So erstellen Sie Arbeitszeittabellen in Excel
Veröffentlicht: 2021-10-28Vollständige Offenlegung, ich musste noch nie einen Stundenzettel in Excel erstellen. Bis jetzt. Und lassen Sie mich Ihnen etwas sagen, ich wollte meine Haare nach 10 Minuten ausreißen!
Ja, es stimmt, dass die genaue Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und die Erstellung von Arbeitszeittabellen ein notwendiger Bestandteil der Unternehmensführung sind, und Excel scheint die logische Wahl zu sein, da es kostenlos ist.
Nur weil Excel kostenlos ist, ist es jedoch nicht das beste Tool, um Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter zu erstellen und die Gehaltsabrechnung zu berechnen. Es ist überhaupt keine einfache Zeiterfassungsmethode. Und hier ist der Grund.
Warum Sie Excel Timesheet nicht verwenden sollten, um Timesheets zu erstellen und die Gehaltsabrechnung zu berechnen
Die Verwendung von Excel zur Erstellung von Arbeitszeittabellen mag zunächst eine gute Lösung sein, ist aber auf lange Sicht keine effiziente Arbeitszeittabelle.
Es gibt ein paar große Nachteile beim Erstellen eines Stundenzettels mit Excel…
- Es dauert lange, sie zu erstellen, besonders wenn Sie nicht mit Excel vertraut sind.
- Da Stunden manuell eingegeben werden müssen, können sie voller Fehler und Irrtümer sein. Was nur zu hohen Bußgeldern vom IRS führt.
- Ohne Aufsicht können Mitarbeiter Stunden manipulieren, was auch als Zeitdiebstahl bekannt ist.
- Formeln müssen verwendet werden, um die regulären Arbeitsstunden, die Gesamtarbeitsstunden und die geleisteten Überstunden zu zählen. Formeln müssen auch verwendet werden, um die Gehaltsabrechnung aus diesen Stundenzetteln am Ende des Monats zu berechnen.
- Das Erstellen von Berichten ist schwierig, da Excel nicht als Berichtstool erstellt wurde.
Dies sind nur einige Beispiele für einige der Nachteile beim Erstellen von Excel-Stundenzetteln. Am Ende kann die Verwendung von Excel zur Erstellung von Stundenzetteln Ihr Unternehmen aufgrund dummer, unvorsichtiger Fehler möglicherweise Tausende von Dollar kosten.
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Die Verwendung einer Mitarbeiterzeiterfassungs-App ist wirklich die beste Wahl. Mit einer Zeiterfassungs-App für Mitarbeiter wie Connecteam können Geschäftsinhaber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau verfolgen und Arbeitszeittabellen mit einer digitalen Stempeluhr-App für Mitarbeiter erstellen. Keine manuellen Prozesse mehr, keine Fehler mehr und kein Zeitdiebstahl mehr.
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So erstellen Sie eine Arbeitszeittabellenvorlage in Excel
Das Erstellen eines Excel-Stundenzettels ist ziemlich einfach, wenn Sie es schon einmal verwendet haben. Es enthält die meisten Details, die Sie auf einem normalen Arbeitszeitblatt sehen würden, wie z. B. die Informationen der Mitarbeiter, Datum, erledigte Aufgaben, Start- und Endzeit, reguläre Arbeitszeiten, geleistete Überstunden und Abwesenheiten.
Nachdem Sie alle Details hinzugefügt haben, die Ihre Mitarbeiter in die Excel-Arbeitszeittabelle eintragen sollen, müssen Sie Formeln in die Zelle für reguläre Arbeitsstunden, die Zelle für geleistete Überstunden und die Zelle für die Gesamtarbeitszeit einfügen. damit Excel die eingegebenen Stunden berechnen kann.
