Wie führt man CRM erfolgreich ein? Ein schrittweiser Prozess

Die Implementierung eines CRM-Systems ist ein großer Wertschöpfungsprozess, der jedem Unternehmen erhebliche Vorteile bringen kann. Es ist der Prozess der Auswahl, Installation und Verwendung von CRM-Software, um die Kommunikation eines Unternehmens mit seinen aktuellen und potenziellen Kunden zu verfolgen und zu verwalten.

Aber die CRM-Implementierung ist ein großer Schritt. Das Finden und Implementieren des richtigen CRM ist entscheidend, um Mitarbeitern die Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen. Wenn ein neues CRM geplant wird, ist es außerdem ratsam, die Bedürfnisse jeder Abteilung zu berücksichtigen, damit Sie keine wichtige Funktion verpassen. Wenn Ihr CRM nicht für alle funktioniert, ist es ein Problem für das gesamte Unternehmen.

Aber keine Sorge – in diesem Artikel stellen wir Ihnen Schritt für Schritt vor, wie Sie ein CRM-System erfolgreich implementieren.

Also, ohne weitere Umschweife, fangen wir an!

Was sind die Schritte bei der CRM-Implementierung?

Die Wahl der richtigen CRM-Lösung ist entscheidend, aber es sind wichtige Schritte erforderlich, damit sie für Ihr Unternehmen funktioniert. Ob Sie ein altes CRM-System ersetzen oder ein Erstbenutzer sind, Ihre Implementierungsstrategie ist entscheidend.

Die richtige CRM-Strategie rationalisiert nicht nur Ihren Verkaufsprozess, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis und optimiert den Arbeitsablauf für Verkäufer und Manager gleichermaßen.

Hier sind also die Schritte, die mit dem CRM-Implementierungsprozess verbunden sind.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre CRM-Implementierungsstrategie

Jede erfolgreiche Implementierung beginnt mit dem Aufbau einer soliden CRM-Strategie. Es enthält die Ziele, die Sie mit CRM erreichen möchten, und wie das System voraussichtlich verwendet wird.

Wenn Sie beispielsweise darauf abzielen, Ihren Umsatz zu steigern und in neue Märkte zu expandieren, sollten Funktionen zur Vertriebsautomatisierung Ihre oberste Priorität sein. Als Ergebnis erhalten Sie einen priorisierten Satz der zugrunde liegenden Funktionen für Ihre CRM-Systemimplementierung.

Außerdem ist es ratsam, greifbare und messbare Ziele zuzuweisen, die durch die Implementierung der CRM-Software erreicht werden sollen. Das Setzen von Zielen von Anfang an erleichtert das Erreichen der gewünschten Ergebnisse.

Schritt 2: Bauen Sie ein Kernteam auf

Es ist wichtig, ein dediziertes CRM-Team zu haben, um sicherzustellen, dass Ihr CRM richtig verwendet und erfolgreich im gesamten Unternehmen eingeführt wird. Das Team überwacht auch den Fortschritt nach der Implementierung und holt Feedback ein, damit die CRM-Software für das Unternehmen optimal funktioniert.

Nachfolgend sind die wichtigsten Mitglieder aufgeführt, die Sie in Ihrem CRM-Team benötigen:

• Projektmanager
• Entwickler
• IT-Manager
• Leiter des Verkaufsteams
• QA-Tester
• Executive-Sponsor
• Software-Analyst
• Software-Testingenieur

Falls Sie keine internen Experten mit technischem Scharfsinn haben, können Sie mit einem vertrauenswürdigen Entwicklungsunternehmen für Unternehmenssoftware zusammenarbeiten. Die Fachleute werden Sie von Anfang bis Ende durch den CRM-Implementierungsprozess führen.

