12 Best Practices für das virtuelle Onboarding für einen effektiven Prozess

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter persönlich einarbeiten, können Sie ihn durch den Arbeitsplatz führen, ihn den Kollegen persönlich vorstellen und beobachten, wie er sich einstellt.

Wenn Mitarbeiter jedoch nicht an einem zentralen Ort oder zur gleichen Zeit arbeiten, haben Sie möglicherweise keine Chance, all das zu tun. Oder Sie verfügen einfach nicht über die Zeit, das Geld oder andere Ressourcen, um jeden neuen Mitarbeiter persönlich einzuarbeiten.

In diesem Fall benötigen Sie einen großartigen virtuellen Onboarding-Prozess.

Beim virtuellen Onboarding geht es darum, einen neuen Mitarbeiter mit begrenzten oder gar keinen persönlichen Interaktionen in Ihr Unternehmen zu integrieren. Obwohl es seine einzigartigen Herausforderungen mit sich bringt, ist es möglich, es erfolgreich zu meistern.

Um Ihnen zu helfen, geben wir Ihnen Top-Tipps, damit Sie einen virtuellen Onboarding-Prozess erstellen können, der bei neuen Mitarbeitern ein motiviertes und gut informiertes Gefühl hinterlässt.

So integrieren Sie Mitarbeiter virtuell

Sie haben also einen neuen Mitarbeiter. Möglicherweise arbeiten sie remote, Ihr Team arbeitet nicht an einem zentralen Standort oder dieser neue Mitarbeiter hat andere Arbeitszeiten als der Rest Ihrer Mitarbeiter.

Oder vielleicht verfügt Ihr Unternehmen nicht über das Budget oder die Ressourcen, um alle (oder einige) neue Mitarbeiter persönlich einzuarbeiten.

Was auch immer der Fall sein mag, Sie haben entschieden, dass ein digitaler Onboarding-Prozess für diesen neuen Mitarbeiter und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Vor ihrem ersten Tag müssen Sie drei Dinge vorbereiten .

Onboarding-Materialien

Es gibt eine Reihe verschiedener Materialien, die Sie während des virtuellen Onboardings mit Ihren neuen Mitarbeitern teilen müssen. Diese beinhalten:

• Arbeitnehmervereinbarungen , die vom Arbeitnehmer unterzeichnet werden müssen
• Informationspakete zu Leistungen an Arbeitnehmer und Anmeldeformulare für Leistungen an Arbeitnehmer
• Mitarbeiterhandbücher und Handbücher , in denen die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter dargelegt sind
• Formulare , die Arbeitnehmer möglicherweise im Rahmen ihrer beruflichen Pflichten benötigen und ausfüllen müssen
• Passwörter und andere Informationen , die Teammitgliedern den Zugriff auf Software und Online-Plattformen ermöglichen, die sie für ihre Arbeit benötigen
• Bedienungsanleitungen für Maschinen, Software oder andere Ressourcen, die bei der Arbeit verwendet werden
• Sicherheitshinweise und Sicherheitsschulungsmaterialien
• Informationen zur Unternehmenskultur , einschließlich Einzelheiten zur Mission der Organisation, zu Firmenveranstaltungen und Feiertagen
• Videoschulungen und andere Schulungsressourcen helfen Mitarbeitern, Best Practices für ihre Arbeit zu verstehen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren

Sammeln Sie diese Materialien und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf, damit Sie während des Onboardings problemlos darauf zugreifen und sie verteilen können.

Virtuelle Schulungsmaterialien

Wenn Sie noch keine virtuellen Schulungsmaterialien zur Hand haben, müssen Sie diese erstellen.

Virtuelle Schulungen umfassen in der Regel Videos , die neue Mitarbeiter über Unternehmensprozesse und -verfahren, Best Practices für den Job und die Unternehmenskultur informieren.

Sie können fertige Schulungsmaterialien erwerben, deren Erstellung an ein externes Unternehmen vergeben oder sie selbst erstellen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre eigenen, maßgeschneiderten Schulungsvideos zu erstellen, können Sie Ihrem virtuellen Onboarding-Prozess eine persönliche Note verleihen . Es ist auch eine tolle Gelegenheit für neue Kollegen, Sie und Ihr Team kennenzulernen.

