EDI-Versand: Ein umfassender Leitfaden für E-Commerce-Unternehmen

EDI-Versandlösungen gibt es schon seit Jahrzehnten, doch ihre Vorteile sind Geschäftsinhabern im E-Commerce oft unbekannt.

Unzählige E-Commerce-Organisationen nutzen den EDI-Versand. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, zu verstehen, wie es Ihre Versandstrategie verbessern kann, verpassen Sie einen unschätzbaren Wettbewerbsvorteil.

In diesem Crashkurs zu EDI-Fracht- und Logistikprozessen tauchen wir tief in diese weit verbreiteten Arbeitsabläufe und Technologien ein, damit Sie sie in Ihren E-Commerce-Versandabläufen nutzen können.

Was ist EDI-Versand?

EDI-Versand und EDI-Fulfillment ermöglichen eine schnelle, effiziente und fehlerfreie Datenübertragung zwischen Partnern.

EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet ein technologisches System zum Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format.

Hier sind nur einige der Dokumente, die EDI in der Versand- und Logistikbranche verwalten und teilen kann:

• Rechnungen und Vorankündigungen für den Versand
• Zahlungsbelege
• Versanddokumente
• Inventardokumente
• Zollpapiere
• Versanddetails
• Lagerdetails
• Frachtbriefe
• Kauforder

Wenn ein Unternehmen eine Bestellung sendet oder eine Anfrage stellt, erstellt die EDI-Technologie sofort die erforderlichen Dokumente und lädt sie in das System des Empfängers hoch.

EDI im E-Commerce-Versand verstehen

Die Wirksamkeit des EDI-Versands beruht auf den standardisierten elektronischen Formaten, die alle Benutzer übernommen haben.

Wenn alle Lieferanten, Verlader, Einzelhändler und Logistikdienstleister dasselbe Betriebssystem verwenden, werden Informationen nahtlos vom System eines Unternehmens in die Datenbank eines anderen Unternehmens übertragen.

Der EDI-Workflow lässt sich in drei einfache Schritte unterteilen:

1. Datenaufbereitung: Unternehmen nutzen ein standardisiertes Format, um elektronische Dokumente (z. B. Bestellungen, Rechnungen) für den Austausch vorzubereiten.
2. Senden: Anschließend werden die Dokumente von Ihrer EDI-Lösung über einen sicheren elektronischen Kanal an den Empfänger gesendet. Dieser Vorgang erfolgt automatisch und erfordert keinerlei menschliches Zutun.
3. Bestätigung und Integration: Nachrichten werden validiert und Bestätigungen werden gesendet, um den Empfang zu bestätigen. Fehler werden automatisch zur Überprüfung markiert. Die Daten werden dann automatisch in die Backend-Systeme des Empfängers integriert.

Die manuelle Durchführung dieses Arbeitsablaufs würde wahrscheinlich Stunden dauern und mehrere Mitarbeiter in Anspruch nehmen.

Mit der EDI-Versandtechnologie können Sie den Rechnungsversand und -empfang beschleunigen, Reibungsverluste in der E-Commerce-Lieferkette beseitigen und die Abwicklungsprozesse beschleunigen.

Wichtige EDI-Dokumente

EDI-Fracht- und Versandlösungen basieren auf einer Reihe standardisierter EDI-Dokumente.

Es gibt Dutzende Dokumente, von denen jedes eine bestimmte Funktion erfüllt. Zu den am häufigsten vorkommenden EDI-Dokumenten gehören:

1. Bestellung (EDI 850): Eine Bestellung ist ein grundlegendes EDI-Dokument, das von einem Käufer gesendet wird, um eine bestimmte Anzahl und Art von Waren zu einem vereinbarten Preis zu bestellen.
2. Bestellbestätigung (EDI 855) : Ein Verkäufer sendet eine EDI 855, um zu bestätigen, dass er die Bestellung seines Käufers erhalten und bearbeitet hat.
3. Vorabversandbenachrichtigung (EDI 856): Der Verkäufer sendet eine Vorabversandbenachrichtigung (ASN), damit der Käufer alle Details bestätigen kann, bevor die Fracht versendet wird.
4. Rechnung (EDI 810): Zusätzlich zu einer EDI 855 sendet der Verkäufer dem Käufer auch eine Rechnung. EDI 810 beschreibt die fälligen Gebühren und enthält Rückzahlungsbedingungen, z. B. „Zahlung fällig bei Erhalt“.
5. Frachtbrief (EDI 211): Ein EDI 211 entspricht einem Frachtbrief in Papierform. Der Versender sendet diese an den Spediteur und liefert eine Beschreibung der Lieferung.
6. Funktionale Bestätigung (EDI 997): Der Zahlungsempfänger oder Versender sendet als Antwort auf jede Transaktionsanforderung eine funktionale Bestätigung.
7. Zahlungsauftrag/Überweisungsanzeige (EDI 820): Zahler nutzen EDI 820, um Verkäufern Informationen über ausstehende Zahlungen zukommen zu lassen.

