So erstellen Sie einen effektiven Bereitschaftsplan für Ihr gesamtes Team

Das Erstellen eines effektiven Bereitschaftsplans für Ihr Team kann eine Herausforderung und zeitaufwändig sein. Es kann schwierig sein, sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter gerecht verteilt ist und sie genügend Ruhezeit zwischen regulären Schichten und Bereitschaftsdiensten haben. Es ist auch schwierig, ein Gleichgewicht zwischen der Verfügbarkeit, den Fähigkeiten und dem Dienstalter der Teammitglieder zu finden.

Mit einem gut geplanten Zeitplan ist Ihr Team darauf vorbereitet, Notfälle und unerwartete Probleme außerhalb der regulären Geschäftszeiten zu bewältigen. Ein effektiver Zeitplan kann auch die Moral steigern, Burnout vorbeugen und die Kundenbeziehungen verbessern.

In diesem Leitfaden sehen wir uns an, wie die Bereitschaftsplanung funktioniert, und geben 11 Top-Tipps für die Erstellung einer Bereitschaftsplanung, die den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Was ist Bereitschaftsplanung?

Ein Bereitschaftsplan legt fest, welche Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten für Notfälle zur Verfügung stehen.

Wenn ein Mitarbeiter Bereitschaftsdienst hat, muss er in der Regel kurzfristig auf eine Arbeitsanfrage reagieren. Dies kann zu jeder Tages- und Nachtzeit der Fall sein.

Möglicherweise benötigen Sie einen Bereitschaftsplan, wenn Sie rund um die Uhr für Ihre Kunden verfügbar sein müssen oder wenn Ihr Unternehmen darauf angewiesen ist, dass bestimmte wichtige Geräte jederzeit in Betrieb sind.

Zu den Branchen, die häufig diese Art von Zeitplan erfordern, gehören:

• Installation
• Elektriker
• Heimsicherheit
• Gesundheits- oder Rettungsdienste
• Dienstleistungsbranchen – in Stoßzeiten kann zusätzliches Personal benötigt werden.

Bereitschaftsdienstmitarbeiter müssen normalerweise telefonisch oder über Messaging-Apps erreichbar sein. Sie müssen möglicherweise auch innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens antworten.

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Arbeitnehmern möglicherweise eine höhere Vergütung zahlen, wenn sie auf Abruf sind.

Auswahl des richtigen Planungsmodells

Es gibt viele verschiedene Arten von Arbeitszeitplänen, die Sie verwenden können, um Ihren Bereitschaftsplan zu erstellen. Zu den häufigsten Arten von Bereitschaftsplänen gehören:

Rotierende geplante Mitarbeiter

Mit einem Bereitschaftsplan, Ihre Mitarbeiter reagieren abwechselnd auf Notfälle. Dadurch wird vermieden, dass die Verantwortung für den Bereitschaftsdienst von denselben Mitarbeitern übernommen wird.

Beispielsweise können Sie eine Gruppe von Mitarbeitern eine Woche lang auf Abruf haben. Diese Arbeiter werden dann in der folgenden Woche zu ihren regulären Schichten zurückkehren, und eine andere Gruppe wird auf Abruf bereitstehen. Ein Rotationsplan kann sich auf täglicher, wöchentlicher, zweiwöchentlicher oder monatlicher Basis ändern.

Primäre/sekundäre Kontakte

Die Art der Terminierung stellt einen primären Kontaktpunkt für Notrufe her. Ein zweiter Ansprechpartner springt ein, wenn der primäre Ansprechpartner nicht verfügbar ist oder das Problem nicht lösen kann. Dieses Modell ist besonders sinnvoll, wenn in Ihrem Betrieb oft mehrere Notfälle gleichzeitig auftreten.

Sie können sich entscheiden, zwei Mitarbeiter zusammenzustellen und die Rollen des primären und sekundären Ansprechpartners abzuwechseln. Beispielsweise wäre ein Mitarbeiter in einer Woche der Hauptansprechpartner und der andere in der folgenden Woche.