Darüber hinaus müssen Sie die Zellen mit den Ein- und Ausschaltstunden im Zeitformat und die Gesamtarbeitsstunden pro Zahlungszeitraum, reguläre Arbeitsstunden und Überstundenarbeit im Zahlenformat formatieren. Außerdem muss jede Zelle, die „verdienter Betrag“ enthält, im Buchhaltungsformat vorliegen.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, wenn die von Ihren Mitarbeitern geschriebenen Werte falsch sind, können Sie die Löhne der Mitarbeiter bei der Gehaltsabrechnung massiv über- oder unterbezahlen.
So berechnen Sie die Gesamtarbeitszeit in Excel
Hier wird es etwas kompliziert. Damit Excel die Gesamtarbeitszeit berechnen kann, müssen Sie eine Formel „=(Endzeit – Startzeit*24)“ in die entsprechenden Zellen dieses Mitarbeiters eingeben.
So berechnen Sie die regulären Arbeitszeiten in Excel
Bei der Berechnung der regulären Arbeitszeit müssen Sie festlegen, wie viele reguläre Stunden Ihre Mitarbeiter arbeiten dürfen, bevor es zu Überstunden kommt. Geben Sie dazu die Formel „=IF(total hours >= (maximale reguläre Stunden), (maximale reguläre Stunden), (maximale reguläre Stunden) ein. In diesem Beispiel beträgt die zulässige normale reguläre Arbeitszeit 9.
So berechnen Sie Überstunden in Excel
Um Überstunden in Excel zu berechnen, müssen Sie auch eine andere Formel eingeben. Geben Sie dazu die Formel „=if(total hours<=max regular hours, 0, (total hours – max regular hours)) ein.
So berechnen Sie die Gehaltsabrechnung mit Excel-Formeln
Sie können auch Excel verwenden, um die Gehaltsabrechnung zu berechnen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass, wenn die von Ihren Mitarbeitern eingegebenen Stunden falsch sind, auch Ihre Gehaltsabrechnung falsch ist.
Zuerst müssen Sie die Gesamtarbeitszeit einschließlich Überstunden berechnen. Die Formel zur Berechnung der Gesamtstunden lautet „Summe (erste:letzte Zeile)“. Danach müssen Sie dieselbe Formel verwenden, um alle Überstunden zu berechnen. Und um den Lohn zu berechnen, multiplizieren Sie einfach den Stundensatz mit der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden.
Für dieses Beispiel verwenden wir einen Stundensatz von 15,00 USD pro Stunde.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für Überstunden und Gesamtstunden, um die Gehaltsabrechnung zu berechnen, und stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Stundenlohn für Mitarbeiter eingeben, die Überstunden leisten. Dann müssen Sie die Summe aus dem verdienten Betrag und den geleisteten Überstunden addieren, um den gesamten verdienten Lohn zu berechnen.
Warum es wichtig ist, Ihre Arbeitszeittabellen zu sperren
Die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeittabellen zu sperren, ist unerlässlich, wenn Sie Arbeitszeittabellen mit Mitarbeitern teilen und genaue Arbeitszeittabellen für die Gehaltsabrechnung erstellen möchten. Arbeitszeittabellen, die nicht gesperrt sind, können geändert oder manipuliert werden, was später zu Fehlern bei der Gehaltsabrechnung führt.
Mit Excel können Sie Ihre Arbeitszeittabellen sperren, indem Sie nur bestimmten Mitarbeitern den Zugriff auf die Excel-Tabelle erlauben. Sie können die Freigabe auch zu einer bestimmten Tageszeit deaktivieren, nachdem die Mitarbeiter ihre Stunden eingegeben haben, damit die Mitarbeiter später keine Stunden ändern oder hinzufügen können.
Die gute Nachricht ist, dass Sie nichts davon tun müssen. Es gibt erstaunliche Softwarelösungen für die Zeiterfassung von Mitarbeitern, die Arbeitszeittabellen erstellen und mit nur wenigen Klicks in die Gehaltsabrechnung exportieren können.
So automatisieren Sie den Prozess mit einer digitalen Lösung: Connecteam
Excel hat ein paar Fehler …
- Es kostet viel Zeit und Mühe, wenn Sie nicht mit Excel vertraut sind.
- Es ist nicht organisiert.
- Formeln können fehlerhaft sein und Berechnungen beeinflussen.
- Es ist unmöglich, über Excel einfach mit Mitarbeitern über ihre Arbeitszeittabellen zu kommunizieren.
- Alle Stunden müssen manuell eingegeben werden.
- Excel ist nicht online, was eine Zusammenarbeit nahezu unmöglich macht.
Wenn das Erstellen von Excel-Stundenzetteln für Sie genauso schwierig ist wie für mich, dann werden Sie sich freuen zu wissen, dass es eine Möglichkeit gibt, diesen gesamten Prozess ohne die Verwendung von Excel zu automatisieren! Mit einer Mitarbeiterverwaltungssoftware wie Connecteam können Sie alles tun, was Excel tut, und noch viel mehr.
Mit Connecteam können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auf folgende Weise genau nachverfolgen:
- Eine mit GPS-Tracking betriebene Stechuhr ermöglicht es Mitarbeitern, sich direkt von ihrem Mobilgerät aus ein- und auszustempeln.
- Vollständig anpassbare Arbeitszeittabellen.
- Sparen Sie Zeit, indem Sie Stundenzettel direkt im Admin-Dashboard überprüfen und genehmigen.
- Sperren Sie Arbeitszeittabellen ganz einfach, damit Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht ohne Genehmigung ändern können, und reduzieren Sie Zeitdiebstahl durch Mitarbeiter.
- Verhindern Sie auch Gehaltsabrechnungsprobleme wie Zeitdiebstahl und Buddy-Punching, indem Sie die Geofence-Technologie verwenden und virtuelle Perimeter schaffen, an denen sich Mitarbeiter ein- und ausstempeln können.
- Legen Sie Gehaltsabrechnungszeiträume fest und benachrichtigen Sie Mitarbeiter automatisch, wenn es Zeit für sie ist, ihre Arbeitszeittabellen zu überprüfen.
- Exportieren Sie Stundenzettel ganz einfach in Gehaltsabrechnungssoftware wie Connecteams Integration mit QuickBooks Online und Gusto für eine 100 % genaue Gehaltsabrechnung.
- Automatisierte Benachrichtigungen machen Manager auf Überstunden, Zeitbeschränkungen, Doppelarbeit und mehr aufmerksam.
- Manager können sich über den In-App-Chat ganz einfach mit Mitarbeitern bezüglich ihrer Arbeitszeittabellen in Verbindung setzen und alle Probleme oder Unstimmigkeiten lösen.
Eine Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter wie Connecteam macht das Erstellen von Arbeitszeittabellen einfach und effizient. Mit Connecteam müssen Sie keine Excel-Zeittabellen manuell erstellen oder verwirrende Formeln eingeben. Alles ist automatisiert, genau und einfach.
Machen Sie sich mit Connecteam noch heute Sorgen um die Erstellung von Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter!
Das Fazit: So erstellen Sie Arbeitszeittabellen in Excel und warum Sie dies nicht tun sollten
Wie bereits erwähnt, kann das Erstellen von Arbeitszeittabellen schwierig sein und viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie nicht bereits mit der Verwendung von Excel vertraut sind.
Ganz zu schweigen davon, dass sie voller Fehler oder Irrtümer sein können – was Sie Geld kostet, wenn es darum geht, die Gehaltsabrechnung zu berechnen.
Es gibt ein Licht am Ende des Tunnels! Sie können den Prozess jetzt mit einer digitalen Lösung wie Connecteam automatisieren. Befreien Sie sich von den Kopfschmerzen beim Erstellen manueller Excel-Stundenzettel und beginnen Sie mit der genauen Erfassung der Mitarbeiterstunden, erstellen Sie Stundenzettel in wenigen Minuten und exportieren Sie sie in die Gehaltsabrechnung.