So organisieren Sie die Personalakten der Mitarbeiter

Mitarbeiter-Personalakten enthalten wichtige Informationen über Ihre Mitarbeiter wie Steuerunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Arbeitsverträge und mehr.

Ohne eine klare Organisationsstruktur für Personalakten können wichtige Daten verloren gehen oder verlegt werden. Das erschwert es Mitarbeitern der Personalabteilung (HR), Gehaltsabrechnungssachbearbeitern und Managern, die benötigten Informationen zu finden. Darüber hinaus könnte Ihr Unternehmen durch den Verlust des Überblicks über Mitarbeiterdaten die staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze nicht einhalten. Außerdem ist es schwieriger zu wissen, wann Dokumente aktualisiert oder ersetzt werden müssen.

In diesem Ratgeber erklären wir, was in einer Mitarbeiter-Personalakte alles enthalten ist und geben fünf Tipps für die Organisation der Mitarbeiter-Personalakte.

Was ist eine Personalakte?

Eine Mitarbeiter-Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten, die sich auf die Beschäftigung eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen beziehen. Es dient als Aufzeichnung ihrer Beschäftigung von dem Zeitpunkt, an dem sie sich um eine Stelle bewerben, bis zu ihrem Ausscheiden.

Personalakten sind für eine Vielzahl interner Geschäftszwecke und gesetzlicher Anforderungen wichtig. Sie dienen als Bezugspunkt für alle Verwaltungs-, Führungs-, Vertrags- und Vergütungs-, Entwicklungs- und Disziplinarfragen im Zusammenhang mit einem Mitarbeiter.

Mitarbeiterakten sind auch wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und enthalten in der Regel Daten, zu deren Aufbewahrung Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet sind. Dazu gehören Mitarbeitersteuerdokumente wie das Formular W-4, das vom IRS verlangt wird, und Vergütungsunterlagen, die vom Fair Labor Standards Act (FLSA) verlangt werden.

Darüber hinaus bieten Mitarbeiterakten einen sicheren Aufbewahrungsort für juristische Dokumente wie Arbeitsverträge und Wettbewerbsverbote. Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen diese Dokumente im Falle eines Arbeitskampfes leicht zugänglich hat.

Wer ist für die Organisation von Personalakten verantwortlich?

Personalsachbearbeiter sind in der Regel für die Organisation von Personalakten und den täglichen Umgang mit Dokumenten in Personalakten verantwortlich. Sie sind auch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Dokumente auf dem neuesten Stand sind, und denjenigen, die sie benötigen, Zugriff auf Dateien zu gewähren.

Manager können auch damit beauftragt werden, Dokumente wie Leistungsbeurteilungen zu Mitarbeiterakten hinzuzufügen. In diesem Fall sollten sie über ein funktionierendes Verständnis des Dateiorganisationssystems verfügen.

Was gehört in die Personalakte eines Mitarbeiters?

Der erste Schritt beim Erlernen der Organisation von HR-Dateien ist die Entscheidung, welche Formulare und Daten darin enthalten sein sollen. Wir werden einige der gängigen Dokumente auflisten, die die Personalabteilung normalerweise in Personalakten aufbewahrt.

Compliance-Dokumente

Compliance-Dokumente sind alle mitarbeiterbezogenen Dokumente, zu deren Aufbewahrung Ihr Unternehmen nach Bundes- oder Landesrecht verpflichtet ist. Diese beinhalten:

• IRS-Steuer Einbehaltungsformulare (z. B. W-4- und W-9-Formulare)
• Einwanderungsdokumente (z. B. I-9-Formulare)
• Arbeitszeittabellen, Gehaltsabrechnungen und andere Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern
• Demografische Daten (einschließlich Name, Sozialversicherungsnummer, Geschlecht und Adresse)
• Stellenbeschreibung für die Position jedes Mitarbeiters
• Anmeldeformulare für Leistungen an Arbeitnehmer (z. B. 401(k)-Anmeldeformulare)
• Arbeitsunfallunterlagen
• Kündigungsdaten, einschließlich COBRA-Versicherung und Arbeitslosenunterlagen

