So schreiben Sie ein Urlaubsantragsformular für Mitarbeiter + kostenlose Vorlage

Als Manager kann es ein echtes Problem sein, die Urlaubsanträge für Ihr gesamtes Team im Auge zu behalten. Sie müssen die Erfüllung der individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter mit der Sicherstellung einer angemessenen Personalausstattung in Einklang bringen. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen klar definierten Prozess für die Beantragung von arbeitsfreier Zeit zu haben.

Urlaubsantragsformulare für Mitarbeiter als Teil einer umfassenderen Urlaubsrichtlinie sind ein großartiges Werkzeug zur Standardisierung dieses Prozesses. Sie bieten Mitarbeitern eine formelle Möglichkeit, um Urlaub zu beantragen, und machen es Ihnen oder anderen Mitarbeitern der Personalabteilung (HR) einfach, Anträge zu genehmigen oder abzulehnen.

Sie können auf jedem Formular auch eine Genehmigung oder Ablehnung aufzeichnen. So sehen Sie auf einen Blick, wer wie viel Urlaub bekommen hat.

In diesem Artikel erklären wir, was Urlaubsantragsformulare für Mitarbeiter sind, warum sie wichtig sind und wie sie in eine Urlaubsrichtlinie passen. Außerdem bieten wir eine kostenlose Vorlage an und erklären, wie Sie Anfrageformulare in Ihrer Organisation am besten implementieren können.

Was ist ein Urlaubsantragsformular?

Ein Urlaubsantragsformular für Mitarbeiter ist ein schriftliches Dokument, mit dem Teammitglieder jede Art von Urlaub beantragen können, den sie benötigen. Urlaubsarten sind unter anderem:

• Ferientage
• Mutterschaftsurlaub
• Krankenurlaub
• Krankheitstage
• Militärurlaub
• Trauerurlaub
• Verletzungsurlaub
• Urlaub nach Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMG)
• Allgemeine unbezahlte oder bezahlte Freizeit (PTO) aus anderen Gründen

Diese Formulare werden dann an Manager, Teamleiter oder Personalmitarbeiter übermittelt, die jede Anfrage genehmigen oder ablehnen.

Allerdings verwenden nicht alle Organisationen Urlaubsantragsdokumente. Einige bitten Mitarbeiter, Urlaub per E-Mail, mündlich oder über eine digitale Plattform zu beantragen.

Insgesamt sind diese Formulare Teil der umfassenderen Freizeitrichtlinie eines Unternehmens und tragen zur Standardisierung des Prozesses für die Beantragung von Freizeit bei .

Warum ist es wichtig?

Eine gute Urlaubsrichtlinie und ein Antragsformular für Mitarbeiterurlaub können Ihrer Organisation dabei helfen:

Einhaltung

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Arten von Urlaub zu gewähren, wie z. B. Krankheitsurlaub oder Familienurlaub. Beispielsweise verlangt das Family and Medical Leave Act (FMLA) von Arbeitgebern, dass sie Arbeitnehmern, die krankgeschrieben werden müssen oder sich um ein chronisch krankes Familienmitglied kümmern müssen, 12 Wochen beschäftigungsgeschützten unbezahlten Urlaub gewähren.

Mit einem Urlaubsantragsformular stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Urlaubsanträge von Mitarbeitern konsistent und zuverlässig dokumentiert.

Darüber hinaus kann eine Aufzeichnung der Urlaubsanträge und -genehmigungen von Mitarbeitern dazu beitragen, nachzuweisen, dass die Freistellungsrichtlinie Ihres Unternehmens den Arbeits- und Aufzeichnungsvorschriften entspricht.

Verwaltung von Urlaub und Arbeitsbedarf der Mitarbeiter

Mit Antragsformularen können Sie sehen, wer seine bezahlte Freizeit (PTO) verbraucht. Sie ermöglichen Ihnen eine vorausschauende Planung, um das Risiko von Personalengpässen zu verringern . Mit den Formularen können Sie auch nachverfolgen, wem der Urlaub genehmigt wurde, und sicherstellen, dass keine Urlaubsanträge übersehen werden.

