirkungen zu minimieren.

In diesem Artikel sprechen wir über zehn der häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung, wie z. B. das Verzögern Ihrer Rechnungen, das Nichtverfolgen oder Versenden von Zahlungserinnerungen und das Einbeziehen überraschender Gebühren. Wir besprechen auch, welche Schritte Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Sie sie nicht wiederholen. Lass uns einen Blick darauf werfen!

1. Uneinheitliche Rechnungsstellung an Ihre Kunden

Das uneinheitliche Versenden von Rechnungen – zum Beispiel durch Verspätung oder jeden Monat an einem anderen Datum – ist ein leicht zu begehender Fehler. Das ist verständlich, weil Monatsdaten nicht auf denselben Wochentag fallen. Viele wählen einfach einen Montagmorgen oder einen Freitagnachmittag und machen sich an die Arbeit.

Dies kann jedoch sowohl für Ihre Kunden als auch für Sie zu Problemen führen. Kunden haben fast keine Ahnung, wann sie ihre Rechnung erwarten können, was zu Zahlungsverzögerungen führen kann. Die Lösung besteht darin, vom Kalender aus zu arbeiten und Ihren Rechnungszeitraum jeden Monat auf ein regelmäßiges Datum festzulegen. Dies ist normalerweise der erste oder letzte Tag, obwohl ein Mittelpunkt genauso viel Konsistenz bieten kann. In Zukunft haben Ihre Kunden mehr Zeit, sich auf Ihre Zahlungen vorzubereiten, da Ihr Abrechnungszeitraum vorhersehbar ist.

2. Schuldner nicht wegen unbezahlter Rechnungen verfolgen

Das Ausstellen von Rechnungen ist eine Sache, aber die Arbeit ist noch nicht beendet, sobald Sie auf Senden geklickt haben. Tatsächlich geht es bei der Verfolgung unbezahlter Rechnungen um viel mehr, als nur darum, die Arbeit Ihres Monats abzuschließen. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies Ihre Wachstumsfähigkeit ernsthaft beeinträchtigen.

Auf einer grundlegenden Ebene ist die Lösung für diesen Fehler eine bessere Organisation. Sobald Ihre Rechnungen gesendet wurden, können Sie in Ihrer bevorzugten Kalenderanwendung eine Erinnerung einrichten, damit Sie daran denken, Schulden zu verfolgen. Wenn diese Zeit gekommen ist, sollte eine E-Mail an jeden Kunden ausreichen, um ihn zum Handeln zu bewegen.

Hiveage-Benutzer können jedoch auch die Rechnungsstatusverfolgung und den Kontoalterungsbericht nutzen, der einen umfassenden Audit-Trail bietet, mit dem Sie den aktuellen Status jeder Zahlung verwalten können.

Darüber hinaus enthalten die meisten Rechnungssoftwareprogramme wie Hiveage automatische Erinnerungen für Ihren gesamten Kundenstamm, was bedeutet, dass das Aufspüren alter Schuldner zu einer viel einfacheren Aufgabe werden kann.

3. Bereitstellung unklarer Zahlungsbedingungen

Man könnte meinen, dass diejenigen, die mit der Bearbeitung Ihrer Rechnungen beauftragt sind, mit all den verschiedenen Begriffen und dem Jargon vertraut sind, die mit der Buchhaltung verbunden sind. Natürlich würde es keinem Finanzarbeiter, der sein Geld wert ist, an Grundkenntnissen der Branche fehlen. Die Angabe unklarer Zahlungsbedingungen kann jedoch den Zahlungsprozess stören.

Zum Beispiel das Zahlungsdatum: Überlegen Sie, wie viele Unternehmen Zahlungsbedingungen von „netto 15“ anbieten. Das bedeutet, dass die Zahlung innerhalb von 15 Tagen nach Rechnungsstellung fällig ist. Es ist jedoch nur eine so vage Botschaft, dass sie irgendwo entlang der Finanzkette missverstanden werden kann.

Umfasst „Netto 15“ beispielsweise nur Werktage und schließt Wochenendtage aus, an denen das Unternehmen noch geöffnet ist? Eine klare, feste Laufzeit wie „15 Werktage“ ist sinnvoller und direkt genug, um von allen verstanden zu werden. Glücklicherweise können Sie mit Hiveage ein bestimmtes Fälligkeitsdatum für Rechnungen festlegen, sodass Sie diese Verwechslungen endgültig vermeiden können.

4. Einschließen von Abrechnungsfehlern auf Ihrer Rechnung

Wenn Sie gewissenhaft sind, würden Sie nicht wissentlich Fehler in Ihre Ergebnisse einbauen. Außerdem prüfen Sie selbstverständlich, ob Ihre Arbeit einem angemessenen Standard entspricht, bevor Sie sie einreichen.