Unternehmensunterlagen

Unternehmensdokumente sind alle Dateien, die intern von Ihrem Unternehmen verwendet werden oder Aufzeichnungen über die Geschichte eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen enthalten. Dazu können gehören:

• Lebenslauf und Bewerbungsschreiben
• Unterschriebenes Stellenangebotsschreiben
• Arbeitsvertrag
• Dokumente zur Leistungsbeurteilung
• Aufzeichnungen über Beförderungen und Gehaltserhöhungen
• Unterzeichnete Bestätigung der Unternehmensrichtlinien, einschließlich Ihres Mitarbeiterhandbuchs
• Wettbewerbs- oder Geheimhaltungsvereinbarungen
• Disziplinarische Aufzeichnungen
• Kündigungsschreiben und Unterlagen zum Austrittsgespräch

Vertrauliche Mitarbeiterakten

Wichtig ist, dass Ihr Unternehmen wahrscheinlich einen oder mehrere Sätze vertraulicher Personalakten aufbewahren muss, die von Ihren Hauptmitarbeiterakten getrennt sind .

Dokumente in diesen vertraulichen Dateien sollten nur für Personalsachbearbeiter zugänglich sein, die sie einsehen müssen. Sie sollten Managern nicht zugänglich sein, und der Prozess ihrer Anzeige sollte streng kontrolliert werden.

Zu den Dateien, die in die vertrauliche Akte eines Mitarbeiters aufgenommen werden sollten, gehören:

• Hintergrundkontrollen
• Ergebnisse von Drogentests
• Dokumente zum Kindesunterhalt
• Aufzeichnungen über die Lohnpfändung
• Informationen zum Begünstigten
• Alle Aufzeichnungen im Zusammenhang mit laufenden Rechtsstreitigkeiten

Sie müssen auch überlegen, wie Sie Mitarbeiterakten speichern, die medizinische Informationen enthalten . Medizinische Daten sind durch den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) geschützt. Sie müssen in einer eigenen vertraulichen Krankenakte getrennt von anderen Arten vertraulicher Daten aufbewahrt werden.

Medizinische Akten können enthalten:

• Anmeldeformulare für Kranken-, Zahn- und Augenversicherungen
• Anmeldeformulare für Lebensversicherungen
• Versicherungsansprüche und Arztbriefe
• Dokumentation des Antrags auf Krankenurlaub
• Anfragen für behindertengerechte Unterkünfte

Papier- vs. elektronische Mitarbeiterakte

Eine wichtige Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Sie Papier- oder elektronische Dateien verwenden.

Mitarbeiterakten waren jahrzehntelang ausschließlich Papierunterlagen. Die meisten Unternehmen hatten verschlossene Aktenschränke, zu denen nur Personalsachbearbeiter Zugang hatten. Jeder Mitarbeiter hatte seinen eigenen Manila-Umschlag, der sich im Laufe der Zeit mit Papierdokumenten füllte.

Heutzutage ist es selten, dass Unternehmen Papierakten aufbewahren. Die beste Art, Mitarbeiterakten zu organisieren, ist elektronisch. Digitale Mitarbeiterakten sind in der Regel bequemer und bieten mehrere wichtige Vorteile.

Erstens sind elektronische Dokumente durchsuchbar. Sie können schnell die letzte Leistungsbeurteilung eines bestimmten Mitarbeiters abrufen, indem Sie einfach in Ihrem Dateimanager oder Dokumentenverwaltungssystem nach dem Namen des Mitarbeiters suchen. Das spart viel Zeit im Vergleich zum Durchwühlen eines Aktenschranks und Suchen nach einem bestimmten Zettel.

Es ist auch kostengünstiger und platzsparender, elektronische Aufzeichnungen zu führen . Sie müssen keine wertvolle Immobilie mit einem massiven Aktenschrank in Ihrem Hauptbüro einnehmen. Es fallen auch keine Druck- oder Aktenvernichtungskosten an.

Darüber hinaus können elektronische Aufzeichnungen sicherer sein als Papieraufzeichnungen . Personalsachbearbeiter können Zugriffsberechtigungen konfigurieren, sodass Manager nur die Mitarbeiterakten ihrer direkten Untergebenen sehen können. Diese Berechtigungen eliminieren das Risiko, dass Mitarbeiterdateien von jemandem eingesehen werden könnten, der nicht berechtigt ist, sie anzuzeigen.

Aus regulatorischer Sicht sind Papier- und elektronische Dokumente weitgehend gleichwertig. Ihr Unternehmen kann Software verwenden, um Formulare vollständig online auszufüllen und zu unterschreiben, oder Papierformulare scannen, um digitale Kopien zu erstellen. Sobald Sie eine digitale Kopie eines Dokuments erstellt haben, steht es Ihnen in den meisten Fällen frei, über die ursprüngliche Papierkopie zu verfügen. Es gibt einige bemerkenswerte Ausnahmen, wie z. B. Röntgenbilder, wie von der Arbeitsschutzbehörde vorgeschrieben.

Unabhängig davon, ob Sie Mitarbeiterakten in Papierform oder digital aufbewahren möchten, ist es eine gute Idee, Sicherungskopien anzulegen . Bei Papierakten bedeutet dies, Kopien all Ihrer Dokumente extern aufzubewahren – beispielsweise in einem kommerziellen Dokumentenlager.

Für digitale Aufzeichnungen können Sie Backups auf einer Festplatte speichern oder sie mit einem Dienst wie Google Drive in der Cloud speichern. Viele Personalverwaltungssysteme, die eine Dokumentenspeicherung anbieten, wie z. B. Connecteam, sichern Ihre Mitarbeiterdateien automatisch in der Cloud.

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So organisieren Sie Mitarbeiterakten: 5 Tipps

Nachdem wir nun beantwortet haben, was eine Personalakte ist und Sie wissen, was in eine Personalakte gehört, haben wir 5 Tipps für die elektronische Organisation von Personalakten.

Bei unserem ersten Tipp zur Organisation von Personalakten geht es um Einheitlichkeit. Wie auch immer Sie sich entscheiden, Ihre Dateien zu organisieren, tun Sie dies in Ihrem gesamten HR-System.

Verwenden Sie auf der Ebene einzelner Dateien einen standardisierten Ansatz zur Benennung von Dokumenten. Beispielsweise können Sie Dokumente nach folgender Formel benennen:

[Nachname des Mitarbeiters] [Vorname des Mitarbeiters] – [Name des Dokuments] – [Jahr]

Dieses Benennungsschema macht es einfach zu sehen, wem ein Dokument gehört, was das Dokument ist und wie alt es ist.

Auf der Ebene der Mitarbeiterordner können Sie eine ähnliche Standardisierung anwenden. Beispielsweise kann jeder Mitarbeiter einen Ordner mit seinem Namen oder seiner Mitarbeiternummer haben. Innerhalb dieses Ordners können Sie Unterordner mit den Bezeichnungen „Onboarding“, „Payroll“, „Performance Reviews“ und so weiter haben. Legen Sie dann die gleichen Arten von Dokumenten für jeden Mitarbeiter in jedem dieser Unterordner ab.

Die Verwendung einer speziellen App zum Organisieren von Dokumenten kann die Verwaltung von Mitarbeiterakten erheblich vereinfachen. Mit Dokumentenverwaltungssystemen können Sie Dateien zwischen Ordnern ziehen und ablegen, Dokumente nach Namen oder Inhalt suchen und vieles mehr.

Einige Dokumentenverwaltungssysteme, wie Connecteam , ermöglichen es Mitarbeitern auch, erforderliche HR-Dokumente sicher selbst in Ihr System hochzuladen. Die Software verwendet Automatisierungen, um alle Personalakten und Formulare der Mitarbeiter dort abzulegen, wo sie hingehören, wodurch Zeit gespart und Fehler reduziert werden.

Connecteam bietet auch ein Self-Service-Portal für Manager und Mitarbeiter zum Anzeigen von Dokumenten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Managern erlauben, Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern anzuzeigen, und Mitarbeitern, Gehaltsabrechnungen anzuzeigen. Dadurch kann sich Ihr HR-Team auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, als ständig auf Dokumentenanfragen zu reagieren.

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Ein wichtiger Teil beim Erlernen der elektronischen Organisation von Mitarbeiterakten ist das Einrichten von Zugriffsberechtigungen. Zugriffsberechtigungen bestimmen, wer in Ihrem Unternehmen welche Mitarbeiterakten sehen kann. Sie sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass sensible Mitarbeiterdaten nur für diejenigen sichtbar sind, die sie sehen müssen. Berechtigungen tragen auch dazu bei, zu verhindern, dass Dateien versehentlich verschoben, bearbeitet oder gelöscht werden.

Mit einer Dateiverwaltungs-App zum Organisieren von Dokumenten sollte es einfach sein, Zugriffsberechtigungen festzulegen. Ein guter Ausgangspunkt ist, Managern nur für ihre direkten Untergebenen Zugang zu nicht vertraulichen Dateien zu gewähren. Senior Manager benötigen möglicherweise Zugriff auf Dateien für Berichte zwei Ebenen tiefer.

Nur hochrangige HR-Administratoren und Leistungsmanager sollten Zugriff auf Informationen zu Leistungen an Arbeitnehmer und andere vertrauliche Dokumente haben. Nur Mitglieder der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens sollten Zugriff auf Dateien im Zusammenhang mit laufenden Rechtsstreitigkeiten haben.

Ein weiterer Tipp für die Organisation von Personalakten ist die Verwendung von Formularen und Checklisten , wie sie bei Connecteam verfügbar sind. Diese stellen sicher, dass die Mitarbeiter alle erforderlichen Dokumente ausfüllen.

Sowohl Formulare als auch Checklisten sind besonders hilfreich beim Onboarding und zu Beginn eines jeden Jahres, wenn Mitarbeiter zahlreiche Dokumente vorlegen müssen. Sowohl für Mitarbeiter als auch für Personalmanager ist es einfach zu erkennen, ob eine wichtige Datei oder ein Formular fehlt.

Einer der kniffligeren Aspekte bei der Verwaltung von Mitarbeiterakten ist es , den Überblick über Formularerneuerungen und den Ablauf von Zertifizierungen zu behalten . Die Frage ist, wie Sie die Personalakten der Mitarbeiter so organisieren, dass Sie sicher sein können, dass Ihre Mitarbeiterformulare immer aktuell sind.

Auch hier kann der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems helfen. Wenn ein Personalsachbearbeiter ein Dokument hochlädt, kann er ihm ein Ablaufdatum zuweisen. Dies kann ein Jahr ab dem Tag sein, an dem das Formular hochgeladen wurde, das Datum, an dem eine Zertifizierung abläuft, oder der letzte Tag des Jahres.

Mit Connecteam können Sie beispielsweise Ablaufdaten pro Dokumenteneintrag oder pro Typ festlegen. Die Zuordnung von Ablaufdaten nach Art (z. B. ein Jahr oder 18 Monate) erspart Ihnen die manuelle Zuordnung für jedes Dokument.

Ihr Dokumentenmanagementsystem benachrichtigt Sie oder den Mitarbeiter dann automatisch, wenn ein Ablaufdatum naht. Dadurch wird sichergestellt, dass Dateien und Formulare erneuert werden, bevor sie ablaufen, sodass es zu keinem Compliance-Verstoß kommt.

Zusammenfassung

Zu verstehen, wie Mitarbeiterakten organisiert werden, kann einen großen Unterschied in den HR-Vorgängen Ihres Unternehmens ausmachen. Gut organisierte Mitarbeiterakten erleichtern Personalsachbearbeitern und Managern das Auffinden der benötigten Informationen. Sie sind auch entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Steuer- und Arbeitsgesetze einhält.

Der beste Weg, Mitarbeiterakten zu organisieren, ist elektronisch, idealerweise mit einem speziellen HR-Dokumentenverwaltungssystem wie Connecteam . Sie können ein standardisiertes Dateibenennungssystem erstellen, Zugriffsberechtigungen steuern, den Ablauf von Dokumenten leicht im Auge behalten und vieles mehr.

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Von Mitarbeiterverträgen und Leistungsbeurteilungen bis hin zu Schulungszertifikaten und Urlaubsanträgen hilft Connecteam dabei, Ihre HR-Prozesse zu rationalisieren, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist – Ihr Geschäft.

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