Unterstützung Ihrer Mitarbeiter

Amerikanische Arbeitnehmer gehören zu den am stärksten überarbeiteten der Welt, wobei über 20 % der Arbeitnehmer im privaten Sektor keinen Zugang zu PTO haben. Dies führt zu einer schlechten Work-Life-Balance, die zu Problemen wie Burnout und Demotivation beitragen kann.

Eine gute Freistellungsrichtlinie verschafft Mitarbeitern Zugang zu dringend benötigten Ausfallzeiten, und standardisierte Formulare ermöglichen es ihnen, Freistellungen viel einfacher zu beantragen. Im Gegenzug fühlen sich die Mitarbeiter unterstützt, da sie wissen, dass sie einen klaren Weg haben, sich Zeit von der Arbeit zu nehmen, um neue Energie zu tanken und sich zu erfrischen.

Reduzierung von Fluktuation und Fehlzeiten

In ähnlicher Weise ergab eine Deloitte-Umfrage unter 1.000 Fachleuten, dass 42 % aller Arbeitnehmer und fast die Hälfte der Millennials angaben, ihren Job wegen Burnout zu kündigen. Harvard Business Review berichtet, dass Unternehmen, wenn Mitarbeiter überarbeitet sind, höhere Fluktuation, mehr Fehlzeiten und höhere Versicherungskosten verzeichnen.

Mit Antragsformularen können Teammitglieder ganz einfach Urlaub beantragen, wenn sie ihn brauchen . Auf diese Weise sind sie möglicherweise weniger versucht, die Arbeit zu verpassen – oder schlimmer noch, aufzuhören.

Was in ein Urlaubsantragsformular aufzunehmen ist

Hier ist, was ein gutes Urlaubsantragsformular beinhalten könnte.

Anleitung zum Formular

Diese sollten dem Arbeitnehmer erklären, wie das Formular auszufüllen ist. Sie können auch angeben, wie lange im Voraus Mitarbeiter eine Beurlaubung beantragen sollten.

Datum der Anfrage

Für HR-Teams und Manager ist es wichtig zu sehen, wann ein Mitarbeiter Urlaub beantragt hat, damit sie das Formular rechtzeitig genehmigen oder ablehnen können.

Mitarbeiterinformation

Das Formular sollte den Namen und die Unterschrift des Mitarbeiters enthalten. Je nach Organisation könnte es auch die Mitarbeiternummer, Funktion und Abteilung enthalten, um dem Unternehmen bei der Identifizierung des Mitarbeiters zu helfen.

Die angeforderten Daten und warum

Es sollte einen Abschnitt auf dem Formular geben, in dem ein Mitarbeiter die genauen Tage oder Zeiten angeben kann, die er beantragt, sowie die Gesamtzahl der Tage oder Stunden, die er beantragt.

Es ist auch wichtig zu verfolgen, warum ein Arbeitnehmer Urlaub beantragt. Dies kann der Personalabteilung helfen, eine Entscheidung darüber zu treffen, ob Anträge auf Abwesenheit genehmigt werden sollen oder nicht.

Dieser Abschnitt könnte auch Platz für zusätzliche Kommentare enthalten, wenn der Mitarbeiter weitere Informationen zu seiner Anfrage bereitstellen möchte.

Ein Abschnitt, um nachzuverfolgen, ob die Anfrage genehmigt wurde

Es sollte einen Bereich geben, in dem Personalmitarbeiter angeben können, ob der Antrag genehmigt wurde oder nicht. Dieser Abschnitt sollte auch Platz für die Unterschrift des Managers oder des HR-Mitarbeiters haben.

Kostenlose Vorlage für den Antrag auf Abwesenheit von Mitarbeitern

Sie können ein Urlaubsantragsformular mit Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm erstellen. Sie können Ihr Firmenlogo und Ihre Farben hinzufügen und das Formular dann im PDF-Format speichern . Es wird empfohlen, das Formular als PDF zu speichern, da es in diesem Format digital einfacher auszufüllen ist.

