Beste Tipps zum Ein- und Ausstempeln bei der Arbeit (+6 Möglichkeiten, die Zeit zu erfassen)

Eine genaue Zeiterfassung kann dazu beitragen, Zeitdiebstahl , übermäßige Überstunden und Anwesenheitsprobleme der Mitarbeiter zu verhindern.

Es kann jedoch schwierig sein, eine effektive Strategie für das Ein- und Ausstempeln umzusetzen – insbesondere, wenn Sie Stift und Papier oder ein anderes manuelles System verwenden.

Digitale Zeituhren sind einfacher zu verwenden und genauer, können aber dennoch Probleme verursachen, wenn sie falsch verwendet werden.

Um Ihnen dabei zu helfen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in allen Bereichen korrekt zu halten, erklären wir Ihnen, warum Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter verfolgen sollten, gängige Methoden hierfür und die Vorteile der Verwendung von Apps zum Ein- und Ausstempeln.

Wir haben auch einige Top-Tipps aufgelistet, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrer Stechuhr-Software herauszuholen.

Sollten Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter verfolgen?

Sie sollten die Arbeitsstunden von Arbeitnehmern, die einen Stundensatz erhalten, immer im Auge behalten. Aus mehreren Gründen kann es auch nützlich sein, die Stunden anderer Mitarbeiter zu erfassen.

FLSA-Konformität

Zunächst einmal verlangt der Fair Labor Standards Act (FLSA), dass Sie die Arbeitszeiten und Gehälter Ihrer Mitarbeiter verfolgen und genaue Aufzeichnungen führen . Darin heißt es außerdem, dass Arbeitnehmer Überstundenvergütung erhalten müssen, wenn sie in einer Arbeitswoche mehr als 40 Stunden arbeiten. Eine genaue Zeiterfassung hilft Ihnen, diese und alle staatlichen Vorschriften einzuhalten.

Verhindern Sie Zeitdiebstahl

Eine genaue Zeiterfassung hilft, Zeitdiebstahl zu verhindern . Durch den Einsatz von Tools wie Geofencing (das virtuelle Grenzen um Baustellen legt und das Ein- und Ausstempeln auf diese Orte beschränkt) und das Hinzufügen zusätzlicher Überprüfungsebenen (z. B. Selfie-Überprüfung) können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter ordnungsgemäß ein- und ausstempeln.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein einzelner Mitarbeiter jeden Tag 15 Minuten zu früh kommt und 15 Minuten zu spät abmeldet. Das bedeutet, dass Sie für zusätzliche 30 Minuten unbezahlter Arbeit pro Tag bezahlen würden. Dies entspricht 2,5 Stunden pro Woche oder 130 Stunden pro Jahr. Wenn mehrere Mitarbeiter dies tun, könnte es Sie Zehntausende Dollar pro Jahr kosten.

Verbessern Sie die Genauigkeit von Angeboten und Abrechnungen

Durch die Verfolgung der Mitarbeiterstunden können Sie genau nachvollziehen, wie viel Zeit für jeden Auftrag aufgewendet wird . Dies ist nützlich für die Abrechnung und stellt sicher, dass Sie in Zukunft genaue Angebote und Kostenvoranschläge erstellen können.

Optimieren Sie die Zeiterfassung und Mitarbeiterplanung

Schließlich kann Ihnen die Zeiterfassung dabei helfen, sicherzustellen, dass die Arbeit in Ihrem Unternehmen gerecht verteilt wird. Die Verwendung eines Mitarbeiterplanungstools, das mit Ihrem Zeiterfassungssystem verknüpft ist, kann Ihnen dabei helfen, überall einheitliche Arbeitszeiten einzuhalten und sicherzustellen, dass nicht ein einzelner Mitarbeiter mit den ganzen Überstunden hängen bleibt.

6 Möglichkeiten, die Stunden Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen

Die beste Methode zur Erfassung der Mitarbeiterstunden sollte einfach zu verwenden, genau und zuverlässig sein. Hier sind 6 beliebte Zeiterfassungsoptionen (in keiner bestimmten Reihenfolge).