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Zusätzlich zu einem Kern-CRM-Team ist es entscheidend, alle identifizierten Endbenutzer zu sammeln. Das Einholen von Feedback von ihnen ist wichtig, um festzustellen, welche Funktionen sie am dringendsten benötigen, wie viel Schulung sie benötigen und eine Vielzahl anderer Datenpunkte, die Ihnen helfen, das neue System problemlos einzuführen.

Nachdem Sie nun ein Team eingerichtet haben, muss es seine Ziele gemäß dem detaillierten CRM-Implementierungsplan umsetzen.

Schritt 3: Erstellen Sie einen CRM-Implementierungsplan

Ein CRM-Implementierungsplan umreißt die Phasen, die Ihr Team und Ihr Unternehmen für die erfolgreiche Einführung der CRM-Software durchlaufen müssen. Bei der Entwicklung eines CRM-Implementierungsplans ist es entscheidend, so präzise und organisiert wie möglich zu bleiben, um Ihre Ziele zu erreichen.

Ein CRM-Implementierungsplan muss die folgenden Elemente enthalten:

Ziele: Die Ziele sollten definieren, wie das CRM mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt, und erklären, wie die Mitarbeiter davon profitieren werden. Dies hilft Ihrem Team auch dabei, den Erfolg der Software nach der Implementierung zu messen.

Schlüsselakteure: Dies umfasst alle Schlüsselspieler, die für die erfolgreiche Einführung von CRM-Systemen verantwortlich sind. Notieren Sie sich die Rollen der Teammitglieder, ihr Engagement und ihre Kernaufgaben.

Budget: Das Budget umfasst hauptsächlich die Kosten der CRM-Plattform. Berücksichtigen Sie auch andere mögliche Ausgaben im Zusammenhang mit Funktions-Upgrades, externen Einstellungen oder Beratern und erweiterten Konfigurationen im Zusammenhang mit der Anpassung oder Datenmigration.

Zeitplan: Planen Sie einen Zeitplan für die Einrichtung der CRM-Software, die Schulung der Mitarbeiter in der Verwendung und die Überwachung des Fortschritts nach der Einführung.

Die Zeit, die für die Implementierung eines CRM benötigt wird, hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der Menge der zu migrierenden Daten und der Komplexität der Software ab. Sie können zusätzliche Zeit für potenzielle Rückschläge im Zusammenhang mit technischen Schwierigkeiten und Debugging einplanen.

Schritt 4: Passen Sie die CRM-Einstellungen an

Der nächste wichtige Schritt besteht darin, die CRM-Einstellungen basierend auf den in Ihrem CRM-Implementierungsplan beschriebenen Zielen anzupassen. Bei fast jeder Software können Benutzer die folgenden Elemente anpassen:

• Firmenprofil und Einstellungen
• Benutzerdefinierte Felder
• Berechtigungen
• Grundrisse
• Entitäten
• Dashboards
• Arbeitsabläufe
• App-Integrationen
• Rohrleitungen
• Admin-Einstellungen

Vor dem Start muss Ihr Team sicherstellen, dass alle angeforderten Anpassungen vorhanden sind.

Schritt 5: Bestimmen Sie, welche Daten migriert werden müssen

Datenmigration ist der Vorgang des Verschiebens von Daten von einer Software zu einer anderen. Sie übertragen entweder Daten aus Tabellenkalkulationen oder Ihrem vorherigen CRM. Obwohl es wie ein einfacher Prozess erscheinen mag, muss die Datenübertragung mit Vorsicht erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Informationen ordnungsgemäß in die neue CRM-Software migriert werden.

Sie können die Daten auf drei Arten übertragen:

Datenmigrationstool: Ein Datenmigrationstool hilft bei der Übertragung von Daten aus Ihrem Altsystem in das neue System. Stellen Sie sicher, dass Sie das Tool auswählen, das mit Ihrer CRM-Software kompatibel ist.

Native CRM-Integration: Bei dieser Methode speichern Sie Ihre Daten als CSV-Datei und laden diese direkt in das neue CRM hoch. Dies ist in der Regel ein zeitaufwändiger Prozess.