Verwenden Sie beim Erstellen Ihres Formulars eine einfache und prägnante Sprache . Dies hilft den Arbeitnehmern, das Formular schneller auszufüllen und Verwirrung zu vermeiden. Sie sollten auch einen leicht formellen Ton annehmen. Auch in einem ungezwungenen Arbeitsumfeld vermittelt ein formeller und sachlicher Ton die Wichtigkeit des Dokuments.

Es kann schwierig sein, ein Formular von Grund auf neu zu erstellen, also laden Sie unsere kostenlose Formularvorlage für den Antrag auf arbeitsfreie Zeit herunter und verwenden Sie sie als Ausgangspunkt. Sie können es an Ihre Bedürfnisse anpassen.

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Best Practices für die effektive Implementierung von Urlaubsantragsformularen für Mitarbeiter

Haben Sie eine Auszeitrichtlinie

Ihr Antragsformular für arbeitsfreie Zeit sollte Teil einer umfassenderen Richtlinie für arbeitsfreie Zeit sein, um sicherzustellen, dass Anträge fair behandelt werden. Ihre Freistellungsrichtlinie sollte für Arbeitnehmer leicht zugänglich sein. Nehmen Sie es in Ihr Mitarbeiterhandbuch auf und bewahren Sie es dort auf, wo Teammitglieder leicht darauf zugreifen können.

Folgendes können Sie in Ihrer Police erläutern:

• Die unterschiedlichen Abwesenheitsarten wie Krankheit, Elternzeit, PTO etc.
• Wann sich Mitarbeiter frei nehmen können.
• Wie Mitarbeiter Urlaub beantragen können.
• Angemessene Verwendung von Urlaubsantragsformularen.
• Was Mitarbeiter tun sollten, wenn sie in letzter Minute einen Notfall oder eine Krankheit haben, die kein Urlaubsantragsformular zulassen.
• Wie viele Arbeitnehmer dürfen gleichzeitig von der Arbeit abwesend sein. Dies kann als Prozentsatz ausgedrückt werden, z. B. 20 % eines Teams oder einer Abteilung.
• Wer prüft, genehmigt und lehnt Anfragen ab?
• An wen sich Mitarbeiter wenden oder an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen zu Urlaubsanträgen haben.
• Was Arbeitnehmer tun können, wenn ihr Antrag abgelehnt wird.

Ihre Freistellungsrichtlinie sollte auch Folgendes enthalten:

Die Benachrichtigungsfrist(en) für Anfragen

Arbeitnehmer sollten wissen , wie lange im Voraus sie ihren Urlaub beantragen müssen. Einige Unternehmen verlangen eine Kündigungsfrist von mindestens 2 Wochen bis 1 Monat.

Wie viel Vorankündigung Sie verlangen, kann davon abhängen, wie flexibel der Zeitplan Ihres Unternehmens ist. Beispielsweise möchten Sie die Arbeitnehmer bitten, Sie bei längeren Abwesenheiten, z. B. 4 Wochen oder mehr, mindestens 2 Monate im Voraus zu informieren.

Eine substanzielle Vorankündigung hilft Ihnen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter entsprechend zu planen. Es gibt Ihnen auch Zeit, bei Bedarf einen vorübergehenden Ersatz einzustellen.

Ihre Reaktionszeit

Idealerweise sollten Sie in der Lage sein, Urlaubsanträge innerhalb von 3 Tagen oder weniger zu beantworten . Es sollte nicht länger als eine Woche dauern. Wenn Sie Anfragen von Mitarbeitern digital über eine Online-Plattform einreichen lassen, können Sie noch schneller auf Anfragen reagieren.

Regeln zum Ändern von Anfragen

Überlegen Sie, welche Regeln für die Änderung von Anfrageformularen gelten, wenn sich die Pläne eines Mitarbeiters ändern. Möglicherweise möchten Sie, dass Teammitglieder einem bestimmten Manager oder HR-Teammitglied eine E-Mail senden, damit er ihr Formular ändert. Oder Sie verlangen von den Mitarbeitern möglicherweise, dass sie ein neues Anfrageformular einreichen.