Stift und Papier

Aufgrund ihrer Einfachheit ist die Zeiterfassung mit Stift und Papier nach wie vor eine weit verbreitete Methode. Dabei notiert ein Mitarbeiter die Zeiten, zu denen er sich an- und abmeldet. Diese Methode ist jedoch anfällig für Zeitdiebstahl, da Mitarbeiter ihre Ein- und Ausschaltzeiten leicht ändern können.

App

Die Verwendung einer mobilen Stechuhr-App wie Connecteam ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Die meisten Optionen sind einfach zu verwenden und verfügen über eine One-Touch-Ein- und Ausstempelfunktion, die es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell und effizient einzustempeln.

Desktop-Anwendung

Auch Desktop-Zeiterfassungs-Apps erfreuen sich großer Beliebtheit, insbesondere bei Büro- oder Schreibtischarbeitern. Diese ähneln mobilen Apps sehr und verfügen über eine One-Touch-Stechuhr. Einige verfügen außerdem über Funktionen wie Aktivitätsverfolgung und regelmäßige Screenshots, um Arbeitgebern bei der Validierung der Mitarbeiterstunden zu helfen.

Zeiterfassungskiosk

Manche Arbeitsplätze lassen sich am besten über einen einzigen Ein- und Ausstempelautomaten bedienen, der von mehreren Mitarbeitern gemeinsam genutzt wird. Jeder Mitarbeiter verfügt über eigene Anmeldedaten, mit denen er auf sein Konto zugreifen kann, und kann sich mit nur einem Fingertipp ein- und ausstempeln.

Biometrisches Einstempeln

Biometrische Zeiterfassungssoftware ist darauf ausgelegt, Mitarbeiter mithilfe biometrischer Daten wie Fingerabdruckscannen oder Gesichtserkennung zu identifizieren . Dies ist eine sehr wirksame Methode, um Kumpelschläge zu verhindern, eine der Hauptursachen für Zeitdiebstahl.

Buddy-Punching tritt auf, wenn ein Mitarbeiter einen Freund oder Kollegen für ihn ein- oder ausstempeln lässt, wenn dieser nicht gerade bei der Arbeit ist. Dies ist mit der biometrischen Verifizierung nahezu unmöglich.

Browsererweiterungen

Browsererweiterungen zur Zeiterfassung sind nützlich für Aufgaben, die hauptsächlich über einen Computer ausgeführt werden. Mitarbeiter können die Zeit direkt über ihren Webbrowser erfassen. Diese Tools umfassen häufig Funktionen wie URL-Tracking und Aktivitätstracking, um die Überprüfung der Mitarbeiterstunden zu erleichtern.

Bonus: Geofencing und GPS-Tracking

Einige mobile Zeiterfassungsprogramme umfassen Geofencing- und GPS-Standortverfolgungsfunktionen. Diese können zwar nicht zur eigentlichen Zeiterfassung verwendet werden, gehen aber mit dem Ein- und Ausstempeln einher .

Mit Geofencing können Sie die Standorte einschränken, an denen Mitarbeiter ein- und ausstempeln können, und so sicherstellen, dass sie vor Ort sind, bevor sie mit der Erfassung ihrer Stunden beginnen.

Mit der GPS-Funktion können Sie die Standorte Ihrer Mitarbeiter verfolgen, wenn diese im Dienst sind. Dadurch können Sie überprüfen, ob sie am richtigen Einsatzort oder Standort arbeiten.

Vorteile von Clock-In-Clock-Out-Apps

Benutzerfreundlichkeit und Zeitersparnis

Das Beste an Ein- und Ausstempel-Apps ist ihre einfache Bedienung. Die meisten sind sowohl für Android als auch für iOS verfügbar, sodass Ihre Mitarbeiter über ihr Smartphone oder andere mobile Geräte darauf zugreifen können.

Einige Apps, wie zum Beispiel Connecteam, verfügen außerdem über eine Reihe von Automatisierungen, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen. Dazu gehören die automatische Erstellung von Stundenzetteln sowie die automatische Abwesenheits-, Pausen- und Überstundenverwaltung.

Verbesserte Aufsicht

Mit einer App zum Ein- und Ausstempeln erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihre Mitarbeiter . Sie können sehen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt am Dienst ist, wann alle ein- und ausgestempelt haben und welche Beschreibungen oder Notizen den Stundenzetteleinträgen beigefügt sind.

Wenn die GPS-Verfolgung aktiviert ist, können Sie auch den Standort Ihrer Mitarbeiter überwachen, während diese eingestempelt sind.

