So führen Sie eine Zeitprüfung durch – Schritt-für-Schritt-Anleitung (+ Arbeitsblatt zur Zeitprüfung)

Zeitaudits zeigen Ihnen, wie Mitarbeiter ihre Zeit für verschiedene Aufgaben und Projekte aufwenden, sodass Sie die Produktivität bewerten und verbessern können. Sie helfen auch dabei, ineffiziente Arbeit und Zeitdiebstahl zu erkennen. Darüber hinaus können Sie Prüfblätter verwenden, um Überlastung zu erkennen, Überstundenkosten zu vermeiden und die Arbeitsgesetze einzuhalten.

In diesem Leitfaden erklären wir, was eine Zeitprüfung ist und wie Sie eine solche durchführen können, auch mit der Verwendung von Zeiterfassungssoftware. Wir stellen außerdem ein kostenloses Arbeitsblatt zur Verfügung, das Sie herunterladen und für Zeitaudits in Ihrem Unternehmen verwenden können.

Was ist ein Zeitaudit?

Bei einem Zeitaudit werden Daten darüber gesammelt und analysiert, wie Ihr Team seine Zeit bei der Arbeit verbringt . Die Prüfung wird in der Regel anhand von Stundenzetteln mit Ein- und Ausstempeleinträgen durchgeführt und berücksichtigt Freizeit- und Ruhepausen. Für mehr Kontext können Manager auch Aufgabenlisten und Kalender prüfen oder Umfragen durchführen.

Daten aus Stundenzetteln können auf verschiedene Arten analysiert werden. Sie können die Daten aufschlüsseln, um zu sehen, wie viel Zeit für verschiedene Aufgaben und Projekte aufgewendet wird, um zu sehen, wie dies mit den Unternehmenszielen übereinstimmt. Sie können auch verfolgen, wie einzelne Mitarbeiter ihre Zeit nutzen, und die Effizienz bewerten. Darüber hinaus verschaffen Ihnen Zeitaudits Einblick in die Anwesenheits- und Abwesenheitstage Ihrer Mitarbeiter.

Wie oft Sie die Zeit prüfen, hängt von den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens ab. Idealerweise sollten Sie regelmäßig eine Zeitprüfung durchführen – einmal pro Quartal oder alle sechs Monate. Wenn Ihr Unternehmen jedoch häufiger kürzere Projekte hat, könnten Sie darüber nachdenken, häufiger Audits durchzuführen.

Warum ist es wichtig, ein Zeitaudit durchzuführen?

Ein gründliches und regelmäßiges Zeitaudit für Mitarbeiter hilft Ihnen:

Ressourcen effektiv zuweisen

Wenn Sie sehen, wie produktiv Ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, können Sie Ihre Schichten und Projekte besser einteilen. Sie können beispielsweise Aufgaben mit kürzeren Fristen denjenigen zuweisen, die normalerweise mehr in kürzerer Zeit erledigen.

Ebenso zeigen Ihnen Trends, welche Mitarbeiter besser bei Aufgaben sind, die bestimmte Fähigkeiten erfordern. Dies kann Ihnen dabei helfen, die richtigen Leute für die richtigen Projekte einzusetzen, um die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu maximieren.

Schließlich kann das Verständnis von Trends in der Mitarbeiterverfügbarkeit zu einer besseren Planung beitragen. Audits können beispielsweise zeigen, dass ein bestimmter Mitarbeiter freitags häufig nicht verfügbar ist, sodass Sie andere Mitarbeiter einplanen können, um diese Lücke zu schließen.

Identifizieren Sie Zeitdiebstahl, Verspätungen und andere Ineffizienzen

Durch die Prüfung der Zeit können Sie Zeitmissmanagement erkennen – ein echtes Problem, wenn Mitarbeiter über mehrere Standorte verteilt sind.

Sie können beispielsweise Muster erkennen, wie etwa, dass Mitarbeiter ständig zu spät zur Arbeit kommen. Zeitaudits geben auch Aufschluss über Zeitdiebstahl – wenn Arbeitnehmer ihre bezahlten Stunden unproduktiv verbringen. Sie zeigen auch an, wenn Arbeitnehmer mehr Ruhepausen einlegen als geplant.