Auch die eigene Erstellung von Schulungsmaterialien kann Ihnen Geld sparen. Anstatt Ihr Schulungsbudget für den Kauf langweiliger und schwer zu aktualisierender Videoinhalte auszuschöpfen, können Sie sicherstellen, dass die Erstellung Ihrer Videos kein Vermögen kostet und für neue Mitarbeiter interessant ist.

Es ist wichtig, dass Sie kürzere Schulungsvideos erstellen , um die Kosten weiter zu senken und die Mitarbeiter zu motivieren. Lange Videos sind teuer in der Erstellung, schwer zu aktualisieren und können Ihre neuen Mitarbeiter langweilen.

Wir empfehlen, ein paar 2- bis 3-minütige Videos zu erstellen, die die Grundlagen dessen abdecken, was ein neuer Mitarbeiter wissen muss. Lassen Sie einfach bestehende Mitarbeiter mit ihren Smartphones filmen, wie sie ihre täglichen Aufgaben und das Leben in Ihrem Unternehmen erklären.

Dadurch werden die Videos personalisierter und ansprechender und für neue Mitarbeiter viel einfacher zu durchschauen. Außerdem lassen sich kürzere Videos einfacher neu aufnehmen, wenn Sie Informationen aktualisieren müssen.

Zugang zu Tools und Technologien

Wenn Sie dafür sorgen, dass jeder direkten Zugang zu den Tools und Technologien hat, die er benötigt, werden Engpässe vermieden und die Arbeit für Sie und Ihre Mitarbeiter effektiver gestaltet. Sie können leicht finden, was sie brauchen, und Sie verbringen weniger Zeit mit der Beantwortung derselben Fragen.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Tools und Technologien, die Mitarbeiter möglicherweise verwenden müssen.

• Dokumentenmanagementsysteme , damit Mitarbeiter bei Bedarf Dokumente sicher hochladen und mit Ihnen und anderen Teammitgliedern teilen können
• Kommunikations- und Kollaborationstools wie ein Unternehmenschat, ein E-Mail-Konto und ein Messenger zur Kommunikation mit Teammitgliedern
• Aufgaben- und Projektmanagement-Tools , die zum Zuweisen von Aufgaben, zum Verfolgen des Fortschritts usw. verwendet werden
• Zeiterfassungssoftware , mit der sie ihre Stunden ein- und ausstempeln und aufzeichnen können
• Human Resources (HR)- oder Personalverwaltungsplattformen , über die Mitarbeiter Urlaub beantragen, ihre Stundenzettel und Gehaltsabrechnungen einsehen und vieles mehr können

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zugriff auf diese Technologien zu gewähren, aber dies sind zwei der beliebtesten Methoden:

• Laden Sie sie ein, ein Konto einzurichten, indem Sie ihnen eine E-Mail senden, die einen Anmeldelink enthält, über den sie ein Konto erstellen und ihr eigenes Passwort festlegen können
• Richten Sie für sie ein Konto mit ihrer E-Mail-Adresse und anderen Informationen ein und teilen Sie ihnen dann ein temporäres Passwort mit, das sie während des Onboardings aktualisieren können

12 Tipps für effektives virtuelles Onboarding

Indem Sie diese Best Practices für das virtuelle Onboarding befolgen, können Sie alle neuen Mitarbeiter herzlich willkommen heißen und sicherstellen, dass das Onboarding planmäßig verläuft.

Bereiten Sie sich übermäßig auf Ihren neuen Mitarbeiter vor

Bevor Sie Ihr erstes virtuelles Teammitglied einstellen, überlegen Sie, wie der ideale Onboarding-Prozess aussehen könnte. Sie können damit beginnen, mit Ihrem Managementteam Antworten auf die folgenden Fragen zu sammeln:

• Wie sieht Erfolg in dieser Rolle aus und was müssen Mitarbeiter wissen, um erfolgreich zu sein?
• Was sind die häufigsten Verwirrungspunkte und die größten Herausforderungen in dieser Rolle?
• Wenn Sie eine Liste der wichtigsten Dinge erstellen müssten, die Arbeitnehmer zuerst wissen müssen, welche wären das?
• Welche Ressourcen sind für neue Arbeitnehmer am wichtigsten?
• Wie lässt sich das Onboarding am besten virtuell durchführen?
• Über welche internen Ressourcen verfügen wir bereits für das Onboarding und welche Ressourcen müssen wir schaffen?
• Welche rechtlichen oder Compliance-Anforderungen gelten für die Stelle?

