Was ist die Genehmigung von Zeitkarten + die besten Tools für den Job?

Die Genehmigung von Zeitkarten ermöglicht es Unternehmen, die von Mitarbeitern erfassten Stunden zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie für ihre Arbeit korrekt bezahlt werden. Es ist ein wichtiger Prozess, der richtig gehandhabt werden muss. Andernfalls könnte sich die Gehaltsabrechnung verzögern oder Mitarbeiter könnten über- oder unterbezahlt werden.

Daher ist es wichtig, genau zu verstehen, wie die Genehmigung von Zeitkarten funktioniert und welche Schritte erforderlich sind. In diesem Artikel erklären wir alles, was Sie wissen müssen, und heben 3 der besten Automatisierungstools hervor, um Ihren Zeiterfassungsprozess zu optimieren.

Was ist die Zeitkartengenehmigung?

Bei der Genehmigung von Zeitkarten prüft der Arbeitgeber, wie viele Stunden die Mitarbeiter während des aktuellen Zahlungszeitraums gearbeitet haben .

Die Mitarbeiter erfassen ihre Stunden für jeden Lohnzeitraum auf einer Stempelkarte. Dies gliedert sich jeden Tag in eine Lohnperiode und zeigt alle Stunden, die die Mitarbeiter an jedem dieser Tage gearbeitet haben. Eine Zahlungsperiode beträgt in der Regel 2 bis 4 Wochen. In den meisten Staaten können die Arbeitgeber jedoch frei entscheiden, wie häufig sie die Gehaltsabrechnung durchführen möchten.

Das Ziel des Genehmigungsprozesses für Zeitkarten besteht darin , sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Stunden korrekt erfasst haben, und Fehler zu erkennen, bevor sie die Gehaltsabrechnung durchführen.

Was sollte auf einer Zeitkarte enthalten sein

Eine Zeitkarte sollte die geleisteten Arbeitsstunden sowie die für Pausen und bezahlten Urlaub aufgewendeten Zeiten enthalten. Es muss auch Informationen über die Aufgaben oder Projekte liefern, an denen Mitarbeiter gearbeitet haben, insbesondere wenn Mitarbeiter für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Lohnsätze erhalten.

Scheckkarten auf Richtigkeit prüfen

Mitarbeiter sollten ihre eigenen Zeitkarten überprüfen, bevor sie sie Ihnen zur Genehmigung zusenden. Sobald Sie die Zeitkarte eines Mitarbeiters erhalten, können Sie diese auf Richtigkeit überprüfen.

Diese Genauigkeitsprüfung umfasst in der Regel den Abgleich der aufgezeichneten Stunden eines Mitarbeiters mit seinem Arbeitszeitplan. Wenn Ihr Unternehmen die GPS-Standortverfolgung verwendet, um die Standorte der Mitarbeiter während der Arbeitszeit zu überprüfen, können Sie die Standortdaten der Mitarbeiter auch mit den Stunden vergleichen, die auf ihrer Zeitkarte aufgeführt sind.

Überstundenvergütung berechnen

Sie müssen auch die Überstunden für jeden Mitarbeiter berechnen und auf der Stempelkarte aufschlüsseln. Überstunden müssen mit dem 1,5-fachen des Grundlohns eines Arbeitnehmers bezahlt werden und gelten, wenn Arbeitnehmer mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten. Wenn Mitarbeiter Anspruch auf andere Zeitprämien haben, können Sie diese ebenfalls der Zeitkarte hinzufügen.

Zeitkarten genehmigen oder ablehnen

Wenn alle Angaben auf der Stempelkarte eines Mitarbeiters korrekt sind, können Sie die Stempelkarte genehmigen und an die Lohnbuchhaltung Ihres Unternehmens weiterleiten.

Bei fehlerhaften Angaben können Sie die Stempelkarte ablehnen und zur Überarbeitung an den Mitarbeiter zurücksenden. Sobald der Mitarbeiter seine Zeitkarte überarbeitet hat, können Sie sie erneut überprüfen.

Warum ist es wichtig, Zeitkarten zu genehmigen?

Die Überprüfung von Zeitkarten hilft, Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu vermeiden. Diese Fehler können zu einer falschen Bezahlung Ihrer Mitarbeiter und sogar zu rechtlichen Problemen führen.

Auf der anderen Seite hilft Ihnen die Zeitkartengenehmigung, wenn sie richtig gemacht wird:

Vermeiden Sie Lohnunterschiede

Das Überprüfen und Genehmigen von Zeitkarten trägt dazu bei , dass Ihr Unternehmen Ihre Mitarbeiter nicht über- oder unterbezahlt .

Überbezahlte Arbeitnehmer können auf Dauer sehr kostspielig werden. Eine Unterbezahlung ist illegal und kann zu hohen Strafen der Aufsichtsbehörden führen. Ihre Mitarbeiter nicht korrekt zu bezahlen, ist auch schlecht für ihre Moral und kann dazu führen, dass qualifizierte Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen.

Manager dienen während des Genehmigungsprozesses als zweite Augengruppe für die Stempelkarten der Mitarbeiter. Sie können ehrliche Fehler erkennen und potenzielle Fälle von Zeitdiebstahl erkennen. Sie sind auch für die Genauigkeit der Zeitaufzeichnungen verantwortlich, die zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung verwendet werden.

Verbessern Sie die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung

Wenn alle zur Gehaltsabrechnung eingereichten Zeitkarten korrekt sind, müssen Sie die Zahlungen nur einmal für jede Abrechnungsperiode versenden. Wenn Zeitkarten jedoch Fehler enthalten, müssen Sie möglicherweise die Gehaltsabrechnung mehrmals ausführen, um Zahlungsfehler zu beheben.

Das kostet Zeit und Geld. Es liegt im besten Interesse Ihres Unternehmens, die Anzahl der Lohnabrechnungen zu reduzieren, die Sie durchführen müssen. Das Überprüfen und Genehmigen von Zeitkarten ist der Schlüssel, um dies zu erreichen.

Bleiben Sie konform

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) verlangt von Unternehmen, die Zeitkarten der Mitarbeiter mindestens 2 Jahre lang aufzubewahren. Der Überprüfungsprozess für Zeitkarten stellt sicher, dass Manager Zeitaufzeichnungen für jeden Mitarbeiter während jeder Zahlungsperiode sammeln.

Wenn Ihr Unternehmen jemals mit einer Untersuchung Ihrer Vergütungspraktiken konfrontiert wird, können Sie Ihre Zeitkarten vorlegen und sicher sein, dass sie korrekt sind.

Wie hilft die Zeitkartengenehmigung den Mitarbeitern?

Der Prozess der Überprüfung und Genehmigung von Zeitkarten kann auch für Mitarbeiter von Vorteil sein.

Mitarbeiter möchten für die von ihnen geleisteten Arbeitsstunden korrekt bezahlt werden, aber sie können gelegentlich Fehler machen, wie z. B. das Vergessen eines Zeiteintrags. Sie können diese Fehler abfangen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter für alle ihre Stunden bezahlt werden .

Durch das Teilen von Zeitkarteninformationen mit Mitarbeitern können diese auch ihre geleisteten Arbeitsstunden überprüfen. Dies kann den Mitarbeitern helfen, besser zu verstehen, wie viel sie arbeiten und wie viel sie mit ihrer Bezahlung erwarten können. Es bietet auch mehr Transparenz im Gehaltsabrechnungsprozess, was sich positiv auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken kann.

Können Arbeitgeber Änderungen an Zeitkarten vornehmen?

Sie können 1 von 2 Dingen tun, wenn Sie beim Überprüfen der Zeitkarte eines Mitarbeiters einen Fehler finden:

1. Lehnen Sie die Stempelkarte ab und senden Sie sie zur Überarbeitung an den Mitarbeiter zurück.
2. Überarbeiten Sie die Zeitkarte und genehmigen Sie sie.

Aus rechtlichen Gründen ist es wichtig, dass alle Änderungen, die an einer Zeitkarte vorgenommen werden, durch Beweise belegt sind. Manager können beispielsweise Änderungen vornehmen, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich bei der Arbeit ein- oder auszustempeln. Oder wenn PTO nicht automatisch zu Zeitkarten hinzugefügt wird, können Manager diese Stunden im Namen eines Mitarbeiters hinzufügen.

Es ist immer eine gute Idee , die Mitarbeiter zu informieren, wenn eine Zeitkarte geändert wurde, und diese Änderung schriftlich zu dokumentieren.

Was passiert, nachdem Sie Zeitkarten genehmigt haben?

Sobald eine Zeitkarte genehmigt wurde, wird sie an Ihr Gehaltsabrechnungsteam gesendet .

In der Regel können Stempelkarten in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware importiert werden, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Einige Zeiterfassungsplattformen lassen sich direkt in gängige Gehaltsabrechnungsplattformen integrieren. Sie können Zeitkartendaten auch als CSV exportieren und die Datei in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware hochladen. Die Daten der Zeitkarten werden dann zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung verwendet.

Danach sollten Zeitkarten mindestens 2 Jahre lang sicher aufbewahrt werden, um die FLSA-Anforderungen zu erfüllen.

