5 Zeiterfassungsvorlagen für Google Sheets und 1 viel bessere Option

Veröffentlicht: 2023-02-28

Eine genaue Zeiterfassung trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden, die Schichten reibungslos und effizient verlaufen und die tatsächlichen Arbeitszeiten mit den Wochenplänen übereinstimmen. Es hilft Unternehmen auch dabei, konform zu bleiben und eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern.

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf Google Sheets, um Stundenzettel zu erstellen und zu verwalten. Die manuelle Erfassung der Zeit erhöht jedoch das Risiko kostspieliger Fehler. Fehler in den Stundenzetteln der Mitarbeiter können zu Unter- oder Überzahlungen, Problemen mit Überstunden und bezahlter Freizeit und mehr führen.

Fehler wie diese können zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitern führen, dem Ruf eines Unternehmens schaden, Verwaltungszeit binden und sogar teure Anwaltskosten nach sich ziehen.

Zum Glück gibt es eine bessere Option da draußen. Dedizierte Zeiterfassungssoftware bietet mehr Genauigkeit, bessere Funktionen und mehr Unterstützung als eine Zeiterfassungsvorlage.

In diesem Artikel besprechen wir die Vorteile dedizierter Zeiterfassungssoftware. Und für diejenigen, die immer noch an manueller Zeiterfassung interessiert sind, teilen wir unten 5 kostenlose Zeiterfassungsvorlagen.

Was ist manuelle Zeiterfassung?

Bei der manuellen Zeiterfassung wird eine Tabelle wie Google Sheets oder Excel verwendet, um die Ein- und Ausgehzeiten aufzuzeichnen. Die Zeiten werden manuell eingegeben, und die Tabelle berechnet die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden.

Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter oder sein Vorgesetzter als Startzeit 9:30 Uhr und als Endzeit 16:15 Uhr eingeben. Eine Formel in der Tabelle berechnet dies auf 6,75 Stunden (6 Stunden und 45 Minuten).

Sie können auch manuelle Stundenzettel mit den erwarteten Arbeitszeiten im Voraus erstellen, ähnlich wie bei einem Zeitplan, und die Stunden dann anpassen, wenn Mitarbeiter zu spät kommen oder früh anfangen.

Die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter ist entscheidend für die Verwaltung Ihrer Belegschaft und die Gewährleistung der Genauigkeit der Gehaltsabrechnung. Die manuelle Zeiterfassung ist jedoch sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig .

Die Nachteile der manuellen Zeiterfassung

Leider hat die manuelle Zeiterfassung einige Nachteile. Diese beinhalten:

Verschwendete Zeit. Die manuelle Eingabe von Stunden in eine Arbeitszeittabelle ist ein zeitaufwändiger Prozess. Ihre Zeit könnte besser für andere Aufgaben verwendet werden, insbesondere wenn spezielle Zeiterfassungssoftware auf dem Markt ist. Durch die Automatisierung dieser Aufgabe wird die Zeit Ihres Teams frei, damit es sinnvollere Arbeit leisten kann.
Erhöhte Fehler. Die manuelle Erstellung und Aktualisierung von Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter erhöht die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Manager und Mitarbeiter werden ihr Bestes geben, um eine 100-prozentige Genauigkeit beizubehalten, aber Fehler passieren – und sie können schwierig zu korrigieren sein. Es besteht auch die Möglichkeit, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter die Fehler nicht rechtzeitig erkennen, was zu Fehlern bei der Gehaltsabrechnung führt.
Erhöhtes Risiko von Compliance-Problemen. Wie harmlos oder echt ein Fehler auch sein mag, Fehler in der Arbeitszeittabelle eines Mitarbeiters können zu einem Verstoß gegen das Arbeitsrecht führen. Dies kann aus einem Tippfehler, einer nicht korrekten Nachverfolgung von Pausen oder einer fehlenden Berücksichtigung von Überstunden der Mitarbeiter resultieren. Natürlich können Fehler passieren. Aber es ist wichtig, sich der Konsequenzen bewusst zu sein. Diese Verstöße können zu empfindlichen Strafen führen.

Glücklicherweise gibt es eine weitaus bessere Option, mit der Sie diese Schwierigkeiten vermeiden können.

So wählen Sie eine digitale Zeiterfassung aus

Eine digitale Zeiterfassung ist ein großer Vorteil für Unternehmen, die Zeiterfassung, Terminplanung, Gehaltsabrechnung und mehr rationalisieren und automatisieren möchten.

Wir empfehlen, nach einer digitalen Zeiterfassungssoftware zu suchen, die über die folgenden Funktionen verfügt:

One-Touch-Stempeln. Suchen Sie nach Software mit einer integrierten Stechuhr, mit der Ihre Mitarbeiter mit nur einem Tastendruck starten und stoppen können. Dadurch werden die Mobilgeräte Ihrer Mitarbeiter zu einer Stechuhr und können von überall aus einstempeln.
Automatisierte, genaue Zeiterfassung. Priorisieren Sie Systeme, die automatisch die Zeit verfolgen, die Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben, Projekte oder Kunden aufwenden. Dadurch haben Sie einen klaren Überblick darüber, woran Ihre Mitarbeiter arbeiten, und stellen sicher, dass sie für die Zeit, in der sie arbeiten, angemessen bezahlt werden. Die beste Software hat eine sekundengenaue Zeitschaltuhr.
Automatische Stundenzettelerstellung. Sammeln Sie mühelos die erfassten Stunden Ihrer Mitarbeiter in genauen, prüfbereiten Stundenzetteln.
Gehaltsabrechnungsintegrationen. Suchen Sie nach einer digitalen Zeiterfassungssoftware, die sich direkt in Ihre aktuelle Gehaltsabrechnungssoftware integrieren lässt – oder erleichtern Sie den Export von Arbeitszeittabellen, um sie später zu Ihrem bevorzugten Gehaltsabrechnungsanbieter zu importieren. Dies hilft, Kopfschmerzen bei der Gehaltsabrechnung zu vermeiden.
GPS und Geofencing . GPS-Tracking ermöglicht es Ihnen, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu priorisieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter an den richtigen Einsatzorten ein- und ausstempeln. Mit Geofencing können Sie einschränken, von wo aus Mitarbeiter einstempeln können, und so Fehler und Zeitdiebstahl einschränken.
Sicherer Kiosk . Mit der Kiosk-Funktionalität können Sie jedes Gerät in eine zentrale Stechuhr verwandeln, an der sich Mitarbeiter ein- oder ausstempeln können. Es eignet sich hervorragend für Baustellen, Einzelhandelsgeschäfte, Lagerhäuser und mehr. Sie möchten auch einen Zeit-Tracker, mit dem Sie Selfies machen können, um die Möglichkeit des Buddy-Punchings auszuschließen.
Management von Pausen, Überstunden und bezahlter Freizeit (PTO) . Regelungen und Berechnungen für Pausen, Überstunden und Nebenzeiten können kompliziert und schwer manuell zu verwalten sein. Eine digitale Zeiterfassung, die all dies für Sie erledigt, hilft dabei, Compliance zu gewährleisten und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern.
Benutzerdefinierte Berichte, die Sie an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können. Sehen und analysieren Sie Daten zu allem, von abrechenbaren Stunden und Projektfortschritten bis hin zu Mitarbeiterproduktivität und Überstundenkosten. Der Zugriff auf detaillierte Berichte hilft Ihnen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
Tools zur Mitarbeiterplanung. Funktionen wie automatische Schichtplanung, Drag-and-Drop-Schichtplanung und Schichtwechselgenehmigungen mit einem Klick vereinfachen Ihren Mitarbeiterplanungsprozess und ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Eine mobile App mit vollem Funktionsumfang, mit der Mitarbeiter unterwegs die Zeit verfolgen, Schichten mit Kollegen tauschen, Urlaub beantragen, mit ihren Teammitgliedern und mit Ihnen kommunizieren und vieles mehr können.

Connecteam als Zeiterfassung (Die beste Option)

Screenshot der Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter von Connecteam

Connecteam ist die beste digitale All-in-One-Zeiterfassung auf dem Markt. Es bietet leistungsstarke und hochgradig anpassbare Funktionen für alles, was Sie für ein effizientes, produktives und kostengünstiges Geschäft benötigen.

Lassen Sie uns in die Funktionen eintauchen, die Connecteam zur besten Option für Ihre Zeiterfassungsanforderungen machen – und vieles mehr.

Digitale Stundenzettel und Integrationen für eine nahtlose Gehaltsabrechnung

Connecteam wandelt die Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiter automatisch in digitale Stundenzettel um, die Sie vor der Gehaltsabrechnung einfach überprüfen können. Für jeden Mitarbeiter können Sie die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Tag und Abrechnungszeitraum, alle Freizeiten und Überstunden sowie die Gesamtlöhne der Mitarbeiter einsehen. Das Admin-Dashboard zeigt auch Unregelmäßigkeiten an, sodass Sie potenziell kostspielige Fehler leicht erkennen und korrigieren können.

Mitarbeiter können direkt über die mobile App auf ihre Arbeitszeittabellen zugreifen, Bearbeitungen anfordern und ihre Genehmigung einsenden. Dies spart Zeit, begrenzt Fehler und trägt dazu bei, dass die Gehaltsabrechnung immer korrekt ist.

Mit Connecteam können Sie Arbeitszeittabellen ganz einfach zur Verwendung mit Ihrem bevorzugten Gehaltsabrechnungsanbieter exportieren. Besser noch, Connecteam bietet direkte Gehaltsabrechnungsintegrationen mit QuickBooks Online und Gusto – und weitere Integrationen sind auf dem Weg.

One-Touch-Stechuhr für ultragenaue Zeiterfassung

Mit Connecteam können sich Ihre Mitarbeiter einfach und sicher ein- und ausstempeln. Sie können die Stechuhr mit einer einzigen Berührung starten und stoppen und haben die Gewissheit, dass die Software von Connecteam ihre Zeit auf die Sekunde genau protokolliert.

Connecteam bietet auch eine Kiosk-App , damit mehrere Mitarbeiter von einem einzigen Standort aus auf einem gemeinsam genutzten Gerät ein- und ausstempeln können.

Eine weitere nützliche Funktion zum Ein- und Ausstempeln ist die Gesichtserkennung. Es scannt die Gesichter der Mitarbeiter, wenn sie einstempeln, um sicherzustellen, dass sie es wirklich sind, wenn sie ihre Schicht beginnen. Dies hilft, Zeitdiebstahl durch Buddy-Punching zu verhindern und sicherzustellen, dass Ihre Gehaltsabrechnung immer korrekt ist.

GPS-Technologie und Geofencing, um die Standorte der Mitarbeiter zu überprüfen

Connecteam verwandelt jedes mobile Gerät in eine GPS-fähige Stechuhr . Die genauen Standorte der Mitarbeiter werden beim Ein- und Ausstempeln erfasst, und Sie können auch die Standortverfolgung in Echtzeit verwenden, um die Standorte der Mitarbeiter zu überprüfen. So kann im Notfall die Sicherheit von Alleinarbeitern gewährleistet werden.

Darüber hinaus können Sie mit dem Geofencing-Tool von Connecteam einen virtuellen „Zaun“ um Baustellen oder ein Büro erstellen und von den Mitarbeitern verlangen, dass sie sich zum Ein- und Ausstempeln in diesem Bereich aufhalten.

Automatisierte Pausen und Überstunden halten Sie konform

Mit Connecteam können Sie benutzerdefinierte Unterbrechungen erstellen Und Überstundenregeln, die für Ihr Unternehmen, Ihre Branche und Ihren Standort geeignet sind. Dies hilft Ihnen nicht nur, die Vorschriften einzuhalten und die Kosten durch Überstunden zu begrenzen, sondern stellt auch sicher, dass die Mitarbeiter die benötigten Ausfallzeiten erhalten und angemessen bezahlt werden.

Das Admin-Dashboard bietet einen klaren Überblick über aktuelle, bevorstehende, wöchentliche und monatliche Pausen und Überstunden. Sie können sich sogar für Benachrichtigungen entscheiden, wenn Mitarbeiter Überstunden machen, und Erinnerungen für Mitarbeiter einrichten, um Pausen einzulegen oder sich auszustempeln.

Zeitpläne in wenigen Minuten erstellen und bereitstellen

Die automatischen Schichtplanungsfunktionen von Connecteam machen die Planung des perfekten Zeitplans zum Kinderspiel. Sie können Mitarbeiter basierend auf ihren Qualifikationen, Schichtpräferenzen und ihrer Verfügbarkeit Schichten zuweisen oder offene Schichten festlegen, die jeder Mitarbeiter übernehmen kann.

Außerdem können Sie Checklisten und Formulare, Dateien, Beschreibungen und mehr hinzufügen zu Schichten, damit die Mitarbeiter gleich beim Einstempeln wissen, was zu tun ist. Mitarbeiter können auch wichtige Informationen über ihre Schichten dokumentieren, z. B. wie viele Kilometer sie mit einem Firmenfahrzeug gefahren sind, welche Ausrüstung sie verwendet haben oder wie weit sie bei einem Projekt fortgeschritten sind .

Um Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeitskosten zu helfen, warnen Sie die automatischen Konfliktprüfer von Connecteam bei Überschneidungen zwischen der PTO eines Mitarbeiters und den geplanten Schichten. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Schichten doppelt oder überbesetzt sind.

Problemlose PTO- und Urlaubsanträge und -genehmigungen

Connecteam macht es einfach, die Urlaubsanträge und PTO-Zulagen Ihres Teams direkt in der App zu verfolgen.

Ihr Team kann jederzeit und überall PTO anfordern und Sie erhalten eine Benachrichtigung direkt auf Ihr Gerät. Sobald Sie eine Anfrage genehmigen, trägt Connecteam die PTO automatisch in den Zeitplan Ihres Mitarbeiters ein. So einfach ist das!

Benutzerfreundliche, voll funktionsfähige mobile App

Mit der sicheren mobilen App von Connecteam können Ihre Mitarbeiter ihren Arbeitstag von überall aus verwalten. Sie können sich ein- und ausstempeln, ihre Terminpläne einsehen, ihre Verfügbarkeit aktualisieren, mit Vorgesetzten und Kollegen chatten und vieles mehr.

Ebenso können Sie Mitarbeitern Erinnerungen an ihre Schichten senden, damit sie weniger wahrscheinlich die Arbeit verpassen, und sie über wichtige Unternehmensaktualisierungen informieren, damit sie immer auf dem Laufenden sind.

Darüber hinaus ist die mobile App von Connecteam cloudbasiert, was bedeutet, dass alle Änderungen an Zeitplänen, Schichten, Verfügbarkeit und mehr in Echtzeit aktualisiert werden.

Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 14-tägige Testversion von Connecteam, um Ihre Mitarbeiterplanung zu optimieren

5 Google Sheets-Zeiterfassung

Toggl's Weekly Timesheet Template (Google Sheets)

Toggl bietet eine Zeiterfassungsvorlage für Google Sheets an, mit der die Startzeit der Schicht, die Start- und Endzeit der Pause, die Endzeit der Schicht und zusätzliche Überstunden der Mitarbeiter erfasst werden können. Dieser Stundenzettel-Tracker berechnet dann die Differenz zwischen den Arbeitsstunden eines Mitarbeiters und den geplanten Stunden (unter Berücksichtigung von Pausen und Überstunden) und gibt eine wöchentliche Summe an. Es listet auch den Betrag auf, der dem Mitarbeiter gezahlt werden sollte.

Alle Berechnungen sind automatisiert und die Stundensätze der Mitarbeiter können unten auf der Seite geändert werden.