Die gleiche Sorgfalt sollten Sie bei Ihren Rechnungen walten lassen, insbesondere wenn Sie pünktlich bezahlt werden möchten. Andernfalls sind es das Geld und das Geschäft Ihrer Kunden, mit denen Sie Fehler machen. Einzelnachweise oder (noch schlimmer) monetäre Unstimmigkeiten auf einer Rechnung zu sehen, schreit nach mangelnder Sorgfalt und Aufmerksamkeit. Es ist keine Vorstellungskraft zu erwarten, dass Kunden, die durch solche Rechnungsfehler beunruhigt sind, sich nach einem alternativen Anbieter umsehen werden.

Um das Vertrauen Ihrer Kunden zu erhalten, müssen Sie Ihre Rechnungen gewissenhaft erstellen. Während Hiveage standardmäßig Zeiterfassungsfunktionen enthält, gibt es keinen Ersatz für die Eingabe der richtigen Details an erster Stelle. Ähnlich wie bei der Arbeit, die Sie liefern, kann die doppelte Überprüfung Ihrer Rechnungen vor dem Versand den Unterschied ausmachen.

5. Machen Sie es Ihren Kunden schwer zu bezahlen

Sie könnten alles andere richtig machen, aber wenn Sie Ihren Kunden keine reibungslose Zahlungsmethode bieten, werden Sie wahrscheinlich sehen, dass viele von ihnen auf Ihrer Liste alter Schuldner stehen. Eine einfache Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, mehrere Zahlungsoptionen anzubieten.

Wir sollten Ihnen die Vorteile hier nicht verkaufen müssen. Kurz gesagt, Ihr gesamter Rechnungsstellungsprozess sollte darauf ausgerichtet sein, die Zahlung zur einfachsten Aufgabe zu machen, die Ihre Kunden den ganzen Monat über erledigen müssen. Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen einem komplizierten Zahlungsvorgang mit komplexen Anweisungen und Details und einer verspäteten Zahlung.

Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, damit umzugehen, sind wir ziemlich stolz auf unser System für wiederkehrende Zahlungen:

Mit dieser Funktion können Sie die automatische Ausstellung von Rechnungen jeden Monat zur gleichen Zeit einrichten und eine bestimmte Anzahl von „Ereignissen“ auswählen. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl verschiedener Zahlungsoptionen, die Sie einbeziehen können und auf die Sie alle mit einem Klick direkt von der von Ihnen gesendeten Rechnung aus zugreifen können.

6. Keine Verwendung des Firmenlogos auf der Rechnung

Als Nächstes werden wir uns ein Rechnungselement ansehen, das oft niedrig priorisiert wird, obwohl es erhebliche Auswirkungen haben kann. Branding ist für praktisch jeden kundenorientierten Aspekt Ihres Unternehmens wichtig, und dazu gehören auch Ihre Rechnungen.

Aus praktischer Sicht bedeutet das Branding Ihrer Rechnungen, dass Ihr Kunde sofort weiß, wer Sie sind, und hoffentlich versteht, worauf sich die Rechnung bezieht. Die Verwendung eines überzeugenden Logos und eines klaren Gesamtbrandings trägt dazu bei, dass Ihre Rechnungen im Stapel zu sehen sind, was bedeutet, dass Ihre Kunden sie weniger wahrscheinlich übersehen. Darüber hinaus gibt es eine professionelle Atmosphäre, die einer Markenrechnung innewohnt, was Ihren Wiedererkennungswert und Ihr Ansehen verbessern könnte.

Glücklicherweise verfügt Hiveage über die erforderliche Funktionalität, um Ihnen zu helfen, benutzerdefinierte Rechnungsvorlagen zu erstellen und Branding-Elemente basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen hinzuzufügen:

Praktisch jedes Element lässt sich nach Belieben individualisieren. Dies gibt Ihnen eine großartige Basis, mit der Sie arbeiten können, und eine weitere Gelegenheit, die Markenbekanntheit zu steigern.

7. Keine Klarheit und Aufschlüsselung bieten

Der Aufbau eines Kundenstamms führt zwangsläufig zu einem gewissen Umsatz. Trotzdem werden Sie wahrscheinlich langjährige Kunden in Ihrem Kern haben, und es besteht die Gefahr, dass Ihre Rechnungsstellung „nachlässig“ wird, je länger sie in Ihren Büchern stehen. Letztendlich könnte diese Vertrautheit dazu führen, dass Sie einfach eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag oder einer vagen Beschreibung dessen, was abgeschlossen wurde, senden.

Das ist verständlich, vor allem, weil Sie beide wissen, welche Arbeiten abgeschlossen wurden und wie viel sie kosten werden. Wenn Sie jedoch die Klarheit hoch halten und jeden Auftrag einzeln aufführen, bleibt die Kunden-Geschäftsbeziehung auf einer professionellen Basis. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen, in denen eine auftragsbezogene Bezahlung mehr bedeutet als für eine große Organisation. Mit einem höheren Detaillierungsgrad auf jeder Rechnung als Ihrem Modus Operandi gibt es auch weniger Spielraum für Rückfragen.

