10 Tipps für effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Nahezu jede Arbeit besteht heute darin, Informationen auszutauschen und mit anderen zu kommunizieren. Ob es darum geht, Mitarbeitern Leistungsfeedback zu geben, einen Anruf anzunehmen, an einer Teambesprechung teilzunehmen oder E-Mails über Unternehmensaktualisierungen zu senden, 97 % der Arbeitnehmer sagen, dass Kommunikation ihre Arbeitsaufgaben (und die Fähigkeit, ihre Arbeit zu erledigen) jeden Tag beeinflusst .

Was also ist effektive Kommunikation und wie könnte sie an Ihrem Arbeitsplatz aussehen? Bei guter Kommunikation geht es um Verbindungen und darum sicherzustellen, dass relevante Informationen die richtigen Teammitglieder zur richtigen Zeit erreichen. Es geht darum sicherzustellen, dass sich jeder in der Lage fühlt, Fragen zu stellen und effektiv zu kommunizieren, um seine Arbeit zu erledigen, und sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter unterstützt fühlen.

Warum die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern?

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz kann die Unternehmenskultur stärken, indem sichergestellt wird, dass Informationen reibungslos fließen und sich alle engagiert fühlen und über die Ressourcen verfügen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dies kann zu besseren Geschäftsergebnissen führen: Durch den Einsatz von Social Technology können Arbeitsplätze, die die Kommunikation verbessern, die Produktivität um bis zu 25 % steigern.

Was sind einige Hindernisse für eine großartige Teamkommunikation?

Nur 7 % der befragten Arbeitnehmer in den USA stimmten zu, dass die Kommunikation in ihrem Unternehmen offen, zeitnah und zuverlässig ist. Kommunikationsprobleme können auf mehrere Faktoren zurückzuführen sein, darunter:

• Arbeitsplätze im Wandel: Der Arbeitsplatz nach 2020 konzentriert sich stärker auf schreibtischlose, hybride und Remote-Mitarbeiter. Derzeit arbeiten etwa 9 % der Belegschaft weitgehend remote und 11 % vollständig remote. 2,7 Milliarden Arbeitnehmer oder etwa 80 % der weltweiten Belegschaft haben keinen Schreibtisch. Diese Mitarbeiter haben unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse. Sie können bei der Arbeit an Aufgaben sehr unabhängig sein und benötigen möglicherweise mehr Informationen – die möglicherweise asynchron bereitgestellt werden –, um ihre Arbeit zu erledigen.
• Unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse zwischen Teammitgliedern: Manager bevorzugen möglicherweise E-Mails, während einige Mitarbeiter persönliche Gespräche bevorzugen. Einige Mitarbeiter wünschen sich möglicherweise personalisierteres Feedback, während andere allgemeinere Informationen zu den Joberwartungen wünschen. Einige Teammitglieder möchten viel Kommunikation, während andere nur minimalen Kontakt bevorzugen, wobei Informationen auf der Basis von „Need to Know“ geliefert werden. Die Kommunikationspräferenzen in einem Team können je nach Persönlichkeit, Alter, Hintergrund, Kultur und anderen Faktoren variieren, und es kann schwierig sein, es allen immer recht zu machen.
• Die Notwendigkeit schwieriger Gespräche: Eine große Herausforderung für die Kommunikation am Arbeitsplatz ist, wenn ein Manager oder eine Führungskraft ein schwieriges Gespräch führen muss. Ob es darum geht, einem Mitarbeiter zu sagen, dass seine Leistungsbeurteilung Verbesserungsbedarf anzeigt, oder ob es darum geht, die Belegschaft zu reduzieren, Gespräche mit schlechten Nachrichten können dazu führen, dass Mitarbeiter sich desinteressiert oder verärgert fühlen. Wenn diese Art der Kommunikation nicht sensibel gehandhabt wird, können Mitarbeiter unzufrieden werden und sogar eine Organisation verlassen wollen.