Benutzerdefinierte Datenmigration: Diese Methode überträgt eine große Menge an Daten oder Dateien mit einem signifikanten Aktivitätsverlauf (wie Anrufaufzeichnungen und E-Mails).

Sie müssen nicht alle Daten aus Ihren bestehenden Systemen migrieren. Sie können einige zurücklassen, insbesondere wenn sie in Ihrem CRM keinen Zweck erfüllen. Es kann veraltete Verkaufsberichte und Kundendaten sowie schlecht formatierte Tabellenkalkulationen enthalten.

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Schritt 6: Integrieren Sie Apps und Tools von Drittanbietern

Die Integration Ihrer CRM-Software mit Tools und Apps von Drittanbietern wie Slack und Facebook maximiert die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens. Auf diese Weise kann Ihr Team wichtige Kundendaten sammeln, ohne die CRM-Plattform zu verlassen.

CRMs bieten in der Regel Hunderte von Drittanbieter-Integrationen, priorisieren Sie sie also danach, was für Ihr Team wichtiger ist.

Zu den beliebten Integrationen gehören:

• Tools zur Lead-Generierung
• Social-Media-Apps
• E-Mail-Apps
• Projektmanagement-Tools
• Live-Chat-Programme
• Marketing- und E-Mail-Automatisierungsprogramme
• Helpdesk-Apps
• Analyse-Tools

Schritt 7: Testen Sie das CRM auf Leistung und Sicherheit

Der nächste wesentliche Schritt besteht darin, die CRM-Software zu testen, um zu überprüfen, ob sie ordnungsgemäß und gemäß Ihren Anforderungen funktioniert. Nur durch Tests lernen Sie, wie einzelne Komponenten zusammenarbeiten, und bewerten Kundenkontaktpunkte, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt funktionieren.

Hier sind die Schlüsselbereiche, auf die Sie beim Testen des CRM am meisten achten müssen:

Migrierte Daten: Stellen Sie sicher, dass es keine doppelten Informationen gibt und dass die Daten richtig zugeordnet und sortiert sind.

Leistung: CRM sollte in der Lage sein, Aufgaben ohne Verzögerung und Ärger zu erledigen. Leistungstests berücksichtigen die Reaktionszeit einer CRM-Software, die Nutzung zu Spitzenzeiten und die Servernutzung.

Integrationen: Überprüfen Sie alle integrierten Tools und Apps Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie korrekt verbunden sind.

Sicherheit: Ihre CRM-Software muss in der Lage sein, die Informationen Ihrer Kunden durch Funktionen wie Verschlüsselung zu schützen.

Ist alles ausreichend konfiguriert und geprüft, können Sie nun das CRM im restlichen Unternehmen einführen.

Schritt 8: Schulen Sie Ihre Benutzer

Ihre neue CRM-Software ist nun offiziell für die Mitarbeiter einsatzbereit. Ihr Team muss sich einer CRM-Schulung unterziehen und den Umgang mit dem neuen System erlernen. Es ist auch wichtig, regelmäßig Feedback von ihnen zu erhalten, um Hindernisse und Probleme bei der Verwendung des Systems zu minimieren.

Schritt 9: Erstellen Sie interne Nutzungsrichtlinien

Erstellen Sie gemeinsame Richtlinien für die Verwendung von CRM und teilen Sie diese mit Ihren Teammitgliedern. Dadurch wird der gesamte Prozess für alle viel reibungsloser und einfacher.

Die CRM-Richtlinien müssen aktualisiert werden, um Änderungen im System widerzuspiegeln. In den Richtlinien sollte alles klar definiert sein, einschließlich wie, was und wann alles in das System eingegeben werden muss.

