Was ist eine interne Wissensdatenbank?

Mitarbeiter brauchen schnelle Lösungen für Probleme.

Eine ordnungsgemäß eingerichtete und verwaltete interne Wissensdatenbank kann schnell die präzisen Antworten liefern, die Mitarbeiter benötigen, um Frustrationen zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Interne Wissensdatenbanken ersparen Ihnen stundenlanges Durchforsten alter E-Mails und obskurer Artikel nach Informationen.

Mit diesem praktischen Leitfaden zum Erstellen einer internen Wissensdatenbank können Sie Ihre Wissensdatenbank schnell zum Laufen bringen. Das Engagement Ihrer Mitarbeiter, Ihre Kundenzufriedenheit und Ihre Produktivität können sich erheblich verbessern.

Definition der internen Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank ist eine einzige Informationsquelle, die in einem zentralen Informationszentrum gesammelt wird, auf das die Mitglieder einer Organisation zugreifen können.

Die digitale Bibliothek der Wissensdatenbank ermöglicht das Speichern, Pflegen und Teilen von Dokumentationen, die den Mitarbeitern sofort zur Verfügung stehen, um ihre Probleme zu lösen und Antworten auf Kundenanfragen zu finden.

Ihre interne Wissensdatenbank muss umfassend und dennoch benutzerfreundlich und leicht zu navigieren sein. Mitarbeiter müssen in die Lage versetzt werden, schnell genau die Informationen zu finden, die sie benötigen, und die Suchzeit zu minimieren.

Kunden möchten nicht auf Antworten warten, und auch Mitarbeiter können frustriert sein, wenn sie vielbeschäftigte Kollegen um Hilfe bitten oder nach Lösungen für Probleme suchen müssen, damit sie eine Aufgabe erledigen können.

Warum Ihr Unternehmen eine interne Wissensdatenbank benötigt

Frustration der Mitarbeiter, niedrige Bindungsraten, verlorene Zeit, verlorene Produktivität, verzögerte Projekte, beeinträchtigtes Endergebnis – die Liste der schmerzhaften Probleme, die dadurch entstehen, dass interne Informationen verstreut, verloren oder nicht zugänglich sind, ist nahezu endlos.

Diese Statistiken aus einer gemeinsamen Panopto/YouGov-Studie sprechen für sich:

• Mitarbeiter warten 5,3 Stunden pro Woche auf Informationen, was zu Projektverzögerungen führt. Zwei Drittel dieser Verzögerungen werden bis zu einer Woche dauern.
• 60 % der Mitarbeiter geben an, dass es schwierig oder unmöglich ist, Antworten von Kollegen zu erhalten.
• 81 % der Mitarbeiter sind frustriert, wenn sie nicht die Informationen erhalten, die sie für eine effiziente Ausführung ihrer Arbeit benötigen.

Es gibt mehrere Gründe, warum die Informationen, die Mitarbeiter zur effektiven Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, möglicherweise nicht ohne weiteres verfügbar sind.

Ihre Organisation wächst schnell

Mit dem Wachstum des Unternehmens wächst auch seine Komplexität. Informationen und Best Practices werden verstreut oder fragmentiert. Mitarbeiter verbringen ansonsten produktive Zeit damit, interne Informationen aufzuspüren oder nach einem hilfsbereiten Kollegen zu suchen.

Es gibt keine einzige Quelle der Wahrheit

Mitarbeiter können nicht einheitlich handeln, wenn Prozesse und Best Practices nicht einheitlich sind oder sie auf veraltete oder inkonsistente Informationen aus verschiedenen Quellen stoßen. Das Fehlen einer einzigen Quelle der Wahrheit führt dazu, dass verschiedene Mitarbeiter externen Parteien unterschiedliche Antworten geben, was zu einem schlechten Markenimage führt.

