12 effektive Möglichkeiten, Informationen mit Teammitgliedern zu teilen

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, der Austausch von Informationen ist wahrscheinlich ein großer Teil der täglichen Abläufe Ihres Unternehmens. Sie können Arbeitsaufträge, Anweisungen für eine neue Online-Plattform, Tipps und Best Practices für effektiveres Arbeiten oder sogar den nächsten freien Tag teilen.

In der hektischen Welt von heute gibt es so viel Kommunikation, dass wichtige Details untergehen können. Wenn dies der Fall ist, verfügen die Arbeitnehmer möglicherweise nicht über die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Schlimmer noch, sie könnten sich frustriert, übersehen oder unmotiviert fühlen, wenn sie nicht auf dem Laufenden bleiben.

Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, diese Probleme zu vermeiden. Im Folgenden erläutern wir genau, wie Sie Informationen mit Teammitgliedern teilen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie mehr Transparenz schaffen und Missverständnissen und Informationsverlusten vorbeugen. Darüber hinaus behandeln wir die effektivsten Kommunikationskanäle und zeigen Ihnen, wie Sie Software wie Connecteam einsetzen, um alle auf den gleichen Stand zu bringen.

Die Bedeutung des Informationsaustauschs mit Teammitgliedern

Der Austausch von Informationen ist für Ihr Endergebnis und den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie Daten und wichtiges Wissen effektiv teilen, können Sie:

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, produktiver zu werden

Mit einem guten Kommunikationssystem muss Ihr Team nicht stundenlang nach Mitarbeiterhandbüchern, Anweisungen und allem anderen suchen, was es für seine Arbeit benötigt. Stattdessen verbringen sie mehr Zeit mit Arbeitsaufgaben.

Ermutigen Sie die Mitarbeiter, ihre Arbeit effektiver zu erledigen

Das ist ganz einfach: Der Austausch von Wissen über Best Practices und Tipps kann Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit besser zu erledigen.

Bauen Sie eine bessere Arbeitsplatzkultur auf

Wenn Unternehmen Einzelheiten zu Änderungen in der Organisation oder bevorstehenden Ereignissen mitteilen, fühlen sich die Arbeitnehmer einbezogen. Dies wiederum kann zu einer stärkeren Arbeitsplatzkultur führen.

Reduzieren Sie das Risiko von Herausforderungen

Viele Herausforderungen am Arbeitsplatz sind auf einen unzureichenden Informationsaustausch zurückzuführen. Wenn den Mitarbeitern beispielsweise nicht mitgeteilt wird, dass sie anrufen müssen, wenn sie sich verspäten, können Manager frustriert sein, wenn Mitarbeiter nicht anrufen und nicht erscheinen. Durch die Kommunikation von Prozessen und Erwartungen werden viele Probleme wie dieses beseitigt.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden und engagiert sind

Wenn alle Informationen direkt vom Unternehmen erhalten und nicht nur durch Mundpropaganda, fühlen sich die Mitarbeiter eher als Teil des Teams. Der Austausch von Informationen schafft Vertrauen und Beziehungen.

Erzielen Sie bessere Ergebnisse aus Initiativen

Ganz gleich, ob Sie einen Firmenbuchclub gründen oder ein Komitee benötigen, das eine Weihnachtsfeier für Ihr Unternehmen plant: Wenn Sie Ihr Team mit Informationen erreichen können, können Sie mehr Zustimmung gewinnen.

Reduzieren Sie Ihre Haftung

Möglicherweise müssen Sie sicherheitsrelevante oder branchenspezifische Regulierungsinformationen mitteilen, um das Risiko kostspieliger Klagen zu verringern. Wenn Sie beispielsweise im Gesundheitswesen tätig sind, muss Ihr Team wissen, wie Patientendaten geschützt werden.

14 Möglichkeiten, Informationen mit Ihren Teammitgliedern zu teilen

Der beste Weg, Informationen mit einer Gruppe zu teilen, hängt davon ab, was Sie teilen und mit wem Sie kommunizieren . Ihre Organisation kann online und offline kommunizieren, und jede Methode des Informationsaustauschs kann ihren Platz haben.

Im Folgenden finden Sie 14 Möglichkeiten, wie Sie mit Ihrem Team in Kontakt bleiben können, um sicherzustellen, dass es über die Ressourcen, Fakten und Daten verfügt, die es benötigt.

9 Online-Methoden

1. Firmenwikis. Dies ist die beste Möglichkeit, Informationen über Daten, die sich (normalerweise) nicht ändern, mit einer Gruppe zu teilen. Hier können Sie zum Beispiel erklären, welche Dienstleistungen Sie anbieten, welche Werte Sie haben und welches Leitbild Sie haben.
2. Instant-Messaging. Plattformen, die Instant Messaging ermöglichen, wie Slack und Connecteam, eignen sich gut für die unmittelbare Kommunikation mit Einzelpersonen und Gruppen. Sie können sich direkt von Ihrem Mobilgerät aus mit anderen Teammitgliedern verbinden und in Echtzeit chatten. Sie können sich beispielsweise schnell über eine plötzliche Änderung eines Projekts informieren oder ein Team vor Ort vor schlechtem Wetter warnen.
3. Online-Videos. Kurze, 2–3-minütige Videos, die online veröffentlicht werden, können eine gute Möglichkeit sein, Arbeitsaufgaben zu demonstrieren oder Schulungen anzubieten. Sie eignen sich auch perfekt zum Informationsaustausch mit einer Gruppe.
4. Anrufe. Dies kann eine gute Möglichkeit sein, sofort Informationen von einem Mitarbeiter zu erhalten. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter zu einer Schicht nicht erscheint, kann ein Anruf das Problem schnell lösen.
5. Email. Dies ist eine gute Methode für offizielle, formelle Mitteilungen, insbesondere wenn Sie Unterlagen aufbewahren möchten. Es kann beispielsweise die richtige Wahl sein, wenn Sie eine Fusion ankündigen möchten. E-Mails geben Ihnen Raum, alles zu erklären und ermöglichen es den Mitarbeitern, die Nachricht in ihrem eigenen Tempo zu lesen.
6. Unternehmens-Newsfeed. Dies ist ideal, um Informationen gleichzeitig mit bestimmten Teams oder Ihrer gesamten Organisation zu teilen. Sie können es auch als Alternative zur E-Mail für formellere Ankündigungen verwenden.
7. Tools, die eine Zusammenarbeit ermöglichen. Plattformen wie Google Docs und Connecteam eignen sich hervorragend für die Zusammenarbeit und den internen Informationsaustausch. Sie können beispielsweise eine der Plattformen nutzen, um Projektdateien zu teilen oder Mitarbeiter bitten, ihre eigenen Ideen in einen Rohentwurf eines neuen Unternehmensleitbilds einzubringen.
8. Content-Management-Systeme (CMS). Mit Plattformen zur Verwaltung der Inhaltsentwicklung können Sie Termine und Projekte verfolgen, Mitarbeiter Kommentare zu Arbeitsaufgaben abgeben und neue Aufgaben und Dateien teilen.
9. Internes soziales Netzwerk. Plattformen wie Yammer und Connecteam können als sichere interne Social-Media-Plattformen fungieren, auf denen Mitarbeiter an sozialen „Wasserkühler“-Chats teilnehmen können.

5 Offline-Methoden

Hier sind die effektivsten Möglichkeiten, Informationen offline in einem Unternehmen auszutauschen:

1. Tägliche Standups. Diese kurzen, täglichen Meetings helfen Ihnen, Fortschritte bei Projekten und Teamzielen auszutauschen. Sie ermöglichen es Ihnen auch, alle Herausforderungen zu teilen und anzugehen, die die Arbeit verlangsamen könnten.
2. Einzelgespräche. Teilen Sie Informationen persönlich mit bestimmten Personen.
3. Wöchentliche Team- und monatliche unternehmensweite Meetings. Indem Sie alle zusammenbringen, können Sie anstehende Arbeiten und Schichten, erzielte Fortschritte und alles, was zum Erreichen anstehender Ziele erforderlich sein könnte, besprechen.
4. Vierteljährliche All-Hands-Meetings. Bei Besprechungen mit allen Beteiligten kommen alle Beteiligten, einschließlich aller Mitarbeiter und Führungskräfte, zusammen, um unternehmensweite Angelegenheiten zu besprechen. Dazu kann die Einführung neuer Unternehmensziele oder einer neuen Führung gehören.
5. Firmen-Retreats. Retreats bringen Arbeitnehmer außerhalb der Arbeit zusammen. Es ist eine Gelegenheit für Coaching, Kompetenzaufbau, Geselligkeit, Networking und Eisbrecheraktivitäten, die darauf abzielen, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern, Teams zu stärken und das Burnout-Risiko zu verringern.

So fördern Sie eine gute Kommunikation in Ihrem Unternehmen

Nachdem wir uns nun 14 effektive Möglichkeiten angesehen haben, Informationen mit Teammitgliedern auszutauschen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie für unterschiedliche Situationen unterschiedliche Kommunikationsmethoden benötigen. Eine gute Kommunikationsstrategie kann helfen.

So erstellen Sie eines:

Legen Sie Ihr Maß an Transparenz fest

Überlegen Sie, wie viele Informationen Sie mit Ihren Teams teilen . Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall für mehr Transparenz. Dies fördert das Vertrauen und schafft einen Präzedenzfall für den Informationsaustausch, der Mitarbeiter dazu inspirieren kann, auch ihre eigenen Erkenntnisse zu teilen.

Führungskräfte und Manager Ihres Unternehmens sollten besprechen, welche Informationen weitergegeben werden dürfen und welche vertraulich sind.

Möglicherweise möchten Sie auch definieren, welche Informationen von wem geteilt werden. Sie können beispielsweise entscheiden, dass Manager Teamziele teilen können, während die Führung für die Weitergabe unternehmensweiter Änderungen verantwortlich ist.

Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihres Teams

Jüngere Arbeitnehmer bevorzugen möglicherweise Direktnachrichten und sofortige Kommunikation, während einige ältere Arbeitnehmer E-Mail oder Telefonanrufe bevorzugen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall.

Befragen Sie Ihr Team, um herauszufinden, welche Formen des Informationsaustauschs für alle funktionieren.

Wenn ein Konsens besteht, können Sie einen Kommunikationskanal einem anderen vorziehen, beispielsweise Instant Messaging über E-Mail. Oder Sie entscheiden sich dafür, dieselben Informationen über mehrere Kanäle zu teilen, um sicherzustellen, dass sie jeder sieht.

Machen Sie die Kommunikation zu einem gemeinschaftlichen Bumerang und nicht zu einer Einbahnstraße

Schauen Sie sich an , wie Informationen in Ihrem Unternehmen fließen . Wenn Sie Neuigkeiten oder Updates an Ihre Teams versenden, sollten die Informationen mit Feedback und neuen Ideen bei Ihnen zurückkommen.

Wenn Sie einen solchen kollaborativen Ansatz haben, können Sie auf Informationen aufbauen .

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie teilen eine Idee für eine Firmenfeier zu den Feiertagen. Einige Mitarbeiter organisieren ehrenamtlich die Veranstaltung und teilen ihre Dekorationsideen mit. Plötzlich senden und empfangen Sie Informationen, die Sie nutzen können.

Um sicherzustellen, dass Informationen keine Einbahnstraße bleiben, bitten Sie um zusätzliche Ideen, wenn Sie Updates oder Unternehmensnachrichten teilen. Sie könnten beispielsweise eine Datei freigeben und schreiben: „Wenn Ihnen auffällt, dass hier etwas fehlt, lassen Sie es mich wissen.“

Machen Sie es einfach, Informationen einzuholen

Wenn ein Mitarbeiter nicht an einer unternehmensweiten virtuellen Besprechung teilnehmen kann oder eine Benachrichtigung über eine neue Schulung verpasst, stellen Sie sicher, dass er nachholen kann. Beispielsweise könnten Sie die Besprechungsnotizen online in der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens veröffentlichen oder Erinnerungen an die Schulung senden.

Eine Online-Plattform oder ein Mitarbeiter-Newsletter sind zwei großartige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass jeder die Informationen erhält, die er benötigt. Wenn eine neue Neuigkeit oder ein Update geteilt wird, veröffentlichen Sie es an einem zentralen Ort, damit jeder eine zweite Chance hat, sich zu informieren.

Bewerten Sie Ihre Methoden zum Informationsaustausch

Suchen Sie aktiv nach Geschwindigkeitsbegrenzungen, die die gemeinsame Nutzung von Ressourcen verlangsamen. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter über die entsprechenden Berechtigungen zum Online-Einsehen von Dateien verfügen und dass die Dateien mit den neuesten Informationen aktualisiert werden. Entfernen Sie veraltete Ressourcen online, um Verwirrung zu vermeiden.

Bitten Sie Ihr Team außerdem regelmäßig um Feedback zu den Daten und Ressourcen, auf die es Zugriff hat. Fragen Sie, ob es zusätzliche Schulungsmöglichkeiten, Checklisten, Formulare oder andere Informationen gibt, die ihnen helfen könnten, ihre Arbeit besser zu erledigen. Arbeiten Sie dann an der Implementierung dieser Ressourcen.

Legen Sie Regeln fest, um Informationen über die richtigen Kanäle in die richtigen Hände zu bringen

Die meisten Arbeitnehmer möchten nicht per Sofortnachricht von einer Kündigung erfahren. Sie möchten jedoch häufig in einem öffentlichen Forum Lob hören, beispielsweise eine Videobotschaft, die sie mit dem Team teilen.

Halten Sie ein Treffen mit allen Beteiligten ab, bei dem Sie besprechen , wie verschiedene Arten von Informationen weitergegeben werden sollten . Dies hilft Ihnen, einen Konsens darüber zu erzielen, was bei der Weitergabe von Informationen angemessen ist und was nicht. Beispielsweise könnten Sie beschließen, dass Informationen über Veränderungen in der Beschäftigung nur per E-Mail weitergegeben werden sollen.

Überlegen Sie nicht nur, wie Sie Informationen weitergeben, sondern auch , wann Sie Informationen weitergeben . Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Regeln festlegen, ob und wann Manager Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten kontaktieren können.

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Informationen weitergeben, vergessen Sie nicht die Barrierefreiheit . Beispielsweise werden schwerhörige Arbeitnehmer die Untertitelung von Videobotschaften zu schätzen wissen, während andere Mitarbeiter von Bildern und Grafiken in Dokumenten, Nachrichten und anderen Ankündigungen profitieren können.

Nutzen Sie Connecteam, um Informationen effektiv mit Teammitgliedern zu teilen

Connecteam ist eine All-in-One-Plattform für alle Ihre Kommunikations- und Informationsaustauschanforderungen. Es verfügt über eine End-to-End-Datenverschlüsselung und keine Speicherbeschränkungen, sodass Sie alle benötigten Dateien und Dokumente mit vollem Vertrauen teilen können.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Funktionen, die Ihnen das Arbeitsleben erleichtern.

Die Wissensdatenbank

Mit Connecteam können Sie eine Wissensdatenbank mit allen wichtigen Unternehmensinformationen erstellen. Mitarbeiter können überall und jederzeit direkt von ihren Mobilgeräten aus darauf zugreifen. Sie können die Connecteam-App sogar in einer von 14 verschiedenen Sprachen nutzen und problemlos nach den benötigten Informationen suchen.

Mit Connecteam ist das Organisieren und Teilen von Dateien und Informationen ein Kinderspiel. Ziehen Sie die Dateien einfach per Drag & Drop hoch, um sie hochzuladen . Sie können auch ältere Dateiversionen problemlos ersetzen – und da alles in einer sicheren privaten Cloud gesichert wird, sehen Sie immer die neueste Version jeder Datei. Machen Sie sich nie wieder Sorgen über veraltete Informationen!

Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Berechtigungen festlegen , damit die richtigen Personen in Ihrem Team Zugriff auf die Mitarbeiterhandbücher, Schulungsmaterialien, Dokumente und andere benötigte Informationen haben. Sie können Berechtigungen widerrufen oder Ihre Teams bitten, bei Bedarf eigene Dateien hochzuladen.

Connecteam-Schulung

Mit Connecteam können Sie ganz einfach kurze Schulungsvideos hochladen und vollständig individuelle Schulungskurse für Ihr Team erstellen. Sie können Ihre Mitarbeiter sogar befragen, was sie gelernt haben.

Darüber hinaus können Sie sehen, welche Schulungen Ihre Mitarbeiter abgeschlossen haben, und ihnen Erinnerungen zum Abschluss der Schulungssitzungen senden. Darüber hinaus können Sie Schulungsmaterialien bei Bedarf problemlos aktualisieren und ersetzen.

In-App-Chat

Mit dem sicheren integrierten Chat von Connecteam können Sie und Ihre Mitarbeiter in Echtzeit miteinander in Kontakt treten. Richten Sie Gruppenchats oder Einzelchats ein, um sofortige Kommunikation zu ermöglichen, egal wo sich Ihr Team befindet.

In Nachrichten können Sie Bilder, Audionotizen, Dateien und sogar Verknüpfungen zu anderen Connecteam-Funktionen teilen.

Umfragen und Umfragen

Mit den Umfragen von Connecteam können Sie den Puls Ihres Unternehmens messen und ganz einfach Feedback einholen. Sie können beispielsweise fragen, welche Informationen Ihre Mitarbeiter benötigen und wie sie den Kommunikationsstil Ihres Unternehmens erleben, um bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Es gibt auch ein Live-Umfrage-Tool , das sich perfekt eignet, um schnelle Einblicke zu bestimmten Themen zu erhalten.

Unternehmens-Newsfeed

Mit Connecteam können Sie einen Unternehmens-Newsfeed einrichten, um Updates und Ankündigungen mit bestimmten Teammitgliedern oder der gesamten Organisation zu teilen.

Der Newsfeed sorgt für ein Social-Media-Erlebnis, da Sie Bilder, GIFs und Videos zu Beiträgen hinzufügen können, um Informationen leicht verständlich zu machen.

Es besteht die Möglichkeit, Beiträge zu planen , um sicherzustellen, dass Informationen genau zum richtigen Zeitpunkt geteilt werden. Sie können auch sehen, wer Ihre Beiträge angesehen hat, sodass Sie immer wissen, wer auf dem neuesten Stand ist.

Mitarbeiterverzeichnis

Ein Firmenverzeichnis sorgt dafür, dass alle miteinander verbunden und leicht zu finden sind – und Connecteam macht es einfach, eine Lösung für Ihre Belegschaft zu erstellen.

Sie und Ihre Mitarbeiter können ganz einfach nach anderen Teammitgliedern suchen und diese per Chat, SMS, E-Mail oder Telefon erreichen – direkt aus dem Verzeichnis heraus.

Finden Sie Mitarbeiter, indem Sie nach Standort, Name, Berufsbezeichnung oder Abteilung suchen. Sie können sogar Details zu jedem Teammitglied sehen, wie zum Beispiel die bevorzugten Anrufzeiten.

Betriebsinformationen

Die Aufgabenverwaltung und -planung ist direkt in der Connecteam-App integriert, sodass Sie Ihren Mitarbeitern in Echtzeit mitteilen können, wann ihre Arbeit geplant ist und was sie tun müssen.

Sehen Sie auf einen Blick, wer verfügbar ist, und stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter über die Formulare, Aufgabenlisten, Checklisten und anderen Ressourcen verfügt, die er für jeden Auftrag benötigt. Sie können sogar über Freizeit sprechen.

Anerkennung und Belohnung der Mitarbeiter

Verwendung der integrierten Funktion von Connecteam Mit den Funktionen zur Mitarbeiteranerkennung können Sie personalisierte Anerkennungsabzeichen an Mitarbeiter senden, um deren Erfolge zu feiern und Meilensteine ​​anzuerkennen. Sie können Ihren Mitarbeitern auch digitale Token schicken, die sie gegen Geschenkkarten eintauschen können.

Das Fazit von Connecteam

Mehrere Kommunikationskanäle auf einer Plattform zu haben, verringert das Risiko, dass etwas durchs Raster fällt. Dies liegt daran, dass Mitarbeiter nur eine Plattform überprüfen müssen, um Termininformationen, Arbeitsinformationen, Chats, Updates und mehr anzuzeigen.

Sie können Connecteam verwenden, um Verfahrenshandbücher, Schulungsdateien, Personalrichtlinien, Mitarbeiterhandbücher, Inventartabellen, Unternehmenswikis und alle anderen Markenmaterialien des Unternehmens zu teilen, auf die Ihr Team zugreifen soll. Alles ist an einem Ort und immer aktualisiert.

Mit Connecteam können Sie sogar sehen, welche Mitarbeiter Schulungen abgeschlossen haben, wer auf Dateien zugegriffen hat und wer Updates gesehen hat. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team die Informationen erhält, die er benötigt.

Abschluss

Ihre Mitarbeiter müssen wissen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht, um ihre beste Arbeit zu leisten, effizient zu bleiben und sich der Mission Ihres Unternehmens verpflichtet zu fühlen.

Zu wissen, wie man Informationen mit Teammitgliedern teilt, ist ein guter Ausgangspunkt, und die richtige Technologie kann dabei helfen. Eine Plattform wie Connecteam hilft Ihnen, viele Kommunikations- und Informationskanäle durch eine App zu ersetzen, die Ihre Mitarbeiter jederzeit und von überall aus nutzen können.

Melden Sie sich noch heute für Connecteam an .

FAQs

Wie läuft der Informationsaustausch in einem Unternehmen ab?

Der Prozess beginnt mit der Ermittlung des Bedarfs an einer bestimmten Art von Informationen. Anschließend erstellen Sie den Inhalt und senden oder laden ihn an die entsprechenden Kanäle hoch. Anschließend möchten Sie Feedback einholen, um den Informationsaustausch in Zukunft zu erleichtern. Es ist außerdem wichtig, die Informationen bei Bedarf regelmäßig zu aktualisieren, um sie relevant zu halten.

Welche Informationen müssen in einer Organisation weitergegeben werden?

Es gibt fünf Hauptarten von Informationen, die in den meisten Unternehmen weitergegeben werden müssen:

1. Gesetzlich vorgeschriebene Materialien , wie z. B. obligatorische Schulungen oder Sicherheitsinformationen
2. Aufgabenspezifische Ressourcen , die Mitarbeitern bei der Erledigung ihrer Arbeit helfen, z. B. Anweisungen für Maschinen
3. Firmenaktualisierungen und organisatorische Änderungen , einschließlich Firmenveranstaltungen
4. Informationen, die Mitarbeitern zum Erfolg am Arbeitsplatz verhelfen , einschließlich Arbeitstipps und Details zu Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
5. Ankündigungen, mit denen Mitarbeiter gewürdigt oder gefeiert werden , z. B. Lob für eine gute Arbeit oder das Erreichen eines Meilensteins am Arbeitsplatz.

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