Sobald Sie Antworten haben, erstellen Sie einen detaillierten Onboarding-Plan . Dieser Plan sollte administrative Anforderungen umfassen, z. B. die Anmeldung Ihres Mitarbeiters für Sozialleistungen, seine Aufnahme in die Gehaltsliste und die Sicherstellung, dass Sie alle Unterlagen unterschrieben und eingereicht haben, einschließlich aller Unterlagen, die Sie möglicherweise für Steuerzwecke benötigen.

Der Plan sollte auch enthalten, was die Mitarbeiter wissen müssen , einschließlich aller Best Practices für ihre Aufgaben, aller Passwörter oder Kontoinformationen, die sie benötigen, und aller arbeitsspezifischen Schritte, die sie unternehmen müssen. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise Checklisten, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf seinen Baustellen die Sicherheitsstandards einhält.

Erstellen eines Onboarding-Plans

Um einen Remote-Onboarding-Plan zu erstellen, besteht Ihr bester Angriffsplan darin, alle Aufgaben aufzulisten, die erledigt werden müssen, um einen neuen Mitarbeiter an Bord zu holen – und alle einzubeziehen, die einbezogen werden müssen.

Ordnen Sie diese Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen neuen Mitarbeiter dazu bringen, eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen, bevor Sie etwas weitergeben, das geschützte Informationen enthalten könnte.

Um Ihr neues Teammitglied auf dem Laufenden zu halten, möchten Sie möglicherweise zwei Zeitpläne erstellen .

Einer davon sollte ein interner Zeitplan sein, der mit Ihren Managern geteilt wird. Es sollte jeden Schritt des Onboarding-Prozesses und dessen Ablauf umfassen.

Der zweite Zeitplan sollte an den neuen Mitarbeiter gesendet werden. Darin sollte detailliert beschrieben werden, was wann passieren wird, damit der neue Mitarbeiter weiß, was er von dem Prozess erwarten kann – und was von ihm erwartet wird. Beispielsweise könnten Sie einen Artikel haben, der den Mitarbeiter darüber informiert, dass er sich die Onboarding-Schulung ansehen muss, mit einer Frist, wann diese abgeschlossen sein muss.

Beispiel für einen virtuellen Onboarding-Zeitplan

Tag 1

• Begrüßungsgespräch mit dem Manager und Personalleiter, in dem der Onboarding-Prozess erläutert und weitere Informationen über das Unternehmen und seine Kultur bereitgestellt werden.
• Neue Mitarbeiter erhalten Zugang zu den Werkzeugen (und werden bei Bedarf geschult).
• Der neue Mitarbeiter erhält bis Donnerstag Dokumente zur Prüfung und Unterzeichnung.
• Virtuelle Einführungen für hochrangige Teammitglieder.

Tag 2

• Neue Mitarbeiter erhalten Schulungsmaterialien, darunter Videoschulungen und schriftliche Ressourcen.
• Der Mitarbeiter muss eine Schulung absolvieren und einen Überblick über seine Rolle und Hauptverantwortung geben.
• Der Mitarbeiter muss eine berufsspezifische Schulung zur Kompetenzentwicklung absolvieren.

Tag 3

• Runde 3, 30-minütige virtuelle Treffen mit Abteilungsmitgliedern, um mehr über den täglichen Betrieb zu erfahren.
• Mitarbeiter absolviert Sicherheitsschulung.

Tag 4

• Unterschriebene Dokumente fällig. Neue Mitarbeiter erhalten eine Schulung zum Hochladen dieser Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem.
• Neue Mitarbeiter erhalten eine Schulung im Umgang mit dem Kommunikationssystem des Unternehmens.
• Virtuelle Vorstellung des restlichen Teams.

