Wie digitale Workflows und Formulare die betriebliche Effizienz steigern können

Prozesse zu automatisieren und zu standardisieren ist für jedes Unternehmen wichtig. Workflows ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, Berichte, Formulare, Checklisten, Anfragen und mehr über ihre mobile App auszufüllen.

Mit täglichen Arbeitsabläufen können Mitarbeiter ihre Arbeit effizienter und effektiver erledigen und gleichzeitig die Einhaltung von Regeln und Vorschriften sicherstellen.

Der Wechsel von Stift und Papier, Klemmbrettern und Logbüchern zur Aufgabenverwaltung bietet so viele Vorteile der Automatisierung von Prozessen. Zum Beispiel:

• CEOs und Manager verbringen fast 20 % ihrer Zeit mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten, einschließlich der Analyse von Betriebsdaten und der Überprüfung von Statusberichten.
• In Bezug auf Geschäftsprozesse könnten 60 % der Unternehmen rund 30 % ihrer Zeit durch Automatisierung einsparen. Das Generieren von Vertriebskontakten, das Genehmigen von Unterlagen und das Verarbeiten von Dokumenten sind nur einige der Aufgaben, die Ihnen durch Automatisierung Zeit sparen können.
• Das Marktforschungsunternehmen IDC sagt, dass Unternehmen jedes Jahr 20 bis 30 % ihres Umsatzes aufgrund ineffizienter Prozesse verlieren.
• 1/2 der Mitarbeiter gaben an, dass sie unterwegs auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten möchten.

Wir glauben, dass digitale Workflows und Betriebschecklisten 4 Kernqualitäten haben, die einen Mehrwert für die Betriebsautomatisierung bieten:

Ob es sich um eine wöchentliche Checkliste, einen Vorfallbericht oder eine Bestätigung einer kürzlich veröffentlichten Richtlinie handelt, Workflows sind für Ihr Team immer verfügbar und können mit nur wenigen Klicks einfach ausgefüllt werden, sodass es viel einfacher ist, die Automatisierung von Geschäftsabläufen zu fördern.

Standardmäßig wird jeder Workflow-Eintrag abgelegt, sodass Sie auf durchsuchbare und organisierte Weise auf alle historischen Informationen zugreifen können, sodass Sie später relevante Berichte aus den gesammelten Informationen suchen, exportieren oder erstellen können.

Workflows sammeln nicht nur die Informationen, sie leiten sie automatisch an die relevanten Stakeholder weiter, damit diese Maßnahmen ergreifen können. Reduzierung des Reaktions- und Kommunikationsaufwands, wodurch Ihr Unternehmen effizienter und produktiver wird.

Als Manager bieten Ihnen Workflows die Möglichkeit, Status zu verfolgen, Eingaben mit einer Unterschrift zu bestätigen und vieles mehr, damit Sie die von Ihren Teammitgliedern ausgelösten Folgeaktionen verfolgen können.

Sehen wir uns nun einige reale Beispiele für digitale Workflows an.

Um dies alles auf den Punkt zu bringen, schauen wir uns einige reale Kundenbeispiele für digitale Workflows an. Workflows und digitale Formulare können grob in einige Schlüsselkategorien unterteilt werden:

Workflow-Beispiele : „Checkliste für die Standorteröffnung“, „Checkliste vor der Fahrt“, „Monatliche Sicherheitscheckliste“.

Vorteile: Operative Checklisten diktieren standardmäßig die Standardisierung in Ihrer gesamten Organisation, da alle Teammitglieder dasselbe Berichtsformat einhalten.Sie fördern die betriebliche Effizienz, verbessern das Serviceniveau und helfen Ihnen, Ausnahmen zu kennzeichnen, die möglicherweise weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

Beispielsweise kann der Filialleiter Bob auf seinem Handy jederzeit die Checkliste für die heutige Eröffnung einsehen und bei möglichen Ausnahmen Maßnahmen ergreifen, selbst wenn er nicht im Geschäft ist.

Workflow-Beispiele : 'Störfallmeldung', 'Sicherheitsgefahrenmeldung', 'Unfallmeldung'

Vorteile: Reporting-Workflows ermöglichen jederzeit und von überall aus ein schnelles und detailliertes Reporting und ermöglichen eine schnelle Reaktion.

