Bedeutung, Ablauf und Leitfaden der Zollabfertigung

Für viele E-Commerce-Unternehmen ist der Verkauf an Kunden weltweit eine große Chance. Es öffnet Ihnen die Türen zu neuen Märkten und erweitert Ihren Kundenstamm.

Eine der größten Herausforderungen im weltweiten Versand besteht jedoch darin, sich in der Welt der Zollabfertigung und der internationalen Vorschriften zurechtzufinden. Ein einfaches Versehen oder Unwissenheit kann zu Versandverzögerungen, zusätzlichen Kosten und sogar zur Beschlagnahmung von Waren führen.

Der Schlüssel zur Überwindung dieser Hindernisse liegt in Vorbereitung, Wissen und den richtigen Partnerschaften. In diesem Artikel besprechen wir, was Sie über die Zollabfertigung wissen müssen und wie Sie den Prozess vereinfachen können.

Was ist Zollabfertigung?

Unter Zollabfertigung versteht man den offiziellen Prozess, bei dem Zollbehörden Waren prüfen, genehmigen und freigeben, die in ein Land eingeführt (Import) oder aus einem Land verlassen (Export) werden.

Durch dieses Verfahren wird sichergestellt, dass die Sendungen den örtlichen Vorschriften entsprechen, die entsprechenden Zölle und Steuern entrichtet werden und die erforderlichen Unterlagen ordnungsgemäß archiviert werden.

Die Zollabfertigung ist ein entscheidender Schritt im internationalen Handel, da sie die Wirtschafts-, Gesundheits- und Sicherheitsinteressen eines Landes schützt und gleichzeitig den grenzüberschreitenden Warenverkehr erleichtert.

Zollabfertigung: So planen Sie voraus

Wenn Sie das Risiko von Verzögerungen und zusätzlichen Gebühren beim Zoll minimieren möchten, müssen Sie vorbereitet sein.

Hier sind einige Überlegungen für Marken, die sich auf den internationalen Versand vorbereiten.

Internationale Versanddokumente, die Sie benötigen

Der internationale Versand ist mit viel Papierkram verbunden.

Es gibt mehrere Versanddokumente, die Sie kennen müssen – und auch wenn Sie möglicherweise nicht alle ausfüllen müssen, kann die Kenntnis ihres Zwecks Ihren internationalen Versand erheblich erleichtern.

1. Proforma-Rechnung: Ein vorläufiger Kaufbeleg, der Käufern vor einem Versand oder einer Lieferung zugesandt wird und in dem die Artikel und ihre Kosten aufgeführt sind.
2. Handelsrechnung: Ein offizielles Dokument zwischen dem Lieferanten und dem Käufer, in dem die verkauften Waren, ihre Menge und der Preis aufgeführt sind. Es dient als Aufzeichnung der Transaktion und wird für die Zollbewertung verwendet.
3. Export-Packliste: Eine detaillierte Liste, in der die Artikel einer Sendung, ihre physischen Eigenschaften und Verpackungsdetails aufgeführt sind.
4. Ursprungszeugnisse: Offizielle Dokumente, die das Land bescheinigen, in dem Waren hergestellt wurden, und anhand dessen die Zölle und die Handelsberechtigung bestimmt werden.
5. Freiverkaufsbescheinigung: Ein Dokument, aus dem hervorgeht, dass Waren, insbesondere im Lebensmittel- und Gesundheitsbereich, im Herkunftsland legal verkauft und verwendet werden und exportiert werden können.
6. Anweisungsschreiben des Versenders: Anweisungen des Versenders an den Spediteur, in denen detailliert beschrieben wird, wie die Sendung verwaltet, versandt und weitergeleitet werden soll.
7. Inlandfrachtbrief: Ein Vertrag zwischen dem Gütereigentümer und dem Transporteur für den Landtransport von Gütern, der häufig beim Transport von Gütern zu einem Hauptschifffahrtshafen verwendet wird.
8. Seefrachtbrief: Ein Vertrag zwischen Käufer und Verkäufer über den Versand von Waren über internationale Gewässer.
9. Luftfrachtbrief: Eine von einer internationalen Fluggesellschaft ausgestellte Quittung für Waren, die als Nachweis des Beförderungsvertrags dient.
10. Akkreditiv: Ein von einer Bank ausgestelltes Dokument, das die Zahlung eines Käufers an einen Verkäufer garantiert und sicherstellt, dass der Verkäufer die Zahlung erhält, solange bestimmte Lieferbedingungen erfüllt sind.

