So berechnen Sie die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters

Arbeitgeber müssen weit mehr als das Grundgehalt einkalkulieren, wenn sie über eine Neueinstellung nachdenken. Sozialleistungen und Steuern erhöhen die Gesamtkosten des Arbeitgebers pro Arbeitnehmer.

Darüber hinaus benötigt jeder Mitarbeiter Ressourcen, um seine Arbeit zu erledigen – etwa Ausrüstung, Schulungsmaterialien oder sogar Treibstoff für ein Firmenfahrzeug.

Das summiert sich alles. Wie viel kostet ein Mitarbeiter? Und wie kann man es berechnen?

In diesem Artikel besprechen wir die Bestandteile der Personalkosten und stellen einige Formeln zur Berechnung der tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters bereit.

Wir betrachten auch die versteckten Kosten der Arbeitnehmer, die vielen Arbeitgebern entgehen.

Formel zur Berechnung der tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters

Eine häufig verwendete Formel zur Berechnung der Personalkosten wurde erstmals von Joseph Hadzima, Dozent am Massachusetts Institute of Technology, erfunden.

Hadzima schlägt vor, dass die tatsächlichen Arbeitgeberkosten für einen Arbeitnehmer zwischen dem 1,25- und 1,4-fachen des Grundgehalts des Arbeitnehmers liegen. Dies berücksichtigt die Lohnsteuer pro Mitarbeiter und die Kosten für Sozialleistungen an Arbeitnehmer.

Wenn ein neuer Mitarbeiter Ihrem Unternehmen beitritt, können Sie dessen Kosten ermitteln, indem Sie Folgendes berechnen:

Grundgehalt x 1,25

Grundgehalt x 1,4

Die tatsächlichen Kosten des Arbeitnehmers sollten zwischen diesen beiden Zahlen liegen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass in Ihrem Unternehmen ein neuer Mitarbeiter mit einem Grundgehalt von 45.000 US-Dollar eingestellt wird. Berechnen Sie Folgendes:

45.000 $ (Grundgehalt) x 1,25 = 56.250 $

45.000 $ (Grundgehalt) x 1,4 = 63.000 $

Ihre tatsächlichen Kosten werden zwischen 56.250 und 63.000 US-Dollar liegen.

Die gleiche Formel gilt für Stundenarbeiter . Multiplizieren Sie einfach ihren Stundenlohn mit 1,25 und 1,4, um die Spanne ihrer tatsächlichen Kosten zu ermitteln.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie stellen einen neuen Mitarbeiter für 20 US-Dollar pro Stunde ein.

20 $ x 1,25 = 25 $

20 $ x 1,4 = 28 $

Die tatsächlichen Kosten für den Arbeitnehmer liegen zwischen 25 und 28 US-Dollar pro Stunde.

Beachten Sie, dass bei dieser Formel andere Ausgaben wie Kosten für Personalbeschaffung, Büroraum, Mitarbeiterausrüstung sowie Einarbeitung und Schulung unberücksichtigt bleiben . Im Folgenden besprechen wir häufige Faktoren, die sich auf die Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter auswirken, damit Sie genauere Berechnungen durchführen können.

Was kann sich auf die Mitarbeiterkosten auswirken?

Eine Reihe von Faktoren wirken sich auf die Personalkosten aus – einige sind unternehmensintern, andere sind externe Einflüsse. Es ist wichtig, diese Faktoren zu verstehen, um die Personalkosten genau berechnen zu können.

Lohnsteuer

Ihr Unternehmen ist für die Zahlung der Lohnsteuer auf der Grundlage des Lohns jedes Mitarbeiters verantwortlich. Dazu gehören Sozialversicherung, Medicare und staatliche Arbeitslosensteuer. Abhängig vom Ort der Arbeitsleistung werden Steuern an den Bund und die Länder abgeführt.

Suchen Sie auf der IRS-Website nach Hilfe bei der Berechnung der Bundessteuer. Dort finden Sie auch Kontaktdaten für staatliche Steuerbehörden.

