9 Tipps zum Aufbau des besten Personalplans für Ihr Unternehmen

Die Erstellung eines Personalplans ist ein heikler Balanceakt. Sie müssen nicht nur die Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Mitarbeiter berücksichtigen, sondern auch die Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Eine mangelhafte Planung führt zu Unterbesetzung, Überbesetzung und einem schlechten Kundenerlebnis. Dies kann sich auf Ihr Endergebnis und die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter auswirken. Änderungen in letzter Minute können die Situation verschlimmern und sowohl Mitarbeiter als auch Manager gestresst und verwirrt zurücklassen.

Ein gut gestalteter Dienstplan ist der Schlüssel, um all dies zu vermeiden. Manager wissen, dass sie genug Personal haben und Mitarbeiter erhalten ihre bevorzugten Schichten. Außerdem kann ein organisierter Dienstplan helfen, Burnout bei Mitarbeitern zu verhindern und die Wahrscheinlichkeit von Fehlzeiten zu verringern. Dies verbessert die Produktivität und senkt die Arbeitskosten.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Erstellung eines Personalplans, der dafür sorgt, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft und Ihre Mitarbeiter zufrieden sind.

Was ist eine Personalrota?

Ein Personalplan – auch Dienstplan oder Dienstplan genannt – enthält alle Informationen zu den Schichten Ihrer Mitarbeiter . Dazu gehören Schichtbeginn und -ende, Ort, Pausen und alle spezifischen Aufgaben, die erledigt werden müssen.

Eine Reihe von Branchen verwenden Rota-Systeme – wie Gastgewerbe, Bauwesen, Einzelhandel und Außendienst. Es gibt auch verschiedene Arten von flexiblen Arbeitszeitplänen, die Arbeitgeber nutzen können. Dazu gehören komprimierte, Split-Schicht- oder Bereitschaftspläne.

Ein sorgfältig geplanter Dienstplan unterstützt Ihren Geschäftsbetrieb und die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter. Ein gut organisierter Zeitplan hilft Ihnen nicht nur dabei, Unter- oder Überbesetzung zu vermeiden, sondern stellt auch sicher, dass Sie alle relevanten Arbeitsgesetze wie Überstunden oder Pausen einhalten.

Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie man einen guten Dienstplan erstellt.

Was macht einen guten Arbeitsplan aus?

Konten für geschäftliche Zwecke

Sie müssen über genügend Mitarbeiter verfügen, um den Personalbedarf Ihres Unternehmens zu decken. Dazu gehört auch die Berücksichtigung saisonaler Änderungen oder besonderer Ereignisse, die mehr Personal erfordern.

Sie brauchen nicht nur genügend Personal, sondern auch die richtigen . Ein guter Dienstplan gleicht die Fähigkeiten der Mitarbeiter aus.

Eine personelle oder fachliche Unterbesetzung belastet Ihre Mitarbeiter unnötig und kann die Qualität ihrer Arbeit beeinträchtigen. Gleichzeitig ist eine Überbesetzung ein schneller Weg, um die Arbeitskosten zu überschreiten.

Viele kleine Unternehmen setzen eine Kombination aus verschiedenen Arten von Mitarbeitern, wie Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte, in ihrem Dienstplan ein, um ihre geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen.

Geht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ein

Die Berücksichtigung der Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Dienstplan ist entscheidend für eine erfolgreiche und produktive Belegschaft. Sie sollten die Verfügbarkeit, Vorlieben und Verpflichtungen jedes Mitarbeiters außerhalb der Arbeit berücksichtigen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Beruf und Privatleben in Einklang bringen können.

Mitarbeiter sind zufriedener, wenn sie einen Dienstplan haben, der ihre Work-Life-Balance unterstützt. Wenn sie sich in ihrem Privatleben unterstützt fühlen, sind sie bei ihrer Arbeit glücklicher. Eine bessere Work-Life-Balance reduziert auch das Burnout und die Fluktuation der Mitarbeiter und baut eine langlebigere Belegschaft auf.

Einfach zu erstellen und einfach zu lesen

Ein guter Arbeitsplan ist einfach zu erstellen und leicht zu verstehen.

Sie möchten nicht jede Woche Stunden damit verbringen, einen neuen Dienstplan zu erstellen. Sie sollten in der Lage sein, schnell und einfach eine zu erstellen und zu aktualisieren. Dadurch sparen Sie Zeit und Geld. Außerdem können Sie ganz einfach sehen, wie lange Ihre Mitarbeiter arbeiten und wo sie sich befinden.

