Arbeitsplan: Britische Gesetze und Best Practices

Veröffentlicht: 2023-07-30

Es kann zeitaufwändig und frustrierend sein, dafür zu sorgen, dass in Ihrem Unternehmen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit eingesetzt werden. Die Festlegung eines Arbeitsplans kann hilfreich sein, Sie müssen jedoch mehr als nur die Bedürfnisse Ihres Unternehmens berücksichtigen. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Vereinigten Königreich unterliegen mehreren gesetzlichen Bestimmungen, die sich darauf auswirken, wie Sie einen Arbeitsplan erstellen.

In diesem Leitfaden skizzieren wir die rechtlichen Anforderungen, die Sie kennen müssen, um konforme Arbeitspläne zu erstellen, die Arbeitskosten sparen. Wir besprechen auch Möglichkeiten zur Rationalisierung der Terminplanung, damit Sie sich die Mühe bei der Erstellung von Arbeitsplänen ersparen und dafür sorgen können, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

Was ist ein Arbeitsplan?

Ein Arbeitsplan ist ein Arbeitsplan, der:

Identifiziert die Arbeit, die Teammitglieder leisten müssen
Legt einen Zeitplan für die Fertigstellung der Arbeit fest
Gibt an, wer die Arbeit ausführen wird

Arbeitgeber nutzen Arbeitspläne, um die Erwartungen festzulegen, wann ihre Mitarbeiter arbeiten werden. Rotas sorgen außerdem dafür, dass die Mitarbeiter ausreichend Pausen haben und dass die Teammitglieder ihre Arbeitsaufgaben pünktlich erledigen.

Britische Gesetze, die sich auf Ihren Arbeitsplan auswirken

Arbeitspläne sollten geschäftliche Anforderungen berücksichtigen, sie müssen jedoch auch mehreren britischen Arbeitsgesetzen entsprechen . Gesetzliche Anforderungen haben Einfluss darauf, wann Sie Mitarbeiter zur Arbeit einplanen können, wie viel sie arbeiten können und wann sie Anspruch auf Pausen haben.

Maximale Arbeitszeit

Die Working Time Regulations 1998 legen die maximale Arbeitszeit im Vereinigten Königreich fest. Nach dieser Regelung dürfen Arbeitnehmer maximal 48 Stunden pro Woche arbeiten. Mitarbeiter können sich von dieser Einschränkung abmelden, müssen dies jedoch freiwillig und schriftlich tun.

Zu den Arbeitszeiten gehört die Zeit, in der der Arbeitnehmer Arbeitspflichten ausführt oder im Auftrag seines Arbeitgebers handelt. Dazu gehören die Reisezeit während des Arbeitstages, die Zeit, in der außer Haus gearbeitet wird, und die Zeit, die während des Bereitschaftsdienstes am Arbeitsplatz verbracht wird.

Zur Arbeitszeit zählen keine Ruhezeiten wie z. B. Mittagspausen. Sie umfassen auch keine Ruhezeiten, wenn der Mitarbeiter über Nacht nicht zu Hause ist, oder Bereitschaftsdienste, während er nicht am Arbeitsplatz ist und keine Arbeit verrichtet.

Sie müssen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter genau dokumentieren, um zu vermeiden, dass versehentlich zu viele Arbeitsstunden eingeplant werden.

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Nachtarbeit

Zusätzlich zur Höchstarbeitszeit legt die Arbeitszeitverordnung 1998 Regeln für die Arbeit in der Nacht fest. Nachtarbeiter dürfen innerhalb von 24 Stunden durchschnittlich nicht mehr als 8 Stunden arbeiten.

Die Berechnung, ob ein Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden als Nachtarbeiter gearbeitet hat, kann schwierig sein. Die 8 Stunden werden als Durchschnitt über 17 Wochen berechnet . Daher ist es für den Mitarbeiter möglich, längere Schichten zu arbeiten, solange er durch Ruhezeiten entschädigt wird. Sie können den Zeitraum von 17 Wochen auf maximal 52 Wochen verlängern, wenn Sie und Ihr Mitarbeiter dies vereinbaren.

Als Nachtarbeiter gilt jeder Arbeitnehmer, der regelmäßig 3 oder mehr Nachtstunden arbeitet . Die Nachtstunden dauern normalerweise von 23:00 bis 6:00 Uhr. Allerdings können Sie die Nachtstunden im Arbeitsvertrag anders festlegen.

Arbeitnehmer unter 18 Jahren sind von den meisten Arbeiten zwischen 22:00 und 6:00 Uhr ausgeschlossen . Für bestimmte Branchen wie die Landwirtschaft gibt es einige Ausnahmen. Es gibt auch eine Ausnahme, die es Arbeitgebern erlaubt, einen 16- oder 17-Jährigen zu beschäftigen, wenn sie nachweisen können, dass für die Arbeit kein Erwachsener zur Verfügung steht.

