So schätzen Sie die Zeit bis zum Abschluss des Projektmanagements

Planung und Schätzung sind entscheidend für den Abschluss eines Projekts – Sie müssen wissen, wie lange ein Projekt dauern wird, damit Sie realistische Fristen festlegen, Ressourcen verwalten, ein angemessenes Budget festlegen und Erwartungen an Mitarbeiter und Stakeholder gleichermaßen festlegen können.

Ohne angemessene Planung können sich Projekte, die ein paar Wochen hätten dauern sollen, monatelang hinziehen. Dieser Mangel an Produktivität kann Ihr Budget sprengen, Ihr Unternehmen Geld für überhöhte Arbeitskosten kosten und Ihre Kunden unzufrieden machen.

Eine beliebte Methode, die Projektmanager verwenden, um effektiv zu planen und zu schätzen, ist die Schätzung der geschätzten Zeit bis zur Fertigstellung (ETC). In diesem Leitfaden gehen wir genau darauf ein, was ETC ist, wie wichtig eine richtige Zeitschätzung ist, wie man das Timing richtig schätzt und vieles mehr.

Was ist die geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung?

ETC umfasst die Schätzung der Gesamtzeit, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich ist . Es ist genauer als nur zu raten und gibt Ihnen mehr Vertrauen, wenn es darum geht, Personal zuzuweisen, ein Budget festzulegen und Ressourcen zuzuweisen. Es hilft Ihnen auch bei der Planung der Aufgaben, die Sie erledigen müssen, und stellt sicher, dass jeder weiß, wie lange er arbeiten muss.

Der ETC sollte so früh wie möglich im Projektlebenszyklus berechnet werden, um eine genaue Schätzung der für die Fertigstellung erforderlichen Zeit zu erhalten.

Die Bedeutung angemessener Zeitschätzungen

Erstens kann eine korrekte Zeitschätzung Ihrem Team dabei helfen, Verzögerungen zu vermeiden und abgeschlossene Projekte termingerecht abzuliefern .

Sie müssen in der Lage sein, Fristen konsequent einzuhalten, um Vertrauen bei Ihren Kunden oder Auftraggebern aufzubauen, damit sie Ihre Dienstleistungen immer wieder in Anspruch nehmen. ETC kann Ihrem Team dabei helfen, seine Zeit effizient zu verwalten, damit alle Aufgaben die Erwartungen des Kunden erfüllen oder übertreffen .

Eine genaue Zeitschätzung kann Ihnen auch helfen, sicherzustellen, dass Sie über die notwendigen Mittel verfügen, um jedes Projekt durchzuziehen, und die richtigen Mitarbeiter zur Verfügung haben, wenn Sie sie brauchen.

Darüber hinaus kann ETC Projektmanagern helfen, detaillierte Zeitpläne zu erstellen. Diese Zeitpläne zeigen auf, wofür eine Person oder ein Team verantwortlich ist, sowie Projektfristen basierend auf Ihren Prognosen.

Zu wissen, wie lange etwas dauern sollte und welche Mitarbeiter für die Aufgaben verantwortlich sind, hilft Ihnen, Ihr Team effektiver zu verwalten.

Schlechte Zeitschätzungen haben auch negative Folgen . Sie laufen Gefahr, Ihre Projektzeitpläne zu entgleisen, Fristen zu verschieben und Ihre Mitarbeiter zu überlasten. Außerdem kann der spätere Abschluss eines Projekts Kunden enttäuschen und Ihrem Ruf schaden.

Das Nichtschätzen des korrekten ETC kann auch zu einem unzureichenden Budget führen, wenn ein Projekt zu lange dauert und Sie und sogar Ihre Kunden Geld kostet. In einigen Fällen können Projekte aufgrund schlechter Zeitschätzungen schlichtweg scheitern.

Tipps zum richtigen Zeitschätzen

Eine falsche Zeitschätzung kann kostspielig und gefährlich sein, deshalb hier einige Tipps, um sicherzustellen, dass Sie die Zeit richtig schätzen.

Machen Sie sich bewusst, was Sie zum Abschluss eines Projekts benötigen

Ohne eine vollständige Liste mit Aufgaben, Besprechungen und anderen Anforderungen für den Abschluss eines Projekts wird es schwierig, die Zeit bis zum Abschluss abzuschätzen.

