So verwenden Sie ein Mitarbeiter-Messaging-System für eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz

In der heutigen Umgebung von weit verstreuten und arbeitslosen Mitarbeitern ist die effiziente Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern eine größere Herausforderung denn je. Viele Mitarbeiter sind den größten Teil des Tages im Außendienst oder arbeiten in verschiedenen Zeitzonen, sodass traditionelle Kommunikationsmethoden nicht immer funktionieren. Ein Mitarbeiter-Nachrichtensystem kann Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern, damit Sie Ihre Mitarbeiter erreichen können, egal wo und wann sie arbeiten.

Was ist ein Mitarbeiter-Nachrichtensystem?

Ein Mitarbeiter-Messaging-System ist ein Tool zur Kommunikation mit allen Personen in Ihrem Unternehmen über eine zentrale Plattform. Mit einem Messaging-System für Mitarbeiter können Sie mit Sofortnachrichten, Chats, Sprachanrufen, Bulletin Boards, Social Feeds und mehr kommunizieren. Mitarbeiter können ganz einfach Informationen austauschen, zusammenarbeiten und tägliche Aufgaben verwalten.

Funktionen eines effektiven Mitarbeiter-Messaging-Systems

Nicht alle Mitarbeiter-Messaging-Systeme sind gleich nützlich. Um das Beste aus Ihrem herauszuholen, suchen Sie nach einer Lösung mit den folgenden Funktionen:

Benutzerfreundliches Bedienfeld

Wenn die Benutzeroberfläche Ihres Messaging-Systems klobig und veraltet ist, werden Sie es schwer haben, Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, sie zu verwenden. Ein gutes Messaging-System wird ein integraler Bestandteil fast jedes Arbeitsablaufs sein, daher sollte die Wahl eines einfach zu bedienenden Systems oberste Priorität haben.

Idealerweise sollte das System ein intuitives Design haben – jeder sollte in der Lage sein, vom Dashboard oder Zugangspunkt aus herauszufinden, wie es funktioniert. Möglicherweise müssen Sie Ihre Mitarbeiter in Ihrem System schulen, aber es sollte nicht so kompliziert sein, dass es mehr Ärger macht, als es wert ist.

Mobiler Zugriff

Menschen nutzen mobile Geräte viel häufiger als Laptops oder Desktop-Computer – insbesondere Mitarbeiter ohne Schreibtisch. Ihre Mitarbeiter haben wahrscheinlich immer ein mobiles Gerät dabei, sodass sie mit einem effektiven System kommunizieren und Benachrichtigungen auf ihren Telefonen oder Tablets erhalten können.

Integrationen

Ihr Messaging-System sollte in Ihre tägliche Routine integriert werden, damit die Mitarbeiter es während ihres gesamten Arbeitstages mühelos nutzen können. Ein gutes System lässt sich in Tools integrieren, die Sie bereits verwenden, z. B. E-Mail- und Projektmanagementsoftware.

Anpassung

Jedes Unternehmen ist anders, und Ihr Messaging-System für Mitarbeiter muss in der Lage sein, diese Unterschiede zu berücksichtigen, indem es Ihnen ermöglicht, die Plattform anzupassen. Die Möglichkeit, verschiedene Kanäle oder Gruppen basierend auf Projekten, Themen – sogar gemeinsamen Interessen – einzurichten, wird Ihr System nützlicher machen.

Suchfunktion

Ältere Nachrichten verlieren nicht unbedingt ihre Bedeutung, wenn neuere sie begraben, also sollte „verschwunden“ nicht „vergessen“ bedeuten. Das Durchsuchen alter Konversationen ist äußerst nützlich, wenn Sie Informationen zu vergangenen Projekten benötigen.

Datenaustausch

Wenn Ihre Mitarbeiter an einem Projekt zusammenarbeiten, kann die gemeinsame Nutzung von Dateien innerhalb des Messaging-Systems den Fortschritt beschleunigen.