Schulungs- und Onboarding-Prozesse sind nicht standardisiert

Um eine kohärente Unternehmenskultur zu schaffen, sollten alle neuen Mitarbeiter Standardschulungs- und Onboarding-Prozesse durchlaufen. Nach einer allgemeinen Ausbildung können sie abteilungsspezifische Module erhalten. Es ist hilfreich, alle Ihre Lern- und Entwicklungsmaterialien in einer zentralen Bibliothek zu speichern.

Zusammenarbeit ist eine Herausforderung

Informationsbarrieren zwischen Teams behindern den Wissensaustausch und die produktive Zusammenarbeit. Der Aufstieg der Fernarbeit hat die Schwierigkeiten erhöht. Obwohl einige Informationen möglicherweise eingeschränkt werden müssen, kann eine interne Wissensdatenbank über Berechtigungsstufen verfügen und gleichzeitig häufig verwendete Daten für jedermann zugänglich machen.

Eine interne Wissensdatenbank kann diese Herausforderungen des Wissensmanagements lösen und Ihrem Unternehmen zugute kommen.

Neun Vorteile einer internen Wissensdatenbank

„Der Einsatz sozialer Tools zur Verbesserung der Kommunikation, des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Unternehmen … Unternehmen haben die Möglichkeit, die Produktivität von Interaktionsarbeitern – hochqualifizierten Wissensarbeitern, einschließlich Managern und Fachkräften – um 20 bis 25 % zu steigern.“

McKinsey Global Institute

Interne Wissensdatenbanken erleichtern die Kommunikation, den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit – genau die Vorteile, die McKinsey ermittelt hat. Durch die Vielseitigkeit interner Wissensdatenbanken verteilen sich die Vorteile auf Ihr gesamtes Unternehmen.

Eine gut gestaltete und gepflegte interne Wissensdatenbank wird viele Bereiche Ihres Unternehmens verbessern, was sich allesamt in einem besseren Endergebnis niederschlägt, da die Mitarbeiterproduktivität steigt, während verschwendeter Aufwand sinkt. Hier sind neun Vorteile, die Sie genießen können, wenn Sie eine interne Wissensdatenbank nutzen:

1. Verbessern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation

Sie fördern eine Kultur des Austauschs, des Lernens und des Feedbacks, indem Sie den Wissens- und Fachwissenstransfer zwischen Teams und Abteilungen erleichtern. Wenn es Mitarbeitern ermöglicht wird, Beiträge zu leisten, Inhalte hinzuzufügen und zu bearbeiten, um den Inhalt der Wissensdatenbank zu verbessern, stärkt dies ihre Kompetenz und erhöht das Engagement der Mitarbeiter. Die Wissensdatenbank kann auch dazu beitragen, Duplikate und Inkonsistenzen bei Informationen im gesamten Unternehmen zu vermeiden.

2. Verbessern Sie Effizienz und Produktivität

Eine interne Wissensdatenbank hilft Mitarbeitern, schnell und einfach Antworten zu finden, ohne auf andere Quellen oder Kollegen angewiesen zu sein. Sie können Zeit sparen und Fehler und Frustration reduzieren. Mitarbeiter können außerdem neue Fähigkeiten erlernen und ihre Leistung selbstständig verbessern. Dadurch werden sich Engagement und Bindung verbessern.

3. Dokumentprozesse

Die Dokumentation der Standardarbeitsabläufe und Arbeitsabläufe für Aufgaben und Projekte in einer einzigen Informationsquelle sorgt für Konsistenz und Qualität in Ihrem gesamten Unternehmen. Wenn Mitarbeiter klare, detaillierte Beschreibungen zur Durchführung einer Aufgabe oder Aktivität haben, können sie:

• Werden Sie Selbstlerner
• Reduzieren Sie Fehler, Inkonsistenzen und Verschwendung
• Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen verstehen
• Halten Sie sich an Richtlinien, Vorschriften und Best Practices
• Kontinuierliche Verbesserung und Innovation durch Feedback, Bewertung und Optimierung von Prozessen

4. Steigern Sie die Kundenzufriedenheit und -treue

Mit einer internen Wissensdatenbank verbessert sich die Qualität und Konsistenz der Dienstleistung oder des Produkts, die Sie Ihren Kunden anbieten. Die Mitglieder Ihres Supportteams können einen besseren Kundenservice bieten, wenn sie einfach auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen, um Probleme schneller und effektiver zu lösen und die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden zu antizipieren.

Ihr Unternehmen baut das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit Ihrer Kunden auf, weil diese Ihr Fachwissen und Ihre Professionalität erleben.

5. Stellen Sie relevante und aktuelle Informationen bereit

Informationen ändern sich schnell. Neue Dokumentversionen müssen unternehmensweit verfügbar sein, um mit neuen Produkten und Änderungen in verschiedenen Themen Schritt zu halten, wie zum Beispiel:

• Richtlinien
• Verfahren
• Dienstleistungen
• Empfohlene Vorgehensweise
• FAQs

Interne Wissensdatenbanken helfen Ihnen dabei, den Überblick über die neuesten Änderungen und Aktualisierungen von Vorschriften und Compliance-Anforderungen zu behalten. Sie sind besser in der Lage, Ihre Mitarbeiter über ihre Rechte und Pflichten zu informieren und so Verwirrungen und mögliche Streitigkeiten zu beseitigen.

6. Unterstützen Sie Remote-Arbeit

Da Remote-Mitarbeiter keinen persönlichen Kontakt mit Kollegen haben, können sie aus einer internen Wissensdatenbank einzigartige Vorteile ziehen. Sie können Kommunikationslücken verringern und die Zusammenarbeit im Team verbessern, wenn sie auf dieselben Informationen und Ressourcen zugreifen können wie ihre Kollegen vor Ort.

Ihre Remote-Mitarbeiter können Feedback und Anerkennung für ihr Fachwissen und ihre Erkenntnisse erhalten, da die Wissensdatenbank ihr implizites Wissen erfasst und weitergibt, das verloren gehen würde, wenn sie das Unternehmen verlassen oder ihre Rolle wechseln. Remote-Mitarbeiter fühlen sich stärker mit ihrem Team und ihrer Organisation verbunden und eingebunden, indem sie zur Wissensdatenbank beitragen und daraus lernen, wodurch die Beteiligung der Mitarbeiter erhöht und die Fluktuation verringert wird.

7. Organisationswissen bewahren

Es ist leicht, hart erkämpftes Wissen zu verlieren, wenn es über verschiedene Abteilungen verstreut, in alten E-Mails vergraben und in unorganisierten Repositories versteckt ist. Sie können Wissensverlust verhindern, indem Sie Best Practices, Richtlinien, Verfahren und gewonnene Erkenntnisse in Ihrer internen Wissensdatenbank dokumentieren.

8. Verbessern und optimieren Sie das Onboarding

Alle neuen Mitarbeiter, auch erfahrene, benötigen einen Einführungs- und Onboarding-Prozess. Mithilfe einer internen Wissensdatenbank können Sie neue Mitarbeiter nahtlos in Ihre Unternehmenskultur integrieren. Mit einem umfassenden, anpassbaren und konsistenten Schulungsprogramm, das Unternehmenswerte, -richtlinien, -verfahren und -erwartungen abdeckt, kommen Neulinge schneller ins Unternehmen.

Ihr HR-Team erspart sich den Aufwand, jedem Mitarbeiter wiederholt E-Mails zu senden, und Neulinge können in ihrem eigenen Tempo auf die erforderlichen Onboarding-Informationen zugreifen.

9. Reduzieren Sie die Arbeitsbelastung des Kundendienstes und des Supportteams

Das schnelle Auffinden der richtigen Informationen zur korrekten Beantwortung von Fragen reduziert wiederholte Anfragen von Mitarbeitern oder Kunden. Die Produktivität der Mitarbeiter steigt, da sie weniger Zeit mit der Suche nach Lösungen und der Beantwortung sich wiederholender Fragen verbringen. Jedes Teammitglied kann mehr Menschen betreuen und sich auf komplexere und anspruchsvollere Fälle konzentrieren.