Alles, was für den Erfolg eines Projekts entscheidend ist, sollte aufgezeichnet und berücksichtigt werden. Fehlende Dinge können Ihre Schätzung leicht um Tage oder Wochen verlängern, was Ihre Zeitachse durcheinander bringen kann. Achten Sie darauf, Aktionspunkte und Projektanforderungen in der richtigen Reihenfolge aufzulisten – entweder chronologisch, nach Priorität oder beides.

Sie könnten erwägen, eine Technik wie einen Projektstrukturplan zu verwenden, um größere Projekte aufzuschlüsseln und ein klares Gefühl dafür zu bekommen, was getan werden muss.

Denken Sie auch daran, wie lange es dauern wird, Tests vor dem Projekt durchzuführen, mit Mitarbeitern und Kunden zu kommunizieren und Projekte zu bearbeiten, wenn Sie die Zeit bis zur Fertigstellung schätzen.

Überprüfen Sie Daten aus vergangenen Projekten

Die Verwendung historischer Daten aus vergangenen Projekten kann Ihnen helfen, Ihre aktuellen Schätzungen zu verfeinern. Gehen Sie Ihre vergangenen Zeitpläne und Projektaufgaben durch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie lange sie gedauert haben, und verwenden Sie diese Informationen dann, um Ihre ETC-Projektionen zu leiten.

Stellen Sie sicher, dass Sie ähnliche Projekte überprüfen, um sicherzustellen, dass die von Ihnen analysierten Informationen relevant und hilfreich sind.

In einigen Fällen können Sie möglicherweise historische Daten von anderen Unternehmen einsehen, die ähnliche Projekte abgeschlossen haben. Der Zugriff darauf kann jedoch in einigen Fällen schwierig und teuer sein.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter verfolgen, damit Sie genau sehen können, wie lange bestimmte Aufgaben und Projekte gedauert haben. Dies hilft, den Überblick über Ihr aktuelles Projekt zu behalten und zukünftige Schätzungen viel einfacher zu machen.

Beziehen Sie Ihr Team in die Schätzungen ein

Bemühen Sie sich, Teammitglieder in die von Ihnen erstellten Schätzungen einzubeziehen. Die Beratung mit anderen kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen angemessen sind und die Zeit, die Ihr Team benötigt, um Projekte abzuschließen, genau widerspiegeln.

Darüber hinaus kann die Einbeziehung Ihres Teams dazu beitragen , die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern . Wenn Sie um ihren Beitrag bitten, fühlen sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und fähig, was sie engagierter macht. Außerdem sind sie motivierter, hart zu arbeiten und sich an den Zeitplan eines Projekts zu halten, wenn sie an dessen Erstellung mitgewirkt haben.

Zögern Sie auch nicht, sich an Experten oder Spezialisten zu wenden, die an ähnlichen Projekten gearbeitet haben. Ein frisches Augenpaar kann Wunder bewirken. Personen mit speziellen Erfahrungen und Kenntnissen können Ihnen ein besseres Gefühl dafür vermitteln, wie lange ein Projekt dauern sollte, und Ihnen zusätzliche Einblicke in ein effektives Projektmanagement geben.

Seien Sie sich der Risiken bewusst

Bei Ihren Bemühungen, eine genaue Zeitschätzung zu erstellen, müssen Sie sich der Risiken bewusst sein. Risiken können zu Problemen wie Verzögerungen und Budgetproblemen führen, die Projekte zum Erliegen bringen können.

Die Risiken können interner Natur sein, z. B. wenn Sie nicht über die Finanzierung verfügen, die Sie für ein Projekt benötigen, oder dass Mitarbeiter unerwartet kündigen. Externe Risiken, wie z. B. schlechtes Wetter, das Sie von einer Baustelle fernhält, können ein Projekt ebenfalls aus der Bahn werfen.

Indem Sie die potenziellen Risiken berücksichtigen und einen Notfallplan haben, können Sie Verzögerungen auf ein Minimum beschränken und vermeiden, dass ein einziges Problem zum Scheitern des Projekts führt.