Halten Sie die Arbeitsgesetze ein und vermeiden Sie Überstundenkosten

Durch die Durchführung eines Zeitaudits für Ihre Mitarbeiter stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitsgesetze einhalten. In den meisten Gerichtsbarkeiten gelten Regeln für Überstunden und Ruhepausen. Mithilfe von Zeiteinträgen können Sie feststellen, ob bestimmte Mitarbeiter über die zulässigen Stunden hinaus arbeiten oder keine geplanten Ruhepausen einlegen.

Dies beugt neben der Compliance auch Überlastung und Burnout der Mitarbeiter vor. Außerdem können Sie dadurch eine Menge Überstundenkosten einsparen.

Treffen Sie strategische Geschäftsentscheidungen

Ein Zeitaudit-Arbeitsblatt gibt Ihnen Klarheit darüber, wie viel Zeit in verschiedenen Projekten aufgewendet wird. Sie können Zeit- und Arbeitskosten mit den Einnahmen vergleichen, um festzustellen, ob diese Projekte genug Geld einbringen, um die dafür aufgewendete Zeit zu rechtfertigen. Diese Erkenntnisse sind von unschätzbarem Wert für die Auswahl zukünftiger Projekte und Entscheidungen zur Geschäftsstrategie.

So führen Sie eine Zeitprüfung in 3 Schritten durch

Schritt 1: Erstellen Sie ein Arbeitsblatt zur Zeitüberwachung

Was ist ein Zeitaudit-Arbeitsblatt?

Zeiterfassungsarbeitsblätter sind Formulare, die Ihre Mitarbeiter ausfüllen können, um Zeiteinträge und Aufgaben zu verfolgen, die sie während der Arbeitszeit erledigt haben. Sie können diese Blätter in Microsoft Excel oder Google Sheets oder manuell von Hand mit Stift und Papier erstellen. Ihre Mitarbeiter können diese entweder online oder mit einem Stift ausfüllen – je nachdem, ob Sie digitale oder gedruckte Kopien verteilt haben.

Sie könnten einfach einen Zeitplan oder einen Kalender verwenden, um zu sehen, an welchen Schichten die Mitarbeiter wann arbeiten. Dies liefert jedoch keine Angaben zu den Aufgaben, die während der Schichten erledigt wurden. Ruhepausen, Essenszeiten usw. werden ebenfalls nicht berücksichtigt.

Was in ein Zeitaudit-Arbeitsblatt aufzunehmen ist

• Monat/Quartal: Oben im Arbeitsblatt können Sie hinzufügen, für welchen Monat oder welches Quartal das Formular gültig ist. Zum Beispiel Juli 2023 oder Q3 2023. Stellen Sie sicher, dass Sie den Mitarbeitern genügend Platz bieten, um Einträge für den Monat oder das Quartal hinzuzufügen.

• Name des Mitarbeiters: Lassen Sie Platz, damit der Mitarbeiter seinen vollständigen Namen hinzufügen kann.

• Datumsspalte: Das Formular sollte eine Datumsspalte enthalten, damit die Mitarbeiter klar angeben können, für welches Datum sie Informationen eingeben.

• Spalte „Startzeit“: In dieser Spalte können Mitarbeiter die Zeit erfassen, zu der sie eine Aufgabe oder ein Projekt gestartet haben.

• Spalte „Zeit beendet“: Hier wird angezeigt, wann Mitarbeiter mit der Arbeit an einer Aufgabe aufgehört haben. Dies könnte das Ende des Tages sein oder eine Pause für eine Ruhepause.

• Spalte „Gesamtstunden“: Diese Spalte gibt an, wie viele Arbeitsstunden zwischen „Zeitbeginn“ und „Zeitende“ abgeschlossen wurden.

• Spalte „Aufgabe/Aktivität“: Hier können Mitarbeiter nachverfolgen, woran sie während der aufgezeichneten Zeit gearbeitet haben.

• Spalte „Prioritätsstufe“: Hier können Mitarbeiter markieren, wie wichtig oder hochprior die Aufgabe oder das Projekt war. Sie sollten über ein einheitliches System verfügen, um dies aufzuzeichnen. Zum Beispiel eine Skala, bei der 1 eine sehr hohe Priorität und 5 eine sehr niedrige Priorität bedeutet.

• Spalte „Zusätzliche Notizen“: Lassen Sie etwas Platz für Mitarbeiter, um zusätzliche Notizen zu ihrer aufgewendeten Zeit oder der Aufgabe, an der sie gearbeitet haben, hinzuzufügen.

