Digitales Mitarbeiter-Onboarding: Vorteile, Herausforderungen und Tools

Die zentralen Thesen

• Beim digitalen Mitarbeiter-Onboarding verwenden Sie Tools und Technologien, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Keine Notwendigkeit für persönliche Kurse, Schulungen oder Meetings.
• Zu den Vorteilen des digitalen Onboardings gehören verbesserte Effizienz, Kostensenkung und mehr Komfort.
• Zu den Herausforderungen im Zusammenhang mit dem digitalen Onboarding gehören neue Mitarbeiter, die sich isoliert fühlen, den Prozess langweilig finden und eine Informationsüberlastung erleben.
• Optimieren Sie Ihren digitalen Onboarding-Prozess, indem Sie verschiedene Arten von Inhalten verwenden, neuen Mitarbeitern das Gefühl geben, Teil des Teams zu sein, und eine spezielle Onboarding-App verwenden.

Das richtige Onboarding von Mitarbeitern hilft ihnen, den Umfang ihrer Rolle zu verstehen, sich mit ihrem Team vertraut zu machen und sich mit den Zielen und der Unternehmenskultur Ihres Unternehmens vertraut zu machen. Ohne ein angemessenes Onboarding könnten neue Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, ihren Platz zu finden, und sich abkoppeln. Dies kann sich negativ auf ihre Produktivität auswirken und sogar dazu führen, dass sie später kündigen.

Herkömmliches Onboarding beinhaltet viel Papierkram, generische Verfahren und wenig laufenden Support. Es kann eine Menge Zeit und Mühe kosten, und es ist schwierig, die Mitarbeiter während des gesamten Prozesses zu beschäftigen. Das digitale Mitarbeiter-Onboarding ändert das jedoch.

In diesem Leitfaden erklären wir, was digitales Onboarding ist, sowie dessen Vorteile und Herausforderungen. Wir besprechen auch die besten Tools zur Optimierung Ihres digitalen Onboarding-Prozesses.

Was ist digitales Mitarbeiter-Onboarding?

Beim digitalen Mitarbeiter-Onboarding werden Tools und Technologien zum Onboarding neuer Mitarbeiter eingesetzt. Während das traditionelle Onboarding persönlich erfolgt, kann das digitale Onboarding vollständig online erfolgen.

Unternehmen können web- oder mobilbasierte Onboarding-Software wie Apps oder Webplattformen verwenden, um ein vollständig maßgeschneidertes Onboarding-Programm zu erstellen. Sie können diese Tools verwenden, um Schulungskurse zu erstellen und zu veröffentlichen, neue Mitarbeiter dem Team vorzustellen, Richtlinien zu teilen, Dokumentation zu sammeln und vieles mehr.

Die Vorteile des digitalen Mitarbeiter-Onboardings

Im Vergleich zum traditionellen Onboarding bietet das digitale Onboarding viele Vorteile. Diese beinhalten:

Verbesserte Effizienz

Herkömmliches Onboarding ist oft ein zeitaufwändiger Prozess, der mit viel Papierkram und langwierigen Schulungen verbunden ist. Das digitale Onboarding automatisiert viele sich wiederholende Aufgaben und hält den Prozess ohne Verzögerungen am Laufen.

Außerdem können Sie alles in einer Datenbank speichern, auf die neue Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. So können sie Dokumente schnell und einfach ausfüllen und einreichen und stellen sicher, dass HR-Mitarbeiter alle Informationen, die sie benötigen, an einem Ort haben.

Das digitale Onboarding ermöglicht auch einen sofortigen Start, ohne dass ein persönliches Treffen erforderlich ist. Wenn der neue Mitarbeiter seinen ersten Tag beginnt, kann er über alle notwendigen Kenntnisse und Ressourcen verfügen, um sofort mit der Arbeit zu beginnen.

Reduzierte Kosten

Mit der digitalen Onboarding-Software müssen Sie sich keine Gedanken über die Kosten für das Drucken und Speichern von Onboarding-Dokumenten oder das Erstellen und Abhalten persönlicher Schulungssitzungen machen.

Mit digitalen Systemen können Sie Mitarbeiterakten automatisch an einem einzigen Ort speichern und verwalten. Sie ermöglichen es Ihnen auch, umfassende Online-Schulungskurse zu erstellen und zu veröffentlichen, sodass Sie weder Zeit noch Geld für persönliche Schulungen aufwenden müssen. Sie können Kurse in wenigen Minuten entwickeln und sofort veröffentlichen, damit neue Mitarbeiter sie absolvieren können.

