Versandabwicklung: Ultimativer aktualisierter Leitfaden für 2024 für E-Commerce

Einführung

Sie sind sich nicht sicher, wie die Grundlagen des Versands und der Abwicklung funktionieren? Von der Auftragsverwaltung bis zur Logistik auf der letzten Meile gibt es nur so viel, was Sie sich als Besitzer eines E-Commerce-Shops merken können.

Hier ist Ihr offizieller Leitfaden zur Sendungsabwicklung, der jeden Prozess klar aufschlüsselt und Ihnen hilft, seine Bedeutung zu verstehen. Außerdem erläutern wir, wie Sie Kosten minimieren und Kunden weltweit die besten Versandoptionen bieten können. Lass uns eintauchen!

Die Definition von Versand und Handhabung

Versand und Umschlag sind zwei völlig unterschiedliche Prozesse, die voneinander abhängig sind.

Bei der Handhabung handelt es sich um die Entnahme eines Artikels aus Ihrem Lagerbestand und die Verpackung für die Lieferung. Dieser Prozess erfordert im Allgemeinen einen hohen Arbeitsaufwand, um sicherzustellen, dass alle ausgewählten Artikel den Qualitätsstandards Ihres Unternehmens entsprechen.

Umgekehrt bezeichnet der Versand den Transport von Waren von Ihrem Lager zum Kunden. Mit drei Hauptschritten: Zustellung auf der ersten, mittleren und letzten Meile stellt der Versand sicher, dass ein Paket sicher und vor allem pünktlich an einen Kunden geliefert wird.

Die Hauptprozesse der Sendungsabwicklung

Zu Versand und Handhabung gehört mehr, als nur Artikel aus dem Lager zu holen und auf die Reise zu schicken. Hier finden Sie eine vollständige Aufschlüsselung aller beteiligten Prozesse, um Ihnen das Verständnis zu erleichtern.

1) Auftragsabwicklung

Der erste Teil Ihrer Logistik ist die Auftragsabwicklung. Dies beginnt in dem Moment, in dem Ihr Kunde ein Produkt in Ihrem E-Commerce-Shop kauft. Hier wird eine Bestellung ausgewertet und erst dann mit der Bearbeitung begonnen, wenn bestätigt wird, dass Sie über genügend Lagerbestand für den Versand verfügen.

Ihre Checkout-Seite kann sogar mehrere Zahlungsgateways für Kunden enthalten, um sicherzustellen, dass jede Transaktion sicher ist. Sobald eine Zahlung abgeschlossen ist, macht sich Ihr Lager an die Arbeit.

2) Auswählen und verpacken

Wie der Name schon sagt, bezieht sich „Pick and Pack“ auf zwei Prozesse, bei denen Ihre Lagermitarbeiter zunächst einen Bestand auswählen, der einer Bestellung entspricht. Sie müssen sicherstellen, dass jeder Artikel im Paket die richtige Menge an Artikeln oder Details enthält, wie von Ihrem Kunden gewünscht.

Heutzutage nutzen viele Lager Lagerverwaltungssoftware , um den Mitarbeitern dabei zu helfen, den genauen Standort eines Artikels oder seine Verfügbarkeit herauszufinden. Nachdem eine Bestellung aus dem Lager entnommen wurde, wird sie zur Verpackung geschickt.

Wenn Sie über ein maßgeschneidertes Verpackungssystem verfügen, müssen die Mitarbeiter alle Designs intakt halten und gleichzeitig die aktuellen ESG-Praktiken (Umwelt, Soziales, Governance) befolgen.

3) Etikettierung

Ihre Versandetiketten enthalten wichtige Informationen zu Paketen. Von den Adressdaten und dem Namen des Kunden (und der Herkunftsadresse) bis hin zur AWB-Nummer (Luftfrachtbrief) und dem Spediteur ist fast alles enthalten, was der Spediteur für die Lieferung eines Produkts benötigt.

Viele 3PL-Plattformen unterstützen Unternehmen heute dabei, diesen Prozess zu automatisieren und Versandetiketten in großen Mengen zu drucken. Dies erspart ihnen viel Zeit und manuellen Aufwand, um sicherzustellen, dass alle angezeigten Informationen korrekt sind.

Bei internationalen Bestellungen können Versandetiketten das Herkunfts- und Bestimmungsland sowie die Art des versendeten Inhalts enthalten.

4) Versenden von Waren an einen Spediteur

Der letzte Schritt in der Lagerhaltung besteht darin, jede Sendung oder Palette für die Abholung durch Ihren Spediteur zu organisieren. Idealerweise sollten Sie alle Unterlagen bereithalten, um die Zollabfertigung reibungslos zu gestalten.

Wählen Sie außerdem einen der vertrauenswürdigsten Spediteure, die Ihre Paletten nicht hart behandeln und eine Echtzeitverfolgung aller Bestellungen ermöglichen.

5) Lieferung auf der letzten Meile

Einer der wichtigsten (wenn nicht der wichtigste) Teile der Auftragsabwicklung ist die Logistik auf der letzten Meile. Sobald alle Ihre Produkte ein Logistikzentrum erreichen, werden sie vor der Verladung in Lieferwagen gescannt, um den Kunden über den Status der Bestellung zu informieren.