Reduziertes Risiko von Kumpelschlägen

Die meisten Stechuhr-Apps verfügen über eine zusätzliche Verifizierungsebene – beispielsweise die biometrische Verifizierung Reduzieren Sie das Risiko von Kumpelschlägen. Bei einigen Systemen kann es erforderlich sein, dass ein Mitarbeiter jedes Mal, wenn er sich meldet, ein kurzes Selfie macht. Mithilfe dieser Systeme können Sie überprüfen, ob kein Freund oder Kollege für ihn ein- oder ausgecheckt hat. Andere Apps bieten möglicherweise das Scannen von Fingerabdrücken oder die Gesichtserkennung.

Höhere Genauigkeit

Stechuhr-Apps sind genau und können die Zeit sekundengenau verfolgen. Mitarbeiter können ihre Stunden beim Ausfüllen ihrer Stundenzettel nicht runden, und mit Apps können Sie alle Zeiteinträge überprüfen und genehmigen, die Mitarbeiter manuell hinzugefügt haben.

Das bedeutet, dass Sie immer nur für die genauen Stunden bezahlen, die Ihre Mitarbeiter arbeiten, was die Situation für alle fairer macht.

Ermöglichen Sie Zeiteintragsdetails und Kategorisierung

Eine weitere nette Funktion ist die Möglichkeit , Zeiteinträgen Tags, Beschreibungen, Notizen und andere Informationen hinzuzufügen . Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, genau anzugeben, woran sie gearbeitet haben, und alle Informationen bereitzustellen, die zur Rechtfertigung ihrer Arbeitszeit erforderlich sind.

Sie können die Stunden auch nach Kunde, Auftrag, Baustelle usw. kategorisieren. Dies ist für Abrechnungs- und Fakturierungszwecke nützlich und kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie korrekte Angebote machen.

Ermöglichen Sie eine einfache Freizeit-, Abwesenheits- und Überstundenverwaltung

Einige Stechuhr-Apps verfügen sogar über erweiterte Funktionen wie Freizeit, Abwesenheit von Mitarbeitern, Pausen und Überstundenverwaltung. Dies kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Fehler bei der Personalverwaltung zu reduzieren und sicherzustellen, dass Sie die relevanten Arbeitsgesetze einhalten.

Mit Connecteam können Sie beispielsweise Automatisierungen erstellen, um sicherzustellen, dass Überstunden korrekt bezahlt werden und die Mitarbeiter zu den richtigen Zeiten die entsprechenden Pausen haben.

Beste Tipps für die Verwendung der Clock-In- und Out-Software

Mit gutem Beispiel vorangehen

Eine der besten Möglichkeiten, die ordnungsgemäße Nutzung Ihres Stechuhrsystems zu fördern, besteht darin, es selbst zu verwenden . Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, dass Sie und andere Manager es verwenden, werden sie sich wahrscheinlich wohler fühlen, wenn sie es selbst verwenden.

Erfahrungen aus erster Hand mit Ihrer Stechuhr-Software helfen Ihnen auch dabei, genau zu verstehen, wie sie funktioniert. Dadurch wird es ganz einfach, neue Mitarbeiter zu schulen und Probleme zu beheben.

Halte es einfach

Es ist wichtig, dass Ihr Zeiterfassungssystem einfach und benutzerfreundlich bleibt. Wenn Ihre Mitarbeiter Probleme damit haben, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie es nicht mehr richtig verwenden – oder ganz. Dies kann zu Problemen wie falsch erfassten Stunden und schlechten Zeiteintragsbeschreibungen führen.

Daher ist es wichtig, ein benutzerfreundliches Ein- und Ausstempelsystem zu wählen. Suchen Sie nach einer anpassbaren Benutzeroberfläche, für deren Verwendung weder viel Schulung noch besondere technische Kenntnisse erforderlich sind. Connecteam ist ein hervorragendes Beispiel, da es über eine intuitive mobile App und eine One-Touch-Funktion zum Ein- und Ausstempeln verfügt.

