So schreiben Sie ein Disziplinarmaßnahmenformular für Mitarbeiter + kostenlose Vorlage

Disziplinarmaßnahmen sind eine unglückliche, aber wesentliche Aufgabe bei der Führung von Mitarbeitern. Es stellt sicher, dass Sie problematisches Verhalten sofort ansprechen, und bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sein Verhalten zu korrigieren. Ein effektiver Disziplinarprozess muss jedoch fair, konsistent und dokumentiert sein.

Formulare für disziplinarische Maßnahmen gegen Mitarbeiter sind nützliche Hilfsmittel, um Fälle von Fehlverhalten von Mitarbeitern oder andere disziplinarische Probleme aufzuzeichnen und anzugeben, wie sie gehandhabt werden. Diese Formulare tragen dazu bei, sicherzustellen, dass Ihre Disziplinarverfahren nicht diskriminierend sind, da für jeden einzelnen Mitarbeiter dasselbe Verfahren angewendet wird.

Außerdem erstellen sie eine Aufzeichnung im Falle einer zukünftigen Klage eines Mitarbeiters. Je nach Situation können beispielsweise Disziplinarformulare Beweise sein, die Ihnen helfen, eine falsche Anschuldigung eines Mitarbeiters zu bestreiten.

In diesem Artikel führen wir Sie durch das Verfassen eines Disziplinarformulars – einschließlich der zu befolgenden Best Practices. Wir stellen Ihnen auch eine einfach zu verwendende Vorlage für den Einstieg zur Verfügung.

Was ist ein Disziplinarformular für Mitarbeiter?

Ein Mitarbeiterdisziplinarformular ist eine schriftliche Warnung an einen Mitarbeiter bezüglich seines Verhaltens . Es erfasst Bedenken hinsichtlich des Verhaltens eines Mitarbeiters bei der Arbeit, skizziert, was er tun muss, um sein Verhalten anzugehen, und beschreibt die Folgen, wenn er dies nicht tut.

Dieses Formular wird verwendet, wenn sich ein Mitarbeiter unangemessen verhält oder gegen eine Unternehmensrichtlinie oder ein Verfahren verstößt. Beispielsweise können Sie ein Disziplinarformular für Mitarbeiter ausstellen, um Folgendes zu adressieren:

• Unangemessenes Verhalten oder Sprache.
• Sicherheitsverstöße.
• Unerklärliche Abwesenheiten, verspätete Ankunft oder vorzeitige Abreise.
• Probleme mit der Arbeitsqualität.
• Ungehorsam.
• Verstöße gegen die Kleiderordnung.
• Verstöße gegen die Richtlinien oder Verfahren des Unternehmens.

Disziplinarformulare werden in der Regel vom direkten Vorgesetzten oder Manager des Mitarbeiters oder von der Personalabteilung erstellt. Sie sollten eine Kopie zur späteren Bezugnahme in die Akte des Mitarbeiters legen. Sie müssen dem Mitarbeiter auch eine Kopie für seine Unterlagen geben.

Arten von Disziplinarmaßnahmen

Eine Organisation sollte ihren Disziplinarprozess in ihrem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch darlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird, und sich der Folgen einer Nichteinhaltung bewusst sind.

Die konkreten Schritte in einem Disziplinarverfahren variieren je nach Organisation und relevantem Arbeitsrecht. Sie können beinhalten:

• Eine mündliche Verwarnung. Beim ersten Verstoß oder wenn das Verhalten des Mitarbeiters störend, aber kein schwerwiegender Verstoß ist, kann sein Vorgesetzter ihn mündlich verwarnen. Während dieses Gesprächs sollte der Vorgesetzte den Mitarbeiter auf die entsprechende Richtlinie oder das entsprechende Verfahren hinweisen und besprechen, wie er sein Verhalten korrigieren kann.
• Geschriebene Notiz. Bei einem späteren Verstoß mit demselben Verhalten oder einem schwerwiegenderen Verstoß kann ein Vorgesetzter einen Mitarbeiter schriftlich verwarnen. Einige Organisationen geben mehrere schriftliche Mitteilungen heraus, bevor sie zur nächsten Disziplinstufe übergehen.
• Formale Überprüfung. Bei wiederholten Verstößen oder einem schwerwiegenden ersten Verstoß kann das Verhalten des Mitarbeiters bei einem Treffen mit dem Mitarbeiter und einem Vertreter der Personalabteilung überprüft werden.
• Suspension. Eine Organisation kann einen Mitarbeiter entweder mit oder ohne Bezahlung vorübergehend von seinen Aufgaben suspendieren, wenn ein schwerwiegender Verstoß vorliegt oder wenn der Mitarbeiter sein Verhalten trotz wiederholter Warnungen nicht korrigiert.
• Beendigung. Als Reaktion auf einen sehr schwerwiegenden Verstoß oder als letztes Mittel bei wiederholten Verstößen kann ein Arbeitgeber den Arbeitsvertrag eines Arbeitnehmers beenden.

Warum sollten Sie ein Disziplinarformular für Mitarbeiter verwenden?

Es gibt mehrere Gründe, diese Formulare als Teil Ihres Disziplinarverfahrens zu verwenden.

Umgang mit negativem Mitarbeiterverhalten

Mitarbeitern zu erlauben, sich weiterhin schlecht zu verhalten oder schlechte Leistungen zu erbringen, kann sich sowohl auf den einzelnen Mitarbeiter als auch auf Ihre gesamte Belegschaft negativ auswirken.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter die Sicherheitsverfahren nicht befolgt, setzt er sich und seine Kollegen einem Verletzungsrisiko aus. Schlechtes Verhalten eines Mitarbeiters kann sich auch auf Ihre Arbeitskultur und die Moral anderer Mitarbeiter auswirken.

Ein Disziplinarformular warnt einen Mitarbeiter, dass sein Verhalten inakzeptabel ist, und hilft ihm zu verstehen, wie er damit umgehen kann. Indem Sie Probleme wie schlechte Leistung oder Richtlinienverstöße angehen, tragen Sie dazu bei , ein positiveres und sichereres Arbeitsumfeld für Ihre gesamte Belegschaft zu schaffen .

Reduziert den Umsatz

Unangemessenes Verhalten anzusprechen trägt auch dazu bei, die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren. Die Ausstellung eines Disziplinarmaßnahmenformulars für Mitarbeiter ermöglicht es ihnen, ihr Verhalten zu korrigieren. Dies reduziert Ihren weiteren Handlungsbedarf, der sonst in einer Kündigung des Mitarbeitervertrags enden kann.

Der Prozess der Ausstellung einer schriftlichen Verwarnung kann auch zugrunde liegende Gründe für das Verhalten oder die schlechte Leistung des Mitarbeiters aufzeigen. So haben Sie die Möglichkeit, den Mitarbeiter zu unterstützen und einzugreifen, bevor er sich entscheidet zu gehen .

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter sagt, dass ihm die Sicherheitsvorschriften, gegen die er verstoßen hat, nicht bekannt waren, könnten Sie ihm eine weitere Schulung zum Thema Sicherheit am Arbeitsplatz anbieten. Dadurch wird die eigentliche Ursache des Problems angegangen und der Mitarbeiter unterstützt, anstatt ihn mit der Lösung allein zu lassen.

Dokumentiert Disziplinarmaßnahmen

Es ist wichtig, Disziplinarmaßnahmen in Ihrer Organisation zu dokumentieren. Disziplinarformulare für Mitarbeiter erstellen eine sofortige Aufzeichnung von Disziplinarmaßnahmen und erklären, wann und warum sie ergriffen wurden. Es dokumentiert auch die Möglichkeiten, die der Mitarbeiter hatte, um zu reagieren und sein Verhalten zu korrigieren, sowie die Schritte, die Ihre Organisation unternommen hat, um ihn zu unterstützen.

Diese Aufzeichnungen sind unerlässlich, um Ihre Organisation vor Beschwerden oder rechtlichen Schritten im Zusammenhang mit der Disziplinarmaßnahmen von Mitarbeitern zu schützen .

