Vorfallmeldeformulare digitalisieren und Vorfälle am Arbeitsplatz transformieren

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen sind,Sie möchten Vorfälle am Arbeitsplatz wie Arbeitsunfälle und Unfälle, tödliche oder geringfügige Beinaheunfälle, Umweltfälle, Mängel in Einrichtungen oder Arbeitsumgebungen immer vermeiden und ihnen einen Schritt voraus sein .Darüber hinaus sollten Sie eine gute Kultur der Meldung von Vorfällen fördern, um einen sichereren Arbeitsplatz zu schaffen und dabei zu helfen, herauszufinden, wie das Arbeitsumfeld kontinuierlich verbessert werden kann.

Siemüssen nicht nur die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter gewährleisten, sondern auch garantieren, dass Ihr Unternehmen stets die gesetzlichen OSHA-Standards einhält.Als Vorgesetzter müssen Sie über ausreichende Unterlagen verfügen, aus denen hervorgeht, dass Sie alles getan haben, um einen Vorfall am Arbeitsplatz zu verhindern, und welche Schritte Sie unternommen haben, als es zu einem Vorfall kam.

All dies führt zu den folgenden Fragen, insbesondere wenn Sie immer noch Stift und Papier verwenden, um Vorfälle am Arbeitsplatz zu bewältigen:

• Aber was ist Ihr Prozess, wenn ein Vorfall passiert?
• Wie meldet ein Mitarbeiter den Vorfall?
• Wird es in Echtzeit verarbeitet?
• Haben die Mitarbeiter ein Handbuch zur Hand, auf das sie sich beziehen und entsprechend handeln können?
• Wie können Sie als Führungskraft den Vorfall schnell mit anderen Mitarbeitern teilen?
• Und wie können Sie überhaupt sicher sein, dass ALLE Ihre Mitarbeiter die Botschaft verstanden haben?
• Darüber hinaus, wie können neue Mitarbeiter von alten Vorfällen erfahren?

Es ist nicht zu leugnen, dass es aufgrund der obigen Fragen und der strengen Sicherheitsvorschriften einen Weg gibt, mit Gefahren und Vorfällen umzugehen, und darauf gehen wir weiter unten ein.

Umgang mit Gefahren und Zwischenfällen

Vor einem Vorfall:

Bevor es überhaupt zu einem Unfall kommt, möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter Sie auf eine potenzielle Gefahr aufmerksam machen!Zum Beispiel eine verbeulte Leiter, ein nasser Boden oder freiliegende Kabel – das sind Gefahren, über die Sie rechtzeitig Bescheid wissen sollten, um zukünftige Unfälle zu vermeiden.

Während eines Vorfalls:

Wenn ein Mitarbeiter in einen Unfall verwickelt ist, sollte für jeden Unfalltyp eine Checkliste bereitstehen, damit Ihr Mitarbeiter weiß, was für jeden Unfalltyp zu tun ist.

Der erste Schritt besteht darin, die Checkliste durchzugehen, einen Krankenwagen zu rufen und den zuständigen Notfallkontakt zu benachrichtigen. Füllen Sie als Nächstes das Vorfallberichtsformular aus. (Natürlich sind Sie dafür verantwortlich, eine effiziente Checkliste zu erstellen, was zu tun ist, wenn ein bestimmter Vorfall am Arbeitsplatz eintritt.) Es ist wichtig, die Daten so schnell wie möglich zusammen mit so vielen Informationen wie Bildern der Gefahr und der Umgebung zu erhalten mit GPS-Standort.

Wichtige Elemente, die in einen Vorfallberichtaufgenommen werden sollten

• Spezifische, sachliche Details und Beschreibungen, aber bleiben objektiv – Mitarbeiterinformationen, Datum, Uhrzeit und Umstände des Vorfalls.
• GPS-Standort.
• Was zu dem Vorfall führt.
• Fügen Sie Fotos des Vorfalls und der Umgebung bei.
• Erläutern Sie, welcher Körperteil verletzt wurde und welche Behandlung Sie benötigen.
• Beschädigte Geräte, Materialien usw.
• Fügen Sie nach Möglichkeit Zeugenaussagen hinzu.
• Behandeln Sie einige Informationen vertraulich.
• Unterschriften aller relevanten Parteien.

