So erstellen Sie eine konsolidierte Rechnung für schnellere Zahlungen

Für Freiberufler und Kleinunternehmer ist Zeit wirklich Geld. Leider gibt es einige Aspekte der Selbständigkeit, die Zeit in Anspruch nehmen, aber kein direktes Einkommen generieren, wie z. B. das Erstellen von Rechnungen, das Nachverfolgen von Zahlungen und das Erstellen von Quittungen. Wenn Sie Wege finden, sich bei diesen Aufgaben Zeit zu sparen, können Sie sich auf die Arbeit konzentrieren, für die Ihre Kunden Sie tatsächlich bezahlen.

Die Verwendung von konsolidierten Rechnungen ist eine intelligente Möglichkeit, den Rechnungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das Versenden von nur einer Rechnung, die alle für einen Kunden während eines bestimmten Zeitraums geleisteten Arbeiten umfasst, kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Ihre Effizienz zu steigern. Darüber hinaus ist die Erstellung einer konsolidierten Rechnung einfach und die Implementierung in Ihre Freiberufler- oder Kleinunternehmensprojekte könnte nicht einfacher sein.

In diesem Artikel erklären wir, was konsolidierte Rechnungen sind, warum sie hilfreich sein können und wie man sie mit Hiveage erstellt. Lasst uns anfangen!

Eine Einführung in die konsolidierte Rechnungsstellung (und warum Sie sie verwenden sollten)

Eine konsolidierte Rechnung liegt vor, wenn Sie einem Kunden die gesamte Arbeit in Rechnung stellen, die über einen festgelegten Zeitraum ausgeführt wurde. Beispielsweise kann ein freiberuflicher Autor eine Rechnung für alle Artikel, die er innerhalb eines Monats geschrieben hat, an einen Kunden senden, anstatt für jeden einzelnen Artikel eine separate Rechnung zu senden. Unabhängig davon, ob der Autor in diesem Monat zwei oder zwölf Artikel fertigstellte, schickte er immer noch nur eine einzige Rechnung.

Konsolidierte Rechnungen könnten für Sie besonders hilfreich sein, wenn Sie oder Ihr Unternehmen sich häufig in den folgenden Situationen befinden:

• Sie haben Stammkunden, die regelmäßig mehrere Produkte oder Dienstleistungen bestellen.
• Sie arbeiten oft an langfristigen Projekten für Kunden, die mehrere Etappen beinhalten, die jeweils als einzelne Leistungen oder Produkte abgerechnet werden sollen.
• Sie bieten einen fortlaufenden Service und stellen Ihren Kunden Stundensätze in Rechnung, und Sie möchten ihnen alle Stunden in Rechnung stellen, die Sie über einen bestimmten Zeitraum gearbeitet haben.

Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, trägt die Verwendung der konsolidierten Abrechnung dazu bei, den Abrechnungsprozess für Ihre Kunden zu vereinfachen und Ihre Effizienz zu verbessern. Sie sparen Zeit beim Erstellen einzelner Rechnungen, da Sie diese seltener zusammenstellen müssen. Weniger Dateien im Auge zu behalten, hilft auch bei der Organisation und Dateiverwaltung. Sollten Sie jemals eine Rechnung abrufen müssen, müssen Sie weniger Dateien durchsuchen.

Der vielleicht bedeutendste Vorteil von konsolidierten Rechnungen ist jedoch ihr Potenzial zur Rationalisierung des Zahlungsvorgangs. Das Versenden vieler Rechnungen an einen Kunden in kurzer Zeit kann ein Rezept für verlorene Rechnungen und versäumte Zahlungen sein.

Andererseits ist es unwahrscheinlicher, dass Kunden eine einzelne Rechnung aus den Augen verlieren, was bedeutet, dass Sie keine Zeit damit verbringen sollten, Kunden nachzuverfolgen, um fehlende Zahlungen zu sichern. Dies hilft Ihren Kunden auch dabei, überfällige Rechnungen zu vermeiden und organisiert zu bleiben – es gibt nur ein einziges Rechnungsdatum, das sie im Auge behalten müssen, und einen festen Abrechnungszeitraum – was ihnen wahrscheinlich einen guten Eindruck davon vermitteln wird, wie es ist, mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten.

So erstellen Sie eine konsolidierte Rechnung (in 3 Schritten)

Glücklicherweise ist das Erstellen einer konsolidierten Rechnung ziemlich einfach. Darüber hinaus bietet Hiveage mehrere Tools, die Ihnen dabei helfen können. Lassen Sie uns aufschlüsseln, was Sie bei der Einrichtung Ihrer ersten konsolidierten Rechnung beachten müssen.

Schritt 1: Bestimmen Sie den Abrechnungszeitraum der Rechnung

Bei der Arbeit mit wiederkehrenden Kunden oder bei lang andauernden Projekten ist es wichtig, den Abrechnungszeitraum, den Sie für Ihre konsolidierten Rechnungen verwenden, im Voraus festzulegen. Für Ihre Kunden ist es hilfreich zu wissen, wann Sie ihre Zahlungen erwarten. Außerdem stellt ein definierter Abrechnungszeitraum sicher, dass Sie nicht mehrere Monate warten müssen, bevor Sie Ihren ersten Gehaltsscheck sehen.

Die Abrechnungszyklen, für die Sie sich entscheiden, müssen für Sie, Ihre Kunden und Ihr Unternehmen sinnvoll sein. Monatliche und 30-tägige Zyklen sind jedoch üblich und können für Sie und Ihre Kunden leicht zu verfolgen sein. Es ist am besten, Ihre Zyklen nicht zu lang zu machen, da dies den stetigen Zufluss von Einnahmen für Ihr Unternehmen beeinträchtigt.

Schritt 2: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen für Rechnungen

Es ist äußerst wichtig, umfassende und klare Aufzeichnungen über die Zeit zu führen, die Sie mit der Arbeit an jedem Projekt verbringen, zusammen mit allen Dienstleistungen oder Produkten, die Sie Ihren Kunden während jedes Abrechnungszeitraums anbieten. Sie benötigen diese Informationen, wenn Sie Ihre konsolidierten Rechnungen erstellen.

Eine einfache Lösung besteht darin, Ihre Stunden in einer Tabelle oder in einem Kalender zu verfolgen. Wenn Sie diesen Prozess jedoch wirklich rationalisieren möchten, können Sie auch die praktischen Tracking-Funktionen von Hiveage nutzen. Mit Hiveages können Sie unter anderem die Uhr anhalten und starten, wenn Sie Arbeitspausen einlegen, und Vorlagen für Aufgaben speichern, die Sie regelmäßig erledigen (zur einfachen Aufzeichnung).

Schritt 3: Schreiben Sie Ihre Rechnung (statt mehrerer Rechnungen)

Sobald alle notwendigen Informationen gesammelt und das Ende eines Abrechnungszeitraums erreicht ist, können Sie Ihre Zeiten, Dienstleistungen und Produkte in eine Rechnung eingeben und an Ihren Kunden senden. Stellen Sie sicher, dass Folgendes enthalten ist:

• Die Daten des Abrechnungszeitraums
• Eine detaillierte Liste dessen, was Sie dem Kunden in Rechnung stellen
• Wie viel Sie dem Kunden für jede Werbebuchung in Rechnung stellen
• Der Rechnungsbetrag (einschließlich aller relevanten Steuern und Gebühren)

Wenn Sie befürchten, etwas zu vergessen, sollten Sie den Rechnungsgenerator von Hiveage verwenden, der Felder für alle Informationen enthält, die Sie Ihren Kunden zur Verfügung stellen müssen. Wenn Sie Ihre Zeit mit Hiveage erfasst haben, können Sie Ihre Aufzeichnungen außerdem einfach in eine Rechnung umwandeln, was den Vorgang schnell und einfach macht.

Fazit: So verwenden Sie konsolidierte Rechnungen

Bei der Führung Ihres Unternehmens sollte es darum gehen, Geld zu verdienen, und nicht um die Verwaltung von Papierkram. Durch die Verwendung von konsolidierten Rechnungen haben Sie mehr Zeit für die Aspekte Ihres Unternehmens, die für Sie am wichtigsten sind, anstatt für den Abrechnungsprozess. Außerdem ist es ein einfacheres System, das sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden bequemer ist.

Das Beste ist, dass Sie Rechnungen in nur drei Schritten konsolidieren können:

1. Bestimmen Sie den Abrechnungszeitraum der Rechnung
2. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen
3. Schreiben Sie Ihre Rechnung auf

Haben Sie Fragen zur effektiven Nutzung von Sammelrechnungen? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen!