Die vollständige Anleitung zum Runden der Stempeluhr

Den Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu behalten, kann eine herausfordernde und zeitraubende Aufgabe sein, insbesondere wenn sie ein paar Minuten zu früh oder zu spät ein- oder ausstempeln. Um den Vorgang zu vereinfachen, können Unternehmen die Zeituhrrundung verwenden. Dabei werden die Ein- und Ausstempelzeiten der Mitarbeiter auf das nächste Zeitintervall auf- oder abgerundet.

Die zentralen Thesen

• Das Runden der Zeituhr ist legal, wenn die Zeit auf maximal 15 Minuten gerundet wird und nicht dazu führt, dass die Mitarbeiter dauerhaft unterbezahlt werden.
• Je nach Bundesland gelten unterschiedliche Stempeluhrregeln. Zu diesen Bundesstaaten gehören Washington, Kalifornien, Texas und Michigan.
• Es gibt drei Methoden zum Runden der Zeit: 5-, 6- und 15-Minuten-Schritte.
• Best Practices für die Rundung der Stempeluhr umfassen die Verwendung fairer Rundungsinkremente, die regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitern über Rundungen und die jährliche Überprüfung Ihrer Rundungsrichtlinie.
• Sie müssen genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter führen, um sicherzustellen, dass Sie die Arbeitsgesetze und -vorschriften einhalten.

Dank der Popularität von digitaler Zeiterfassungssoftware ist das Runden der Stempeluhr nicht mehr so ​​​​üblich wie früher. Das Runden der Uhrzeit hat jedoch Vorteile. Es kann dazu beitragen, Gehaltsabrechnungsprozesse zu rationalisieren, Lohnberechnungen zu vereinfachen und Zeitdiebstahl von Mitarbeitern zu verhindern. Aber es kann auch zu Mitarbeiterstreitigkeiten und sogar zu rechtlichen Problemen führen, wenn es nicht richtig gemacht wird.

Im Folgenden erörtern wir die bewährten Vorgehensweisen für das Runden von Zeituhren und wie man voreingenommenes Runden vermeidet. Wir behandeln auch drei Rundungsmethoden und teilen mehrere Beispiel-Stechuhr-Rundungsdiagramme.

Was ist Rundung der Zeituhr?

Bei der Rundung der Stempeluhr rundet ein Arbeitgeber die Stunden eines Arbeitnehmers auf oder ab. Stunden werden basierend auf voreingestellten Zeitschritten gerundet – normalerweise 5, 6 oder 15 Minuten.

Arbeitgeber verwenden häufig die Rundung der Stempeluhr, um herauszufinden, wie viel ein Mitarbeiter gearbeitet hat, was die Zeit für die Lohnabrechnung verkürzt. Es ist im Allgemeinen legal, wenn es auf eine konsistente und faire Weise erfolgt, die nicht dazu führt, dass die Mitarbeiter dauerhaft unterbezahlt werden.

Angenommen, Ihr Mitarbeiter erhält 20 US-Dollar pro Stunde und arbeitet 9 Stunden am Tag. Sie kamen um 8:02 Uhr an und gingen um 17:01 Uhr aus. Ohne Rundung müssten Sie den Lohn des Mitarbeiters für die genaue Arbeitszeit berechnen. Es würde in etwa so aussehen:

(20 $ x 9 Stunden) + (1/60) x 20 $) – ((2/60) x 20 $) = 179,67 $

Sie können die Startzeit jedoch problemlos auf 8 Uhr aufrunden und die Endzeit auf 17 Uhr abrunden. Die Rechnung ist viel einfacher:

20 $ x 9 Stunden = 180 $

Der Unterschied von 33 Cent ist vernachlässigbar. Mit der Rundung der Zeituhr ist die Lohnberechnung sehr einfach.

Rundung der Arbeitszeit für steuerbefreite und nicht steuerbefreite Mitarbeiter

Es gibt unterschiedliche Stempeluhrregeln für stündlich Beschäftigte und nicht stündlich bzw. angestellt Beschäftigte. Stündliche Angestellte sind von der Rundung der Zeituhr „nicht ausgenommen“, während nicht stündliche oder angestellte Angestellte „befreit“ sind.

Das bedeutet, dass Sie die Stunden eines Tarifbeschäftigten runden können. Denn Überstunden über 40 Stunden müssen bezahlt werden. Außerdem müssen sie den föderalen Mindestlohn zahlen.

Andererseits müssen freigestellte Arbeitnehmer für geleistete Überstunden über 40 Stunden nicht bezahlt werden. Allerdings müssen Sie dem Fair Labor Standards Act (FLSA) nachweisen, dass diese Arbeitnehmer die 40-Stunden-Woche nicht regelmäßig überschreiten. Wenn man hier und da auch nur ein paar Minuten aufrundet, kann dies die wöchentlichen Zeiteinträge der Arbeiter auf über 40 Stunden drücken. Daher wird das nicht empfohlen

Stechuhrregeln nach Bundesstaat

Zusätzlich zu den bundesstaatlichen Zeitschaltuhrgesetzen haben einige Staaten ihre eigenen Zeitschaltuhrregeln. Zu diesen Zuständen gehören:

• Washington . Das Gesetz von Washington verlangt von Arbeitgebern, nicht steuerbefreite Arbeitnehmer für jede Arbeitszeit von mehr als 40 Stunden mit dem 1,5-fachen ihres regulären Lohnsatzes zu bezahlen.
• Kalifornien . Die kalifornische Wage Order schreibt vor, dass Zeitkarten von Mitarbeitern in englischer Sprache und fälschungssicher ausgefüllt werden müssen. In Kalifornien müssen Arbeitgeber mit Tinte (kein Bleistift) geschriebene Papierzeitkarten oder digitale Zeitkarten verwenden.
• Texas . Das texanische Zahltaggesetz erlaubt Arbeitgebern, digitale Stechuhren und Stundenzettel zu verwenden, um die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Weiter heißt es, dass Arbeitgeber für jeden Entgeltzeitraum Zeiterfassungen erstellen und bis zu 3 Jahre aufbewahren müssen.
• Michigan . Arbeitgeber in Michigan müssen Aufzeichnungen über die Gesamtstunden der Mitarbeiter führen, die jeden Tag arbeiten, und die Start- und Endzeiten deutlich zeigen. Die Zeit sollte auf die nächste Zehntelstunde (6 Minuten) oder weniger erfasst werden.

Warum runden Arbeitgeber die Zeit der Mitarbeiter?

Nachdem Sie nun eine gute Vorstellung davon haben, was die Rundung der Uhrzeit ist, wollen wir einige der Gründe besprechen, warum Arbeitgeber die Zeit der Mitarbeiter runden. Runden hilft:

• Fairness verbessern. Die Rundung kann dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter bei der Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden fair und gleich behandelt werden.
• Flexibilität zulassen. Das Runden der Mitarbeiterstunden bietet eine gewisse Flexibilität in ihrem Arbeitstag. Beispielsweise können Mitarbeiter 5 Minuten zu spät kommen, wenn sie im Stau stehen, oder 5 Minuten früher gehen, um einen Termin wahrzunehmen, ohne dass sich die verpasste Zeit auf ihre Bezahlung auswirkt.
• Vereinfachen Sie Lohnabrechnungen. Das Berechnen von Gehältern auf der Grundlage ganzer Zahlen und einfacher Brüche ist einfacher als das Berechnen von Zahlungen auf der Grundlage der Zeit bis auf die Sekunde.
• Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und steigern Sie die Produktivität. Das Runden kann Zeit bei Aufgaben wie Dateneingabe und Gehaltsabrechnungen sparen, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
• Minimieren Sie Fehler und reduzieren Sie Kosten. Die Rundungszeit für die Gehaltsabrechnung reduziert Fehler, wodurch Unter- oder Überzahlungen an Mitarbeiter verhindert werden. Das bedeutet auch, dass Manager keine Zeit mit der Korrektur von Fehlern verschwenden müssen, wodurch Arbeitskosten eingespart werden.
• Stellen Sie die Einhaltung sicher. Durch die Rundung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Aufzeichnungen über die Arbeitszeit der Mitarbeiter können Arbeitgeber sicher sein, dass sie die Arbeitsgesetze und -vorschriften einhalten. Dazu gehören die Vorschriften der FLSA und des Arbeitsministeriums zu Pausenzeiten, Arbeitszeiten, Überstundenzahlungen und mehr.

Ist das Runden der Uhrzeit legal?

Gesetzliche Rundung der Uhrzeit

Das Arbeitsministerium betrachtet die Zeitrundung als legal, solange die Arbeitgeber diese Regeln befolgen:

• Die Arbeitszeitrundung sollte für den Mitarbeiter fair sein. Sie können die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter nicht abrunden, nur um Lohnkosten zu sparen. Grundsätzlich sollten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu Gunsten des Mitarbeiters runden.
  
  Wenn Sie beispielsweise eine Uhrzeit von 8:03 Uhr auf 8:00 Uhr runden, werden sie für diese 3 Minuten bezahlt. Dies hilft, Reklamationen und Zahlungsstreitigkeiten zu vermeiden.

• Arbeitgeber können nicht in Schritten von mehr als 15 Minuten runden. Das bedeutet, dass Sie nicht in Schritten von einer halben Stunde oder einer Stunde abrunden können. Zusätzlich zur 15-Minuten-Rundung ermöglicht der DOL eine 5-Minuten-Rundung und eine 1/10-Stunden-Rundung (6 Minuten).

• Arbeitgeber müssen sich an die 7-Minuten-Regel halten. Diese Regel gilt für die 7-Minuten-Marke in einem 15-Minuten-Fenster. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter vor 9:07 Uhr einstempelt, können Sie die Zeit auf 9:00 Uhr abrunden. Wenn ein Mitarbeiter jedoch um 9:08 Uhr einstempelt, sollten Sie diese Zeit auf 9:15 Uhr aufrunden.
  
  Außerhalb dieser Regeln könnte die runde Uhrzeit als illegal angesehen werden.

Unzulässige Rundung der Uhrzeit

Hier sind zwei Beispiele für das Runden der Uhrzeit, die zu rechtlichen Problemen führen können.

1. Angenommen, ein Mitarbeiter kommt um 7:56 Uhr und geht um 17:03 Uhr aus. Sie sollten ihre Startzeit auf 7:55 Uhr und ihre Endzeit auf 17:05 Uhr runden. Dadurch kann der Mitarbeiter für 3 zusätzliche Minuten bezahlt werden.
   
   Angenommen, Sie runden die Startzeit auf 8:00 Uhr und die Endzeit auf 17:00 Uhr ab. Auf diese Weise haben Sie ihre Start- und Endzeiten so gerundet, dass Ihr Unternehmen und nicht Ihr Mitarbeiter begünstigt sind.
   
   In diesem Beispiel hat der Mitarbeiter 7 Minuten Arbeitszeit verloren. Dies scheint zwar kein großer Unterschied zu sein, aber wenn es ein Jahr lang jeden Tag gemacht wird, summiert es sich auf 30 Stunden unbezahlte Arbeit. Damit riskieren Sie eine unbezahlte Lohnforderung.

2. Angenommen, Sie runden die Zeit Ihrer Mitarbeiter auf die nächste halbe Stunde, im Gegensatz zu den nächsten 5-, 6- oder 15-Minuten-Intervallen, die das DOL zulässt.
   
   Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Mitarbeiter kommt um 8:07 Uhr zu spät. Sie sollten die 7-Minuten-Regel befolgen und ihre Uhrzeit bis 8:15 Uhr runden. Sagen Sie jedoch, dass Sie stattdessen ihre Uhrzeit bis 8:30 Uhr runden.
   