So wählen Sie die richtige interne Wissensdatenbank-Software aus

Machen Sie sich bereit für den Erfolg

Diese vorbereitenden Maßnahmen sorgen dafür, dass Ihr internes Wissensdatenbankprojekt schneller voranschreitet und reibungsloser abläuft:

• Projektteam : Stellen Sie ein Projektteam mit mindestens einem Mitglied aus jeder Unternehmensabteilung zusammen.
• Benutzer befragen : Die Implementierung Ihrer Wissensdatenbank-Software sollte einfach sein, wenn Sie eine Anwendung wählen, mit der Ihr gesamtes Unternehmen vertraut ist. Die Befragung von Managern und Mitarbeitern zu ihren Bedürfnissen hilft Ihnen bei der Auswahl eines Wissensmanagement-Tools, das die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass jeder Ihre interne Wissensdatenbank nutzt.
• Budget : Sie müssen ein Budget für Software, Hardware, Cloud-Support sowie Einrichtungs- und Wartungskosten einplanen.
• Zeitplan : Wer wird für was und wann verantwortlich sein? Möglicherweise benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, um den Fortschritt zu verfolgen.

Wählen Sie die richtige interne Wissensdatenbank-Software

Wissensdatenbank-Tools gibt es in verschiedenen Paketen und Preisklassen. Es sind entscheidende Faktoren zu berücksichtigen, um das Richtige zu finden, das Ihren organisatorischen Anforderungen entspricht.

• Intuitive oder vertraute Benutzeroberfläche : Mit einer benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche erzielen Sie eine einfachere Mitarbeiterakzeptanz, höhere Nutzungsraten und schnellere Interaktionen.
• Hervorragende Suchmaschine : Zu den nützlichen Funktionen gehören die Suche nach mehreren Schlüsselwörtern und Schlüsselphrasen, Suchvorschläge und kontextbezogenes Lernen.
• Kennzeichnung und Klassifizierung: Werden Tags, interne Links und Vorschläge für verwandte Inhalte unterstützt?
• Multimedia: Unterstützt es Audio- und Videoclips?
• Zusammenarbeit : Hervorheben, Kommentieren, Bearbeiten, Teilen und Senden sind nützlich für die Zusammenarbeit.
• Hochladen von Dokumenten: Müssen Sie Dokumente direkt in die Wissensdatenbank scannen oder Massen-Uploads verwenden?
• Rollback: Werden frühere Versionen gespeichert?
• Integrationen: Lässt es sich problemlos in die Anwendungen integrieren, die Sie derzeit verwenden?
• Skalierbarkeit: Wie schwierig und teuer ist die Skalierung bei sich ändernden Anforderungen?
• Sicherheitsfunktionen: Welche Sicherheitsfunktionen benötigen Sie?
• Barrierefreiheitsstufen: Müssen Sie die Barrierefreiheit für einige Inhalte einschränken?

Nachdem Sie die beste interne Wissensdatenbank-Software für Ihre Anforderungen ausgewählt haben, müssen Sie entscheiden, wo sie eingesetzt werden soll.

Wo befindet sich meine interne Wissensdatenbank?

Drei Bereitstellungsoptionen

Sie haben drei Hauptoptionen für die Bereitstellung Ihrer internen Wissensdatenbanksoftware: vor Ort, in der Cloud und hybrid.

• Onsite bedeutet, die Software auf Ihren eigenen Servern zu installieren und intern zu verwalten.
• Cloud bedeutet, einen Drittanbieter wie Google Cloud, OneDrive oder Amazon zu nutzen, um die Software zu hosten und über das Internet darauf zuzugreifen.
• Hybrid bedeutet, dass die Software eine Kombination aus On-Premise- und Cloud-basierten Lösungen verwendet. Sie können das Beste aus der Vor-Ort- und Cloud-Bereitstellung nutzen, aber die Komplexität und die Kosten erhöhen sich.