Wenn Sie mehr an Kommunikationsproblemen interessiert sind, die am Arbeitsplatz auftreten können, hat Connecteam einen Leitfaden zur Fehlerbehebung, der Ihnen hilft, Lösungen zu finden.

Lassen Sie uns nun untersuchen, wie Sie in Ihrem Unternehmen starke Kommunikationspraktiken aufbauen können.

Wie können Sie eine großartige Teamkommunikation schaffen?

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz beruht auf der Schaffung einer Arbeitsumgebung, in der sich die Mitarbeiter unterstützt fühlen und in der Informationen und Ideen richtig fließen. Es gibt zehn Möglichkeiten, wie Sie diese Art der Kommunikation bei der Arbeit fördern können:

1. Erstellen Sie klare, einfache Kommunikationswege

Wenn jemand in Ihrem Team eine bestimmte Information benötigt, weiß er, wohin er gehen oder an wen er sich wenden kann, um sie zu finden? Gute Kommunikation beginnt mit der Definition aller Wege, auf denen Sie mit Ihrem Team in Kontakt treten, sei es per Chat, E-Mail, Präsentationen, Besprechungen, Leistungsbeurteilungen oder irgendetwas anderem. Als nächstes überlegen Sie, was Sie kommunizieren müssen. Müssen Sie Teammitgliedern helfen, ihre Zeitpläne und Schichten zu verstehen? Müssen Sie Schulungen und Checklisten anbieten, um die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit zu unterstützen?

Wahrscheinlich beinhaltet eine gute Kommunikation in Ihrem Unternehmen viele Arten von Interaktionen. Es kann hilfreich sein, eine Liste aller Informationen zu erstellen, die Sie in Ihrer Organisation teilen müssen und wie Sie derzeit kommunizieren. Wenn Sie viele Kommunikationstools und -plattformen verwenden, kann eine Optimierung hilfreich sein. Mit einer Lösung wie Connecteam können Sie beispielsweise Zeitpläne entwickeln, Schulungen anbieten, mit Mitarbeitern in einer sicheren App chatten und vieles mehr – alles auf einer Plattform, auf die Sie von überall zugreifen können, wo Ihre Mitarbeiter über einen Computer oder ein Mobilgerät verfügen. Auf diese Weise wissen Ihre Mitarbeiter immer, dass sie alle Informationen, die sie benötigen, an einem Ort erhalten. Ein System oder eine minimale Anzahl von Systemen bedeutet, dass weniger Dinge verloren gehen und es mehr Klarheit darüber gibt, wohin sich die Mitarbeiter wenden können.

Es kann auch hilfreich sein, Grafiken oder ein Ressourcenblatt zu erstellen, in dem Mitarbeiter nachschlagen können, wo sie bestimmte Arten von Informationen finden können. Auf diese Weise gibt es einen bestimmten Ort, an den sich Ihr Team wenden kann, wenn es herausfinden muss, wo es ein HR-Formular oder eine bestimmte Online-Schulungsressource finden kann oder mit wem es über ein bestimmtes Problem sprechen muss.

2. Ermutigen Sie zur wechselseitigen Kommunikation

Die beste Form der Kommunikation ist die des Teilens und Zuhörens. Selbst wenn Sie Remote- oder Deskless-Mitarbeiter haben, nehmen Sie sich die Zeit, um Feedback zu bitten und sich persönlich oder per Videokonferenz zu treffen.

