So berechnen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsstunden und verschiedene zu verwendende Tools

Die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihre Mitarbeiter auf Stundenbasis beginnt damit, dass Sie im Auge behalten, wie viele Stunden sie arbeiten. Sie können Stunden manuell erfassen, aber handgeschriebene Stundenzettel und manuelle Stechuhren sind anfällig für menschliche Fehler, die kostspielig sein können.

Glücklicherweise gibt es mittlerweile viele digitale Stechuhrplattformen, die Ihnen dabei helfen können, die Zeit zu erfassen und die Stunden für die Lohn- und Gehaltsabrechnung genau zu berechnen. In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsstunden berechnen und stellen drei der besten Zeiterfassungs-Apps vor, die Ihr Unternehmen heute nutzen kann.

Verschiedene Methoden zur Verfolgung der geleisteten Arbeitsstunden

Um zu berechnen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat, müssen Sie zunächst seine Stunden während der Woche im Auge behalten. Es gibt verschiedene Ansätze, die Sie wählen können.

Handschriftliche Zeitkarten

Handschriftliche Stempelkarten sind die einfachste Möglichkeit, die Zeit im Auge zu behalten, aber auch die fehleranfälligste. Mit handgeschriebenen Zeitkarten können Mitarbeiter oder Manager einfach ihre täglichen Arbeitszeiten auf einem Blatt Papier notieren.

Diese Methode ist problematisch, da Mitarbeiter leicht vergessen, ihre Stunden aufzuschreiben . Wenn sie es doch vergessen, ist es schwierig, zurückzugehen und die Ein- und Ausstempelzeiten aus dem Gedächtnis einzutragen.

Selbst wenn Ihre Mitarbeiter ihre Stunden mit hundertprozentiger Genauigkeit erfassen, stellen handschriftliche Zeitkarten immer noch Probleme dar. Sie müssen die Stunden jedes Mitarbeiters manuell zählen, was zu Fehlern bei der Stundenberechnung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung führen kann.

Außerdem müssen Sie diese physischen Zeitkarten mindestens drei Jahre lang aufbewahren, um den Bundessteuervorschriften zu entsprechen. Das nimmt Platz in Ihrem Büro in Anspruch, der besser genutzt werden könnte.

Manuelle Stechuhren

Manuelle Stechuhren verwenden Lochkarten, Magnetkarten oder biometrische Messwerte (z. B. Fingerabdruck-Scans), um Mitarbeiter bei der Arbeit zu stempeln. Diese Stechuhren befinden sich in der Regel in einem zentralen Bereich, an dem die Mitarbeiter vorbeigehen müssen, wodurch es schwieriger wird, dass die Mitarbeiter vergessen, ihre Stunden zu erfassen.

Vorteile

Ein Vorteil manueller Stechuhren besteht darin, dass Mitarbeiter zum Ein- und Ausstempeln physisch an der Stechuhr anwesend sein müssen . Dies kann dazu beitragen, Zeitdiebstahl zu reduzieren, der auftritt, wenn ein Mitarbeiter vor seiner Ankunft am Arbeitsplatz oder nach seiner Abreise zusätzliche Zeit stempelt.

Nachteile

Ein großer Nachteil manueller Stechuhren besteht darin, dass sie für Mitarbeiter, die die meiste Zeit im Außendienst verbringen, nicht gut funktionieren . Wenn ein Mitarbeiter das Büro oder einen zentralen Arbeitsplatz nicht betritt, hat er möglicherweise keine Möglichkeit, sich ein- oder auszustempeln.

Ein weiterer Nachteil manueller Stechuhren besteht darin, dass sie normalerweise Stempelkarten aus Papier produzieren. Ähnlich wie bei handgeschriebenen Zeitkarten müssen Sie bei diesen die Stunden der Mitarbeiter manuell addieren und müssen in Ihrem Büro aufbewahrt werden.

Tabellenkalkulationen

Eine Tabellenkalkulation bietet eine grundlegende digitale Alternative zu physischen Zeitkarten. Sie können Tabellenkalkulationen mit Plattformen wie Microsoft Excel oder Google Sheets erstellen.