   Dies würde an diesem Tag zu 23 Minuten unbezahlter Arbeit führen – bei regelmäßiger Ausführung bis zu 100 unbezahlte Stunden pro Jahr.

Verschiedene Arten der Zeitschaltuhr-Rundung

5 Minuten

Bei der 5-Minuten-Rundung hat jeder 5-Minuten-Schritt in einer Stunde einen Schwellenwert von 2,5 Minuten.

Wenn ein Mitarbeiter vor dieser Schwelle ein- oder ausstempelt, wird seine Arbeitszeit abgerundet. Ihre Uhrzeit wird aufgerundet, wenn sie nach dieser Schwelle ein- oder ausstempeln.

Zum Beispiel:

6 Minuten

Die 6-Minuten-Rundung wird auch als 1/10-Stunden-Rundung bezeichnet. Bei der 6-Minuten-Rundung wird die Stunde in 6-Minuten-Intervalle mit einer 3-Minuten-Schwelle aufgeteilt.

Wenn ein Mitarbeiter vor der 3-Minuten-Schwelle ein- oder ausstempelt, wird seine Uhrzeit auf das niedrigste 6-Minuten-Intervall abgerundet. Ihre Uhrzeit wird auf das nächste 6-Minuten-Intervall aufgerundet, wenn sie nach der 3-Minuten-Schwelle ein- oder ausstempeln.

Zum Beispiel:

15 Minuten

Die 15-Minuten-Rundung entspricht der 7-Minuten-Regel. Diese Regel bestimmt, ob ein Arbeitgeber die Zeit der Mitarbeiter auf- oder abrunden soll.

Wenn ein Mitarbeiter vor der 7-Minuten-Schwelle ein- oder ausstempelt, wird seine Arbeitszeit auf die vorherige Viertelstunde abgerundet. Ihre Uhrzeit wird aufgerundet, wenn sie nach der 7-Minuten-Schwelle ein- oder ausstempeln.

Zum Beispiel:

Die Herausforderungen beim Runden der Stempeluhr

Es gibt ein paar Fallstricke, die Sie beachten müssen, wenn Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter runden.

• Arbeiten Sie rund um die Uhr. Arbeiten rund um die Uhr ist ein schwerwiegender Verstoß gegen die FLSA. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise um 8:55 Uhr einstempelt und Sie seine Startzeit auf 9:00 Uhr runden, hat er diese 5 Minuten kostenlos gearbeitet.
  
  Im Laufe einer Woche summiert sich das auf fast 25 Minuten unbezahlte Zeit. Das Versäumnis, Mitarbeiter für die geleistete Arbeitszeit zu bezahlen, könnte zu einem Anspruch auf die FLSA führen.

• De-minimis-Arbeit. De minimis bezieht sich auf jede Zeit oder Aufgabe, die zu gering ist, um Anlass zur Sorge zu geben. Der DOL legt fest, dass eine minimale Zeitspanne alles unter 15 Minuten ist.
  
  So können Arbeitgeber die Zeit innerhalb von 15 Minuten auf- oder abrunden. Dies wird jedoch derzeit in Kalifornien neu bewertet.

• Ungenaue Stundenzettel . Eine übermäßige Rundung der Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter kann schließlich zu ungenauen Arbeitszeittabellen führen. Arbeitnehmer könnten dann unter dem FLSA eine unfaire oder rechtswidrige Lohnkürzung geltend machen.
  
  Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, dass die Rundung der Stundenzettel in Ihrem Unternehmen einheitlich ist. Sie sollten auch Informationen zur Rundung der Arbeitszeit in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Lohnstreitigkeiten. Eine übermäßige Rundung der Arbeitszeit der Mitarbeiter kann zu Abweichungen bei der Gehaltsabrechnung führen. Manchmal können Mitarbeiter erwarten, dass sie mehr bezahlt werden, als sie tatsächlich erhalten haben. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihre Rundungsrichtlinie den Mitarbeitern mitteilen und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter immer fair runden.
• Mitarbeiterüberwachung. Das Runden der Mitarbeiterstunden kann Ihrem Team das Gefühl geben, dass es im Mikromanagement geführt wird. Dies könnte die Arbeitsmoral senken, die Produktivität verringern und sogar die Mitarbeiterfluktuation erhöhen.

Best Practices für die Rundung der Zeituhr

Überlegen Sie, ob Sie die Zeit der Mitarbeiter runden müssen

Neue Technologien haben es einfach gemacht, die Zeit der Arbeiter auf die Sekunde genau zu verfolgen. Mitarbeiter können digitale Apps verwenden, um sich direkt von ihren Mobiltelefonen aus ein- und auszustempeln. Moderne Zeiterfassungssysteme generieren auch automatische digitale Stundenzettel und lassen sich häufig in Gehaltsabrechnungssoftware integrieren. Dies macht es Arbeitgebern leicht, ihren Mitarbeitern genau das zu zahlen, was ihnen geschuldet wird.

Auf diese Weise müssen oder möchten Sie möglicherweise keine Zeitschaltuhrrundung verwenden.

Erstellen und befolgen Sie eine Stempeluhrrichtlinie

Eine solide Rundungsrichtlinie für Stempeluhren ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie beim Runden konsistent und fair vorgehen.

Ihre Richtlinie sollte Folgendes enthalten:

• Die Rundungsinkremente, die verwendet werden. Zum Beispiel 5 Minuten, 6 Minuten oder 15 Minuten.
• Zu welchem ​​Zeitpunkt wird auf- oder abgerundet. Zum Beispiel bei Minute 7 für eine Rundungsrichtlinie von 15 Minuten.
• Eine Beispieltabelle zur Veranschaulichung, wie sich die Arbeitszeit auf die Bezahlung der Mitarbeiter auswirkt.
• Das Datum, an dem die Richtlinie zuletzt überprüft wurde.

Sie könnten auch eine kurze Erklärung hinzufügen, warum Sie sich entschieden haben, die Uhrzeit auf diese Weise zu runden. Dies kann dazu beitragen, eine Kultur der Ehrlichkeit und Transparenz zu fördern.

Sobald Ihre Richtlinie geschrieben ist, kommunizieren Sie sie direkt an die Mitarbeiter. Sie können dies mündlich während eines Meetings oder Telefonats tun. Oder Sie können ein Memo oder eine E-Mail senden oder eine Nachricht in Ihrer Mitarbeiter-Chat-App posten, um Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen.

Es ist auch wichtig, Ihre Rundungsrichtlinie in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufzunehmen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter das Handbuch nach dem Lesen unterschreiben, um sicherzustellen, dass sie die Richtlinie verstanden haben.

Stellen Sie dann sicher, dass Sie die Richtlinie durchsetzen, indem Sie Ihre Rundungsmethode auf alle Mitarbeiterstunden anwenden. Dies muss konsequent über alle Teams und Arbeitsmuster hinweg erfolgen, um Fairness zu gewährleisten.

Wenden Sie sich schließlich per E-Mail, Telefonanruf oder Besprechung an Ihren Gehaltsabrechnungsanbieter, um ihn über Ihre Rundungsrichtlinie zu informieren.

Verwenden Sie faire Rundungsschritte

Als faire Rundungsschritte gelten 5, 6 oder 15 Minuten. Zu kleine (z. B. 2 Minuten) oder zu große (z. B. 30 Minuten) Schritte sind weder legal noch fair gegenüber Ihren Mitarbeitern. Sie fühlen sich möglicherweise mikroverwaltet, frustriert oder für ihre Arbeit unterbezahlt.

