Konforme Zeiterfassung: Mit Stempeluhren richtig

„Denken Sie daran, dass Zeit Geld ist“ , schrieb Benjamin Franklin bereits 1748 in seinem Essay. Das gilt besonders für die Geschäftswelt;Zeit zu verlieren bedeutet, Geld zu verlieren, von der Konkurrenz geschlagen zu werden und im Staub zu bleiben. Die Gehaltsabrechnung ist die größte Einzelausgabe der meisten Unternehmen, da die meisten Mitarbeiter stündlich bezahlt werden.

Von Ben Franklin, der seinen Aufsatz schreibt, spulen wir vor, es ist jetzt 2021 und die Technologiewelle ist auf ihrem Höhepunkt. Es ist an der Zeit, die Zeiterfassung mit Stift und Papier endlich gegen eine intelligente Softwarelösung zur Zeiterfassung einzutauschen. Tatsächlich vollziehen viele Unternehmen, genau wie Ihres, den Wandel. Es gibt keinen Mangel an Zeiterfassungstechnologie; von mobilen Apps bis hin zu tragbaren biometrischen Systemen mit Gehaltsabrechnungssystemintegration.Obwohl die Wahl des richtigen für Ihr Unternehmen entmutigend sein kann, geht es nicht nur darum, Ihre Geschäftsanforderungen mit einer Lösung zu erfüllen.

Wenn es um das Zeit- und Anwesenheitsmanagement geht, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle staatlichen Regeln und Vorschriften einhält. Darüber hinaus sprechen wir hier über Menschen, sodass Ihre Lösung Ihrer Wahl einfach zu bedienen und komfortabel sowie mit bestehenden Systemen kompatibel sein muss.

Bevor wir die vielen Anwendungen (und wenigen Herausforderungen) von Zeiterfassungssystemen erörtern, hilft es zu verstehen, was Unternehmen dazu bewegt, diese Lösung den Alternativen vorzuziehen.

Warum Sie eine Stechuhr in Ihrem Unternehmen brauchen

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) verlangt von Unternehmen, genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu führen, erlaubt den Eigentümern jedoch, ihre eigene Methode der Zeiterfassung zu wählen.

„Arbeitgeber können jede Zeiterfassungsmethode verwenden, die sie wählen. Beispielsweise können sie eine Stechuhr verwenden, einen Zeitnehmer die Arbeitszeiten der Mitarbeiter verfolgen lassen oder ihre Mitarbeiter anweisen, ihre eigenen Zeiten in die Aufzeichnungen einzutragen. Jeder Zeiterfassungsplan ist akzeptabel, solange er vollständig und genau ist.“ – DOL

Die FLSA-Compliance-Regeln verlangen, dass Sie die Arbeitszeiterfassungsdokumentation mindestens zwei Jahre lang aufbewahren, und sie muss für Regierungsvertreter leicht zugänglich sein.Natürlich können Sie Stundenzettel oder Lochkarten aus Papier verwenden, aber denken Sie daran, dass diese nicht nur viele administrative Probleme verursachen, sondern auch leicht verlegt werden oder verloren gehen oder Fehler enthalten können.

„Aufzeichnungen, die der Lohnberechnung zugrunde liegen, sind zwei Jahre aufzubewahren, also Lohn- und Akkordkarten, Lohntariftabellen, Arbeits- und Stundenpläne sowie Aufzeichnungen über Lohnzu- oder -abzüge. Diese Aufzeichnungen müssen den Vertretern der Abteilung zur Einsichtnahme zugänglich sein, die den Arbeitgeber bitten können, Erweiterungen, Berechnungen oder Transkriptionen vorzunehmen. Die Aufzeichnungen können bei der Arbeitsstätte oder bei einer zentralen Aufzeichnungsstelle aufbewahrt werden.“ – DOL

Wenn Sie an einem Regierungsauftrag arbeiten, ist die DCAA (Defense Contract Audit Agency) außerdem verpflichtet, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die erforderlichen Zeiterfassungs- und Buchhaltungsregeln einhält, die als DCAA-Anforderungen bezeichnet werden. Dies wird als DCAA-Compliance bezeichnet.