Das digitale Onboarding kann auch die Mitarbeiterbindung verbessern, was die Rekrutierungs- und Einstellungskosten senkt. Eine gute Onboarding-Erfahrung hilft den Mitarbeitern, sich unterstützt zu fühlen, und verstärkt die Vorstellung, dass sie eine gute Wahl getroffen haben, sich Ihrem Unternehmen anzuschließen. Das erhöht die Arbeitszufriedenheit und verringert die Chance auf einen vorzeitigen Ausstieg.

Besserer Komfort

Das digitale Onboarding ist für alle Beteiligten bequem. Sie können rund um die Uhr auf die Onboarding-Software zugreifen . Neue Mitarbeiter können Onboarding-Kurse in ihrem eigenen Tempo direkt von ihren mobilen oder Desktop-Geräten aus absolvieren.

Außerdem müssen die Mitarbeiter keine Papierstapel durchsuchen, um wichtige Informationen zu finden. Innerhalb des digitalen Systems können sie innerhalb von Sekunden auf alle benötigten Dokumente zugreifen.

Darüber hinaus verfügen viele digitale Onboarding-Softwarelösungen über Chat-Funktionen, mit denen Sie neue Mitarbeiter kontinuierlich unterstützen können. Sie können ihre Fragen schnell beantworten, auch nachdem das Onboarding abgeschlossen ist.

Sparen Sie Zeit und Mühe, indem Sie Onboarding-Ressourcen einfach aktualisieren

Mit der digitalen Onboarding-Software für Mitarbeiter können Sie ganz einfach neue Onboarding-Ressourcen hochladen und vorhandene aktualisieren. Fügen Sie wichtige neue Dokumente oder Dateien mit nur wenigen Klicks oder Fingertipps auf Ihrem Gerät hinzu oder aktualisieren Sie vorhandene Ressourcen in wenigen Minuten .

Darüber hinaus sind digitale Onboarding-Tools flexibel und ermöglichen es Ihnen , die Art und Weise, wie Sie Informationen präsentieren, anzupassen . Sie können Ihren Prozess ganz einfach anpassen, wenn sich Ihre Onboarding-Anforderungen oder -Ziele ändern. Sie können Dinge wie Audio, Links, Videos, Quiz und verschiedene andere Dateien hinzufügen oder bestimmte Kurse miteinander gruppieren.

Dies spart Ihnen eine Menge Zeit und Mühe und erleichtert die Aktualisierung und Verwaltung Ihres Onboarding-Prozesses.

Bessere Einblicke, um Mitarbeiter zu unterstützen und Ihren Onboarding-Prozess zu optimieren

Das digitale Onboarding ermöglicht es Unternehmen auch, den Fortschritt der Mitarbeiter während des Onboardings zu verfolgen. Typischerweise wird der Fortschritt auf einem Dashboard angezeigt.

In diesem Dashboard können Sie sehen, wer einen Kurs begonnen hat und wer gerade läuft . Es überwacht auch den Kursabschluss. So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter gut vorankommen, und stellen sicher, dass neue Mitarbeiter rechtzeitig die richtigen Unterlagen einreichen.

Darüber hinaus lässt sich durch die Verfolgung des Fortschritts leicht erkennen, ob Mitarbeiter mit bestimmten Onboarding-Aufgaben oder Schulungen zu kämpfen haben. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um Ihre Onboarding-Materialien anzupassen und Ihren Prozess zu optimieren.

Die Herausforderungen des digitalen Mitarbeiter-Onboardings

Während das digitale Mitarbeiter-Onboarding viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen, denen Sie sich bewusst sein sollten.

Neue Mitarbeiter können sich isoliert fühlen

Während des digitalen Onboardings haben neue Mitarbeiter keine persönliche Zeit mit Managern oder Teammitgliedern. Dies kann dazu führen, dass sie sich isoliert fühlen oder als seien sie kein „richtiger“ Teil des Teams.

Es kann uninspirierend oder langweilig sein

Onboarding-Prozesse enthalten oft kaum mehr als eine E-Mail und ein paar Dokumente, um einen neuen Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen. Sie erledigen die Arbeit, da die Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die sie benötigen. Aber sie sind nicht aufregend, und sie tun nicht viel für Mitarbeiterengagement .