Fünf entscheidende Überlegungen

Sowohl Onsite- als auch Cloud-Optionen haben je nach Ihren Bedürfnissen, Ihrem Budget und Ihren Vorlieben Vor- und Nachteile. Bei der Wahl zwischen Onsite- und Cloud-Bereitstellung sind fünf Faktoren zu berücksichtigen:

1. Kosten : Interne Wissensdatenbanken vor Ort haben in der Regel höhere Vorabkosten für Hardware, Installation und Wartung, aber niedrigere laufende Abonnementgebühren und Updates. Die Cloud-Bereitstellung ist in der Regel mit geringeren Vorabkosten, aber höheren Kosten für Gebühren und Updates verbunden.
2. Sicherheit : Die Bereitstellung vor Ort gibt Ihrem Unternehmen mehr Kontrolle über die Sicherheit Ihrer Daten und die Einhaltung von Vorschriften, erfordert jedoch auch mehr Ressourcen und Fachwissen für die Aufrechterhaltung. Die Cloud-Bereitstellung hängt von den Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Standards des Anbieters ab. Diese können je nach Anbieter und Service Level Agreement variieren.
3. Skalierbarkeit : Die Bereitstellung vor Ort erfordert möglicherweise Upgrades der Speicherkapazität und der Serverleistung, wenn Sie wachsen. Die Cloud-Bereitstellung bietet sofortige Flexibilität und Skalierbarkeit, da der Anbieter die Ressourcen entsprechend Ihrer Nachfrage und Nutzung anpassen kann.
4. Anpassung : Durch die Bereitstellung vor Ort können Sie die Software an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben anpassen. Allerdings benötigt Ihr Team mehr technische Fähigkeiten und Unterstützung. Im Vergleich dazu bietet die Cloud-Bereitstellung weniger Anpassungsoptionen, Standardfunktionen und Integrationen mit anderen Anwendungen.
5. Zuverlässigkeit : Die Bereitstellung vor Ort ist auf Ihre Infrastruktur und Backup-Systeme angewiesen, die Sie vor Stromausfällen, Naturkatastrophen und menschlichen Fehlern schützen müssen. Wenn Sie Ihre Wissensdatenbank in der Cloud hosten, ist Ihr Anbieter für die Fehlerbehebung bei Netzwerkproblemen, Dienstunterbrechungen und Cyberangriffen in Ihrer gemeinsam genutzten Umgebung verantwortlich.

Nachdem Sie Ihre interne Wissensdatenbank-Software bereitgestellt haben, können Sie Inhalte hinzufügen.

Was sollte meine interne Wissensdatenbank enthalten?

Da der Inhalt der Wissensdatenbank geschützte Unternehmensinformationen enthält, sind für Ihre Wissensdatenbank möglicherweise Zugriffs- und Berechtigungsschutzmaßnahmen für Abteilungen oder Teams erforderlich, um die Sicherheit zu gewährleisten.

Hier ist es besonders wertvoll, ein Mitglied jeder Abteilung in Ihrem Projektteam zu haben, da es weiß, welche Inhalte seine Abteilung benötigt.