Tag 5

• Neuer Mitarbeiter, der die Schulung zur Unternehmenskultur und das damit verbundene Quiz absolvieren muss.
• Virtuelles Einzelgespräch mit dem Manager, um das Onboarding noch einmal Revue passieren zu lassen, Fragen auszutauschen und zu beantworten und die nächsten Schritte zu besprechen.

Erstellen Sie eine Onboarding-Checkliste

Eine virtuelle Onboarding-Checkliste ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass nichts untergeht. Es trägt auch dazu bei, Ihren Prozess umsetzbar zu machen.

Erwägen Sie die Einbindung von Erinnerungen für den Versand des Willkommenspakets sowie von Aufforderungen zur Organisation von Check-ins, Willkommenstreffen und mehr.

Da es sich beim Onboarding um einen Prozess handelt, sollte Ihre Checkliste Einzelheiten zu den Schritten enthalten, die Sie eine Woche, einen Monat und sogar sechs Monate, nachdem ein neuer Mitarbeiter Ihrem Team beigetreten ist, unternehmen müssen.

Geben Sie Informationen weiter, bevor das Onboarding offiziell beginnt

Senden Sie Ihrem Mitarbeiter Informationen über die Stelle so schnell wie möglich nach der Einstellung, aber bevor der offizielle Onboarding-Prozess beginnt.

Möglicherweise möchten Sie keine proprietären Informationen versenden, aber Sie können ein Video senden, in dem Sie sich und das Unternehmen vorstellen, sowie einige allgemeine Ressourcendateien wie das Leitbild des Unternehmens, das Mitarbeiterhandbuch und das Organigramm.

Setzen Sie klare Erwartungen

Stellen Sie sicher, dass Sie für Ihren neuen Mitarbeiter definieren, wie Erfolg im Job aussieht. Gehen Sie jede Aufgabe durch, die sie ausführen müssen, und prüfen Sie, welches Ergebnis Sie erwarten und welche Schritte befolgt werden müssen.

Eine Checkliste für neue Mitarbeiter kann eine gute Möglichkeit sein, Erwartungen zu kommunizieren. Wenn sich beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter Ihrem Team anschließt, können Sie separate Checklisten mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Umgang mit Neukunden und Kundenbeschwerden erstellen.

Kommunizieren Sie Ihre Unternehmenskultur

Sich in eine neue Unternehmenskultur einzufügen, kann sich wie ein Neuling in der Schule anfühlen. Ihr neuer Mitarbeiter weiß nicht, wie die Organisation funktioniert oder welche Ansätze, Traditionen oder Persönlichkeitsmerkmale sie hat.

Deshalb ist es wichtig, neue Mitarbeiter beim Onboarding in die Unternehmenskultur einzuführen.

Zunächst sollten Sie alle vorhandenen Ressourcen und Materialien zur Unternehmenskultur mit neuen Mitarbeitern teilen. Sie können eine Schulungssitzung auch speziell der Unternehmenskultur widmen und sich beispielsweise damit befassen, wie Mitarbeiter mit Kunden kommunizieren, welche Werte die Organisation hat und so weiter.

Darüber hinaus können Sie Ihr virtuelles Onboarding um Teambuilding-Aktivitäten ergänzen. Dazu können virtuelle Mittagessen, digitale Frage-und-Antwort-Sitzungen oder Online-Quizsitzungen oder Meetings mit Schwerpunkt auf Eisbrecheraktivitäten gehören.

Während des Onboardings können Sie neue Mitarbeiter auch zur Teilnahme an Unternehmenskulturinitiativen einladen. Wenn Sie beispielsweise einen Online-Buchclub für Ihr Team haben, laden Sie neue Mitarbeiter zum Beitritt ein.

Vereinbaren Sie eine persönliche Videoeinführung mit dem Team

Ein Videoanruf mit dem gesamten Team gibt Ihrem Arbeitsplatz die Möglichkeit, einen herzlichen Empfang zu bereiten. Es ist auch eine Gelegenheit für Ihren neuen Mitarbeiter, alle als Gruppe kennenzulernen.

