Der vollständige Leitfaden zur formellen Kommunikation

Wenn Sie an Kommunikation denken, stellen Sie sich vielleicht ein lockeres Gespräch mit einem Freund oder Kollegen vor.

In vielen beruflichen Umgebungen ist jedoch eine formelle Kommunikation für eine effektive und organisierte Kommunikation erforderlich.

Was genau ist formelle Kommunikation?

Was ist formelle Kommunikation?

Unter formeller Kommunikation versteht man vordefinierte Kommunikationskanäle, die für behördliche Informationen, Anordnungen und Weisungen genutzt werden.

Dabei fließen Informationen auf organisierte Weise über vordefinierte Kommunikationskanäle. Bei diesen Kanälen kann es sich um eine horizontale Kommunikation von Angesicht zu Angesicht zwischen Mitarbeitern auf derselben Ebene oder um eine diagonale Kommunikation zwischen Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen handeln.

Das Ziel der formellen Kommunikation besteht darin, sicherzustellen, dass Nachrichten klar und prägnant sind und die entsprechenden Personen rechtzeitig erreichen.

Während formelle Kommunikation im Vergleich zu informellen Gesprächen zeitaufwändig erscheinen mag, ist es für Unternehmen wichtig, Ordnung und Struktur aufrechtzuerhalten.

Vordefinierte Kommunikationskanäle tragen außerdem dazu bei, eine klare Befehlskette zu etablieren, sodass Mitarbeiter auf höherer Ebene Befehle oder Anweisungen an Mitarbeiter auf niedrigerer Ebene erteilen können.

Zu den gängigen Formen der formellen Kommunikation gehören E-Mails, Briefe, Berichte, Memos und Präsentationen.

Formelle Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil jedes beruflichen Umfelds, da sie dafür sorgt, dass der Informationsfluss organisiert und effizient ist.

Obwohl es strukturierter sein kann als informelle Gespräche, helfen vordefinierte Kanäle dabei, Ordnung innerhalb einer Organisation zu schaffen, sodass jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten klar verstehen kann.

Formelle vs. informelle Kommunikation

Der wichtigste Unterschied zwischen formeller und informeller Kommunikation ist die verwendete Sprache. Die E-Mail eines Managers an sein Team über ein bevorstehendes Projekt enthält eine formelle und präzise Sprache.

Allerdings würde derselbe Manager entspanntere Ausdrücke verwenden, wenn er Glückwünsche zum Geburtstag eines Teammitglieds oder zum bevorstehenden Ruhestand verschickt.

Nachfolgend sind einige weitere Unterschiede zwischen formeller und informeller Kommunikation aufgeführt:

• Zuverlässigkeit – Formale Kommunikation wird als zuverlässiger angesehen, da es immer eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung gibt.
• Geschwindigkeit – Formelle Kommunikation verläuft langsamer, da es eine festgelegte Hierarchie für die Überprüfung und Genehmigung einer Kommunikation gibt, bevor sie öffentlich zugänglich gemacht wird.
• Zeitaufwändig – Die Erstellung formeller Mitteilungen nimmt mehr Zeit in Anspruch. Möglicherweise müssen bürokratische oder rechtliche Probleme mit der Sprache gelöst werden. Informelle Mitteilungen werden oft sofort und ohne Überprüfung versandt.

Hauptmerkmale der formellen Kommunikation

Lassen Sie uns mehr Details über die gemeinsamen Aspekte der formellen Kommunikation untersuchen.

• Struktur – Formelle Kommunikation in E-Mails und Geschäftsbriefen folgt normalerweise einem festgelegten Format. Normalerweise gibt es eine Kopfzeile, eine übliche Begrüßungsform und am Ende eine Signatur. Viele Geschäftsleute verwenden Vorlagen zum Erstellen von Memos und anderen offiziellen Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie offizielle Informationen korrekt kommunizieren.
• Sprache – Die in der beruflichen Kommunikation verwendete Sprache sollte präzise und dem Kontext angemessen sein. Slang und andere informelle Ausdrücke sollten niemals verwendet werden. Formelle Kommunikation sollte eine korrekte Grammatik und keine Kontraktionen beinhalten. Beispielsweise sollte der Autor „nicht“ statt „nicht“ buchstabieren.
• Ton – Der Ton der professionellen Kommunikation sollte seriös und professionell bleiben. Im Text sollten keine persönlichen Meinungen oder Emotionen zum Ausdruck kommen. Stattdessen sollte der Fokus darauf liegen, korrekte Informationen respektvoll und objektiv zu vermitteln. Wählen Sie neutrale, diplomatische Worte, insbesondere wenn Sie sensible Themen ansprechen.
• Hierarchie – Formelle Kommunikation sollte über eine etablierte Unternehmenshierarchie erfolgen. Ausgewiesene Kanäle sollten über Verfahren und Protokolle verfügen, um den Fluss zu steuern. Keine formelle Kommunikation sollte ohne vorherige Genehmigung eines zuständigen Unternehmensvertreters erfolgen.
• Dokumentation – Alle formellen Kommunikationen sollten einem Archivierungsdokumentationsprozess unterliegen, der eine Aufzeichnung aller innerhalb einer Organisation getroffenen Entscheidungen, Richtlinien oder Maßnahmen gewährleistet. Dies fördert ein Umfeld der Verantwortlichkeit und stellt Informationen für zukünftige Referenzzwecke zur Verfügung.
• Kommunikationskanäle – Formelle Kommunikation sollte über offizielle Kanäle wie ein bestimmtes E-Mail-System erfolgen. Sie können beispielsweise als Berichte, offizielle Briefe vorgelegt oder anderen Teilnehmern einer organisierten Besprechung zur Verfügung gestellt werden. Für die formelle Kommunikation sollten nur von einem Unternehmen anerkannte und genehmigte Kanäle genutzt werden.

Warum ist formelle Kommunikation wichtig?

Formale Kommunikation lässt weniger Raum für Missverständnisse oder Interpretationsfehler. Wenn Sie ein Memo senden, in dem die Einzelheiten der neuen Arbeitsrichtlinien dargelegt werden, haben die Mitarbeiter etwas Dokumentiertes, auf das sie bei Fragen zurückgreifen können.

Sich auf informelle Kommunikation zu verlassen, wie etwa ein lockeres Gespräch am Telefon, kann zu Missverständnissen führen, die zu kostspieligen und gefährlichen Fehlern führen.

Die strengen Regeln für verschiedene Arten der formellen Kommunikation gewährleisten eine ordnungsgemäße Aufzeichnung. Wenn eine Unternehmensprüfung oder ein rechtliches Problem auftritt, ist es immer gut, eine Dokumentation darüber zu haben, welche Kommunikation wann stattgefunden hat. Das ist eine bessere Vorgehensweise, als sich auf das Gedächtnis eines Mitarbeiters zu verlassen oder jemanden kontaktieren zu müssen, der nicht mehr im Unternehmen ist.

Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, können Sie durch die Etablierung einer formellen Kommunikation mehr Zeit sparen. Nachdem Sie mit dem Schreiben fertig sind, können Sie es schnell an so viele Personen senden, wie Sie benötigen. Das bedeutet, dass Sie weniger persönliche Gespräche führen müssen, um die Botschaft an die gleiche Anzahl von Personen zu übermitteln.

Was sind die Vorteile formeller Kommunikation?

Formale Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsprozesses und ihre Vorteile sind erheblich, insbesondere in Nicht-Schreibtisch-Branchen, in denen Mitarbeiter möglicherweise keinen kontinuierlichen Zugriff auf digitale Tools oder direkte persönliche Interaktion mit dem Management haben.