Diese Formulare können als Beweismittel dienen, wenn ein Mitarbeiter Sie beispielsweise wegen Diskriminierung oder missbräuchlicher Kündigung verklagen soll. Sie könnten Ihnen helfen, auf die Behauptungen des Mitarbeiters zu reagieren oder falsche Behauptungen zu widerlegen.

Disziplinarformulare können auch dazu beitragen, jeglichen Hinweisen auf Diskriminierung entgegenzuwirken, da Sie zeigen können, dass Sie Ihr Disziplinarverfahren konsequent und fair auf alle Mitarbeiter anwenden.

Sorgt für konsequente und professionelle Disziplinarmaßnahmen

Indem Sie Ihre Disziplinarmaßnahmen dokumentieren, können Sie sicherstellen, dass Sie den Prozess für alle Mitarbeiter einheitlich anwenden. Sie zeichnen jedes Mal die gleiche Art von Informationen auf.

Diese Angaben schriftlich festzuhalten und dem Mitarbeiter in Kopie zur Verfügung zu stellen, fördert ebenfalls die Transparenz. Es zeigt den Mitarbeitern, dass Ihre Disziplinarverfahren ehrlich und offen sind und nicht geheim oder ohne ihre Beteiligung durchgeführt werden.

Die Verwendung eines Formulars gibt Managern, Vorgesetzten und HR einen Rahmen, um Mitarbeiter professionell zu disziplinieren. Es hilft ihnen, Gespräche mit dem Mitarbeiter auf das jeweilige Thema zu fokussieren.

Auch Disziplinarformulare sorgen für Fairness gegenüber dem Mitarbeiter. Der Mitarbeiter kann klar verstehen, warum er diszipliniert wird, und erhält die Möglichkeit, auf die Vorwürfe des Fehlverhaltens zu reagieren.

Was müssen Sie in ein Mitarbeiter-Disziplinarformular aufnehmen?

Sie können ein Disziplinarformular an die Bedürfnisse Ihrer Organisation und alle relevanten Arbeitsgesetze anpassen.

Im Allgemeinen umfassen diese Formen:

• Der vollständige Name des Mitarbeiters.
• Ihre Rolle.
• Der Name des Vorgesetzten oder Managers des Mitarbeiters.
• Das Datum, an dem das Formular ausgefüllt und dem Mitarbeiter ausgehändigt wurde.
• Die Art des Verstoßes. Zum Beispiel Anwesenheit, Sicherheit, Arbeitsqualität, Ungehorsam, Belästigung oder andere.
• Eine detaillierte Beschreibung des Problems oder Verstoßes, einschließlich Datum, Uhrzeit, Ort und Angaben zu Zeugen. Diese sollte spezifisch sein und detaillierte Informationen enthalten. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Der Mitarbeiter hat gegen die Arbeitssicherheitsrichtlinie verstoßen“, sollte das Formular erklären, wie er gegen die Richtlinie verstoßen hat, wann und wo es passiert ist und welche Auswirkungen das Verhalten auf andere Mitarbeiter oder die Organisation hat.
• Die Richtlinien und/oder Verfahren, gegen die der Mitarbeiter verstoßen hat . Dies hilft dem Mitarbeiter, den Kontext der Warnung und die erwarteten Verhaltensstandards zu verstehen.
• Einzelheiten zu aktuellen und relevanten Verstößen . Aktuelle Verstöße sind in der Regel solche innerhalb der letzten 5 Jahre.
• Die Schritte, die der Mitarbeiter unternehmen muss, um das Verhalten anzugehen , einschließlich des Zeitrahmens dafür. Beispiel: „Der Mitarbeiter muss innerhalb der nächsten 4 Wochen 6 Stunden zusätzliches Sicherheitstraining absolvieren.“ Diese Maßnahmen werden in der Regel vom Vorgesetzten des Mitarbeiters, der Personalabteilung oder beiden im Einklang mit den relevanten Unternehmensrichtlinien entschieden.
• Alle vorgeschlagenen Folgemaßnahmen. Zum Beispiel ein Check-in-Meeting in 2 Monaten.
• Mögliche Konsequenzen, wenn der Mitarbeiter sein Verhalten nicht anspricht . Zum Beispiel: „Wenn der Mitarbeiter nicht an zusätzlichen Sicherheitsschulungen teilnimmt oder weitere Verstöße gegen die Sicherheitsrichtlinie begeht, muss er an einem Überprüfungsgespräch mit der Personalabteilung teilnehmen.“
• Kommentare des Managers , um beispielsweise die bereits im Formular enthaltenen Details zu erweitern oder die Weigerung eines Mitarbeiters zu vermerken, das Formular zu unterschreiben.
• Kommentare der Mitarbeiter . Indem dem Mitarbeiter ermöglicht wird, schriftlich auf die Abmahnung zu reagieren, wird er in den Prozess einbezogen und sichergestellt, dass seine Meinung gehört wird. Ihre Kommentare können einen ‌Kontext zum Verhalten oder Problem liefern und Ihnen dabei helfen, Wege zu finden, den Mitarbeiter zu unterstützen. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise sagt, dass er aufgrund von Problemen mit der Kinderbetreuung zu mehreren Schichten zu spät gekommen ist, könnten Sie mit dem Mitarbeiter darüber sprechen, spätere Schichten zu übernehmen.
• Die Unterschrift des Mitarbeiters , mit der bestätigt wird, dass er das Formular gelesen, eine Kopie erhalten hat und zustimmt, die Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
• Die Unterschrift des Managers . Alternativ eine Unterschrift einer anderen Person, die für Disziplinarmaßnahmen verantwortlich ist, z. B. ein Vertreter der Personalabteilung.