Weitere Einzelheiten zu jedem dieser Dokumente finden Sie hier.

Verstehen Sie internationale Versandvorschriften

Die unterschiedlichen Feinheiten der Versandvorschriften jedes Landes können sehr verwirrend sein. Alles, von Produktbeschränkungen und Steuern bis hin zu Verpackungsstandards und Nichteinhaltung, kann sich jederzeit ändern.

Deshalb ist es wichtig, über die neuesten internationalen Versandvorschriften auf dem Laufenden zu bleiben, damit Ihre grenzüberschreitenden Transaktionen so reibungslos wie möglich ablaufen.

Große Versandunternehmen wie FedEx veröffentlichen häufig Updates zu wichtigen Änderungen, die Einzelhändler beim internationalen Versand beachten müssen. Sie können auch ein Tool für Import-/Exportbestimmungen verwenden, wie es UPS anbietet. Mit diesem Tool wählen Sie einfach das Herkunftsland, das Zielland und die Dokumentationsoptionen aus. Das Tool liefert Ihnen dann detaillierte Informationen darüber, was für jedes Dokument gemäß den Vorschriften des Ziellandes erforderlich ist.

Quelle: UPS

Wie sich Zölle und Steuern auf Ihre Sendung auswirken können

Internetumsatzsteuern sind nicht nur eine lokale Angelegenheit. Wenn Sie global agieren, wachsen auch Ihre Steuerpflichten.

Diese von der Regierung des Empfängerlandes erhobenen Gebühren können auf dem Wert, der Art und der Herkunft der Sendung basieren. GST (Waren- und Dienstleistungssteuer) und andere Mehrwertsteuern (Mehrwertsteuern) dienen nicht nur als Einnahmequelle für Regierungen, sondern auch als Instrumente zur Kontrolle des Flusses bestimmter Waren in ein Land.

In einigen Ländern gibt es Luxussteuern, Sündensteuern oder andere spezifische Einfuhrzölle. Für E-Commerce-Unternehmen kann die Kenntnis dieser Zölle und steuerlichen Auswirkungen im Voraus das Risiko überraschender Gebühren minimieren, wenn Ihre Sendung das Zollamt des Ziellandes erreicht.

Wenn die entsprechenden Gebühren nicht im Voraus bezahlt werden, kann es zu Verzögerungen beim Versand kommen. Dies kann sowohl beim Händler als auch bei seinen Kunden zu Frustrationen führen.

„Ich bin fest davon überzeugt, dass es in dem Land, in das wir liefern, lokale Lagerbestände gibt. Ich erledige grenzüberschreitende Sendungen nicht gerne, einfach weil es so viel Potenzial für Verzögerungen und Kundenprobleme gibt.

Daher ist es für uns sehr wichtig, dass das Fulfillment-Unternehmen, mit dem wir zusammenarbeiten, die Fähigkeit hat, mit uns zu wachsen und Dienstleistungen in den Ländern anzubieten, in denen wir unsere Produkte verkaufen möchten – und das sehe ich bei ShipBob.