Ein grundlegender Onboarding-Prozess, der nur das Überprüfen von Richtlinien, das Ausfüllen von Unterlagen und das Lesen von Dokumenten umfasst, wird neue Mitarbeiter nicht begeistern oder sie für ihre Rolle begeistern. Dies setzt sie in Gefahr, sich zu verlieren, was zu verminderter Produktivität und erhöhtem Umsatz führen kann.

Bei Neueinstellungen kann es zu einer Informationsüberflutung kommen

Wenn ein neuer Mitarbeiter das Onboarding durchläuft, gibt es für ihn viel zu tun und zu lernen. Es gibt Dokumente, die überprüft und unterschrieben werden müssen, Personen, mit denen man sprechen muss, und Pflichten, die man verstehen muss. Dies kann für neue Mitarbeiter sehr überfordernd sein und in den ersten Tagen zu einer Informationsüberlastung führen.

Möglichkeiten zur Verbesserung des digitalen Onboarding-Prozesses

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Optimierung und Verbesserung Ihrer digitalen Onboarding-Erfahrung für Mitarbeiter.

Nehmen Sie das Pre-Onboarding ernst

Ein erfolgreicher digitaler Mitarbeiter-Onboarding-Prozess beginnt mit dem Pre-Onboarding. Dies umfasst jede Tätigkeit, die vor dem offiziellen Beginn des ersten Arbeitstages des neuen Mitarbeiters stattfindet. Sie müssen das Pre-Onboarding ernst nehmen, wenn Sie möchten, dass Ihr Prozess reibungslos abläuft.

Zu den Aktionselementen vor dem Onboarding können gehören:

• Einrichten des E-Mail-Kontos und/oder des Plattformzugangs des neuen Mitarbeiters
• Erstellung eines Willkommenspakets
• Senden von Mitarbeiterinformationen wie dem Organigramm des Unternehmens oder der Sozialleistungsrichtlinie
• Den Rest des Teams darüber informieren, dass ein neues Mitglied hinzukommt.

Verwenden Sie während des Onboardings und der Schulung verschiedene Arten von Inhalten

Das Onboarding kann oft weniger aufregend sein, also verbessern Sie Ihr digitales Onboarding-Erlebnis, indem Sie verschiedene Arten von Inhalten verwenden.

Anstatt Dutzende von PDFs oder Textdokumenten zu versenden, sollten Sie Videos, Infografiken und sogar Quizfragen verwenden, um wichtige Informationen zu vermitteln. Diese können das Onboarding interessant halten und sicherstellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter engagiert bleiben.

Ziele besprechen

Das Teilen einer Liste von Zielen mit Mitarbeitern während des Onboardings ist eine weitere großartige Möglichkeit, Ihren digitalen Onboarding-Prozess zu optimieren.

Sie können beispielsweise eine erstellen 30-60-90-Tage-Plan für einen neuen Mitarbeiter. Darin wird beschrieben, was sie in den ersten drei Monaten in ihrem neuen Job tun, lernen und erreichen werden.

Überhäufen Sie neue Mitarbeiter jedoch nicht mit Informationen und drängen Sie sie nicht, unrealistische Ziele zu erreichen. Denken Sie daran, dass alle Ziele, die Sie Ihren Mitarbeitern setzen, SMART sein sollten: spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden.

Kommunikation verbessern

Sie möchten mit neuen Mitarbeitern gut anfangen, also bemühen Sie sich, gut mit ihnen zu kommunizieren. Sie können anrufen, eine E-Mail senden oder eine SMS senden.

Sie sollten jedoch auch versuchen, mit neuen Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Sie können lustige Quiz erstellen, Fragebögen erstellen, GIFs teilen oder Eisbrecher erfinden, um den Gesprächsfluss zu fördern. Sie könnten sogar eine Trivia-Runde spielen oder lustige Fakten mit neuen Mitarbeitern austauschen.

Darüber hinaus können Sie erwägen, neue Mitarbeiter zu einem Gruppenchat hinzuzufügen, damit sie während des Onboarding-Prozesses mit Kollegen sprechen können.

Begrüßen Sie neue Mitarbeiter herzlich

Stellen Sie neue Mitarbeiter dem Rest des Teams über eine Nachricht in einem Gruppenchat oder eine unternehmensweite E-Mail vor, um sie herzlich willkommen zu heißen. Videokonferenzen sind eine weitere großartige Möglichkeit, dies zu erreichen.

Dadurch fühlen sich neue Mitarbeiter sofort im Unternehmen zugehörig . Wenn sie sich so fühlen, sind sie viel wahrscheinlicher bei der Arbeit engagiert. Dies ist großartig, um Ihre Fluktuationsrate niedrig zu halten, da die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, in dem sie zufrieden sind.