Vorteile

Die Digitalisierung hat zahlreiche Vorteile. Erstens ist es einfach, von Ihrem Computer oder Mobilgerät aus auf digitale Zeitkarten zuzugreifen . Es besteht keine Gefahr, dass eine digitale Zeitkarte im Papierkram verloren geht.

Sie und Ihre Mitarbeiter können außerdem gemeinsam auf eine digitale Zeitkarte zugreifen, sodass Ihr Team sich gegenseitig Notizen oder Kommentare hinterlassen kann.

Darüber hinaus ermöglichen Tabellenkalkulationen den Mitarbeitern auch, andere Informationen als nur ihre Ein- und Ausstempelzeiten zu verfolgen. Sie könnten beispielsweise Notizen darüber machen, an welcher Aufgabe sie gerade arbeiten. Dies kann sehr nützlich sein, um zu verstehen, wie produktiv Ihre Mitarbeiter sind und wie lange es dauert, ein bestimmtes Projekt abzuschließen.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Zeiterfassung besteht darin, dass Sie Stunden automatisch addieren können. Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme bieten eine Summenfunktion, die dabei hilft, Fehler bei der Berechnung der Lohn- und Gehaltsstunden zu vermeiden.
Endlich sind digitale Stundenzettel einfach zu speichern . Sie können auf einer Festplatte oder im Cloud-Speicher Ihres Unternehmens gespeichert werden, anstatt wertvollen Platz in Ihrem Büro einzunehmen. Dies ist auch für die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten von Vorteil, da die Wahrscheinlichkeit, dass digitale Arbeitszeitnachweise verloren gehen, im Vergleich zu physischen Arbeitszeitnachweisen geringer ist.

Nachteile

Obwohl Tabellenkalkulationen gegenüber manuellen Stechuhren und handschriftlichen Notizen große Vorteile bieten, haben sie dennoch Nachteile.  

Erstens ist es leicht, Zeitinformationen in einer Tabelle falsch einzugeben , was zu Fehlern in der Gehaltsabrechnung führen kann.

Mitarbeiter müssen auch daran denken, ihre Stunden manuell einzutragen, genau wie bei handschriftlichen Zeitkarten.

Es gibt auch keine integrierte Möglichkeit, die Stunden zu überprüfen , die ein Mitarbeiter in eine Zeiterfassungstabelle eingibt. Dies kann dazu führen, dass es in Ihrem Unternehmen häufiger zu Zeitdiebstählen kommt, was Sie Geld kostet.

Digitale Stechuhr-Software

Digitale Stempeluhr-Software ist die beste Lösung, um die Zeit der Mitarbeiter zu erfassen und die Stunden für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berechnen.

Vorteile

Diese Software bietet alle Vorteile der digitalen Zeiterfassung und behebt darüber hinaus einige der größten Nachteile von Tabellenkalkulationen.

Zeiterfassungs-Apps können die Zeiterfassung basierend auf den Aktivitäten eines Mitarbeiters automatisch starten und stoppen . Beispielsweise kann eine Zeiterfassungs-App mit der Zeiterfassung beginnen, wenn ein Mitarbeiter seine E-Mail öffnet. Einige Optionen, wie Connecteam, senden den Mitarbeitern auch Erinnerungen, ihre Stechuhr zu starten, wenn sie auf der Baustelle ankommen.

Ein weiterer Vorteil digitaler Stechuhrsoftware besteht darin, dass sie in der Regel über Funktionen zur Verhinderung von Zeitdiebstahl verfügt. Beispielsweise kann von Mitarbeitern verlangt werden, ein Selfie zu machen, was verhindert, dass jemand anderes in ihrem Namen eincheckt.

Sie können Stechuhr-Software auch an einem zentralen Kiosk bereitstellen , an dem Mitarbeiter physisch anwesend sein müssen, um ein- oder auszustempeln. Dies reproduziert einen der Hauptvorteile manueller Stechuhren.

Darüber hinaus berechnen viele Stechuhr-Apps die Lohn- und Gehaltsabrechnungsstunden automatisch , sodass Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter überhaupt nicht addieren müssen.

