Die 14 wichtigsten Onboarding-Dokumente für Neueinstellungen

Einführung

Das Ziel des Onboardings ist es, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, willkommen, informiert und bereit zu sein, durchzustarten. Indem Sie den Prozess unkompliziert, unterhaltsam und informativ gestalten, bereiten Sie die Voraussetzungen für eine lange und erfolgreiche Beziehung mit Ihren neuen Teammitgliedern vor.

Ein großer Teil eines effizienten Mitarbeiter-Onboardings ist die Bereitstellung der richtigen Dokumentation.

In diesem Artikel erörtere ich die Bedeutung von Onboarding-Dokumenten im Onboarding-Prozess und gehe die 14 Dokumente auf, die Sie neuen Mitarbeitern geben müssen.

Warum ist ein guter Onboarding-Prozess wichtig?

Ein guter Onboarding-Prozess ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da er dazu beiträgt, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen, und den Übergang in ihre neue Position erleichtert.

Wenn neue Mitarbeiter ein positives Onboarding-Erlebnis haben, verbessert sich auch das Mitarbeiterengagement. Die Mitarbeiter fühlen sich eher ihrer Arbeit verpflichtet, was zu einer besseren Leistung und höheren Bindungsraten führen kann.

Tatsächlich ergab eine Studie der Brandon Hall Group aus dem Jahr 2015, dass Unternehmen mit einem starken Onboarding-Prozess eine um 82 % bessere Mitarbeiterbindungsrate aufweisen.

Die Optimierung der Onboarding-Dokumente ist ein wichtiger Teil des Prozesses. Indem Sie den Unterlagen für Neueinstellungen klare und präzise Informationen über die Rolle, die Leistungen und die Unternehmensrichtlinien zur Verfügung stellen, helfen Sie den Mitarbeitern, sich schnell einzuarbeiten und sich in ihrer neuen Position sicher zu fühlen.

Dies reduziert Verwirrung, spart Zeit und ermöglicht einen reibungsloseren Übergang und eine bessere Produktivität. Es ist sowohl für den neuen Mitarbeiter als auch für Ihre Organisation als Ganzes von Vorteil!

Was sind Onboarding-Dokumente?

Onboarding-Dokumente liefern wichtige Informationen, die Ihre neuen Teammitglieder auf den Erfolg vorbereiten. Sie helfen Ihnen auch dabei, behördliche Auflagen zu erfüllen.

Nachfolgend habe ich die wichtigsten Onboarding-Dokumente, unterteilt in 4 Abschnitte, skizziert.

Rechts- und Steuerformulare

Diese sind verpflichtend und werden von der Landes- oder Bundesregierung verlangt. Dazu gehören Dokumente wie W-4- und I-9-Formulare, die innerhalb von Tagen nach dem Eintrittsdatum eines Mitarbeiters ausgefüllt werden müssen, um Bußgelder oder Strafen zu vermeiden.

Firmenspezifische Dokumente

Diese decken alle Informationen ab, die ein Mitarbeiter wissen sollte, unabhängig von seiner Position. Dazu gehören Mitarbeiterhandbücher, Organigramme und Leitbilder.

Rollenspezifische Dokumente

Diese beschreiben detailliert Ihre Erwartungen an Ihren neuen Mitarbeiter und enthalten Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sowie Richtlinien- und Verfahrenshandbücher.

Gehalts- und Leistungsdokumente

Diese informieren Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie bezahlt werden und welche Leistungen sie in Anspruch nehmen können. Sie stellen den Arbeitnehmern auch die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen, um Leistungen in Anspruch zu nehmen. Diese Kategorie könnte Gesundheitsleistungspakete, 401k-Informationen, Freistellungsregelungen, Aktienoptionsdokumente und mehr umfassen.

Weitere Informationen finden Sie in der Onboarding-Checklistenvorlage von Connecteam .

14 wichtige Onboarding-Dokumente

Jetzt, da Sie wissen, was Onboarding-Dokumente sind, lassen Sie uns die 14 wichtigsten Dokumente besprechen, um neue Mitarbeiter bereitzustellen.

Rechtliche und steuerliche Onboarding-Dokumente

W-4-Formular

Es ist wichtig, neuen Mitarbeitern ein W-4-Bundeseinkommensteuerformular zur Verfügung zu stellen, mit dem sie ihren Quellensteuerstatus anpassen können . Es liegt in Ihrer Verantwortung, das neueste W-4-Formular jedes Mitarbeiters im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass seine Gehaltsschecks die aktualisierten Einbehaltungsoptionen widerspiegeln.

Um die Vorschriften einzuhalten, müssen Sie diese Steuerdokumente für jeden Mitarbeiter mindestens 4 Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Lohnsteuer aufbewahren , je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Indem Sie organisiert bleiben und genaue Aufzeichnungen führen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Gesetze einhält und Ihre Mitarbeiter korrekt bezahlt werden.