Wussten Sie?

Die Stechuhr von Connecteam verfügt über eine Schichtberichtsfunktion, die automatisch die geleisteten Arbeitsstunden basierend auf dem Datum anzeigt, an dem die Arbeit ausgeführt wurde. Dies macht es viel einfacher, die wöchentliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters genau zu berechnen, wenn sich eine Nachtschicht über zwei Arbeitswochen erstreckt.

Im Laufe der Zeit

Im Vereinigten Königreich besteht für Arbeitnehmer keine gesetzliche Verpflichtung, Überstunden zu leisten.

Ebenso besteht für einen britischen Arbeitgeber keine Verpflichtung, Überstunden anzubieten oder höhere Löhne für Überstunden zu zahlen, solange der Durchschnittslohn des Arbeitnehmers nicht unter den nationalen Mindestlohn fällt.

Als Arbeitgeber sollten Sie im Arbeitsvertrag Angaben zur etwaigen Überstundenvergütung und zur Berechnungsmethode machen. Beispielsweise ist „time and a half“ eine Methode zur Berechnung von Überstunden, die in den USA häufig vorgeschrieben ist und in britischen Arbeitsverträgen häufig verwendet wird. Ein Mitarbeiter mit dieser Bedingung in seinem Vertrag würde seinen normalen Stundensatz plus 50 % dieses Satzes für jede geleistete Überstundenstunde erhalten.

Profi-Tipp:

Die regelmäßige Einplanung von Überstunden für Mitarbeiter wirkt sich auch darauf aus, wie viel Sie zahlen müssen, wenn dieser Mitarbeiter gesetzlich bezahlten Urlaub nimmt. Der Betrag, auf den ein Arbeitnehmer Anspruch auf seinen gesetzlichen bezahlten Urlaub hat, umfasst seinen durchschnittlichen Überstundenverdienst. Sie müssen Überstunden korrekt erfassen, um sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnung das ganze Jahr über korrekt ist.

Ruhepausen

Als britischer Arbeitgeber müssen Sie während und zwischen den Schichten der Mitarbeiter Pausen einplanen. Sie müssen außerdem wöchentlich oder zweiwöchentlich für ununterbrochene Ruhezeiten sorgen. Ruhezeiten sind in der Regel unbezahlt, Sie können dies jedoch im Arbeitsvertrag ändern.

Während einer Arbeitsschicht von 6 Stunden oder mehr hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf eine Ruhepause von 20 Minuten. Normalerweise ist dies die Mittagspause des Mitarbeiters. Arbeiter sollten diese Pause mitten in der Schicht einlegen und nicht kurz vor Beginn oder Ende einer Schicht. Sie können gemäß den Richtlinien längere Ruhepausen festlegen.

Arbeitnehmer haben Anspruch auf 11 Stunden Ruhezeit zwischen den Arbeitsschichten . Beispielsweise kann ein Mitarbeiter, der an einem Abend um 23 Uhr seine Arbeit beendet, erst am nächsten Morgen um 10 Uhr wieder arbeiten.

Die Mitarbeiter müssen außerdem über eine ununterbrochene Ruhezeit verfügen – Zeit ohne Arbeitsanforderungen –, die mindestens 24 Stunden pro Woche oder 48 Stunden alle zwei Wochen beträgt.

Teilzeitbeschäftigte

Die Verordnung über Teilzeitbeschäftigte (Verhinderung einer benachteiligten Behandlung) aus dem Jahr 2000 verlangt von Arbeitgebern, Teilzeitbeschäftigten die gleichen Ansprüche auf Arbeitszeit und Schichtmuster zu gewähren wie Vollzeitbeschäftigten. Dazu gehört auch, während und zwischen den Schichten die gleichen Ruhepausen anzubieten.

Mitteilung über die Arbeitszeiten

Das britische Recht sieht keine feste Frist für die Benachrichtigung der Mitarbeiter über den Arbeitsplan vor. Es ist jedoch eine „angemessene“ Ankündigung erforderlich.

Profi-Tipp:

Eine gute Faustregel ist, den Arbeitsplan eine Woche vor den geplanten Schichten zu veröffentlichen.

Änderungen der Arbeitszeiten

Nach britischem Recht gibt es keinen bestimmten Zeitraum für die Änderung eines Arbeitsplans.

