Was kostet es, einen Mitarbeiter einzustellen?

Einführung

Die Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters können erheblich sein. Wenn Sie also verstehen, welche Kosten damit verbunden sind, können Sie Rechnungen vermeiden und qualifizierte Mitarbeiter mit mehr Vertrauen einstellen. Vor allem kleine Unternehmen profitieren von einem klaren Einstellungsbudget, da es ihnen hilft, zu erkennen, was sie sich leisten können und was nicht.

Laut einer Studie der Society for Human Resource Management (SHRM) betragen die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung 4.683 US-Dollar. Die Einstellungskosten Ihres Unternehmens variieren jedoch je nach Branche, geografischem Standort, den Positionen, für die Sie einstellen, und anderen Faktoren.

In diesem Artikel decken wir allgemeine Kosten vor und nach der Einstellung eines Mitarbeiters ab, geben Beispiele für interne und externe Kosten und schlüsseln die Anwerbungskosten auf. Wir geben auch Tipps, wie Sie das Beste aus Ihren Einstellungskosten herausholen können.

Kosten, bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen

Bevor Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, entfällt ein großer Teil Ihrer Kosten auf die Rekrutierung, einschließlich der Ressourcen, die für erfolglose Kandidaten ausgegeben werden. Die Berechnung Ihrer durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung hilft Ihnen dabei, Bereiche zu finden, in denen Sie möglicherweise zu viel oder zu wenig ausgeben. Ebenso kann es Ihnen helfen zu verstehen, wie sich Ihre Investition langfristig durch die Produktivität und Bindung Ihrer Mitarbeiter auszahlt.

Eine der nützlichsten Rekrutierungsmetriken ist die unten beschriebene Cost-per-Hire-Formel . Wir haben auch Beispiele für interne und externe Rekrutierungskosten bereitgestellt, die Sie an die Umstände Ihres Unternehmens anpassen können.

Cost-per-Hire-Formel

Um die Kosten pro Einstellung zu berechnen, addieren Sie Ihre internen und externen Rekrutierungskosten. Teilen Sie das dann durch die Gesamtzahl der Einstellungen.

So sieht es als Formel aus:

Kosten pro Einstellung = (Interne Rekrutierungskosten + Externe Rekrutierungskosten) / Gesamtzahl der Einstellungen

Angenommen, Ihre internen Rekrutierungskosten betragen 50.000 USD, Ihre externen Rekrutierungskosten 70.000 USD und Ihre Gesamtzahl an Einstellungen beträgt 2.000. Ihre Kosten pro Anmietung betragen:

Kosten pro Einstellung = (50.000 $ + 70.000 $) / 2.000 = 6.000 $

Das bedeutet, dass es Ihr Unternehmen 6.000 $ kostet, einen neuen Mitarbeiter einzustellen.

Interne Rekrutierungskosten

Dazu gehören alle Kosten, die für Ressourcen in Ihrem Unternehmen aufgewendet werden. Sie machen aus:

Interne Personalvermittler

Die Zeit, die Ihr HR-Team für Rekrutierungsaktivitäten aufwendet, wird auf die Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters angerechnet. Dies umfasst das Verfassen einer Rollenbeschreibung, das Teilen auf Jobbörsen, das Sichten von Lebensläufen, das Erstellen von Arbeitsverträgen und alles dazwischen.

Sie können die internen Rekrutierungskosten auf verschiedene Arten berechnen.