Bevor Ihr Meeting beginnt, stellen Sie unbedingt alle vor. Virtuelle Konferenzen machen es einfach, die Namen aller Personen unter ihrem Video-Feed anzuzeigen, was einem neuen Teammitglied helfen kann, die Namen aller Personen zu erfahren.

Denken Sie auch an einen Eisbrecher. Bitten Sie bestehende Mitarbeiter, etwas über sich selbst mitzuteilen, beispielsweise ihre Interessen oder ein besonderes Talent, das sie haben. Bitten Sie Ihren neuen Mitarbeiter natürlich auch, sich vorzustellen. Dies hilft Ihren Teammitgliedern, eine gemeinsame Basis zu finden, und gibt Ihrem neuen Mitarbeiter das Gefühl, Teil der Gruppe zu sein.

Ein erstes Treffen mit dem Team kann auch eine Gelegenheit sein, aktuelle Unternehmens- und Teamziele und aktuelle Projekte zu besprechen und zu besprechen, wie das Team den neuen Mitarbeiter als Mitwirkenden sieht. Planen Sie am Ende des Meetings unbedingt etwas Zeit für eventuelle Fragen ein.

Planen Sie virtuelle Meetings mit Kollegen und wichtigen Teammitgliedern

Ein Teammeeting kann viel Spaß machen, aber es ist auch wichtig, virtuelle Meetings mit einigen Schlüsselfiguren Ihres Unternehmens zu vereinbaren.

Am besten eignen sich kleine Meetings , da sie es neuen Mitarbeitern ermöglichen, Kollegen und Vorgesetzte kennenzulernen und mehr Zeit für Diskussionen haben.

Verbinden Sie Mitarbeiter mit ihren Kollegen

Verbinden Sie neue Mitarbeiter zusätzlich zu Besprechungen mit ihren Kollegen über verschiedene Kommunikationsmethoden – wie Videoanrufe, Gruppenchats, Telefongespräche und individuelle Nachrichten.

Sie könnten sie auch dazu ermutigen, gemeinsam mit ihren Kollegen Probleme zu lösen und mit ihnen beispielsweise an neuen Projekten zu arbeiten.

Sie in die Planung bevorstehender Unternehmensveranstaltungen mit einem Team einzubeziehen, ist eine weitere Möglichkeit, sie zum Aufbau von Verbindungen zu ermutigen.

Wenn Sie bei der Förderung von Verbindungen strategisch vorgehen, kann dies dazu beitragen , die Moral zu stärken und eine Teamatmosphäre zu fördern . Der Aufbau von Beziehungen hilft neuen Mitarbeitern, die Menschen kennenzulernen, mit denen sie zusammenarbeiten werden, was es ihnen leichter macht, sich im Kreis ihrer Kollegen wohl zu fühlen.

Identifizieren Sie einen Mentor

Ein Ein Onboarding-Buddy oder Mentor kann eine großartige Ressource für neue Mitarbeiter sein. Dabei kann es sich um jemanden handeln, der einem neuen Mitarbeiter den Einstieg zeigt und als erster Ansprechpartner für alle Fragen des neuen Mitarbeiters fungiert.

Das Erfolgsgeheimnis beim Onboarding von Buddies liegt darin , die richtige Person für die Aufgabe auszuwählen . Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter, den Sie als Mentor für Ihren neuen Mitarbeiter auswählen, gut zu Ihnen passt. Sie haben möglicherweise die gleiche oder eine ähnliche Berufsbezeichnung, ein paar Jahre mehr Erfahrung und/oder einen ähnlichen Hintergrund. Ein guter Onboarding-Partner kann bei Bedarf auch für zusätzliche Schulungen sorgen.

Fragen Sie Ihre erfahreneren Mitarbeiter, ob sie sich ehrenamtlich für das Buddy-Programm engagieren möchten. Machen Sie sich klar, was erwartet wird , einschließlich der für das Mentoring aufgewendeten Stunden und ob diese Stunden vergütet werden. Bieten Sie diesen Freiwilligen außerdem Schulungen an und versuchen Sie, Ihre Onboarding-Freunde mit neuen Mitarbeitern zusammenzubringen, mit denen sie etwas gemeinsam haben.