Wenn Sie mit Ihrem Team kommunizieren, hören Sie aktiv zu. Diese Idee wurde erstmals 1957 von Carl Rogers und Richard Farson entwickelt und beinhaltet eine verkörperte, positive und vollständig präsente Aufmerksamkeit. Durch aktives Zuhören können Sie das Mitarbeiterengagement verbessern, indem Sie den Teammitgliedern zeigen, dass Sie Ihre Kommunikation mit Fokus, Respekt und Aufgeschlossenheit angehen. Gemeinsam im Team können Sie aktives Zuhören üben. Diese Methode beinhaltet:

• Entfernen Sie alle Ablenkungen, bevor Sie sich auf eine wechselseitige Kommunikation einlassen.
• Achten Sie voll und ganz auf die sprechende Person und hören Sie ihr zu.
• Urteile zurückhalten und vermeiden, zu unterbrechen oder zu sprechen, bis der Sprecher vollständig aufgehört hat zu sprechen.
• Lassen Sie einen Moment verstreichen, bevor Sie antworten.
• Überprüfen Sie Ihren Körper, um zu sehen, ob Sie während des Gesprächs Reaktionen haben, z. B. ein Anziehen der Schultern. Dies kann Sie davon abhalten, reaktiv zu sein. Wenn Sie bemerken, dass sich Ihr Körper anspannt, gönnen Sie sich einen zusätzlichen Moment zum Atmen und arbeiten Sie dann daran, die Kommunikation angenehm und professionell zu halten.
• Zusammenfassen und Verdeutlichen des Gesagten durch Wiederholung in eigenen Worten, damit Sie sicher sein können, dass Sie verstehen, was Ihnen mitgeteilt wurde.
• Bringen Sie Ihre eigenen Ideen und Antworten erst dann ein, wenn Sie das Gefühl haben, die Ideen und Perspektiven des Sprechers verstanden zu haben.

Wenn Sie Deskless- oder Remote-Mitarbeiter haben, ist die bidirektionale Kommunikation auf den Zugriff angewiesen. Eine sichere App wie Connecteam Chat ermöglicht es Mitarbeitern, Sie bei Bedarf zu kontaktieren, und ermöglicht es Ihnen, aktives Zuhören in Einzel- und Gruppenchats online zu üben.

3. Checken Sie regelmäßig ein

Bei effektiver Kommunikation geht es nicht nur darum, wie Sie kommunizieren, sondern auch wie oft . Sie möchten ein Gleichgewicht finden, damit Sie oft genug kommunizieren, damit sich die Mitarbeiter gehört, unterstützt und engagiert fühlen, aber nicht so oft, dass sich die Mitarbeiter ärgern, weil ihre Arbeitsaufgaben durch häufige Besprechungen unterbrochen werden. Um zeitnah effektiv zu kommunizieren, sollten Sie einige Arten von Kommunikationskanälen einrichten:

• Asynchrone Kanäle: Für alltägliche Informationen, Schulungen, Updates und Dokumente, die Ihr Team für seine Arbeit benötigt, sollten Sie einen Online- oder persönlichen Ort haben, an dem jeder leicht finden kann, was er braucht, wenn er es braucht. Jeder Artikel sollte klar gekennzeichnet und effektiv organisiert sein, damit Ihre Mitarbeiter leicht finden können, was sie brauchen. Entsorgen oder archivieren Sie älteres, veraltetes Material, damit Ihr Team immer nur das zur Hand hat, was es benötigt.
• Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit: Unternehmensbesprechungen, Teambesprechungen und Einzelbesprechungen können erforderlich sein, um alle auf dem Laufenden zu halten, große Änderungen anzukündigen, an Projekten zusammenzuarbeiten oder Leistungsfeedback zu geben. Abhängig von der Größe Ihres Teams und Ihren Anforderungen können Sie vierteljährlich, monatlich oder häufiger Echtzeit-Meetings planen.
• Zeitkritische Kommunikation: Manchmal ist eine dringende Kommunikation über einen Ausfall, einen plötzlichen Eiltermin oder Wetterbedingungen erforderlich, die die Arbeit beeinträchtigen können. Dringlichkeit kann Stress verursachen, versuchen Sie also, die Anzahl der Nachrichten zu reduzieren, die eine sofortige Antwort erfordern, wenn möglich. Wenn Sie etwas Zeitkritisches senden müssen, sollten Sie ein Echtzeit-Kommunikationssystem wie eine Chat-App in Betracht ziehen und die Nachricht über mehrere Kanäle wie E-Mail und Push-Nachrichten senden, um sicherzustellen, dass sie alle erreicht, die die wichtigen Informationen benötigen .