Angenommen, Ihr Unternehmen zahlt einem HR-Mitarbeiter einen Stundenlohn. Angenommen, sie arbeiten 50 Wochen pro Jahr und nehmen sich 2 Wochen pro Jahr Urlaub. Eine jährliche Zahl für interne Rekrutierungskosten würde wie folgt aussehen:

Interne Rekrutierungskosten = Stundenlohn x (Anzahl der für die Rekrutierung aufgewendeten Stunden pro Woche x 50)

Angenommen, der Stundenlohn des Mitarbeiters beträgt 20 $/Stunde und er verbringt 10 Stunden pro Woche mit der Rekrutierung. Die jährlichen Kosten für diesen Mitarbeiter betragen:

20 $ x (10 x 50) = 10.000 $

Stellen Sie sich jedoch vor, ein HR-Mitarbeiter erhält ein festes Gehalt und die Personalbeschaffung ist nur eine seiner Aufgaben. Sie können immer noch berechnen, wie viel internes Recruiting Ihr Unternehmen kostet.

Berechnen Sie zunächst den Stundensatz des Mitarbeiters basierend auf seinem Jahresgehalt und der Anzahl der Wochen pro Jahr, die er arbeitet. Verwenden Sie die folgende Formel:

Stundenkosten = Jahresgehalt / (Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Woche x Zahl der geleisteten Wochen pro Jahr)

Nehmen wir an, ein Mitglied der Personalabteilung hat ein Jahresgehalt von 40.000 US-Dollar, arbeitet 40 Stunden pro Woche und 50 Wochen pro Jahr. Ihre Stundenkosten betragen:

Stundenkosten = 40.000 $ / (40 x 52) = 19,23 $

Finden Sie als Nächstes heraus, wie viele Stunden sie jede Woche für die Rekrutierung arbeiten – zum Beispiel 15. Vervollständigen Sie dann ihre jährliche Zahl für interne Rekrutierungskosten:

19,23 $ x (15 x 50) = 14.422,50 $

Berechnen Sie vor allem die internen Rekrutierungskosten für jeden HR-Mitarbeiter, der an der Rekrutierung arbeitet . Dadurch erhalten Sie Ihre gesamten internen Rekrutierungskosten.

Achten Sie darauf, dass Ihr HR-Team im Vergleich zu anderen Bereichen wie der Gehaltsabrechnung nicht zu viel Zeit mit der Personalbeschaffung verbringt, da dies zu Burnout der Mitarbeiter, verzögerten Fristen und einem Dominoeffekt bei den Geschäftskosten führen kann.

Personalchefs

Der Einstellungsmanager wird in der Regel ab der Phase des Vorstellungsgesprächs einbezogen, um die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten (KSA) der Kandidaten zu testen. Abhängig vom Engagement des Managers und dem Dienstalter der Position kann er Stunden oder sogar Tage mit einem in die engere Wahl gezogenen Kandidaten verbringen.

Wenn ein Personalchef einen Stundenlohn erhält, betragen die jährlichen Kosten seiner Rekrutierungstätigkeit:

Kosten für den Personalchef = Stundenlohn x (Anzahl der Stunden, die pro Monat für die Rekrutierung aufgewendet werden x 12)

Angenommen, sie verdienen 50 $ pro Stunde und verbringen im Durchschnitt 3 Stunden pro Monat mit der Rekrutierung. Die jährlichen Kosten betragen:

Kosten für den Personalchef = 50 $ x (3 x 12) = 1.800 $

Sie können diese Berechnung von jährlich zu stündlich für interne Personalvermittler in der obigen Formel verwenden, wenn ein einstellender Manager ein Gehalt erhält.

Mitarbeiterempfehlungen

Die Zahlung einer Mitarbeiterempfehlungsgebühr an Ihre bestehenden Mitarbeiter ist eine großartige Möglichkeit, hochwertige Kandidaten in Ihren Rekrutierungspool aufzunehmen. Je älter die offene Position ist, desto höher ist normalerweise die Vermittlungsgebühr.

Sie können dem Schiedsrichter entweder eine Pauschalgebühr für jede erfolgreiche Anwerbung oder einen Prozentsatz des Jahresgehalts des Angeworbenen als Entschädigung zahlen.

