So berechnen Sie das Urlaubsgeld für Stundenlohnmitarbeiter

Veröffentlicht: 2023-05-24

Ihre Mitarbeiter brauchen eine Auszeit – ein erholsamer Urlaub bringt die Mitarbeiter erfrischt und wieder motiviert zurück –, aber die Berechnung des Urlaubsgeldes kann verwirrend und kompliziert sein.

Wenn Sie nicht wissen, wie das Urlaubsgeld berechnet wird, besteht die Gefahr, dass Ihre Mitarbeiter die Urlaubstage falsch bezahlen.

Möglicherweise sind Sie mit dem Prozess sogar frustriert und beschließen, überhaupt keinen bezahlten Urlaub anzubieten, was zu unzufriedenen Mitarbeitern führt.

Glücklicherweise ist es einfacher zu verstehen, wie das Urlaubsgeld berechnet wird, als es scheint. Wir sind hier, um Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang zu führen und sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Details berücksichtigen.

Die zentralen Thesen

Urlaubsgeld ist eine Entschädigung, die Arbeitnehmer während ihrer Abwesenheit von der Arbeit erhalten.
Sie können vorgezogenen Urlaub (bei dem der gesamte Urlaub ab einem bestimmten Datum verfügbar ist) oder aufgelaufenen Urlaub (bei dem Mitarbeiter Urlaub auf der Grundlage der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden verdienen) anbieten.
Es ist hilfreich, einen Urlaubsgeldrechner zu verwenden und ein Nachverfolgungssystem einzuführen, um Fehler zu vermeiden.
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, wie Urlaubszeit und -vergütung strukturiert werden sollen, die Gesetze des Bundesstaates, den Mitarbeiterstatus (Vollzeit vs. Teilzeit) und ob Urlaubsüberschüsse oder negative Salden zulässig sind.

Wichtige Begriffe, die Sie kennen sollten

Die Einzelheiten des Urlaubsgeldes können zunächst verwirrend sein. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Begriffe und ihre Definitionen aufgeführt, damit Sie verstehen, wie sie sich vom Urlaubsgeld unterscheiden und sich darauf beziehen.

Als Urlaubszeit wird insbesondere die freie Zeit zur Freizeitgestaltung oder Entspannung bezeichnet.
Bezahlter Urlaub (PTO) umfasst alle Arten von bezahltem Urlaub, wie Krankheitszeit oder Urlaubsgeld sowie Urlaubszeit.
Beim Ansammeln von Urlaub handelt es sich um den Prozess, bei dem Mitarbeiter nach und nach nach einem bestimmten Zeitplan Urlaub verdienen.
Der Urlaubsrückstellungssatz ist die Menge an Urlaubszeit, die ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum verdient. Sie wird normalerweise als Prozentsatz der geleisteten Arbeitszeit ausgedrückt. Beispielsweise bedeutet eine Kumulationsrate von 5 %, dass ein Mitarbeiter pro 100 Arbeitsstunden 5 Stunden Urlaub erhält.
Urlaubsgeld ist die Vergütung, die ein Arbeitnehmer während der Inanspruchnahme der Urlaubszeit erhält. Dies entspricht in der Regel ihrem Stundenlohn oder Gehalt.
Bei einem Urlaubsgeld handelt es sich um einen Pauschalbetrag, der einem Arbeitnehmer für nicht in Anspruch genommene Urlaubszeit gezahlt wird. Die Auszahlung erfolgt in der Regel, wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt oder eine bestimmte Zeitspanne verstreicht, beispielsweise zu Beginn eines neuen Jahres.

Was ist Urlaubsgeld?

Urlaubsgeld ist eine Entschädigung, die Unternehmen ihren Mitarbeitern während ihrer Abwesenheit von der Arbeit gewähren . Mitarbeiter können sich entspannen, neue Kraft tanken und eine gute Work-Life-Balance aufrechterhalten, während sie ihr gewohntes Gehalt erhalten.

Das Anbieten bezahlter Freistellung (PTO) für Mitarbeiter wie Urlaub ist auf Bundesebene nicht verpflichtend, trägt aber zu einer glücklicheren und produktiveren Belegschaft bei. Ohne bezahlten Urlaub nehmen manche Arbeitnehmer möglicherweise keinen Urlaub und riskieren so ein Burnout.