Arbeiten Sie in einer gewissen Flexibilität

Bei der Erstellung von Projektplänen und der Festlegung des Zeitplans ist es wichtig, zusätzliche Zeit einzuplanen, falls Sie sie am Ende benötigen. Planen Sie beispielsweise zusätzliche Zeit ein, um Herausforderungen wie Arbeitskräftemangel, Geräteausfall, Stromausfälle, schlechtes Wetter und sogar die Nichtverfügbarkeit bestimmter Ressourcen zu bewältigen.

Pläne mit engen Durchlaufzeiten, die keine Flexibilität zulassen, können auseinanderfallen, wenn nur ein einziges Problem auftritt. Vorsicht ist besser als Nachsicht, und das Hinzufügen von Notfallzeiten kann ein Lebensretter sein.

Achten Sie auch auf die Zeit, die Sie während der Arbeit an Projekten für andere Dinge aufwenden. Kein Team ist immer zu 100 % effizient, und Sie müssen dies planen. Selbst wenn Sie und Ihr Team an den wichtigsten Projekten arbeiten, müssen Sie miteinander chatten, Fragen stellen und beantworten, etwas essen oder trinken oder sich anderweitig ablenken lassen.

Es ist einfach unrealistisch, Zeitverschwendung insgesamt zu vermeiden, also ist es besser, es in Ihre Gesamtschätzung einzubeziehen.

Überprüfen Sie Ihren Zeitplan immer nach Abschluss des Projekts

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, überprüfen Sie seinen Zeitplan im Detail. Dies kann Ihnen einen klaren Überblick über die tatsächliche Projektdauer im Vergleich zu Ihrer Schätzung geben. Sie können alle Unterschiede zwischen der Schätzung und dem Ergebnis leicht erkennen und Entscheidungen darüber treffen, wie Sie sie in Ihrem nächsten Projekt angehen.

Darüber hinaus sollten Sie sich bemühen, den Fortschritt jedes Projekts zu verfolgen. Sie können Ihre Zeitleiste im Handumdrehen anpassen, wenn Probleme auftreten.

Das Tracking stellt außerdem sicher, dass Sie immer auf dem Laufenden sind, wie ein Projekt voranschreitet. Der Zugriff auf die richtigen Aufgabenverwaltungstools (Überprüfung der besten Aufgabenverwaltungs-Apps) – wie Checklisten, Aufgabenzuweisung für unterwegs und Aufgabenbenachrichtigungen, die direkt an die Geräte der Mitarbeiter gesendet werden – kann dies vereinfachen.

Indem Sie den Fortschritt verfolgen, können Sie den tatsächlichen Verlauf der Dinge mit Ihren Schätzungen vergleichen, um zukünftige Schätzungen genauer zu machen. Je mehr Arbeit Sie in die Analyse und das Verständnis Ihrer Projekte investieren, desto genauer werden Ihre Schätzungen sein.

Die besten Methoden zur Zeitschätzung

Sobald Sie die notwendigen Informationen haben und wissen, was ein Projekt alles mit sich bringt, können Sie mit der Schätzung beginnen. Sie wissen nicht, wie Sie die Zeit für ein Projekt schätzen können? Hier sind einige der besten und beliebtesten Methoden, denen Sie folgen können.

Bottom-up-Schätzung

Bei der Bottom-up-Schätzmethode werden die Aufgaben einzeln analysiert und geprüft, wie viel Zeit sie voraussichtlich in Anspruch nehmen werden. Dann addieren Sie einfach die Zeit der einzelnen Aufgaben und Sie erhalten die Gesamtschätzung für das gesamte Projekt.

Dies kann eine sehr genaue Methode sein, um die Stunden für Projekte zu schätzen, da Sie gezwungen sind, zuerst jede einzelne Aufgabe und dann das Projekt als Ganzes zu betrachten.

Diese Methode erfordert oft mehr Zeit und Mühe, hilft aber letztendlich dabei, den Stress beim Schätzen der Zeit zu verringern, indem ein großes Projekt in überschaubarere Einzelaufgaben zerlegt wird.

Top-Down-Schätzung

Die Top-Down-Schätzung ist das Gegenteil der Bottom-Up-Schätzung. Es geht darum, herauszufinden, wie viel Zeit Sie für die Arbeit an einem Projekt haben, und diese Zeit dann auf die Aufgaben aufzuteilen.