Externe Rekrutierungskosten

Externe Rekrutierungskosten umfassen Zahlungen an Drittunternehmen oder Auftragnehmer, die Ihre Rekrutierungsziele unterstützen. Beziehen Sie folgende Punkte in Ihre externe Kostenkalkulation ein:

Externe Recruitment Manager und Agenturen

Die Nutzung eines externen Personalvermittlers oder einer externen Agentur kann Ihnen eine höhere Einstellungsqualität verschaffen. Sie können auch dazu beitragen, den Rekrutierungsprozess zu beschleunigen, da sie spezialisierte Fähigkeiten und Kandidatennetzwerke nutzen. Externen Personalvermittlern zahlen Sie in der Regel eine Pauschale, ein befristetes Gehalt oder einen Anteil des Jahresgehalts des Mitarbeiters.

Veröffentlichung in der Jobbörse

Auf Online-Jobbörsen wie LinkedIn und Indeed können Sie Stellenbeschreibungen veröffentlichen und bewerben und so Ihren Pool an Arbeitssuchenden vergrößern. Es gibt zwar kostenlose Pläne, aber Sie sollten bezahlte Abonnements für Jobbörsen in Ihr Budget aufnehmen, wenn Sie nach erweiterten Funktionen suchen. Diese Lösungen haben in der Regel monatliche oder jährliche Gebühren . Sie können auch extra bezahlen, um Ihre Stellenanzeigen zu verstärken oder zusätzliche Jobs hinzuzufügen.

Arbeitgebermarke

Berücksichtigen Sie alle Kosten für die Bewerbung Ihres Unternehmens auf Karrieremessen oder die Durchführung von Veranstaltungen zur Beschäftigungsfähigkeit, um Kandidaten anzuziehen.

Beispielsweise kann Ihnen ein Organisator einer Karrieremesse einen Pauschal- oder Stundensatz berechnen, je nachdem, wie groß der Stand Ihres Unternehmens ist und wie viele Personalvermittler anwesend sind.

Denken Sie daran , nur Kosten für externe Parteien einzubeziehen und interne Kosten, wie z. B. Kosten für die Zeit Ihres Personals, auszuschließen.

Recruiting-Software

Neben Jobbörsen gibt es viele andere Softwarelösungen, wie z. B. Applicant Tracking Systems (ATS), die Ihnen helfen, Ihren Kandidatenpool, die Geschwindigkeit der Rekrutierung und die Eignung von Bewerbern zu erhöhen.

Diese werden oft pro Benutzer auf Monats- oder Jahresabonnementbasis abgerechnet. Einige Anbieter bieten jedoch möglicherweise maßgeschneiderte Preise oder lebenslange Abonnements an. Berücksichtigen Sie diese Kosten, wenn Ihr Unternehmen Recruiting-Software verwendet.

Hintergrundkontrollen

Hintergrundüberprüfungen helfen dabei, Bewerberinformationen zu bestätigen, wie z. B. frühere Beschäftigungen und Vorstrafen. Es ist wichtig, sie zu Ihren Rekrutierungskosten hinzuzufügen.

Einige Lösungen berechnen auf monatlicher oder jährlicher Abonnementbasis unbegrenzte Schecks mit Zusatzgebühren für Sonderfunktionen. Andere erheben eine Pauschalgebühr für jede Zuverlässigkeitsüberprüfung.

Umzugskosten

Um die richtige Person für die Stelle zu finden, müssen Sie möglicherweise Umzugskosten in Ihr Stellenangebot aufnehmen. Berücksichtigen Sie die gesamten Umzugskosten des Kandidaten, die Fahrt- und/oder Unterbringungskosten umfassen können. Bieten Sie dann eine vollständige oder teilweise Übernahme dieser Kosten an.