Wenn Jessie beispielsweise über einen Vorfall berichtet, wird ihr Vorgesetzter automatisch in Echtzeit benachrichtigt und erhält eine PDF-Kopie der Vorfalldetails, Bilder und Standorte aus dem Einsatz.

Workflow-Beispiele : „Standortaudit“, „Gesundheits- und Sicherheitsinspektion“, „Teamleistungsaudit“

Vorteile: Auditberichte erleichtern es dem Auditor, Ergebnisse zu dokumentieren, den Inspektionsprozess zu standardisieren und die Ergebnisse im Laufe der Zeit und in der gesamten Organisation zu verfolgen, indem alle Audits aus der gesamten Organisation digitalisiert, zugänglich und vergleichbar gemacht werden.

Wenn Rob beispielsweise ein Gesundheits- und Sicherheitsaudit in einem Restaurant durchführt, sieht er sich zuerst das Audit aus dem letzten Jahr an, um die vorherigen Ergebnisse zu bewerten, und kann dann in seinen Bericht aufnehmen, ob es einen Trend zur Verbesserung oder zu weiteren Maßnahmen gibt ist erforderlich, um die Standards des Teams zu erhöhen.

Workflow-Beispiele : 'Mitarbeiterbuchbestätigung, 'Tägliche COVID19-Gesundheitserklärung', 'Einheitliche Richtlinienannahme'.

Vorteile: Read & Sign-Workflows sind sehr effizient, um eine schnelle und dokumentierte Antwort von Ihrem Team zu erhalten, um sicherzustellen, dass Sie die Compliance-Standards erfüllen und dass Ihr Team mit Ihren internen Protokollen und Richtlinien auf dem neuesten Stand ist.Read & Sign-Workflows bieten Ihnen vollständige Transparenz darüber, wer das Formular ausgefüllt hat, und erleichtern die Nachverfolgung mit Push-Benachrichtigungen nur bei den Teammitgliedern, die dies nicht getan haben, sodass Sie eine 100-prozentige Compliance Ihres Teams erreichen können.

Elise von der Personalabteilung möchte beispielsweise sicherstellen, dass ihr gesamtes Team mit den jüngsten Aktualisierungen des Mitarbeiterhandbuchs des Unternehmens auf dem Laufenden ist. Daher gibt sie einen Lese- und Unterzeichnungs-Workflow aus, in dem die relevanten Informationen detailliert aufgeführt sind, und kann in weniger als 24 Stunden eine Bestätigung von ihrem gesamten Team einholen. Sie lädt auch eine PDF-Kopie jedes ausgefüllten Formulars herunter, um die Dokumentation für Compliance-Zwecke sicherzustellen.

Workflow-Beispiele : „Erstellen eines Wartungstickets“, „Erstattungsformular“, „Lagerbestellung“, „Melden eines Speed-Tickets“.

Vorteile: Mit Ticketing-Workflows kann jedes Teammitglied alle relevanten Informationen mühelos ausfüllen und dokumentieren, einschließlich des Hochladens unterstützender Bilder und anderer erforderlicher Informationen.Alle Tickets werden automatisch dokumentiert, archiviert und organisiert, damit das Team später darauf reagieren und bei Bedarf handeln kann.

Beispielsweise ist James ein Controller, der dafür verantwortlich ist, Teammitgliedern genehmigte Ausgaben zu erstatten. Wenn es an der Zeit ist, die Gehaltsabrechnung zu erledigen, schaut er einfach in seine Erstattungs-Workflow-Tabelle und sieht alle Einträge des letzten Monats. Er kann dann alle bezahlten Ausgaben markieren und bei Bedarf sogar um Klarstellungen von relevanten Teammitgliedern bitten. Er lädt alle Rechnungen zur Dokumentation herunter und macht sich an seine nächste Aufgabe.

Die Kraft digitaler Workflows für die Automatisierung von Geschäftsabläufen

Workflows sind ein großartiges Werkzeug für jedes Team und bieten einen enormen Mehrwert in Bezug auf Zeitersparnis, Standardisierung, Informationsfluss, Compliance und mehr. Sie sind einfach einzurichten und werden von den Teammitgliedern sehr angenommen, da sie die Dinge für alle einfacher machen.