Sicherheit und Privatsphäre

Sie werden vertrauliche Geschäftsinformationen auf Ihrem Messaging-System besprechen, stellen Sie also sicher, dass Sie eines wählen, das Ihre Privatsphäre schützt und erweiterte Sicherheitsfunktionen bietet.

So wählen Sie das richtige Mitarbeiter-Messaging-System aus

Ihr Unternehmen ist einzigartig, Ihre Kommunikationsbedürfnisse sind es auch. Bevor Sie mit der Bewertung von Anbietern beginnen, denken Sie darüber nach, wie Sie derzeit kommunizieren und wie Sie Ihre aktuelle Kommunikation verbessern könnten. Sie benötigen andere Funktionen, wenn Ihre Mitarbeiter hauptsächlich im Außendienst tätig sind, als wenn sie normalerweise alle im selben Büro arbeiten.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie von Ihrem aktuellen System halten und wie sie am liebsten kommunizieren würden. Wenn sie das Gefühl haben, ein Mitspracherecht bei der Auswahl des Systems zu haben, werden sie es eher implementieren und sich bei der Verwendung engagieren.

Sobald Sie verstanden haben, was Ihre Mitarbeiter wollen und welche Funktionen Ihnen helfen können, die Kommunikation zu verbessern, können Sie mit dem Vergleich von Anbietern beginnen. Suchen Sie nach den Funktionen, die Sie als am wichtigsten identifiziert haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten geschützt sind, und vergleichen Sie die Preise für die Pläne, die Sie benötigen. Viele Unternehmen bieten abgespeckte kostenlose Versionen an, aber sie sind möglicherweise nicht die beste Wahl.

So verwenden Sie Mitarbeiter-Messaging-Systeme für eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz

Sobald Sie Ihr System eingerichtet haben, können Sie es wie folgt nutzen, um Ihre täglichen Geschäftsabläufe zu optimieren:

Onboarding und Orientierung

Ihre Mitarbeiter müssen viel lernen, wenn sie zum ersten Mal mit Ihnen zusammenarbeiten. Von Kaffeenachfüllungen bis hin zur Bewältigung ihrer neuen Rolle erfordert ein erfolgreiches Onboarding mehr als nur das Unterschreiben einiger HR-Formulare und das Ansehen einiger Schulungsvideos. Sie möchten, dass Ihre neuen Mitarbeiter die Kultur und Werte Ihres Unternehmens übernehmen, während sie sich einarbeiten. Sie wollen auch nicht, dass sie herumstehen und darauf warten, dass ihnen jemand sagt, was sie als nächstes tun sollen.

Ihr Mitarbeiter-Nachrichtensystem kann den Onboarding-Prozess vereinfachen und es neuen Mitarbeitern erleichtern, sich in ihre Arbeitsteams zu integrieren. Viele verschiedene Abteilungen müssen in die Gewinnung neuer Mitarbeiter eingebunden werden.

Ein Onboarding-Workflow in Ihrem Nachrichtensystem kann es verschiedenen Abteilungen erleichtern, Onboarding- und Orientierungsaktivitäten zu verfolgen. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter genau, was von ihnen erwartet wird und was sie als Nächstes tun sollten, und Manager und Ihre Personalabteilung müssen ihre Arbeit nicht für jeden Mitarbeiter wiederholen.

Nachrichtensysteme erleichtern es den Mitarbeitern auch, ihre neuen Teammitglieder kennenzulernen und sich bei ihren Mentoren und Vorgesetzten zu melden. Wenn sie eine Frage haben, ist das Senden einer Nachricht schneller und einfacher als das Senden einer E-Mail oder das physische Suchen nach ihren Vorgesetzten.

Gruppenarbeit

Ihre Mitarbeiter können Nachrichtensysteme verwenden, um zusammenzuarbeiten, indem sie Ideen, Updates und Dateien schnell miteinander teilen. Messaging-Systeme bieten Kommunikation in Echtzeit, sodass Ihre Teams Probleme sofort besprechen und lösen können – ohne lange, langwierige E-Mail-Threads oder persönliche Meetings.

