Skalieren Sie Ihr Reinigungsunternehmen mit der führenden App für Reinigungsdienste

Die Gründung eines Reinigungsunternehmens kann eine lukrative Entscheidung sein, da es viel Arbeit mit viel Nachfrage gibt, dazu geringe Gemeinkosten und keine der üblichen Betriebskosten. Die Führung eines Reinigungsunternehmens bringt jedoch seine eigenen Herausforderungen mit sich. Von der Einstellung und Schulung des besten Teams, der Planung und Störung eines effektiven Zeitplans, der genauen Zeiterfassung für eine einfache Gehaltsabrechnung, der Aufrechterhaltung einer gesunden internen Kommunikation, der Bindung von Stammkunden und der Gewährleistung der Kundenzufriedenheit, und die Liste könnte endlos weitergehen.

Viele Eigentümer von Reinigungsunternehmen haben festgestellt, dass es nicht funktioniert, sich auf Stift und Papier oder sogar Excel-Tabellen mit endlosen Textnachrichten und chaotischen WhatsApp-Gruppen zu verlassen. Es schneidet einfach nicht ab! Angesichts der technologischen Fortschritte ist es ein Kinderspiel, sich einer digitalen Lösung zur Verwaltung des täglichen Betriebs zuzuwenden.

Hunderte von Reinigungsunternehmen nutzen Connecteam, um die täglichen Herausforderungen bei der Führung eines Reinigungsunternehmens zu bewältigen. Aus diesem Grund haben wir einen Leitfaden erstellt, der auf ihrer Verwendung basiert, um Ihnendie Best Practices zur Bewältigung von Herausforderungen und zur Skalierung Ihres Reinigungsunternehmens an die Hand zu geben.

Herausforderungen für Reinigungsunternehmenvor Connecteam

• Berichte aus der Praxis sind oft fehl am Platz

„Wenn eine Reinigungskraft einen Bericht einsenden muss, wie zum Beispiel ein Reinigungsbestätigungsformular, erhalte ich ihn normalerweise erst später am Tag, wenn ich Glück habe. Und wenn sie einen Fehler gemacht oder vergessen haben, das Formular zu unterschreiben, muss ich ihnen hinterherlaufen, um diese Informationen zu erhalten, sodass ich doppelt so lange brauche, um die Informationen zu verarbeiten.“

„Manchmal senden mir meine Mitarbeiter Bestätigungen per SMS, was schwer nachzuvollziehen und einfach sehr chaotisch ist!“

• Tracking-Stunden können zu Fehlern führen

„Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung können ein oder zwei ganze Tage in Anspruch nehmen, da ich Hunderte von Excel-Tabellen oder Kritzeleien auf Papier durchgehen muss und manchmal Fehler passieren können. Das ist überhaupt nicht effizient.“

„Es ist nur ein endloses Ping-Pong-Spiel mit meinen Mitarbeitern, wenn ich einen Fehler fange oder sie Stunden aufholen müssen.“

• Das Zuweisen von Schichten dauert Stunden

„Wenn eine Schicht ansteht, muss ich nach einem Ersatz suchen, und das Jonglieren mit so vielen Mitarbeitern und Standorten macht diese Aufgabe zu einer lästigen Pflicht, die ich wirklich vermeiden möchte.“

• Das Onboarding ist lang und zeitaufwändig

„Ich brauche neue Reinigungskräfte, die noch am selben Tag einsatzbereit sind, aber stattdessen sind wir in einem Raum gefangen und verlieren einen ganzen Tag damit, kleine Dinge wie das, was im Mitarbeiterhandbuch steht, durchzugehen. Es ist eine totale Verschwendung, wenn die Hälfte meiner neuen Mitarbeiter innerhalb des ersten Monats kündigt.“

• Interne Kommunikation ist chaotisch

„Wenn ich ein dringendes Update senden muss, muss ich entweder alle meine Reinigungskräfte einzeln anrufen oder eine Telefonkonferenz organisieren oder ich sende Textnachrichten, aber ich habe keine Ahnung, wer die Nachricht erhalten hat oder sich überhaupt die Mühe gemacht hat, sie zu lesen.“