Schritt 10: Überwachen Sie die Leistung nach der Implementierung

Gleich nach der Einführung der CRM-Software ist es wichtig zu überwachen, ob Ihre Mitarbeiter sie effektiv nutzen oder nicht. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Sie unternehmen können, um eine hohe Akzeptanzrate bei den beabsichtigten Endbenutzern sicherzustellen:

Bieten Sie kontinuierliche Schulungen an: CRM-Schulungen müssen ein kontinuierlicher Prozess sein. Bieten Sie regelmäßige Online-Seminare und Präsenzschulungen an, insbesondere im Hinblick auf Änderungen an der CRM-Software.

Feedback fördern: Holen Sie ständig Feedback von Mitarbeitern ein. Wenn sie der Meinung sind, dass die Software nicht robust genug oder schwierig zu bedienen ist, hören Sie ihnen zu und unternehmen Sie die entsprechenden Schritte in Richtung einer umsetzbaren Änderung.

Stellen Sie sicher, dass direkte Manager einbezogen werden: Endbenutzer werden eher geneigt sein, die neue Software zu verwenden, wenn ihre direkten Vorgesetzten die Vorteile eines CRM fördern und es auch in ihre eigenen Arbeitsabläufe integrieren.

Durch die Bewertung des Benutzerengagements und des gesamten Implementierungsprozesses können Sie feststellen, ob das neue CRM Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringt oder nicht.

Nachdem wir nun die wichtigste Frage beantwortet haben – Was sind die Schritte der CRM-Implementierung – lassen Sie uns einige Herausforderungen im Zusammenhang mit dem CRM-Implementierungsprozess erörtern.

Herausforderungen und Risiken bei der CRM-Implementierung

Die breite Implementierung von High-End-Software wie CRM wird nicht ohne Herausforderungen verlaufen. Aber sich dieser Risiken bewusst zu sein und sich im Voraus darauf vorzubereiten, kann den gesamten Prozess erleichtern.

Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung von CRM-Systemen ist die geringe Akzeptanzrate bei den Zielbenutzern. Wenn die Software zu komplex ist oder Benutzer den Grund für ihre Implementierung nicht verstehen, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie sie nicht verwenden. Auch wenn Ihr neues CRM komplex zu erlernen und zu verwenden ist, kann dies zu einer geringeren Produktivität des gesamten Vertriebsteams führen, bis es das neue System erlernt.

Das richtige CRM wird mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren. Aber die Wahl des falschen CRM stagniert das Wachstum mit zusätzlichen Kosten für die Funktionen, die Sie benötigen. Wenn Ihr neues CRM nicht ständig verbessert oder aktualisiert wird, gerät es außerdem schnell in Verzug und wird zu einer Belastung für Ihr Team.

Abschließende Gedanken

Der Implementierungsprozess der CRM-Software kann schwierig sein. Mit etwas sorgfältiger Planung können Sie Ihren Implementierungsprozess jedoch zu einem durchschlagenden Erfolg machen! Um Ihre Investition zu maximieren, stellen Sie sicher, dass die Implementierung, Konfiguration und Tests ordnungsgemäß geplant und durchgeführt wurden.

Unsere Experten bei Appinventiv sind nicht nur in der Lage, die beste CRM-Software für Ihr Unternehmen zu entwickeln, sondern sind auch darin geschult, Ihr neu integriertes CRM-System zu integrieren, anzupassen, zu schulen und Feedback zu sammeln. Unser Team beseitigt das Rätselraten bei der CRM-Implementierung vollständig und hilft Ihnen, Zeit zu sparen, damit Sie sich auf andere wichtige Geschäftsprozesse konzentrieren können.

Als führendes Unternehmen für die Entwicklung von Unternehmenssoftware haben wir mehreren Unternehmen bei der erfolgreichen CRM-Implementierung geholfen, um ihre unterschiedlichen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Wenn Sie also auch ein CRM-System in Ihrem Unternehmen implementieren möchten, wenden Sie sich an unsere Fachleute, die Sie durch den gesamten Prozess führen und Ihnen die beste CRM-Lösung ihrer Klasse anbieten werden.