Sie möchten nicht feststellen, dass Sie alle Arbeitszeitaufzeichnungen der Mitarbeiter des vergangenen Jahres bei einer Abwasserflut verloren haben oder dass ein verärgerter Mitarbeiter einfach alle Lochkarten seiner Kollegen verbrennt (ja, das kommt auch vor). Abgesehen von den Unannehmlichkeiten, die durch Datenverlust verursacht werden, kann diese Art von Situation Ihnen eine Menge Ärger bereiten, wenn Regierungsbeamte beschließen, zu einer überraschenden Prüfung vorbeizuschauen.

Nach Angaben der FLSAmüssen Arbeitnehmer für Arbeitsstunden über 40 in einer Woche in Zeit und die Hälfte bezahlt werden .Sie werden für diese Zeit mit einem regulären Stundenlohn und zusätzlich mit der Hälfte ihres regulären Entgelts entlohnt. Das Versäumnis, Überstunden zu berechnen und zu bezahlen, kann Ihrem Unternehmen sehr schaden, selbst wenn die Regierung nicht anklopft. Alles, was es braucht, ist ein verärgerter Mitarbeiter, der denkt, dass Sie ihn oder sie unfair bezahlt haben. Es ist überhaupt nicht ungewöhnlich; Laut Untersuchungen von NERAstehen 42 % der Lohn- und Stundengerichtsverfahren im Zusammenhang mit Überstunden, also versuchen Sie, nicht verklagt zu werden.

Die FLSA-Vorschriften verlangen, dass Sie Überstunden bezahlen, auch wenn dies nicht genehmigt ist, was sehr teuer werden kann. Ein System, das Sie auf Mitarbeiter hinweist, die unerlaubt Überstunden machen, hat das Potenzial, Ihnen einiges an Geld zu sparen. Wenn Sie die richtigen Daten zur Hand haben, stellen Sie vielleicht sogar fest, dass es kostengünstiger ist, einen weiteren Mitarbeiter einzustellen, als den bereits beschäftigten Überstunden zu zahlen .

Warum Sie eine Stechuhr in Ihrem Unternehmen wollen

Obwohl die manuelle Zeiterfassung immer noch existiert und in einigen Teilen der Welt verwendet wird, haben sich die Technologien stark weiterentwickelt und angepasst, um die gängigsten Zeiterfassungs- und insbesondere die Herausforderungen und Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu überwinden.

Es kann ausreichen, die zu zahlenden Stunden Ihrer Mitarbeiter mithilfe von Tabellenkalkulationen oder (Gott bewahre!) Papier zu verfolgen, wenn Sie ein lokales kleines Unternehmen haben und die Ressourcen, die Sie in die Verwaltung von Arbeitszeittabellenberechnungen investieren müssen, wenn es an der Zeit ist, die Schecks auszustellen.

Obwohl das Schreiben definitiv auch einige Zeit in Anspruch nimmt. Laut Score.org investieren 17 % der kleinen Unternehmen 6-10 Stunden pro Monat in die Gehaltsabrechnung, während 11 % mehr als 10 Stunden pro Monat aufwenden.

Stellen Sie sich nun vor, dass Sie, wenn Ihre Belegschaft exponentiell wächst, weil Ihr Unternehmen so unglaublich erfolgreich ist, die Feierlichkeiten nicht unterbrechen müssen, um sich mit Dutzenden (oder Hunderten) von Anwesenheitsberichten und einem Taschenrechner auf dem Schoß hinzusetzen.

Da Sie ein Manager sind, der Erfolg anstrebt und für die Zukunft plant, möchten Sie wahrscheinlich eine einfache, aber skalierbare Lösung ausprobieren, bevor es dringend wird.

Sie können normalerweise feststellen, wie viel Sie Ihren Mitarbeitern am Ende des Monats (oder der Woche) zahlen müssen, indem Sie sich die Arbeitspläne ansehen und rechnen. Aber was passiert, wenn eine plötzliche Epidemie jeden Tag eine zufällige Anzahl Ihrer Mitarbeiter außer Gefecht setzt und ihre Kollegen dazu zwingt, Überstunden zu machen? Wie viel Sie für Überstunden und Krankenstand bezahlen müssen, kann sich stündlich ändern, wenn Mitarbeiter sich krank melden .

Eine intelligente Stechuhr-Software kann Ihnen helfen, die Ausgaben für Arbeiterlöhne in Echtzeit zu berechnen und die wöchentlichen oder monatlichen Gesamtsummen automatisch zu berechnen – so dass Sie Ihr Budget entsprechend anpassen und unerwünschte Überraschungen vermeiden können, wenn es an der Zeit ist zu zahlen oder zu viel zu bezahlen Fehler.

Mehr als Ein- und Ausstempeln

Die heutigen Zeiterfassungslösungen sind nicht die Stechuhr Ihres Großvaters in einer Fabrikhalle. Heutige Systeme umfassen eine Vielzahl von Funktionen und Fähigkeiten, die darauf abzielen, Ihren Mitarbeitern die genaue Erfassung der Arbeitszeiten und Ihnen die Überwachung und Verwaltung von Anwesenheit und Effizienz zu erleichtern.

Finden Sie hier heraus, welche die 15 besten Zeiterfassungslösungen sind.

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens und die Art seiner Beziehung zu den Mitarbeitern berücksichtigen. Wenn Siebeispielsweise ein relativ kleines Teamengagierter und ehrlicher Mitarbeiter haben, wäre der Einsatz eines biometrischen Stechuhrsystems eine massive Geldverschwendung, auch wenn es cool und futuristisch aussieht .

Einige Funktionen sind für die meisten Unternehmen eine Überlegung wert, unabhängig von Compliance oder spezifischen Geschäftsanforderungen.

Einer der Hauptvorteile von Stechuhren-Apps besteht darin, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eher genau erfassen, wenn sie dies in Echtzeit tun. Aber was passiert, wenn Sie Außendienstmitarbeiter, Deskless Worker oder Remote-Mitarbeiter haben, die sich nicht an der Stempeluhr im Büro anstellen können?

Viele der heute angebotenen Stempeluhrlösungen ermöglichen einen sicheren kanalübergreifenden Zugriff auf die Zeiterfassungssysteme, sodassMitarbeiter von ihrem mobilen Gerät oder Desktop-Computer(falls vorhanden)aus ein- und ausstempelnkönnen. Einige bieten sogar Geofencing an, sodass Sie nicht nur wissen, wann der Mitarbeiter gestempelt hat, sondern dies nur von einem bestimmten Ort aus tun kann.

Selbst wenn Sie eine physische Stempeluhr verwenden, ist es hilfreich, aus der Ferne auf das System zugreifen zu können. Mitarbeiter können eine App verwenden, um sich auszustempeln, wenn sie es vergessen haben, und Manager können in Echtzeit überprüfen, welche Mitarbeiter gerade eingestempelt sind. Darüber hinaus markieren die meisten Online-Stempeluhren auch den GPS-Standort des Mitarbeiters, sodass Sie sicher sein können, dass er wirklich vor Ort war, als er ein- und ausstempelte, anstatt sich etwa 5 Meilen entfernt einen Kaffee bei Starbucks zu holen.

Wenn es um die Verwaltung einer wachsenden Belegschaft geht, wird die weitestgehende Automatisierung des Gehaltsabrechnungsprozesses zu einer Priorität.Eine reibungslose Verbindung zwischen Ihrer Stempeluhr und anderen HR-Systemen spart Zeit und Geld , aber nicht nur das.Ein reibungsloser Informationsfluss und klar definierte Prozesse im System können Datenverlust, doppelte Aufzeichnungen und mögliche Manipulationen durch Mitarbeiter verhindern.

Außerdem hört es sich an, als wäre der perfekte Traum wahr geworden, wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht hinterherjagen müssen, um ihre Stundenzettel abzugeben. Die Verwendung einer Stechuhr-App macht den gesamten Prozess nur schneller, genauer und weniger zeitaufwändig.