„Meine Reinigungskräfte haben manchmal Schwierigkeiten, mich zu erreichen, weil ich so damit beschäftigt bin, ein Dutzend verschiedener Aufgaben zu erledigen, bis ich mich wieder an sie wende, ist es bereits irrelevant.“

• Den besten Kundenservice zu bieten, kann schwierig sein

„Es gibt viel Konkurrenz da draußen und ich möchte wirklich einen Wettbewerbsvorteil haben, aber ich brauche ein Tool, das mir hilft, alles zu verwalten, damit ich mich auf das große Ganze konzentrieren kann.“

Erst als wir die Reinigungsservice-App von Connecteam fanden, gehörten unsere größten Herausforderungen allmählich der Vergangenheit an! – BnB Clean Services

Lesen Sie hier mehr über die Erfahrungen von BnB Clean Service mit der Reinigungsdienst-App von Connecteam.

Wie Connecteam Reinigungsmanagern hilft, Herausforderungen am Arbeitsplatz zu bewältigen

1. Automatisieren Sie tägliche Checklisten, Berichte und Formulare

Der tägliche Betrieb ist eine Kernfunktion für den effizienten Betrieb Ihres Reinigungsunternehmens. Daher werden häufig Checklisten und Berichte verwendet, um Reibungsverluste bei den täglichen Aktivitäten zu verringern, den Informationsfluss zu automatisieren, die Reaktionszeit zu verbessern und die Übersicht zu verbessern.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für Checklisten und Formulare, die Reinigungsunternehmen regelmäßig erstellen:

• Reinigungsbestätigungsformular
• Checklisten für die tägliche Reinigung
• Wöchentliche Reinigungschecklisten
• Checklisten für die monatliche Reinigung
• Standort- oder Anlageninspektion
• Geräterückgabe und Gerätebestellung
• Auftragsschein reparieren
• Ein Problem melden
• Checkliste für die Bestandszählung
• Lagerbestellformular (Artikel und Menge)
• Lagerrückgabeformular
• Kundendienst-Zulassung
• Vorfallsbericht
• Kostenerstattung
• Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter

Alle Checklisten, Berichte und Formulare werden digital protokolliert, können einfach als PDF geteilt oder auch nach Excel exportiert werden. Darüber hinaus gibt es keine Begrenzung, wie viele Dokumente gespeichert werden, und die Anzahl der Einreichungen wirkt sich nicht auf die Preisgestaltung aus.

Darüber hinaus können Sie diese mit Ihren Kunden teilen, damit sie sich besser fühlen, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden.

2. Stunden genau verfolgen

Die Zeiterfassung ist auf dem Smartphone eines Mitarbeiters verfügbar, sodass Zeiterfassung und Gehaltsabrechnungen für Sie viel einfacher und präziser zu verwalten sind.

• Einfaches Ein- und Ausstempeln mit einem GPS-Standortstempel
• Senden Sie automatische Erinnerungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter pünktlich ein- und ausstempeln
• Verwenden Sie Tags, Schichtanhänge und Notizen, um genau zu wissen, wie viel Zeit jedem Kunden oder der Art des Jobs zugewiesen wurde
• Urlaubs- und Freistellungsanträge verwalten und genehmigen
• Lohnabrechnungen pro Schicht oder gesamt exportieren.
• Integration mit QuickBooks Online und Gusto für eine einfache und unkomplizierte Gehaltsabrechnung

3. Einfaches Zuweisen von Schichten und Serviceeinsätzen

Für die Disposition und Verwaltung der Anrufe eines Servicebenutzers verlassen sich Reinigungsunternehmen auf die Auftragsplanungsfunktion von Connecteam, um den Reinigungskräften alle relevanten Informationen einfach und von einem Ort aus bereitzustellen:

• Zuweisung von Reinigungskräften für Dienstleistungen basierend auf unterschiedlichen Anforderungen
• Bereitstellung aller relevanten Informationen, einschließlich Zeit, Adresse und spezielle Anweisungen für jeden Standort und Kunden.
• Versenden von Erinnerungen und Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass die Reinigungskräfte pünktlich ankommen, und um den Manager zu benachrichtigen, wenn sich jemand verspätet.
• Aufzeichnungen über Ein- und Ausstempelzeit und -ort und Aktivierung von Schichtnotizen und Kommentaren, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden.
• Wissen, wann Mitarbeiter einstempeln und eine Schicht beenden – zusätzlich können Mitarbeiter bei Bedarf Bilder und Kommentare für jede Schicht hinzufügen.
• Mitarbeitern erlauben, Schichten anzunehmen oder abzulehnen (optional – kann deaktiviert werden).

4. Stellen Sie die Einhaltung auf allen Ebenen sicher

Compliance ist für die meisten Reinigungsunternehmen ein Muss, daher sind „Lesen und Unterschreiben“ von Formularen und regelmäßige Auffrischungsschulungen an der Tagesordnung. Alle Dokumente werden protokolliert und automatisch als PDF-Kopie über die App an vordefinierte E-Mail-Adressen gesendet. Außerdem können alle Formulare angepasst und zusammenfassende Berichte jederzeit exportiert werden.

• Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs
• Verwendung gefährlicher Materialien
• Gesundheit und Sicherheit
• Einheitliche Vereinbarung
• Richtlinie zu sexueller Belästigung
• Bericht über Vorfallbefunde
• Andere Dokumente lesen und unterschreiben.

5. Effizientes Onboarding und Training Ihrer Mitarbeiter

Reinigungsunternehmen sind oft mit einer hohen Fluktuationsrate konfrontiert und müssen für jeden Auftrag ein erstklassiges Serviceniveau bieten. Daher ist es wichtig, Connecteam zu verwenden, um Ihren Onboarding-Prozess zu optimieren. Mit der App geht alles effizienter und schneller.

• Ein formelles Begrüßungsschreiben an Bord
• Checkliste für neue Mitarbeiter
• Formular für persönliche Daten
• Compliance-Formulare für Hintergrund- und Sicherheitsüberprüfungen
• Mitarbeiter einheitliches Bestell- und Vereinbarungsformular
• Geheimhaltungsvereinbarung
• Erklärung über vorgebuchte Ferien
• Lesen und unterschreiben Sie die entsprechenden Formulare

Abgesehen von der Einarbeitung ist es wichtig, Ihre Reinigungskräfte bei Bedarf zu schulen, damit keine Wissenslücken entstehen. Reinigungsunternehmen nutzen Connecteam, um den Fortschritt eines Mitarbeiters zu verfolgen und Schulungsmaterial zu folgenden Themen zu erstellen:

• Gesundheits- und Sicherheitstraining
• Schulung zum richtigen Umgang mit Gefahrstoffen
• Schulungen zu sexueller Belästigung
• Nutzung und Wartung der Ausrüstung
• Tests und Quiz.

Erfahren Sie hier mehr über effektive Schulungen für Ihr Reinigungspersonal.

6. Verbesserung der internen Kommunikation

Interne Kommunikation ist nicht so einfach zu erreichen, wenn Ihre Mitarbeiter verstreut sind und nicht an einem Ort sitzen. Daher macht es Connecteam einfach, diese Herausforderung zu meistern, indem es Funktionen wie die folgenden enthält:

• Mitarbeiterverzeichnis: Es ist einfach, die Kontaktdaten eines Mitarbeiters oder Kunden zu finden, indem Sie einfach nach Name, Standort, Titel und mehr suchen.
• Chatgruppen und -kanäle: Erstellen Sie eine interne Gruppe für Arbeitsstellen oder kleine Teams, damit alle einfacher in Kontakt bleiben können.Mitarbeiter können sich gegenseitig benachrichtigen, wenn eine Straße gesperrt ist oder wenn sie kein Produkt mehr haben und jemand in der Nähe ist, um zu helfen.
• Push-Benachrichtigungen und Updates in Echtzeit : sowohl für formelle als auch informelle Ankündigungen, wie HR-Updates, ein Brief des CEO, Mitarbeiteranerkennung oder Updates zur Unternehmensrichtlinie und dergleichen.Gehen Sie noch einen Schritt weiter und senden Sie erstaunliches Feedback von einem Kunden an alle Ihre Mitarbeiter, um die Arbeitsmoral zu steigern.