Ihr Ziel ist es, ihr globales Netzwerk weiter auszubauen, damit ihre Kunden so viele globale Vertriebsoptionen wie möglich haben. Ich denke also, dass dies auf lange Sicht für uns funktionieren wird. Und die aktuelle Präsenz von ShipBob passt sehr gut zu unseren wichtigsten E-Commerce-Märkten und unserer Zielgruppe.“

Mithu Kuna, Mitbegründer und CEO von Baby Doppler

Die 4 Schritte der Zollabfertigung

Unabhängig davon, ob Sie ein angehender E-Commerce-Unternehmer oder ein erfahrener Exporteur sind, ist es ein Muss, die vier Schritte des Zollabfertigungsprozesses zu verstehen, wenn Sie einen reibungslosen internationalen Handel gewährleisten möchten.

1. Versandetiketten, Rechnungen und andere Unterlagen werden vom Zoll überprüft

Für jede internationale Sendung sind spezielle Unterlagen erforderlich, um den Inhalt, die Herkunft und den Bestimmungsort der Sendung zu überprüfen. Zu diesen Unterlagen gehören das Versandetikett, Rechnungen, Packlisten und mehr.

Empfohlene Vorgehensweise:

• Stellen Sie sicher, dass die Unterlagen vollständig und korrekt sind, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Machen Sie die Beschreibungen der Produkte und ihren Wert klar und transparent.
• Stellen Sie sicher, dass Sie genaue Kontaktinformationen sowohl für den Absender als auch für den Empfänger angeben.

2. Steuern und Abgaben werden ermittelt, beantragt und abgeführt

Steuern und Abgaben schützen heimische Industrien und generieren Einnahmen für Regierungen. Zölle sind ein Tarif, der je nach Art des Produkts sowie seinem Wert und seiner Herkunft variiert. Einige Waren sind dank § 321 sogar von der Zahlung von Zöllen befreit.

Darüber hinaus decken verschiedene Gebühren (z. B. Bearbeitungs- oder Inspektionsgebühren) die Kosten für Zollverfahren ab und stellen sicher, dass importierte Produkte den lokalen Standards entsprechen.

Empfohlene Vorgehensweise:

• Machen Sie sich mit den Steuer- und Zollbestimmungen für Ihr spezifisches Produkt im Zielland vertraut.
• Verwenden Sie nach Möglichkeit den DDP-Versand (Delivered Duty Paid), um den Prozess für den Empfänger zu vereinfachen.
• Bleiben Sie über globale Versandtrends und -richtlinien auf dem Laufenden, die sich auf Steuer- und Zollsätze auswirken können.

3. Paket(e) werden freigegeben

Sobald Steuern und Zölle beglichen sind und alle Unterlagen überprüft wurden, wird das Paket vom Zoll abgefertigt. Das bedeutet, dass es frei zu seinem endgültigen Ziel weiterreisen kann.

Anschließend wird das Paket an den Postdienst vor Ort oder im Zielland übergeben. Es befindet sich nun auf der letzten Etappe der Reise und ist bereit für die Auslieferung an den Empfänger.

Schwierigkeiten bei der Zollabfertigung für E-Commerce-Unternehmen

Trotz aller Bemühungen eines Händlers werden irgendwann Zollhürden auftauchen. Zu den häufigsten gehören:

• Dokumentationsfehler: Ein kleines Versehen kann zu großen Verzögerungen führen.
• Produktbeschränkungen: Für einige Produkte gelten möglicherweise Einschränkungen oder es sind besondere Berechtigungen erforderlich.
• Volumenspitzen: Feiertage oder Ereignisse können zu einem Rückstand beim Zoll führen.

Für Unternehmen, insbesondere kleinere Unternehmen ohne eigene Logistikteams, können diese Herausforderungen überwältigend sein. Die Partnerschaft mit einem externen Logistikdienstleister (3PL) kann dazu beitragen, diese Probleme zu lindern und Unternehmen dabei zu helfen, die Vorschriften einzuhalten, Versandverzögerungen zu reduzieren und ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.

Was passiert, wenn Ihre Sendung beim Zoll scheitert?

Wenn Ihre Sendung beim Zoll aufgehalten wird, ist es wichtig, nicht in Panik zu geraten.

Zu den häufigsten Gründen für solche Verzögerungen gehören Unstimmigkeiten in der Dokumentation, verbotene oder eingeschränkte Artikel oder sogar routinemäßige Stichprobenkontrollen. Achten Sie immer genau auf Mitteilungen oder Mitteilungen von Zollagenten, um die Ursache der Sperre zu verstehen.

Behandeln Sie alle hervorgehobenen Probleme schnell, sei es durch die Berichtigung von Unterlagen, die Begleichung ausstehender Zölle oder die Erwägung, einen Zollagenten um fachkundige Beratung zu bitten. Ein proaktives Vorgehen und eine proaktive Vorbereitung können dazu beitragen, solche Rückschläge in Zukunft zu minimieren.

Liste hilfreicher Ressourcen zur Zollabfertigung für die USA

Bei der Zollabfertigung in den USA ist es am besten, informiert zu sein. Glücklicherweise stehen Ihnen mehrere Ressourcen von Regierungsbehörden zur Verfügung:

• Einreisehäfen: In den USA gibt es mehrere Einreisehäfen, von denen jeder seine eigenen spezifischen Richtlinien hat. Machen Sie sich mit dem Hafen vertraut, über den Ihre Waren einlaufen, sei es auf dem Luft-, See- oder Landweg.
• Harmonisierter Zolltarif (HTS): Hierbei handelt es sich um eine umfassende Ressource, die die Zollsätze für praktisch jeden existierenden Artikel detailliert beschreibt. Die Kenntnis des HTS-Codes für Ihr Produkt ist für eine genaue Dokumentation unerlässlich.
• Durchsetzung und Verwaltung von Quoten: Für einige Produkte gibt es in den USA Quoten oder Beschränkungen für die Menge, die importiert werden darf. Diese Abteilung des CBP schafft Klarheit über diese Einschränkungen.
• Automated Commercial Environment (ACE): Dies ist das US-amerikanische Handelsabwicklungssystem. Es handelt sich um eine einzige Plattform, über die Unternehmen Importe und Exporte melden können und die Regierung über die Zulässigkeit entscheiden kann.
• Online-Suchsystem für Zollentscheidungen (CROSS): Diese Plattform verwaltet eine Datenbank früherer Entscheidungen, die Einblicke in die Handhabung bestimmter Artikel bei der Zollabfertigung geben kann.

Wie kann ShipBob dazu beitragen, den Freigabeprozess zu vereinfachen?

Die Navigation durch den Zollabfertigungsprozess kann entmutigend sein. Stellen Sie sich vor, Sie geben Ihre erste Großbestellung auf, verschicken sie ins Ausland, zahlen mehrere Gebühren – und sobald sie endlich beim Zoll ankommt, werden Sie darüber informiert, dass ein Dokumentationsfehler vorliegt und sich Ihre Lieferung verzögert.

Deshalb kann die Nutzung des Fachwissens einer globalen Fulfillment-Plattform wie ShipBob für Ihre E-Commerce-Marke von unschätzbarem Wert sein.

ShipBob vereinfacht den Zollprozess und erledigt den gesamten Papierkram für Sie, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumentation korrekt und konform ist. Von der korrekten Klassifizierung von Produkten mit den richtigen Codes des Harmonisierten Systems (HS) bis hin zur Bereitstellung von Einblicken in potenzielle Zölle und Steuern ist ShipBob bei jedem Schritt dabei und sorgt für einen reibungslosen Zollprozess für Ihre Sendungen.

Das Wissen von ShipBob über internationale Fulfillment-Vorschriften und Best Practices in Kombination mit seinem ausgedehnten Netzwerk globaler Lager bedeutet, dass Ihre Waren für eine effiziente Abfertigung optimal positioniert sind.