Nach einem Zwischenfall:

Teilen Sie so schnell wie möglich ein Update über den Vorfall (was passiert ist und wie man ihn vermeidet) mit allen Mitarbeitern, die einem ähnlichen Vorfall ausgesetzt sein könnten, wie z. B. einem nassen Boden oder einer kaputten Leiter. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass sich ähnliche Vorfälle wiederholen.Ein paar Tage nach dem Vorfall können Sie ein neues, detailliertes Verfahrensupdate darüber teilen, wie mit diesem Vorfall umzugehen ist, wenn er auftritt.

Wenn Sie jedoch immer noch veraltete Vorfallmeldeformulare wie Stift und Papier verwenden, ist es an der Zeit, umzusteigen!Im Jahr 2021 sind Papier-Checklisten und -Abläufe hinfällig, man muss auf mobil umsteigen.

Angesichts all der oben genannten Punkte ist es auch wichtig, dass Sie wissen, dass Unternehmen einen Vorfallbericht ausfüllen, da dies beweist:

• Das Unternehmen räumt den Vorfall ein
• Das Unternehmen untersuchte den Vorfall
• Das Unternehmen hat alle erforderlichen Schritte unternommen, um die mit dem Vorfall verbundenen staatlichen oder bundesstaatlichen Vorschriften einzuhalten
• Das Unternehmen stellte sicher, dass alle an dem Vorfall Beteiligten in den Vorfallbericht aufgenommen und ihre Meldung zur Kenntnis genommen wurden
• Das Unternehmen führte eine Ursachenanalyse durch, um herauszufinden, warum es zu dem Vorfall kam
• Das Unternehmen hat die notwendigen Schritte unternommen, um eine Wiederholung zu verhindern.

Und wenn wir es nicht glasklar gemacht haben, reicht die Verwendung veralteter Methoden wie Stift und Papier einfach nicht mehr aus.

Warum die Umstellung auf mobile Vorfallmeldeformulareein Muss ist

Wenn Sie ein mobiles Vorfallmeldeformular verwenden, verwenden Sie eine digitale Lösung, mit der Sie tägliche Aufgaben priorisieren und Abläufe optimieren können. Das bedeutet, dass Sie nicht mit Bergen von Papierkram überhäuft werden, sondern Ihr Geschäft effizient von Ihrem Smartphone aus führen können. Alles kann unterwegs nachverfolgt und verwaltet werden, digitale Checklisten und Berichte helfen, Reibungsverluste bei täglichen Aktivitäten zu reduzieren, den Informationsfluss zu automatisieren und Ihnen eine bessere Übersicht zu verschaffen.

Warum sonst sollten Sie zu einem mobilen Vorfallmeldeformular wechseln? Das Folgende sollte etwas mehr Licht ins Dunkel bringen.

• Einfaches Einreichen von Informationen über Gefahren und Vorfallberichte. Außerdem wird alles in Echtzeit gemeldet.
• Fügen Sie einfach Fotos und den GPS-Standort hinzu. Keine Notwendigkeit, eine lange Erklärung zu schreiben, wenn ein Bild mehr als tausend Worte sagt.
• Für alle Mitarbeiter zugänglich und sie haben jederzeit Zugriff auf Checklisten und Formulare.
• Das Senden eines aktualisierten Verfahrens erfordert einen Klick.
• Alle Daten sind messbar und werden sicher gespeichert.
• Teilen Sie Videos über die richtige Verwendung von Geräten und den Umgang mit Gefahren und Zwischenfällen.
• 100 % Compliance, da Sie sehen können, wer was getan hat.
• Dokumente sind jederzeit für Schulungen und behördliche Anfragen zugänglich, und wenn sie aktualisiert werden, steht allen Mitarbeitern sofort die neueste Version zur Verfügung.
• Verbessern und aktualisieren Sie die Berichtsformulare für Vorfälle regelmäßig nach Bedarf.

In Anbetracht all dessen müssen Sie wissen, worauf Sie achten sollten, wenn es um eine Software zur Meldung von Vorfällen geht. Es ist so viel mehr als nur die angebotenen Funktionen und der Preis – beides ist wichtig, aber Sie brauchen eine Vorfallberichtssoftware, die noch einen Schritt weiter geht, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Worauf Sie in einer Unfallberichtssoftwareachten sollten

• Auf dem Handy verfügbar

Auf diese Weise sind Ihre Mitarbeiter immer in die Natur des Meldens von Gefahren und Vorfällen eingebunden, da dies bequem und supereinfach ist. Mitarbeiter ohne Schreibtisch haben keine Zeit, sich hinter einen Computer zu setzen, um Sie über einen Vorfall oder eine Gefahr zu informieren. Aber wenn es direkt auf ihrem Smartphone verfügbar ist, bedeutet das, dass sie auch unterwegs den Überblick behalten können.