Das Verfahren zur Ablehnung eines Urlaubsantrags

Erstellen Sie ein formelles Verfahren, das Manager oder HR-Mitarbeiter befolgen müssen, wenn sie Urlaubsanträge ablehnen. Dann legen Sie dies in Ihrer Freizeitrichtlinie fest.

Sie können beispielsweise die Person, die die Anfrage abgelehnt hat, bitten, sich direkt an den Mitarbeiter zu wenden, um ihre Entscheidung zu erläutern. Sie können in der Richtlinie vermerken, dass Manager oder die Personalabteilung den Mitarbeitern als Kompromiss alternative freie Tage oder Stunden anbieten.

Oder Sie können Mitarbeiter bitten, eine bestimmte Anzahl zusätzlicher Anträge einzureichen, nachdem einer abgelehnt wurde – zum Beispiel 1 oder 2. Sie können von Mitarbeitern verlangen, dass sie auf nachfolgenden Antragsformularen andere Tage oder Stunden angeben.

Nutzen Sie eine digitale Lösung für das Freizeitmanagement

Eine digitale Freizeitverwaltungssoftware wie Connecteam kann Ihnen dabei helfen, ganz einfach eine Freizeitrichtlinie zu erstellen und Urlaubsanträge zu verwalten.

Connecteam ist eine umfassende Mitarbeiterverwaltungslösung, die eine Reihe von Funktionen bietet, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter effizienter verwalten können.

Mit der Urlaubsverwaltungsfunktion von Connecteam können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge von ihrem Mobilgerät aus einreichen, und Manager können die Anträge mit nur wenigen Klicks genehmigen oder ablehnen. Das System verfolgt automatisch alle Urlaubsanträge und -genehmigungen, sodass Anträge nicht manuell nachverfolgt oder Tabellenkalkulationen verwendet werden müssen.

Sie sollten auch unseren ausführlichen Bericht über die besten Mitarbeiter-Toto-Tracker lesen

Mit Connecteam können Sie Regeln aufstellen, wie viel Urlaub Mitarbeiter nehmen können, wie lange sie Bescheid geben müssen und ob bestimmte Zeiträume des Jahres für Urlaubsanträge gesperrt sind oder nicht.

Das Beste ist, dass die Abwesenheitsverwaltung von Connecteam nahtlos in den Rest der Connecteam-Plattform integriert ist, sodass Sie alle Aspekte Ihrer Belegschaft von einer einzigen Plattform aus verwalten können. Dies macht es einfach, Schichten zu planen, mit Mitarbeitern zu kommunizieren und Zeit und Anwesenheit zu verfolgen, alles von einem zentralen Ort aus.

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Planen Sie Engpässe und Probleme voraus

Bei großen Veranstaltungen und rund um die Feiertage ist es üblich, dass viele Mitarbeiter für die gleiche Zeit Urlaub beantragen.

Sie können dies vorausplanen, indem Sie mit Ihren Mitarbeitern einen Monat oder länger vor dem Urlaub kommunizieren, um herauszufinden, wer bereit ist zu arbeiten. Erstellen Sie eine Bank von Mitarbeitern, auf die Sie während dieser Zeit zurückgreifen können . Sie könnten auch erwägen, diesen Arbeitern während des nächsten Urlaubs eine Auszeit zu gewähren. Auf diese Weise verlassen Sie sich nicht darauf, dass dieselben Mitarbeiter zu viele Tage oder Stunden abdecken.

Außerdem sollten Sie eine Mindestpersonalausstattung festlegen . Überlegen Sie, wie viel Prozent Ihres Personals Sie für jede Schicht benötigen. Stellen Sie außerdem sicher, dass diese Anzahl von Mitarbeitern die Servicequalität bieten kann, die Ihre Kunden zu jeder anderen Jahreszeit erwarten.

Wenn Ihre Organisation über die Feiertage arbeitet oder beschäftigter ist, weil jeder frei haben möchte, möchten Sie vielleicht vor den Feiertagen vorübergehende Personallösungen arrangieren , um die Lücken zu füllen.

Darüber hinaus gibt es einige Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Urlaubsanträge während beliebter Urlaubszeiten fair behandelt werden. Sie können es sich zur Richtlinie machen, Anfragen nach Dienstalter, nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ zu priorisieren oder nachzusehen, wer am wenigsten Freizeit hat. Sie könnten sogar Boni für Arbeitnehmer anbieten, die bereit sind, auch an wichtigen Feiertagen zu arbeiten.

Krankheit und Notfälle

Mitarbeiter können plötzlich krank werden oder in einen Notfall geraten. In diesen Fällen haben sie normalerweise keine Zeit, Tage oder Wochen im Voraus mit einem Antragsformular Urlaub zu beantragen. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Richtlinie für die Auszeit in letzter Minute zu haben.

Ihre Police sollte Folgendes beinhalten:

• Eine Definition dessen, was eine Krankheit oder ein Notfall darstellt.
• Eine Erklärung, an wen sich Ihr Mitarbeiter in diesen Situationen wenden sollte, ob Sie, jemand anderes oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung.
• Die Mindestkündigungsfrist, die der Arbeitnehmer vor Beginn seines Arbeitstages geben muss. Zum Beispiel 2 Stunden.
• Ob der Mitarbeiter bei Rückkehr eine Krankschreibung benötigt. Viele Organisationen verlangen nach einer 3-tägigen Abwesenheit eine Krankschreibung.
• Ob Last-Minute-Freizeit bezahlt wird oder nicht.

Darüber hinaus sollten Sie eine interne Richtlinie für den Umgang mit kurzfristigen Abwesenheiten erstellen. Sie sollten wissen, wie Sie eine plötzliche Lücke in einer Schicht füllen. Möglicherweise haben Sie eine Liste mit Bereitschaftsdiensten, die Sie kontaktieren können, um in letzter Minute vorbeizukommen. Sie können auch eine Gruppen-SMS- oder E-Mail-Anfrage an Ihre Mitarbeiter senden, um herauszufinden, ob jemand verfügbar ist.

Erstellen Sie einen Aufnahmeprozess, um auf Urlaubsanträge umgehend zu reagieren

Wenn Mitarbeiter Urlaub beantragen, warten sie wahrscheinlich gespannt auf eine Antwort. Ihr Unternehmen muss auch wissen, welche Anträge genehmigt wurden, damit Sie alle Zeitpläne oder Schichten ausfüllen können, die von einer Abwesenheit betroffen sind.

Ein Aufnahmeprozess kann helfen. Dies bedeutet lediglich einen Prozess zum Einreichen und Bearbeiten von Anfrageformularen . Es geht Hand in Hand mit Ihrer Freizeitregelung.

Bei der Erstellung Ihres Aufnahmeprozesses sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Wo und wie Formulare eingereicht werden.
• Wer ist für deren Überprüfung verantwortlich?
• Wie Entscheidungen über die Auszeit getroffen werden.
• So reichen Sie ausgefüllte Formulare ein.

Beispielsweise können Sie Mitarbeiter bitten, ausgefüllte Formulare per E-Mail oder persönlich einzureichen – entweder an Sie, ein bestimmtes Teammitglied oder Ihre Personalabteilung. Sie können Mitarbeiter auch bitten, Formulare digital über eine Online-Arbeitsverwaltungsplattform oder eine File-Sharing-Softwarelösung einzureichen.

Sie können Ihren Aufnahmeprozess manuell erstellen, indem Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen erstellen, die Sie mit Personalmitarbeitern teilen können, die sich um die Antragsformulare kümmern. Dies kann jedoch schwierig und zeitaufwändig sein.

Durch die Nutzung einer digitalen Plattform wie Connecteam können Sie einen Großteil des Urlaubsantragsprozesses automatisieren. Mitarbeiter können von jedem Gerät aus arbeitsfreie Zeit beantragen, und Sie können Anfragen in Echtzeit erhalten. Diese Plattformen ermöglichen es Ihnen, den beantragten Urlaub der Mitarbeiter sofort zu überprüfen.

Sie benachrichtigen die Mitarbeiter auch, wenn über ihren Antrag entschieden wurde. Außerdem sehen Sie auf einen Blick, wer Urlaub beantragt hat und wessen Antrag noch bearbeitet werden muss.

Einige digitale Plattformen sind auch direkt mit Planungsfunktionen verknüpft, sodass Sie Schichten und Zeitpläne schnell aktualisieren, Teammitglieder fragen können, wer einen abwesenden Mitarbeiter vertreten kann, und Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Schicht mehr Mitarbeiter benötigt.

Überprüfen Sie Ihre Freizeitrichtlinie auf Einhaltung

Möglicherweise möchten Sie Ihre Urlaubsregelung mit einem Anwalt überprüfen, um sicherzustellen, dass sie nicht gegen Gesetze verstößt .

Beispielsweise dürfen Arbeitgeber einem Arbeitnehmer in den meisten Fällen keinen FMLA-Urlaub verweigern. In Fällen, in denen ein Arbeitgeber jedoch weniger als 50 Mitarbeiter hat oder der Arbeitnehmer, der Urlaub beantragt, weniger als 1.250 Stunden oder 12 Monate für das Unternehmen gearbeitet hat, hat er möglicherweise keinen Anspruch auf Urlaub. Es ist wichtig, die Einzelheiten dieses Gesetzes zu verstehen.

Jeder, der in Ihrem Unternehmen Entscheidungen über Urlaub trifft, sollte verstehen, wann Anträge auf Abwesenheit genehmigt werden müssen und wann Arbeitnehmer möglicherweise keinen Anspruch auf Urlaub haben.

Bewerten Sie die Wirksamkeit Ihrer Urlaubsantragsformulare

Urlaubsantragsformulare sollten Abwesenheiten und No-Call-No-Show-Mitarbeiter reduzieren. Wenn dies nicht der Fall ist oder wenn Mitarbeiter die Formulare routinemäßig nicht ordnungsgemäß einreichen, überprüfen Sie Ihre Richtlinie erneut .

Überlegen Sie, ob Sie zusätzliche Informationen von Mitarbeitern anfordern müssen. Oder prüfen Sie, ob es zusätzliche Anweisungen gibt, die Sie in Formularen bereitstellen können, um Mitarbeitern zu helfen, Anfrageformulare ordnungsgemäß auszufüllen und rechtzeitig einzureichen.

Wenn Ihre Formulare beispielsweise zu kompliziert sind, fühlen sich die Mitarbeiter möglicherweise nicht sicher, sie auszufüllen. Es kann hilfreich sein, Antragsformulare auf 1 bis 2 Seiten zu straffen und eine einfache Sprache zu verwenden. Durch die Bereitstellung von Platz für zusätzliche Notizen auf dem Formular können Mitarbeiter mit eigenen Worten erklären, warum sie eine Auszeit benötigen.

Wenn Sie viele kurzfristige Abwesenheiten haben, sollten Sie sich auch Ihre Zeitleiste genauer ansehen. Verlangen Sie von Arbeitnehmern eine monatelange Kündigungsfrist? Einige Arbeitnehmer planen möglicherweise nicht so weit im Voraus. Arbeitnehmern die Möglichkeit zu geben, mit einer Frist von einigen Wochen eine Auszeit zu beantragen, bietet möglicherweise mehr Flexibilität.

Zusammenfassung

Ein Urlaubsantragsformular hilft Mitarbeitern zu kommunizieren, wenn sie Urlaub, Krankheitstage oder andere Arten von Urlaub benötigen. Außerdem können Sie diese Anfragen priorisieren und die Mitarbeiter informieren, ob und wann sie bestimmte Tage frei nehmen können.

Ein effektives Formular für den Antrag auf Abwesenheit von Mitarbeitern kann auch Verwirrung und Missverständnisse zwischen Mitarbeitern und Management reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellen.

Indem Sie unsere kostenlose Vorlage und die in diesem Artikel beschriebenen Best Practices verwenden, können Sie die Verwaltung von Urlaubsanträgen stressfrei gestalten und ein Antragsformular erstellen, das perfekt für Ihr Unternehmen geeignet ist.

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