Allerdings müssen Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über Änderungen ihrer Arbeitszeiten informieren. Eine einmalige vorübergehende Änderung ist im Allgemeinen akzeptabel, wenn Sie den Mitarbeitern 24 Stunden im Voraus Bescheid geben. Permanente Änderungen und Änderungen großer Unternehmen erfordern oft eine längere Ankündigungsfrist.

Wussten Sie?

Mitarbeiter haben das gesetzliche Recht, flexible Arbeitszeiten zu fordern, was auch Anträge auf Anpassung ihrer spezifischen Schichtzeiten umfassen kann.

Aufzeichnungspflichten für Arbeitspläne

Arbeitspläne sollten nicht verworfen werden, nachdem die geplanten Schichten beendet sind. Hierbei handelt es sich um rechtsgültige Dokumente, die als Beweismittel bei Arbeitsstreitigkeiten oder anderen Gerichtsverfahren dienen können. Nach britischem Recht müssen Sie Arbeitszeitaufzeichnungen zwei Jahre lang ab dem Datum ihrer Erstellung aufbewahren.

So legen Sie einen Arbeitsplan fest

Einen effektiven Dienstplan zu erstellen scheint einfach, kann aber schnell zu einer Herausforderung werden. Hier finden Sie einige zu beachtende Best Practices und gängige Modelle für die Einrichtung eines Arbeitsplans.

Best Practices für das Arbeitsplanmanagement

Stellen Sie beim Erstellen und Verwalten eines Arbeitsplans Folgendes sicher:

Befolgen Sie die Vertragsbedingungen der Mitarbeiter. Verschiedene Arbeitnehmer können für unterschiedliche Höchstarbeitszeiten und Arbeitszeitpläne eingestellt werden. Planungssoftware wie Connecteam macht die Verfolgung dieser unterschiedlichen Regeln einfacher und weniger fehleranfällig.
Legen Sie klare Regeln fest, wer einen Arbeitsplan erstellen oder ändern darf. Begrenzen Sie, wer Arbeitspläne ändern kann, um versehentliche Fehlplanungen oder Unterbesetzung zu vermeiden.
Erstellen Sie einen Genehmigungsprozess für Zeitanfragen von Mitarbeitern. Während Sie schnell auf Mitarbeiteranfragen reagieren möchten, sollten Sie alle Anfragen gleich und fair behandeln. Darüber hinaus sollten Sie vor der Genehmigung die geschäftlichen Anforderungen berücksichtigen.
Balancefähigkeitsbedarf für jede Schicht. Beispielsweise möchten Sie Ihr Restaurant nicht nur mit Kellnern besetzen und die Köche außen vor lassen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Zeitplan Arbeitskräfte mit den richtigen Fähigkeiten umfasst, die für jede zu erledigende Aufgabe erforderlich sind.
Sorgen Sie für eine angemessene Aufsicht. Sie sollten Mitarbeiter nicht bitten, ohne Kontakt zu einem Vorgesetzten oder Vorgesetzten zu arbeiten. Dies kann zu Fehlern, Verzögerungen und sogar Unfällen und Verletzungen führen.
Erstellen Sie einen Notfallplan für Abwesenheiten. Krankheit und andere unerwartete Abwesenheiten können Ihren Personalplan aus dem Fenster werfen. Erwägen Sie eine Bereitschaftsrotation oder andere Backup-Pläne, um eine ausreichende Personalausstattung sicherzustellen.
Erstellen Sie einen Plan für Mitarbeiterbelange. Stellen Sie sicher, dass den Mitarbeitern klar ist, an wen sie sich wenden können, wenn sie Bedenken bezüglich ihrer Schicht haben.
Legen Sie eine Richtlinie zum Schichtwechsel fest. Machen Sie sich klar, wie oft sie Schichten tauschen können und an wen sie Tauschanfragen richten sollen (wenn nicht an Sie).

Traditionelle Arbeitsplanmodelle

Die Planung des Arbeitsplans umfasst Schichten unterschiedlicher Länge. Möglicherweise möchten Sie mit verschiedenen Modellen experimentieren, um die Schichtmuster zu finden, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.