Überprüfen Sie die Zeitprotokolle täglich

Wenn Sie sich jeden Tag 5–10 Minuten Zeit nehmen, um einen Blick auf die Zeiterfassungseinträge aller Mitarbeiter zu werfen, können Sie Probleme sofort erkennen und beheben. Wenn jemand beispielsweise vergessen hat, sich ein- oder auszustempeln, können Sie mit ihm sprechen und alle notwendigen Maßnahmen ergreifen.

Erstellen Sie eine Zeiterfassungsrichtlinie

Stellen Sie sicher, dass Sie über eine umfassende Zeiterfassungsrichtlinie verfügen, die genau beschreibt, wie Sie bei der Arbeit einstempeln und was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten, wenn es um die Stundenerfassung geht. Es sollte ein Tutorial enthalten, das jeden Aspekt der Stechuhr erklärt, einschließlich der Einrichtung und Verwendung.

Ihre Zeiterfassungsrichtlinie sollte auch Informationen über die Folgen enthalten, die sich aus der Nichteinhaltung der Erwartungen ergeben. Dazu können mündliche Abmahnungen, schriftliche Abmahnungen und sogar das Risiko einer Kündigung bei wiederholten Verstößen gegen die Richtlinien gehören.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Bedeutung der Zeiterfassung verstehen

Wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, wie wichtig die Zeiterfassung ist, ist es wahrscheinlicher, dass sie es richtig machen. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Zeiterfassungsleitfaden erläutert wird, warum Sie die Stunden erfassen müssen, damit die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden und das Unternehmen die Arbeitsgesetze und -vorschriften einhält.

Bieten Sie Belohnungen für eine konsistente Zeiteinhaltung an

Sie können Mitarbeiter zusätzlich dazu ermutigen, ihre Arbeitszeiten korrekt zu erfassen, indem Sie Belohnungen oder Prämien für eine konsistente Zeiterfassung anbieten . Beispielsweise könnten Sie jede Woche eine kleine Belohnung oder einen Bonus an den beständigsten Mitarbeiter vergeben. Alternativ könnten Sie jedem, der die Erwartungen erfüllt oder übertrifft, einen kleinen wöchentlichen Bonus zur Verfügung stellen.

Nutzen Sie Tags und Beschreibungen

Stellen Sie sicher, dass Sie die Funktionen für Tags und Zeiteintragsbeschreibungen optimal nutzen. Durch das Markieren von Zeiteinträgen können Sie diese schnell und einfach nach Auftrag, Kunde, Team und mehr sortieren. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, wofür Zeit aufgewendet wird.

Längere Beschreibungen ermöglichen es den Mitarbeitern, detailliert anzugeben, wofür sie ihre Zeit aufgewendet haben. Dies kann Ihnen dabei helfen, Arbeitszeittabellen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle an dem arbeiten, was sie sollen.

Abschluss

Eine genaue Zeiterfassung der Mitarbeiter ist in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter fair bezahlt werden. Es gibt viele Möglichkeiten, die Zeit zu erfassen, aber die Verwendung einer Stechuhr-App wie Connecteam ist weniger zeitaufwändig, genauer und für Sie und Ihre Mitarbeiter einfacher zu verstehen.

Connecteam kann Ihnen dabei helfen, an Ihrem gesamten Arbeitsplatz eine konsistente Zeiterfassung aufrechtzuerhalten, unabhängig von der Art Ihres Unternehmens.

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FAQs

Wie können Mitarbeiter am besten ein- und ausstempeln?

Eine digitale Stechuhr wie Connecteam bietet Mitarbeitern eine genaue und benutzerfreundliche Möglichkeit, sich ein- und auszustempeln. Connecteam ist einfach zu bedienen und verfügt über Funktionen wie Pausen- und Überstundenverwaltung, automatische Erstellung von Arbeitszeittabellen, Geofencing und GPS-Standortverfolgung.

Was ist der beste Weg, Zeitdiebstahl zu reduzieren?

Der Einsatz einer digitalen Stechuhr mit Funktionen wie Geofencing und Selfie-Verifizierung kann Ihnen dabei helfen, Zeitdiebstahl in Ihrem Unternehmen zu reduzieren. Geofencing schränkt die Orte ein, an denen sich Mitarbeiter ein- und ausstempeln können, und zusätzliche Verifizierungsmethoden verhindern das Ein- und Ausstempeln durch Buddys, indem sichergestellt wird, dass sich jeder Mitarbeiter selbst ein- und ausstempelt.

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