Nutzen Sie Ihr Nachrichtensystem als zentralen Ort für Dokumente und andere Informationen zu aktuellen Projekten, auf die alle Teammitglieder zugreifen können. Indem Sie alle auf dem Laufenden halten, können Sie Missverständnisse und widersprüchliche Prioritäten vermeiden. Ein robustes Messaging-System dient als Projektmanagement-Tool für unterwegs, das es den Mitarbeitern ermöglicht, über den Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben und ihre nächsten Schritte zu planen.

Mitarbeiter-Feedback

Offene Kommunikation ist unerlässlich, um eine positive Arbeitskultur zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter engagieren und wertgeschätzt fühlen. Feedback ist eine Möglichkeit, eine offenere und ehrlichere Kommunikation zwischen Managern und Arbeitnehmern sowie zwischen Kollegen zu fördern.

Wenn Sie Ihre internen Kommunikationskanäle nutzen, um Feedback auf mehreren Ebenen zu ermöglichen, erhält jeder in Ihrem Unternehmen den Einblick, den er benötigt, um seine Leistung in seinen Rollen zu verbessern. Manager können Mitarbeitern Feedback geben, um eine gute Arbeit anzuerkennen und Bereiche für Verbesserungen aufzuzeigen. Messaging-Systeme sind ideal, wenn eine Eins-zu-Eins-Verbindung einfach nicht möglich ist. Sie eignen sich auch hervorragend zum Nachfassen nach einer formelleren Leistungsbeurteilung.

Peers können sich gegenseitig Feedback geben, um anzuerkennen, wenn jemand alles getan hat. Und obwohl Feedback von Manager zu Mitarbeiter und Peer-to-Peer notwendig ist, übersehen Sie nicht, wie wichtig es ist, Mitarbeiterfeedback zu Managern und Unternehmensrichtlinien einzuholen.

Es ist teuer, Mitarbeiter zu ersetzen – sie kosten im Durchschnitt das halbe bis zweifache ihres Gehalts. Wenn Sie Feedback von Ihren Mitarbeitern einholen und danach handeln, fühlen sie sich wertgeschätzt und engagieren sich eher für das Unternehmen und ihre Arbeit. Sie können dies mit Ihrem Messaging-System auf verschiedene Weise tun.

1. Ein Unternehmens-Feed gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, in Echtzeit auf Ereignisse und Kommunikation zu reagieren. Sie können Kommentare und Emojis in Nachrichten hinterlassen, damit Sie ein Gefühl für die Stimmung der Mitarbeiter in Bezug auf Ihre Ankündigungen bekommen.
2. Sie können Ihr Messaging-System verwenden, um Umfragen zu erstellen und zu versenden – von einfachen Pulskontrollen bis hin zu umfassenderen Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit. Follow-up, indem Sie die aus Ihren Umfragen generierten Daten verwenden, um fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Arbeitserfahrung Ihrer Mitarbeiter zu treffen.

Notfallkommunikation

Zum Glück sind echte Notfälle für die meisten Unternehmen selten. Aber wenn sie auftreten, erfordern sie schnelles Handeln, um alle Beteiligten zu schützen. Sie möchten nicht versuchen, mitten in einer Krise ein kompliziertes Notfallkommunikationssystem zu entwickeln.

Stattdessen können Sie Ihr Nachrichtensystem für die Notfallkommunikation verwenden. Das frühzeitige Einrichten von Notfallmaßnahmen und Sicherheitsprotokollen verschafft Ihnen einen Vorsprung, wenn ein Notfall eintritt. Sie können Mitarbeiter darüber informieren, welche Maßnahmen sie während einer Krise oder Naturkatastrophe ergreifen sollten. Sie können auch Warnungen versenden und sicherstellen, dass jeder weiß, wo er sich nach einem Feueralarm oder einer Evakuierung versammeln muss.