Allgemeine Unternehmensinformationen

Alle Mitarbeiter benötigen Zugriff auf relevante und hilfreiche Informationen wie:

• Grundprinzipien , die die Kultur, Ziele und Entscheidungen Ihres Unternehmens leiten. Das Verständnis Ihrer Mission, Vision und Werte hilft den Mitarbeitern, ihre Bemühungen mit dem Zweck und der Ausrichtung Ihres Unternehmens zu koordinieren.
• Organisationsstruktur und Rollen : Durch die Kenntnis der Hierarchie und Aufteilung der Unternehmensverantwortlichkeiten können Mitarbeiter wissen, wem sie Bericht erstatten, mit wem sie zusammenarbeiten und an wen sie sich bei bestimmten Problemen oder Aufgaben wenden können.
• Richtlinien und Verfahren sind die Regeln und Richtlinien, die den Unternehmensbetrieb regeln, wie Anwesenheit, Kleiderordnung, Leistungsbewertung, Verhaltenskodex und mehr.
• Sozialleistungen und Vergünstigungen für Mitarbeiter wie Krankenversicherung, Altersvorsorge, Urlaubstage und Leistungsprämien motivieren Mitarbeiter, indem sie zeigen, dass Sie den Wert ihrer Arbeit schätzen.
• Schulungs- und Entwicklungsressourcen und -möglichkeiten sind entscheidende Vorteile, die Ihr Unternehmen bieten kann, um das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Arbeitnehmer möchten ihre Fähigkeiten und Kenntnisse erweitern und sich beruflich weiterentwickeln, um ihre Leistung und Produktivität zu verbessern.
• Unternehmensberichte: Der Zugriff auf Jahres- oder Quartalsberichte, Umsatzprognosen und ESG-Berichte ist für viele Zwecke hilfreich.

Einige Teams benötigen möglicherweise abteilungsbezogene Inhalte, die speziell auf ihre Aktivitäten zugeschnitten sind.

HR-Inhalte

Alle Mitarbeiter profitieren vom einfachen Zugriff auf Ihre wichtigen HR-Initiativen, darunter:

• Richtlinien und Verfahren für Einstellung, Schulung, Bewertung und Kündigung
• Onboarding-Module für Neueinstellungen mit allgemeinen Unternehmensinformationen sowie rollenspezifischen Schulungen und Einarbeitungen
• Zusatzleistungen und Vergütungspakete für verschiedene Dienstaltersstufen und Rollen
• Verhaltenskodex und ethische Standards für Mitarbeiter
• Unterstützte Initiativen und Programme zu Diversität und Inklusion
• Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und -richtlinien
• Verfügbare Wellnessaktivitäten und Ressourcen
• Kontaktdaten und Rollen der HR-Mitarbeiter und Manager
• Feedback- und Beschwerdemechanismen, über die sie ihre Bedenken oder Beschwerden äußern können

Marketingmaterialien

Die Festlegung klarer Leitlinien für Ihr Marketingteam trägt dazu bei, eine konsistente Markenbotschaft und ein einzigartiges Markenimage über alle Unternehmensaktivitäten hinweg aufzubauen. Sie können profitieren von:

• Geben Sie die Mission, Vision, Werte und Ziele Ihres Unternehmens klar an
• Beschreiben Sie Ihren Zielmarkt, Ihre Kundenpersönlichkeiten, Ihre Käuferreise und Ihr Wertversprechen
• Führen einer aktualisierten, umfassenden Liste von Produkten oder Dienstleistungen, einschließlich ihrer Funktionen, Vorteile, Preise und Wettbewerbsvorteile
• Ihre besten Fallstudien, Erfahrungsberichte, Rezensionen und Erfolgsgeschichten
• Die Assets Ihrer Marke wie Logos, Schriftarten, Farben, Bilder, Videos, Infografiken und Vorlagen
• Ein Repository vergangener Marketingkampagnen, Strategien, Pläne, Budgets, Kennzahlen und Berichte
• Ihre Marketingrichtlinien, Richtlinien, Verfahren und Best Practices für die Erstellung und Verbreitung von Inhalten
• Ein Verzeichnis der Marketingtools, Plattformen, Kanäle, Partner und Ressourcen Ihres Unternehmens

Verkaufssicherheiten

Ihre Vertriebsteams möchten wahrscheinlich Zugriff auf Folgendes:

• Ein Vertriebs-Playbook, das Best Practices, Prozesse und Strategien für jede Phase der Customer Journey beschreibt
• Ein Produkt- oder Servicekatalog
• FAQs, die häufige Fragen und Einwände von Interessenten beantworten
• Angebotsvorlagen zum Erstellen individueller und überzeugender Angebote
• Präsentationsdeck für ansprechende und überzeugende Präsentationen
• Vertragsvorlagen zum schnellen Abschluss von Geschäften und zum schnellen Abschluss von Verkäufen

Inhalt des Kundendienstteams

Ihr Kundendienstteam muss wissen, wie es reagieren und schnell Antworten finden kann. Diese Wissensdatenbankressourcen helfen Ihnen dabei:

• FAQs
• Glossar der Begriffe und Akronyme
• Best Practices und Tipps zum Umgang mit häufigen Kundenproblemen
• Dokumente, Vorlagen, Skripte und andere Ressourcen
• Feedback-Mechanismus, um Verbesserungen der Wissensdatenbank vorzuschlagen und Fehler oder Lücken zu melden

Legale Dokumente

Ihr Rechtsteam erhält möglicherweise viele sich wiederholende Fragen und Dokumentenanfragen. Ein rechtlicher FAQ-Bereich und Dokumentvorlagen reduzieren den Arbeitsaufwand und beschleunigen die Prozesse.

Medien- und Pressedateien

Ihr Unternehmen sollte nach außen hin eine einheitliche Stimme haben. Vorlagen und Standardantworten für Pressemitteilungen, Kontaktlisten und Pressebilder tragen dazu bei, eine einheitliche Markenbotschaft über alle Kanäle hinweg sicherzustellen.

Obwohl Video und Audio nützlich sein können, liegen die meisten Inhalte Ihrer internen Wissensdatenbank im Textformat vor, da sie durchsuchbar, überfliegerbar und leicht zu konsumieren sind.

So schreiben Sie in 8 Schritten einen internen Wissensdatenbankartikel

Beim Aufbau Ihrer internen Wissensdatenbank werden Sie wahrscheinlich verschiedene Inhaltstypen wie Video, Audio und Foliensätze einbeziehen. Optimierte Inhalte wie FAQs, Anleitungen und Schritt-für-Schritt-Artikel sind besonders nützlich, da Suchmaschinen (und damit Ihre Mitarbeiter) Texte analysieren können, um Informationen schnell zu finden.

Interne Wissensdatenbankartikel müssen spezifische Informationen klar und prägnant liefern. Der Artikel sollte mithilfe von Schlüsselwörtern leicht zu finden und überfliegebar sein, damit der Leser direkt zu den benötigten Informationen gelangen kann.

Erwägen Sie die folgenden Schritte, um einen hilfreichen internen Wissensdatenbankartikel zu erstellen:

1. Bestimmen Sie das Problem, das der Artikel löst

Mitarbeiter greifen auf Wissensdatenbanken zurück, wenn sie ein Problem lösen oder eine Frage beantworten müssen. Behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie Ihre Ressourcen ausbauen. Beschränken Sie sich darauf, in jedem Artikel ein einzelnes Problem zu lösen, um ihn sowohl für die Suche zu optimieren als auch den Prozess der Inhaltserstellung zu vereinfachen.

2. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

Schreiben Sie für den Kundensupport, für Neueinstellungen oder für erfahrene C-Level-Führungskräfte? Jede dieser Zielgruppen hat ein unterschiedliches Verständnis für Ihr Thema und benötigt möglicherweise einen anderen Ton und Ansatz.

3. Recherchieren Sie Ihr Thema

Sie sind vielleicht ein Experte auf dem Gebiet, aber andere Standpunkte können neue Ideen hervorbringen. Sie können vorhandene Quellen wie Handbücher, Berichte, Websites oder andere interne Dokumente untersuchen, um festzustellen, welches vorhandene Wissen derzeit verfügbar ist. Für tiefere Einblicke und eine neue Perspektive hilft es, Fachexperten zu befragen.

Möglicherweise möchten Sie auch eine Befragung Ihrer Mitarbeiter in Betracht ziehen, um deren Wissenslücken besser zu verstehen. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Reaktion voranzutreiben.

4. Wählen Sie die beste Artikelstruktur

Organisieren Sie Ihre Informationen in einer klaren und logischen Struktur. Die Art des Problems, das Sie lösen, und die vom Publikum bevorzugte Art, die Informationen zu erhalten, bestimmen das beste Format und die beste Struktur.

Überschriften und Zwischenüberschriften, die Schlüsselwortphrasen enthalten, machen den Artikel überschaubar, sodass die Suche und der Leser direkt zu dem Abschnitt gelangen können, der die benötigten Informationen enthält.

Verwenden Sie Zusammenfassungen oder Hervorhebungen, um die Hauptpunkte hervorzuheben. Aufzählungspunkte, nummerierte Listen, Tabellen, Diagramme oder Diagramme tragen dazu bei, die Informationen auf eine leicht verständliche und verständliche Weise darzustellen.

5. Schreiben Sie klar

Verwenden Sie kurze, prägnante Sätze, die logisch aufgebaut sind und den Leser durch die Lösung des Problems führen.

Vermeiden Sie Jargon, Slang oder Akronyme, die Ihre Leser verwirren oder abschrecken könnten. Sie sollten im gesamten Artikel außerdem eine aktive Stimme, einen positiven Ton sowie eine einheitliche Zeitform und einen einheitlichen Stil verwenden.

6. Gründlich bearbeiten

Wenn es die Zeit erlaubt, ist es hilfreich, einen Schritt von Ihrem Artikel zurückzutreten, bevor Sie ihn bearbeiten. Wenn Sie einen Tag warten, bevor Sie zu Ihrer Arbeit zurückkehren, ist es einfacher, Änderungen zu erkennen, die Sie vornehmen müssen, um den Ablauf und das Verständnis zu verbessern. Bearbeiten Sie den Text im Hinblick auf Klarheit, Genauigkeit und Vollständigkeit. Stellen Sie sicher, dass die Informationen relevant, aktuell und im Einklang mit anderen internen Dokumenten sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Rechtschreib-, Grammatik-, Zeichensetzungs- und Formatierungsfehler beseitigen, da diese Ihren Text weniger glaubwürdig machen. Wenn Sie eine andere Person bitten, Korrektur zu lesen oder Grammarly zu verwenden, können Sie Fehler erkennen.

7. Veröffentlichen Sie Ihr Meisterwerk

Bevor Sie auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“ klicken, sollten Sie unbedingt eine letzte Überprüfung auf Fehler durchführen, da nach dem Kopieren und Einfügen häufig Formatierungsfehler auftreten.

8. Informieren Sie Ihr Publikum

Sie können interne Nachrichten, E-Mail, Chat oder soziale Medien verwenden, um Ihre Leser zu benachrichtigen und zum Zugriff auf den Artikel einzuladen. Es ist besonders wichtig, Mitarbeiter über Änderungen an Vorschriften, Richtlinien oder Verfahren zu informieren, die sich auf ihre Arbeit auswirken.

Abschluss

Eine solide interne Wissensbasis kann für die Leistung Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein, da sie Teams zusammenbringt, um mithilfe bewährter Verfahren auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten.

Ihre Mitarbeiter werden nicht nur in der Lage sein, Antworten in Echtzeit zu finden, sondern Ihre Wissensdatenbank wird auch zukünftiges Wachstum und Ausrichtung leiten, indem sie den Mitarbeitern einen Ort bietet, an dem sie Wissen, Feedback und Ideen austauschen können.

Connecteam ist eine umfassende Mitarbeiterverwaltungslösung mit integrierten Wissensdatenbankfunktionen sowie Tools für Planung, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Kommunikation, Schulung und vieles mehr.

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