Der Dienstplan sollte für die Mitarbeiter gleichermaßen einfach zu lesen und zu verstehen sein. Wenn sie ihre geplanten Stunden auf einen Blick sehen können, wissen sie, wo und wann sie sein müssen.

Fair und ausgewogen

Ein ausgewogener Dienstplan verteilt die Schichten gerecht auf die Mitarbeiter und ist gleichzeitig integrativ und entgegenkommend.

Die Zuweisung beliebter Verschiebungen an dieselben Personen kann als Günstlingswirtschaft erscheinen. Dies kann bei anderen Mitarbeitern zu Ressentiments führen. Ein oder zwei Mitarbeiter mit den meisten Schichten zu belasten, kann auch Burnout-gefährdet sein.

Flexibel

Terminänderungen in letzter Minute sind unvermeidlich. Ihr Dienstplan muss flexibel genug sein, um Änderungen aufgrund von Krankheit, Verletzung oder Betreuungspflichten zu berücksichtigen.

Der Einbau einer gewissen Flexibilität in Ihren Dienstplan ermöglicht auch sich ändernde Geschäftsanforderungen. Wenn kurzfristig ein neues Projekt ansteht, brauchen Sie die Flexibilität, Ihren bestehenden Dienstplan mit Personal zu ergänzen.

Die Einrichtung eines Notfallplans oder Bereitschaftsplans sind Möglichkeiten, wie Sie unerwarteten Änderungen Rechnung tragen können.

Aktuell und leicht zugänglich

Die Mitarbeiter müssen immer Zugriff auf die aktuellste Version des Dienstplans haben und über Änderungen informiert werden. Mitarbeiter in Echtzeit auf dem Laufenden halten verringert das Risiko von Terminüberschneidungen oder Mitarbeiter, die eine Schicht vergessen.

Stellen Sie den Mitarbeitern Dienstpläne so früh wie möglich zur Verfügung, um ihnen bei der Planung ihrer Schichten zu helfen. Sie können auch alle Probleme in einem frühen Stadium ansprechen. Diese können Sie dann vor Schichtbeginn ansprechen.

Eine gute interne Kommunikation ist der Schlüssel dazu, um Sichtbarkeit und Transparenz zu gewährleisten. Aber die Kommunikation rund um Dienstpläne geht in beide Richtungen. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter sofort mit Ihnen in Verbindung setzen können, wenn sie nicht zur Arbeit kommen können.

Eine mobile Planungslösung wie Connecteam ist ideal, um Dienstpläne zu teilen und Mitarbeiter über Änderungen zu benachrichtigen. Diese Apps machen es Ihnen und Ihren Mitarbeitern auch leicht, über Terminprobleme zu kommunizieren.

9 Tipps zum Erstellen einer effektiven Rota

Planung ist sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter wichtig. Aus geschäftlicher Sicht können Sie Spitzenzeiten, Mitarbeiterurlaub und andere bekannte Planungsprobleme berücksichtigen.

Sie können Ihre Mitarbeiter dann so früh wie möglich über den Dienstplan informieren . Auf diese Weise können sie ihre persönlichen Verpflichtungen rund um ihre Schichten planen. Sie können auch alle Dienstplanprobleme frühzeitig ansprechen und ansprechen.

Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise gesetzlich verpflichtet sind, Ihren Mitarbeitern eine bestimmte Frist für ihren Dienstplan zu geben. Beispielsweise legen verschiedene Gesetze der US-Bundesstaaten zur vorausschauenden Planung fest, welche Kündigungsfristen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern geben müssen.

Im Vereinigten Königreich müssen Arbeitgeber den Arbeitnehmern „im Voraus“ ihren Zeitplan mitteilen. Darunter wird im Allgemeinen eine Frist von mindestens einer Woche verstanden.

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Verfügbarkeit oder Schichtpräferenzen rechtzeitig vor der Erstellung des Dienstplans zu registrieren. Dazu gehören Freistellungen für den geplanten Jahresurlaub, Betreuungspflichten und andere persönliche Verpflichtungen.

Mit diesen Informationen können Sie einen Dienstplan erstellen, der die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter widerspiegelt und Terminkonflikte vermeidet. Es verringert auch das Risiko, dass Mitarbeiter in letzter Minute Schichten stornieren oder gar nicht erscheinen und Sie unterbesetzt bleiben.