Angestelltenbonus

Sozialleistungen spielen bei den Gesamtkosten eines Arbeitnehmers eine wesentliche Rolle. Dazu gehören Krankenversicherung, Altersvorsorge, bezahlter Urlaub und andere Versicherungen und Vergünstigungen, die Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern bietet.

Berechnen Sie die durchschnittlichen Kosten für Sozialleistungen pro Mitarbeiter, indem Sie die Gesamtkosten Ihres Leistungspakets durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter dividieren. Hier ist die Formel ausgeschrieben:

Gesamtkosten des Leistungspakets / Gesamtzahl der Mitarbeiter = Kosten der Sozialleistungen pro Mitarbeiter

Denken Sie daran, dass es sich bei den Leistungen um laufende Kosten handelt und dass Leistungen wie PTO- und andere Versicherungen in der Regel zu bestimmten Zeiten verlängert werden. Das bedeutet, dass sie die Leistungskosten pro Mitarbeiter nicht nur einmal zahlen. Beachten Sie dies bei Berechnungen.

Standort

Der Standort ist einer der größten externen Faktoren, die sich auf die Personalkosten auswirken. Beispielsweise benötigt derselbe Mitarbeiter, der in Denver, Colorado, die gleiche Arbeit verrichtet, in Los Angeles, Kalifornien, ein höheres Grundgehalt, um den Unterschied bei den Lebenshaltungskosten auszugleichen. Laut dem Lebenshaltungskostenrechner von CNN Money sind die Lebenshaltungskosten in Los Angeles 31,5 % höher als in Denver.

Marktbedingungen

Die Einstellungsmärkte verändern sich, wenn sich Angebot und Nachfrage ändern. Wenn der Markt Arbeitgeber bevorzugt, ist es möglich, Top-Talente zu geringeren Kosten zu finden. Wenn der Markt jedoch Mitarbeiter bevorzugt, kann eine Erhöhung der Vergütung und Zusatzleistungen erforderlich sein, um die benötigten Talente anzuziehen.

Industrie

Um zu verstehen, was Mitarbeiter von ihrer Gesamtvergütung erwarten, ist es notwendig, Ihre Branche zu verstehen. In einigen Branchen gehen Arbeitnehmer davon aus, dass sie einen Teil oder die gesamte Krankenversicherung bezahlen müssen. In anderen Branchen erwarten Arbeitnehmer, dass der Arbeitgeber eine vollständig vom Unternehmen bezahlte Krankenversicherung anbietet.

Unternehmensvergünstigungen wie vergünstigte Mitgliedschaften im Fitnessstudio sind in einigen Branchen ebenfalls üblicher, während andere den Mitarbeitern nur sehr begrenzte oder gar keine Vergünstigungen bieten.

Rollentyp

Die Mitarbeiterkosten variieren auch je nach den erwarteten Normen für verschiedene Rollen innerhalb eines Unternehmens. Ältere Mitarbeiter und Mitarbeiter mit gefragten Fähigkeiten erwarten im Vergleich zu Einsteigern oder Mitarbeitern mit allgemeinen Qualifikationen eher eine höhere Vergütung und Zusatzleistungen. Rekrutierungsprozesse können für hochrangige Positionen auch robuster und langwieriger sein, was die Personalkosten erhöht.

Die Art und Weise, wie das Mitarbeitergehalt berechnet wird, kann sich auch auf die Mitarbeiterkosten auswirken. Mitarbeiter auf Stundenbasis – und einige Angestellte – haben Anspruch auf Überstunden. Dies kann schwieriger zu budgetieren sein, wenn Sie nicht über ein effizientes Zeiterfassungssystem verfügen.

Firmengröße

Größere Unternehmen können manchmal niedrigere Kosten pro Mitarbeiter erzielen, da die Gesamtkosten auf mehr Mitarbeiter verteilt werden.

Darüber hinaus können in größeren Unternehmen die Kosten für IT-Supportdienste und digitale Systeme wie Zeiterfassungs- und Gehaltsabrechnungssoftware auf mehr Mitarbeiter verteilt werden. Dies trägt auch dazu bei, die Kosten für jeden einzelnen Mitarbeiter zu senken.