4. Erhalten Sie Feedback zur Unternehmenskommunikation

Während Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten als Organisation ausbauen, erhalten Sie Feedback zu Kommunikationsbedürfnissen und -stilen. Fragen Sie Ihr Team, was es sehen möchte – mehr Check-ins, weniger Check-ins? Fragen Sie, ob es bestimmte Arten von Informationen oder Kommunikation gibt, die sie benötigen, aber nicht sehen. Sind alle mit dem Kommunikationsstil zufrieden oder gibt es noch Probleme zu lösen? Auch wenn Sie vielleicht nicht in der Lage sind, auf die Bedenken aller einzugehen, möchten Sie vielleicht Änderungen vornehmen, wenn sich ein Muster abzeichnet.

Vor allem wollen Sie die Teamkommunikation regelmäßig messen. Sehen Sie weniger Verwechslungen, weniger Frustration und mehr Effizienz? Fallen weniger Informationen durchs Raster? Um richtig einzuschätzen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Messung Ihrer Unternehmenskommunikation.

5. Stellen Sie Kommunikationsstile auf den Menschen ein

Eine Möglichkeit, effektiver zu kommunizieren, besteht darin, Fachjargon zu eliminieren und Ihre Kommunikation sowohl persönlich als auch schriftlich sympathischer zu gestalten. Verwenden Sie anstelle von Aufzählungszeichen und fragmentierten Sätzen ganze Sätze. Verwenden Sie anstelle von Fachjargon wie „Paradigmenwechsel“ oder „Kreise zurück“ eine einfachere und klarere Sprache wie „ändern“ oder „erneut diskutieren“. Wenn Sie Akronyme verwenden müssen, buchstabieren Sie sie zuerst und fügen Sie das Akronym danach ein, etwa so: „Diversity, Equity, and Inclusion (DEI)“. Wenn Sie mit Blick auf Ihr Publikum schreiben und eine Sprache verwenden, die Sie mit einem professionellen Kontakt verwenden würden, kann Ihr Ton wärmer und ansprechender klingen. Es kann auch Ihre Botschaft klarer machen.

Wenn Sie mit Einzelpersonen oder Teams kommunizieren, machen Sie Ihre Nachrichten persönlich, indem Sie sich zuerst bei der Person melden, die Sie kontaktieren. Wenn Sie beispielsweise ein Meeting mit einem Teammitglied beginnen, beginnen Sie damit, ehrlich zu fragen: „Wie geht es Ihnen?“. und der Antwort vollständig zuhören. Der Aufbau einer Beziehung mit authentischer Fürsorge für Ihr Team kann die Kommunikation erleichtern, da Sie Ihr Publikum und seine Bedürfnisse kennenlernen.

6. Gemeinsam im Team an persönlichen Fähigkeiten arbeiten

Wenn Sie gemeinsam an Fähigkeiten wie emotionaler Intelligenz, Sprechfähigkeiten und Schreibfähigkeiten arbeiten, können Sie Ideen und Informationen effektiver als Team austauschen. Sie können Trainer beauftragen, Sitzungen durchzuführen, die darauf abzielen, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und Richtlinien für die gemeinsame Kommunikation festzulegen. Anwendungen für Mitarbeiterschulungen ermöglichen es Ihnen, Kurse zu erstellen, die sich auf Kommunikationsfähigkeiten konzentrieren, und sogar die Teilnahme zu verfolgen.