Auch bei kleineren Notfällen kann Ihr Kommunikationssystem ein Lebensretter sein. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie sich keine Sorgen machen müssen, auf vereisten Straßen zur Arbeit zu fahren, oder senden Sie Tipps für die Notfallvorsorge während der Hurrikansaison.

Schichtplanung und Erinnerungen

Den Überblick über sich ändernde Zeitpläne zu behalten, ist sowohl für Mitarbeiter als auch für Manager eine Herausforderung. Ihr Kommunikationssystem kann allen helfen, den Überblick zu behalten, indem es Schichten und Zeitpläne an einem zentralen Ort bereitstellt.

Manager können schnell Zeitpläne erstellen und Mitarbeiter daran erinnern, dass ihre Schicht bald beginnt. Mitarbeiter können die Schicht direkt wechseln, ohne über Vorgesetzte gehen zu müssen. Mitarbeiter können ihre Abwesenheit auch direkt über das Nachrichtensystem beantragen, sodass keine Fehler oder Missverständnisse auftreten. Sie können Zeitpläne duplizieren, um sich wiederholende Arbeiten zu vermeiden und allen eine Benachrichtigung zu senden, wenn ein neuer Zeitplan veröffentlicht wird.

Kommunikation mit Non-Desk-Mitarbeitern

Deskless-Mitarbeiter können das Gefühl haben, vom Rest des Teams abgeschnitten zu sein, wenn Sie der Kommunikation keine Priorität einräumen. Obwohl Schreibtischlose nicht neu sind, bietet die Technologie jetzt die Möglichkeit, effektiver als je zuvor mit ihnen zu kommunizieren. Mitarbeiter im Gesundheitswesen, in der Gastronomie, in der Fertigung und im Bauwesen haben nicht immer den einfachen Zugriff auf E-Mails wie Büroangestellte, daher benötigen sie unmittelbarere Kommunikationsformen.

Messaging-Systeme ermöglichen den direkten Kontakt mit Mitarbeitern ohne Schreibtisch, damit sie auf dem Laufenden bleiben und sich in Unternehmensveranstaltungen einbezogen fühlen. Sie können sich auch schnell mit Fragen oder Bedenken melden und ihren Vorgesetzten über ihre Fortschritte informieren, ohne anzurufen.

Umfragen und Informationsaustausch

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Firmenevents wie:

• Stellenangebote
• Neue Richtlinien
• Anmeldefristen für Leistungen
• Gesellschaftliche Veranstaltungen

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, senden Sie eine kurze Umfrage, um die Meinung aller einzuholen. Wenn Sie beispielsweise eine Firmenweihnachtsfeier planen, bieten Sie Optionen an – möchten Ihre Mitarbeiter ein Potluck haben, Kekse tauschen oder zum Karaoke ausgehen? Starten Sie eine kurze Umfrage, um es herauszufinden.

Mitarbeiteranerkennung und Moralsteigerung

Sie können Ihren Unternehmens-Feed auch für Mitarbeiteranerkennung und Shoutouts verwenden. Jeder möchte sich für seine Arbeit wertgeschätzt fühlen, und die Schaffung einer Kultur der Anerkennung verbessert die Mitarbeiterbindung.

Um effektiv zu sein, sollte die Anerkennung zeitnah erfolgen und mit den Unternehmenswerten verbunden sein. Anerkennung, die Monate nach guter Arbeit kommt, wird nicht so effektiv sein wie ein sofortiges Lob. Verwenden Sie Ihren Unternehmens-Feed, um Ihre Leistungsträger sofort zu erkennen und zu belohnen.

Sie können Mitarbeiter auch dazu befähigen, sich gegenseitig zu belohnen, indem Sie ein Mitarbeiterbelohnungsprogramm einrichten. Manager und Mitarbeiter können Prämien vergeben, die gegen Geschenkkarten eingetauscht werden können.