Verwenden von Automatisierungen zum Verfolgen der Zeit der Mitarbeiter

In der Vergangenheit verwendeten Unternehmen Maschinen, die die Zeitkarte eines Mitarbeiters mit seinen Ein- und Ausstempelzeiten stempelten. Heutzutage haben die meisten Unternehmen physische Zeitkarten abgeschafft und verlassen sich stattdessen auf Software, um die Stunden der Mitarbeiter zu verfolgen.

Die Stempeluhr-Software bietet mehrere Funktionen, mit denen Ihr Unternehmen die Zeiterfassung , die Generierung von Stundenzetteln und die Genehmigung von Zeitkarten automatisieren kann . Diese Funktionen können den Zeitaufwand für die Erstellung von Stempelkarten verkürzen. Sie können auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Zeitaufzeichnungen der Mitarbeiter korrekt sind und die Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern während der Genehmigung optimiert wird.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Zusammenfassung der 6 besten einfachen Stechuhr-Softwarelösungen für 2023 .

Hier sind einige Beispiele für Automatisierungsfunktionen, die Ihren Genehmigungsprozess für Zeitkarten verbessern können.

GPS-fähige Zeiterfassung

Eine GPS-fähige Stechuhr-App kann Ihnen helfen, die Standorte Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen, während sie auf der Uhr sind. Sie können sehen, wo Mitarbeiter sind, wenn sie einstempeln, oder ihre Standorte sehen, während sie unterwegs sind.

Wenn Sie dann Zeitkarten überprüfen, können Sie den Standort eines Mitarbeiters mit seinen Zeitkarteneinträgen vergleichen. Dies verhindert Zeitdiebstahl und ermöglicht Ihnen zu überprüfen, ob jede Zeiterfassung dem richtigen Projekt zugeordnet ist.

Darüber hinaus können Sie mit vielen GPS-fähigen Stechuhren Geofences um Ihr Büro oder eine Baustelle herum einrichten. Wenn ein Mitarbeiter einen Geofence-Bereich betritt oder verlässt, wird er daran erinnert, sich bei der Arbeit ein- oder auszuschalten. So wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nie vergessen, sich ein- oder auszustempeln.

Überstunden- und Pausenberechnungen

Software zur Genehmigung von Arbeitszeittabellen kann Überstunden und Pausenzahlungen automatisch berechnen. Dies erspart Ihnen diese Berechnungen selbst. So verkürzt es die Zeit, die für die Genehmigung von Zeitkarten benötigt wird, und stellt sicher, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden.

Stundenzettel

Zeiterfassungssoftware kann auch die Zeiteinträge der Mitarbeiter sammeln und in Sekundenschnelle digitale Stundenzettel erstellen. Dies erspart den Mitarbeitern Fehler, da sie ihre Stunden nicht manuell in einem Stundenzettel erfassen müssen.

Zeitkartenbenachrichtigungen

Bei einigen Softwarelösungen können Sie direkt auf dem Stundenzettel eine Notiz hinterlassen, wenn Sie zusätzliche Informationen zu einem Zeiteintrag benötigen. Die Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, damit sie schnell Informationen bereitstellen oder Änderungen vornehmen können.

Beste Tools für die Zeitkartengenehmigung

Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der wichtigsten Tools, die Ihr Unternehmen für die Zeiterfassung und Genehmigung von Zeitkarten verwenden kann.

Connecteam ist eine All-in-One-Zeiterfassungssoftware , die sicherstellt, dass Ihre Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlt werden. Unsere Software verfügt über Funktionen, um verpasste Zeiteinträge zu reduzieren, den Genehmigungsprozess zu beschleunigen und Zeitdiebstahl zu verhindern.

Erstens macht es Connecteam den Mitarbeitern einfach, ihre Stunden zu verfolgen. Eine GPS-fähige Stechuhr erinnert die Mitarbeiter daran, sich einzustempeln, wenn sie auf einer Baustelle ankommen, und auszustempeln, wenn sie sie verlassen. Sie können sich mit nur einer Berührung von ihrem Smartphone aus ein- und ausstempeln und jeden Zeiteintrag einem Projekt oder einer Aufgabe kategorisieren.

Sie können entscheiden, ob Mitarbeiter ihre Zeiteinträge manuell bearbeiten können, was dazu beitragen kann, Zeitdiebstahl zu verhindern.

Connecteam sammelt automatisch Zeitdaten der Mitarbeiter, berechnet Überstunden und Pausenzeiten und erstellt digitale Arbeitszeittabellen für jeden Zahlungszeitraum. Sie sehen auf einen Blick, wie viel Mitarbeiter gearbeitet haben, wann sie Überstunden gemacht haben und wann sie Pause gemacht haben.

