Computerüberwachungssoftware: Funktionsweise und Vorteile

Abgesehen von Problemen sind der Computer und das Internet nützliche Ressourcen für jede moderne Arbeitsumgebung. Aber es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter diese Privilegien missbrauchen.

Einige Mitarbeiter surfen oft im Internet, während Aufgaben zu erledigen sind. Andere sehen und laden bösartige Inhalte herunter, die die vertraulichen Daten des Unternehmens gefährden.

Um zu verhindern, dass solche Situationen jemals auftreten, werden Unternehmen – große und kleine – ermutigt, die Computeraktivitäten der Mitarbeiter zu verfolgen und zu überwachen, unabhängig davon, ob sie remote oder in einem konventionellen Büro arbeiten.

Was ist Computerüberwachungssoftware?

Auch als Computerüberwachungssoftware bekannt, ist Computerüberwachungssoftware ein automatisiertes Programm, das die Computeraktivitäten der Mitarbeiter aufzeichnet, einschließlich Anwendungen, Social-Media-Aktivitäten, Internetnutzung, Anmeldung/Abmeldung und mehr. Durch die Software kann ein Arbeitgeber feststellen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für die Arbeit sowie für illegale Aktivitäten aufwendet.

Überwachungssoftware hilft bei der Überwachung und Aufzeichnung der von Benutzern auf Unternehmenssystemen ausgeführten Vorgänge. E-Mail-Warnungen und andere Berichtsdienste werden an Netzwerkadministratoren oder Organisationsmanager weitergeleitet, um sie zu überprüfen und die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.

Wie funktioniert Computerüberwachungssoftware?

Computerüberwachungssoftware funktioniert in erster Linie, indem sie bessere Einblicke in die Aktivitäten der Mitarbeiter während der Arbeit bietet. Es überwacht die Computeraktivitäten im Hintergrund, ohne die Arbeitsabläufe zu stören.

In Echtzeit zeichnet die Software genaue Computeraktivitäten auf und zeigt sie an, die im Netzwerk des Unternehmens betrieben werden. So können Sie ganz einfach Einblicke gewinnen in:

• Wer hat sich eingeloggt? Wann? Was sollte er/sie in dieser Zeit tun?
• Welcher Computer war angemeldet? Für wie lange?
• Auf welche Apps/Websites wurde zugegriffen? Stellen sie irgendwelche Datenrisiken dar?

Das System ist so konzipiert, dass Arbeitgeber sehen können, was ihre Mitarbeiter vorhaben, ohne ihre Arbeit tatsächlich zu unterbrechen. Es erfasst und speichert Aufzeichnungen zur späteren Bezugnahme.

Computerüberwachungssoftware kann variieren, aber die meisten von ihnen integrieren die folgenden Funktionen:

1. Zeiterfassung

Die meisten Computerüberwachungsprogramme verfügen über eine Option zum Nachverfolgen der Zeit am oder außerhalb des Arbeitsplatzes. Es zeigt produktive und unproduktive Stunden an, sodass Arbeitgeber die tägliche, wöchentliche oder monatliche Leistung ihrer Mitarbeiter bewerten können.

2. Überwachung der Nutzung von Anwendungen/Websites

Die überwiegende Mehrheit der Computerüberwachungstools kann jede Anwendung oder Website überwachen, die Mitarbeiter auf ihren Desktops verwenden. Sie können feststellen, ob diese App oder Website eine Bedrohung für die vertraulichen Informationen des Unternehmens darstellt.

3. Nutzung sozialer Medien

Die unkontrollierte Nutzung von Social Media kann die Produktivität jedes Unternehmens beeinträchtigen. Überwachungssoftware gibt Aufschluss darüber, wie oft Ihre Mitarbeiter Kontakte knüpfen und auf Plattformen wie Facebook und Twitter chatten.

4. Tastenprotokollierung

Keylogging wird oft als Tastaturerfassung bezeichnet und zeichnet jeden Tastenanschlag eines Computerbenutzers auf. Es bietet Einblicke in die betrügerische Verwendung von Passwörtern und anderen vertraulichen Unternehmensinformationen.

5. Screenshots/Video-Desktop-Aufzeichnungen

Computerüberwachungssoftware kann Screenshots und/oder Videos von den Desktops der Mitarbeiter mit unterschiedlichen Frequenzen aufnehmen. Sie können wissen, welche Dateien wann, von wem und wohin sie in die Cloud hochgeladen wurden.

Vorteile von Computerüberwachungssoftware

Auf den ersten Blick scheinen sich die Vorteile der Überwachung von Arbeitsplatzcomputern darin zu drehen, Faulenzer zu fangen und Risiken für die Datensicherheit zu vermeiden. Aber sie gehen tatsächlich tiefer.

Lassen Sie uns im Folgenden einige davon besprechen:

1. Verbesserte Produktivität

Mit der Zeiterfassung können Sie die verschiedenen Aktivitäten sehen, die die Zeit Ihrer Mitarbeiter während der Arbeitszeit in Anspruch nehmen könnten. Dies hilft Ihnen, direkten Mitarbeitern, sich auf Projekte mit hoher Priorität statt auf Projekte mit niedriger Priorität zu konzentrieren. Dies führt zu einer verbesserten Produktivität und einem besseren ROI.

2. Bessere Ressourcenzuweisung

Computerüberwachungssoftware gibt Aufschluss darüber, welche Ihrer Mitarbeiter produktiver sind. Wenn Sie dies wissen, können Sie Ressourcen für Ihr nächstes Projekt besser zuweisen. Sie werden auch in der Lage sein, die Arbeitsbelastung für Ihre beschäftigtsten Mitarbeiter zu reduzieren, damit sie effizient arbeiten können.

3. Integration mit der Gehaltsabrechnung

Einer der größten Vorteile von Computerüberwachungssoftware ist die Integrationsfähigkeit in die Gehaltsabrechnung. Sie können die Mitarbeiter ihre Daten über das Überwachungssystem zur Lohnabrechnung erfassen lassen. Solange die Mitarbeiter ihre Zeit genau melden, sollte die Software genaue und pünktliche Zahlungen erstellen.

3. Bessere Planung

Die Daten, die Sie durch Computerüberwachungssoftware sammeln, können für eine bessere Planung des Geschäftsbetriebs verwendet werden. Sie wissen, wie viel Zeit es braucht, um verschiedene Projekte abzuschließen, wie viel Geld für bestimmte Aufgaben benötigt wird und was getan werden kann, um die Produktivität zu verbessern.

Je umfangreicher Daten zur Verfügung stehen, desto einfacher lassen sich Möglichkeiten zur Verbesserung der Geschäftsabläufe planen.

Fazit

Computerüberwachungssoftware kann für jede Organisation unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Umfang nützlich sein. Mit diesem leistungsstarken Überwachungstool können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter bewerten, herausfinden, wer unterdurchschnittlich und wer überlastet ist, und Bereiche ansprechen, die verbessert werden müssen, um Ihren ROI zu steigern.

Die Mitarbeiterüberwachung kann Ihr Endergebnis auch vor versehentlichen oder vorsätzlichen Datenlecks schützen. Investieren Sie noch heute in eine effektive und unaufdringliche Computerüberwachungssoftware zum Nutzen Ihres Unternehmens.

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