Informieren Sie sich regelmäßig über Neueinstellungen

Stellen Sie sicher, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter wohl fühlt, wenn er beim Onboarding Hilfe benötigt. Erklären Sie, wie sie Kontakt aufnehmen können, wann und wer die richtige Person für den Kontakt sein könnte.

Mitarbeitern fällt es möglicherweise leichter, Fragen zu stellen und Kontakt aufzunehmen, wenn sie über ein Organigramm (auch als Berichtsstruktur des Unternehmens bekannt) verfügen, das festlegt, an wen sie sich wann wenden können. Hilfreich kann auch ein Firmenverzeichnis sein, in dem aufgeführt ist, an wen man sich wenden kann und wie man am besten Kontakt aufnimmt.

Sie können beispielsweise ein Organigramm erstellen, das jede Abteilung Ihres Unternehmens und jede Person in jeder Rolle zeigt. Zusätzlich zu den Namen Ihrer HR-Mitarbeiter könnten Sie etwas schreiben wie: „Kontaktieren Sie Kathy, wenn Sie Fragen zur Bezahlung oder Ihren Leistungen haben.“ Am besten erreichen Sie sie Mo-Fr 9-17 EST per Chat. Außerhalb dieser Tage oder Öffnungszeiten kontaktieren Sie sie bitte per E-Mail.“

Koordinieren Sie geplante Check-ins

Während Ihr neuer Mitarbeiter das virtuelle Onboarding durchläuft, möchten Sie ihn unterstützen, ohne ihn zu überfordern. Die Planung einiger erster Check-ins kann hierfür eine gute Möglichkeit sein. Diese Check-ins können telefonisch, per E-Mail, Chat oder Videokonferenz erfolgen.

In den ersten Wochen im Unternehmen können Sie ein- oder zweimal pro Woche Check-ins durchführen. Wenn ein neuer Mitarbeiter beispielsweise weiß, dass er jeden Freitag mit Ihnen chatten wird, ist er möglicherweise besser auf einige Fragen oder Aktualisierungen vorbereitet.

Im Allgemeinen dauert der Check-in nicht sehr lange . In der Regel reichen zwischen 15 und 30 Minuten am Telefon oder per Videoanruf aus. Per E-Mail oder Chat können Sie zwei bis drei E-Mails oder Nachrichten hin- und herschicken. Alternativ können Sie auch einfach von Anfang an eine detaillierte Übersicht anfordern, um Zeit zu sparen.

Halten Sie Ihre Kommunikation konstruktiv

Bei der Kontaktaufnahme mit einem neuen Teammitglied ist es wichtig, die richtige Balance zu wahren. Sie möchten sicherstellen, dass sie wissen, wie und an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe benötigen. Aber Sie möchten sie auch nicht bei ihrer Konzentration stören, wenn sie hart daran arbeiten, sich in ihre neue Rolle und ihr neues Unternehmen einzuarbeiten.

Halten Sie die Kommunikation daher konstruktiv und auf den Punkt .

Vermeiden Sie vage Fragen wie „Wie läuft es?“ Teilen Sie stattdessen Feedback, senden Sie eine Erinnerung an eine bevorstehende Schulungssitzung oder Veranstaltung oder bedanken Sie sich für das Erreichen eines bestimmten Onboarding-Meilensteins.

Natürlich können Sie das Gespräch für Ihren neuen Mitarbeiter eröffnen, um ihm Fragen zu stellen und Neuigkeiten mitzuteilen – aber achten Sie darauf, dass es konzentriert bleibt.

Vergessen Sie beim Einchecken außerdem nicht die positive Verstärkung . Echtes Lob für etwas, das ein neues Teammitglied richtig macht, oder sogar eine Belohnung für den Abschluss des Onboardings können Vertrauen aufbauen und zu einem positiven Start der Arbeitsbeziehung führen.

Speichern Sie Dokumente an einem zentralen Ort

Es ist wichtig, Kopien der Einarbeitungsdokumente der Mitarbeiter sicher aufzubewahren. Allerdings kann das Speichern von Informationen auf mehreren Plattformen dazu führen, dass doppelte Kopien veralteter Dokumente entstehen und es schwierig und zeitaufwändig wird, die benötigten Informationen zu finden.

