Organisieren Sie sich: Mitarbeiterverfügbarkeitsformular + kostenlose Vorlage

Die Verwaltung der Arbeitspläne der Mitarbeiter kann eine zermürbende Aufgabe sein. Ein einziger Fehler kann zu Personalmangel, Terminüberschreitungen und beschädigten Kundenbeziehungen führen. Darüber hinaus kann der Versuch, Lücken in letzter Minute aufzufüllen, ebenfalls mühsam sein. Es kann die Zeitpläne anderer Mitarbeiter behindern, die Produktivität verringern und zu Ressentiments führen.

Deshalb ist es so wichtig, Teampläne im Voraus zu planen. Ein Mitarbeiterverfügbarkeitsformular hilft Ihnen, die Präferenzen und die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Diese Informationen im Voraus zu haben, macht es einfach, effiziente Schichtpläne zu erstellen.

In diesem Artikel tauchen wir tiefer in Mitarbeiterverfügbarkeitsformulare ein, warum sie wichtig sind und wie Sie eines erstellen können. Wir stellen Ihnen auch eine kostenlose Vorlage zur Verfügung und teilen Best Practices für deren Implementierung.

Was ist ein Mitarbeiterverfügbarkeitsformular?

Ein Mitarbeiterverfügbarkeitsformular ist ein Dokument, das Arbeitgebern hilft , Informationen über die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter zu sammeln . Es wird in Branchen wie Fertigung, Bauwesen, Gesundheitswesen und mehr eingesetzt.

Ein Arbeitsverfügbarkeitsformular umfasst normalerweise:

• Verfügbarkeit. Das Formular fordert die Arbeitnehmer auf, die Tage und Stunden der Woche anzugeben, an denen sie definitiv für die Arbeit zur Verfügung stehen.
• Einstellungen. Einige Formulare ermöglichen es Mitarbeitern, Anfragen und Präferenzen zu teilen. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter freitags für die Arbeit verfügbar sein, aber Freitag könnte auch sein bevorzugter freier Tag sein.
• Einschränkungen. Das Formular hat auch einen Bereich, in dem die Mitarbeiter alle Planungseinschränkungen eingeben können. Beispielsweise kann eine Person möglicherweise nicht in der Frühschicht arbeiten, da zu diesem Zeitpunkt keine Kinderbetreuung verfügbar ist.

Warum ist es wichtig?

Ein robustes Arbeitsverfügbarkeitsformular hilft Ihnen:

Geschäftsziele erreichen

Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, ist der Schlüssel zur Erfüllung Ihrer Geschäftsanforderungen und zur Maximierung der Produktivität. Die Verfolgung der Mitarbeiterverfügbarkeit in Ihrem Arbeitszeitplan stellt sicher, dass Ihre Projekte ausreichend abgedeckt sind.

Außerdem können Sie Schichten im Voraus anpassen, wenn bestimmte Mitarbeiter nicht verfügbar sind. So wird einer Unterbesetzung vorgebeugt. Es reduziert auch das Risiko von minderwertiger Arbeit, unvollständigen Aufgaben und verpassten Fristen.

Flexibles Arbeiten unterstützen

Harvard Business Review berichtete, dass 96 % der US-Arbeitnehmer Flexibilität bei der Arbeit wünschen. Aber es ist schwierig, Mitarbeitern, die nicht am Schreibtisch arbeiten, Remote-Arbeit anzubieten, da sie für ihre Arbeit physisch anwesend sein müssen. Mit dem Formular zur Verfügbarkeit von Arbeitskräften können Sie Ihren Frontline-Teams jedoch eine flexible Planung anbieten.

Wenn Sie die Präferenzen der Mitarbeiter im Voraus haben, können Sie Zeitpläne erstellen, die diese berücksichtigen. Schichtwechsel ist auch möglich, wenn Sie oder Ihr Team wissen, wer an diesem Tag oder für die erforderlichen Stunden noch verfügbar ist.

Burnout der Mitarbeiter vorbeugen

Wenn Sie die Teamverfügbarkeit verstehen, können Sie Ihren Mitarbeitern wohlverdiente Ausfallzeiten gewähren, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einen Tag oder ein paar Stunden als Ersatz für diejenigen anbieten, die über ihre vertraglichen Arbeitszeiten hinaus gearbeitet haben. Zu wissen, wer sonst die Lücke füllen könnte, kann es Ihnen erleichtern, dies zu tun. Aktive Mitarbeiter sind produktiver und melden sich seltener krank.

Reduzieren Sie Fehlzeiten

Wenn Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit angeben, kollidiert die Arbeit nicht mit ihren persönlichen Verpflichtungen. Dies trägt dazu bei, Fehlzeiten und Verspätungen zu reduzieren und Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs zu minimieren.

Reduzieren Sie die Kosten unvorhergesehener Umstände

Terminänderungen in letzter Minute sind unvermeidlich. Aber wenn Sie die Verfügbarkeit von Arbeitskräften im Voraus kennen, können Sie das Problem viel einfacher angehen.

Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter krank meldet, können Sie die Verfügbarkeitsinformationen verwenden, um einen geeigneten Ersatz innerhalb Ihrer Belegschaft zu finden. Andernfalls müssten Sie möglicherweise einen Auftragnehmer einstellen oder Überstunden an vorhandene Mitarbeiter zahlen, um die Arbeit zu erledigen. Die Kosten hierfür können sehr hoch sein.

Darüber hinaus können unvorhergesehene Abwesenheiten die Teammoral gefährden. Wenn Sie abwesende Mitarbeiter nicht ersetzen können, sind die Teammitglieder mit der Einhaltung von Fristen mit weniger Ressourcen belastet. Dies kann im Team zu Unmut führen. Es kann auch eine Kultur fördern, in der andere beschuldigt werden, wenn Fristen versäumt werden.

Mit Formularen zur Mitarbeiterverfügbarkeit können Sie dies verhindern, indem Sie für eine ausreichende Abdeckung und Unterstützung Ihres Teams sorgen.

Effektiv einstellen

Neben dem Füllen von Qualifikationslücken stellen Unternehmen häufig Mitarbeiter ein, um Schichtlücken zu schließen. Sobald alle Verfügbarkeitsformulare ausgefüllt sind, können Sie erkennen, welche Schichten Gefahr laufen, unterbesetzt zu sein. Dann können Sie Mitarbeiter einstellen, die in dieser Zeit speziell für die Arbeit verfügbar sind.

Identifizieren Sie leises Aufhören

Die Überwachung der Mitarbeiterverfügbarkeit im Laufe der Zeit kann dabei helfen, stille Aufgeber zu identifizieren. Dies sind Mitarbeiter, die ihre zugewiesenen Aufgaben erfüllen, aber in ihren Rollen nicht über das hinausgehen.

Suchen Sie nach Mustern, bei denen Arbeitnehmer im Laufe der Zeit weniger Verfügbarkeit zeigen. Dies können ruhige Drückeberger sein, die sich geistig ausgecheckt haben oder sich einem Nebenjob widmen.

Sie können ihnen dann Schulungen, Leistungsverbesserungspläne oder andere Formen der Unterstützung anbieten. Wenn alles andere fehlschlägt, können Sie sie durch einen anderen Arbeiter ersetzen, der für ihre Schichten zur Verfügung steht.

Was in ein Mitarbeiterverfügbarkeitsformular aufzunehmen ist

Ein gutes Formular zur Verfügbarkeit von Mitarbeitern sollte Folgendes enthalten:

Gültigkeit

Geben Sie an, für welchen Zeitraum das Formular gültig ist, z. B. das erste Quartal des Jahres. Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit und Präferenzen nur für diese bestimmte Zeit angeben.

Kontaktdaten der Mitarbeiter

Lassen Sie mindestens Platz für den vollständigen Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Mitarbeiters. Sie benötigen diese, um mit ihnen zu kommunizieren und sie über Fahrplanänderungen zu informieren.

Klare Anweisungen

Geben Sie klare Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wenn sie Kästchen ankreuzen oder ankreuzen müssen. Oder Sie können sie anweisen, bestimmte Begriffe wie „verfügbar“ oder „nicht verfügbar“ zu verwenden, um ihre Präferenzen anzugeben. Erinnern Sie sie auch daran, AM und PM hinzuzufügen, wenn Sie Zeitpräferenzen angeben, um Missverständnisse zu vermeiden.

Planen Sie die Verfügbarkeit

In diesem Teil des Formulars – wichtig für eine effektive Terminplanung – können Mitarbeiter ihre Arbeitsverfügbarkeit eingeben. Sie können diesen Abschnitt als Tabelle formatieren, die sie ausmalen oder mit Text versehen können. Oder fügen Sie eine Checkliste hinzu, mit der sie ihre Zeit- und Tagesverfügbarkeit abhaken können.

Welches Format Sie auch wählen, halten Sie es einfach und intuitiv . Sie könnten ein Beispiel hinzufügen, um den Mitarbeitern zu helfen, zu verstehen, wie ihre Antworten aussehen sollten.

Bevorzugte Schichten

Geben Sie den Mitarbeitern Platz, um anzugeben, ob sie bevorzugte Schichtzeiten oder -tage haben. Sie können auch Einstellungen zu Tagen oder Slots hinzufügen, die sie vermeiden möchten.

Der Unterschied zwischen Verfügbarkeit und Vorlieben besteht darin, dass Vorlieben die netten Zusatzleistungen der Arbeitnehmer sind. Möglicherweise können Sie nicht auf alle Anfragen reagieren, aber Sie können sie bei Bedarf berücksichtigen.

Auszeit

Arbeitnehmer können diesen Abschnitt verwenden, um Urlaub, Arzttermine, persönliche Tage usw. zu teilen, wenn sie das genaue Datum oder die Uhrzeit dafür bereits kennen. Dies ist jedoch optional und erfordert nicht, dass Arbeitnehmer alle ihre bezahlten Urlaubsanträge im Voraus teilen.

Zusätzliche Kommentare

Stellen Sie Platz für Mitarbeiter bereit, um weitere Informationen zu ihrer Verfügbarkeit bereitzustellen. Beispielsweise kann jemand nur jeden zweiten Mittwoch verfügbar sein. Dieser Abschnitt erfasst Nuancen, die nicht in den Verfügbarkeitsabschnitt passen.

Danksagungen

Fügen Sie eine Erklärung bei, um zu bestätigen, dass der Arbeitnehmer genaue Informationen bereitgestellt hat . Geben Sie auch an, dass sie dafür verantwortlich sind, Sie über Änderungen zu informieren. Lassen Sie Platz, damit sie das Formular unterschreiben können, und fügen Sie das Datum der Unterzeichnung hinzu.

So erstellen Sie es (Freiformvorlage enthalten)

Sie können eine Formularvorlage für die Verfügbarkeit von Arbeitskräften mit Microsoft Word, Google Docs oder ähnlichen Tools erstellen. Speichern Sie das Formular im PDF-Format, damit es nicht geändert werden kann, bevor Sie es an die Mitarbeiter senden.

Wir wissen, dass das Erstellen eines Formulars von Grund auf zeitaufwändig sein kann. Verwenden Sie also unsere kostenlose Formularvorlage für die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, um sich den Ärger zu ersparen. Sie können es an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Kostenlose Formularvorlage für die Verfügbarkeit von Mitarbeitern

Musterformular zur Verfügbarkeit von Mitarbeitern Dieses Formular ist gültig von _______ bis _______. Vollständiger Name: _____________________________E-Mail-Adresse: __________________________Telefonnummer: _________________ Anleitung: Setzen Sie ein Häkchen () bei den Schichten , für die Sie zur Verfügung stehen . Für Schichten, in denen Sie nicht arbeiten können , lassen Sie das Feld bitte leer . Schicht-/Tagespräferenzen: Haben Sie Präferenzen für bestimmte Tage oder Schichten?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * Hinweis: Wir werden unser Bestes tun, um diese je nach Arbeitsbelastung, Fristen und anderer Verfügbarkeit von Arbeitskräften zu berücksichtigen. Wir können nicht garantieren, dass alle Präferenzen im endgültigen Zeitplan berücksichtigt werden. Informationen zur Freizeit: Gibt es bestimmte Tage oder Stunden, an denen Sie frei haben oder beantragen werden?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ *Hinweis: Dieser Abschnitt ist optional. Geben Sie nur Informationen an, deren Sie sich sicher sind. Zusätzliche Bemerkungen: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Wissen: Ich, ________________ (Name in Druckbuchstaben), bestätige, dass ich in diesem Formular genaue Angaben zu meiner Arbeitsverfügbarkeit gemacht habe. Ich verstehe, dass es in meiner Verantwortung liegt, das Unternehmen über Änderungen meiner Verfügbarkeit zu informieren. Ich bestätige auch, dass meine Präferenzen zwar berücksichtigt werden, mein Zeitplan sie jedoch nicht immer widerspiegelt. Datum der Unterschrift des Mitarbeiters

Best Practices für die effektive Implementierung von Formularen zur Mitarbeiterverfügbarkeit

Änderungen begrenzen

Beschränken Sie, wie oft Mitarbeiter Änderungen an ihren Formularen vornehmen können. Häufige Änderungen der Verfügbarkeit einer Person können sich auf den Zeitplan des gesamten Teams auswirken. Dies kann frustrierend und schwierig zu handhaben sein.

Verteilen Sie Formulare an bestehende Mitarbeiter und Neueinstellungen

Bitten Sie nicht nur die Verfügbarkeit Ihres bestehenden Teams, sondern auch alle neuen Mitarbeiter, das Formular auszufüllen. Dies kann Ihnen helfen, Zeitpläne für Ihr gesamtes Team effizienter zu planen und zu organisieren.

Formulare aktuell halten

Bitten Sie die Mitarbeiter, ihre Formulare in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und zu aktualisieren – z. B. vierteljährlich oder alle 6 Monate. Wenn sich die Einstellungen ändern, liegt es in ihrer Verantwortung, Sie auf dem Laufenden zu halten.

Betonen Sie die Wichtigkeit des Formulars

Kommunizieren Sie regelmäßig, wie wichtig es ist, das Formular zur Mitarbeiterverfügbarkeit auszufüllen und zu aktualisieren. Machen Sie es zu einem Teil der standardmäßigen Unternehmenserwartungen in Ihrem Mitarbeiterhandbuch. Bleiben Sie bei den Arbeitern, bis alle ihre Formulare ausgefüllt haben. Wenn auch nur das Formular eines Arbeitnehmers fehlt, unvollständig oder veraltet ist, kann dies die Wirksamkeit der gesamten Praxis beeinträchtigen.

Sorgen Sie für faire Arbeitspraktiken

Seien Sie fair und unparteiisch, wenn Sie Flexibilität anbieten. Stellen Sie sicher, dass die Vorlieben aller gleichermaßen berücksichtigt werden. Alle Anzeichen von Bevorzugung können Ressentiments hervorrufen und Sie sogar einem rechtlichen Risiko für Diskriminierung aussetzen.

Bleiben Sie konform

In einigen Gerichtsbarkeiten müssen Arbeitgeber die Arbeitnehmer benachrichtigen, wenn sie ihre Arbeitszeiten ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze verstehen und sich daran halten.

Bewerten Sie die Wirksamkeit

Analysieren Sie, wie gut Ihr Verfügbarkeitsformular funktioniert. Erfassen Sie dazu Daten zu Fehlzeiten, Schichtwechseln und anderen Zeitplanänderungen. Überlegen Sie, wie Sie das Formular verbessern können. Müssen Sie es beispielsweise öfter aktualisieren? Oder müssen Sie nach einer Information fragen, die im aktuellen Formular fehlt?