Sie können auch direkt in Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware integriert werden. So können Sie die Gehaltsabrechnung mit wenigen Klicks durchführen, anstatt einen ganzen Tag damit zu verbringen, Stunden zu zählen und Ihre Berechnungen noch einmal zu überprüfen.

So berechnen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsstunden

Sobald Sie über die Zeitkarte eines Mitarbeiters verfügen, können Sie dessen Gesamtarbeitszeit für die Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnen. Wie Sie dabei vorgehen, hängt davon ab, ob Sie die Zeit manuell erfassen oder eine Zeiterfassungssoftware verwenden.

Methode 1: Berechnen Sie die geleisteten Arbeitsstunden manuell

Wenn Sie die Zeit mit physischen Zeitkarten oder einer Tabellenkalkulation erfassen, müssen Sie die geleisteten Arbeitsstunden manuell berechnen.

Beginnen Sie mit der Konvertierung aller Stunden vom Am/PM-Format in ein 24-Stunden-Format . Beispielsweise wird aus 15:00 Uhr 15:00 Uhr. Dies macht es viel einfacher, die Startzeit eines Mitarbeiters von seiner Endzeit abzuziehen.

Als nächstes konvertieren Sie die Minuten in das Dezimalformat . Sie können dies tun, indem Sie die Minuten jedes Zeiteintrags durch 60 dividieren. Beispielsweise würde 14:15 zu 14,25 (15/60 entspricht 0,25).

Jetzt können Sie die Startzeit des Mitarbeiters von seiner Endzeit abziehen . Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeit um 9:05 Uhr begann und um 17:15 Uhr endete, beträgt die Arbeitszeit 17,25 – 9,08 = 8,17 Stunden.

Denken Sie abschließend daran, alle Pausen, die der Mitarbeiter tagsüber gemacht hat, abzuziehen . Wenn sie beispielsweise eine 45-minütige Mittagspause machen würden, errechnet man 8,17 – 0,75 = 7,42 Arbeitsstunden.

Methode 2: Berechnen Sie die geleistete Arbeitszeit mit einem Lohnrechner

Anstatt die Stunden manuell zu berechnen, können Sie einen kostenlosen Lohnrechner nutzen .

Mit diesem Zeitkartenrechner können Sie jeden Tag die Start- und Endzeit eines Mitarbeiters eingeben und automatisch seine täglichen Stunden berechnen. Sie können Stunden für jeweils 1 oder 2 Wochen berechnen.

Wenn Sie den Lohnsatz und die Überstundenschwelle eines Mitarbeiters eingeben, ermittelt der Rechner auch dessen Lohn für den Lohnzeitraum. Sie können den Stundenzettel ausdrucken oder herunterladen und in Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware übertragen.

Methode 3: Berechnen Sie die geleisteten Arbeitsstunden automatisch

Wenn Sie die Zeit mit einer Stechuhr-App erfassen, berechnet Ihre Software die geleisteten Arbeitsstunden automatisch . Es führt alle oben genannten Berechnungen hinter den Kulissen durch und zeigt die täglich geleisteten Arbeitsstunden an.

Hilfreicherweise zeigen viele Stechuhr-Apps auch Unstimmigkeiten in der Zeitkarte eines Mitarbeiters an. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise an einem Tag keine Stunden eingegeben hat, markiert die Software dies möglicherweise, damit Sie dies überprüfen können. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, den Mitarbeiter zu fragen, ob er vergessen hat, seine Stechuhr zu aktivieren, oder andere Probleme zu erkennen, bevor Sie die Gehaltsabrechnung durchführen.

Verwendung der geleisteten Arbeitsstunden zur Berechnung des Bruttolohns

Sobald Sie die Gesamtzahl der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters in einer Woche kennen, können Sie seinen Bruttolohn berechnen.

Wenn ein Mitarbeiter 40 Stunden oder weniger gearbeitet hat , multiplizieren Sie einfach seine wöchentlichen Stunden mit seinem Grundlohnsatz, um seinen Bruttolohn zu ermitteln.