Stellen Sie beim Erstellen eines Dienstplans sicher, dass Sie die richtige Mischung von Mitarbeitern mit den erforderlichen Fähigkeiten für eine Schicht einplanen. Dies hängt von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Beispielsweise benötigen einige Schichten möglicherweise eine bestimmte Anzahl von Technikern, Verwaltungs- und Supportmitarbeitern, um effektiv und sicher zu arbeiten.

Berücksichtigen Sie auch die Workload-Balance zwischen Ihren Mitarbeitern. Stellen Sie sicher, dass es eine faire und gleichmäßige Verteilung der Schichten gibt, die die Verträge und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter widerspiegelt.

Vermeiden Sie es, denselben Mitarbeitern zu viele Stunden zuzuweisen. Dies kann zu Ermüdung der Mitarbeiter führen, was sich auf ihr Wohlbefinden und die Qualität ihrer Arbeit auswirken kann. Auf Dauer führt dies oft zum Burnout. Es kann auch Ressentiments bei anderen Mitarbeitern hervorrufen, die Stunden verpassen.

Krankheiten, Unfälle und persönliche Notfälle treten auf und Ihr Dienstplan muss sich darauf vorbereiten. Schichtwechsel ist eine großartige Möglichkeit, diese Situation zu bewältigen.

Schichttausch ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Schicht mit einem Kollegen zu tauschen. Wenn Arbeiter auf diese Weise ihren eigenen Ersatz finden, sparen Sie Zeit. Es verhindert auch, dass Sie in letzter Minute jemanden finden müssen, der eine Schicht abdeckt.

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität bei der Dienstplanung, um ein positiveres Arbeitsumfeld zu schaffen. Es gibt ihnen auch mehr Autonomie und ermutigt sie, Verantwortung für ihre Zeitplanung zu übernehmen.

Wenn es um Personalrotas geht, bereitet man sich auf das Scheitern vor, wenn man sich nicht vorbereitet. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Backup-Plan haben, falls sich mehrere Mitarbeiter gleichzeitig krank melden oder ein Mitarbeiter niemanden findet, mit dem er die Schicht tauschen kann.

Dies erspart Ihnen die Zeit und den Stress, in kurzer Zeit eine drastische Lösung finden zu müssen.

Dies ist besonders wichtig für bestimmte Branchen wie Medizin oder Technik. Diese Branchen verwenden häufig Bereitschaftspläne, um sicherzustellen, dass bei Bedarf immer Ersatzpersonal verfügbar ist.

Vorlagen sind eine gute Möglichkeit, Ihr Rota-System zu automatisieren, wodurch Sie Zeit und Geld sparen. Mit Personalrota-Vorlagen können Sie schnell einen Dienstplan replizieren und alle notwendigen Änderungen mit wenigen Klicks vornehmen. Dadurch wird vermieden, dass Sie eine von Grund auf neu erstellen müssen, was ein zeitaufwändiger Prozess sein kann.

Sie können Vorlagen an die Bedürfnisse Ihrer Abteilung oder Ihres Teams anpassen, was sie zu einem idealen Werkzeug für die Verwaltung komplexer Zeitpläne macht. Sie helfen Ihnen dabei, Mitarbeiterpräferenzen und wiederkehrende Verfügbarkeiten im Auge zu behalten.

Die Verwendung von Dienstplanvorlagen kann auch die Planungsvorhersagbarkeit für Ihre Mitarbeiter schaffen. Sie wissen, was sie in Bezug auf ihren Arbeitsplan jede Woche, vierzehn Tage oder jeden Monat erwarten können. Dies trägt dazu bei, den Stress Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf die Terminplanung zu reduzieren, und ermöglicht es ihnen, im Voraus persönliche Pläne zu machen.

Obwohl Vorlagen ein nützliches Planungstool sind, ist es auch wichtig, Ihren Dienstplan regelmäßig zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass weiterhin ein Gleichgewicht zwischen den Anforderungen Ihres Unternehmens und den Präferenzen und der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter hergestellt wird.

Wenden Sie sich an Ihre Mitarbeiter und holen Sie ihr Feedback ein, um herauszufinden, ob der Dienstplan für sie funktioniert. Dies hilft Ihnen, die Mitarbeiterzufriedenheit rund um die Terminplanung aufrechtzuerhalten. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Bedenken zu äußern und sich von ihrem Arbeitgeber gehört zu fühlen.