Es gibt zwei Hauptarten, wie Urlaubszeit angeboten wird:

Erweiterter Urlaub

Mit einer erweiterten Urlaubszeitregelung wird den Mitarbeitern die gesamte Freizeit in einem bestimmten Zeitraum ab einem bestimmten Datum, beispielsweise dem Startdatum, zur Verfügung gestellt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise 2 Wochen (80 Stunden) bezahlten Urlaub pro Jahr gewährt, können Sie alle 80 Stunden am 1. Januar eines jeden Jahres zur Verfügung stellen.

Angesammelter Urlaub

Im Rahmen einer Urlaubsregelung erhalten Mitarbeiter Urlaubszeit basierend auf der Anzahl der von ihnen geleisteten Arbeitsstunden. Arbeitnehmer können beispielsweise alle paar Monate einen Teil der insgesamt 80 Stunden verdienen , beispielsweise alle 3 Monate 20 Stunden.

Oder Sie können einen Prozentsatz für die Urlaubsabgrenzung festlegen und es Mitarbeitern ermöglichen, bis zu 80 Stunden Urlaub pro Jahr zu verdienen. Eine Abgrenzungsquote von 8 % bedeutet beispielsweise, dass Ihr Team pro 100 Arbeitsstunden 8 Stunden Urlaub erhält. Nach 1.000 geleisteten Arbeitsstunden stehen ihnen alle 80 Stunden Urlaub zu.

Wie wird der Urlaubsanspruch berechnet?

Der erste Schritt zur Bezahlung der Urlaubstage von Mitarbeitern besteht darin, zu verstehen, wie die angesammelte Zeit gemessen werden kann. Die Formel zur Berechnung der Rückstellung ist einfach.

Abgrenzungsrate

Die Abgrenzungsrate wird mithilfe dieser Formel berechnet:

Aufgelaufener Urlaubssatz = Jahresurlaub / Jahresarbeitszeit

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter arbeiten 40 Stunden in der Woche, also 2.080 Stunden im Jahr, und Sie bieten 2 Wochen Urlaub, also 80 Stunden. Um den stündlichen Abgrenzungssatz zu ermitteln, berechnen Sie:

80 Stunden / 2.080 Stunden = 0,038 verdiente Stunden Urlaub pro geleisteter Arbeitsstunde. Dies ist Ihr aufgelaufener Urlaubspreis. Als Prozentsatz wird er mit 3,8 % ausgedrückt.

Sie können dies dann auf andere Berechnungen anwenden.

Abgrenzung pro Periode

Um zu sehen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter pro Lohnperiode ansammeln wird, verwenden Sie diese Formel:

Rückstellung pro Zahlungszeitraum = Stunden im Zahlungszeitraum x Stundensatz für die Rückstellung

Für einen Lohnzeitraum von 80 Stunden berechnen Sie beispielsweise:

80 Stunden x 0,038 Ansammlungsrate = 3,04 angefallene Stunden pro Zahlungszeitraum.

Mit ähnlichen Formeln können Sie ermitteln, wie viel Urlaub ein Mitarbeiter pro Woche, pro Monat oder pro Quartal hat. Nehmen Sie einfach die Stunden in diesem Zeitraum und multiplizieren Sie sie mit dem stündlichen Abgrenzungssatz.

Abgrenzung pro Monat oder Quartal

Um die monatliche oder vierteljährliche Abgrenzung zu berechnen, multiplizieren Sie die Arbeitsstunden des Zeitraums mit der Abgrenzungsrate. Obwohl keine zwei Monate oder Quartale genau gleich sind, finden Sie hier einige Beispiele:

170 Stunden pro Monat x 0,038 Ansammlungsrate = 6,46 angefallene Stunden pro Monat

520 Stunden pro Quartal x 0,038 Ansammlungsrate = 19,76 angefallene Stunden pro Quartal

Profi-Tipp:

Nutzen Sie eine Abwesenheitsmanagementlösung wie Connecteam, um schnell zu berechnen, wie viel Urlaubsgeld jedem Mitarbeiter zusteht. Der integrierte Urlaubsstundenrechner berechnet automatisch die Urlaubszeit Ihres Mitarbeiters auf Basis seiner Arbeitsstunden und der Urlaubsquote.

Wie wird das Urlaubsgeld für Stundenlohnmitarbeiter berechnet?

Bei Angestellten wird das Urlaubsgeld in der Regel auf der Grundlage des Gehalts des Arbeitnehmers berechnet. Bei Stundenarbeitern wird der Betrag in der Regel auf der Grundlage ihres Lohns berechnet .

Um das Urlaubsgeld zu berechnen, sind ein paar einfache Schritte erforderlich. Zunächst benötigen Sie einige Informationen:

Einzelheiten zur Urlaubsrichtlinie Ihrer Organisation , insbesondere dazu, ob diese spezielle Bestimmungen für Stundenarbeiter enthält.
Abgrenzungsrate . Scrollen Sie nach oben, wenn Sie eine Erinnerung zur Berechnung benötigen.
Arbeitsstunden . Diese Daten müssen so genau wie möglich sein. Wir empfehlen daher die Verwendung einer App wie Connecteam, mit der Mitarbeiter und Manager Schichten, Ein- und Ausstempelzeiten sowie Urlaubsanfragen einfach verfolgen können.
Urlaubsgeldsatz . In der Regel handelt es sich dabei um den regulären Stundensatz eines Mitarbeiters.
Beantragte Urlaubsstunden – oder im Falle einer Auszahlung die Anzahl der nicht genutzten Stunden.

Urlaubsgeld und Auszahlung für aktuelle Mitarbeiter

Um herauszufinden, wie viel Sie Ihrem Mitarbeiter für einen bevorstehenden Urlaub zahlen müssen, multiplizieren Sie die Urlaubsstunden mit seinem Lohnsatz.

Urlaubszeit x Lohnsatz = geschuldetes Urlaubsgeld

Wenn Ihr Mitarbeiter 40 Stunden Urlaub nimmt und 25 US-Dollar pro Stunde verdient, verwenden Sie zur Ermittlung seines Urlaubsgeldes folgende Berechnung:

40 Stunden x 25 $/Stunde = 1.000 $ geschuldet

Diese Berechnung kann auch auf Urlaubsauszahlungen für aktuelle Teammitglieder angewendet werden, wenn diese ungenutzte Urlaubszeit haben, die nicht verlängert wird.

Angenommen, in den Richtlinien Ihres Unternehmens ist festgelegt, dass Mitarbeiter alle 80 Stunden Urlaub innerhalb eines Kalenderjahres nehmen müssen, ungenutzte Urlaubstage nicht von einem Jahr auf das nächste übertragen werden können und das Unternehmen ungenutzte Urlaubstage auszahlen muss.

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter, der 30 US-Dollar pro Stunde verdient, hat am 1. Dezember 2023 noch 20 Stunden ungenutzten Urlaub. Angenommen, er kann diese Zeit nicht vor dem 1. Januar 2024 frei nehmen, wenn der Urlaub aller Ihrer Mitarbeiter zurückgesetzt wird.

Um zu ermitteln, wie viel Ihnen zusteht, gehen Sie wie folgt vor, um die Urlaubsauszahlung zu berechnen:

Urlaubszeit x Lohnsatz = Urlaubsauszahlung

20 Stunden x 30 $/Stunde = 600 $ auszuzahlen

Wie wird das Urlaubsgeld für ausscheidende Mitarbeiter berechnet?

Wenn Sie eine Auszahlung für einen Mitarbeiter berechnen, der das Unternehmen verlässt, müssen Sie wissen, wie viel Urlaub der Mitarbeiter angesammelt und nicht genutzt hat. Als eine Erinnerung:

Aufgelaufener Urlaub = Geleistete Stunden x Stundensatz

Nehmen wir an, der Mitarbeiter verdient in seiner Funktion 25 US-Dollar pro Stunde und hat noch 40 Stunden ungenutzten Urlaub. Die Auszahlungsberechnung erfolgt wie bei freigestellten Mitarbeitern:

Urlaubszeit x Lohnsatz = Urlaubsauszahlung

40 Stunden x 25 $/Stunde = 1.000 $ auszuzahlen

Profi-Tipp:

Während Unternehmen in den meisten Bundesstaaten nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind, ungenutzten Urlaub auszuzahlen, betrachten Arbeitnehmer den Urlaub als Teil ihrer Jahresvergütung, sodass eine Auszahlung als positiver Vorteil angesehen wird.

Sie können eine Urlaubsauszahlung in den letzten Gehaltsscheck eines ausscheidenden Mitarbeiters einbeziehen, anstatt ihn als separate Pauschalzahlung auszuzahlen.