Wenn ein Arbeitnehmer mehr als 40 Stunden pro Woche gearbeitet hat , müssen Sie ihm Überstunden vergüten. So geht's:

1. Multiplizieren Sie den Grundlohnsatz des Arbeitnehmers mit 40 und notieren Sie diese Zahl.
2. Multiplizieren Sie die Anzahl der Überstunden, die ein Mitarbeiter geleistet hat, mit seinem Grundlohnsatz und dann mit 1,5, um seinen Überstundenlohn zu berechnen.
3. Addieren Sie die erste Zahl und den Überstundenlohn, um den Bruttolohn des Mitarbeiters zu ermitteln.

Nehmen wir als Beispiel an, ein Mitarbeiter hat 46 Stunden bei einem Grundlohn von 10 $ pro Stunde gearbeitet. Sie würden berechnen: (40 x 10 $) + (6 x 10 $ x 1,5) = 490 $.

Beste Software zur Verfolgung der Mitarbeiterstunden

Digitale Stechuhr-Software ist die beste Lösung, um die Stunden der Mitarbeiter zu verfolgen und die Stunden für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berechnen.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die drei besten Stechuhr-Plattformen, die Ihr Unternehmen heute nutzen kann.

Connecteam ist eine All-in-One-Lösung für das Arbeitsmanagement mit integrierter digitaler Stechuhr und zahlreichen Funktionen, mit denen Sie Stunden nachverfolgen, Gehaltsabrechnungen durchführen und Ihr Unternehmen optimieren können.

Die Zeitschaltuhr ist automatisch und sekundengenau . Wenn Mitarbeiter jedoch vergessen, sich ein- oder auszustempeln, können sie Zeiteinträge auch manuell hinzufügen.

Unsere Plattform ist im Internet und für mobile Geräte verfügbar, sodass Mitarbeiter ihre Stunden im Büro oder unterwegs problemlos verfolgen können.

Connecteam bietet auch einen zentralen Zeitkiosk an. Sie können Connecteam auf einem gemeinsam genutzten Tablet oder Smartphone einrichten und Mitarbeiter müssen sich über dieses zentrale Gerät ein- und ausstempeln.

Um Zeitdiebstahl zu reduzieren, können Sie von Mitarbeitern auch verlangen, beim Einchecken ein Selfie zu machen.

Darüber hinaus können Sie Geofences einrichten rund um Ihr Büro oder Ihren Arbeitsplatz. (Die Anzahl der Geofences, die Sie erstellen können, ist unbegrenzt.) Connecteam nutzt die GPS-Standortverfolgung, um sicherzustellen, dass sich Mitarbeiter nur innerhalb des Geofenced-Bereichs anmelden können. Mitarbeiter erhalten eine Erinnerung zum Einstempeln, wenn sie auf der Baustelle ankommen.

Die GPS-Standortverfolgungsfunktion ist auch nützlich, um die Standorte der Mitarbeiter rund um die Uhr zu überprüfen.

Darüber hinaus erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Mitarbeiter Überstunden machen. Dies kann Ihnen helfen, unnötige Überstunden zu reduzieren und Geld bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu sparen.

Apropos: Connecteam erleichtert die Stundenberechnung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Unsere Software berechnet automatisch Pausenzeiten, Abwesenheiten, Überstunden und bezahlte Freizeit und erstellt in Sekundenschnelle automatisierte digitale Stundenzettel. Es markiert außerdem fehlerhafte Zeiteinträge und ermöglicht es Managern, Stundenzettel von jedem Gerät aus zu genehmigen oder abzulehnen.

Sobald Sie bereit sind, die Gehaltsabrechnung durchzuführen, können Sie Ihre Stundenzettel mit wenigen Klicks exportieren. Connecteam bietet direkte Integrationen mit QuickBooks Online und Gusto für eine noch schnellere Gehaltsabrechnung.

Die von Connecteam gesammelten Daten können jederzeit über automatisierte Berichte und ein zentrales Dashboard eingesehen werden. Es verfolgt sogar die Urlaubssalden der Mitarbeiter und erleichtert so die Verwaltung der PTO-Anfragen Ihrer Mitarbeiter.

Connecteam ist für Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern völlig kostenlos . Für größere Unternehmen beginnen die Preise bei nur 29 US-Dollar pro Monat für bis zu 30 Mitarbeiter.