7. Inklusive Kommunikation schaffen

Gemäß Titel I des Americans with Disabilities Act (ADA) sind Arbeitgeber in den USA verpflichtet, angemessene Vorkehrungen für Arbeitnehmer mit Behinderungen zu treffen, was bedeutet, dass Sie möglicherweise verpflichtet sind, Ihre Kommunikation zugänglich zu machen. Sie können Untertitel für Besprechungsaufzeichnungen und schriftliche Online-Notizen nach Reden oder mündlicher Kommunikation anbieten, damit alle Mitarbeiter auf die Informationen zugreifen können. Die Vereinten Nationen haben einen Online-Leitfaden voller zusätzlicher Ideen, um Kommunikation inklusive zu gestalten, und die ADA hat einen Überblick über effektive Kommunikation.

8. Sprechen Sie alle Wege an, mit denen Sie kommunizieren

Vielleicht möchten Sie auch über eine integrative und effektive Kommunikation am Arbeitsplatz nachdenken, indem Sie die vier Haupttypen der Kommunikation berücksichtigen:

Verbale Kommunikation, einschließlich Anrufe, Präsentationen und zwischenmenschliche Gespräche

Sie können Anrufe und Präsentationen im Voraus und zu gegebener Zeit üben und diese überprüfen, um sicherzustellen, dass nichts von der Sprache jemanden ausschließt. Bieten Sie Folien oder eine schriftliche Version der Präsentation an, damit alle Mitarbeiter die Informationen erneut aufrufen oder bei Bedarf darauf zurückgreifen können.

Schriftliche Kommunikation, einschließlich E-Mails, Briefe und Berichte

Achten Sie beim Schreiben auf eine gute Schreibetikette: Vermeiden Sie beispielsweise Großbuchstaben oder übermäßige Ausrufezeichen. Überprüfen Sie Ihr Material immer, bevor Sie es senden, um sicherzustellen, dass es keine Fehler oder Ausdrücke enthält, die einige Ihrer Zuhörer beunruhigen könnten. Vermeiden Sie zum Beispiel die Verwendung von Begriffen wie „pow-wow“ und „grandfathered in“, da sie Wurzeln in rassistischen Vorurteilen haben und dazu führen können, dass sich manche Menschen ausgeschlossen fühlen. Achten Sie auf Formulierungen, die rassistisch, ableistisch, altersfeindlich oder anderweitig schädlich sein könnten. Da sich die Sprache ständig ändert, kann es hilfreich sein, beim Schreiben einen Ratgeber zu Rate zu ziehen; Die American Psychological Association hat einen nützlichen Überblick über inklusive Sprache. Wenn möglich, lassen Sie jemanden Ihr schriftliches Material auf Probleme überprüfen, bevor Sie es teilen.

Wenn Sie Informationen schriftlich versenden, überlegen Sie, wie jemand mit Sehbehinderung darauf zugreifen kann. Gibt es eine Software oder eine App, mit der Mitarbeiter schriftliche Notizen laut vorlesen können? Dies kann nicht nur Menschen mit Sehbehinderung helfen, sondern auch anderen Teammitgliedern. Durch mehrere Möglichkeiten, auf Informationen zuzugreifen, können Mitarbeiter die Methode wählen, die am besten funktioniert und sich für sie am angenehmsten anfühlt.

Erstellen Sie gegebenenfalls lebendige Dokumente, in denen Sie anderen erlauben, den Text zu kommentieren, zu ergänzen oder zu bearbeiten. Dies ermöglicht ein asynchrones Feedback, das allen die Möglichkeit gibt, sich zu beteiligen, und den Teammitgliedern eine weitere Kommunikationsmöglichkeit bietet.

Visuelle Kommunikation, einschließlich Videos und Fotos

Überlegen Sie beim Teilen von Fotos und Bildmaterial, ob das Bild Anstoß erregen könnte. Sind irgendwelche Witze auf Kosten von jemand anderem? Wenn es sich um ein Foto oder Video von allen Teammitgliedern handelt, haben Sie die Berechtigung aller, es zu teilen?

Wenn Sie visuelle Kommunikation teilen, verwenden Sie Untertitel oder eine Beschreibung von Standbildern, um Menschen mit Sehbehinderung zu helfen. Dies hilft auch allen, die eine langsamere Internetverbindung verwenden und Bilder, die langsam geladen werden, nicht ohne weiteres betrachten können.