Stellen Sie Mentoren oder Onboarding-Buddies zur Verfügung

Sie sollten auch erwägen, neuen Mitarbeitern einen Mentor oder „Onboarding Buddy“ zur Seite zu stellen. Bringen Sie einen neuen Mitarbeiter mit einem aktuellen Mitarbeiter zusammen, der entweder in seiner Position ist oder über umfassende Kenntnisse der Rolle des neuen Mitarbeiters verfügt, um sicherzustellen, dass er so hilfreich wie möglich ist.

Mit jemandem, der ihnen die Seile zeigt, gewöhnen sich neue Mitarbeiter schneller an den Job und fühlen sich weniger überfordert. Außerdem hilft ihnen das, von Anfang an wichtige Beziehungen zu Kollegen aufzubauen.

Personalisieren Sie das Erlebnis

Bemühen Sie sich, den Onboarding-Prozess zu personalisieren. Sie können dies tun, indem Sie neue Mitarbeiter je nach Rolle unterschiedlich einarbeiten . Unabhängige Auftragnehmer benötigen beispielsweise Onboarding-Informationen zu Abrechnung und Leistungen, die sich von denen unterscheiden, die Teilzeit- und Vollzeitangestellte erhalten. In der Zwischenzeit benötigen Vorgesetzte ein Onboarding, das sich auf Unternehmensrichtlinien und -prozesse konzentriert, damit sie die Mitarbeiter ordnungsgemäß beaufsichtigen können.

Sie können die Onboarding-Erfahrungen der Mitarbeiter auch auf deren Lernstile abstimmen . Beispielsweise könnten Sie unterschiedliche Onboarding-Methoden für auditive und visuelle Lernende implementieren. Sie könnten Videos oder Audioaufnahmen haben, die bestimmte Pflichten und Richtlinien für auditive Lernende erklären. Und Sie könnten Infografiken und visuelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen für visuelle Lerner haben.

Während des Pre-Onboardings können Sie einen Fragebogen senden und neue Mitarbeiter fragen, wie sie am liebsten lernen. Dann können Sie die geeigneten Onboarding-Methoden verwenden, um ihre Erfahrung positiv zu gestalten.

Verwenden Sie eine App für das Onboarding

Das digitale Onboarding von Mitarbeitern ist einfacher, wenn Sie eine dedizierte App oder Softwarelösung verwenden.

Mit der digitalen Onboarding-Software für Mitarbeiter können Sie schnell und einfach Schulungen erstellen, die neue Mitarbeiter auf ihren mobilen oder Desktop-Geräten absolvieren können. Mitarbeiter können auch Dokumente prüfen und signieren und auf Wissensdatenbanken des Unternehmens zugreifen.

Als Arbeitgeber können Sie Tracking-Tools verwenden, um Einblicke in die Fortschritte neuer Mitarbeiter beim Onboarding zu erhalten. Sie können auch Fristen für Onboarding-Aufgaben festlegen und neue Mitarbeiter sofort benachrichtigen, damit sie diese erledigen. Einige Onboarding-Apps haben auch Live-Umfragen, Umfragen und Vorschlagsboxen, die Ihnen helfen können, wertvolles Feedback zu erhalten.

Das Beste: Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit und überall eine Onboarding-App nutzen.

Die besten Tools für das digitale Onboarding von Mitarbeitern

Apropos Apps, lassen Sie uns einige der besten Tools für das digitale Onboarding von Mitarbeitern durchgehen.

Connecteam ist eine preisgekrönte All-in-One-Onboarding-Lösung und ein Arbeitsmanagementsystem.

Damit können Sie mit nur wenigen Klicks Ihr eigenes Onboarding-Programm entwerfen. Sie können den gesamten Onboarding-Prozess direkt in der Connecteam-App verwalten. Auch neue Mitarbeiter können das Onboarding direkt über die App durchlaufen! Sie können in ihrem eigenen Tempo arbeiten und das Onboarding von überall aus durchführen.

Connecteam macht auch die Kurserstellung einfach. Sie können Kurse in kleinere Abschnitte unterteilen, damit neue Mitarbeiter nicht mit zu vielen Informationen auf einmal überhäuft werden.