Ein Personalplan macht es auch einfach, den gesetzlichen Urlaub zu verfolgen, auf den Ihre Mitarbeiter Anspruch haben, einschließlich bezahlter Freizeit (PTO), Elternzeit und Krankheitsurlaub. Es kann Ihnen auch helfen, alle notwendigen Informationen für zu verfolgen Compliance-Zwecke wie Arbeitszeiten, Überstunden, Pausen und Fehlzeiten der Mitarbeiter.

Im Vereinigten Königreich beispielsweise haben Arbeitnehmer, die 6 oder mehr Stunden am Tag arbeiten, Anspruch auf mindestens eine 20-minütige Ruhepause. Arbeitnehmer müssen außerdem zwischen den Arbeitstagen 11 Stunden Ruhezeit haben.

Sie können auch sicherstellen, dass Sie alle obligatorisch qualifizierten Mitarbeiter, wie z. B. Mitarbeiter mit Ersthelfer-Qualifikation oder Feuerwehrleute, einplanen. Dieser Ansatz schützt Ihre Mitarbeiter und hilft Ihnen auch, Strafen bei Nichteinhaltung zu vermeiden.

Die Investition in eine mobile Planungssoftware ist ein Wendepunkt, wenn es darum geht, einen großartigen Personalplan aufzubauen.

Mit einer Mitarbeiterplanungssoftware wie Connecteam können Sie unterwegs von jedem Gerät aus Zeitpläne erstellen und verwalten und sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Sie können die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, Schichtwechsel, Urlaubsanträge und mehr ganz einfach nachverfolgen.

Wenn Sie Connecteam als Ihre Rota-Software verwenden, können Sie:

• Lassen Sie Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit in Echtzeit aktualisieren
• Speichern Sie Mitarbeiterinformationen, einschließlich Kontaktdaten und geplanter Abwesenheit
• Teilen Sie Dienstpläne und Schichtwechsel sofort mit den Mitarbeitern
• Senden Sie Erinnerungen an die Mitarbeiter für ihre bevorstehenden Schichten
• Kennzeichnen Sie automatisch alle Compliance-Probleme wie obligatorische Pausen oder Überstunden
• Sehen Sie sich die Gesamtzahl der von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden an
• Lassen Sie Mitarbeiter Urlaubsanträge direkt aus der App stellen
• Vereinfachen Sie Ihre Schichtplanung, indem Sie Planungsprobleme automatisch kennzeichnen
• Beinhaltet Zeit- und Anwesenheitsverfolgungsfunktionen

Mit der Planungssoftware von Connecteam können Sie sich von Tabellenkalkulationen und manueller Planung verabschieden, die zeitaufwändig und fehleranfällig sein können.

Die intuitive Benutzeroberfläche von Connecteam erleichtert das Erstellen, Aktualisieren und Verteilen von Zeitplänen und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf ihre Schichten haben.

Außerdem können Sie Ihre Kommunikationsbemühungen optimieren, indem Sie Updates, Push-Benachrichtigungen und Warnungen direkt über die App an Ihre Mitarbeiter senden.

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Best Practices für die Rota-Erstellung

Es ist wichtig, Ihren Dienstplan für das Personal richtig zu gestalten. Schlechtes Dienstplanmanagement kann zu Terminkonflikten, fehlenden Schichten und Unterbesetzung führen. Dies wirkt sich auf die Moral, Produktivität und Ihr Endergebnis der Mitarbeiter aus.

Es gibt mehrere einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um Dienstpläne zu erstellen, die für Sie und Ihre Mitarbeiter besser funktionieren.

Wenn Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter erfassen und vorausplanen, können Sie einige dieser Probleme von Anfang an vermeiden.

Inzwischen machen Vorlagen und Schichttauschoptionen die Dienstplanplanung und -erstellung einfach. Darüber hinaus sparen Sie durch die Verwendung einer mobilen App zur zentralen Verwaltung Ihrer Dienstpläne noch mehr Zeit, Mühe und Geld.

Der Aufbau des besten Dienstplans für die Mitarbeiter minimiert Unterbrechungen und stellt sicher, dass die Schichten reibungslos verlaufen. Am wichtigsten ist, dass sie Ihre Mitarbeiter glücklich und zufrieden halten.

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