So berechnen Sie die Arbeitskosten: Ein vollständiger Leitfaden
Veröffentlicht: 2023-04-30Die Arbeitskosten können je nach Unternehmen zu den größten Ausgaben gehören, die Sie in Ihrem Budget berücksichtigen müssen. Außerdem gibt es bei der Bestimmung eines fairen Lohns vieles zu beachten.
Die Bereitstellung konkurrenzfähiger Gehälter, ohne Ihr Endergebnis aufzugeben, ist ein heikler Balanceakt, aber einer, der möglich ist .
Egal, welche Art von Unternehmen Sie führen, wenn Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie diese für ihre Zeit bezahlen. Der Prozess der Bestimmung, wie die Arbeitskosten berechnet werden, kann einschüchternd sein – aber es muss nicht beängstigend sein!
Hier kommt dieser hilfreiche Leitfaden ins Spiel. Erfahren Sie, was in die Arbeitskosten einfließt, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie man sie berechnet und wie Sie sicherstellen, dass Ihr Budget nicht aufgebraucht wird.
Was sind Arbeitskosten?
Die Arbeitskosten sind der Gesamtbetrag, der den Arbeitnehmern über einen bestimmten Zeitraum gezahlt wird, einschließlich Löhne, Sozialleistungen und Lohnsteuern. Alle Unternehmen sind darauf aus, Geld zu verdienen, aber Sie brauchen Mitarbeiter, die Ihnen dabei helfen, dorthin zu gelangen – und Sie müssen sie bezahlen.
Ein großer Teil des Mitarbeitermanagements – ob Sie in der Personalabteilung arbeiten oder Ihr eigenes Unternehmen besitzen – bestimmt alles, was in die jährlichen Arbeitskosten einfließt. Denken Sie daran, dass dies in einigen Branchen Ihre größten Ausgaben sind.
Darüber hinaus ist es bei stetig steigenden Löhnen wichtig, dass Sie sich der Vorteile bewusst sind, die Sie Ihren Mitarbeitern zusätzlich zu ihrem Stundensatz bieten sollten.
Es geht weit über die Kosten pro Stunde hinaus. Folgendes sollten Sie außerdem in Ihre Lohnkostenkalkulation einbeziehen:
- Steuern
- Vorteile
- Im Laufe der Zeit
- Schulungskosten/Onboarding
- Boni
- Allgemeine Lohnnebenkosten
Schauen wir uns einige genauer an.
Steuern
Lohnsteuern sind ein Teil des Arbeitskostenpuzzles. Diese Steuern umfassen die FICA-Gebühr von 7,65 %, die die Sozialversicherung bzw. Medicare abdeckt, sowie die weniger bekannte FUTA-Steuer von 6 %, die für die Bundesarbeitslosigkeit bezahlt wird.
Sie können auch die staatlichen Arbeitslosensteuern und die lokalen Arbeitslosensteuern nicht vergessen.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass Lohnsteuern zusätzlich zum Bruttolohn hinzugefügt werden müssen – das ist, was Mitarbeiter vor Sozialleistungen, Steuern und anderen Gehaltsabzügen verdienen.
Vorteile
Die Leistungen können Standard-Kranken-, Zahn-, Invaliditäts- und Lebensversicherungen sowie Altersvorsorge, bezahlte Freizeit (PTO) und Urlaub und Krankheitstage umfassen.
Diese Extras sind äußerst wichtig, wenn es darum geht, Ihren Mitarbeitern das Gefühl zu geben, geschätzt zu werden, und können dazu beitragen, die Arbeitsplatzbindung zu erhöhen und die Mitarbeiterfluktuation zu verringern. Eine Studie von Pew Research ergab, dass 43 % der Befragten angaben, einen Job zu kündigen, weil er keine guten Zusatzleistungen bot.
Auch Ruhestandspläne sind zu berücksichtigen. Die häufigsten Altersvorsorgepläne, die von in den USA ansässigen Unternehmen angeboten werden, sind mitarbeiterfinanzierte Pläne, wie ein 401(k).
Was ist der Unterschied zwischen direkten und indirekten Arbeitskosten?
Nachdem Sie nun alles wissen, was zur Berechnung der realen Arbeitskosten gehört, ist es wichtig, den Unterschied zwischen direkten und indirekten Arbeitskosten zu verstehen.
Die direkten Arbeitskosten sind die Gesamtvergütung, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren – einschließlich aller Sozialleistungen und Steuern – und die Kosten für Materialien, die Sie ihnen zur Verfügung stellen müssen, wie Schreibtische, Computer und alles andere, was sie möglicherweise für ihre Arbeit benötigen.
Die indirekten Arbeitskosten werden auch als „Gemeinkosten“ bezeichnet. Sie umfassen die Wartung der Materialien, die Ihr Team benötigt, Betriebskosten, Miete und Nebenkosten für Büroräume und Schulungen. Die indirekten Arbeitskosten sind oft branchenspezifisch.
Beispielsweise haben Unternehmen, die eine Fahrzeugflotte benötigen, die gewartet werden muss, natürlich mehr indirekte Gemeinkosten als ein Bürounternehmen.
Sie können die direkten Arbeitskosten einfach berechnen, indem Sie die Löhne, Sozialleistungen und Materialkosten Ihrer Mitarbeiter addieren. Dann müssen Sie alle indirekten Kosten berechnen, die mit Ihrem Unternehmen verbunden sind.
Verfolgen Sie direkte und indirekte Kosten separat, damit Sie genau wissen, was in Ihre Betriebskosten einfließt. Und obwohl Sie diese Informationen kennen, können Sie besser verstehen, wie viel es kostet, Ihre Mitarbeiter zu entlohnen, und Ihnen auch dabei helfen, Ihre Waren und Dienstleistungen zu bewerten.
Sie können sich Ihre direkten Arbeitskosten ansehen und dann Preise festlegen, die Ihnen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verschaffen.
Die Berechnung der indirekten Kosten hilft Ihnen, für die Zukunft zu planen, eine Skalierungsstrategie zu entwickeln und sicherzustellen, dass Sie in Ihrem Budget genügend Geld für die Betriebskosten zurückgelegt haben.
Beachten Sie, dass die durchschnittlichen Arbeitskosten je nach Branche normalerweise zwischen 20 und 35 % Ihres Bruttoumsatzes liegen. Wenn Sie dies im Hinterkopf behalten, können Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen so bepreisen, dass sie für Ihre Geschäftsziele sinnvoll sind.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung der Arbeitskosten
Jetzt, da Sie alles verstehen, was in die Arbeitskosten einfließt, ist es an der Zeit zu lernen, wie Sie die Arbeitskosten pro Stunde für Ihr Unternehmen berechnen. Es gibt mehrere Formeln, um es herauszufinden – alles, was Sie brauchen, sind einige sehr spezifische Zahlen.
Im Folgenden erfahren Sie genau, wie Sie die Arbeitskosten für einen bestimmten Mitarbeiter berechnen, einschließlich Stunden- und Überstundenkosten. Nennen wir sie zum besseren Verständnis Patricia.
Sie ist Grafikdesignerin bei einem kleinen Technologieunternehmen in New York City, und sie verdient den durchschnittlichen Stundensatz für ihre Position, der bei etwa 35 US-Dollar pro Stunde liegt, weit über dem Mindestlohn.
Sie beginnen damit, ihr Bruttogehalt, ihre Leistungen und Steuern zu berechnen und zu bestimmen, wie viele Stunden sie tatsächlich gearbeitet hat. Dann berücksichtigen Sie alle anderen Ausgaben, damit Sie die Arbeitskosten für ein Jahr berechnen können, um die wahren Arbeitskosten für Patricia zu ermitteln.
Schritt 1: Ermitteln Sie den Bruttolohn
Der Bruttolohn kann berechnet werden, indem man herausfindet, wie viele Stunden Patricia gearbeitet hat, und ihren Bruttostundenlohn. Die Formel ist sehr einfach.
Von Vollzeitbeschäftigten wird erwartet, dass sie 40 Stunden pro Woche über 52 Wochen pro Jahr arbeiten, was 2.080 Arbeitsstunden pro Jahr entspricht. Wenn Patricia 35 $ pro Stunde verdient, beträgt ihr Bruttojahreslohn 72.800 $.
Wie Sie an diesem Beispiel sehen können, ist es kein Wunder, dass die Arbeitskosten je nach Branche zu den größten Ausgaben für Unternehmer gehören. Natürlich möchten Sie Ihre Leute fair bezahlen, aber es ist wichtig, realistisch zu sein, wie viel Sie sich tatsächlich leisten können, um sie zu bezahlen.
In diesem Beispiel kostet nur ein Mitarbeiter mehr als 70.000 $. Wenn Ihr jährlicher Bruttoumsatz nicht sehr hoch ist, müssen Sie möglicherweise Ihr Geschäftsmodell überdenken, wenn Sie Ihre Mitarbeiter weiterhin gut bezahlen möchten.
Es ist wichtig zu beachten, dass Bruttolöhne keine Sozialleistungen, Überstunden oder Lohnsteuern enthalten. Wie Sie diese Ausgaben berücksichtigen, erfahren Sie in Schritt 3.
Schritt 2: Ermitteln Sie die tatsächliche Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden
Für einen Vollzeitbeschäftigten mag es 2.080 Arbeitsstunden pro Jahr geben, aber die Realität ist, dass die Menschen Pausen und Urlaub brauchen und manchmal krank werden. Patrica liebt ihren Job, aber das heißt nicht, dass sie 40 Stunden die Woche arbeiten will, alle 52 Wochen im Jahr.
Um die tatsächlichen Stunden zu ermitteln, die Patricia arbeitet, nehmen wir an, dass sie 21 Tage bezahlte Freizeit hatte. Wenn ein Arbeitstag 8 Stunden hat, bedeutet das, dass sie 168 Stunden frei hatte. Verwenden Sie diese Zahlen in einer neuen Formel, um zu berechnen, wie viele Stunden Patricia gearbeitet hat.
Die Verwendung der obigen Formel mit den tatsächlichen Arbeitsstunden von Patricia bedeutet, dass sie 1.912 Stunden gearbeitet hat. Obwohl sie ihre Zeit nicht einschätzte, beschloss sie, ihre Urlaubszeit zu nutzen.
In ihrem Unternehmen erhält jeder Mitarbeiter im Rahmen seiner Urlaubsregelung die üblichen 14 Tage frei. Sieben ihrer PTO-Tage nutzte sie, um drei Wochen Urlaub zu nehmen.
Zur Erinnerung: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, PTO als Teil ihres Leistungspakets für Arbeitnehmer anzubieten. Allerdings ist es für potenzielle Mitarbeiter attraktiv, und ein solides PTO-Programm kann Teammitglieder dazu ermutigen, langfristig zu bleiben. Es ist etwas zu beachten!
Schritt 3: Berücksichtigen Sie alle zusätzlichen Ausgaben
Es ist an der Zeit, all die anderen Ausgaben zu berücksichtigen, die oben angesprochen wurden. Sozialleistungen sollten zusätzlich zum Bruttolohn hinzugerechnet werden, um die gesamten Arbeitskosten für einen bestimmten Arbeitnehmer zu berechnen. Sie addieren diese Kosten in eine andere Formel, um diese endgültige Zahl zu erhalten.
Welche Vorteile genießt Patricia als Grafikdesignerin in einem Technologieunternehmen?
- Krankenversicherung
- Lebensversicherung
- Invalidenversicherung
- Eine arbeitnehmerfinanzierte Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuordnung
- Kostenloses Mittagessen in der Betriebskantine
- Ein Laptop und ein Tablet
- Vierteljährliche Weiterbildungsmöglichkeiten
Um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben, wie stark sich solche Leistungen auf den Stundenlohn auswirken können, hat das Arbeitsministerium der Vereinigten Staaten im Jahr 2021 eine Studie veröffentlicht, die zeigt, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer in der Privatindustrie 38,07 USD pro Stunde verdient.
Der durchschnittliche Stundenlohn lag bei 26,86 $ oder 70,5 % der Gesamtsumme. Die restlichen 11,22 $ gingen in die Sozialleistungen.
Die Kosten für Leistungen sind nicht die einzigen Kosten, die Sie im Auge behalten sollten. Sie müssen auch Überstunden und Prämien einbeziehen, um die tatsächlichen Arbeitskosten zu ermitteln.
Qualtrics veröffentlichte eine Studie, die ergab, dass 57 % der Mitarbeiter Sonderschichten arbeiten wollen, um die Inflation zu bekämpfen. Das bedeutet, dass es wichtiger denn je wird, sie in Ihre Gesamtarbeitskostenformel einzubeziehen.
Nehmen wir an, Patricia hat im Laufe des Jahres einige 50-Stunden-Wochen gearbeitet. Überstunden sind oft höher als der Standardstundenlohn – einige Unternehmen bieten anderthalb Stunden, andere das Doppelte.
Denken Sie daran: Auch Wochenenden und Feiertage unterliegen oft höheren Arbeitnehmerlöhnen.
Patricia hat im Laufe des Jahres bei einigen Projekten wirklich umgehauen, und so wurde sie für ihre Bemühungen mit einem Bonus belohnt. Sie müssen ihre Überstunden sowie ihren Bonus in Ihre Berechnungen einbeziehen, um die vollen Arbeitskosten zu ermitteln.
Vergessen Sie zu guter Letzt nicht die immer wichtiger werdenden Lohnsteuern! FICA kommt direkt aus Patricias wöchentlichem Gehaltsscheck, und das Technologieunternehmen muss FUCA bezahlen. Und weil sie in New York City ansässig sind, müssen sie auch staatliche Arbeitslosensteuern an New York zahlen.
Während all diese Vorteile übertrieben erscheinen mögen, werden Ihre Mitarbeiter Sie viel mehr schätzen, wenn Sie sie anbieten. Tatsache ist, dass ein zufriedener Mitarbeiter ein produktiverer Mitarbeiter ist, und ein produktiver Mitarbeiter ist von unschätzbarem Wert.
Schritt 4: Berechnen Sie die gesamten Arbeitskosten pro Jahr
Sie kennen Patricias Bruttolohn, die tatsächlichen Stunden, die sie gearbeitet hat, und alle anderen Ausgaben, die in ihren Lohn einfließen. Jetzt ist es an der Zeit, ihre Gesamtarbeitskosten pro Jahr mit einer anderen Formel zu bestimmen.
Die Formel für die Gesamtarbeitskosten ist recht einfach. Sehen wir uns einmal an, wie viel Patricia ihr Unternehmen pro Jahr kostet, basierend auf ihrem Bruttolohn und anderen Ausgaben.
Wenn Sie sich erinnern, hat sie im Laufe des Jahres insgesamt 2.080 Stunden gearbeitet und verdient 35 US-Dollar pro Stunde, was bedeutet, dass sie 72.800 US-Dollar verdient hat. Sie nahm sich sowohl Urlaub als auch PTO, aber sie wurde für diese Stunden bezahlt.
Lassen Sie uns nun diese Ausgaben aufschlüsseln und einige reale Zahlen hinzufügen, um Ihnen das Verständnis zu erleichtern.
- Sozialversicherung: 6,2 % von 72.800 $ = 4.513,60 $
- Medicare: 1,45 % von 72.800 $ = 1.055,60 $
- Arbeitslosensteuer des Staates New York: 4,1 % auf die ersten 7.000 $ = 287 $
- FUTA-Steuer: 0,6 % der ersten 7.000 $ = 42 $
- Krankenversicherung: 4.000 $
- Überstunden: 1.000 $
- Weitere Vorteile: 1.500 $
Basierend auf diesen Zahlen belaufen sich die zusätzlichen Ausgaben, die Sie zu Patricias Grundgehalt von 72.800 $ hinzufügen müssen, auf 8.402,20 $. Die tatsächlichen Arbeitskosten, um Patricia im Team des Technologieunternehmens zu halten, belaufen sich auf 81.202,20 $.
Die Formel für die gesamten Arbeitskosten ist sehr einfach anzuwenden, solange Sie Zugriff auf alle benötigten Zahlen haben. Wenden Sie sich erneut an die Finanzabteilung oder sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter oder Buchhalter, wenn Sie Fragen haben oder sich verloren fühlen. Dafür sind sie da!
Was ist mit dem Arbeitskostenprozentsatz?
Da wir gerade beim Thema Arbeitskosten sind, müssen Sie sich auch des Arbeitskostenprozentsatzes Ihres Unternehmens bewusst sein.
Wenn Sie dies wissen, können Sie die Arbeitskosten für Ihr Unternehmen noch genauer untersuchen. Es hilft Ihnen festzustellen, ob die Arbeitskosten zu hoch sind – was sich negativ auf Ihre Gewinne auswirken kann.
Der Arbeitskostenprozentsatz vergleicht Ihre Arbeitskosten mit Ihrem Bruttoumsatz, und die Kenntnis dieser Zahlen ist für Ihr Budget, Ihr Wachstum und Ihre Planung unerlässlich.
Um Ihren zu berechnen, müssen Sie zunächst Ihren jährlichen Bruttoumsatz kennen. Sie sollten diese Informationen auf dem Einkommensblatt Ihres Unternehmens finden können, das Sie von jemandem in der Finanzabteilung erhalten können.
Bestimmen Sie dann die gesamten Arbeitskosten Ihres Unternehmens (wie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung oben angegeben) und verwenden Sie diese hilfreiche Formel, um Ihren Arbeitskostenprozentsatz zu berechnen:
(Gesamtarbeitskosten / Bruttoumsatz) x 100 = Arbeitskostenprozentsatz
Dieser Prozentsatz hängt normalerweise davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind. Wenn Sie ein Produkt verkaufen, wird Ihres wahrscheinlich unter die oben genannten 25–30 % fallen. Die Arbeitskosten im Restaurant sind in der Regel etwas höher, da es sich um ein dienstleistungsorientiertes Geschäft handelt.
Die Art der Arbeit, die Sie leisten, sowie das, was Sie für Stundenlöhne anbieten, wirken sich direkt auf Ihren Arbeitskostenprozentsatz aus. Die obige Formel kann verwendet werden, um Ihren jährlichen Arbeitskostenprozentsatz zu ermitteln.
Möglicherweise möchten Sie auch andere Zeiträume wie Wochen, Monate oder Quartale anstelle von Jahren betrachten, insbesondere wenn Sie in letzter Zeit höhere Bruttogewinne erzielt oder die Löhne Ihrer Mitarbeiter erhöht haben.
Sie können die gleiche Formel verwenden, aber Sie müssen sich die vorläufigen Verkaufsberichte Ihres Unternehmens ansehen, um die richtigen Zahlen zu erhalten, um sie einzufügen.
Während Sie vielleicht versucht sind, Kosten zu senken, wo immer Sie können, ist es wichtig, vorsichtig vorzugehen, wenn Sie mit Ihrem Arbeitskostenprozentsatz unzufrieden sind. Wenn Sie Ihre Stundenlöhne oder -gehälter reduzieren, laufen Sie Gefahr, wichtige Mitarbeiter zu verlieren oder die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen.
Es ist ein Balanceakt, den Sie meistern müssen, wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen erfolgreich ist und Ihre Teammitglieder zufrieden sind.
Berechnen Sie noch heute die Arbeitskosten
Jetzt wissen Sie, wie Sie die Arbeitskosten für Ihr Unternehmen berechnen. Wie Sie festgestellt haben, gehen die Arbeitskosten über den Stundenlohn hinaus und berücksichtigen viele andere Faktoren wie Sozialleistungen, Steuern und andere wichtige Ausgaben.
Wenn Sie Daten verwenden, um zu berechnen, wie viel es Sie kostet, Ihre Mitarbeiter zu bezahlen, sind Sie besser in der Lage, eine faire und wettbewerbsfähige Vergütung bereitzustellen, ohne sich negativ auf Ihr Endergebnis auszuwirken.
HR-Profis werden möglicherweise mit der Berechnung der Arbeitskosten als Teil ihres MO beauftragt – verwenden Sie die obigen Formeln, um dies zu tun, und Sie können nichts falsch machen!
Die Kenntnis der Arbeitskosten ist der Schlüssel zu einem angemessenen Mitarbeitermanagement. Behalten Sie die Arbeitskosten Ihres Unternehmens im Griff mit dem fortschrittlichsten Tool zur Zeiterfassung und Erstellung von Stundenzetteln auf dem Markt.
Starten Sie jetzt kostenlos mit Connecteam und halten Sie Ihre Arbeitskosten im Zaum.