Vermeiden Sie voreingenommenes Runden

In der Regel liegt eine voreingenommene Rundung vor, wenn ein Arbeitgeber die Zeit so abrundet, dass dies durchweg zu unbezahlter Arbeit führt. Dies kommt dem Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer zugute und kann bei den Arbeitnehmern Misstrauen hervorrufen.

Beispielsweise würde eine 15-Minuten-Rundungsrichtlinie, die alle Zeiten auf die nächste Viertelstunde abrundet, als voreingenommen angesehen, da sie den Arbeitgeber begünstigt.

Achten Sie darauf, die Zeit auf eine Weise zu runden, die für alle fair ist. Beispielsweise profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen von einer 15-Minuten-Rundungsrichtlinie, die sich an die 7-Minuten-Regel hält.

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über die Rundung der Arbeitszeit

Das Runden von Stundenzetteln kann ein heikles Thema sein, das mit Mitarbeitern diskutiert werden muss, da einige vielleicht der Meinung sind, dass es nur dem Arbeitgeber zugute kommt. Wenn zum Beispiel die Ein- und Ausstempelzeiten von Mitarbeitern ständig abgerundet werden, haben sie möglicherweise das Gefühl, dass sie ihr Gehalt verlieren.

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern über Ihre Richtlinie zur Rundung der Stempeluhr sprechen, können sie sich positiver darüber fühlen. Mitarbeiter, die beispielsweise wissen, dass ihre Ein- und Ausstempelzeiten immer auf das nächste 5-Minuten-Intervall gerundet werden, werden sich sicherer fühlen, dass ihre Gehaltsschecks korrekt sind.

Diese Art der offenen Kommunikation kann auch dazu beitragen, eine allgemeine Kultur des Vertrauens und der Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens zu fördern.

Überprüfen Sie Ihre Rundungsrichtlinie jährlich

Durch die jährliche Überprüfung Ihrer Rundungsrichtlinie stellen Sie sicher, dass Sie mit den neuesten Vorschriften auf dem Laufenden bleiben, damit Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.

Es zeigt den Mitarbeitern auch, dass Sie bestimmte Richtlinien befolgen und ihre Zeit nicht ohne Grund runden. Dies kann ihnen helfen, sich bei Ihrer Entscheidung, ihre Stunden zu runden, wohler zu fühlen.

Darüber hinaus kann die Überprüfung Ihrer Rundungsrichtlinie Probleme wie Verspätung von Mitarbeitern oder übermäßige Überstunden hervorheben. Sie können dann datengesteuerte Geschäftsentscheidungen treffen, um diese Probleme anzugehen.

Führen Sie genaue Aufzeichnungen

Auch bei der Rundung der Stempeluhr müssen Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter führen. Arbeitgeber sollten Kopien von Gehaltsabrechnungen und anderen Gehaltsabrechnungen bis zu 3 Jahre aufbewahren.

Die Aufzeichnungen sollten Ein- und Ausstempeln sowie alle vorgenommenen Rundungsanpassungen enthalten. Sie sollten auch für Mitarbeiter, Wirtschaftsprüfer und Aufsichtsbehörden zur Einsichtnahme leicht zugänglich sein.

Insgesamt tragen genaue Aufzeichnungen dazu bei, Streitigkeiten und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Abschluss

Obwohl dies heute weniger üblich ist, kann die Rundung der Arbeitszeit von Mitarbeitern ein wertvolles Werkzeug zur Rationalisierung der Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung sein. Es ist jedoch wichtig, beim Runden von Zeiten die bewährten Verfahren zu befolgen, um potenzielle rechtliche Probleme und Streitigkeiten mit Mitarbeitern zu vermeiden.

Durch die Verwendung einer konsistenten Rundungsrichtlinie und fairer Rundungsschritte, die Vermeidung voreingenommener Rundungen, die Führung genauer Aufzeichnungen und die Kommunikation mit den Mitarbeitern können Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Rundungspraktiken für die Zeiterfassung fair, effizient und konform mit den gesetzlichen Anforderungen sind.