Sie können den Inhalt und die Struktur des Kurses vollständig anpassen und problemlos Aktualisierungen vornehmen. Connecteam bietet anpassbare Quizfragen, Umfragen und Formulare, mit denen Sie sicherstellen können, dass neue Mitarbeiter ihr Wissen behalten. Außerdem können Sie Ihren Kursen ganz einfach Videos, PDFs, Links und andere Materialien hinzufügen. Besser noch, Connecteam ermöglicht es Ihnen, Ihre Onboarding-Materialien wiederzuverwenden und bei Bedarf zu aktualisieren.

Darüber hinaus können Sie mit Connecteam Unterlagen von Neueinstellungen sammeln und Fristen und Erinnerungen für den Abschluss des Kurses festlegen . Sie können Onboarding-Kurse auch automatisch an die richtigen Personen senden, basierend auf ihrer Rolle oder ihrem Startdatum.

Connecteam macht es auch einfach , den Onboarding-Fortschritt der Mitarbeiter in Echtzeit zu verfolgen . Sie können auch sehen, wer Schulungen absolviert hat. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, potenzielle Problembereiche zu erkennen, sodass Sie datengestützte Entscheidungen treffen können, um Ihren Onboarding-Prozess zu verbessern.

Connecteams Umfragen , Abstimmungen und HR-Vorschlagsboxen ermöglichen es Ihnen auch, wertvolles Feedback von Mitarbeitern zu sammeln.

Darüber hinaus macht es der In-App-Chat von Connecteam neuen Mitarbeitern leicht, Fragen zu stellen, Antworten zu erhalten und mit dem gesamten Team zu kommunizieren.

Die Zeiterfassungstools von Connecteam sind ein weiteres großartiges Feature für das Onboarding und darüber hinaus. Es verfügt über eine sekundengenaue Stechuhr, sodass die Mitarbeiter immer korrekt bezahlt werden.

Connecteam beginnt bei nur 29 $ pro Monat für 30 Benutzer . Es bietet eine kostenlose Testversion und einen für immer kostenlosen Plan für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Benutzern.

Zenefits ist eine HR-Softwarelösung zur Verwaltung von Einstellungen, Einarbeitungen und Mitarbeiterakten. Die Plattform kann HR-Prozesse automatisieren und bietet Self-Onboarding, damit neue Mitarbeiter einsteigen können, bevor sie zum ersten Mal in die Arbeit gehen.

Zenefits bietet auch die Möglichkeit, das Onboarding anzupassen, Stellenangebote zu senden und Hintergrundprüfungen durchzuführen. Es vereinfacht auch das Unterzeichnen von Dokumenten wie Verträgen. Es kann Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungen verwalten und ermöglicht es Administratoren, den Onboarding-Fortschritt zu verfolgen.

Zenefits beginnt bei 8 $/Mitarbeiter/Monat für das Basispaket. Es bietet eine kostenlose Demo, hat aber keinen kostenlosen Plan.

Bamboo HR ist eine digitale Lösung zur Anpassung der Mitarbeitererfahrung während des Onboardings.

Es ermöglicht Geschäftsinhabern und Managern, Onboarding-Vorlagen zu erstellen, eine Mitarbeiterdatenbank zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. Bamboo HR hilft auch beim Sammeln von Mitarbeiterunterschriften und kann sich wiederholende Onboarding-Aufgaben vereinfachen. Es kann auch in andere Arbeitsmanagement-Tools und Apps integriert werden.

Bamboo HR listet seine Preise nicht öffentlich auf. Stattdessen müssen Unternehmen Kontakt aufnehmen und nach einem Preisangebot fragen.

Bamboo HR bietet zwar eine kostenlose Testversion an, hat aber keinen kostenlosen Plan.

Abschluss

Ein unsachgemäßes Onboarding kann neue Mitarbeiter frustrieren und verwirren, was zu einem vorzeitigen Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen führen kann. Das digitale Onboarding macht den Prozess effizienter, kostengünstiger und bequemer für alle Beteiligten.

Während das digitale Onboarding mit Herausforderungen verbunden ist, können Sie diese bewältigen, indem Sie Ihren Prozess optimieren. Sie können dies tun, indem Sie verschiedene Arten von Inhalten verwenden, neue Mitarbeiter mit Onboarding-Mentoren zuweisen, Ziele besprechen und vieles mehr.

Eine der besten Möglichkeiten, ein digitales Onboarding-Programm für Mitarbeiter zu erstellen, ist die Verwendung einer dedizierten Softwarelösung wie Connecteam. Sie können Ihre neuen Mitarbeiter so effizient wie möglich einarbeiten und sicherstellen, dass sie sich von Anfang an engagiert fühlen.