• Unterschriften: Bieten Sie Mitarbeitern Platz zum Unterschreiben ihrer Zeiteinträge. Dies trägt dazu bei, die Verantwortung der Mitarbeiter zu wahren, fördert Ehrlichkeit und kann wertvoll sein, wenn Ihr Unternehmen jemals einer Prüfung unterzogen wird. Sie können den Managern auch einen Bereich zum Unterschreiben zur Verfügung stellen, sobald sie Einträge genehmigt haben.

Schritt 2: Zusätzlichen Kontext sammeln (optional)

Vor der Analyse der Ergebnisse ist es hilfreich, zusätzliche Informationen zu sammeln, die die Mitarbeiter nicht in ihre Formulare einfügen konnten. Beispielsweise kann die Projektarbeit aufgrund einer Krankheit oder eines anderen persönlichen Anliegens langsamer als üblich verlaufen sein.

Sie können den Kontext erfassen, indem Sie den Mitarbeiter befragen , der einer Schicht oder einem Projekt zugewiesen wurde.

Wenn Sie jedoch Informationen über einen längeren Zeitraum sammeln müssen, können Interviews zeitaufwändig sein. Umfragen sind eine großartige Möglichkeit, schnell Teammeinungen einzuholen. Sie können sie sogar anonymisieren, damit die Antworten der Mitarbeiter authentisch sind.

Schritt 3: Erstellen Sie Berichte und analysieren Sie die Ergebnisse

Erstellen Sie Grafiken und Diagramme, um Trends zu analysieren

Das Sammeln von Zeiterfassungsarbeitsblättern reicht nicht aus, um zu verstehen, was wirklich in Ihrem Unternehmen vor sich geht. Um Trends zu erkennen und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, müssen Sie Folgendes tun:

• Fassen Sie alle Einträge in einer Excel- oder Google-Tabelle zusammen. Dies ist einfacher, wenn die Arbeitsblätter bereits in diesem Format vorliegen. Andernfalls müssen Sie die Daten der physischen Kopien manuell in ein Online-Blatt einfügen.

• Überlegen Sie, was Sie aus den Daten herausholen möchten. Sie können die Daten auf viele Arten analysieren, z. B. nach Mitarbeiter, Team, Projekten, Standorten usw. Treffen Sie eine Entscheidung darüber, nach welchen Erkenntnissen Sie suchen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise sehen, wie viel Zeit für Projekt X im Vergleich zu Projekt Y aufgewendet wird.

• Erstellen Sie Grafiken und Diagramme, um die Unterschiede visuell zu erkennen. Verwenden Sie Excel- oder Google Sheets-Diagramme, um einfache visuelle Darstellungen zu erstellen. Ein Balkendiagramm kann Ihnen beispielsweise die Gesamtstundenanzahl zeigen, die für Projekt

Wussten Sie?

Connecteam verfügt über erweiterte Berichtsfunktionen, mit denen Sie mit nur wenigen Klicks benutzerdefinierte Berichte zu Zeit und Anwesenheit anzeigen können.

Nutzen Sie Erkenntnisse, um die Entscheidungsfindung voranzutreiben

Erkenntnisse aus Ihrem Zeitaudit können Ihnen dabei helfen , Entscheidungen zu treffen, die mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen .

Sie können sich entscheiden, bestimmte Projekte nicht mehr zu übernehmen, wenn beispielsweise der Zeitaufwand das damit verbundene Einkommen nicht wert ist. Oder Sie könnten beschließen, Mitarbeiter zu belohnen, die in kürzerer Zeit viel großartige Arbeit geleistet haben.

Diese Erkenntnisse helfen auch bei der effizienteren Planung und Priorisierung von Arbeiten – beispielsweise bei der Zuweisung von Projekten mit hoher Priorität an Mitarbeiter, die normalerweise schneller arbeiten.

Best Practices für die Zeiterfassung

Befolgen Sie diese Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitprüfungsprozess robust und zuverlässig ist.

Verteilen Sie Formulare an alle Mitarbeiter und Neueinstellungen

Sie können Formulare digital (per E-Mail, Dateifreigabe, SMS, Linkfreigabe usw.) oder persönlich mit Papierkopien verteilen. Stellen Sie einfach sicher, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen das Arbeitsblatt verwendet, um seine Zeit und Aufgaben zu verfolgen.