• Sehr einfach zu bedienen

Sie sollten keinen langwierigen Schulungsprozess durchlaufen müssen, es sollte so einfach wie 1-2-3 sein (insbesondere wenn Sie weniger technisch versierte Mitarbeiter haben). Niemand möchte Zeit damit verschwenden, zu lernen, wie man eine App benutzt, nur um herauszufinden, dass es super kompliziert ist. Wenn die Berichterstattung nicht einfach ist, werden Ihre Mitarbeiter nicht motiviert sein, sie zu verwenden!

• Einfach umzusetzen

Das Herunterladen einer App dauert Sekunden und ist kein komplizierter Vorgang, sodass Sie Zeit sparen und sofort mit der Verwendung der neuen Software zur Meldung von Vorfällen beginnen können.

• Enthält Kommunikationsfunktionen

Sie und Ihre Mitarbeiter werden nichts verpassen, da Sie private oder Gruppen-Chats zu verschiedenen Themen eröffnen können. Senden Sie Updates mit oder ohne Kommentarfunktion, um sicherzustellen, dass die Nachricht zugestellt wird und niemand mit zu vielen Benachrichtigungen belästigt wird.

• Es stehen digitale Formulare zur Verfügung

Wählen Sie entweder aus einer Vorlage oder erstellen Sie Ihr eigenes digitales Formular.Dadurch wird sichergestellt, dass die Formulare dem Erscheinungsbild des Unternehmens ähneln, sodass Ihre Mitarbeiter nicht überrumpelt werden.

• Erschwinglich

Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße müssen Sie die Software auswählen, die für Ihr Unternehmen und Ihren Geldbeutel am sinnvollsten ist.

Wie wählen Sie vor diesem Hintergrund die richtige Software für Vorfallberichte aus? Wir haben unsere Ärmel hochgekrempelt und die Arbeit für Sie erledigt! Unten finden Sie 12 Softwareoptionen für Vorfallberichte, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passen können.

Top 12 Softwarelösungen für die Meldung von Vorfällen

1. Connecteam

Die benutzerfreundliche All-in-One-App von Connecteam macht das Melden und Bearbeiten eines Vorfalls schnell und einfach. Erstellen Sie einen Bericht, bevor ein Unfall passiert (z. B. ein nasser Boden), füllen Sie nach einem Unfall ein Vorfallberichtsformular aus, öffnen Sie eine Bibliothek, um die Checkliste anzuzeigen, was Sie nach einem Vorfall tun sollten, und senden Sie das neue Protokoll innerhalb von Minuten an alle. statt Tage oder Wochen nach einem Vorfall. Darüber hinaus werden alle Arbeitsnummern im Mitarbeiterverzeichnis von Connecteam gespeichert, sodass Sie den angegebenen Notfallkontakt schnell erreichen können.