I-9-Formular

Das Beschäftigungsformular I-9 ist ein wichtiges Dokument , das verwendet wird, um die Berechtigung eines neuen Mitarbeiters zu überprüfen, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten .

Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Ihr neuer Mitarbeiter aufgrund seiner Staatsbürgerschaft, seines Visums, seines Wohnsitzes und seines Einwanderungsstatus gesetzlich berechtigt ist, in dem Land zu arbeiten. I-9-Formulare sind für Staatsbürger und Nicht-Staatsbürger erforderlich.

Der I-9-Prozess umfasst zwei wesentliche Schritte:

• Der neue Mitarbeiter muss ein Formular ausfüllen, in dem seine Berechtigung und die Dokumente erklärt werden, die zur Überprüfung seines Status verwendet werden können.
• Der neue Mitarbeiter muss Arbeitsberechtigungsdokumente vorlegen , die der Arbeitgeber überprüfen muss. In der Regel überprüft die Personalabteilung eines Unternehmens, ob die Dokumente der Liste der zulässigen Dokumente des IRS entsprechen. Diese Dokumente können beispielsweise Reisepässe, Geburtsurkunden oder Daueraufenthaltskarten sein.

Sobald Sie die Staatsbürgerschaft des neuen Mitarbeiters verifiziert haben, kann er mit der Arbeit für Ihr Unternehmen beginnen.

Sie müssen das Beschäftigungsformular I-9 oder die Nachweisdokumente nicht einreichen, aber Sie müssen sie bereithalten, wenn Sie von einem Einwanderungsbeamten dazu aufgefordert werden.

Formulare für staatliche Steuern

In einigen Bundesstaaten gibt es wichtige Steuerabzugsformulare. Sie sollten sich bei Ihrer lokalen Regierung erkundigen, ob Sie Mitarbeiter benötigen, um diese Einarbeitungsunterlagen auszufüllen.

Derzeit verlangen 31 Staaten eine staatliche Quellensteuerbescheinigung . Diese sind:

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• Kalifornien
• Connecticut
• Distrikt Columbia
• Georgia
• Hawaii
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Kentucky
• Louisiana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Michigan
• Mississippi
• Missouri
• New Jersey
• New York
• Ohio
• Oklahoma
• Oregon
• Pennsylvania
• Rhode Island
• Vermont
• Virginia
• West Virginia
• Wisconsin

Drogentests und Hintergrundüberprüfungen

Sie müssen eine Kopie Ihrer Richtlinie zu Drogentests in Ihre Onboarding-Unterlagen aufnehmen, wenn Ihr Unternehmen Drogentests verlangt.

Es ist auch wichtig, Aufzeichnungen über Testergebnisse und Hintergrundprüfungen zu führen, um behördliche oder branchenspezifische Vorschriften einzuhalten.

Mein Rat: Die Verwendung eines digitalen Online-Mitarbeiterverwaltungssystems mit Unterstützung für benutzerdefinierte Formulare und das Hochladen von Dokumenten bedeutet, dass Sie alle Mitarbeiterakten Ihres Unternehmens an einem Ort aufbewahren können.

Connecteam ermöglicht es Mitarbeitern, ihre W-4, I-9 und andere Details von überall aus einzugeben. Dies kann dazu beitragen, Ihre Onboarding-Prozesse zu rationalisieren und zu vereinfachen. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an, um diese Funktionen und mehr zu testen.

Onboarding-Dokumente des Unternehmens

Vertrag über ein Wettbewerbsverbot

Wettbewerbsverbote verbieten Mitarbeitern, für Wettbewerber zu arbeiten oder ähnliche Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum nach dem Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen gründen, z. B. 6 Monate.

Diese Vereinbarungen können für Unternehmen nützlich sein, die eine beträchtliche Menge an Ressourcen in die Entwicklung firmeneigener Informationen oder Kundenbeziehungen investieren, die für ihren Erfolg entscheidend sind.

Darüber hinaus können Wettbewerbsverbote Unternehmen dabei helfen, einen Wettbewerbsvorteil zu behalten, indem sie verhindern, dass ehemalige Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrung mit Wettbewerbern teilen. Sie können auch dazu beitragen, Interessenkonflikte zu vermeiden. Diese Vereinbarungen tragen dazu bei, dass sich die Mitarbeiter auf ihre derzeitigen beruflichen Aufgaben konzentrieren und ihre Position innerhalb des Unternehmens nicht zum Vorteil eines konkurrierenden Unternehmens nutzen.

Kontaktformular für Notfälle

Ein Notfall-Kontaktformular für Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagementplans eines jeden Unternehmens. Das Formular ermöglicht es Ihrem Unternehmen, im Notfall oder Unfall schnell und einfach mit einem bestimmten Notfallkontakt eines Mitarbeiters in Kontakt zu treten.

Ein Notfall-Kontaktformular erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit . Zu wissen, dass sein Arbeitgeber seine Notfallkontaktinformationen gespeichert hat und im Notfall kontaktiert werden kann, kann den Mitarbeitern Sicherheit geben und ihnen helfen, sich wertgeschätzt und umsorgt zu fühlen. Es ist ein einfacher Schritt, der viel dazu beitragen kann, eine positive Unternehmenskultur aufzubauen und ein Gefühl der Gemeinschaft und Unterstützung unter den Mitarbeitern zu fördern.

Angestelltenhandbuch

Ein Mitarbeiterhandbuch dient als Leitfaden für Mitarbeiter zu Unternehmensrichtlinien, Erwartungen und Verfahren. Es gibt einen klaren und prägnanten Überblick darüber, was von den Mitarbeitern erwartet wird und was sie vom Unternehmen erwarten können. Es trägt auch dazu bei, das Unternehmen rechtlich abzusichern.

Einige Schlüsselelemente, die in einem Mitarbeiterhandbuch enthalten sein sollten, sind:

• Unternehmensüberblick: Beginnen Sie mit einer Einführung, die einen Überblick über das Unternehmen, seine Mission und seine Kultur gibt. Dies kann den Mitarbeitern helfen, sich mit der Organisation verbunden zu fühlen und ihre Werte und Ziele zu verstehen.

• Beschäftigungsrichtlinien: Wie Mitarbeiterklassifizierungen, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeitpläne und Leistungen.

• Verhaltenskodex: Beschreiben Sie die Erwartungen des Unternehmens an das Verhalten der Mitarbeiter, einschließlich Richtlinien in Bezug auf Kleiderordnung, Verhalten am Arbeitsplatz und Antidiskriminierungs- und Belästigungsrichtlinien.

• Sicherheit: Schließen Sie Richtlinien zu Sicherheit und Schutz ein, wie z. B. Notfallverfahren, Sicherheitsregeln am Arbeitsplatz und IT-Sicherheitsrichtlinien.

• Leistungsmanagement: Beschreiben Sie den Leistungsmanagementprozess des Unternehmens, einschließlich der Bewertung der Leistung, des Feedbacks und der Disziplinarverfahren.

• Kündigung und Rücktritt: Erläutern Sie die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens für Kündigung und Rücktritt, einschließlich Kündigungsanforderungen und Austrittsgespräche.

Legen Sie auch ein Bestätigungsformular bei, das die Mitarbeiter unterschreiben müssen. Dies zeigt an, dass sie das Handbuch erhalten und gelesen und seinen Inhalt verstanden haben.

Denken Sie außerdem daran, die Sprache einfach und leicht verständlich zu halten, und stellen Sie sicher, dass das Handbuch regelmäßig aktualisiert wird, um Änderungen an Richtlinien oder Verfahren widerzuspiegeln.

Organigramm

Die Bereitstellung eines Organigramms für neue Mitarbeiter hilft den Mitarbeitern, die Struktur, Hierarchie und Berichtsbeziehungen des Unternehmens zu verstehen .

Es kann auch neuen Mitarbeitern helfen, effektiver mit ihren Kollegen zu kommunizieren . Sie können die Rollen und Verantwortlichkeiten ihrer Kollegen besser verstehen, was die Zusammenarbeit und das Erreichen gemeinsamer Ziele erleichtert. Ein Organigramm kann den Mitarbeitern auch dabei helfen zu bestimmen, an wen sie sich mit Fragen oder Bedenken wenden müssen und wer die Befugnis hat, bestimmte Entscheidungen zu treffen.

Markenrichtlinien

Ein Markenleitfaden stellt sicher, dass die Mitarbeiter die Markenidentität des Unternehmens verstehen und konsistent darstellen. Dieses Dokument garantiert, dass die Stimme und das Image des Unternehmens über die gesamte Belegschaft hinweg konsistent bleiben.

Dieses Dokument sollte Leitlinien enthalten zu:

• Stimme und Ton in Marketingmaterialien
• Verwendung von Logos
• Zu verwendende Schriftarten und Typografie
• Einzuarbeitende Farbschemata und Formen
• Richtlinien für die Verwendung von Fotografien und Kunstwerken

Rollenspezifische Dokumente

Stellenangebotsschreiben

Das Stellenangebotsschreiben umreißt die Rollenerwartungen, die Bezahlung und die Leistungen des neuen Mitarbeiters . Nachdem der Mitarbeiter das Angebotsschreiben sorgfältig geprüft und unterzeichnet hat, sollte es in seiner Akte aufbewahrt werden, um im Falle möglicher Probleme später darauf zurückgreifen zu können.

Arbeitnehmervertrag

Möglicherweise haben Sie einen separaten Mitarbeitervertrag, der detaillierter ist als das Mitarbeiterangebotsschreiben.

Arbeitsverträge können weitere Einzelheiten enthalten über:

• Berufsbezeichnung und Aufgaben
• Arbeitsplan
• Entschädigung
• Kündigungsrichtlinien und -verfahren
• Geistigen Eigentums
• Vertraulichkeit
• Richtlinien und Verfahren zur Streitbeilegung
• Vorteile

Mein Tipp: Machen Sie in Ihrem Mitarbeitervertrag aufgabenspezifische Angaben wie Vergütung und Arbeitszeiten. Setzen Sie allgemeinere Regeln und Informationen, die alle Mitarbeiter einhalten und kennen müssen, in das Mitarbeiterhandbuch. Sie können auf das Mitarbeiterhandbuch im Mitarbeitervertrag verweisen.

Prozess- und Verfahrenshandbücher

Neben dem praktischen Onboarding und der Schulung durch einen Onboarding-Buddy empfehle ich Ihnen, den Mitarbeitern formelle Verfahrenshandbücher zur Verfügung zu stellen . Diese sollten detaillierte Anweisungen für die verschiedenen Aufgaben enthalten, für die ein neuer Mitarbeiter verantwortlich sein wird. Sie sollten auch die Eskalationsverfahren für den Umgang mit eventuell auftretenden Herausforderungen skizzieren.

Mitarbeiter können nach Abschluss des ersten Onboarding-Prozesses problemlos auf diese Handbücher zurückgreifen .

Gehalts- und Leistungsdokumente

Direkteinzahlungsformular

Viele Mitarbeiter ziehen es vor, ihr Gehalt direkt auf ihr Bankkonto zu überweisen. Um diesen Vorgang zu erleichtern, müssen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter ein Direkteinzahlungsformular zur Verfügung stellen, in das er seine Bankkontodaten und Einzahlungspräferenzen eingeben kann.

Leistungsübersichtsdokument

Ein Leistungsübersichtsdokument für Mitarbeiter sollte eine umfassende Zusammenfassung des vom Unternehmen angebotenen Leistungspakets bieten.

Das Dokument sollte enthalten:

• Krankenversicherung: Erläutern Sie die Optionen, die Mitarbeitern zur Verfügung stehen, wie z. B. die Arten von Plänen, Deckungssummen und Prämien.

• Ruhestandspläne: Geben Sie die Ruhestandspläne an, die das Unternehmen anbietet, z. B. einen 401(k)-Plan oder einen Pensionsplan. Beziehen Sie die Arbeitnehmerbeitragsanforderungen und die entsprechenden Arbeitgeberbeiträge ein.

• Richtlinien für arbeitsfreie Zeit: Skizzieren Sie die Richtlinien des Unternehmens in Bezug auf Urlaubszeit, Krankheitstage, persönliche Tage und Feiertage.

• Andere Versicherungen: Geben Sie alle zusätzlichen Versicherungsleistungen an, wie z. B. Lebensversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung oder Seh- und Zahnversicherung.

• Wellnessprogramme: Beschreiben Sie alle Wellnessprogramme, die das Unternehmen anbietet, wie z. B. Mitgliedschaften im Fitnessstudio, Gesundheitsuntersuchungen oder Programme zum Stressabbau.

• Hilfsprogramme für Mitarbeiter: Erläutern Sie alle vom Unternehmen angebotenen Hilfsprogramme für Mitarbeiter, wie z. B. Beratungsdienste, Finanzplanung oder Rechtsbeistand.

• Zusätzliche Vergünstigungen: Geben Sie alle zusätzlichen Vergünstigungen an, die das Unternehmen anbietet, z. B. Mitarbeiterrabatte, Erstattung von Studiengebühren oder Unterstützung bei der Beförderung.

Die Bereitstellung eines klaren und umfassenden Leistungsübersichtsdokuments kann Mitarbeitern helfen, den Wert ihres Leistungspakets zu verstehen und fundierte Entscheidungen über ihre Optionen zu treffen.

Zusammenfassung

Ein effektives Onboarding ist entscheidend für den Erfolg jeder neuen Einstellung. Es prägt ihre Erfahrungen im Unternehmen und schafft die Grundlage für ein positives Arbeitsverhältnis.

Der Onboarding-Papierkram spielt dabei eine große Rolle. Durch die übersichtliche und organisierte Bereitstellung von Dokumenten reduzieren Arbeitgeber den Stress und die Verwirrung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter und bereiten sie auf den Erfolg in ihren neuen Rollen vor.