Viele der heute angebotenen Zeiterfassungslösungen ermöglichen es, unter bestimmten Bedingungen automatische Benachrichtigungen an Mitarbeiter und/oder Manager zu senden. Beispielsweisekann ein Manager benachrichtigt werden, wenn ein Mitarbeiter in dieser Woche mehr als 40 Stunden gearbeitet hat und jetzt Überstunden macht.Mitarbeiter können benachrichtigt werden, wenn sie außerhalb ihrer vorab zugewiesenen Schichtzeit eingestempelt sind .

Diese Benachrichtigungen können per E-Mail, Benachrichtigung über eine mobile App oder Textnachricht zugestellt werden und können potenziell Diskrepanzen und Fehler verhindern, wenn es an der Zeit ist, die geleisteten Arbeitsstunden zu zählen.

Wie bereits erwähnt, gehen moderne Stechuhrenweit über die Ein- und Ausgabe-Lochkartensysteme hinaus .Einige Lösungen bieten eine aufgabenbasierte Zeiterfassung, sodass Sie für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Löhne zahlen, die Effizienz Ihrer Mitarbeiter messen und Ihre Belegschaft optimieren können.

Umgang mit dem Faktor Mensch

Technisch oder nicht, die Hauptquelle für Probleme mit Zeit und Anwesenheit sind Menschen. Wir Menschen sind von Natur aus unvollkommen, ängstlich und gelegentlich unehrlich. Sicher, Sie geben Ihr Bestes und gehen bei Ihren Mitarbeitern keine Kompromisse ein. Trotzdem gibt es einige allgemeine Hürden auf dem Weg zur Integration einer intelligenten Stempeluhr.

Menschen mögen es nicht, sich ausspioniert zu fühlen. Mitarbeiter, die es gewohnt sind, ihre eigenen Arbeitsstunden zu melden, oder die einfach das Gefühl nicht mögen, dass ihr Wert für den Arbeitsplatz stündlich quantifiziert wird, könnten Widerstand gegen die neu eingeführte Stechuhrzeigen . Da Stechuhren in der Regel als vorteilhafter für den Arbeitgeber als für den Arbeitnehmer angesehen werden, halten viele Arbeitnehmer sie außerdem für unnötig. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, mit diesem Problem umzugehen.

Erstellen Sie zunächst eine Stechuhr-Richtlinie für Ihr Unternehmen und lassen Sie diese von Ihren Mitarbeitern im Rahmen ihres Onboarding-Prozesses lesen und unterschreiben. Versuchen Sie außerdem, die Bedenken der Mitarbeiter zu zerstreuen, indem Sie ihnen die Vorteile kommunizieren, die ein intelligentes Zeiterfassungssystem bietet.

Sehen Sie sich schließlich und vor allem an, wie große Unternehmen dies tun. Eine der größten Herausforderungen für große Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern ist die Umsetzung einer organisationsübergreifenden Veränderung. Kein Wunder, wie wollen Sie Tausende von Mitarbeitern dazu bringen, alle ihre Arbeitsweise zu ändern?

Tatsächlich wurde eine ganze Disziplin namens Change Management entwickelt, um Best Practices zur Förderung von organisatorischen Veränderungen zu entwickeln.Das Fazit ist, wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit einer neuen Stechuhr oder einer Änderung an Bord holen möchten, müssen Sie die Mitarbeiter zuerst einbeziehenund ihnen das Gefühl geben, in Ihr Unternehmen und seine Zieleinvestiert zu sein . Engagierte Mitarbeiter sind produktivere und glücklichere Mitarbeiter.

So viel ist gesunder Menschenverstand. Engagierte Mitarbeiter können jedoch auch zu „Botschaftern des Wandels“ werden und Ihnen helfen, den organisatorischen Wandel voranzutreiben.

Das ist die Logik hinter der Popularität von Facebook. Sobald alle Ihre Freunde mit den neuen sozialen Medien an Bord waren, wollten Sie nicht zurückgelassen werden.Wenn Sie eine erste Gruppe von Mitarbeitern an Bordholen können, Ihre Change-Botschafter, wird die neue Zeiterfassungssoftware nicht vom Rest Ihrer Mitarbeiter zurückgelassen.