• Robustes Feature-Set: Der intuitive Drag-and-Drop-Editor macht es einfach, jedes Formular innerhalb von Minuten zu erstellen. Erhalten Sie Informationen von Ihrem Deskless-Team mit erweiterten Funktionen wie Bildern, Unterschriften, Standortstempeln, Dropdown-Listen, Sprachaufzeichnungen, Dateianhängen usw.
• Zugriff rund um die Uhr: Wenn Sie unterwegs sind, kann Ihr Team auf die App zugreifen, um Formulare auszufüllen und einzureichen, sodass Sie sich nicht mit dem Papierkram, unordentlicher Handschrift und veralteten Formularen herumschlagen müssen und tagelange (wenn nicht wochenlange) Wartezeiten vermeiden Schlüsseldokumente ausgefüllt werden.
• Echtzeit-Benachrichtigungen: Lassen Sie sich in Echtzeit über jeden Eintrag Ihres Teams benachrichtigen und überprüfen Sie ihn auf Ihrem Smartphone oder im Büro. Verfolgen Sie außerdem die Abschlussraten, richten Sie automatische Erinnerungen ein und verfolgen Sie alle, die ein Formular nicht ausgefüllt haben.
• Schnelle Informationsverarbeitung: Dinge, auf die Sie als Manager aufmerksam gemacht werden müssen, geschehen auf einen Blick mit erweiterten Filtern und einer durchsuchbaren Benutzeroberfläche. Kennzeichnen Sie Ausnahmen, analysieren Sie Verlaufsdaten und exportieren Sie Informationen bei Bedarf. Außerdem sind alle bisherigen Eingaben dokumentiert und jederzeit verfügbar.
• Automatisieren Sie den Workflow: Laden Sie Excel-Berichte bei Bedarf automatisch herunter und senden Sie sie, erhalten Sie eine PDF-Kopie für jeden Eintrag und vieles mehr, damit Sie Ihr Team und Ihr Unternehmen organisiert und proaktiv halten können.
• Schließen Sie den Kreis: Geben Sie Ihrem Team sofortiges und direktes Feedback zu seinen Einreichungen mit Notizen und farblich abgestimmten Status für jeden Eintrag.
• All-in-One: Sie müssen nicht mehr bezahlen, um Ihr Geschäft auf Autopilot zu führen, Connecteam bietet noch mehr Funktionen, um Ihr Geschäft zu optimieren. Profitieren Sie vom Mitarbeiterverzeichnis, In-App-Chat, Push-Benachrichtigungen, dem Tool für Unternehmensaktualisierungen, dem speziellen Aufgabenverwaltungstool und vielem mehr.

Preis: Für einen monatlichen Festpreis bietet Connecteam Ihnen das Beste für Ihr Geld.Die Preise beginnen bei nur 29 $ pro Monat. Beginnen Sie mit dem kostenlosen Lebensplan von Connecteam, um seine erstaunlichen Fähigkeiten zu testen.

2. Schriftform

Wenn Sie eine Mehrheit von Büroangestellten haben, die vor dem Computer sitzen, passt Typeform hervorragend. Es ähnelt Google Formulare und ist nicht unternehmensspezifisch. Wählen Sie aus einer bereits vorhandenen Formularvorlage aus, damit Ihre Mitarbeiter ein Vorfallmeldeformular ausfüllen können.

Preis: Typeform bietet drei Preispläne an: kostenlos (stark eingeschränkt), Pro für 35 $/Monat/für 1 Benutzer und Pro+ für 70 $/Monat/1 oder mehr Benutzer.

3. Frischeservice

Freshservice ist ein IT Service Management (ITSM) in der Cloud. Es beherbergt eine Reihe von Incident-Management-Funktionen, die in andere ITSM-Prozesse wie Problem-, Änderungs-, Release- und Asset-Management integriert werden können. Öffnen Sie Tickets über eine Reihe von Kanälen wie E-Mail, Support-Portal, Chat usw. Die IT-Abteilung Ihres Unternehmens kann dann die Ticketzuweisung automatisieren und vorgefertigte Antworten ausgeben.

Preis: Starten Sie eine kostenlose 21-tägige Testversion und wählen Sie anschließend aus vier monatlichen Plänen, die Freshservice anbietet.Ihre vier Preispläne beinhalten 29 $/Monat, 59 $/Monat und es gibt zwei 99 $/Monat-Pläne – für große Teams und Unternehmen.

4. A1-Tracker

Passen Sie diese Incident-Management-Software an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens an. Einfach zu implementieren, um Dashboard-Metriken und -Diagramme, ein Webportal, Vorfallberichte, Verlustläufe und mehr zu erhalten. Sie können auch Module anbieten, um Ereignisse, Vorfälle, Verträge, Versicherungen, Ansprüche, Verletzungen, Gehaltsdaten und Vermögenswerte zu verfolgen.

Preis: Chatten Sie mit einem Kundendienstmitarbeiter, um herauszufinden, wie hoch die monatlichen oder jährlichen Kosten sind.

5. ServiceDesk Plus

Was Sie mit ServiceDesk Plus erhalten, ist eine Helpdesk- und Asset-Management-Software. Es bietet auch ein Paket für das Vorfallmanagement wie Trouble Ticketing, Einkauf, Vertragsmanagement, ein Self-Service-Portal und so weiter.

Preis: Sie müssen sich an einen Kundendienstmitarbeiter wenden, um mehr über die Preise für ServiceDesk Plus zu erfahren.

6. Incy.io

Verwenden Sie Incy.io auf Ihrem Handy, Computer oder Tablet, um einen Vorfallbericht oder eine Beobachtung zu erstellen. Sie können das Vorfallberichtsformular anpassen, Bilder hinzufügen, Risiken und Trends analysieren und alle Daten werden in Echtzeit präsentiert.