Testen Sie Connecteam 14 Tage lang kostenlos, um zu sehen, wie es Ihnen dabei helfen kann, Stunden zu erfassen und die Gehaltsabrechnung ganz einfach durchzuführen.

Timely ist eine KI-gestützte Zeiterfassungssoftware, die automatisch erfasst, wie viel Zeit Mitarbeiter in verschiedenen Produktivitäts-Apps verbringen. Es erfährt, welche Arbeit mit welchem ​​Projekt verbunden ist und wird umso genauer, je mehr Mitarbeiter die Plattform nutzen.

Mitarbeiter können die von Timely erstellten Zeiteinträge als abrechenbare oder nicht abrechenbare Stunden markieren. Dies ist nützlich für die Erstellung von Kundenrechnungen, da Manager einen Bericht über alle abrechenbaren Stunden abrufen können, die für ein Projekt aufgewendet wurden. Manager können diese Daten auch verwenden, um die Produktivität zu überwachen und zu sehen, welche Projekte von mehr Arbeitskräften profitieren könnten.

Timely kann Stundenzettel automatisch erstellen, verfügt jedoch nicht über ein integriertes Genehmigungssystem. Mitarbeiter müssen ihre Stundenzettel manuell an Manager senden und alle Fragen zu Zeiteinträgen müssen außerhalb von Timely geklärt werden.

Timely beginnt bei 9 $ pro Benutzer und Monat.

Harvest ist eine Zeiterfassungssoftware für Freiberufler und kleine Teams. Es ermöglicht Benutzern, die Zeit im Web, auf Desktop- oder Mobilgeräten zu verfolgen. Benutzer können auch benutzerdefinierte Erinnerungen erstellen, um sicherzustellen, dass sie nie vergessen, die Zeiterfassung zu starten und zu stoppen.

Mit Harvest können Benutzer Zeiteinträge in Projekten organisieren und Stunden als abrechenbar oder nicht abrechenbar markieren. Die Software kann Kundenrechnungen automatisch erstellen und lässt sich in PayPal und Stripe integrieren, um Kunden die Online-Zahlung zu ermöglichen. Harvest lässt sich auch in QuickBooks Online und Xero integrieren.

Insbesondere erstellt Harvest keine Stundenzettel für Mitarbeiter. Es unterstützt anpassbare Berichte, die die Gesamtstundenzahl der Mitarbeiter enthalten. Manager müssen diese Stunden jedoch manuell in ihre Gehaltsabrechnungssoftware eingeben.

Harvest ist für einen einzelnen Benutzer mit bis zu 2 Projekten kostenlos. Harvest für Teams beginnt bei 10,80 $ pro Benutzer und Monat.

Abschluss

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter ist der Schlüssel zur Berechnung der Lohn- und Gehaltsstunden. Während Sie die Zeit nachverfolgen und die Stunden der Mitarbeiter manuell addieren können, ist die digitale Stechuhr-Software ein überlegener Ansatz , der Zeit spart und kostspielige Fehler eliminiert.

Die beste digitale Stechuhr-App ist heute Connecteam. Es bietet eine mobile Stechuhr, einen zentralen Zeitkiosk, Benachrichtigungen für Außendienstmitarbeiter, ein zentralisiertes Berichts-Dashboard für Manager und vieles mehr. Es ist eine Komplettlösung für alle Ihre Arbeitsmanagementanforderungen.

Starten Sie noch heute kostenlos mit Connecteam!

FAQs

Wie berechnet man die geleisteten Arbeitsstunden in Excel?

Wenn Sie die Einstempel- und Ausstempelzeit eines Mitarbeiters in Excel haben, können Sie einfach die Einstempelzeit von der Ausstempelzeit abziehen. Damit die Berechnung korrekt ist, müssen die Zeiteinträge in Excel als Zeitdaten und nicht als Text oder Zahlen formatiert werden.

Wie berechnet man die Lohn- und Gehaltsabrechnungsstunden am besten?

Der beste Weg, die Lohn- und Gehaltsabrechnungsstunden zu berechnen, ist der Einsatz digitaler Zeiterfassungssoftware , auch Stechuhr-Apps genannt. Mit diesen Tools können Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter genau verfolgen und automatisch Stundenzettel für die Gehaltsabrechnung erstellen.

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