Prozesstransformation in der realen Welt: Der Mensch muss im Mittelpunkt stehen

Viele Unternehmen haben Initiativen zur Prozesstransformation gestartet mit dem Ziel, schneller zu laufen, agiler zu werden und effizienter zu arbeiten. Aber wenn ich mit Führungskräften spreche, höre ich viel darüber, wie ihre früheren Erfahrungen mit Prozesstransformationen zu kurz gekommen sind.

Sie erzählen, wie sie in der Vergangenheit eine vielversprechende neue Technologie eingesetzt haben, sich dann aber nicht viel geändert haben. Es wurde nicht viel Wert realisiert. Sie verstehen nicht, was falsch gelaufen ist oder was sie anders machen können.

Wenn wir ein wenig tiefer graben, ist es oft die gleiche Ursache: Sie haben eine neue Technologie verwendet, um alte Arbeitsweisen zu automatisieren.

Was sie nicht erkennen, ist, dass die Automatisierung von Ineffizienz nicht zu einer echten Transformation führt.

Prozesstransformation: Digitalisierung ist nicht genug

Stellen Sie sich zur Veranschaulichung einen Kunden vor, mit dem wir vor einiger Zeit zusammengearbeitet haben. Ihr mobiles Entwicklungsteam hatte eine neue Möglichkeit entdeckt, eine mobile Anwendung in der Produktionsanlage zu nutzen, wo riesige Kessel regelmäßig gereinigt und inspiziert werden mussten. Für die Wartungsteams, die diese Arbeit durchführten, war der frustrierendste Teil des Prozesses das Ausfüllen von Seiten mit Papierformularen.

Der Ansatz des mobilen Teams bestand darin, zuerst mit der Technologie voranzugehen: „Lassen Sie uns eine mobile App erstellen, damit sie diese Formulare auf ihren Mobiltelefonen ausfüllen und einfach auf „Senden“ klicken können. Wäre das nicht besser?”

Und in der Tat ist der Verzicht auf Papier und die digitale Datenerfassung ein großer Schritt nach vorn. Aber es ist keine sinnvolle Transformation – die Art, die viel Zeit für höherwertige Arbeit freisetzt, den Zeit- und Arbeitsaufwand um die Hälfte oder mehr reduziert und sich in glücklicheren, produktiveren Mitarbeitern niederschlägt.

Design beginnt mit Empathie

Bei SAP AppHaus haben wir einen anderen Ansatz gewählt, der damit beginnt, sich in den Endbenutzer einzufühlen, um seine wahren Bedürfnisse zu entdecken. Während wir entwerfen und iterieren, kombinieren wir diesen Ansatz, den wir Design Thinking nennen, mit Architecture Thinking, um eine Lösung zu schaffen, die sowohl technologisch machbar als auch finanziell tragfähig ist.

Mit diesem Ansatz können Sie den optimalen Punkt zwischen großartiger Benutzererfahrung und Geschäftswert treffen.

In diesem Fall waren wir vor Ort und haben mit den Wartungsteams gesprochen, um uns über ihre Arbeit zu informieren. Wir sahen zu, wie sie knallgelbe Uniformen und Handschuhe anzogen, die Kessel betraten und von Kopf bis Fuß mit schwarzer Krume bedeckt wieder herauskamen. Wir erkannten, dass dies eine schmutzige Arbeit war – kein Platz für ein mobiles Gerät, geschweige denn Papier – und dass es für diese Arbeiter eine Priorität war, schneller aus den Kesseln zu kommen.

Dann haben wir nach den Formularen gefragt:

• Welche Informationen mussten sie eingeben?
• Warum wurde es benötigt?
• Woher stammen diese Informationen?

Und siehe da, wir erfuhren, dass etwa 90 % der eingegebenen Informationen nur Stammdaten waren, die sie in den Systemen des Unternehmens nachgeschlagen hatten. Diese Arbeiter verbrachten die meiste Zeit damit, bei jeder Reinigung und Inspektion der Kessel bereits vorhandene Stammdaten einzugeben!

Verknüpfung von User Journeys mit Back-End-Systemen und Technologie

Mit diesen auf den Menschen ausgerichteten Erkenntnissen haben wir mit ihnen zusammengearbeitet, um diese Aufgabe so umzuwandeln, dass Papier und wiederholte Dateneingaben eliminiert werden. Wartungsteams hatten direkten Einfluss auf die Gestaltung dieses Prozesses und darauf, wie der Einsatz digitaler Technologie in der realen Welt am besten funktionieren würde.

Gemeinsam haben wir den „Papierkram“ optimiert, sodass das mobile Formular nur noch wenige Online-Felder umfasste, die auf einem industriellen Handheld-Gerät ausgefüllt werden konnten. Die Dateneingabe wurde von fünf Seiten auf fünf Felder reduziert und viel Zeit für die Datenbearbeitung und Korrektur eingespart, was alle freute.

Dies ist die Kraft der auf den Menschen ausgerichteten Transformation von Geschäftsprozessen, die Benutzerreisen (in diesem Fall das Reinigen und Inspizieren von Kesseln) mit Back-End-Systemen und Technologien (wie Mobiltechnologie) verbindet, die Prozesse und Daten unterstützen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen .

Es ist auch ein Beispiel dafür, warum jedes Unternehmen eine Kultur der Innovation fördern muss, die Menschen, Prozesse und Technologie aufeinander abstimmt, um zum Wachstum und zur Verbesserung des Unternehmens beizutragen. Die Vorteile sind unbezahlbar:

1. Mitarbeiterengagement beschleunigt Akzeptanz
2. Verbesserte Skalierbarkeit
3. Optimierte Wartung

Bottom-up-Prozesstransformation erzielt Ergebnisse

Zu diesem Zweck schaffen unsere Kunden ihre eigenen „kreativen Räume“, in denen interdisziplinäre Teams zusammenarbeiten können, um von komplexen Geschäftsprozessen, die erhebliche Verlangsamungen verursachen, zu wechseln (z. B. zu modernen Geschäftsprozessen, die auf intelligenter Automatisierung, Intelligenz und sofortigen Einblicken basieren). ).

Jeder kann neue Anwendungsfälle vorschlagen – tatsächlich kommen die besten Ideen von unten nach oben, nicht von oben nach unten – und ein Teil des Wandels zu sein.

Dieser Ansatz ist nicht nur ein „nice to have“. Heutzutage ist dies für den Erfolg entscheidend, da Top-down-Initiativen dazu neigen, sich langsam zu bewegen und mit der Akzeptanz zu kämpfen haben.

Wenn befähigte Mitarbeiter die Führung übernehmen und von Führungstrainern und Partnern unterstützt werden, die Teams dabei helfen können, Benutzerreisen schnell auf die Entwicklung von Lösungen abzustimmen, erfolgt eine erfolgreiche Transformation schneller, lässt sich leicht skalieren und kann im Laufe der Zeit aktualisiert und gewartet werden.