9. Adressieren Sie nonverbale Kommunikationshinweise

Nonverbale Kommunikation, einschließlich Ihrer Körperhaltung, Körpersprache und Mimik, macht 55 % Ihrer Botschaft aus, wobei nur 7 % aus den von Ihnen verwendeten Wörtern bestehen. Doch nur sehr wenige Fachleute sind sich des Eindrucks bewusst, den sie hinterlassen können.

Nehmen Sie mit Erlaubnis anderer Teilnehmer Besprechungen und Präsentationen auf Video auf, um Ihren Tonfall, Ihre Tonhöhe, Ihre Gesten und Ihre Körpersprache zu bewerten. Holen Sie sich Feedback von einem Trainer oder anderen in Ihrem Team. Ist Ihre Botschaft durch Ihre nonverbale Kommunikation schwer verständlich oder schwer zu verstehen?

Die Zusammenarbeit mit einem Coach kann Sie zu einem effektiveren Redner machen. Ein Mediencoach kann Ihnen auch dabei helfen, Körpersprache, Mimik und Selbstvertrauen für eine bessere verbale und nonverbale Kommunikation zu meistern.

10. Achten Sie auf Ihre eigene interne Kommunikation

Interne Kommunikation wird nicht oft diskutiert, wenn wir über Unternehmenskommunikation sprechen, aber sie kann sich darauf auswirken, wie Sie mit anderen interagieren, manchmal auf eine Weise, der Sie sich vielleicht nicht bewusst sind. Wir alle neigen dazu, „Geschichten“ über das zu schreiben, was wir erleben. Wenn zum Beispiel jemand seine Arme geschlossen hat, können wir das als aufgebracht interpretieren, auch wenn das nicht der Fall ist. Sie können diese Annahme treffen, ohne sich dessen bewusst zu sein, und Ihre Interaktion mit der anderen Person kann von Ihrer unterbewussten Interpretation beeinflusst werden.

Es braucht etwas Übung, um sich dessen bewusst zu werden, wenn man sich selbst Geschichten erzählt. Eine gute Angewohnheit bei der Kommunikation mit jemandem ist es, sich häufig (und stillschweigend) ein paar Fragen zu stellen:

• Was sind die Fakten zu dieser Situation?
• Sind das wirklich Fakten oder Annahmen?
• Welche Geschichte erzähle ich mir zu dieser Situation?
• Ist die Geschichte, die ich mir erzähle, wahr, oder gibt es eine andere mögliche Erklärung?

Wenn Sie sich dabei erwischen, wie Sie sich eine Geschichte erzählen, anstatt sich an die Fakten zu halten, kann es hilfreich sein, die besten Absichten anderer anzunehmen und dann zu klären. Manchmal, wenn Sie bemerken, dass Sie auf diese Weise aus der Spur geraten, können Sie sich melden, indem Sie so etwas sagen: „Wenn ich Sie richtig verstehe, meinen Sie. . .aber ich interpretiere die Dinge als . . . Könnten wir das bitte klarstellen, um sicherzustellen, dass ich auf derselben Seite bin?“ Dieser direkte Ansatz kann Missverständnisse reduzieren, weshalb Sie vielleicht Ihrem gesamten Team beibringen möchten, ihn anzunehmen.

Das letzte Wort

Den größten Teil Ihres Tages verbringen Sie wahrscheinlich damit, Informationen zu erhalten oder sie mit anderen zu teilen. Überkreuzte Drähte, unterbrochene Anrufe und Fehlinterpretationen passieren, aber mit effektiven Kommunikationstechniken in Ihrem Unternehmen können Sie ein Arbeitsplatz sein, an dem Teammitglieder Klarheit, zeitnahe Informationen und zuverlässige Ressourcen erfahren, wenn sie sie brauchen.