Gewährleistung der Sicherheit: Non-Desk-Branchen wie Baugewerbe, Fertigung oder Logistik bergen oft potenzielle Risiken und Gefahren. Durch formelle Kommunikation wird sichergestellt, dass Sicherheitsprotokolle, Richtlinien und wichtige Aktualisierungen von allen Mitarbeitern klar kommuniziert, verstanden und eingehalten werden.

Klare Anweisungen: In Branchen, in denen die Mitarbeiter im Außendienst oder am Fließband arbeiten, hilft eine klare und prägnante formelle Kommunikation, Missverständnisse zu vermeiden. Es stellt sicher, dass Aufgaben korrekt und effizient ausgeführt werden und minimiert Fehler und Nacharbeiten.

Konsistenz wahren: Formale Kommunikation sorgt für Konsistenz bei der Übermittlung von Nachrichten, insbesondere in Branchen, in denen Mitarbeiter in verschiedenen Schichten oder an verschiedenen Standorten arbeiten. Dies ist entscheidend, damit alle auf dem gleichen Stand sind und Qualitätsstandards eingehalten werden.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Formelle Kommunikation hilft dabei, Aufzeichnungen zu führen, die möglicherweise für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich sind. Es hilft zu zeigen, dass die Mitarbeiter ordnungsgemäß über Richtlinien, Verfahren und Aktualisierungen informiert wurden, was in vielen Nicht-Desk-Branchen von entscheidender Bedeutung ist.

Verringerung der Informationslücke: Mitarbeiter, die nicht am Schreibtisch arbeiten, fühlen sich aufgrund der Art ihrer Rolle oft vom Kerngeschäft getrennt. Formelle Kommunikation kann diese Lücke schließen, indem sie sie regelmäßig über Unternehmensrichtlinien, Änderungen und Neuigkeiten informiert und so ein Gefühl der Inklusion fördert.

Rechenschaftspflicht : Formelle Kommunikation trägt dazu bei, ein System der Rechenschaftspflicht in Non-Desk-Branchen zu schaffen. Bei der schriftlichen Kommunikation liegt eine Erfolgsbilanz über erteilte und erhaltene Weisungen vor, auf die im Streitfall zurückgegriffen werden kann.

Feedback-Mechanismus: Formelle Kommunikation kann auch Mitarbeitern, die nicht am Schreibtisch arbeiten, eine Plattform bieten, um ihre Bedenken, Ideen oder Feedback zu äußern. Dies kann für die Verbesserung von Geschäftsprozessen, Sicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit von unschätzbarem Wert sein.

Aufbau eines professionellen Umfelds: Formelle Kommunikation fördert ein professionelles Arbeitsumfeld und stärkt die Autorität und die hierarchische Struktur des Unternehmens. Es vermittelt die Botschaft, dass die Organisation ihre Mitarbeiter wertschätzt und respektvoll und professionell mit ihnen kommuniziert.

Schulung und Entwicklung: In Branchen, in denen Arbeitsplätze außerhalb des Büros vorherrschen, wird formelle Kommunikation häufig zu Schulungs- und Entwicklungszwecken genutzt. Es ermöglicht Unternehmen, Schulungsmaterialien, Richtlinien oder Verfahrensaktualisierungen auszutauschen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen.

Arten der formellen Kommunikation

Organisationen verteilen formelle Mitteilungen typischerweise auf eine von fünf Arten.

Abwärtskommunikation

Bei der Abwärtskommunikation geht es darum, wichtige Informationen vom höheren Management an ein Unternehmen weiterzugeben.

Im Wesentlichen folgen Sie einer Befehlskette. Beispielsweise könnte ein Vizepräsident ein Memo senden, in dem er die Direktoren über eine bevorstehende Änderung der PTO-Richtlinien informiert. Diese Manager würden die Informationen dann an die Mitglieder ihres Teams weitergeben.

Unternehmen nutzen in der Regel Abwärtskommunikation, um Informationen zu verschicken:

• Definieren neuer Richtlinien
• Umreißen von Änderungen an bestehenden Richtlinien
• Bereitstellung von Informationen über Änderungen in den Delegationsverantwortungen
• Erläuterung anstehender personeller Veränderungen

Abwärtskommunikation kann auch bei informeller Kommunikation erfolgen. Anstatt eine E-Mail zu versenden, könnte ein Manager auch persönlich mit seinem Team sprechen. Bei größeren Reformen sollte jedoch immer der formelle Kommunikationsprozess genutzt werden, um die Übermittlung der Botschaft zu bestätigen.

Aufwärtskommunikation

Bei der Aufwärtskommunikation handelt es sich um den Prozess, den Mitarbeiter nutzen, um dem Management und den Führungskräften des Unternehmens Feedback zu geben. Ein Beispiel wäre die Beantwortung einer jährlichen Umfrage, in der gefragt wird, wie Arbeitnehmer über verschiedene Aspekte des Unternehmens denken.

Sie können die Aufwärtskommunikation auch in einem Meeting durchführen. In der Regel stellen Mitarbeiter schriftliche Fragen und erhalten eine formelle Antwort vom Management. Viele Unternehmen verfügen außerdem über Vorschlagsboxen oder Foren, in denen Mitarbeiter Probleme dokumentieren oder Verbesserungen vorschlagen können.

Das Ziel der Aufwärtskommunikation besteht darin, die Gefühle der Mitarbeiter gegenüber ihrem Arbeitsumfeld zu dokumentieren. Auf diese Weise erhält das Management eine bessere Vorstellung von den Persönlichkeiten, die es beschäftigt.

Das von den Mitarbeitern bereitgestellte Feedback ermöglicht es Führungskräften und dem Management, Prozesse so zu verfeinern, dass die Mitarbeiter produktiver werden oder den Mitarbeitern das Gefühl geben, für ihre Beiträge mehr geschätzt zu werden.

Horizontale Kommunikation

Die horizontale oder laterale Kommunikation erfolgt zwischen Arbeitern auf etwa derselben Ebene. Sie arbeiten möglicherweise in derselben Abteilung oder haben ähnliche Berufsbezeichnungen.

Wenn ein Bauleiter eine arbeitsbezogene Nachricht an einen anderen Bauleiter sendet, wäre das ein Beispiel für horizontale Kommunikation.

Oft kommt es zu einer horizontalen Kommunikation zwischen Teammitgliedern, die an einem Projekt arbeiten. Ein Teammitglied im Urlaub kann seine Arbeitsabläufe dokumentieren und diese an die ausfüllende Person weitergeben.

Horizontale Kommunikation soll eine bessere Zusammenarbeit und Koordination zwischen Kollegen fördern.

Diagonale Kommunikation

Diagonale Kommunikation fördert die direkte Interaktion zwischen Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen und unter unterschiedlichen Befehlsketten. Manager müssen möglicherweise eine formelle Mitteilung an den Außendienstleiter eines neuen Projekts weiterleiten, um ihm zu helfen, den breiteren Kontext ihrer Arbeit besser zu verstehen.

Derselbe Außendienstleiter kann Aktualisierungen zum Projektstatus an höherrangige Mitarbeiter weiterleiten, um sie über den Fortschritt eines Projekts zu informieren.

Externe Kommunikation

Externe Kommunikation beschreibt die formellen Nachrichten, die von einer Organisation an eine externe Einheit gesendet werden. Beispiele hierfür sind die Beantwortung einer Anfrage einer Aufsichtsbehörde durch die Rechtsabteilung. Zur externen Kommunikation zählen auch E-Mails an Kunden und Aktionäre.

Die Art und Weise, wie Organisationen nach außen kommunizieren, trägt zur Imagebildung bei. Das Format kann alles umfassen, vom Webseiteninhalt bis hin zu einer Konferenzpräsentation. Jede externe Kommunikation sollte eine Botschaft der Qualität und Kompetenz einer Organisation vermitteln.

Beispiele formaler Kommunikation

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Organisationen formelle Kommunikation präsentieren.

Treffen

Die meisten Mitarbeiter sind mit der Nutzung von Besprechungen zur Informationsvermittlung vertraut. Bei Besprechungen handelt es sich sowohl um eine Kommunikation nach oben als auch nach unten zwischen einem Team und dem Management. Wenn es um formelle Kommunikation geht, stellt die Strukturierung einer Agenda sicher, dass alle relevanten Themen abgedeckt werden.

Formelle Treffen beginnen in der Regel mit einer Eröffnung und der Vorstellung besonderer Gäste. Wenn Sie Ihr Team an einem Ort versammelt haben, möchten Sie seine Zeit sinnvoll nutzen. Halten Sie sich an Ihre Agenda und laden Sie gleichzeitig ein gewisses Maß an Beteiligung und Engagement des Teams ein.

Präsentationen

Die meisten formellen Meetings und Konferenzkommunikation beinhalten Präsentationen. Sie werden verwendet, um Ideen, Daten oder Vorschläge auf professionelle und strukturierte Weise formal zu kommunizieren.

Präsentationen sollten ein klares Ziel haben, wobei der Moderator von Anfang an klar macht, was er dem Publikum vermitteln möchte.

Eine Präsentation kann sich auf die Vorschau auf ein bevorstehendes Produkt oder die Darstellung des Zwecks eines neuen Unternehmensprojekts konzentrieren. Andere geben Aktualisierungen über Geschäftsinitiativen weiter oder informieren Stakeholder über einen neuen Vorschlag. Visuelle Hilfsmittel tragen dazu bei, die Botschaft einer Präsentation hervorzuheben und das Publikum zu fesseln.

E-Mails

E-Mails sind eine der gebräuchlichsten Möglichkeiten, Nachrichten im gesamten Unternehmen zu übermitteln.

Sie werden in der formellen Kommunikation typischerweise für die folgenden Zwecke verwendet.

• Versenden von Aufträgen und Anweisungen
• Anfragen
• Bereitstellung offizieller Informationen
• Übermittlung von Ankündigungen

Formelle E-Mails enthalten eine präzise und professionelle Betreffzeile, die die Absicht der Nachricht verdeutlicht.

Die Adressierung erfolgt mit formeller Anrede und einem professionellen Abschluss. Der Nachrichtentext sollte eine prägnante Sprache enthalten, die für eine effektive Nachrichtenübermittlung konzipiert ist. Idealerweise vermeiden Sie blumige oder wortreiche Sprache, die die Gesamtbotschaft beeinträchtigt, und verwenden Sie durchgehend einen professionellen Ton.

Memos

Memos übermitteln Ankündigungen, neue Richtlinien und Anweisungen innerhalb einer Organisation. Formelle Weisungen können für eine bestimmte Abteilung oder eine ganze Organisation relevant sein. In der Regel werden Memos verschickt, wenn vertrauliche Informationen weitergegeben werden müssen.

Unternehmen führen in der Regel Memos innerhalb der Organisation. Sie werden über vordefinierte Kommunikationskanäle gesendet, um sicherzustellen, dass sie die Zielgruppe erreichen. Beispielsweise dürfen Memos nur an bestimmte Personen oder Verteilerlisten gesendet werden.

Nach dem Versand werden Memos in der Regel archiviert, um sicherzustellen, dass eine historische Aufzeichnung von Entscheidungen oder Richtlinienänderungen verfügbar ist.

6 Tipps zur Verbesserung der formellen Kommunikation

Schauen wir uns einige Möglichkeiten an, wie Unternehmen den Umgang mit formeller Kommunikation verbessern können.

1. Stellen Sie Informationen rechtzeitig bereit

Auch wenn es notwendig sein kann, den Wortlaut der formellen Kommunikation zu überprüfen, versuchen Sie, die Informationen so schnell wie möglich zu verbreiten. Das kann besonders wichtig sein, wenn Sie versuchen, Gerüchte auszumerzen, die die Sichtweise von Kunden und anderen Branchenführern auf Ihr Unternehmen beeinflussen könnten. Es ist auch gut, jegliche Sorgen der Mitarbeiter über bevorstehende organisatorische Veränderungen zu vermeiden.

2. Seien Sie transparent

Machen Sie sich den Zweck Ihrer formellen Kommunikation klar. Versuchen Sie, so viele Informationen wie möglich bereitzustellen. Auf diese Weise fühlen sich die Mitarbeiter nicht überrumpelt, wenn sie später Nachrichten hören, die im Widerspruch zu Ihren Angaben zu stehen scheinen.

3. Machen Sie Konsistenz zur Priorität

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Vorlagen zur Verfügung, die sie bei der Gestaltung formeller Kommunikation unterstützen. Sie sollten ihnen auch Hinweise zu den Kanälen geben, die für den Informationsfluss genutzt werden. Dadurch wird vermieden, dass diejenigen, die die Informationen benötigen, die Nachricht nicht erhalten oder dass ein Dokument an einen unbeabsichtigten Empfänger gelangt.

4. Erstellen Sie maßgeschneiderte Nachrichten

Vermeiden Sie übermäßige Formulierungen, die die Absicht Ihrer Botschaft beeinträchtigen können. Es ist auch eine gute Idee, Kontraktionen zu vermeiden, die Ihre Kommunikation zu informell erscheinen lassen.

Sprechen Sie Kollegen und Geschäftspartner förmlich mit ihren offiziellen Titeln an. Vermeiden Sie Personalpronomen, um den Text der Nachricht unpersönlich zu halten.

5. Bekräftigen Sie Ihre Botschaft

Während Anekdoten bei einer Präsentation gut funktionieren können, konzentrieren Sie sich darauf, den Hauptpunkt Ihrer formellen Kommunikation hervorzuheben. Auf diese Weise erhält der Leser die Informationen, die er benötigt.

6. Bitten Sie um Feedback

Ermutigen Sie die Empfänger, sich zu Ihrer Kommunikation zu äußern, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, ob Sie Ihre Botschaft effektiv übermittelt haben.

Abschluss

Formelle Kommunikation ist eine entscheidende Säule jeder Organisation und dient als Rückgrat einer gut strukturierten, effizienten und konsistenten Informationsverbreitung. Dies ist besonders wichtig für Nicht-Schreibtisch-Branchen, in denen die Mitarbeiter möglicherweise keinen regelmäßigen Zugang zu herkömmlichen Kommunikationstools haben. Durch die Einhaltung formeller Kommunikation können Unternehmen Klarheit und Konsistenz gewährleisten, Sicherheitsstandards einhalten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften einhalten und die Produktivität steigern.

Die Integration digitaler Kommunikationstools wie Connecteam kann die Effektivität der formellen Kommunikation innerhalb eines Unternehmens erheblich steigern. Solche Plattformen ermöglichen eine präzise Kommunikation in Echtzeit, unabhängig vom Standort des Mitarbeiters. Von Instant Messaging, Aufgabenmanagement, Terminplanung bis hin zur Durchführung von Feedback-Umfragen decken diese Tools alle wichtigen Aspekte der Unternehmenskommunikation ab.

Letztendlich kann eine effektive formelle Kommunikation in Verbindung mit den richtigen digitalen Tools Unternehmen dabei helfen, ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen, die Verantwortlichkeit zu fördern und eine gut informierte und vernetzte Belegschaft aufrechtzuerhalten. Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter am Schreibtisch oder im Außendienst sitzen, ist eine optimierte Kommunikation immer ein entscheidender Faktor für den Geschäftserfolg.

Starten Sie noch heute kostenlos mit Connecteam!

Möchten Sie weitere tolle Artikel direkt in Ihre Mailbox erhalten? Abonnieren Sie hier