Kosten nach Einstellung eines Mitarbeiters

Die Gesamtkosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters müssen auch die Kosten nach der Einstellung beinhalten. Unbedingt berücksichtigen:

Grundgehalt oder Lohn

Das Grundgehalt – oder der Grundlohn, wenn Ihre Mitarbeiter auf Stundenbasis bezahlt werden – ist die Mindestvergütung, die ein Mitarbeiter vor Steuern verdient. Davon ausgenommen sind Sozialleistungen und Überstundenvergütung.

Normalerweise budgetieren Sie diese Kosten jährlich und zahlen sie monatlich, wöchentlich oder zweiwöchentlich aus.

Arbeitgeberanteil an den Steuern

Als Arbeitgeber müssen Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Bundessteuern bezahlen. Viele Unternehmen zahlen Steuern, einschließlich Sozialversicherungs- und Medicare- sowie Bundesarbeitslosensteuern (FUTA). Überprüfen Sie auf der IRS-Website, welche Bundessteuern Ihr Unternehmen zahlen muss.

Überprüfen Sie außerdem Ihre lokalen und staatlichen Arbeitsgesetze, um festzustellen, ob Sie für zusätzliche Beiträge, wie z. B. staatliche Arbeitslosensteuern, haftbar sind.

Optionale Leistungen

Berücksichtigen Sie die Kosten optionaler Leistungen wie Kranken- und Zahnversicherung, Beiträge zur Altersvorsorge und leistungsabhängige Prämien. Bundesstaatliche und lokale Gesetze können von Ihnen verlangen, bestimmte Leistungen an Arbeitnehmer anzubieten.

Berücksichtigen Sie auch bezahlte Freizeit (PTO), bezahlten Familien- und Behindertenurlaub und andere Arten von bezahltem Urlaub, da Sie Tageslöhne zahlen, während der Mitarbeiter abwesend ist. Berücksichtigen Sie die Kosten für andere optionale Vorteile, die Ihr Unternehmen anbietet, wie z. B. vom Unternehmen bereitgestellte Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Geschenkkarten und Stipendien für die berufliche Entwicklung.

Onboarding

Eine effektive Onboarding-Erfahrung ist unerlässlich, um Ihren neuen Mitarbeiter auf seinen Job vorzubereiten. Sie sollten nachverfolgen, wie viel es für Ihr HR-Team kostet, Aufgaben wie das Ausfüllen von Arbeitsunterlagen und die Planung der ersten Woche des Starters zu erledigen.

Berechnen Sie Ihre jährlichen Onboarding-Kosten pro HR-Mitarbeiter mit der folgenden Formel:

Onboarding-Kosten = Stundenlohn x (Anzahl der Onboarding-Stunden pro Monat x 12)

Angenommen, ein HR-Mitarbeiter erhält 20 US-Dollar pro Stunde und verbringt durchschnittlich 10 Stunden pro Monat mit dem Onboarding. Ihre jährlichen Onboarding-Kosten betragen:

Onboarding-Kosten = 20 $ x (10 x 12) = 2.400 $.

Addieren Sie die Onboarding-Kosten jedes HR-Mitarbeiters zu Ihren jährlichen Onboarding-Gesamtkosten. Teilen Sie diese dann durch die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie in einem Jahr einstellen, um Ihre jährlichen Einarbeitungskosten pro Mitarbeiter zu erhalten.

Um diese Kosten besser planen zu können, lesen Sie unsere Onboarding-Checkliste .

Ausbildung

Schulungen verbessern das Wissen, die Fähigkeiten und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Es umfasst Gesundheits- und Sicherheitsschulungen, kompetenzbasierte Workshops und rollenspezifische Sitzungen mit erfahrenen Teamleitern.

Wenn Schulungen von externen Spezialisten durchgeführt werden, kann Ihnen für einen bestimmten Zeitraum oder pro Sitzung eine Gebühr in Rechnung gestellt werden.