Durch die Lagerung von Lagerbeständen und die Abwicklung von Bestellungen über die Versandzentren von ShipBob in Großbritannien, Australien, Kanada und Europa können Sie grenzüberschreitende Komplexitäten umgehen und gleichzeitig die Versandkosten und -zeiten reduzieren.

„Kanada ist unser größter Markt außerhalb der USA. Wir haben lange Zeit von unserem Lager in der Gegend von Chicago nach Kanada versendet. Durch die Übernahme von Einfuhrzöllen und Steuern sind uns Einnahmen entgangen. Wir wollten die Auftragsabwicklung dorthin auslagern, um einen Teil davon zurückzugewinnen.

Wir wollten auch dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, indem wir die Lieferzeit ihrer Bestellung verkürzen und die frustrierenden Verzögerungen beim Zoll vermeiden. Für uns war es großartig, im kanadischen Versandzentrum von ShipBob zu sein.“

Adam LaGesse, Global Warehousing Director bei Spikeball

Sie können Ihren Kunden sogar DDP-Versand über die Lösung von ShipBob (unterstützt von FlavorCloud) anbieten, um Überraschungsgebühren für Kunden zu vermeiden und ein vorbildliches internationales Versanderlebnis zu bieten.

„Wir haben versucht, den DDU-Versand nach Kanada zu nutzen, und uns wurde klar, wie mühsam das aus Sicht des Kundenerlebnisses und des Kundendienstes war. Der DDP-Versand war eine perfekte Lösung. Jetzt können wir alle globalen Märkte testen und Kunden erhalten ihre Bestellungen zeitnah und ohne versteckte Gebühren.

Unser Lieblingsaspekt der DDP-Versandlösung von ShipBob ist die Möglichkeit, unsere Produkte weltweit an diejenigen versenden zu können, die sie wirklich benötigen. Wir würden gerne in jedem Land Fulfillment-Zentren eröffnen, aber es ist ziemlich schwierig, überall zu expandieren. Der DDP-Versand ermöglicht es uns, jeden sofort zu bedienen!“

Paul Jackson, Mitbegründer von Animalhouse Fitness

Um mehr über die internationalen Versandmöglichkeiten von ShipBob zu erfahren, klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um mit einem Fulfillment-Experten in Kontakt zu treten.

Häufig gestellte Fragen zur Zollabfertigung

Nachfolgend finden Sie Antworten auf einige der häufigsten Fragen zur Zollabfertigung.

Wie lange dauert die Zollabfertigung?

Der Zollabfertigungsprozess kann je nach Land, Produkttyp und Zollaufwand weniger als 24 Stunden dauern. Wenn eine Sendung jedoch beflaggt ist oder die Zollabwicklung verzögert ist, kann es mehrere Tage dauern.

Woher weiß ich, wann mein Paket vom Zoll abgefertigt wurde?

Normalerweise erhalten Sie eine Benachrichtigung von Ihrem Versanddienstleister oder 3PL-Partner.

Wer ist für die Zollabfertigung zuständig?

Der Versender trägt die Hauptverantwortung für die Sicherstellung der Zollabfertigung. Diese Aufgabe kann jedoch an Experten wie ShipBob delegiert werden.

Was ist der beste Weg, um Zollgebühren zu vermeiden?

Zollgebühren sind nicht vermeidbar. Ein gründliches Verständnis des Zollprozesses, eine doppelte oder sogar dreifache Überprüfung, um sicherzustellen, dass die Dokumentation korrekt ist, und die Zusammenarbeit mit einem seriösen Fulfillment- und Versandpartner sind alles gute Möglichkeiten, Verzögerungen zu minimieren und den Zollprozess zu rationalisieren.

Brauche ich einen Zollagenten?

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, eine Zollabfertigung zu beauftragen. Bei komplexen Sendungen oder bestimmten Ländern ist die Beauftragung eines Zollagenten jedoch sinnvoll, wenn Sie internationale Sendungen alleine abwickeln. Sie bringen Fachwissen mit, das eine reibungslosere Räumung gewährleistet.