So verfolgen Sie das Urlaubsgeld für Stundenlohnmitarbeiter

Die Verwendung einer Tabellenkalkulation zum Nachverfolgen des Urlaubsgeldes mag einfach und erschwinglich erscheinen, Sie riskieren jedoch menschliches Versagen und hohe Verwaltungskosten. Es erfordert auch viel Zeit und Mühe.

Stattdessen empfehlen wir die Verwendung einer Urlaubsgeld-Tracking-App . Sie sind schnell und einfach zu verwenden, automatisieren viele manuelle Aufgaben und verringern das Risiko kostspieliger Fehler. Sie erfassen Mitarbeiter genau:

Stundenlohnsätze
Jährliche Urlaubsstunden und jährlich geleistete Arbeitsstunden, was der Abgrenzungsrate entspricht
Geleistete Arbeitsstunden pro Lohnperiode
Pro Lohnzeitraum verdiente Urlaubsstunden
Etwaige Urlaubsauszahlungen

Wussten Sie?

Connecteam bietet auch ein hervorragendes Tool zur Verwaltung von Abwesenheitszeiten. Mit der Flexibilität, jede Art von Urlaubsrichtlinie zu erstellen, können Sie ganz einfach alle bezahlten oder unbezahlten Abwesenheiten nachverfolgen. Es synchronisiert sich sogar direkt mit den Zeitplänen und Zeitdaten der Mitarbeiter.

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Was Sie bei der Strukturierung und Berechnung des bezahlten Urlaubs beachten sollten

Bei der Strukturierung und Berechnung des bezahlten Urlaubs gibt es einige Dinge zu beachten.

Urlaubszeit vs. Zapfwelle

Stellen Sie zunächst fest, ob Ihr Unternehmen eine allgemeine PTO anbietet, die Urlaubszeit einschließt, oder ob Sie Urlaubszeit nur als eine Art von PTO anbieten. Die meisten Unternehmen bieten eine allgemeine Zapfwelle an , die Arbeitnehmer für jede Art von Urlaub, einschließlich Urlaub, nutzen können.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen Urlaub und anderen Arten bezahlter Freizeit.

Vorgezogener oder angesammelter Urlaub

Entscheiden Sie als Nächstes, wie Ihr Unternehmen Urlaub anbieten wird.

Der Vorteil der vorgezogenen Urlaubszeit besteht darin, dass weniger Berechnungen erforderlich sind – alle Stunden stehen an einem bestimmten Datum zur Verfügung. Aber es gibt auch Risiken. Mitarbeiter können alle Stunden nutzen, wann immer sie möchten, was dazu führen kann, dass zu viel Freizeit zu Beginn entsteht.

Auf der anderen Seite trägt der angesammelte Urlaub dazu bei, die Abwesenheitszeit der Mitarbeiter zu begrenzen, erfordert aber mehr Aufwand für die Nachverfolgung.

Vollzeit- vs. Teilzeitbeschäftigte

Sie müssen außerdem Zulassungskriterien festlegen . Müssen Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeiten, um Anspruch auf Urlaub zu haben, oder ist jeder berechtigt?

Die beste Möglichkeit, Fairness zu gewährleisten, besteht darin, jedem die Berechtigung zu gewähren. Sie müssen jedoch entscheiden, wie die Urlaubsstunden den Arbeitszeiten entsprechen.

Üblicherweise basiert die Berechnung des Urlaubsanspruchs für Vollzeitbeschäftigte auf einer 40-Stunden-Woche, für Teilzeitbeschäftigte hängt die Berechnung jedoch von der Anzahl der Arbeitsstunden ab. Wenn Ihre Teilzeitkräfte 20 Stunden pro Woche arbeiten, entsprechen 2 Wochen Urlaub 40 Stunden pro Jahr oder 1,5 Stunden pro zweiwöchentlicher Lohnperiode.

Staatliche Gesetze

Es gibt keine Gesetze, die Unternehmen dazu verpflichten, PTO anzubieten, aber wenn ein Unternehmen dies anbietet, ist es bestimmten Gesetzen verpflichtet. Diese variieren je nach Bundesland. Machen Sie sich also klar, welche für Ihre Mitarbeiter gelten.

Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten haben, müssen Sie die gesetzlichen Anforderungen in jedem Bundesstaat verstehen. Beispielsweise verlangen einige Bundesstaaten von Unternehmen, dass sie ungenutzten Urlaub auszahlen, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. Einige Bundesstaaten verbieten die Urlaubsregelung „Nutzen Sie es oder verlieren Sie es“, die von Mitarbeitern verlangt, ungenutzte Urlaubszeit kurz vor Beginn eines neuen Jahres aufzugeben.

Übertragung der Zapfwellen-/Urlaubszeit

Überlegen Sie, ob Sie eine „Verwenden Sie es oder verlieren Sie es“-Richtlinie durchsetzen oder Ihren Mitarbeitern erlauben, ungenutzten Urlaub auf das nächste Jahr zu übertragen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Übertragung von PTO-/Urlaubszeit zu berücksichtigen, entscheiden Sie, ob die Arbeitnehmer alle ungenutzten Stunden oder nur einen Teil davon übertragen können.

Einige Unternehmen gestatten beispielsweise, dass eine Woche PTO-/Urlaubszeit verlängert wird. Einige Unternehmen legen eine Obergrenze fest, sodass Mitarbeiter die gesamte ungenutzte Zeit verlängern können. Wenn sie jedoch eine bestimmte Zahl erreichen, sammeln sie keine zusätzliche Zeit mehr an, bis sie diese verbraucht haben.

Ins Negative gehen

Wenn ein Mitarbeiter keine PTO-/Urlaubszeit hat, aber Urlaub benötigt, kann er dann einen negativen Saldo anhäufen (indem er künftige Urlaubsstunden zur Bezahlung rückwirkender Freizeit nutzt) oder unbezahlte Freizeit nehmen?

Beides sind gängige Optionen, aber das Zulassen einer negativen Saldoabgrenzung erfordert mehr Kontrolle und Nachverfolgung. Entscheiden Sie, welche Vorgehensweise für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Unbegrenzte Zapfwelle

Die Verwaltung von Überträgen und negativen Salden kann entmutigend sein. Daher sollten Sie die Vor- und Nachteile eines unbegrenzten PTO-Angebots abwägen.

Eine solche Richtlinie kann neue Mitarbeiter anlocken und Burnout bei bestehenden Mitarbeitern reduzieren, kann aber auch zu einem Missbrauch des Systems oder einer ungleichmäßigen Behandlung der Mitarbeiter führen. Wägen Sie die Vor- und Nachteile ab und treffen Sie die Entscheidung, die sich für Ihr Unternehmen richtig anfühlt.

Abschluss

Es ist notwendig, Ihren Mitarbeitern bezahlten Urlaub anzubieten, um eine gesunde Work-Life-Balance zu gewährleisten. Ebenso wichtig ist es, zu wissen, wie das Urlaubsgeld für Ihre Mitarbeiter berechnet wird. Es ist auch wichtig zu verstehen, was Urlaubsauszahlungen sind: Eine Entschädigung, die Mitarbeiter als Gegenleistung für ungenutzte Urlaubszeit erhalten.

Mit ein paar einfachen Formeln können Sie Urlaubsrückstände sowie Urlaubsgeld und -auszahlungen berechnen und das Urlaubsgeld mit einer leistungsstarken digitalen Lösung wie Connecteam verfolgen.

Bei der Strukturierung und Verfeinerung Ihrer bezahlten Urlaubsregelung sowie bei der Berechnung des Urlaubsgeldes gibt es eine Reihe von Dingen zu beachten. Dazu gehören staatliche Gesetze, Bestimmungen für Teilzeitbeschäftigte, negative Salden und mehr.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu PTO- und Urlaubs-Trackern.

FAQs

Wie berechnet man Urlaubsstunden in Tage?

Um Urlaubsstunden in Urlaubstage umzurechnen, können Sie die Anzahl der aufgelaufenen Urlaubsstunden durch die Stunden dividieren, die Sie an einem Tag arbeiten. Wenn Sie beispielsweise über 40 Zapfwellenstunden verfügen, können Sie 40 durch 8 Stunden pro Tag teilen. Das Ergebnis sind 5 Urlaubstage.

Was ist eine gute PTO-Abgrenzungsrate?

Die Sätze für die Urlaubsabgrenzung variieren, laut Zippia gilt jedoch ein Satz von 4 Stunden pro zweiwöchentlicher Lohnperiode im Allgemeinen als gut. Das entspricht etwa 2,5 Wochen Urlaub pro Jahr.