Um diese Herausforderungen zu vermeiden, nutzen Sie eine zentrale Plattform wie Connecteam, um alle mitarbeiterbezogenen Dateien zu speichern. Mit Connecteam können Sie signierte Dokumente, Unterlagen zu Leistungen an Arbeitnehmer, unterzeichnete Mitarbeitervereinbarungen und alle anderen wichtigen Dateien sicher speichern. Rufen Sie alle Informationen ganz einfach ab, sobald Sie sie benötigen.

Ein zentraler Ort für alle Mitarbeiterinformationen bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Dokumentationen über die Leistung für anstehende Mitarbeiterbeurteilungen aufzubewahren. Dieselben Informationen können verwendet werden, um frühzeitig Feedback zur Leistung zu geben und mit der Erstellung eines Zeitplans für Ihre neuen Mitarbeiter zu beginnen.

Füllen Sie Ausfallzeiten mit Ideen zum Selbststudium

Zwischen der Erledigung der Onboarding-Aufgaben oder vor Beginn des Onboardings haben Ihre neuen Mitarbeiter möglicherweise etwas mehr Zeit. Um ihnen zu helfen, diese Zeit zu füllen, bieten Sie ihnen zahlreiche Ressourcen an , die sie durchsuchen können. Eine gute Option ist eine Online-Bibliothek mit Schulungsmaterialien und Videos, die die Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo durchsehen können.

Bonus-Tipp für Arbeitgeber: Schulen Sie Führungskräfte für das Remote-Onboarding

Führungskräfte sind der Eckpfeiler des Online-Onboardings. Sie sind oft die ersten Leute, die neue Mitarbeiter treffen, und sie sind in der Regel der Hauptansprechpartner, wenn ein Arbeitnehmer in seine Rolle wechselt.

Aus diesem Grund haben Manager einen großen Einfluss auf die Erfahrung eines neuen Mitarbeiters. Aber nicht alle Manager wissen, wie man einen Mitarbeiter aus der Ferne begrüßt.

Möglicherweise sind sie sich der besonderen Herausforderungen, denen sich ein neues Teammitglied stellen kann, wenn es „virtuell eingearbeitet“ wird, nicht ganz bewusst. Sie könnten auch mit den praktischen Aspekten der Remote-Verwaltung einer Person zu kämpfen haben und am Ende zu viel mit ihr zu tun haben.

Gehen Sie diese potenziellen Probleme an, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Manager vollständig über den virtuellen Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens informiert sind, welche Herausforderungen damit verbunden sind und wie Best Practices aussehen. Schulungen für Führungskräfte stellen außerdem sicher, dass alle das Onboarding auf die gleiche Weise angehen, sodass jeder neue Mitarbeiter eine durchweg positive Erfahrung macht.

So schulen Sie Ihre Führungskräfte

Für die Ausbildung von Führungskräften muss man das Rad nicht neu erfinden. Möglicherweise haben Sie bereits Mitglieder in Ihrem Team, die den virtuellen Onboarding-Prozess erfolgreich gemeistert haben. Finden Sie heraus, was sie wissen, und nutzen Sie ihr Fachwissen, um das Onboarding zu gestalten .

Dies könnte darin bestehen, ihre Erkenntnisse in die neuen Schulungsressourcen umzusetzen, die Sie erstellen. Sie könnten sogar erfahrenere Manager bitten, Schulungen zu leiten – zum Beispiel durch Videoanrufe – oder sie in die Erstellung Ihrer virtuellen Schulungsmaterialien einzubeziehen. Auf diese Weise können sie ihre Erfahrungen und Best Practices direkt teilen.

Warum es wichtig ist, einen Aktionsplan für das virtuelle Onboarding zu haben

Ein starker virtueller Onboarding-Prozess stellt sicher, dass Ihr neuer Mitarbeiter alles hat, was er braucht, um durchzustarten. Außerdem kann es helfen:

Machen Sie einen tollen ersten Eindruck

Das Onboarding ist der erste Eindruck, den Ihr neuer Mitarbeiter von der Zusammenarbeit mit Ihnen bekommt. Ein gut organisierter und hilfreicher Onboarding-Prozess ist der Beginn einer großartigen Arbeitsbeziehung.