Hier ist es notwendig, den effizientesten Weg zu wählen. Online-Shops müssen Routen auswählen, die es LKWs ermöglichen, die Standorte der Kunden so schnell wie möglich zu erreichen. Dies hilft ihnen, Kraftstoff und Fahrzeugwartungskosten zu sparen. Sobald Sie die schnellsten und verkehrsfreien Straßen bestätigt haben, können Fahrern mit der größten Erfahrung Lieferungen mit hoher Priorität zugewiesen werden.

6) Rücklieferung

Dies ist ein eher situativer Prozess im Versand und kommt nur dann zur Anwendung, wenn ein Herstellungsfehler vorliegt oder Ihr Team einen Fehler bei der Lieferung macht. Dazu gehört auch das Versenden einer falschen Größe, Farbe oder Art eines Produkts.

In jedem Fall sind Retourenbestellungen einer der größten Verlustbringer für jedes E-Commerce-Unternehmen. Kunden erwarten in der Regel eine kostenlose Rücksendung, das heißt, Sie müssen die Versandkosten doppelt tragen und gleichzeitig ein neues, frisches Produkt liefern.

Warum E-Commerce-Unternehmen ihren Versand und ihre Abwicklung ständig verbessern sollten

Versand und Handhabung erfordern ständige Innovationen für alle Lager. Es gibt keine optimierte Lösung, die Unternehmen dabei helfen kann, beides dauerhaft effizient zu halten. Mit der Zeit ändern Kunden ihre Vorlieben. Auch dies kann sich je nach Branche ändern.

Für einen Kunden einer Luxusmarke könnte es beispielsweise wichtiger sein, eine Markenverpackung zu haben, als sein Produkt in ein oder zwei Tagen zu erhalten. Andererseits möchte ein Online-Lebensmittelverbraucher sein Paket lieber noch am selben oder nächsten Tag erhalten.

Um ein breites Spektrum spezifischer Zielgruppen bedienen zu können, sind in jedem Lager unterschiedliche Versand- und Handhabungstechniken erforderlich. Wenn Sie weiterhin die neueste Technologie und Best Practices einsetzen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen jede Bestellung pünktlich ausführen und eine hohe Kundenzufriedenheitsbewertung aufrechterhalten kann.

Kosten für Versand und Bearbeitung

Es gibt drei Hauptkosten, die mit Versand und Handhabung verbunden sind. Lassen Sie uns schnell herausfinden, was sie sind.

1) Handhabung

Die Bearbeitungskosten hängen hauptsächlich von der Anzahl der Arbeitsstunden ab. Hierzu zählt jeder Lagermitarbeiter, der Ihre Paletten kommissioniert, verpackt und für den Versand vorbereitet.

2) Verpackung

Die Verpackungskosten umfassen den Preis für Papier, Klebeband, Luftpolsterfolie und alle anderen Materialien, die zum sicheren Verpacken eines Produkts erforderlich sind. Wenn Sie Markenverpackungen anbieten, müssen Sie möglicherweise mehr für diesen Prozess ausgeben, um personalisiertes Papier oder Schachteln zu kaufen.

3) Versand

Der letzte Punkt auf der Liste sind die Versandkosten. Dies wird von Ihrem Mobilfunkanbieter und dessen üblichen Gebühren bestimmt. Abhängig von Ihrem monatlichen Bestellvolumen können Sie zwischen einem festen Spediteurpreis oder einem Pay-per-Ship-Modell wählen.

Wie können E-Commerce-Unternehmen die Versand- und Bearbeitungskosten auf ein Minimum beschränken?

Nachdem Sie nun eine gute Vorstellung davon haben, wie Versand und Handhabung in Lagern funktionieren, schauen wir uns an, wie Sie diese auf ein Minimum beschränken können, um die Rentabilität zu steigern.

1) Überwachen Sie die Kosten jedes Prozesses

Analytische Daten sind wichtiger als Sie vielleicht denken. Erstellen Sie am Ende jedes Monats eine Anfrage und bitten Sie Ihr Team, alle Kosten verschiedener Prozesse in der Sendungsabwicklung zu überwachen und zu addieren.

Überprüfen Sie diese Daten einige Monate lang und stellen Sie sicher, dass Sie die Gesamtabwicklungskosten nicht erhöhen und sie auf einem Minimum halten. Wenn Sie mit solchen Informationen auf dem Laufenden bleiben, können Sie Anomalien frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie zu einem größeren Problem werden.

2) Legen Sie klare Geschäftsziele fest

Machen Sie Ihre Geschäftsziele klar, bevor Sie einen Versand- und Bearbeitungsplan entwickeln. Möchten Sie:

1. Bieten Sie eine schnellere Lieferung als die Konkurrenz?
2. Fokus auf Markenverpackungen?
3. Kostenloser Versand anbieten?

Abhängig von Ihren Zielen können Sie Mittel und Ressourcen effektiv einsetzen, um die Versandgeschwindigkeit oder die Verpackungsqualität zu optimieren.