So führen Sie erfolgreich eine neue Stempeluhr bei Ihren Mitarbeitern ein:

1. Stellen Sie die neue Stechuhr einer Stichprobe Ihrer Mitarbeiter vor, von denen Sie glauben, dass sie reagieren werden.
2. Lassen Sie die Zeitschaltuhr für einen kurzen Probezeitraum testen.
3. Lernen Sie aus der Testerfahrung.
4. Schaffen Sie bei den übrigen Mitarbeitern, die nicht für das erste Pilotprojekt „ausgewählt“ wurden, Vorfreude auf die neue Stechuhr.
5. Starten Sie die neue Stempeluhr für alle Ihre Mitarbeiter.

Befolgen Sie diese Schritte und wir garantieren, dass Ihre Mitarbeiter die neue Stechuhr-Lösung annehmen werden.

Wenn Sie noch nie erlebt haben, dass Mitarbeiter mit gemeldeten Arbeitszeiten schummeln, denken Sie vielleicht, dass „Buddy Punching“ ein Codename für einen „Fight Club“ ist. Das ist es nicht, aber ähnlich wie im „Fight Club“ lautet die erste Regel des „Buddy Punching“, dass Mitarbeiter nicht über Buddy Punching und andere Zeitdiebstahltechnikensprechen .

Es gibt viele Möglichkeiten, die Praxis zu bekämpfen, sich für einen Kollegen ein- und auszustempeln, um Sie buchstäblich zu stehlen:

1. Sie können Selfies zum Einstempeln anfordern, um sicherzustellen, dass der Name auf dem Zeitstempel und das Gesicht auf dem Bild übereinstimmen.
2. Sie können Geofencing oder Live-Breadcrumb-Geotracking als Teil Ihrer Zeiterfassungsroutine in Betracht ziehen.
3. Sie können so weit gehen, biometrische Stempeluhren zu verwenden.
4. Führen Sie tragbare Stechuhren ein, um Stundendiebstahl zu verhindern.

Die beste Lösung ist unserer Erfahrung nach nicht eine technische, sondern eine kulturelle. Eine klare Definition verbotener Zeiterfassungspraktiken wie Buddy Punching in der Zeiterfassungsrichtlinie der Mitarbeiter und eineNull-Toleranz- Richtlinie für Anwesenheit und Zeitdiebstahljeglicher Art sind der beste Weg.

Beachten Sie jedoch, dass eine Stempeluhr-App den Standort des Mitarbeiters markieren kann, wenn er ein- und ausstempelt, und außerdem rundet die App keine Sekunde oder Minute auf. Die Stunden werden ab der Sekunde berechnet, in der Ihr Mitarbeiter einstempelt, bis zu der Sekunde, in der er ausstempelt.

Gute Mitarbeiter achten mehr auf die Qualität ihrer Arbeit als auf die Genauigkeit ihrer Arbeitszeiterfassung. Daher ist es kein Wunder, dass selbst die engagiertesten Mitarbeiter es manchmal vernachlässigen, sich ein- oder auszubuchen, selbst wenn sie wissen, dass sie von der Unternehmensrichtlinie für Stempeluhren dazu verpflichtet sind. Dies kann chaotisch werden, wenn der Prozess des Ein- und Ausstempelns nicht reibungslos genug ist oder leicht zu überspringen ist, Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern haben und die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass jemand vergisst, die Uhr zu stempeln …

Dies wird als „Zeitverlust“ bezeichnet und ist tatsächlich ein großes Problem für viele Unternehmen – da über 38 % der potenziell abrechenbaren Einnahmen durch nicht nachverfolgte Zeit, die mit E-Mails, Meetings und durch Verzögerungen beim Ausfüllen von Stundenzetteln verbracht wird, verloren gehen, können Unternehmen dies angehen Problem zu lösen und es mit einer Umsatzsteigerung von bis zu 61 % deutlich zu steigern.

Die meisten Online-Zeiterfassungslösungen ermöglichen es Managern und/oder Mitarbeitern, sich beim System anzumelden, um Datensätze (natürlich gemäß den Berechtigungen) bei Bedarf zu aktualisieren und zu ändern. Diese Systeme führen in der Regel auch historische Aufzeichnungen über solche Änderungen zu Compliance-Zwecken.