Welche EDI-Dokumente Sie benötigen, hängt von Ihrer Position innerhalb der Lieferkette, den Handelspartnern, mit denen Sie zusammenarbeiten, und der Branche, in der Sie tätig sind, ab.

6 Vorteile von EDI in Versand und Logistik

Die Integration von EDI-Transport- und Versandprozessen in Ihre E-Commerce-Strategie kann eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringen, darunter:

1. Effizienz

Effizienz ist der größte Vorteil von EDI-Versandlösungen.

Der Austausch von Papierdokumenten erfordert einen erheblichen manuellen Aufwand. Ihre Teammitglieder müssen Papierdokumente faxen oder scannen und per E-Mail versenden, was wertvolle Zeit verschwendet.

Andererseits können Sie mit EDI die Dateneingabe automatisieren und die Effizienz in Ihrer Lieferkette optimieren.

EDI-Lösungen senden und empfangen Dokumente fast sofort und konsolidieren gleichzeitig Ihre Bestelldaten an einem sicheren und zentralen Ort.

2. Kosteneinsparungen

Auch der EDI-Versand schont Ihr Budget.

Manuelle Bestell- und Rechnungsstrategien sind mühsam und arbeitsintensiv, lenken Ihr Team von dynamischeren Aufgaben ab und führen zu Arbeitsverschwendung.

Sobald Sie EDI-basierte Prozesse implementieren, können Sie die Arbeitskosten im Zusammenhang mit der Rechnungs- und Bestellabwicklung drastisch reduzieren.

Sie können auch Ihre Kosten für die Dokumentenverwaltung senken, da Sie nicht mehr Hunderte von physischen Dokumenten verarbeiten, verwalten, aufbewahren und organisieren müssen.

3. Reduzierte Fehler

EDI-Versandlösungen machen die manuelle Dateneingabe überflüssig, verändern Ihre Arbeitsabläufe und verringern das Risiko von Dateneingabefehlern. EDI trägt dazu bei, dass Sie und Ihre Partner genaue und pünktliche Sendungen erhalten.

Darüber hinaus ermöglicht die Minimierung von Fehlern ein verbessertes Erlebnis für Ihre Endverbraucher. Sie können Fehlbestände, Bestandsengpässe oder Fehlkommissionierungen verhindern.

Bestellgenauigkeit ist wichtig, da sie Ihr Markenimage verbessert und Ihnen hilft, Ihre Wachstumsziele zu erreichen.

4. Verbesserte Bestandsverwaltung

Wenn Sie Rechnungen, Bestellungen und andere Dokumente manuell verwalten, arbeiten Sie ständig mit Informationen, die Tage oder sogar Wochen alt sind.

Ungenaue oder veraltete Daten führen zu Verzögerungen, falsch verwaltetem Lagerbestand und Fehlbeständen – alles schlechte Nachrichten für Ihr Unternehmen.

Mit EDI-Versandlösungen können Sie in Echtzeit auf Bestands- und Bestelldaten zugreifen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, eine ausreichende Warenversorgung aufrechtzuerhalten, Überbestände zu vermeiden und Ihren Cashflow zu stärken.

Um die Transparenz in Ihrem gesamten Unternehmen zu maximieren, stellen Sie sicher, dass Ihr EDI-System in Ihre anderen Softwarelösungen integriert ist.

Wenn Ihre Anwendungen vollständig integriert sind, können Sie einen einheitlichen Kommunikationsknotenpunkt für alle Ihre Versand-, Bestell- und Logistikvorgänge erstellen. Das Ergebnis ist ein weitaus effizienteres und agileres Unternehmen.

5. Reduzierter Abfall

In den letzten Jahren hat die Logistikbranche konzertierte Anstrengungen unternommen, um ihren CO2-Fußabdruck zu reduzieren und weniger Abfall zu produzieren.

EDI-Versand- und Logistiktechnologie spielen eine entscheidende Rolle bei der Reduzierung der Abfallproduktion. Wenn Sie digital arbeiten, können Sie Ihren Papierverbrauch drastisch reduzieren, da Sie keine physischen Dokumente mehr erstellen, verteilen und speichern müssen.

Durch den digitalen Ansatz können Sie auch zusätzliche Kosteneinsparungen erzielen, da Sie für die folgenden Aufgaben keine Ressourcen mehr aufwenden müssen:

• Papier kaufen
• Verwaltung physischer Dokumente
• Recyceln Sie Rechnungen und andere Papierdokumente
• Versenden von Rechnungen, Quittungen und Bestellungen

Wenn sich Ihr Unternehmen für den Umweltschutz einsetzt, ist der EDI-Versand eine wertvolle Ergänzung Ihrer Initiative.

6. Verbesserte Partnerbeziehungen

Wenn Sie positive Beziehungen zu Ihren Partnern pflegen möchten, bemühen Sie sich darum, die Interaktion mit Ihrem Unternehmen so reibungslos wie möglich zu gestalten. EDI-Lösungen helfen Ihnen dabei.

Mit EDI können Sie Nachrichten sofort übermitteln, die Geschäftseffizienz verbessern und Ihre Partner effektiver bedienen.

Sie können außerdem schnell Informationen an Ihr Unternehmen weiterleiten, Bestellungen aufgeben, Einkäufe tätigen und die Ressourcen erhalten, die es für den Erfolg benötigt.

Wenn Sie und Ihre Lieferantenpartner EDI nutzen, profitieren alle.

Herausforderungen und Komplexität des EDI-Versands

Der EDI-Versand ist bequem und weit verbreitet, aber das bedeutet nicht, dass es sich um eine einwandfreie Lösung handelt.

Obwohl EDI die pragmatischste Art ist, Ihren Versand und andere logistische Arbeitsabläufe zu verwalten, weist es einige Mängel auf, darunter die folgenden:

Kosten und Komplexität

Der größte Nachteil des EDI-Versands sind die damit verbundenen Kosten und Komplexität.

Um Ihr System einzurichten und zu warten, müssen Sie eine Softwarelizenz erwerben, die EDI-Technologie implementieren und sie in Ihre anderen Lösungen integrieren. Dieser Prozess kann mehrere Monate dauern und erhebliche Anforderungen an Ihr IT-Team stellen.

Wenn Sie ein kleineres Unternehmen mit einer weniger leistungsstarken IT-Abteilung betreiben, müssen Sie möglicherweise externe Ressourcen hinzuziehen, um Ihre Integration zu erleichtern. Dadurch erhöhen sich die Kosten für die Implementierung von EDI.

Auch wenn Ihr System betriebsbereit ist, müssen Sie kontinuierlich Ressourcen dafür bereitstellen, damit es weiterhin wie vorgesehen funktioniert. Diese laufenden Wartungskosten bringen eine hohe Rendite, aber Sie müssen sich darüber im Klaren sein, bevor Sie auf EDI umsteigen.

Kompatibilität

Obwohl EDI-Dokumente als „standardisiert“ gelten, kann es dennoch zu Kompatibilitätsproblemen kommen. Jedes Unternehmen benötigt möglicherweise unterschiedliche Felder und akzeptiert unterschiedliche Daten innerhalb derselben Dokumentformate, was zu Integrationshindernissen führt.

Aufgrund dieser Unterschiede müssen Unternehmen häufig separate Integrationen mit jedem ihrer Partner aufbauen und pflegen. Darüber hinaus benötigt jeder Partner möglicherweise eine andere Methode zur sicheren Kommunikation, was den Aufbau und die Wartung zusätzlicher Infrastruktur erfordert.

Darüber hinaus werden EDI-Dokumente kontinuierlich aktualisiert. Selbst wenn Sie und Ihr Partner Dokumente von derselben Plattform verwenden, verfügen Sie möglicherweise nicht über dieselbe Version jeder Datei. Es können Kompatibilitätsprobleme auftreten, wenn Sie die neueste Dokumentversion verwenden und die Version des letzten Jahres verwendet wird.

Datenprivatsphäre

Angesichts der grassierenden Cyberangriffe machen sich Unternehmen zu Recht Sorgen um die Datensicherheit.

Um EDI-Versand und -Logistik zu betreiben, müssen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Netzwerk und den Netzwerken Ihrer Lieferantenpartner herstellen. Wenn diese Netzwerkverbindungen nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, kann Ihre IT-Infrastruktur anfällig für Angriffe sein.

Vor diesem Hintergrund ist es von entscheidender Bedeutung, klare Protokolle für die Wartung Ihrer IT-Infrastruktur und Ihres Netzwerks zu implementieren. Halten Sie sich an die neuesten Best Practices für Cybersicherheit und pflegen Sie moderne Schutzsoftware wie Firewalls und Antivirenlösungen.