Was tun, wenn ein Mitarbeiter sich weigert, ein Disziplinarformular zu unterschreiben?

Ein Mitarbeiter kann sich beispielsweise weigern, ein Disziplinarformular zu unterzeichnen, wenn er bestreitet, dass der Verstoß stattgefunden hat, oder mit der vorgeschlagenen Korrekturmaßnahme nicht einverstanden ist.

In diesen Situationen möchten Sie möglicherweise die Bestätigung des Mitarbeiters ändern, um seine Position widerzuspiegeln, damit er das Formular unterschreibt.

Die Bestätigung könnte beispielsweise bestätigen, dass der Mitarbeiter eine Kopie des Formulars erhalten hat, aber mit der Warnung nicht einverstanden ist. Sie können dem Mitarbeiter auch erlauben, schriftlich zu antworten und seinen Widerspruch zu erklären. Sie können dann ihre Erklärung an das Formular anhängen.

Zumindest ist es wichtig, die Unterschrift des Mitarbeiters einzuholen, um den Erhalt einer Kopie des Formulars zu bestätigen.

Tipps zum Schreiben eines Disziplinarformulars

Handeln Sie sofort

Es ist wichtig, sofort nach Auftreten des Verstoßes oder Auftretens des Problems eine schriftliche Abmahnung auszusprechen. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter Maßnahmen ergreifen, um das Problem sofort anzugehen, anstatt es noch schlimmer werden zu lassen.

Eine sofortige Reaktion hilft dem Mitarbeiter auch dabei, den Zusammenhang zwischen dem Verstoß und der Disziplinarmaßnahme zu verstehen. Wenn Sie diesen Link deutlich machen, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Mitarbeiter vorschlägt, dass es sich bei der Warnung um Vergeltung oder Belästigung handelt.

Seien Sie detailliert und spezifisch

Stellen Sie sicher, dass die Informationen in Ihren Formularen ausreichend detailliert sind. Dies ist besonders wichtig, wenn es darum geht, das Problem oder den Vorfall zu beschreiben. Eine klare Beschreibung stellt sicher, dass der Mitarbeiter das Verhalten versteht, das er ansprechen muss, und warum es nicht akzeptabel ist.