Sie können Ihre Mitarbeiter per E-Mail oder SMS kontaktieren, um zu sehen, ob jemand versehentlich kein Arbeitsblatt erhalten hat. Fehlende Formulare können zu Fehlern in den Ergebnissen führen und Ihnen wahrscheinlich eine falsche Aussage vermitteln.

Betonen Sie die Wichtigkeit des Arbeitsblatts und senden Sie Erinnerungen

Sie müssen außerdem sicherstellen, dass jeder im Unternehmen versteht, wie wichtig die Verwendung des Arbeitsblatts ist. Tun Sie dies durch Unternehmensankündigungen oder E-Mails . Kontaktieren Sie alle Mitarbeiter, die das Formular nicht ordnungsgemäß verwenden, entweder persönlich, telefonisch oder per E-Mail oder SMS.

Sie können das Formular auch als Teil des Abschnitts „Pflichtige Unternehmensverfahren“ Ihrem Mitarbeiterhandbuch beifügen.

Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter außerdem anhand des Arbeitsblatts daran, ihre Schichten ein- und auszustempeln. Senden Sie ihnen täglich eine E-Mail-Erinnerung oder fügen Sie sie zu ihrer Aufgabenliste hinzu, damit sie sich daran erinnern. Sie müssen die Mitarbeiter auch daran erinnern, ihre Arbeitszeittabellen regelmäßig einzureichen – wöchentlich, monatlich usw.

Begrenzen Sie Änderungen

Nehmen Sie am besten keine größeren Änderungen an der Arbeitsblattvorlage vor. Wenn alle Felder gleich bleiben, ist es einfacher, Ergebnisse im Zeitverlauf zu vergleichen .

Seien Sie bei Audits konsistent

Stellen Sie sicher, dass Sie die Zeit Ihres Teams regelmäßig überprüfen. Das kann monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder was auch immer für Ihr Unternehmen am besten ist, sein. Durch Konsistenz können Sie nachverfolgen, ob Ihre Geschäftsentscheidungen im Laufe der Zeit zu Verbesserungen führen. Darüber hinaus zeigt es den Mitarbeitern, dass der Zeitprüfungsprozess ernst genommen wird.

Vermeiden Sie Bevorzugung

Seien Sie fair und gleichberechtigt, wenn Sie die Ergebnisse von Zeitaudits analysieren. Sie sollten beispielsweise nicht gegen einen Arbeitnehmer wegen Verspätung vorgehen, wenn ein anderer Arbeitnehmer genauso oft zu spät kam. Günstlingswirtschaft kann Sie rechtlich der Diskriminierung aussetzen und Ihren Ruf bei Ihren Mitarbeitern, Kunden und Investoren schädigen.

Bewahren Sie Arbeitsblätter sorgfältig und sicher auf

Unabhängig davon, ob Arbeitsblätter online oder als Papierexemplar eingereicht werden, müssen Sie sie sicher und an einem Ort aufbewahren, damit sie nicht verloren gehen.

Bewahren Sie sie an einem sicheren, physischen Ort in Ihrem Firmenbüro auf, beispielsweise in einem verschlossenen Aktenschrank. Oder Sie können sie mithilfe einer cloudbasierten Software digital speichern.

Stellen Sie dann sicher, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die Arbeitsblätter haben . Geben Sie beispielsweise nur bestimmten Mitarbeitern die Schlüssel zum Aktenschrank oder legen Sie benutzerdefinierte Benutzerzugriffsberechtigungen fest, wenn Sie Arbeitsblätter digital speichern möchten.

Bewerten Sie die Wirksamkeit

Überprüfen Sie Ihren Zeitauditprozess regelmäßig und prüfen Sie, wie effektiv er funktioniert. Beurteilen Sie, ob die Informationen, die Sie erhalten, ausreichen, um zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Berücksichtigen Sie dann weiteren Kontext, der hilfreich wäre, oder zusätzliche Felder, die dem Formular zur besseren Analyse hinzugefügt werden müssen. Abschließend können Sie noch Anpassungen vornehmen, um den Prozess zu verbessern.

Automatisieren Sie die Zeiterfassung vollständig mit Connecteam

Die Prüfungszeit kann zeitaufwändig und frustrierend sein, aber Software wie Connecteam nimmt Ihnen den Stress aus dem Prozess.