3) Bleiben Sie gesetzeskonform

Es gibt nur einen Weg, um hohe Geldstrafen zu vermeiden: die Einhaltung der Regeln. Sparen Sie nicht mit Zollbestimmungen, nur weil Sie damit kurzfristig ein paar Kosten sparen können. Bei einer Kontrolle zahlen Sie langfristig viel mehr Geldstrafen und sorgen für einen schlechten Ruf Ihrer Marke bei den Kunden.

4) Technologie integrieren

Für jedes moderne Lager ist eine Lagerverwaltungssoftware unerlässlich. Dies kann Ihnen dabei helfen, den gesamten Bestandsstatus sofort anzuzeigen und den Kunden zu informieren, wenn er kommissioniert oder verpackt wird.

Tatsächlich können andere Tools wie eine Retourenmanagement-Software dabei helfen, Retouren für Kunden schnell und einfach zu gestalten. Wenn Sie nicht die neueste Technologie verwenden, haben Ihre Konkurrenten die Chance, zu wachsen und Sie im Rennen hinter sich zu lassen.

5) Fordern Sie Spediteurrabatte an

Betrachten Sie Carrier-Rabatte niemals als selbstverständlich. Wenn überhaupt, besorgen Sie sich möglichst viele davon von Ihrem Kurierpartner. Es gibt Plattformen, die Ihnen helfen, günstige Preise bei vertrauenswürdigen Spediteuren wie FedEx oder UPS zu erhalten. Sie können auch versuchen, Ihren Kurier direkt zu kontaktieren und einen Preis auszuhandeln, wenn Sie langfristig einen Vertrag mit ihm abschließen möchten.

6) Seien Sie bei der Produktpreisgestaltung klug

Bei der Auswahl eines Produkts greifen Kunden tendenziell auf Shops mit kostenlosem Versand zurück. Das bedeutet, dass Sie neben den Versandkosten auch die tatsächlichen Kosten eines Produkts angeben können.

Wenn ein Produkt in Ihrem Geschäft beispielsweise 80 US-Dollar kostet, können Sie den Preis auf 86 US-Dollar festlegen, einschließlich der Versandkosten. Ein Kunde, der bereit ist, diesen Betrag zu zahlen, wird nicht bemerken, dass er ein paar Dollar mehr zahlt (in diesem Fall 6 US-Dollar), wenn er sieht, dass Sie kostenlosen Versand anbieten. Seien Sie jedoch vorsichtig, da dies nicht immer bei allen Produkten funktioniert, insbesondere wenn der Preis nicht von vornherein hoch ist.

Beste Versandoptionen für E-Commerce-Unternehmen

Nachdem wir nun alles durchgegangen sind, ist es an der Zeit, einen Blick auf die derzeit besten Versandoptionen zu werfen, die E-Commerce-Unternehmen ihren Kunden anbieten können.

1) Lieferung am selben/nächsten Tag:

Die Optionen für die Zustellung am selben Tag und am nächsten Tag sind schon seit einiger Zeit der Hype. Die Idee, Ihr Paket noch am selben/nächsten Werktag nach der Bestellung zugestellt zu bekommen, begeistert jeden Kunden. Da Sie sich vom üblichen 3-Tage-Lieferservice abwenden, werden Kunden eher geneigt sein, Ihr Geschäft zu besuchen und dort einzukaufen, um schnellere Lieferungen zu erhalten.

2) Kostenloser Versand

Versetzen Sie sich in die Lage eines Online-Kunden. Sie haben gerade Ihr Lieblingspaar Schuhe in den Warenkorb gelegt und sehen dann eine Versandkostenpauschale von 14,99 $.

Wie hoch sind die Chancen, dass Sie tatsächlich zur Kasse gehen? Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren Warenkorb verlassen?

Kostenloser Versand ist kein Anspruch, sondern ermöglicht es Kunden, entsprechend ihrem Budget online einzukaufen. Wenn Sie dem Produkt hohe Versandkosten hinzufügen, schrecken Sie möglicherweise viele Kunden ab, die das gleiche Produkt auf einer anderen Website mit kostenlosem Versand erhalten können.

3) Versandkostenpauschale

Wenn Sie keinen kostenlosen Versand anbieten können, ist die nächstbeste Option eine Versandkostenpauschale. Unabhängig davon, ob ein Artikel einen Wert von 100 $ oder 15 $ hat, berechnen Sie für den Versand nur 7 $. Allerdings können Sie die Versandkostenpauschale nur dann niedrig halten, wenn Sie ein festes monatliches Abonnement eines Spediteurs nutzen und Ihr monatliches Bestellvolumen kennen.

Der Schlüssel zum Mitnehmen

Versand und Bearbeitung sind die ersten Phasen der Auftragsabwicklung. Sie beginnen in Ihrem Lager und enden mit der Lieferung auf der letzten Meile. Mit den oben genannten Strategien können Sie bei beiden Prozessen ganz einfach mehr Geld sparen und Ihre Logistik noch heute kosteneffizienter gestalten!