Darüber hinaus müssen Sie Ihre Handelspartner einer strengen Prüfung unterziehen. Bevor Sie den EDI-Versand mit einem Handelspartner in Anspruch nehmen, ist es wichtig, sich zu vergewissern, dass dieser die Cybersicherheit ernst nimmt.

So gewährleisten Sie sichere EDI-Transaktionen

Wenn Sie die Vorteile von EDI-Versandtransaktionen nutzen möchten, ohne Ihr Unternehmen übermäßigen Cybersicherheitsrisiken auszusetzen, aktivieren Sie unbedingt die folgenden Kontrollkästchen:

Wählen Sie ein sicheres EDI-Protokoll

Ein geeignetes EDI-Protokoll legt den Grundstein für einen schnellen, effizienten und sicheren Datenaustausch zwischen Ihren Geschäfts- und Handelspartnern. Obwohl viele verschiedene Protokolle verfügbar sind, sind drei der gebräuchlichsten und sichersten:

• HTTP/HTTPS: Hypertext Transfer Protocol und die Erweiterung Hypertext Transfer Protocol Secure sind zwei der am weitesten verbreiteten Sicherheitsprotokolle für EDI, da sie mit verschiedenen Lösungen, einschließlich TLS oder SSL, verschlüsselt werden können. Allerdings sind sie nicht so zuverlässig und robust wie die anderen unten aufgeführten Sicherheitsprotokolle.
• AS2 (Anwendbarkeitserklärung 2): AS2 arbeitet über HTTP- oder HTTPS-Protokolle, bietet jedoch eine höhere Zuverlässigkeit und Sicherheit. Es verwendet Verschlüsselung und digitale Zertifikate, um Ihre Daten während der Übertragung zu schützen.
• FTP/FTPS: Das File Transfer Protocol bietet eine höhere Zuverlässigkeit als HTTP und HTTPS auf Kosten der Einfachheit. File Transfer Protocol Secure und Secure File Transfer Protocol (SFTP) sind sichere Versionen mit ausgeprägten Stärken und idealen Anwendungsfällen.

Das von Ihnen gewählte Protokoll hat erhebliche Auswirkungen auf die Sicherheit Ihrer EDI-Versandverbindungen. Daher sollten Sie jede Option sorgfältig prüfen, bevor Sie sich für ein Protokoll entscheiden.

Richtlinien klären und festlegen

Wenn Sie neue Technologien und Arbeitsprozesse implementieren, müssen Sie Richtlinien erstellen, um diese zu steuern.

Die gleiche Regelung gilt für den EDI-Versand. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern klare, leicht verständliche Verfahren für EDI zur Verfügung, damit sie die Erwartungen verstehen.

Ihre Richtlinie sollte darlegen, welche EDI-Transaktionen jeder Handelspartner benötigt. Indem Sie klare Hinweise dazu geben, wer welche Dokumente benötigt, können Sie Ihre Strategie für den Informationsaustausch optimieren und den ROI Ihrer EDI-Technologie steigern.

Implementieren Sie eine Zugangskontrollinfrastruktur

Führende EDI-Technologien umfassen eine integrierte Zugriffskontrollinfrastruktur, mit der Sie einschränken können, wer Ihre Daten anzeigen oder ändern kann.

Verwenden Sie diese Lösungen, um den Zugriff auf Ihr EDI-System basierend auf der Rolle und den Berechtigungen jedes Benutzers innerhalb der Organisation einzuschränken.

Für mehr Sicherheit und Kontrolle sollten Sie darüber nachdenken, eine Zwei-Faktor- oder Multi-Faktor-Authentifizierung zu fordern.

Diese erfordern, dass Benutzer mehrere Verifizierungsebenen durchlaufen, bevor sie auf Ihr Netzwerk zugreifen können. Beispielsweise müssen sie möglicherweise ein Passwort angeben und ihren Ausweis scannen.

Achten Sie auf verdächtige und unbefugte Aktivitäten

Führen Sie regelmäßige Audits Ihrer EDI-Technologie durch, um ungewöhnliche Aktivitäten oder verdächtige Bestellungen frühzeitig zu erkennen.

Während einer Prüfung sollte Ihr Team nach Aktivitäten suchen, die von den erwarteten Trends abweichen, wie zum Beispiel ungewöhnlich große Käufe oder nicht erkannte Transaktionen.

Die Aufrechterhaltung der Sicherheit Ihrer EDI-Prozesse erfordert einen proaktiven Ansatz. Daher müssen Sie regelmäßig Sicherheitstests durchführen.