Rekrutierungskosten

Um den richtigen Mitarbeiter für eine Stelle zu finden, sind erhebliche Rekrutierungsinvestitionen erforderlich, einschließlich interner und externer Rekrutierungskosten.

Interne Rekrutierungskosten

Hierbei handelt es sich um die Kosten, die Personalvermittlern und Einstellungsmanagern für ihre Zeit bezahlt werden .

Rekrutierung von Personal

Betrachten wir zum Beispiel einen HR-Generalisten, der jede Woche 15 Stunden mit Personalbeschaffungsaufgaben verbringt. Dieser Mitarbeiter verdient 20 US-Dollar pro Stunde und arbeitet jedes Jahr 50 Wochen, nachdem er zwei Wochen Urlaub genommen hat. Ihre Berechnung sieht folgendermaßen aus:

15 [für die Rekrutierung aufgewendete Stunden] x 20 $ [Stundensatz] x 50 [Arbeitswochen pro Jahr] = 15.000 $ pro Jahr für interne Rekrutierung

Berechnen Sie für Angestellte zunächst ihren effektiven Stundensatz mit dieser Formel:

Gehalt / (Wöchentliche geleistete Arbeitsstunden x Wochen pro Jahr) = Stundensatz

Wenn Ihr regulärer Vollzeitmitarbeiter 40 Stunden pro Woche arbeitet, dann arbeitet er 2.080 Stunden pro Jahr (40 x 52). Bei einem Gehalt von 45.000 $ beträgt ihr effektiver Stundensatz 21,63 $ (45.000 $ / 2.080).

Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Mitarbeiter für die Personalbeschaffung zuständig sind, müssen Sie deren individuelle Beiträge zu den internen Personalbeschaffungskosten addieren. Wenn beispielsweise zwei HR-Mitarbeiter wie in unserem Beispiel oben jeweils 15 Stunden pro Woche für Rekrutierungsaufgaben aufwenden, würden interne Rekrutierungskosten in Höhe von 30.000 US-Dollar pro Jahr anfallen.

Personalchefs

Einstellungsmanager sind möglicherweise nur sporadisch in die Personalbeschaffung eingebunden, sollten aber bei der Berechnung Ihrer internen Personalbeschaffungskosten auch deren Zeit berücksichtigen.

Betrachten wir zum Beispiel einen Personalmanager, der durchschnittlich 5 Stunden pro Monat für Personalbeschaffungsaufgaben aufwendet. Das Gehalt des Personalmanagers beträgt 50.000 US-Dollar, bei einem effektiven Stundensatz von 24,04 US-Dollar. Vor diesem Hintergrund sieht Ihre Berechnung folgendermaßen aus:

24,04 $ [Stundensatz] x (5 [Rekrutierungsstunden] x 12 [Monate]) = 1.442,40 $ [jährliche Kosten]

Kombinieren Sie wie bei der Personalbeschaffung die gesamten jährlichen Kosten für jeden einstellenden Manager, um die gesamten jährlichen Rekrutierungskosten aus der Zeit des einstellenden Managers zu erhalten.

Externe Rekrutierungskosten

Nachdem Sie Ihre internen Rekrutierungskosten berechnet haben, müssen Sie Ihre externen Rekrutierungskosten berechnen.

Dazu können die Kosten gehören, die für die Bezahlung der Zeit Dritter an Personalvermittler anfallen, sowie externe Zahlungen für:

• Stellenanzeigen
• Wirtschaftsförderungsveranstaltungen wie Jobmessen
• Recruiting-Software wie Bewerber-Tracking-Systeme
• Hintergrundkontrollen
• Umzugskosten
• Empfehlungsprämien für bestehende Mitarbeiter

Onboarding-Kosten

Nachdem ein neuer Mitarbeiter eingestellt wurde, muss er mit dem Wissen ausgestattet werden, das er in seiner neuen Rolle einbringen kann. Onboarding und Schulung sind notwendige Kosten, die sich schnell summieren können.

Gemeinkosten

Diese beziehen sich nicht direkt auf die Mitarbeiter, sondern decken die für den Betrieb des Unternehmens notwendigen Kosten ab .