Darüber hinaus können Sie mit einer Stechuhr-App Ihren Mitarbeitern eine halbe Stunde oder eine von Ihnen gewählte Zeit, bevor sie einstempeln sollen, eine Push-Benachrichtigung senden, damit sie daran erinnert werden!

Eine leistungsstarke und robuste Zeiterfassungslösung wie Connecteam bietet Geschäftsinhabern die Möglichkeit, Mitarbeiter, die den ganzen Tag über eingestempelt sind, mit Live-Breadcrumbs-Geo-Tracking und minimalen Auswirkungen auf ihren Datenplan oder ihre Akkulaufzeit zu verfolgen. Dies bietet Mitarbeitern, die unterwegs sind, ein Backup-Sicherheitsnetz, wenn ihnen im Laufe des Tages etwas passiert, und gibt Managern und Geschäftsinhabern die vollständige Übersicht darüber, wo (und wann) sich ihre Mitarbeiter befinden.

Fazit zur konformen Zeiterfassung

Es ist wahr (und ziemlich offensichtlich), dass verschiedene Unternehmen unterschiedliche Anforderungen haben. Einige haben Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten und aus der Ferne ein- und ausstempeln. Andere möchten aufhören, am Ende des Arbeitstages eine Schlange an der Stempeluhr zu haben, in der die Mitarbeiter warten, bis sie an der Reihe sind.

Es gibt noch einige andere Dinge, die Sie beachten müssen, bevor Sie sich für eine Stechuhr entscheiden. Es ist wichtig, daran zu denken, dass Sie die Vorschriften einhalten müssen, insbesondere wenn Sie im Rahmen eines Regierungsvertrags arbeiten. Darüber hinaus kann eine robuste Stechuhr Überstunden aufzeichnen und sogar Vorgesetzte benachrichtigen, wenn ein Mitarbeiter kurz vor Überstunden steht. Sie können sogar Push-Benachrichtigungen in Echtzeit an Ihre Mitarbeiter senden lassen, um sie daran zu erinnern, sich auszustempeln, bevor sie in die Überstunden gehen. Durch die Wahl der richtigen Stechuhr können Sie Arbeitszeitnachweise und Gehaltsabrechnungen effizienter und schneller verarbeiten, insbesondere mit QuickBooks Online und der Gusto-Integration von Connecteam. Darüber hinaus gibt es keine Überraschungen, da Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit digital berechnen können. Dadurch werden manuelle Stift- und Papierfehler oder verlorene Zeitnachweise reduziert.

Eine leistungsstarke Stechuhr ermöglicht es dem Management auch, die Zeit zu verfolgen, die ein Mitarbeiter für Aufgaben aufgewendet hat, und liefert dem Management wertvolle Informationen darüber, wie die Zeit von den Mitarbeitern auf der Uhr verbracht wird. Mit der richtigen Stechuhr können Sie Buddy-Punching und Zeitklau komplett abschaffen. So spart Ihr Unternehmen viel Geld für gestohlene Zeit.

Wenn es Mitarbeitern schwer fällt, mit Ihrem neuen Zeiterfassungssystem an Bord zu gehen, überprüfen Sie die oben genannten Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter begeistert sind und sich auf die neue Änderung freuen, die stattfinden wird. Probieren Sie das neue System mit nur wenigen Mitarbeitern aus, erzeugen Sie Hype und Vorfreude auf die neue Technologie und lancieren Sie dann die neue Stechuhr für alle Ihre Mitarbeiter.

Denken Sie daran, dass es keine Einheitslösung gibt, aber selbst wenn Sie nicht nach Schnickschnack und zusätzlichen Funktionen in Ihrer bevorzugten Zeiterfassungslösung suchen, müssen Sie dennoch die Bundesarbeitsgesetze einhalten. Eine Aufgabe, die mit Online-Stempeluhrlösungen viel einfacher wird.

Beginnen Sie noch heute mit der genauen Erfassung der Mitarbeiterstunden mit Connecteam!

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