Woche Wochenende

Bei diesem Modell teilen Sie Ihre Mitarbeiter in zwei Bereitschaftsgruppen ein . Einer ist unter der Woche erreichbar, der andere am Wochenende.

Folge der Sonne

Das Follow-the-Sun-Modell legt die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter basierend auf deren Standorten fest . Die Mitarbeiter sind in der Regel während der Tagesstunden in ihrer Region auf Abruf. Dieses System kann für globale Unternehmen mit Mitarbeitern in verschiedenen Teilen der Welt geeignet sein.

Expertenunterstützung

Diese Art der Terminplanung ermöglicht es Ihnen, in besonders schwierigen Situationen fachliche Unterstützung zu leisten. Es ermöglicht Ihren regulären Bereitschaftsdienstmitarbeitern , ein Problem an einen ausgewiesenen Experten zu eskalieren , wenn sie es nicht selbst lösen können.

Experten auf Abruf sind oft Ihre erfahrensten oder fachlich qualifizierten Mitarbeiter. Sie kümmern sich normalerweise um Probleme, die für andere, weniger qualifizierte Mitarbeiter möglicherweise zu kompliziert sind, um sie zu beheben. Sie können beispielsweise mit Maschinen oder Werkzeugen arbeiten, die spezielle Kenntnisse erfordern. Dazu könnte jemand wie ein Klempner oder ein Bereitschaftstechniker gehören.

11 Tipps zum Erstellen eines Bereitschaftsplans

Die beste Planungsmethode für Ihr Unternehmen hängt von Ihrer Teamgröße und der Branche ab, in der Sie arbeiten. Es gibt jedoch bestimmte Tipps, die allen Unternehmen helfen können, Bereitschaftspläne zu erstellen, die für Mitarbeiter und Kunden funktionieren.

Wenn Sie einen Bereitschaftsplan erstellen, müssen Sie zunächst entscheiden, wann und wie viel Sie voraussichtlich benötigen.

Sobald Sie eine klare Vorstellung von Ihren Bedürfnissen haben, können Sie einen Zeitplan erstellen und ein Budget für die Bereitschaftsunterstützung zuweisen.

Als Geschäftsinhaber möchten Sie Ihren Kunden oder Kunden das Beste bieten, was Ihr Unternehmen zu bieten hat. Es ist jedoch auch wichtig, das Wohlbefinden Ihrer Bereitschaftsmitarbeiter zu berücksichtigen.

Wenn Sie sich auf die Definition einer Notfallsituation einigen, wird verhindert, dass Ihre Mitarbeiter häufig zu ungünstigen Zeiten, wie zum Beispiel mitten in der Nacht, gestört werden.

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten, um festzulegen, was es genau bedeutet, „auf Abruf“ zu sein, können Sie Missverständnisse in Zukunft vermeiden.

Hier sind einige Beispiele dafür, welche Grundregeln Sie in Ihrer Definition klarstellen sollten .

• Wie oft Ihre Mitarbeiter auf Abruf sein müssen.
• Die Start- und Endzeiten ihrer Schichten.
• Die Arten von Situationen, auf die sie möglicherweise reagieren müssen.
• Die Kommunikationsmethoden, die Bereitschaftsmitarbeiter verwenden müssen – zum Beispiel per Telefon oder E-Mail erreichbar zu sein.
• Erwartete Reaktionszeiten.
• Tarif für Rufbereitschaft.

Es kann auch hilfreich sein, Ihre Mitarbeiter an die Gründe zu erinnern, warum sie von Zeit zu Zeit Bereitschaftsdienst benötigen.

Bereitschaftsdienst ist erfolgreicher, wenn er die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt.

Beispielsweise kann es für Arbeitnehmer mit Kindern schwierig sein, während der Schulferien auf Abruf zu sein. Andere Mitarbeiter haben möglicherweise religiöse Überzeugungen, die bedeuten, dass sie an bestimmten Tagen nicht auf Abruf sein können. Auf der anderen Seite begrüßen einige Teammitglieder möglicherweise die Möglichkeit, wann immer möglich in Bereitschaftsschichten zu arbeiten, da sie so zusätzliches Geld verdienen können.

Es ist auch wichtig, Ihre Mitarbeiter zu ehren. Urlaubsanträge bei der Erstellung Ihres Bereitschaftsplans.

Diese Art von Flexibilität kann den Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen sehr zugute kommen. Es zeigt, dass Sie Ihre Mitarbeiter als Menschen mit einem Leben außerhalb der Arbeit schätzen. Im Gegenzug werden Ihre Mitarbeiter Ihren Wünschen nach unterschiedlichen Schichtmustern eher nachkommen.

Als Personalmanager kennen Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter. Beispielsweise verfügen einige Ihrer Mitarbeiter möglicherweise über erstklassige technische Fähigkeiten, während andere eine hervorragende Beziehung zu Kunden aufbauen können.

Mit diesem Wissen werden Sie zu einem effektiven Bereitschaftsplaner. Wenn Sie die einzigartigen Eigenschaften Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen, können Sie die am besten geeigneten Mitarbeiter für Ihre Bereitschaftsjobs einsetzen .

Achten Sie bei der Erstellung Ihres Bereitschaftsplans nicht nur auf die Abwesenheitswünsche Ihrer Mitarbeiter, sondern stellen Sie auch sicher, dass der Plan es Ihren Teammitgliedern ermöglicht, sich ausreichend frei zu nehmen und bezahlten Urlaub zu nehmen.

Eine Schichtplanungssoftware kann Ihnen einen Überblick über die Arbeitsmuster Ihrer Mitarbeiter geben. Wenn Sie diese Informationen auf einen Blick verfügbar haben, können Sie Mitarbeiter erkennen, die lange oder schwierige Arbeitszeiten haben.

Ebenso können Sie in regelmäßigen Einzelgesprächen die Work-Life-Balance der Mitarbeiter überprüfen und Ihren Zeitplan nach Bedarf anpassen, um Überarbeitung und potenziellem Burnout vorzubeugen.

Mitarbeiter, die von unsozialen Arbeitszeiten oder vielen Nachtschichten hintereinander erschöpft sind, suchen möglicherweise anderswo eine Beschäftigung. Eine effektive Bereitschaftsstrategie ist entscheidend für die Kundenbindungsstrategie Ihres Unternehmens .

Die Anwendung des gleichen Ansatzes bei der Planung aller Ihrer Teammitglieder im Bereitschaftsdienst ist unerlässlich, um einen zufriedenen und produktiven Arbeitsplatz zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht regelmäßig dieselben Mitarbeiter in Bereitschaftsdiensten einplanen oder bestimmten Mitarbeitern keine Bereitschaftsschichten zuweisen.

Bevorzugung bei der Zuweisung von Arbeiten außerhalb der Geschäftszeiten kann der Moral schaden. Ebenso kann die regelmäßige Rufbereitschaft der gleichen Mitarbeiter zu Burnout führen und auch das körperliche Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen.

Es ist hilfreich, offen mit Ihren Mitarbeitern darüber zu sprechen, wie Sie Ihren Zeitplan erstellt haben. Wenn Sie erklären, warum Sie bestimmte Mitarbeiter für die Bereitschaft ausgewählt haben, kann dies die Transparenz in Ihrem Team erhöhen und dazu beitragen, zukünftige Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden.

Die rechtzeitige Benachrichtigung Ihrer Mitarbeiter über ihre Bereitschaftszeiten kann für ihre Arbeitszufriedenheit von entscheidender Bedeutung sein . Es hilft den Mitarbeitern, Konflikte mit ihren außerberuflichen Verpflichtungen wie Kinderbetreuung oder Arztterminen zu vermeiden.

Ihre Teammitglieder finden es möglicherweise schwierig, eine gesunde Work-Life-Balance zu erreichen, wenn sie nicht ordnungsgemäß über ihre Zeitpläne informiert werden. Kurzfristig routinemäßig zu arbeiten, kann auch bedeuten, dass sie wichtige Feiern verpassen oder Schwierigkeiten haben, Zeit mit der Familie zu verbringen. Diese Situation könnte zu Ressentiments führen, die Moral schädigen und das Engagement der Mitarbeiter verringern.

Unabhängig davon, wie effektiv Ihr Bereitschaftsplanungssystem ist, können unvorhergesehene Schwierigkeiten auftreten.

Beispielsweise können Ihre Bereitschaftsdienstmitarbeiter ihre eigenen Notfälle erleiden und arbeitsunfähig werden. Dies kann verschiedene Gründe haben, darunter Krankheit oder eine Fahrzeugpanne. Unter extremen Umständen können Ihre Mitarbeiter eine gefährliche oder bedrohliche Situation vorfinden, wenn sie an einer Baustelle mit Bereitschaftsdienst ankommen.

Es ist wichtig, einen festen Ansprechpartner für Ihre Bereitschaftsdienstmitarbeiter zu haben. Dies kann über eine Telefonnummer, einen Gruppennachrichtendienst oder eine Chat-App erfolgen, die in Ihre Softwarelösung für die Mitarbeiterkommunikation integriert ist.

Damit Ihr Bereitschaftsdienst ein Erfolg wird, müssen Sie sicherstellen, dass er langfristig funktioniert . Das Einholen von Feedback von Ihren Mitarbeitern und Kunden kann ein effektiver Weg sein, dies zu tun.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie den Bereitschaftsdienst empfinden, und überlegen Sie, ob Sie Änderungen an Ihrem Zeitplan vornehmen müssen. Beispielsweise könnten Sie alternative Schichtmuster für einen Mitarbeiter untersuchen , wenn seine Bereitschaftszeiten mit seinem Leben außerhalb der Arbeit in Konflikt geraten.

Das Einholen von Feedback von Kunden oder Auftraggebern ist ebenso wichtig. Sie können dies durch Umfragen, Umfragen, E-Mails oder einfache Telefonanrufe tun. Überprüfen Sie dann das Feedback und nehmen Sie entsprechende Änderungen an Ihrem Bereitschaftsplan vor, um etwaige Bedenken auszuräumen.

So können Sie beispielsweise Ihren Bereitschaftsplan um erfahrenere Mitarbeiter erweitern. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Team im Notfall angemessene Unterstützung bietet. Oder Sie können ein primäres/sekundäres Bereitschaftsplanungssystem einführen. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen mehrere Vorfälle gleichzeitig bearbeiten und Kunden müssen nicht zu lange auf eine Antwort warten.

Planungssoftware kann den Planungsprozess vereinfachen und verschiedene Aufgaben automatisieren, z. B. Schichtwechsel, Urlaubsanträge und Kommunikation. Dadurch sparen Sie Zeit und Aufwand und können sich auf wichtigere Geschäftsvorgänge konzentrieren.

Connecteam ist eine All-in-One-Lösung für das Mitarbeitermanagement, die eine benutzerfreundliche Terminplanungs-App enthält. Die Planungs-App soll Ihnen dabei helfen, Ihren Bereitschaftsplan effizient zu erstellen und zu verwalten. Sie können ganz einfach einen rotierenden Zeitplan erstellen, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter verwalten und die Anwesenheit verfolgen. Darüber hinaus ermöglicht Connecteam Ihren Teammitgliedern, ganz einfach Urlaub zu beantragen und Schichten zu tauschen, wodurch es für alle einfacher wird, ihre Zeitpläne zu verwalten.

Die Verwendung von Planungssoftware wie Connecteam stellt sicher, dass jeder in Ihrem Team den Zeitplan kennt, verringert die Wahrscheinlichkeit von Planungskonflikten und stellt sicher, dass Ihr Team immer auf Bereitschaftsdienste vorbereitet ist.

Mit Connecteam können Sie:

• Sehen Sie die Mitarbeiterschichten auf einen Blick.
• Verfolgen Sie Überstunden und Pausen.
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Erinnerungen für Bereitschaftsschichten zur Verfügung.
• Urlaubsanträge anzeigen.
• Stellen Sie eine Beschreibung der Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter während jeder Schicht bereit.
• Fügen Sie Checklisten, Formulare, Dateien und mehr zu Schichten hinzu.
• Erstellen Sie offene Rufbereitschaften – die Mitarbeiter selbst zuweisen können.
• Erstellen Sie einen Bereitschaftsplan.

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Das Gesetz verstehen

Es ist wichtig, dass Sie die Gesetze zum Bereitschaftsdienst verstehen, wenn Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, auf diese Weise zu arbeiten.

In den USA ist das wichtigste Gesetz, das Sie berücksichtigen müssen , der Fair Labor Standards Act (FLSA ). Dies umfasst die Lohn- und Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer, die unter das Gesetz fallen. Sie sind als Tarifbeschäftigte bekannt.

Arbeitnehmer, die unter das Gesetz fallen, sind in der Regel diejenigen, die weniger als 35.568 USD pro Jahr verdienen. Dazu gehören in vielen Fällen Bauarbeiter oder Beschäftigte in der Dienstleistungsbranche.

Gemäß den Bedingungen des FLSA wird jede Zeit, die Ihre Mitarbeiter auf Abruf in Ihren Räumlichkeiten verbringen, auf ihre geleisteten Arbeitsstunden angerechnet . Normalerweise müssen Sie sie für ihre Zeit während dieser Stunden bezahlen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Bereitschaftsdienstmitarbeiter jedoch nicht bezahlen, wenn sie Ihre Räumlichkeiten frei verlassen können.

Möglicherweise müssen Sie Ihre Mitarbeiter auch bezahlen, wenn sie in Bereitschaft sind, wenn es Einschränkungen gibt, was sie während dieser Zeit tun können und was nicht.

Die Zeit eines Mitarbeiters kann eingeschränkt sein, wenn er häufig Anrufe von Ihrem Unternehmen entgegennehmen muss, während er zu Hause ist. Darüber hinaus kann die Verpflichtung, in der Nähe der Arbeitsstätten oder des Büros Ihres Unternehmens zu bleiben, als Einschränkung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter gelten. Mitarbeiter, die in der Nähe Ihres Unternehmens bleiben müssen, können ihre Freizeit möglicherweise nicht so nutzen, wie sie es sonst tun würden.

Sie müssen auch die Frage der Überstunden berücksichtigen , wenn Ihre Arbeitnehmer von der FLSA abgedeckt sind. Das Gesetz sieht vor, dass alle nicht steuerbefreiten Arbeitnehmer Überstunden bezahlen müssen, wenn sie über die 40-Stunden-Woche hinaus arbeiten. Diese Überstunden müssen mindestens das 1,5-fache ihrer üblichen Vergütung betragen.

Die Arbeitsgesetze sind je nach Staat unterschiedlich, daher müssen Sie auch die Regeln in Ihrer Region überprüfen.

Zusammenfassung

Es kann erforderlich sein, Mitarbeiter auf Abruf zu haben, wenn Ihr Arbeitsbereich Notfälle zu jeder Tages- und Nachtzeit beinhalten kann oder wenn Ihr Unternehmen in Stoßzeiten zusätzliches Personal benötigt.

Ein gut organisiertes Bereitschaftssystem kann sicherstellen, dass Sie Ihren Kunden oder Klienten einen qualitativ hochwertigen Service bieten. Es verbessert auch die Work-Life-Balance der Mitarbeiter, steigert ihr Engagement und reduziert die Fluktuation.

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für die Planung. Führen Sie für eine effektive Bereitschaftsplanung ein offenes Gespräch mit Ihren Teammitgliedern, damit Sie ihre spezifischen Bedürfnisse und Verfügbarkeit verstehen und sie wissen, was Sie von ihnen erwarten.

Berücksichtigen Sie beim Erstellen des Zeitplans verschiedene Planungsmuster wie Anrufrotationen und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter zwischen den Schichten genügend Freizeit haben. Behandeln Sie Teammitglieder bei der Zuweisung von Schichten gleich und überprüfen und passen Sie Ihren Zeitplan regelmäßig auf der Grundlage von Feedback an.

Verwenden Sie schließlich eine spezielle App zur Mitarbeiterplanung, um sicherzustellen, dass Sie immer die richtigen Mitarbeiter für jeden Job haben.

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