So schreiben Sie ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben + kostenlose Vorlagen

Als Arbeitgeber können Ihre Mitarbeiter Sie bitten, Details ihrer Beschäftigung für Hypothekenbanken, Vermieter oder sogar einen anderen Arbeitgeber zu bestätigen.

Während Arbeitsbestätigungsschreiben in der Regel kurz und einfach zu erstellen sind, ist es wichtig, sie richtig zu machen.

Ein Fehltritt wirft nicht nur ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen, sondern kann auch die Fähigkeit eines Mitarbeiters beeinträchtigen, einen Kredit, eine Wohnung oder einen neuen Job zu bekommen.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie eine Bestätigung des Beschäftigungsschreibens erstellen, einschließlich der zu berücksichtigenden Informationen.

Um Ihnen zu helfen, haben wir auch einige Beispiele für Beschäftigungsbestätigungsschreiben beigefügt und zwei gebrauchsfertige Vorlagen vorbereitet.

Laden Sie hier Ihre kostenlosen Vorlagen herunter

Mitarbeiterbestätigungsformular – Aktueller Mitarbeiter

Mitarbeiterbestätigungsformular – Ehemaliger Mitarbeiter

Was ist ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben?

Ein Arbeitsbestätigungsschreiben ist ein Nachweis über die aktuelle oder frühere Beschäftigung einer Person. Es bestätigt, dass ein Mitarbeiter für Ihr Unternehmen arbeitet – oder gearbeitet hat – und enthält Details wie Beschäftigungsdatum, Funktion und Gehalt.

Ein Arbeitsbestätigungsschreiben wird manchmal auch als bezeichnet:

• Anstellungsvereinbarung
• ein Arbeitszeugnis
• ein Arbeitsbestätigungsschreiben
• ein Gehaltsbestätigungsschreiben
• ein Einkommensnachweis
• ein Beschäftigungsbestätigungsformular

Diese Schreiben bieten eine unabhängige Überprüfung wichtiger Beschäftigungsdetails für Dritte. Eine Anfrage nach einem Schreiben kann über einen Mitarbeiter oder direkt von einem Dritten wie einer Bank, einem Vermieter, einer Regierungsbehörde oder einem anderen Arbeitgeber erfolgen.

Arbeitsbestätigungsschreiben unterscheiden sich von Referenzschreiben oder Empfehlungsschreiben, die beschreiben, wie gut ein Mitarbeiter in einer Rolle gearbeitet hat. Stattdessen geben Arbeitsnachweise neutral Auskunft über die Zeit eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen.

Woher kommen Anfragen zur Mitarbeiterbestätigung?

Anfragen nach einem Gehaltsbestätigungsschreiben können von einem Mitarbeiter kommen, der es dann an den Dritten weiterleitet, der die Informationen benötigt.

Mitarbeiter müssen Ihnen nicht sagen, warum sie das Schreiben anfordern. Sie müssen Ihnen jedoch mitteilen, welche Informationen darin enthalten sein sollen, wenn sie ein Schreiben im Namen eines Dritten anfordern.

Anfragen können auch direkt von Dritten kommen. Diese beinhalten:

• Finanzinstitutionen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter eine Hypothek oder ein anderes Darlehen beantragt, muss die Bank seine Rückzahlungsfähigkeit bestätigen. Beantragt ein Mitarbeiter die Umstrukturierung eines bestehenden Kredits oder die Stundung von Zahlungen aufgrund einer finanziellen Notlage, muss die Bank häufig auch das Einkommen bestätigen, bevor sie über die Bewilligung des Antrags entscheidet.
• Vermieter. Wenn sich ein Mitarbeiter um die Anmietung einer Immobilie bewirbt, möchte der Vermieter möglicherweise sehen, dass er in der Lage ist, die Miete, die Kaution und andere Servicegebühren zu zahlen.
• Andere Arbeitgeber. Wenn ein Mitarbeiter eine Bewerbung bei einem anderen Unternehmen einreicht, möchte der potenzielle Arbeitgeber möglicherweise ein Arbeitsbestätigungsschreiben anfordern, um die Informationen im Lebenslauf des Mitarbeiters zu überprüfen.
• Anwälte für Einwanderungsfragen können ein Schreiben von einem Arbeitgeber anfordern, wenn sie einen Visumantrag für einen Arbeitnehmer oder dessen Familienmitglied vorbereiten. Beispielsweise kann ein Gehaltsbestätigungsschreiben als Nachweis für die Fähigkeit eines Mitarbeiters verwendet werden, den Antrag auf Daueraufenthalt eines Familienmitglieds zu finanzieren.
• Inkassobüros wenden sich manchmal an Arbeitgeber und fordern Arbeitsbestätigungsschreiben an, um die Zahlung zu fördern. Sie sollten sich bei der Beantwortung dieser Art von Anfragen rechtlich beraten lassen, da Sie gesetzlich oft nur begrenzte Informationen herausgeben können.
• Regierungsbehörden können eine Bestätigung des Beschäftigungsschreibens verlangen, um Fälle von Sozialversicherungsbetrug zu identifizieren oder um die Löhne für eine Gerichtsentscheidung zu bestätigen. Wenden Sie sich am besten an einen Anwalt, um sich beraten zu lassen, wenn Sie eine solche Anfrage erhalten.