Wenn jedoch interne Manager die Schulung durchführen, verwenden Sie die folgende Formel, um zu berechnen, wie viel Sie jährlich für ihre Zeit bezahlen. Verwenden Sie für stündliche Mitarbeiter die jährliche Formel, die im Abschnitt Einstellung von Managern dieses Artikels bereitgestellt wird, um ihre Stundenkosten zu ermitteln.

Schulungskosten = Kosten pro Stunde x (Anzahl der Stunden, die pro Monat für Schulungen aufgewendet werden x 12)

Angenommen, ein Manager erhält 50 US-Dollar pro Stunde und verbringt 4 Stunden pro Monat mit Schulungen. Ihre jährlichen Ausbildungskosten betragen:

Schulungskosten = 50 $ x (4 x 12) = 2.400 $

Die Schulungskosten sollten auch die Kosten für alle Geräte, Tools, Software usw. berücksichtigen, die Sie bei der Durchführung von Sitzungen verwenden.

IT-Ausstattung und Software

Berücksichtigen Sie die Kosten für IT-Ausrüstung, die einem neuen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird, wie z. B. ein Mobiltelefon, Tablet oder Laptop. Schließen Sie auch alle Gebühren ein, die an externe oder interne IT-Experten gezahlt werden, wenn diese Geräte spezielle Setups erfordern.

Schließen Sie außerdem alle Kosten für Softwareabonnements ein, die mit Neueinstellungen verbunden sind. Diese können pro Benutzer oder als monatliche Pauschalgebühr abgerechnet werden.

So optimieren Sie Ihre Mietkosten

Zu geringe finanzielle Investitionen in die Einstellung bergen das Risiko, nicht die besten Mitarbeiter für Stellen in Ihrem Unternehmen einzustellen. Auf der anderen Seite werden durch zu hohe finanzielle Investitionen Ressourcen verschwendet, die anderen HR-Bereichen zugute kommen würden.

Hier sind unsere Top-Tipps, um sicherzustellen, dass Sie genau den richtigen Betrag für die Einstellung ausgeben. Außerdem geben wir Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass das Geld, das Sie für die Einstellung von Mitarbeitern ausgeben, nicht verschwendet wird.

Schaffen Sie interne Empfehlungsanreize

Interne Mitarbeiterempfehlungen erhalten mit 4-mal höherer Wahrscheinlichkeit ein Stellenangebot als Online-Bewerber. Laut einer Studie von Zippia machen sie zwischen 30 und 50 % aller Neueinstellungen in einem Unternehmen aus. Eine einmalige Empfehlungsprämie ist günstiger als die Bezahlung der Rekrutierungsprozesse interner oder externer HR-Spezialisten.

Empfehlungsprämien können entweder ein festgelegter Dollarbetrag für jede erfolgreiche Empfehlung oder ein Prozentsatz des Gehalts des neuen Mitarbeiters sein. Bieten Sie eine Zahl an, die attraktiv genug ist, um ein Anreiz zu sein, aber niedriger als das, was Sie einem internen oder externen Personalvermittler pro Kandidat zahlen würden.

Verteilen Sie die Fixkosten auf neue Mitarbeiter

Einige Einstellungskosten sind bis zu einer bestimmten Anzahl von Kandidaten fix, wie die Gehälter der HR-Mitarbeiter und die Abonnements für Jobbörsen. Verwenden Sie nach Möglichkeit Ihre internen und externen Ressourcen, um mehrere Bewerber gleichzeitig zu verwalten, um die Kosten pro Einstellung zu senken.

Sie können auch erwägen, Interviewpartner für dieselbe Rolle in derselben Woche zu buchen, um die Entscheidungsfindung von Einstellungsmanagern zu erleichtern. Darüber hinaus können Sie neue Mitarbeiter für das Gruppen-Onboarding oder Schulungssitzungen buchen, um Kosten nach der Einstellung zu sparen.

