Hauptmerkmale sicherer interner Kommunikationsplattformen

Die richtigen internen Kommunikationstools sorgen dafür, dass Ihr Team verbunden und produktiv bleibt, egal wo es sich befindet.

In diesem Artikel betrachten wir fünf Hauptmerkmale effektiver und sicherer interner Kommunikationsplattformen.

Was ist interne Kommunikation und warum ist sie wichtig?

Eine interne Kommunikationsplattform ist ein System, das den Austausch von Informationen innerhalb Ihrer Organisation ermöglicht. Es ermöglicht Managern und Mitarbeitern, Wissen und Updates auszutauschen, Fragen zu stellen und zu beantworten und wichtige Aufgaben zu verwalten.

Die Verwendung einer sicheren internen Kommunikationsplattform bietet viele Vorteile:

• Es schützt sensible Daten , indem sichergestellt wird, dass Gespräche in einer kontrollierten Umgebung stattfinden. Benutzerberechtigungen, widerrufbarer Zugriff und die Möglichkeit, unangemessene Inhalte zu entfernen, sorgen dafür, dass Gespräche professionell und privat bleiben.
  
• Es verbessert die Produktivität am Arbeitsplatz , indem sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die sie benötigen. Funktionen wie Checklisten, Formulare, Schichtnotizen und Wissensdatenbankartikel begrenzen Fehler, steigern die Effizienz und verringern die Frustration der Mitarbeiter.
  
• Durch Gruppendiskussionen, unternehmensweite Updates und konsistente Dokumentation trägt es zu einer starken Arbeitsplatzkultur bei. Dies ist besonders wichtig für Mitarbeiter ohne Schreibtisch, die dazu neigen, sich von der Unternehmenskultur losgelöst zu fühlen.
  
• Es trägt zur Sicherheit mobiler und alleinstehender Arbeitnehmer bei . In Branchen wie der Bau- und Transportbranche hat Sicherheit höchste Priorität. Echtzeit-Updates halten Deskless-Mitarbeiter auf dem Laufenden und schützen sie.

Verschiedene Methoden der sicheren internen Kommunikation

Unternehmen können auf verschiedene Weise sicherstellen, dass ihre interne Kommunikation sicher ist.

• Datenverschlüsselung. Die Verschlüsselung auf dem Gerät und in der Cloud stellt sicher, dass Gespräche und Unternehmensressourcen nicht von unbefugten Personen eingesehen werden können.
  
• Sicheres Instant Messaging ermöglicht es Managern und Mitarbeitern, Dateien auszutauschen und arbeitsbezogene Themen zu besprechen, ohne Ablenkung oder Sicherheitsprobleme durch persönliche Textnachrichten.
  
• Benutzerberechtigungen definieren, wer welche Assets und Konversationen zu welcher Zeit sehen kann. Besonders nützlich ist die Möglichkeit, Mitarbeiter nach Baustelle, Projekt oder Rang zu gruppieren.
  
• Cloudbasierte Lösungen schränken die auf den Geräten der Mitarbeiter gespeicherten Informationen ein und geben eine bessere Kontrolle über alle Unternehmensressourcen.

Häufige Bedrohungen für die Sicherung der internen Kommunikation

Die richtige Software kann dazu beitragen, viele häufige Sicherheitsbedenken auszuräumen. Unternehmen müssen jedoch immer noch auf die Sicherheit achten, insbesondere wenn es um menschliches Versagen geht.

Häufige Bedrohungen sind:

• Unbefugter Zugriff . Wo die falschen Personen auf Unternehmensinformationen zugreifen können. Manager sollten regelmäßige Überprüfungen der Benutzerberechtigungen durchführen und sicherstellen, dass der Zugriff von ausgegliederten Mitarbeitern widerrufen wurde.
  
• Phishing-Angriffe . Dies geschieht, wenn Mitarbeiter dazu verleitet werden, Informationen preiszugeben oder auf einen Link in einer Nachricht zu klicken. Mitarbeiter sollten regelmäßige Sicherheitsschulungen absolvieren, um diese Angriffe zu erkennen und zu vermeiden. Es hilft auch, Konversationen auf eine sichere App zu beschränken, anstatt auf alltägliche E-Mails oder SMS. Eine spezielle Gruppenkonversation ermöglicht es Mitarbeitern, das Management und einander über verdächtige E-Mails zu informieren.
  
• Missbrauch von Insiderdaten . Vorsätzlicher Missbrauch sensibler Daten durch Mitarbeiter ist eine unangenehme Realität. Geben Sie nur so viele Informationen weiter, wie Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, und konzentrieren Sie sich auf den Aufbau einer guten Unternehmenskultur, die missbräuchliche Absichten stark einschränken kann.

Best Practices für sichere interne Kommunikation

Die Bedrohungen für die Sicherheit Ihres Unternehmens zu kennen, ist nur der Anfang. Hier sind die unverzichtbaren Elemente einer internen Kommunikationsrichtlinie, um Ihre Informationen zu schützen.

• Private Daten verschlüsseln. Mitarbeiterakten, Kundendaten, Finanzberichte und andere sensible Daten sollten alle verschlüsselt werden. Jede Software, die Sie verwenden, sollte dies standardmäßig tun.
  
• Verwenden Sie sichere Apps. Apps, die für Unternehmen entwickelt wurden, verfügen über integrierte Sicherheitsfunktionen. Sie geben autorisiertem Personal die Kontrolle und die Möglichkeit, die Kommunikation zu überwachen.
  
• Beschränken Sie den Zugriff auf private Informationen. Nur Mitarbeiter, die Zugriff auf vertrauliche Informationen benötigen, sollten diesen haben. Überwachen Sie, wer auf vertrauliche Dateien zugreift, um Datenmissbrauch zu verhindern.
  
• Bieten Sie Schulungen zur Datensicherheit an. Mitarbeiterschulungen informieren Ihre Mitarbeiter über Bedrohungen der Datensicherheit und vermitteln ihnen Best Practices beim Chatten und Teilen von Unternehmensressourcen.
  
• Sicherheitsrichtlinien erstellen und regelmäßig aktualisieren und überprüfen Diese informieren die Mitarbeiter darüber, wie sie Software sicher verwenden und welche Pflichten sie haben.
  
• Verwenden Sie die Multifaktor-Authentifizierung. Bei der Multifaktor-Authentifizierung müssen Benutzer zusätzlich zur Eingabe eines Passworts ihre Identität nachweisen (z. B. durch Eingabe eines Codes, der an ihr Mobiltelefon gesendet wird).
  
• Aktualisieren Sie Ihre Software. Aktualisieren Sie Unternehmenssoftware immer auf die neueste Version. Verwenden Sie alternativ eine Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform wie Connecteam, die immer auf dem neuesten Stand ist.

So wählen Sie eine sichere interne Kommunikationsplattform aus

Achten Sie auf diese Funktionen, wenn Sie sich für eine sichere interne Kommunikationsplattform entscheiden.

Datenverschlüsselung, Benutzerberechtigungen und Cloud-basierte Speicherung

Die SSL-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer) ist der Goldstandard für die Sicherung von Daten während der Übertragung. Stellen Sie sicher, dass Ihre interne Kommunikationsplattform dies unterstützt.

Wählen Sie außerdem eine Plattform, mit der Sie steuern können, wer Zugriff auf welche Daten hat. Sie sollten in der Lage sein, Benutzer- und Gruppenberechtigungen für Dokumente, Chats und andere Unternehmensressourcen festzulegen und den Zugriff spontan zu widerrufen.

Schließlich sollten Unternehmensdaten niemals auf den Geräten der Mitarbeiter gespeichert werden. Gespräche, die beispielsweise auf Connecteam stattfinden, werden sicher in der Cloud gespeichert und können von Mitarbeitern nicht heruntergeladen oder geteilt werden.

Budget und Skalierung

Seien Sie vorsichtig bei Plattformen mit einem hohen Preismodell pro Benutzer. 10 US-Dollar pro Benutzer scheinen nicht viel zu sein, aber selbst für ein kleines Unternehmen mit 15 Mitarbeitern sind das 150 US-Dollar pro Monat. Dies erschwert die Skalierung. Es sind auch völlig unnötige Kosten, da es kostengünstige Lösungen gibt.

Connecteam bietet beispielsweise einen Small Business Plan an, der für bis zu 10 Benutzer kostenlos ist. Bezahlte Pläne beginnen bei 29 $ pro Monat für bis zu 30 Benutzer und danach bei 0,50 $ pro Benutzer.

Entscheiden Sie sich schließlich für eine All-in-One-Plattform, anstatt für separate Betriebs-, Kommunikations- und Personalsoftware zu bezahlen. Es wird nicht nur billiger, sondern auch viel sicherer.

Benutzerfreundlichkeit und Kompatibilität

Eine der größten Bedrohungen für die sichere interne Kommunikation ist die schlechte Benutzerfreundlichkeit.

Mitarbeiter sind schnell frustriert über schwer zu bedienende Tools und werden daher weniger sichere Methoden wie persönliche Textnachrichten anwenden. Die Nutzung dieser nicht autorisierten Anwendungen setzt das Unternehmensvermögen einem erheblichen Risiko aus.

Jede Plattform, die Sie verwenden, muss auch mit Ihrer aktuellen Software kompatibel sein und sich in bestehende Arbeitsabläufe und den täglichen Betrieb einfügen. Die Anpassbarkeit ist daher ein wichtiges Merkmal. All-in-One-Plattformen helfen auch bei der Lösung des Kompatibilitätsproblems und sorgen für einen reibungslosen Betrieb.

Abschluss

Sichere interne Kommunikation stellt sicher, dass die Vermögenswerte des Unternehmens geschützt bleiben, während der tägliche Betrieb reibungslos abläuft. Connecteam ist die beste App für interne Kommunikation und Teammanagement, die heute erhältlich ist, mit Tools, um Teams aufeinander abzustimmen und produktiv zu halten.

Es bietet ein reichhaltiges In-App-Chat-Erlebnis, das für Mitarbeiter ansprechend, einfach zu verwalten und hochsicher ist. Manager können Chatgruppen für Projekte, Kunden, Schichten und mehr erstellen und haben die volle Kontrolle darüber, wer an der Unterhaltung beteiligt ist. Chats werden niemals auf den Geräten der Mitarbeiter gespeichert, und wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen entlassen wird, wird sein Zugriff auf Unternehmensinformationen sofort widerrufen.

Sie können Umfragen und Abstimmungen verwenden, um Feedback von Mitarbeitern zu sammeln und fundierte Entscheidungen zu treffen. Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, wenn ihre Stimmen gehört werden, und Sie erhalten aussagekräftige Einblicke in die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter.

Schließlich verfügt Connecteam über Tools, die Ihnen helfen, Veranstaltungen zu organisieren, Wissen und Unternehmensinformationen sicher auszutauschen, Updates mit einzelnen Teams oder Ihrer gesamten Organisation zu teilen und vieles mehr.

Sie können Ihre gesamte interne Kommunikation, Ihren Betrieb, Ihre Personalabteilung und mehr mit Connecteam für ein nahtloses und sicheres Teammanagement verwalten.