Zu den gängigsten Arbeitsplanmodellen gehören:

2 Schichten. Bei diesem Modell wird der Arbeitstag auf zwei Mitarbeiterschichten aufgeteilt. Ein Arbeitgeber im Einzelhandel könnte beispielsweise eine frühe Schicht von der Ladeneröffnung bis zum Mittag und eine späte Schicht von mittags bis zur Ladenschließung haben. Mitarbeiter können fest in Früh- oder Spätschichten eingesetzt werden oder regelmäßig wechseln.
3 Schichten. Dieses Modell unterteilt den Arbeitstag in 3 Mitarbeiterschichten. Dieses Muster tritt häufiger bei einem 24-Stunden-Geschäft auf, beispielsweise bei der Pflege. Die Schichten werden häufig in zwei Tagesschichten (z. B. 6–14 Uhr und 14–22 Uhr) und eine Nachtschicht (z. B. 22–6 Uhr) aufgeteilt. Mitarbeiter können fest einer Schicht zugewiesen werden oder periodisch zwischen den verfügbaren Schichten wechseln.
Gestaffelt. Dieses Modell plant Schichten für 5 Arbeitstage, verteilt sie jedoch über einen Zeitraum von 6 oder 7 Tagen, um eine Abdeckung am Wochenende zu gewährleisten. Mitarbeiter, die an einem Wochenendtag arbeiten, erhalten stattdessen einen ausgleichenden freien Tag unter der Woche.

Arbeitsplanmodelle können auch individuelle Optionen wie Dämmerungsschichten am frühen Abend, Nur-Wochenend-Schichten oder 12-Stunden-Schichtmuster umfassen.

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Erfahren Sie, wie Sie die Mitarbeiterfluktuation bei der Planung von Schichtarbeit senken können.

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Das Einrichten effektiver Arbeitspläne kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, aber Sie können den Prozess mit der richtigen Software rationalisieren.

Die leistungsstarken Funktionen zur Mitarbeiterplanung von Connecteam erleichtern die Erstellung Ihres Arbeitsplans und helfen Ihnen, kostspielige Fehler zu vermeiden. Hier sind einige Gründe, warum Sie die Verwendung von Connecteam in Betracht ziehen sollten:

Optimierte Terminplanung. Nutzen Sie Vorlagen, Duplikate und wiederkehrende Mitarbeiterschichten, um wertvolle Zeit und Mühe bei der Erstellung von Arbeitsplänen für Ihre Mitarbeiter zu sparen.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Legen Sie benutzerdefinierte Überstunden-, Pausen- und Freizeitregeln fest, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitspläne den Arbeitsgesetzen und -vorschriften entsprechen.
Optimierte Zeitpläne. Die App bietet Ihnen vollständigen Einblick in die Verfügbarkeit, Qualifikationen, Urlaubswünsche und Präferenzen Ihrer Mitarbeiter. Dies hilft, Konflikte oder Doppelbuchungen zu vermeiden.
Schnelle Verteilung. Veröffentlichen Sie Arbeitspläne mit nur einer Berührung Ihres Geräts und teilen Sie sie über die App mit Ihren Mitarbeitern. Es ist nicht erforderlich, Ausdrucke manuell weiterzugeben.
Mobiler Zugriff auf Informationen. Die mobile App von Connecteam bietet Ihren Teammitgliedern unterwegs Zugriff auf alle Informationen, die sie für den Erfolg benötigen.
Kommunikation in Echtzeit. Der In-App-Chat und der Update-Feed ermöglichen Ihnen die sofortige Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern, sodass keine separaten Anrufe oder Textnachrichten erforderlich sind.
Schichterinnerungen und Ersatz. Automatisieren Sie Schichterinnerungen, um vollständige Personalpläne sicherzustellen und Nichterscheinen zu verhindern. Meldet sich ein Mitarbeiter krank, können Sie über die App schnell Ersatz finden.
Zeiterfassung und Berichterstattung. Mit der App von Connecteam können sich Mitarbeiter über ihre Telefone einstempeln, sodass genaue Arbeitszeiten erfasst und Überstunden, Pausen und Freizeit ganz einfach berechnet werden können. Für eine reibungslose Verarbeitung können Sie Stundenzettel direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware exportieren.
Input der Mitarbeiter. Ihre Mitarbeiter können über die App selbständig ihre Dienstpläne überprüfen, einen Austausch beantragen und Urlaubsanträge stellen. Dies gibt ihnen mehr Flexibilität, macht sie verantwortlich und verringert die Verwirrung bei der Planung von Änderungen.

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Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, ist die Umsetzung eines effektiven Arbeitsplans unerlässlich. Allerdings können komplexe Regelungen und unterschiedliche Arbeitsvertragslaufzeiten eine einfache Terminplanung zu einer riesigen Aufgabe machen.

Indem Sie Best Practices umsetzen und sich Ihrer gesetzlichen Anforderungen bewusst sind, sind Sie auf dem besten Weg, erfolgreiche, konforme Arbeitspläne zu erstellen.

Die Planungstools von Connecteam können Ihnen helfen, den Überblick zu behalten – Sie können Fehler leicht vermeiden, die Vorschriften einhalten und Ihre Mitarbeiter von überall aus in Echtzeit über ihre Schichten auf dem Laufenden halten.