Ein weiterer Vorteil von Connecteam besteht darin, dass Sie Ihre Mitarbeiter während des Genehmigungsprozesses auf dem Laufenden halten können. Sie können über die Messaging-Funktionen von Connecteam mit Mitarbeitern chatten, um weitere Informationen zu einem Zeiteintrag anzufordern. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter automatisch über alle Änderungen an ihren Stundenzetteln benachrichtigt. Sobald Sie eine Zeitkarte genehmigt haben, ist sie für weitere Bearbeitungen gesperrt.

Connecteam lässt sich für die Gehaltsabrechnung in Quickbooks Online und Gusto integrieren. Sie können Arbeitszeittabellen auch ganz einfach zur Verwendung mit anderer Gehaltsabrechnungssoftware exportieren.

Connecteam ist für Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern kostenlos . Für größere Unternehmen beginnt Connecteam bei nur 29 $ pro Monat für bis zu 30 Mitarbeiter. Sie können Connecteam 14 Tage lang kostenlos testen, um zu sehen, wie es Ihren Zeitkarten-Genehmigungsprozess optimieren kann.

TimeCamp ist eine Zeiterfassungs-App, die tägliche und wöchentliche Zeitkartengenehmigungen unterstützt. Die Software ermöglicht es Managern auch, Erinnerungen einzurichten, damit Zeitkarten vor Ablauf der Gehaltsabrechnungsfrist zur Genehmigung eintreffen.

Darüber hinaus unterstützt TimeCamp Kommentare in Stundenzetteln. Dies ermöglicht es Managern und Mitarbeitern, Zeiteinträge zu besprechen, wenn weitere Informationen benötigt werden.

TimeCamp lässt sich in mehrere Produktivitätsplattformen integrieren, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Stunden automatisch zu verfolgen. Es bietet jedoch keine GPS-Tracking-Funktionen und ist daher möglicherweise nicht die beste Wahl für Unternehmen, die Mitarbeiter im Außendienst haben.

TimeCamp bietet einen kostenlosen Plan für unbegrenzte Benutzer, unterstützt jedoch nur die Zeiterfassung. Pläne, die Funktionen zur Genehmigung von Arbeitszeittabellen enthalten, beginnen bei 10,99 $ pro Benutzer und Monat.

Toggl Track ist eine Zeiterfassungssoftware, die sich in über 100 beliebte Plattformen integrieren lässt. Diese Integrationen ermöglichen es Toggl Track, die Stunden der Mitarbeiter automatisch zu erfassen und die Arbeit bestimmten Projekten zuzuordnen. Mitarbeiter können Zeiteinträge auch manuell mit einem Klick oder Tippen von ihrem Computer oder Smartphone aus starten und stoppen.

Toggl Track stellt Arbeitszeittabellen automatisch zusammen und schlüsselt Zeiteinträge nach Projekt oder Aufgabe auf. Manager können verschiedenen Projekten unterschiedliche Gehaltssätze zuweisen und die für Pausen und Überstunden aufgewendete Zeit anzeigen.

Toggl Track bietet keine Gehaltsabrechnungssoftware-Integrationen, kann aber Arbeitszeittabellendaten als CSV-Datei exportieren. Es fehlen auch integrierte Kommunikationstools, um Probleme während des Genehmigungsprozesses zu lösen. Manager und Mitarbeiter müssen außerhalb von Toggl kommunizieren, um Änderungen an Zeitkarten zu notieren.

Toggl Track bietet einen kostenlosen Plan für Unternehmen mit bis zu 5 Mitarbeitern. Bezahlte Pläne beginnen bei 9 $ pro Benutzer und Monat.

Zusammenfassung

Bei der Genehmigung von Zeitkarten prüfen und genehmigen Arbeitgeber die Zeitkarten der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Der Genehmigungsprozess hilft, Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu vermeiden und stellt sicher, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden. Es ist auch wichtig, um die Vergütungsberichterstattungsanforderungen der FLSA zu erfüllen.

Die Verwendung von Zeitkarten-Genehmigungssoftware kann die Erstellung von Stundenzetteln vereinfachen und die Zeit für die Durchführung der Gehaltsabrechnung verkürzen. Wir glauben, dass Connecteam das beste Tool für die Genehmigung von Zeitkarten in Unternehmen jeder Größe ist.

Testen Sie Connecteam 14 Tage lang kostenlos, um zu sehen, wie es Ihre Zeitkartengenehmigungs- und Gehaltsabrechnungsprozesse vereinfachen kann.