Das ist unserer Meinung nach eine Frage der Organisation. Stellen Sie sicher, dass Sie die von Ihnen durchgeführte Arbeit klar benennen und jeden Aspekt auflisten, und beginnen Sie mit dem Beginn des Projekts. Wir empfehlen, einen Satz auszuwählen (z. B. „Neugestaltung der Homepage“) und sich ständig darauf zu beziehen. Dazu gehört die Verwendung als Betreff Ihrer E-Mails, in internen Dokumenten und vor allem als Eintrag auf der Rechnung Ihres Kunden.

8. Senden von Rechnungen an die falsche Person

Wir werden hier unverblümt sein und sagen, dass das Versenden von Rechnungen an die falsche Person wohl einer der größten Fehler bei der Rechnungsstellung ist, die Sie machen können, insbesondere angesichts der potenziellen Ergebnisse.

Betrachten Sie es aus der Sicht Ihres Kunden. Sie haben sich die Zeit genommen, ein Projekt durchzuführen, aber Sie können nicht einmal Zahlungsinformationen an die richtige Person senden. Wenn Sie bei dieser kleineren Aufgabe einen so eklatanten Fehler gemacht haben, werden sie sich fragen, welche anderen Probleme bei Ihrer Arbeit wahrscheinlich auftauchen werden. Ähnlich wie bei vielen anderen Rechnungsfehlern auf dieser Liste kann ein einfacher Fehler drastische Folgen haben.

Für Hiveage-Benutzer gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Ihre Kunden haben jeweils ein eigenes Profil, das mit einer von Ihnen festgelegten E-Mail-Adresse verbunden ist. Aus diesem Grund gibt es keine Entschuldigung dafür, Rechnungen an die falsche Person zu senden. Das sind gute Nachrichten, denn wenn Sie sie an die richtige Stelle bringen, können Sie die Zahlung möglicherweise viel schneller erhalten.

9. Sichern Sie Ihre Rechnungen nicht

Wenn Sie einen Artikel über die Verwaltung Ihrer Website gelesen haben, sind Sie wahrscheinlich auf den Rat gestoßen, Ihre Inhalte bei jeder Gelegenheit zu sichern. Dies ist wichtig, da eine Website, die ohne Möglichkeit zur Wiederherstellung abstürzt, das Geld zum Fenster rausschmeißt.

Die Sicherung Ihrer Rechnungen ist ebenso wichtig, nicht zuletzt, weil Sie (je nach Gerichtsbarkeit) gesetzlich verpflichtet sind, sie für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Außerdem zeigt die Möglichkeit, auf Anfrage ein Kundenrechnungsarchiv bereitzustellen, dass Sie ihre Konten korrekt verwalten.

Glücklicherweise bietet Hiveage eine automatische Sicherungsoption mit redundantem Speicherplatz, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien sicher und gesund sind. Da täglich Backups durchgeführt werden, sind Ihre Informationen unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Häufigkeit der Rechnungsstellung sicher.

10. Einschließlich versteckter oder überraschender Gebühren auf Ihrer Rechnung

Diesen letzten unserer Rechnungsfehler sollten Sie vermeiden, noch bevor Sie zur Zahlungsphase gelangen. Niemand mag versteckte Kosten, und deren Angabe auf einer Rechnung ist ein schlechter Stil, der Sie viel Geschäft kosten kann.

Wenn Sie jemals Opfer überraschender Gebühren geworden sind, wissen Sie, woher Ihre Kunden kommen. Eine unerwartete Anklage wurde auf die Gesamtsumme von Betrug geheftet, um es unverblümt auszudrücken. Zumindest ist jetzt ein Vertrauensproblem im Spiel. Dies endet normalerweise damit, dass ein Kunde zu einem Ihrer Konkurrenten geht, um nie wieder zurückzukehren, und Sie dabei schlecht macht.

Die Antwort ist, einfach alle Gebühren mit Ihrem Kunden im Voraus zu teilen. Dies ist eine Lösung, die täuschend einfach erscheint. Sie müssen nicht nur Ihre Projektkosten, sondern auch alle „Kill Fees“, Zuschläge, Steuern und mehr angeben:

Wenn es um Steuern geht, enthält Hiveage sogar eine flexible Funktion, mit der Sie die Kosten aufschlüsseln und die spezifische Einrichtung für jeden Kunden speichern können. Dies kann Ihren Rechnungsprozess erheblich beschleunigen.

Fazit: Vermeiden Sie Fehler in Ihrem Rechnungsprozess

Die Rechnungsstellung ist ein zentraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit, insbesondere für Freiberufler und kleine Teams. Pünktliche Zahlungen können den Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Monat ausmachen, daher ist es entscheidend, dass Ihr Rechnungsprozess wasserdicht ist.

In diesem Artikel haben wir uns angesehen, wie vermeintlich geringfügige Fehler bei der Rechnungsstellung, wie z. B. das Senden an die falsche Person oder der Verzicht auf das Branding, Ihre Zahlungsfähigkeit beeinträchtigen können. Die Lösung besteht darin, eine leistungsstarke Online-Rechnungsstellungslösung wie Hiveage zu wählen und sich wieder auf das zu konzentrieren, was Sie am besten können.

Haben Sie Rechnungsfehler gemacht, die wir in dieser Liste übersehen haben? Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen in den Kommentaren unten!