Anstatt beispielsweise zu sagen, dass der Mitarbeiter die Arbeit vorzeitig verlassen hat, könnte das Formular lauten: „Der Mitarbeiter hat am 1. April 2023 2 Stunden früher verlassen, ohne vorherige Genehmigung oder Benachrichtigung seines Vorgesetzten. Dies ließ Nachwuchskräfte unbeaufsichtigt und erhöhte das Risiko von Sicherheitsvorfällen.“

Die Beschreibung des Vorfalls sollte auch objektiv sein. Es kann später als Echtzeit-Bericht darüber verwendet werden, was passiert ist, falls ein Mitarbeiter rechtliche Schritte gegen das Unternehmen einleiten sollte.

Obwohl es wichtig ist, detailliert zu sein, sollten Sie nur Informationen in das Formular aufnehmen, die für das Problem direkt relevant sind. Gehen Sie nicht auf allgemeinere Themen ein. Das kann Ihren Mitarbeiter verwirren.

Bewahren Sie ausgefüllte Formulare sicher auf

Disziplinarverfahren im Allgemeinen – und Disziplinarformen im Besonderen – sollten vertraulich bleiben. Ausgefüllte Formulare sollten dem Datensatz eines Mitarbeiters hinzugefügt werden. Es ist wichtig, diese Aufzeichnungen sicher aufzubewahren, damit nur die erforderlichen Personen Zugriff darauf haben.

Die digitale Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Disziplinarformulare sicher aufbewahrt werden und dass nur bestimmte Personen in Ihrer Organisation darauf zugreifen können. Die digitale Aktenverwaltung erleichtert auch das Auffinden von Dokumenten, wenn Sie sie benötigen.

Alternativ können Sie Ausdrucke der Formulare in den Akten Ihrer Mitarbeiter in einem verschlossenen Aktenschrank oder einer sicheren Lagereinrichtung aufbewahren.

Lesen Sie unseren ausführlichen Test der besten Dokumentenmanagementsysteme

Erstellen Sie eine Vorlage

Abhängig von der Größe Ihrer Belegschaft müssen Sie möglicherweise regelmäßig Disziplinarformulare verwenden. Es ist hilfreich, eine Vorlage zu erstellen, die Sie in Ihrer gesamten Organisation verwenden können, damit alle Probleme oder Vorfälle konsistent aufgezeichnet werden. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Vorlage den einschlägigen Arbeitsgesetzen entspricht. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Disziplinarverfahren ebenfalls den erforderlichen Gesetzen und Vorschriften entspricht.

Eine Vorlage spart Ihnen auch Zeit. Sie müssen nur die erforderlichen Felder ausfüllen, anstatt das Formular jedes Mal von Grund auf neu zu schreiben. Indem Sie die Vorlage zu Ihrem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch oder Mitarbeiterhandbuch hinzufügen, haben Manager und Vorgesetzte immer einfachen Zugriff darauf.

Um Ihnen zu helfen, haben wir eine Vorlage für ein Disziplinarmaßnahmenformular erstellt, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Achten Sie darauf, das Formular an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und eventuelle gesetzliche Vorgaben anzupassen.

Laden Sie Ihr kostenloses Disziplinarmaßnahmenformular für Mitarbeiter herunter

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Formulare für Disziplinarmaßnahmen schützen Sie und Ihre Mitarbeiter

Disziplinarformulare sind ein wichtiger Bestandteil des Disziplinarverfahrens einer Organisation. Sie zeichnen Fälle von Fehlverhalten oder Nichteinhaltung von Richtlinien durch Mitarbeiter auf und dokumentieren die Schritte, die unternommen wurden, um dagegen vorzugehen.

Dies ist nicht nur im Falle eines Rechtsstreits oder einer Anfechtung notwendig, sondern stellt auch sicher, dass das Disziplinarverfahren für Ihre Mitarbeiter fair, konsistent und transparent ist und sie vor Voreingenommenheit und Diskriminierung schützt.

Ihre Mitarbeiter-Disziplinarformulare müssen alle für das Problem oder den Vorfall relevanten Informationen enthalten, einschließlich der Personalien des Mitarbeiters, einer Beschreibung des Verhaltens und der vereinbarten Korrekturmaßnahmen. Indem Sie detaillierte Disziplinaraufzeichnungen führen, können Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur der Verantwortung schaffen – was zu einem sichereren und positiveren Arbeitsumfeld führt.

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