Obwohl öffentliche Belohnungen einen enormen Wert haben, ist es auch wichtig, persönliche Dankesbotschaften zu senden. Da eine Arbeitsumgebung ohne Schreibtisch bedeutet, dass die Mitarbeiter ständig unterwegs sind, ist es unwahrscheinlicher, dass Sie auf einen Mitarbeiter stoßen, der Ihr Lob weitergibt. Ermutigen Sie Manager, Einzelpersonen ermutigende private Nachrichten zu senden, um beim Aufbau von Beziehungen zu helfen.

Kommunikation mit Neueinstellungen

Die Anpassung an einen neuen Job kann überwältigend sein, und Ihre neuen Mitarbeiter sind in den ersten Wochen besonders gefährdet. Vereinfachen Sie den Prozess, indem Sie über Ihr Nachrichtensystem in engem Kontakt bleiben.

Lassen Sie Ihre neuen Mitarbeiter wissen, wie sie das Nachrichtensystem verwenden, und fügen Sie sie allen Kanälen hinzu, auf denen sich ihr Team befindet, um das Gemeinschaftsgefühl zu fördern. Manager sollten während des gesamten Schulungszeitraums engen Kontakt halten und sicherstellen, dass die Mitarbeiter alle Fragen stellen können, die sie haben, und dass sie die Onboarding-Aktivitäten wie erwartet durchlaufen.

Richten Sie automatisierte Nachrichten ein, um basierend auf bestimmten Auslösern mit neuen Mitarbeitern zu kommunizieren. Sie können beispielsweise eine Glückwunschkarte zusammen mit einer Belohnung senden, wenn sie ihr Orientierungstraining abgeschlossen haben. Stellen Sie jedoch sicher, dass ihr Vorgesetzter auch personalisierte Nachrichten sendet und sich häufig bei ihnen meldet.

Best Practices für die Verwendung von SMS-Systemen für Mitarbeiter

Messaging-Systeme für Mitarbeiter sind leistungsstarke Kommunikationstools. Wie jedes Werkzeug können sie jedoch missbraucht werden. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen zum Nutzen sowohl Ihres Unternehmens als auch Ihrer Mitarbeiter verwendet wird, sollten Sie Best Practices für die Verwendung festlegen.

Setzen Sie klare Richtlinien

Versuchen Sie, das Privileg, Ihre Mitarbeiter kontaktieren zu können, nicht zu missbrauchen. Wenn Ihre Organisation klare Arbeitszeiten hat, verwenden Sie Ihr Nachrichtensystem nicht außerhalb der Geschäftszeiten. Wenn Ihr Unternehmen über längere Zeit tätig ist, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass von ihnen nicht erwartet wird, dass sie Nachrichten außerhalb ihrer Geschäftszeiten abrufen oder darauf antworten.

Sie möchten die Nutzung des Nachrichtensystems nicht unbedingt nur auf Arbeitsgespräche beschränken – das Einrichten von Kanälen für gemeinsame Interessen ist eine großartige Möglichkeit, Gemeinschaft und Innovation zu fördern – aber Sie sollten erwarten, dass alle Nachrichten respektvoll und professionell sind. Machen Sie Erwartungen klar und lassen Sie alle wissen, dass sie es nicht über das Nachrichtensystem sagen sollten, wenn sie es nicht vor ihrem Vorgesetzten sagen würden.

Bewahren Sie Privatsphäre und Sicherheit

Sie müssen nicht nur vertrauliche Unternehmensinformationen schützen, sondern Ihre Mitarbeiter müssen auch wissen, dass ihre Kommunikation vertraulich behandelt wird, wenn dies angemessen ist. Wenn ein Mitarbeiter seinem Vorgesetzten eine Nachricht über eine persönliche Angelegenheit sendet, sollte er darauf vertrauen können, dass diese vertraulich behandelt wird.

Vermeiden Sie Ablenkungen

Ihr Messaging-System sollte die Produktivität der Mitarbeiter verbessern, nicht davon ablenken. Vermeiden Sie es, Ihr System zu überlasten und Ihre Mitarbeiter von ihrer Hauptarbeit abzulenken. Das menschliche Gehirn wurde nicht für Multitasking entwickelt, also lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich auf hochwertige Aufgaben konzentrieren.

Wenn Sie zu viel schreiben, werden Ihre Mitarbeiter Sie außerdem ausblenden. Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Endlose Benachrichtigungen über jedes kleinere Problem verlieren ihre Wirkung. Behalten Sie kleinere Aktualisierungen im Unternehmens-Feed bei und beschränken Sie Benachrichtigungen auf wirklich wichtige Nachrichten und zeitkritische Informationen.

Die 3 besten Mitarbeiter-Messaging-Systeme

Connecteam ist ein All-in-One-Messaging-System für Mitarbeiter mit erweiterten Chat-Funktionen, damit Sie mit Ihrem Team in Kontakt bleiben können, egal wo es sich befindet. Mit Connecteam können Sie Audionachrichten, Videos, Bilder und Dateien senden. Mit der Geolokalisierungsfunktion wissen Sie sogar genau, wo sich Ihre Mitarbeiter während der Arbeit befinden.

Mit einer Web-App und mobilem Zugriff benötigen Sie keine spezielle Ausrüstung, um in Kontakt zu bleiben, was Connecteam ideal für Mitarbeiter ohne Schreibtisch macht.

Sie können benutzerdefinierte intelligente Gruppen basierend auf Kriterien im eingebetteten Mitarbeiterverzeichnis erstellen. Fügen Sie alle Mitglieder eines bestimmten Teams zu einem Gruppenchat und alle Manager zu einem anderen hinzu. Sie müssen Personen nicht einzeln manuell hinzufügen.

Halten Sie Gespräche auf Kurs und professionell, indem Sie einen Moderator ernennen. Der Administrator kann unangemessene Inhalte entfernen und Kontrollen einrichten, um den Zugriff auf bestimmte Funktionen einzuschränken.

Mit verbesserten Sicherheitsfunktionen schützt Connecteam Ihre Nachrichten und andere Daten. Wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, verlieren sie automatisch ihren Zugriff auf Connecteam. Daten werden nicht auf einzelne Geräte heruntergeladen und Informationen können nicht gespeichert oder aus dem System exportiert werden.

Connecteam geht weit über Messaging hinaus und bietet ein vollständiges Mitarbeiterverwaltungssystem. Sie können Terminplanung, Personalwesen, Projektmanagement und Kommunikation von derselben erschwinglichen Plattform aus erledigen.

Slack wurde für die Geschäftskommunikation entwickelt. Mit den Workflow- und Chat-Funktionen können Sie in Echtzeit zusammenarbeiten und kommunizieren. Du kannst verschiedene Channels in Slack basierend auf Projekt, Standort, Team oder jeder anderen Kategorie einrichten.

Mit Slack sind Ihre Gruppenchats in Threads organisiert, die eine klare Struktur aufweisen. Sie können Nachrichten bearbeiten und löschen und schnelle Antworten senden. Slack lässt sich in andere gängige Business-Tools integrieren und bietet ein kostenloses Abonnement an.

WhatsApp ist ein kostenloses Messaging-System von Meta. WhatsApp wird aufgrund seiner Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und verschwindenden Nachrichten häufig für sichere Kommunikation verwendet. Sie können Gruppenchats erstellen, um Texte, Sprachnotizen, Dateien, Fotos und Videos zu senden. WhatsApp lässt Sie wissen, wer online ist und wer Ihre Nachrichten gesehen hat.

Zusätzlich zu ihrem kostenlosen Plan hat WhatsApp auch einen Businessplan für die interne Kommunikation und Massen-SMS an Ihre Mitarbeiter sowie für den direkten SMS-Versand mit Kunden.