Im Rahmen dieser Tests sollte Ihr IT-Team versuchen, Schwachstellen in Ihrer digitalen Infrastruktur zu lokalisieren und diese zu beheben, bevor böswillige Akteure auf Ihr Netzwerk zugreifen.

Die Zukunft von EDI in Versand und Logistik

Die EDI-Technologie ist seit Jahrzehnten ein fester Bestandteil der Versand- und Logistikbranche.

Obwohl es bei anderen Logistiktechnologien wie Transport- und Lagerverwaltungssystemen erhebliche Fortschritte gegeben hat, ist EDI bei Versandlösungen weiterhin maßgeschneidert, umständlich und langsam zu implementieren.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich E-Commerce-Unternehmen auf die Aufrechterhaltung der Lieferkettenflexibilität konzentrieren, indem sie einen Versand- und Logistikpartner mit einem moderneren EDI-Ansatz finden, der es ihnen ermöglicht, neue Kunden und Lieferanten innerhalb von Tagen statt Wochen oder Monaten auf den Markt zu bringen.

Ein moderner Ansatz reduziert die Komplexität von EDI und ermöglicht es Unternehmen, ihre Backend-Systeme mithilfe modernerer Entwicklungstechnologien zu integrieren, einschließlich APIs, die JSON verwenden.

Dadurch entfällt die Notwendigkeit, für jeden Partner benutzerdefinierte Integrationen zu erstellen und Daten ordnungsgemäß in das erforderliche EDI-Format zu konvertieren.

Wenn E-Commerce-Lösungen neue Versand- und Logistiklösungen bewerten, sollten sie sich im Voraus nach den EDI-Funktionen, den benötigten Ressourcen und der Zeit erkundigen, die es dauern wird, mit neuen Handelspartnern in Betrieb zu gehen.

Orderful bietet EDI-Lösungen für E-Commerce-Unternehmen zur Optimierung logistischer Arbeitsabläufe.

In Kombination mit der EDI-Fulfillment-Technologie von ShipBob können Online-Unternehmen ihre Multichannel-Einzelhandelsstrategie optimieren, indem sie ihre Storefront mit verschiedenen Einzelhändlern und Marktplätzen integrieren, um einen nahtlosen Fulfillment- und Versandvorgang zu schaffen.

„Es war eine Herausforderung zu lernen, unsere Vertriebsstrategie, unser Marketing und unsere Verpackung an die Anforderungen jedes Einzelhändlers anzupassen, aber hier kommt ShipBob wirklich zum Einsatz. ShipBob ist EDI-kompatibel mit Dutzenden beliebter Einzelhändler und ihre API-Integrationen ermöglichen es ihnen, Bestellungen gemäß den Compliance-Richtlinien jedes Einzelhändlers abzuwickeln.“

Aaron Patterson, COO von The Adventure Challenge

Häufig gestellte Fragen zum EDI-Versand

Nachfolgend finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zum EDI-Versand.

Welche Arten von Unternehmen können vom Einsatz von EDI in Versand und Logistik profitieren?

Jeder Einzelhändler, Spediteur oder jedes Logistikunternehmen kann von EDI-Versandprozessen und -technologien profitieren.

Wie unterscheidet sich ein EDI im Versand von einer Papierrechnung?

EDI dient als Ersatz für papierbasierte Rechnungen und Bestellungen. Anstatt physische Dokumente zu verwalten, können Versender, Spediteure und Einzelhändler alle Transaktionen digital abwickeln.

Was ist der Unterschied zwischen EDI und EDIFACT?

EDI und EDIFACT sind in Bezug auf Fähigkeiten und Funktion ziemlich ähnlich. EDIFACT wird jedoch hauptsächlich in Asien und Europa verwendet. Umgekehrt wird EDI hauptsächlich in den Vereinigten Staaten und anderen nordamerikanischen Ländern verwendet.

Ist der EDI-Versand für Unternehmen jeder Größe machbar?

Größtenteils ja. Die meisten Unternehmen, auch kleine und mittelständische Unternehmen, können den EDI-Versand implementieren. Es gibt jedoch Ausnahmen, etwa kleine Unternehmen, die über einen veralteten Technologie-Stack verfügen und in ihrem Budget keinen Platz für ein Upgrade haben.

Wie lange dauert es normalerweise, ein EDI-System in einem Versand- oder Logistikbetrieb zu implementieren?

Die Implementierung eines EDI-Systems kann 30–60 Tage oder länger dauern, abhängig von verschiedenen Faktoren, einschließlich der Größe Ihres Unternehmens und den vorhandenen IT-Ressourcen. Die Implementierung kann länger dauern, wenn Probleme mit der Technologiekompatibilität oder andere Herausforderungen auftreten.