Priorisieren Sie die Mitarbeiterbindung

Eine effektive Mitarbeiterbindung hilft, die Kosten für die Einstellung von Ersatzmitarbeitern zu vermeiden, die durch freiwilliges Ausscheiden von Mitarbeitern entstehen. Zu den Hauptgründen, warum Mitarbeiter ihre Stelle verlassen, gehören nicht konkurrenzfähige Bezahlung und Sozialleistungen, fehlende berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, mangelnde Wertschätzung und ein wenig unterstützender Vorgesetzter.

Um dem entgegenzuwirken, beginnen Sie damit, Ihre Vergütungspakete attraktiver zu gestalten, indem Sie Dinge wie bezahlten Urlaub und Altersvorsorge einbeziehen. Sie sollten Ihren Mitarbeitern auch Möglichkeiten bieten, innerhalb Ihres Unternehmens zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Ziehen Sie zum Beispiel in Betracht, Schulungen anzubieten, damit die Arbeitnehmer sich weiterbilden oder weiterbilden können.

Zeigen Sie außerdem Wertschätzung durch leistungsabhängige Belohnungen wie z. B. Preise. Schulen Sie auch Manager in Fähigkeiten zur Zusammenarbeit, damit sich Ihre Mitarbeiter unterstützt und einbezogen fühlen.

Minimieren Sie das Burnout Ihrer Mitarbeiter

Mitarbeiter können aufgrund der Menge an Arbeit, die sie erledigen müssen, oder des Drucks, den sie bei der Arbeit verspüren, ein Burnout erleiden. Burnout-Mitarbeiter können körperlich und psychisch krank werden und sich eine Auszeit nehmen, um sich zu erholen. Daher müssen Sie möglicherweise kurzfristig Zeitarbeitskräfte finden oder riskieren, das Geschäft zu stören.

Anstatt die Kosten für die kurzfristige Einstellung von Ersatzmitarbeitern zu bezahlen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Team nicht ausbrennt.

Tun Sie dies, indem Sie ausreichend bezahlten Urlaub gewähren, gegebenenfalls einschließlich bezahlten Krankenurlaubs, und arbeitsfreie Tage für psychische Gesundheit anbieten. Sie können auch erwägen, flexible Arbeitsregelungen anzubieten, z. B. indem Sie den Mitarbeitern erlauben, ihren eigenen Arbeitsplatz zu wählen oder ihre eigenen Arbeitszeiten zu bestimmen.

Schaffen Sie schließlich eine unterstützende Kultur, in der Mitarbeiter ihre Gedanken und Gefühle offen mitteilen können. Melden Sie sich regelmäßig bei Ihren Mitarbeitern, entweder per E-Mail, telefonisch oder per Nachricht. Lassen Sie sie wissen, dass sie mit ihren Bedenken zu Ihnen kommen können.

Abschluss

Es ist wichtig zu wissen, wie viel es kostet, einen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen einzustellen. Bevor Sie einstellen, müssen Sie die Vergütung der internen und externen Personalvermittler, die Zeitkosten für die Einstellung von Managern, die Gebühren für Jobbörsen und die Umzugskosten berechnen. Nach der Einstellung müssen Sie das Grundgehalt des Mitarbeiters, optionale Zusatzleistungen, Ihren Anteil an Steuern, Schulungen, Einarbeitung und IT-Kosten berücksichtigen.

Sowohl zu geringe als auch zu hohe Ausgaben für die Einstellung können zu negativen geschäftlichen Folgen führen. Wenn Sie jedoch Ihre Einstellungskosten verstehen, können Sie Ihre Geschäftsressourcen effizienter nutzen und sogar bessere Kandidaten gewinnen . Um Ihre Kosten zu optimieren, sollten Sie Anreize für interne Empfehlungen schaffen und Ihre Fixkosten auf neue Mitarbeiter verteilen. Und langfristig sollten Sie der Mitarbeiterbindung Vorrang einräumen und Burnout vorbeugen, um sicherzustellen, dass Ihre Kosten nicht verschwendet werden.