7. Einfacher Zugriff auf Firmenprotokolle

Um die Compliance auf ganzer Linie zu gewährleisten, ist es ein Muss, alle Unternehmensprotokolle auf Knopfdruck verfügbar zu haben. Wenn Sie ein Protokoll aktualisieren, müssen Sie es außerdem nur einmal in der App für digitale Reinigungsdienste tun, und jeder hat die aktualisierte Version. Nie mehr Dutzende physischer Kopien ausdrucken und Mitarbeiter stören.

• Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Sicherheits- und Notfallprotokolle
• Verfahren zur Teppichreinigung
• Angestelltenhandbuch
• Ethikkodex
• Richtlinie zu sexueller Belästigung
• Einheitliche Politik

8. Verbessern Sie die Sicherheit am Arbeitsplatz

Reinigungsunternehmen erhöhen ihre Sicherheitsstandards und schaffen ein „Safety First“-Bewusstsein, indem sie Mitarbeiter in Echtzeit melden, Sicherheitsinformationen zur Verfügung stellen und sicherheitsrelevante Themen kommunizieren lassen. Zu den Best Practices gehören:

• Schnelles und einfaches Melden: In Echtzeit können Mitarbeiter ganz einfach Gefahren- oder Vorfallmeldungen versenden, und der zuständige Vorgesetzte erhält die Meldung sofort zur weiteren Auswertung.
• Digitale Sicherheitsressourcen: Gewährleistung, dass alle Sicherheitsprotokolle, Tipps und Ressourcen mit einem Klick verfügbar sind, zusammen mit „Lessons Learned“, Vorfallergebnissen und regelmäßigen Sicherheitstipps.
• Laufende Sicherheitsschulungen: Regelmäßiges Versenden von Schulungsmaterial an die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass keine Wissenslücken bestehen und die Mitarbeiter über bestimmte Aktualisierungen informiert sind. Außerdem können Quizfragen einfach gesendet werden, um sicherzustellen, dass der Inhalt verstanden wurde.Der Administrator kann den Fortschritt verfolgen und eine Erinnerung senden, um das Training abzuschließen.
• Safety-First-Kommunikation: In einem Tap können Sie sicherheitsrelevante Updates und Protokolle verteilen und kommunizieren, wie z.

9. Optimieren Sie den Personalbedarf

HR-Teams und Führungskräfte ziehen es vor, Prozesse zu automatisieren und eine bessere Kontrolle über personalbezogene Probleme zu erlangen, indem sie:

• Empfehlen Sie einen Freund: Es ist einfach, Freunde für eine Stelle im Unternehmen zu empfehlen, um die Reichweite der Rekrutierung zu verbessern.
• Verwaltung von Urlaubs- oder Krankenstandsanträgen: Mitarbeiter erhalten eine sofortige Aktualisierung, wenn ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
• Formular für persönliche Informationen: Beim Onboarding neuer Mitarbeiter ist es einfach, persönliche Informationen, Kontaktinformationen, Notfallkontakte, Dokumente wie Steuerformulare, Lichtbildausweise und mehr zu erhalten.
• Aktualisieren von Kontaktinformationen: Erhalten Sie sofort eine Aktualisierung der Informationen eines Mitarbeiters wie Name, Adresse, Bankkonto und mehr.
• Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit oder Leistungsbeurteilungen.

Connecteam ist eine echte All-in-One-Verwaltungslösung, die zahlreiche Funktionen zur Skalierung Ihres Unternehmens umfasst. Außerdem brennt die Preisgestaltung kein Loch in Ihre Gesäßtasche. Starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Plan!