Es ist auch wichtig, sich rechtlich beraten zu lassen, um zu verstehen, wann Sie gesetzlich verpflichtet sind, auf Anfragen zum Nachweis eines Beschäftigungsschreibens zu antworten.

Oft muss man das nicht. Es kann jedoch eine gute Idee sein, einen Brief zur Verfügung zu stellen, wenn er einen Mitarbeiter unterstützt, beispielsweise indem er ihm hilft, eine Hypothek zu bekommen, einen Mietvertrag zu unterzeichnen oder einen neuen Job zu finden.

Ausnahmen bilden in der Regel Anfragen von Behörden. Möglicherweise sind Sie gesetzlich verpflichtet, auf diese zu antworten, und die Anfrage enthält in der Regel die entsprechende Verordnung oder das Gesetz.

Was sollte in einem Arbeitsbescheinigungsschreiben enthalten sein?

Es gibt einige grundlegende Informationen, die Sie beim Schreiben eines Arbeitsbestätigungsschreibens immer angeben sollten. Spezifische Details hängen von der Anfrage sowie von den Richtlinien Ihres Unternehmens und den relevanten Gesetzen und Vorschriften ab.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Schreiben Folgendes enthält:

• Das Datum, an dem der Brief geschrieben wurde , damit der Empfänger weiß, dass die darin enthaltenen Informationen aktuell sind.
• Name und Adresse Ihres Unternehmens.
• Ein Gruß. Wenn Sie die Daten des Empfängers kennen, können Sie ihn direkt ansprechen. Ist dies nicht der Fall, verwenden Sie „An wen dies betreffen könnte“.
• Der vollständige Name des Mitarbeiters.
• Ihre Beschäftigungsdaten , einschließlich Anfangs- und Enddaten. Sie können das Enddatum als „anwesend“ vermerken, wenn der Mitarbeiter noch für Ihr Unternehmen arbeitet.
• Ihr Name und Ihre Kontaktdaten , falls der Empfänger Fragen hat oder weitere Informationen benötigt.
• Ihre Unterschrift.

Wenn dies ausdrücklich verlangt wird und gesetzlich zulässig ist, müssen Sie möglicherweise auch Folgendes angeben:

• Name und Anschrift des Empfängerunternehmens, sofern bekannt.
• Die Berufsbezeichnung und die Abteilung des Mitarbeiters.
• Eine kurze Beschreibung der Aufgaben des Mitarbeiters.
• Das Gehalt des Arbeitnehmers.
• Belege für ihr Gehalt, wie Gehaltsabrechnungen oder Stundenzettel.
• Zahlungshäufigkeit – zum Beispiel wöchentlich oder monatlich.
• Die Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter in einer Woche oder einem Monat arbeitet.
• Art der Anstellung (Vollzeit, Teilzeit oder Vertrag)
• Warum ihre Beschäftigung endet.
• Ob ihre Arbeit voraussichtlich fortgesetzt wird.
• Die Eignung des Mitarbeiters zur Wiedereinstellung.

Je nach Anforderung können Sie eine Arbeitsbestätigung in digitaler oder Papierform vorlegen und per Post, E-Mail oder Fax senden.

So formatieren Sie einen Arbeitsnachweis

Bereiten Sie das Anschreiben auf Firmenpapier oder Briefpapier mit Ihrem Firmenlogo vor. Damit wird dem Empfänger die Echtheit bestätigt.

Präsentieren Sie diese Briefe am besten im Geschäftsbriefformat.

Schreiben Sie Ihren Firmennamen und Ihre Adresse, das Datum und die Adresse des Empfängers (falls bekannt) oben links auf das Schreiben. Fügen Sie dann Ihre Begrüßung, den Inhalt Ihres Schreibens und eine formelle Abmeldung wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“ hinzu. Ihre Unterschrift, Ihr Name und Ihre Rolle sollten folgen.