Preis: Sie bieten nur eine Jahresgebühr an und Sie müssen sich an einen Kundendienstmitarbeiter wenden, um Ihnen ein Angebot zu unterbreiten, das von der Größe Ihrer Organisation abhängt.

7. PagerDuty

PagerDuty beschreibt sich selbst als „ein Cloud-Computing-Unternehmen, das eine SaaS-Plattform zur Reaktion auf Vorfälle für IT-Abteilungen herstellt“. Senden Sie schnell und einfach SMS-Benachrichtigungen zum Incident Management – ​​passen Sie sie für Teams oder Einzelpersonen an.

Preis: Die Preise für PagerDuty beginnen bei 6 $/Monat für nur 6 Benutzer, 35 $/Monat, 47 $/Monat und 119 $/Monat.

8. VictorOps

VictorOps rühmt sich mit Bereitschafts-Grundlagen, teamübergreifender Zusammenarbeit und einfacher Transparenz. Sie verwenden IT- und DevOps-Systeme, um automatisierte Benachrichtigungen auszulösen, Informationen zu integrieren und wichtige Dokumentationen zu hosten.

Preis: Die Preise beginnen bei 9 $/pro Benutzer/Monat, 29 $/pro Benutzer/Monat, 49 $/pro/Monat oder holen Sie sich einen benutzerdefinierten Preisplan für alle Ihre Anforderungen an Vorfallsberichte.

9. Compliance 360 ​​von SAI Global

In Bezug auf die Funktionen für Vorfallberichte unterstützt Compliance 360 ​​Audit-Trail, Korrekturmaßnahmen, Vorfallmeldung, Ursachendiagnose und Aufgabenverwaltung.

Preis: Um ein Preisangebot zu erhalten, müssen Sie mit einem Kundendienstmitarbeiter sprechen.

10. Adashi-Systeme

Rettungsdienstorganisationen verwenden Adashi Systems für alle ihre Bedarfe an Vorfallberichten. Ersthelfer können alle Vorfälle sicher und schnell melden, darauf reagieren und sie verwalten.

Preis: Sprechen Sie mit einem Kundendienstmitarbeiter über Preispläne.

11. ProcessMAP-Vorfallsmanagement

ProcessMAP Incident Management ist eine webbasierte Lösung zur Untersuchung, Meldung und Analyse von Umwelt-, Verletzungs-/Krankheits-, Eigentums- und Flottenvorfällen.

Preis: Sprechen Sie mit einem Kundendienstmitarbeiter von ProcessMAP Incident Management über die Preise.

12. OnPage – Incident-Management-System

Audit Trail, Root-Cause-Diagnose, Disaster Recovery, Incident Reporting, Safety Management, Task Management und Ticket Management – ​​darum unterstützt das OnPage Incident Management System im Ereignisfall. Sie können Vorfallberichte in Echtzeit und Post-Mortem-Untersuchungen mit seinen Audit-Trails und Berichten zulassen. OnPage lässt sich auch in RMM- und PSA-Lösungen und Chat-Tools wie Slack integrieren.

Preis: Es gibt eine kostenlose 7-Tage-Testversion mit OnPage, andernfalls müssen Sie sich an einen Kundendienstmitarbeiter wenden, um mehr über die Preise zu erfahren.

Das Fazit zu Softwarelösungen für Vorfallberichte

Die Notwendigkeit, Vorfälle und Gefahren am Arbeitsplatz zu managen, darf nicht übersehen werden, und das wissen Sie wahrscheinlich bereits. Um den Prozess jedoch wirklich reibungslos und schmerzlos zu gestalten (Wortspiel beabsichtigt), müssen Sie moderne Tools verwenden, um der Kurve immer einen Schritt voraus zu sein. Die Schaffung einer sicheren und angenehmen Arbeitsumgebung ist ein MUSS.

Mit Echtzeitzugriff auf Daten können Sie Vorfälle erkennen, bevor sie passieren, und alle auf einfache Weise auf dem Laufenden halten, sodass die Förderung einer sicheren Arbeitsplatzkultur in die DNA Ihres Unternehmens eingebunden wird. Gehen Sie daher unsere Liste der 12 besten Softwarelösungen für Vorfallberichte durch und treffen Sie die beste Wahl für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter.