Ihr Notfallplan: Was er ist und wie man einen erstellt

Sie als Unternehmer haben keine Ahnung, was um die Ecke kommt. Es könnte der totale finanzielle Ruin sein (ich hoffe nicht) oder sogar so etwas wie eine globale Pandemie!

Was auch immer die Katastrophe ist, das Vermögen eines Unternehmens kann sich dramatisch verändern und Ihre Geschäftstätigkeit vollständig zum Erliegen bringen.

Und deshalb brauchen Sie einen Notfallplan.

Das heißt, ein Backup-Plan für alle Eventualitäten.

Lassen Sie uns genau aufschlüsseln, was ein Notfallplan ist, welche Vorteile er hat und wie Sie die richtigen Tools verwenden, um Ihren eigenen Plan zu erstellen.

Die Definition eines Notfallplans

Kurz gesagt, ein Notfallplan ist ein durchdachter Plan, der alle Bereiche Ihres Unternehmens abdeckt.

Es wurde entwickelt, um relativ kleine Fehler zu beheben, bevor sie zu ausgewachsenen Katastrophen eskalieren.

Sicher, den Begriff „Plan B“ haben Sie sicher schon einmal gehört. Und genau das ist es. „Notfallplan“ ist der Fachausdruck.

Bei richtiger Ausführung hilft ein Notfallplan Ihrem Unternehmen, in kürzester Zeit wieder auf die Beine zu kommen. Nicht nur das, sondern es soll auch verhindern, dass ähnliche Probleme erneut auftreten.

Warum ist ein Notfallplan wichtig?

Ein klassischer Irrglaube in Unternehmen ist folgender: Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie ihn einfach beheben, und dann passiert er nie wieder. Die Realität ist jedoch, dass diese Selbstzufriedenheit bedeutet, dass das Problem immer wieder auftauchen wird. Wenn dies nicht ordnungsgemäß gehandhabt wird, können diese wiederkehrenden Probleme verheerende Folgen haben, einschließlich der Schließung von Unternehmen.

Wie die letzten Jahre gezeigt haben, können sich Berufs- und Privatleben so schnell ändern, und dennoch sind Unternehmen möglicherweise noch nicht bereit für diese Veränderungen. Studien zeigen, dass erstaunliche 39 % der HR-Experten zu Beginn der Pandemie keinen Notfallplan für den Umgang mit COVID-19 hatten. Dies und verschiedene andere Gründe zeigen, wie wichtig es ist, schnell zu denken und Notfallpläne zu haben.

• Es hilft, geschäftliche Schäden zu reduzieren – ein Notfallplan verschafft Unternehmen einen Vorsprung und minimiert potenzielle Schäden. Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel arbeiten und ein Produkt zurückgerufen werden muss, stellt ein Notfallplan sicher, dass sich nicht alle Filialleiter damit befassen müssen. Angenommen, drei Kunden beschweren sich über denselben Artikel. Filialleiter müssen lediglich den betreffenden Artikel entfernen und die Kunden über die Entfernung informieren. Dieser Notfallplan wird letztendlich den Ruf des Geschäfts schützen.
• Ihr Unternehmen erholt sich schneller – es lässt sich nicht leugnen, dass die Pandemie uns alle überrascht hat. Da Unternehmen in der Zeit nach der Pandemie verschiedene Arbeitsabläufe gelitten, wiederhergestellt und neu gestaltet haben, haben sie Notfallpläne für den Fall, dass sich jemals wieder ein Ereignis dieser Größenordnung ereignet. Und das gilt für praktisch alle Szenarien. Sobald Sie ein Verfahren eingerichtet haben, lässt es sich beim nächsten Mal schneller implementieren.
• Das Vertrauen der Mitarbeiter wächst – Notfallpläne stellen sicher, dass auch der neueste Mitarbeiter auf ein potenzielles Problem vorbereitet ist. Die Mitarbeiter können einfach unbesorgt zur Arbeit kommen, da sie bereits wissen, wie sie mit verschiedenen Möglichkeiten umgehen müssen. Wenn Sie beispielsweise auf dem Bau arbeiten und einen Notfallplan für ein Sicherheitsrisiko haben, weiß Ihr Team bereits, wie es in Zukunft damit umgehen muss, um sicherzustellen, dass niemand sonst diesem Risiko ausgesetzt ist.

5 Schritte zum Erstellen eines Notfallplans

Um ehrlich zu sein, die Ausarbeitung Ihres Notfallplans ist nicht einfach. Es braucht Zeit und ist das Ergebnis detaillierter Recherche und Brainstorming. Hier sind einige wesentliche Schritte, die alle Manager befolgen sollten, wenn sie einen Notfallplan erstellen.

Erstens ist es wichtig, als Team zusammenzusitzen und zu entscheiden, was Ihrer Meinung nach die potenziellen Herausforderungen sein könnten, denen Sie als Unternehmen gegenüberstehen. Als Führungskraft sehen Sie möglicherweise andere Herausforderungen als die, denen Ihre Mitarbeiter täglich gegenüberstehen. Indem Sie sie in den Brainstorming-Prozess einbeziehen, können alle Teammitglieder auf derselben Seite sein. Wenn nicht alle Teammitglieder an einer Besprechung teilnehmen können, können Sie jederzeit ein Vorschlagsfeld öffnen, um sicherzustellen, dass alle Stimmen auf die eine oder andere Weise gehört werden.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Vorschläge für Ihren Notfallplan zu machen

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Sobald Sie die wichtigsten Herausforderungen/Risiken identifiziert haben, können Sie anfangen zu verstehen, warum sie auftreten. Sie können dann Lösungen für diese Probleme entwickeln, damit sie nicht wieder auftreten. Notieren Sie sich zur Vorbereitung auf zukünftige Vorfälle die Notfallkontakte, die Mitarbeiter anrufen sollten. Sie können auch die Verfahren des Notfallplans notieren und welche Ressourcen Sie möglicherweise für jeden einzelnen benötigen.

Nachdem Sie die Verfahren Ihres Notfallplans aufgelistet haben, müssen Sie sie nach Priorität ordnen. Unabhängig von der Branche sollte Sicherheit immer ganz oben auf der Liste stehen. Wenn Sie beispielsweise auf dem Bau arbeiten, müssen Sie entscheiden, wie Gerüste ausgelegt werden sollen. Wenn das Gerüst unzureichend gebaut ist, wird das Sicherheitsverfahren gemäß dem Notfallplan durchgeführt. Arbeiter im Voraus zu warnen, wird sie davor bewahren, Gefahren ausgesetzt zu werden, und dabei möglicherweise Leben retten.

Damit Ihr Notfallplan so effektiv wie möglich ist, ist es an der Zeit, die großen Ordner loszuwerden, die Manager Stunden brauchen, um die richtigen Verfahren zu finden. Apps wie Connecteam haben alles, was Sie brauchen, damit Ihre Mitarbeiter einfachen Zugriff auf Notfallverfahren haben und andere Teammitglieder benachrichtigen können, bevor potenzielle Herausforderungen auftreten.

• Teammitglieder können das Vorschlagsfeld verwenden, um Ideen für den Notfallplan einzureichen und so das Mitarbeiterengagement zu verbessern.
• Mit dem Wissenszentrum von Connecteam können Sie alle Ihre Verfahren zusammen mit Bildern, Videos usw. hochladen. Dadurch weiß Ihr Team genau, was zu tun ist, wenn eine Situation eintritt. Mitarbeiter können visuell sehen, was zu tun ist, ohne mit Vorgesetzten über Telefonate hin und her gehen zu müssen. Andernfalls können sie ihren Vorgesetzten mit interner Kommunikation (1:1 oder Gruppenchat) kontaktieren.

• Verwenden Sie die Aufgabenverwaltung, damit Teammitglieder den Notfallplan ausführen können, indem Sie die folgenden Verfahren ausführen.
• Senden Sie Aktualisierungen, um Ihr gesamtes Team darüber zu informieren, dass der Notfallplan bereit ist, durchgelesen und bei Bedarf befolgt zu werden. Mitarbeiter müssen jede Seite lesen, bevor sie fortfahren, und sicherstellen, dass alle sie gelesen und verstanden haben.
• Die Schichtplanung beseitigt die mentale Belastung und die Möglichkeit menschlicher Fehler. Diese Funktion warnt Mitarbeiter beispielsweise automatisch vor Konflikten. Manager können sehen, wer verfügbar/nicht verfügbar ist, wenn das Worst-Case-Szenario eintritt, und sicherstellen, dass alle erforderlichen Schichten besetzt sind.
• Verwenden Sie Formulare/Checklisten, um sicherzustellen, dass alles im Voraus überprüft wird, um das Potenzial für menschliche Fehler zu minimieren. Senden Sie ganz einfach Risikobewertungsformulare an Mitarbeiter. Dies ist besonders vorteilhaft für Sicherheits- und Gesundheitspersonal.

Selbst wenn Ihr Notfallplan zur Veröffentlichung bereit ist, ist es wichtig, ihn erneut zu überprüfen und sicherzustellen, dass er so effektiv und effizient wie möglich ist. Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte auch Ihr Notfallplan wachsen. Es handelt sich um eine laufende Arbeit, die mit der Zeit bewertet und bearbeitet werden muss.

Zum Beispiel können Naturkatastrophen und globale Pandemien erfordern, dass Manager Verfahren in Übereinstimmung mit dem Gesundheits- und Sicherheitsprotokoll ändern.

Das Fazit zu Notfallplänen

Wenn alles gesagt und getan ist, muss ein Notfallplan nichts sein, wofür die Mitarbeiter stundenlang geschult werden müssen. Es ist auch nicht erforderlich, alle Ihre Mitarbeiter in einem Raum zusammenzudrängen, was für Mitarbeiter ohne Schreibtisch eine besondere Herausforderung sein kann.

Die Wahrheit ist, dass Sie Ihren Notfallplan nicht auf einen Stapel Blätter drucken müssen. Verwenden Sie stattdessen einfach eine All-in-One-App, um Ihren Plan in die Tat umzusetzen und die relevanten Änderungen im Laufe der Zeit vorzunehmen.

Sobald Sie Connecteam verwenden, werden Sie sich nicht mehr fragen, was ein Notfallplan ist oder wie Sie eine Vielzahl zukünftiger Probleme beheben werden. Sie werden sich fragen: „Warum habe ich nicht schon früher eine erstellt?“