Richtlinien und Verfahren für Arbeitsbestätigungsschreiben

Als Arbeitgeber können Ihre Mitarbeiter regelmäßig einen Beschäftigungsnachweis anfordern. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine Richtlinie zur Überprüfung des Arbeitsschreibens zu erstellen und das Verfahren für deren Beantragung und Vorbereitung festzulegen.

Die Erstellung einer Richtlinie und eines Verfahrens stellt sicher, dass Ihr Unternehmen einen einheitlichen Ansatz für Arbeitsnachweise verfolgt.

Richtlinien und Verfahren sparen Ihnen und Ihren Mitarbeitern außerdem Zeit. Sie können sie Ihrem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch hinzufügen, damit Ihre Mitarbeiter sie leicht finden können. Durch die übersichtliche Darstellung der Schritte erhalten Sie vom Mitarbeiter alle Informationen, die Sie benötigen, ohne hin und her gehen zu müssen.

Politik

Eine Richtlinie für Mitarbeiterverifizierungsformulare legt fest, wie Anfragen nach Schreiben bearbeitet werden und wer für deren Erstellung verantwortlich ist.

Bevor Sie Ihre Police schreiben, ist es wichtig, Ihre gesetzlichen Verpflichtungen sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene zu bestätigen. Die Überprüfung von Arbeitsschreiben beinhaltet die Weitergabe sensibler Mitarbeiterinformationen an Dritte.

Es gibt oft Gesetze und Vorschriften darüber, welche Mitarbeiterinformationen Sie freigeben dürfen und welche nicht, und das Verfahren dafür. Beispielsweise können Arbeitgeber in einigen US-Bundesstaaten die Gehaltshistorie nicht mit Dritten teilen.

Möglicherweise müssen Sie eine unterschriebene Zustimmung des Mitarbeiters einholen, um seine Informationen freizugeben, bevor Sie einen Beschäftigungsnachweis vorlegen. Es ist auch eine gute Idee, Anfragen schriftlich zu verlangen. Schriftliche Anfragen und unterschriebene Freigabeformulare dienen als Akte im Falle späterer Streitigkeiten – zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter den von Ihnen offengelegten Informationen widerspricht.

Aus diesen Gründen wird die Personalabteilung häufig mit der Beantwortung von Anfragen nach Bestätigungsschreiben von Mitarbeitern beauftragt. Sie können dann sicherstellen, dass das Schreiben den internen Richtlinien des Unternehmens und allen relevanten Gesetzen entspricht.

Manager oder Vorgesetzte können auch Mitarbeiterverifizierungsformulare erstellen. Die Personalabteilung sollte sie jedoch dennoch überprüfen, bevor sie gesendet werden.

Verfahren

Die Schaffung eines Standardverfahrens zur Beantragung der Überprüfung von Arbeitsschreiben spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit. Die Mitarbeiter wissen, an wen sie die Anfrage richten müssen und welche Informationen benötigt werden.

Erklären Sie in Ihrem Verfahren:

• An wen Mitarbeiter und Dritte die Anfrage richten sollten.
• Wer ist für die Vorbereitung der Briefe verantwortlich?
• Welche Informationen werden für die Erstellung des Schreibens benötigt.
• Ob ein digitaler oder gedruckter Brief erforderlich ist und wohin er gesendet werden soll.
• Die Fristen für die Beantwortung von Anfragen.
• Links zu verwandten Richtlinien oder Formularen.

Es kann hilfreich sein, ein Musterformular zu erstellen, mit dem Mitarbeiter ein Schreiben anfordern können. Das Hinzufügen des Formulars zu Ihrem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch oder Mitarbeiterhandbuch macht es Ihren Mitarbeitern leicht, es zu finden. Sie füllen einfach die erforderlichen Informationen aus und senden sie an die zuständige Person oder Abteilung.

Profi-Tipp: Verwenden Sie ein dediziertes HR-Dokumentenverwaltungssystem wie Connecteam, um alle wichtigen Mitarbeiterdokumente und -informationen einfach zu verwalten.

Testen Sie Connecteam noch heute kostenlos

Tipps zum Erstellen eines Arbeitsbestätigungsschreibens

Beachten Sie beim Schreiben eines Gehaltsbestätigungsschreibens diese Punkte.

Halten Sie es kurz und bündig

Diese Briefe müssen nicht lang oder kompliziert sein. Sie müssen lediglich die angeforderten Informationen neutral darstellen. Diese Briefe sollten nicht auf Meinungen eingehen – zum Beispiel über die Leistung oder den Charakter eines Mitarbeiters.

Lies deinen Brief Korrektur, bevor du ihn abschickst

Wie jede externe Kommunikation spiegelt ein Arbeitsnachweis Ihr Unternehmen wider. Es sollte fehlerfrei und professionell sein.

Überprüfen Sie auch, ob das Schreiben alle angeforderten Informationen enthält. Es ist ein wichtiges Dokument für einen Mitarbeiter, das ihm hilft, eine Hypothek, eine Unterkunft oder eine zukünftige Beschäftigung zu erhalten. Die Bereitstellung unvollständiger Informationen kann ihre Anwendung verlangsamen.

Stellen Sie sicher, dass die im Schreiben enthaltenen Informationen korrekt und wahrheitsgemäß sind

Die Angaben in Ihrem Schreiben sollten auf Personalunterlagen basieren. Dritte können Ihr Schreiben verwenden, um schwerwiegende Entscheidungen in Bezug auf Ihren Mitarbeiter zu treffen, wie z. B. die Erteilung oder Verweigerung eines Visums für ein Familienmitglied eines Mitarbeiters.

Genauigkeit schützt Sie auch vor späteren Beschwerden von Mitarbeitern, die mit den von Ihnen bereitgestellten Informationen unzufrieden sind.

Stellen Sie den Brief rechtzeitig bereit

Anträge auf Verifizierungsschreiben von Mitarbeitern sind oft zeitkritisch. Beispielsweise kann eine Bank, die einen Hypothekenantrag in Betracht zieht, die Informationen innerhalb von zwei Geschäftstagen benötigen.

Wenn ein Mitarbeiter eine Arbeitsbestätigung angefordert hat, sollten Sie versuchen, so schnell wie möglich darauf zu reagieren. Sie können die Bearbeitungszeit in Ihrer Richtlinie und Ihrem Verfahren festlegen. Die Mitarbeiter verstehen dann, wie lange im Voraus sie ihre Anfragen stellen müssen.

Beispiele für Beschäftigungsbestätigungsschreiben

Nachfolgend finden Sie zwei Beispiele für Arbeitsbestätigungsschreiben für aktuelle und ehemalige Mitarbeiter.

Diese Bestätigung des aktuellen Arbeitsschreibens ist wie ein formeller Geschäftsbrief formatiert. Passen Sie den Text an Ihre relevanten Informationen an. Bewahren Sie eine Kopie als Referenz auf und halten Sie Ihre zukünftige Beschäftigungsbestätigungskorrespondenz schnell, klar und präzise.

Laden Sie die Vorlage für das Bestätigungsschreiben für das aktuelle Arbeitsverhältnis herunter

Google Dokumente

Diese Vorlage für den Nachweis früherer Beschäftigungsschreiben ist wie ein formeller Geschäftsbrief formatiert. Passen Sie den Text an Ihre relevanten Informationen an. Bewahren Sie eine Kopie als Referenz auf und halten Sie Ihre zukünftige Beschäftigungsbestätigungskorrespondenz schnell, klar und prägnant.

Laden Sie die Vorlage für das Bestätigungsschreiben für ein früheres Beschäftigungsverhältnis herunter

Google Dokumente

Vereinfachen Sie den Prozess

Ihre Mitarbeiter benötigen möglicherweise regelmäßig Mitarbeiterverifizierungsformulare, daher ist es hilfreich, über eine Richtlinie und ein Verfahren zu verfügen, um ihre Anfragen zu bearbeiten. Dies standardisiert den Prozess und hilft Ihnen, Briefe rechtzeitig bereitzustellen. Es stellt auch sicher, dass Sie die notwendigen Informationen wie die Rolle des Mitarbeiters, die Stellenbeschreibung und das Gehalt angeben.

Indem Sie professionelle und genaue Beschäftigungsbestätigungsformulare schreiben, können Sie Ihre Arbeitnehmer dabei unterstützen, ihre eigenen Häuser zu kaufen, eine Unterkunft zu mieten und eine zukünftige Beschäftigung zu finden.

Befolgen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung und verwenden Sie unsere Vorlagen für Beschäftigungsbestätigungsschreiben, um bei Bedarf ganz einfach professionelle Arbeitsnachweise zu erstellen.

Möchten Sie weitere großartige Artikel direkt in Ihre Mailbox erhalten? Abonnieren Sie hier