Mit Connecteam können Mitarbeiter mit einer einzigen Berührung ihrer Geräte ihre Schichten ein- und ausstempeln . Sie erhalten zu Schichtbeginn und -ende automatische Erinnerungen zum Starten und Beenden der Zeiterfassung.

Connecteam ermöglicht Ihnen auch die Einrichtung von Geofences . Mitarbeiter können sich nur einstempeln, wenn sie sich innerhalb eines Geofence befinden, und müssen sich abmelden, wenn sie den Standort verlassen haben. Darüber hinaus können Sie die integrierte GPS-Standortverfolgungssoftware verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit dort sind, wo sie sein müssen.

Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Regeln für Pausen und Überstunden festlegen und Überstundenanträge direkt in der App genehmigen oder ablehnen. Auf diese Weise findet ein Teil des Prüfprozesses in Echtzeit statt, bevor es zu Problemen kommt.

Darüber hinaus können Sie mit den Aufgabenverwaltungsfunktionen von Connecteam sehen, wie die Mitarbeiter bei den ihnen zugewiesenen Aufgaben vorankommen. Sie können Mitarbeitern auch Erinnerungen senden, damit sie ihre Aufgaben erledigen können, wenn Fristen näher rücken.

Schließlich ermöglicht Ihnen das benutzerdefinierte Berichtstool von Connecteam die sofortige Analyse von Daten – ohne selbst Daten zusammenstellen und Diagramme erstellen zu müssen. Sie können die Anwesenheit, die projektübergreifend aufgewendete Zeit, die Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter und vieles mehr verfolgen.

Abschluss

Die Überwachung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter bietet zahlreiche Vorteile, die Ihnen dabei helfen, die Produktivität zu steigern. Darüber hinaus hilft Ihnen der Prozess, die Arbeitsgesetze einzuhalten und intelligentere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Aber selbst wenn Sie diese Informationen kennen, fällt es Ihnen möglicherweise schwer, genau zu wissen, wie Sie eine Zeitprüfung durchführen und welche Schritte Sie befolgen müssen.

Zunächst müssen Sie ein Arbeitsblatt zur Zeitüberwachung erstellen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter daran denken, es auszufüllen. Die Daten aus allen Arbeitsblättern müssen dann in einer einzigen Excel- oder Google Sheets-Datei zusammengefasst werden, damit Sie Diagramme zur Analyse der Ergebnisse erstellen können.

Software wie Connecteam automatisiert und vereinfacht den gesamten Prozess durchgängig. Mitarbeiter können die Zeit auf ihren Mobilgeräten verfolgen. Anschließend können Sie die Daten mithilfe des Berichtstools von Connecteam einfach analysieren, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Schauen Sie sich Connecteam noch heute an, um die Zeit Ihres Teams optimal zu nutzen.

FAQs

Wie bereiten Sie sich auf ein Zeitaudit vor?

Um sich auf eine Zeitprüfung vorzubereiten, erstellen Sie Ihr Arbeitsblatt zur Zeitprüfung und verteilen Sie es entweder in Papierform oder als digitale Kopie an Ihre Mitarbeiter. Planen Sie dann, welche Ressourcen Sie zum Erstellen von Berichten und zum Analysieren von Daten benötigen – zum Beispiel einen externen Berater oder eine Online-Softwarelösung wie Connecteam, die Berichte für Sie erstellt.

Was ist „Echtzeit-Auditing“?

Bei der herkömmlichen Zeitprüfung werden historische Arbeitszeitnachweise und Trends analysiert. Diese Erkenntnisse bestimmen zukünftige Geschäftsentscheidungen. „Echtzeit-Auditing“ bedeutet, in Echtzeit zu sehen, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verbringen. Apps wie Connecteam zeigen Ihren Mitarbeitern Live-Zeiteinträge, Standorte und mehr, sodass Sie sofort Verbesserungen vornehmen können.

Wie oft sollten Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter überprüfen?

Abhängig von der Art Ihres Unternehmens können Sie monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder sogar jährliche Zeitprüfungen durchführen. Bestimmte Unternehmen wie Lebensmittellieferungen verfügen über einen internen Kontrollprozess, der eine häufigere Durchführung von Zeitprüfungen erfordert. Einige Unternehmen nutzen Software wie Connecteam, um Audits in Echtzeit durchzuführen.

Zeiterfassungsblatt

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