Automatisieren Sie den gesamten Prozess mit Connecteam

Das Sammeln und Verwenden von Informationen zur Mitarbeiterverfügbarkeit ist eine mühsame Aufgabe. Aber Software wie Connecteam eliminiert den Ärger .

Hält Verfügbarkeit und Einstellungen auf dem neuesten Stand

Mitarbeiter können die mobile App von Connecteam verwenden um ihre Verfügbarkeit jederzeit und von überall aus zu aktualisieren. Dadurch müssen Sie nicht jede Antwort manuell in einem einzigen Teamverfügbarkeitsdokument zusammenfassen. Außerdem müssen Sie den Vorgang nicht alle paar Monate überprüfen und wiederholen, da die Informationen in Echtzeit auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Bietet eine einfache und flexible Terminplanung

Sie können das Drag-and-Drop-Planungstool von Connecteam verwenden, um Schichten basierend auf den Standorten, der Verfügbarkeit und mehr der Mitarbeiter zu erstellen und zuzuweisen.

Wenn Einstellungen länger gültig sind, können Sie wiederverwendbare Schichtvorlagen verwenden und gemeinsame Schichten oder Zeitpläne so festlegen, dass sie sich täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholen.

Die Mitarbeiter können die Verfügbarkeit des gesamten Teams nach einem gemeinsamen Zeitplan sehen, was es einfacher macht, bei Bedarf Schichten zu tauschen. Dies erspart Zeit, jemanden zu finden, der bereit ist, die Schicht zu tauschen.

Bietet intelligente Warnungen, Notizen, Dateien und mehr

Sie können alle Schichtänderungen in Echtzeit sehen und genehmigen. Außerdem erhalten die Mitarbeiter intelligente Benachrichtigungen, wenn sich ihre Schichten ändern, sodass Sie nicht alle betroffenen Mitarbeiter kontaktieren müssen, um sie darüber zu informieren. Dies vereinfacht den gesamten Prozess und ermöglicht es Ihnen, Flexibilität mit Leichtigkeit anzubieten.

Sie erhalten auch intelligente Benachrichtigungen, wenn einer Schicht ein weniger qualifizierter Mitarbeiter zugewiesen wurde. Mit Connecteam können Sie auch Dateien, Notizen und Anhänge an Schichten anhängen. Wenn also eine weniger qualifizierte Person in letzter Minute für einen Kollegen einspringen muss, findet sie alle Informationen, die sie benötigt, um die Arbeit zu erledigen.

Connecteam ist der beste One-Stop-Shop, um Zeitpläne zu verwalten, die Verfügbarkeit zu verfolgen und vieles mehr. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an, um alle Funktionen auszuprobieren – einschließlich Zeiterfassung, In-App-Chat, Firmenverzeichnis und mehr.

Zusammenfassung

Die Verfügbarkeit von Mitarbeitern ist entscheidend für eine effektive Auftragsplanung und die Erfüllung von Geschäftsanforderungen. Wenn Sie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern kennen, können Sie Flexibilität bieten, mit unvorhergesehenen Abwesenheiten umgehen und den reibungslosen Betrieb gewährleisten.

Das Formular zur Mitarbeiterverfügbarkeit hilft beim Sammeln von Informationen über die Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeiter. Sie können eine für Ihr Unternehmen erstellen, indem Sie unsere kostenlose Vorlage verwenden. In diesem Artikel haben wir auch Tipps zu Best Practices für die Verwaltung und Aktualisierung von Verfügbarkeitsformularen gegeben.

Obwohl es nützlich ist, ist das Sammeln und Pflegen von Verfügbarkeitsformularen manuell und zeitaufwändig. Software wie Connecteam verwendet Technologie, um den gesamten Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren. Probieren Sie es noch heute aus, um Zeit zu sparen und Planungskonflikte und -fehler zu vermeiden.