Steigern Sie das Mitarbeiterengagement

Ein Aktionsplan für Remote-Onboarding kann das Mitarbeiterengagement verbessern, indem er den Mitarbeitern von Anfang an das Gefühl gibt, willkommen und Teil des Teams zu sein – und das Gefühl zu haben, dass sie fähig und bereit sind, zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Verbessern Sie die Mitarbeiterbindung

Ein gut umgesetzter virtueller Onboarding-Plan gibt den Mitarbeitern das Gefühl, willkommen und unterstützt zu sein, was die Mitarbeiterbindungsrate erhöhen kann. Die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeiter vorzeitig ausscheiden, ist möglicherweise geringer, wenn sie das Gefühl haben, ein geschätzter Teil Ihres Unternehmens zu sein, alles zu haben, was sie für eine gute Arbeit benötigen, und sich mit dem Team verbunden fühlen.

Unternehmenskultur stärken

Mit einem starken Prozess können Sie sicherstellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter ordnungsgemäß über die Kultur Ihres Unternehmens informiert sind. Sie können dies durch Teambuilding-Aktivitäten, Schulungsmaterialien oder sogar spezielle Schulungen erreichen.

Dies hilft dabei, neue Mitarbeiter an die Werte, Normen und Erwartungen des Unternehmens anzupassen – was ihnen den Übergang in ihre neuen Rollen erleichtert.

Abschluss

Ein robuster virtueller Onboarding-Prozess stellt sicher, dass sich neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen willkommen fühlen und alles haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Es ermöglicht ihnen, von Anfang an produktiv zu sein, erkennt mögliche Probleme frühzeitig und hilft Ihnen zu erkennen, wann ein neuer Mitarbeiter zusätzliche Unterstützung benötigt.

Virtuelles Onboarding erfordert Aufwand, aber indem Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Prozess effektiv ist.

Nachdem Sie nun die Grundlagen des virtuellen Onboardings kennen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Verwaltung von Remote-Teams.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen virtuellem Onboarding und traditionellem Onboarding?

Das virtuelle Onboarding findet entweder größtenteils oder vollständig online statt. Dies kann im Vergleich zum herkömmlichen, persönlichen Onboarding einige Herausforderungen mit sich bringen. Beispielsweise ist es Managern möglicherweise nicht möglich, einen neuen Mitarbeiter persönlich zu beobachten. Beim virtuellen Onboarding gibt es auch weniger Möglichkeiten, Kontakte zu knüpfen und Kollegen ungezwungen kennenzulernen.

Andererseits bietet das Online-Onboarding einige einzigartige Vorteile, z. B. die Möglichkeit, dass neue Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo auf Ressourcen und Schulungen zugreifen können. Wenn es richtig gemacht wird, kann es genauso persönlich und einladend sein wie das traditionelle Onboarding.

Was sind die vier Phasen des virtuellen Onboardings?

Jede Art von Onboarding – virtuell oder traditionell – besteht aus vier Phasen: Preboarding, Begrüßung neuer Teammitglieder, Schulung und Überführung eines Mitarbeiters in seine neue Rolle.

Beim Remote-Onboarding findet die Schulung online statt und Sie müssen sich mehr Mühe geben, neue Teammitglieder willkommen zu heißen. Sie sollten Wert darauf legen, über Chat oder Videoanrufe Kontakt aufzunehmen, Kollegen vorzustellen und herzliche, freundliche Videos und Interaktionen zu erstellen.

Darüber hinaus kann der virtuelle Übergang eines Mitarbeiters in seine neue Rolle mehr Check-ins erfordern als beim herkömmlichen Onboarding. Möglicherweise möchten Sie sich zunächst wöchentlich per Chat oder Video vernetzen, um etwaige Fragen zu beantworten.

Möchten Sie weitere tolle Artikel direkt in Ihre Mailbox erhalten? Abonnieren Sie hier