Dazu gehören traditionell Dinge wie die Kosten für die Miete von Büroflächen, Nebenkosten, Bürobedarf, Ausrüstung, Mitarbeiteruniformen, Mobiltelefone für Arbeiter und mehr. Zu den Gemeinkosten können auch allgemeine Technologien wie Unternehmenssoftware und Computer gehören.

Fluktuationsrate

Unternehmen mit höheren Fluktuationsraten haben insgesamt höhere Personalkosten. Dies liegt daran, dass sie gezwungen sind, häufiger in die Rekrutierung und Einarbeitung zu investieren.

Warum es wichtig ist, die Personalkosten zu berechnen

Die Berechnung der Personalkosten ist für eine effektive Unternehmensführung unerlässlich. Wenn Sie die Kosten eines Mitarbeiters kennen, können Sie Ihre Personalkosten genau planen . Dieses Wissen kann Ihnen dabei helfen, fundiertere Entscheidungen über mitarbeiterbezogene Ausgaben wie Leistungspakete, Ausrüstung, Schulungen und vieles mehr zu treffen.

Ebenso lässt sich der Personalbedarf leichter vorhersagen, wenn Sie wissen, wie viel die Position eines Mitarbeiters Ihr Unternehmen kostet. Auf diese Weise können Sie besser erkennen, wo flexible Optionen wie Teilzeitbeschäftigung oder Outsourcing an Auftragnehmer Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen können.

Das Verständnis der Arbeitgeberkosten für jeden Mitarbeiter beeinflusst auch die Preisgestaltung für Produkte und Dienstleistungen. Durch die Berücksichtigung der Arbeitskosten kann Ihr Unternehmen Produkte und Dienstleistungen angemessen bewerten, um einen Gewinn zu erzielen.

Darüber hinaus kann die Berechnung der Personalkosten hilfreich sein Bewerten Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter . Durch den Vergleich der Kosten eines Mitarbeiters mit seiner Produktivität und Umsatzgenerierung können Sie datengesteuerte Entscheidungen über Beförderungen, Gehaltserhöhungen, Boni und Leistungsverbesserungspläne treffen.

Abschluss

Bei der Personalkostenberechnung wird mehr als das Grundgehalt des Mitarbeiters berücksichtigt. Die tatsächlichen Kosten eines Arbeitnehmers liegen zwischen dem 1,25- und 1,4-fachen seines Grundgehalts, um Sozialleistungen und Steuerkosten zu berücksichtigen. Es ist wichtig, auch die zusätzlichen Faktoren zu berücksichtigen, die sich auf die Personalkosten auswirken, wie z. B. die Rekrutierungskosten Ihres Unternehmens, der Standort des Mitarbeiters, die aktuellen Arbeitsmarktbedingungen und die Einarbeitungskosten.

Unternehmen, die die wahren Kosten ihrer Mitarbeiter kennen, sind besser in der Lage, effektiv zu budgetieren, Arbeitskosten in die Preisgestaltung einzubeziehen und die Mitarbeiterproduktivität genau zu bewerten.

FAQs

Wie viel Prozent sollte ein Mitarbeiter kosten?

Die durchschnittlichen Kosten pro Mitarbeiter liegen zwischen dem 1,25- und 1,4-fachen des Grundgehalts. Diese Zahl wird sich erhöhen, wenn man variable Kosten wie Zeit des Personalvermittlers, Standort des Mitarbeiters und Arbeitsmarktbedingungen berücksichtigt.

Die meisten US-Unternehmen geben 15 bis 30 % ihres Bruttoumsatzes für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus. Diese Zahlen variieren je nach Branche.

Wie viel kostet es, einen Mitarbeiter zu ersetzen?

Die Society for Human Resource Management (SHRM) hat festgestellt, dass die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung bei 4.700 US-Dollar liegen. Allerdings teilten einige Arbeitgeber SHRM mit, dass sie damit rechnen, dass eine Neueinstellung das Drei- bis Vierfache des Gehalts der Stelle kosten wird. Diese Schätzung berücksichtigt weiche Kosten wie die Zeit, die der Vorgesetzte in den Einstellungsprozess investiert, wodurch die Kosten für den Ersatz von Mitarbeitern in die Höhe schnellen können.

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