Sie könnten erwägen, historische Daten zu verwenden, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie lange das gesamte Projekt dauern sollte, und von dort aus Ihre Schätzungen vorzunehmen. Oder Sie schätzen einfach die Zeit bis zur Fertigstellung basierend auf den Spezifikationen eines Kunden.

Insgesamt kann die Top-Down-Schätzung ein schnellerer und einfacherer Ansatz sein, da Sie sich mehr auf das Projekt als Ganzes konzentrieren und nicht auf jede Aufgabe im Detail.

Drei-Punkte-Schätzung

Wie der Name schon sagt, beinhaltet die Drei-Punkte-Schätzmethode drei Schätzungen der Projektzeit: das Best-Case-Szenario, das Worst-Case-Szenario und das wahrscheinlichste Szenario.

Die Best-Case-Schätzung ist, wenn alles ohne Probleme nach Plan läuft, und die Worst-Case-Schätzung, wenn alles schief geht, was schief gehen könnte. Die wahrscheinlichste Schätzung ist eine, die nur ein paar Schluckaufe auf dem Weg berücksichtigt.

Die Drei-Punkte-Schätzung ist oft die sicherste Methode, um das Timing abzuschätzen, da sie hilft sicherzustellen, dass Sie vorbereitet sind, egal wie ein Projekt verläuft. Wie gesagt, es kostet viel Mühe. Viele Projektmanager werden am Ende den Durchschnitt aller drei Szenarien verwenden, um zu einer tatsächlichen Schätzung zu gelangen.

Parametrische Schätzung

Bei dieser Methode wird die Zeit ermittelt, die für eine einzelne Aufgabe benötigt wird, und diese Zeit dann mit der Anzahl ähnlicher Aufgaben multipliziert, die an dem Projekt beteiligt sind. Viele Aufgaben in einem Projekt sind ähnlich, und mit dieser Methode können Sie genaue Schätzungen vornehmen, ohne jede einzeln analysieren zu müssen.

Da Sie beim parametrischen Schätzen ähnliche Aufgaben gruppieren müssen, um die Projektzeit zu schätzen, können Abweichungen auftreten, insbesondere wenn die Aufgaben nicht so ähnlich sind, wie Sie ursprünglich dachten. Dennoch kann diese Methode hilfreich sein, solange Sie die Aufgaben und deren Anforderungen kennen.

Vergleichende Schätzung

Bei der vergleichenden Schätzung (auch bekannt als analoge Schätzung) untersuchen Sie, wie lange vergangene Projekte gedauert haben, und wenden diese Erkenntnisse dann auf Ihr aktuelles Projekt an. Es ist beispielsweise vernünftig anzunehmen, dass ein aktuelles Projekt vier Monate in Anspruch nehmen wird, wenn Sie und Ihr Team in der Vergangenheit vier Monate an einem ähnlichen Projekt gearbeitet haben.

Mit dieser Methode können Sie die Zeit schnell und einfach schätzen, aber die Genauigkeit kann leiden, wenn das aktuelle Projekt und das vergangene Projekt, auf das Sie sich beziehen, unterschiedliche Anforderungen haben.

Abschluss

Ohne zu wissen, wie man die Zeit für ein Projekt einschätzt, könnten Sie mit gescheiterten Projekten, ungenauen Budgets und Problemen mit Ihren Zeitplänen enden. Mitarbeiter können lange arbeiten und Fristen können versäumt werden. Eine schlechte Zeitschätzung verschwendet eine Menge Zeit und Geld und lässt die Kunden weniger als begeistert zurück.

Ganz gleich, welche Art von Projekten Ihr Unternehmen annimmt, die Schätzung der Restlaufzeit (ETC) kann Ihnen dabei helfen, Fristen einzuhalten, bessere Zeitpläne zu erstellen, Zeit richtig zu verwalten und das Budget einzuhalten. Ihre Mitarbeiter werden besser verstehen, was sie tun müssen – und bis wann – und Sie werden sich einen guten Ruf bewahren, indem Sie Projekte konsequent pünktlich abliefern.