Der vollständige Leitfaden für Manager zu festen Zeitplänen

Feste Arbeitszeiten sind ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterführung.

Als Manager ist es wichtig, einen Arbeitsplan zu erstellen, der sicherstellt, dass Ihr Team produktiv ist, die geschäftlichen Anforderungen erfüllt und Ihre Mitarbeiter motiviert bleiben.

Dieser Leitfaden soll Ihnen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten vermitteln, um einen festen Arbeitsplan effektiv zu erstellen und zu verwalten.

Feste Arbeitszeiten verstehen

Feste Arbeitszeitpläne sind eine übliche Art von Arbeitszeitplänen, bei denen Mitarbeiter jeden Tag zu einer festgelegten Zeit für eine festgelegte Anzahl von Stunden pro Tag arbeiten müssen.

Der übliche „Nine-to-five“-Zeitplan ist ein Beispiel für einen festen Arbeitszeitplan.

Diese können jederzeit für Schichten und sowohl für Voll- als auch für Teilzeitjobs genutzt werden.

Was ist ein fester Arbeitszeitplan?

Bei einem festen Zeitplan arbeiten die Mitarbeiter an denselben festgelegten Tagen pro Woche zur selben Zeit und am selben Ort.

Feste Zeitpläne sind in der Regel achtstündige Schichten für fünf Tage mit insgesamt 40 Stunden pro Woche, z. B. Schichten von 8:00 bis 17:00 Uhr mit einer Mittagspause.

Ein Unternehmen kann mehrere feste Schichten wie Tagschichten und Nachtschichten mit einigen überlappenden Stunden verteilen, wenn seine Aktivitäten rund um die Uhr laufen.

Im Allgemeinen legt die Organisation den Zeitplan fest, und die Mitarbeiter haben klare Erwartungen, wann und wie viel sie arbeiten werden.

Vorteile fester Arbeitszeiten für Unternehmen und Arbeitnehmer

Feste Arbeitszeiten bieten Arbeitnehmern und Unternehmen gleichermaßen Vorteile.

Einige der Gründe, warum Mitarbeiter sie mögen – wie etwa weniger Stress und besserer Zusammenhalt im Team – steigern die Produktivität und Kommunikation für das Unternehmen.

Berechenbarkeit ermöglicht Work-Life-Balance

Eine terminbasierte Vorhersagbarkeit bei der Arbeit erleichtert es den Mitarbeitern, Aktivitäten wie Familienfeiern, Unterhaltung und Arzttermine zu planen.

Ein fester Arbeitszeitplan hilft den Arbeitnehmern auch dabei, konsistente Schlafmuster beizubehalten und den qualitativ hochwertigen Schlaf zu erhalten, den sie benötigen, um zu funktionieren, die Produktivität zu steigern und die Gesundheit zu unterstützen.

Gemeinsame Zeit stärkt die Verbindungen unter den Kollegen

Mitarbeiter, die in denselben Schichten arbeiten, entwickeln natürlich bessere Fähigkeiten zur Teamkoordination.

Das Engagement der Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor bei der Führung eines Teams.

Eine bessere Kommunikation stärkt den Zusammenhalt im Team, und die Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise stärker mit ihren Kollegen verbunden, wenn sie gemeinsam auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

Festlegen von Zeitplänen verbessert das Zeit- und Personalmanagement

Manager wissen zu schätzen, dass die Erstellung fester Zeitpläne eine Aussicht ist, auf die man sich verlassen und vergessen kann.

Sobald Sie einen festen Arbeitsplan erstellt haben, der ideal für Ihr Unternehmen ist, können Sie sich zurücklehnen und den Zeitplan wiederholen lassen.

Sie müssen nur die Freizeit verwalten oder den Kurs bei Bedarf korrigieren. Ein fester Zeitplan erleichtert auch die Messung der Mitarbeiterproduktivität.

Als Bonus möchten Mitarbeiter, die ihre Schicht mögen, vielleicht bleiben.

Nachteile fester Arbeitszeiten für Unternehmen und Arbeitnehmer

Während feste Arbeitszeiten viele Vorteile haben, können sie auch einige Nachteile mit sich bringen.

Mitarbeiter möchten möglicherweise mehr Flexibilität oder bessere Arbeitsschichten, und Manager haben möglicherweise Probleme, unbeliebte Schichten zu besetzen oder die Zeit für erfahrene Mitarbeiter gerecht zu verteilen.

Weniger Flexibilität verursacht Mitarbeiter-Reibung

Beschäftigte mit festen Arbeitszeiten haben weniger Spielraum, wenn sich ihre Lebenssituation ändert und sie nicht einfach die Schicht tauschen können.

Einigen wird es langweilig, immer dasselbe zur gleichen Zeit am selben Ort zu tun, und bevorzugen wechselnde oder flexible Zeitpläne. Darüber hinaus deuten aktuelle Daten darauf hin, dass viele Arbeitnehmer Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten bevorzugen.

Unbeliebte Schichten sorgen für Umsatz

Selbst wenn Sie einen möglichst fairen festen Arbeitszeitplan entwickeln, ist es unwahrscheinlich, dass jeder Arbeitnehmer seine ideale Schicht bekommt.

Einige müssen in weniger wünschenswerten Schichten arbeiten, was zu einer hohen Mitarbeiterfluktuationsrate führen kann, da unzufriedene Arbeitnehmer auf der Suche nach günstigeren Schichten abspringen.

Die Produktivität kann unter festen Zeitplänen leiden

In der Regel bevorzugen Mitarbeiter mit mehr Dienstalter bessere Schichten, was unbeabsichtigt dazu führen kann, dass bestimmte Schichten mit den erfahrensten Mitarbeitern besetzt sind.

Dies kann dazu führen, dass einige Verschiebungen erfahrenere Führungskräfte erfordern.

Einige hocheffiziente Arbeiter werden ihre festgelegten Aufgaben erledigen, bevor ihre festgelegte Schicht endet.

Wenn Manager die Leistung nicht genau überwachen, kann dies Zeit verschwenden und die Mitarbeiter langweilen.

Entwicklung eines effektiven festen Arbeitszeitplans

Der ideale feste Arbeitszeitplan muss sowohl Ihren geschäftlichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter entsprechen.

Wenn Sie davon überzeugt sind, dass die Vorteile fester Arbeitszeitpläne die Nachteile überwiegen, ist es an der Zeit, einen für Ihr Unternehmen anzupassen, aber Sie müssen einige Überlegungen im Hinterkopf behalten.

Bewertung der Geschäftsanforderungen

Ein fester Arbeitszeitplan muss mit Ihren geschäftlichen Anforderungen übereinstimmen, bevor andere Faktoren erfüllt werden.

Berücksichtigen Sie das Qualifikationsniveau und die Mitarbeiter, die erforderlich sind, um alle Ihre internen Prozesse abzuschließen, damit alle Vorgänge reibungslos ablaufen.

Dies wird Ihnen sagen, wen Sie arbeiten müssen – und wann.

Ermittlung der Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeiter

Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter sorgfältig, um betriebliche Reibungsverluste zu vermeiden.

Stellen Sie keine Vermutungen über die Verfügbarkeit und persönliche Situation der Mitarbeiter an, sondern lernen Sie sie kennen.

Menschen wissen es immer zu schätzen, als Menschen behandelt zu werden. Sie können also die Bedürfnisse des Unternehmens nicht opfern, um den persönlichen Vorlieben aller gerecht zu werden, aber stellen Sie sicher, dass Sie klare Informationen über Planungsentscheidungen geben.

Schichten planen und Aufgaben zuweisen

Berücksichtigen Sie die Qualifikations- und Arbeitsanforderungen der Aufgaben in jeder Schicht.

Sie möchten Ihre qualifiziertesten und erfahrensten Mitarbeiter auf verschiedene Schichten verteilen, um die Effizienz zu steigern und Verzögerungen aufgrund von Qualifikationslücken oder Arbeitskräftemangel zu vermeiden.

Übermittlung des Zeitplans an die Mitarbeiter

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter vor der Einführung über Ihren festen Zeitplan informieren, haben Sie die Möglichkeit, ihr Feedback zu berücksichtigen, und ermöglichen ihnen, sich schnell und reibungslos anzupassen.

Sie können auch die Gründe für Ihre Planung erläutern, einschließlich aller festgelegten Richtlinien, denen Sie folgen.

Feste Arbeitszeiten verwalten

Während Sie den festen Arbeitszeitplan entwickeln, der für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, müssen Sie auch Richtlinien entwickeln, um ihn zu unterstützen, einschließlich der vorausschauenden Planung von Terminkonflikten und der Überwachung von Anwesenheit und Produktivität.

Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen für Zeitplanänderungen

Eine Mitarbeiteranforderung für einen Zeitplan ist eines der häufigsten Probleme bei der Mitarbeiterplanung, aber die Lösung muss nicht komplex sein.

Digitale Planungssoftware kann sowohl die Planung als auch die Durchführung von Anpassungen vereinfachen.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen klaren Weg, um Änderungen anzufordern, um sicherzustellen, dass sie sich gehört und berücksichtigt fühlen, auch wenn Sie der Bitte letztendlich nicht nachkommen können.

Um zu entscheiden, ob die Änderung für das Unternehmen funktioniert, berücksichtigen Sie Ihre verfügbaren Ressourcen in der Schicht, zu der sie wechseln möchten, und in der Schicht, die sie abzuschalten hoffen.

Sie müssen die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter mit Ihrem Personalbedarf in Einklang bringen.

Wenn die andere Schicht die zusätzlichen Hände oder die zusätzliche Erfahrung gebrauchen könnte, könnte es sinnvoll sein, ihrer Bitte stattzugeben.

Wenn es sich jedoch um eine beliebte Schicht handelt, bei der Sie keine Probleme mit der Besetzung haben, sollten Sie sorgfältig darüber nachdenken, was geändert werden müsste, um ihren Vorlieben gerecht zu werden.

Wenn die Antwort auf die Anfrage eines Mitarbeiters „Ja“ lautet, können Sie Schichten mithilfe digitaler Planungstools mit Drag-and-Drop-Funktion innerhalb von Minuten neu anordnen.

Wenn die Antwort nein ist, skizzieren Sie die Gründe und relevante Richtlinien. Vermeiden Sie es, falsche Hoffnungen zu machen, dass sie „vielleicht eines Tages“ diese Verschiebung haben können.

Wenn die Möglichkeit besteht, dass Sie die Planänderung in Zukunft gewähren können – zum Beispiel, wenn Sie regelmäßig Schichten neu bewerten oder wenn Mitarbeiter, die eine bestimmte Dienstzeit erreichen, für eine vorrangige Berücksichtigung infrage kommen – teilen Sie dem Mitarbeiter diesen Prozess klar mit.

Verwalten von Terminkonflikten

Erstellen Sie Richtlinien, die definieren, wann und wie Mitarbeiter Freizeit beantragen können, einschließlich der Frage, ob Krankheitstage und Urlaubstage getrennt sind.

Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinien in Ihrem Mitarbeiterhandbuch klar umrissen sind, damit die Mitarbeiter sie leicht einsehen können.

Legen Sie auf der operativen Seite einen Plan für die Personalabdeckung fest.

Können Sie Ihre Geschäftstätigkeit aufrechterhalten, wenn eine Person ausfällt, oder können Sie einen anderen Mitarbeiter zur Vertretung rufen?

Es kann sinnvoll sein, Ihren Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit zu bieten, Schichtwechsel direkt zu koordinieren.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien den lokalen Arbeitsgesetzen und -vorschriften entsprechen, und halten Sie sich daran, um eine faire Behandlung aller Mitarbeiter zu gewährleisten.

Strategien zur Überwachung der Leistung und Anwesenheit von Mitarbeitern

Sie müssen sicher sein, dass die Mitarbeiter erscheinen und ihre Arbeit erledigen – aber Sie möchten ihr Gefühl der Autonomie nicht gefährden.

Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind ein echtes Problem, das Manager lösen müssen, da etwas mehr als 3 % der Arbeitnehmer an einem bestimmten Arbeitstag abwesend sind.

Dennoch ärgern sich viele Arbeitnehmer über das Gefühl, im Mikromanagement verwaltet oder ausspioniert zu werden. Seien Sie also transparent und kommunizieren Sie Ihre Richtlinien zur Arbeitsplatzüberwachung klar.

Suchen Sie nach einem einfach zu integrierenden Anwesenheitsverwaltungssystem, mit dem sich Mitarbeiter ein- und ausstempeln können und das sich nahtlos in Ihre Gehaltsabrechnungs- und HR-Systeme integrieren lässt.

Sie können die Leistung auch mit einer effektiven Aufgabenverwaltungssoftware verfolgen, die Mitarbeitern hilft, Projekte schnell und im Rahmen des Budgets abzuschließen.

Die Verwendung von Checklisten und festgelegten Aufgaben erleichtert die Verwaltung und erhöht die Effizienz.

Best Practices für die Verwaltung fester Arbeitszeitpläne

Es gibt einen Unterschied zwischen der einfachen Verwaltung von Zeitplänen, um sicherzustellen, dass Sie Mitarbeiter dort haben, wo Sie sie brauchen, und der Verwaltung von Zeitplänen.

Best Practices umfassen eine starke Kommunikation, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, den Input der Mitarbeiter und die Work-Life-Balance.

Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern

Offene Kommunikationswege sind entscheidend für die Aufrechterhaltung von Moral und Produktivität, unabhängig davon, welche Art von Terminplanung Sie verwenden.

Der Einbau transparenter Kommunikations- und Engagementfunktionen in Ihren Workflow kann eine Kultur des Vertrauens fördern.

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, teilen Sie Ihre Gründe klar mit und geben Sie den Mitarbeitern so früh wie möglich Bescheid, um ihnen Rechnung zu tragen.

Stellen Sie die Einhaltung der Arbeitsgesetze und -vorschriften sicher

Stellen Sie beim Erstellen Ihrer Planungsrichtlinien sicher, dass sie mit den relevanten Bundes-, Landes- und lokalen Arbeitsgesetzen und -vorschriften übereinstimmen.

Sie müssen unter anderem die Planung und Bezahlung von Überstunden, Feiertage, Essens- und Ruhepausen sowie den Zeitrahmen für die Benachrichtigung der Arbeitnehmer über ihre Zeitpläne einhalten.

Fördern Sie Mitarbeiter-Feedback und -Vorschläge

Holen Sie frühzeitig und häufig Feedback von Ihren Mitarbeitern ein, um sicherzugehen, dass Sie genau wissen, wer in seinen Rollen glücklich und erfolgreich ist und wer zunehmend frustriert ist.

Wenn Sie wissen, wo die Probleme liegen, können Sie sie leichter angehen.

Eine altmodische Umfragebox wird wahrscheinlich ignoriert, aber wenn Sie bereits digitale Lösungen verwenden, können Sie einfach ein Mitarbeiter-Feedback-Tool integrieren, das mehrere Kommunikationskanäle ermöglicht – einschließlich anpassbarer Umfragen und Vorlagen, Live-Umfragen und Chat-Funktionen für schnelle und direkte Eingabe.

Work-Life-Balance unterstützen

Die Aufrechterhaltung einer guten Balance zwischen Arbeit und Privatleben ist eine häufige Herausforderung für Mitarbeiter.

Laut einer McKinsey-Studie berichtet fast die Hälfte der Mitarbeiter von Burnout-Symptomen.

Durch die Trennung von Arbeit und Privatleben erhalten die Arbeitnehmer ausreichend Zeit, um den Stecker aus der Arbeit zu ziehen und sich zu erholen.

Manager können Mitarbeiter in Strategien zur Aufrechterhaltung dieses Gleichgewichts coachen, einschließlich festgelegter Arbeitsbereiche und Geräte, angemessener Grenzen für das Lesen und Beantworten arbeitsbezogener Nachrichten, gesunder Gewohnheiten und eines vorhersehbaren Zeitplans.

Tools zum Verwalten von festen Arbeitszeitplänen

Die Personaleinsatzplanung ist ein komplexes Unterfangen, selbst bei der relativen Stabilität fester Arbeitszeiten.

Angenommen, Sie verwalten viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen festen Zeitplänen.

In diesem Fall verbringen Sie mehr Zeit mit der Planung im Voraus, und sobald die Zeitpläne festgelegt sind, erfordern sie nicht so viel Überwachung wie einige andere Planungstypen, z. B. flexible Zeitpläne.

Die beiden Hauptansätze zur Verwaltung fester Arbeitszeitpläne umfassen die manuelle Schichtplanung und Planungssoftware.

Manuelle Schichtplanung

Ein Manager oder jemand anderes im Team legt Arbeitspläne für manuell geplante Schichten fest.

In der Regel verwenden sie eine komplexe Tabelle, um die Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeiter mit den Anforderungen des Unternehmens abzuwägen und versuchen, einen Mittelweg zu finden.

Einige Leute mögen den praktischen Ansatz und das menschliche Element der Berücksichtigung von Vorlieben, aber das menschliche Element lässt auch Raum für menschliche Fehler.

Wenn Sie mehr als eine Handvoll Mitarbeiter haben, ist die Einrichtung und Überwachung ein zeitaufwändiger Prozess, und die manuelle Analyse der Daten ist eine lästige Pflicht für sich.

Einführung in die Terminplanungssoftware

Planungssoftware entlastet die Zeitlast der Personaleinsatzplanung.

Connecteams All-in-one Job Scheduler App kann Ihnen dabei helfen, Ihr Schichtmanagement zu optimieren und mit weniger Aufwand Spitzenproduktivität zu erreichen. Es erhöht die Effizienz und Genauigkeit und beinhaltet auch eine automatische Berichterstellung.

Connecteam unterstützt Sie bei der Rationalisierung aller Mitarbeiterverwaltungs- und Arbeitsplanungsaufgaben und ermöglicht kontinuierliche betriebliche Effizienz mit Funktionen, die Folgendes ermöglichen:

• Digitalisierung routinemäßiger Mitarbeiterverwaltungsaufgaben wie Teamerinnerungen und Statusaktualisierungen
• Verfolgen von Mitarbeitern mit einer Stempeluhr-App
• Erstellen und teilen Sie Zeitpläne sofort mit Ihren Deskless-Teams
• Sammeln Sie Informationen von Ihren Mitarbeitern, indem Sie online Berichte, Checklisten, Formulare und Anfragen erstellen

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer festen Arbeitszeit und einer flexiblen Arbeitszeit?

Bei einem festen Arbeitszeitplan arbeiten Mitarbeiter in der Regel in denselben Wochenschichten für dieselbe Anzahl von Stunden und Arbeitstagen. Nicht alle Jobs erfordern jedoch einen strengen Zeitplan.

Flexible Arbeitszeitpläne sind weniger starr und ermöglichen es den Mitarbeitern, eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden pro Woche oder Tag zu leisten, aber diese Schichten finden nicht unbedingt zu genau denselben Zeiten statt.

Welche Alternativen gibt es zu festen Arbeitszeiten?

Es gibt mindestens 15 Arten von Arbeitszeitplänen, die Manager berücksichtigen können. Andere übliche Arbeitszeitpläne umfassen flexible Zeitpläne, in denen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammenarbeiten, um zu bestimmen, wie viel ein Arbeitnehmer arbeitet, wechselnde Schichtarbeitspläne, in denen Arbeitnehmer Tag- und Nachtschichten durchlaufen, geteilte Schichten, in denen Arbeitnehmer zwei Zeitfenster an einem Tag mit einer Verlängerung arbeiten Pausen dazwischen und Bereitschaftsschichten, in denen Mitarbeiter nach Bedarf arbeiten.

Wie wirken sich feste Arbeitszeiten auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter aus?

Jeder Mitarbeiter ist anders, und einige schätzen die Vorhersehbarkeit eines festen Zeitplans, der es ihnen ermöglicht, ihre persönliche Zeit von der Arbeitszeit abzugrenzen, während andere sich durch die Wiederholung ihres Zeitplans langweilen oder in einer Schicht frustriert werden, die ihnen nicht gefällt.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine feste Arbeitszeit für alle Mitarbeiter fair und gerecht ist?

Die Gewährleistung einer klaren Kommunikation über alle Planungsrichtlinien im Voraus und die Einhaltung dieser Richtlinien ist der beste Weg, um den Mitarbeitern einen fairen und gerechten Arbeitsplan zu gewährleisten.

Seien Sie fair, wenn Sie Anfragen nach bevorzugten Zeitplänen und Freizeit berücksichtigen, und berücksichtigen Sie konsequent, wie Sie Amtszeit und Leistung berücksichtigen. Erwägen Sie die Verwendung einer Planungssoftware, die die Möglichkeit einer voreingenommenen Entscheidungsfindung minimiert.