8 effektive Tipps, um eine E-Mail an jemanden zu schreiben, den Sie nicht kennen

Wenn Sie dies lesen, planen Sie wahrscheinlich, jemandem, den Sie nicht kennen, eine E-Mail zu schreiben.

Seien wir ehrlich – die meisten Menschen hassen es, Verkaufs- und Marketing-E-Mails zu erhalten.

Und obwohl E-Mail-Marketing immer noch eine großartige Möglichkeit ist, ein Unternehmen auszubauen, müssen Sie es richtig machen.

Einem Freund eine E-Mail zu senden ist einfach, aber jemandem eine E-Mail zu senden, den Sie noch nie getroffen haben, kann ein bisschen schwierig und stressig sein.

Schließlich kennen Sie die Person nicht, Sie kennen ihre Vorlieben nicht.

Und Sie sind sich nicht sicher, ob es besser wäre, Ihre Vorstellung durch ein Telefonat oder ein persönliches Treffen zu machen.

Auch wenn das Schreiben von E-Mails eine Herausforderung sein kann, gibt es eine Formel, die es einfacher macht.

Im heutigen Artikel gehen wir die 8 praktischen Tipps durch, wie Sie eine E-Mail an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen, um Ihnen zu helfen, es unangenehmer zu machen und Ihre Antworten zu erhöhen.

Tauchen wir also ein.

1. Recherchieren Sie

Sie möchten also jemandem eine E-Mail schreiben und wissen nichts über ihn.

Es ist ein ausgezeichneter Ausgangspunkt, wenn Sie den Namen der Person kennen und wissen, für welches Unternehmen sie arbeitet.

Was meiner Erfahrung nach am besten funktioniert hat, wenn ich mit Fremden kommunizierte, bevor ich sie kannte, war, mir die Zeit zu nehmen, sie, ihre LinkedIn-Profile, frühere Tweets oder Artikel usw. zu recherchieren.

Sie haben vielleicht nie gedacht, dass Sie Ihren Empfänger nicht kennen, bis ich Sie darauf aufmerksam gemacht habe.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Nachforschungen anstellen, bevor Sie eine kalte E-Mail senden.

Wie können Sie erwarten, dass sie reagieren, wenn Sie nichts über die Person wissen?

Die Suche nach Personen ist eines der ersten Dinge, die wir tun, wenn wir eine neue Kampagne oder Geschäftsbeziehung starten, aber wir nehmen uns häufig nicht die Zeit, um zu überlegen, wann wir es tun sollten.

Um Ihnen zu helfen, besser zu recherchieren und sie zu treffen, versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers.

• Wer sind Sie?
• Wie können Sie Werte schaffen?
• Was ist die beste E-Mail-Betreffzeile, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen?

Nachdem Sie all diese Informationen über Ihre Empfänger gefunden haben, wird es Ihnen leichter fallen, Ihre E-Mail zu starten.

Hier ist ein Beispiel, das Ihnen helfen kann:

Hi,

Ich schreibe Ihnen, weil ich Ihren Blogbeitrag über _____ gelesen habe. Ich liebe die Art, wie du über _____ schreibst. Ich denke, Sie sind eine Person, die tief über ______ nachdenkt und eine starke Meinung dazu hat.

Ich würde mich gerne mit Ihnen über _______ unterhalten, aber jetzt sind hier meine Gedanken zu diesem Thema:

Ich habe auch ein paar Artikel beigefügt, von denen ich denke, dass sie für Sie hilfreich sein werden. Bitte lassen Sie mich wissen, ob dies etwas ist, an dem wir gemeinsam arbeiten können!

Hier zeigen Sie ihnen, dass Sie gut recherchiert haben und wissen, wovon Sie sprechen, was Ihre Chancen auf eine Antwort erhöhen kann.

2. Betreffzeile

Wenn Ihre E-Mail im Posteingang einer anderen Person erscheint, bestimmen mehrere Signale und Auslöser, ob sie geöffnet wird oder nicht – und Ihre Betreffzeile ist einer davon .

Einer der größten Fehler, den Menschen machen, ist, sich von zu vielen allgemeinen Details in der Betreffzeile und im Text hinreißen zu lassen.

Sie möchten, dass Ihre erste E-Mail eine einprägsame Betreffzeile hat, wissen aber nicht, ob sie geöffnet wird.

Wo fangen Sie angesichts dieser Herausforderung an?

Hier sind einige Tipps zum Schreiben von Betreffzeilen, die funktionieren:

• Seien Sie klar und prägnant – Versuchen Sie nicht, schlau oder niedlich zu sein – geben Sie einfach in wenigen Worten an, worum es in Ihrer E-Mail geht, die leicht verständlich sind, ohne dass Sie den Text der Nachricht lesen müssen.
• Machen Sie es persönlich – Fügen Sie den Namen des Empfängers in die Betreffzeile ein, wenn Sie können. Es zeigt, dass Sie aufmerksam sind und sich um sie als Person kümmern.
• Seien Sie kreativ – Scheuen Sie sich nicht, Humor oder sogar Sarkasmus einzusetzen, um die Aufmerksamkeit Ihres Lesers zu erregen. Stellen Sie nur sicher, dass es zu Ihrer Marke und Unternehmenskultur passt!

Indem Sie diese Elemente in Ihrer Betreffzeile sicherstellen und sie nicht allgemein klingen lassen, werden Ihre Chancen, eine Antwort zu erhalten, drastisch steigen.

Hier sind einige Beispiele:

Betreffzeile Nr. 1: Kooperationsidee {{firstName}}?

Betreffzeile #2: Frage zu {{companyName}}

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Indem Sie es zusammen mit der Personalisierung kurz und klar halten, können sich Ihre Chancen verbessern, dass Ihre E-Mail gelesen wird.

4. Begrüßen Sie die Person

E-Mails sollten immer mit einer Begrüßung beginnen und mit einer Signatur enden, die Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen enthält.

Grüße sind ein Standardbestandteil jeder geschäftlichen E-Mail, aber sie können knifflig sein.

• Ist es in Ordnung, ihren Vornamen zu verwenden?
• Sollten Sie sie mit ihrem Titel ansprechen?

Bleiben Sie im Zweifelsfall bei „Sehr geehrter Herr/Frau/Frau“, das geschlechtsneutral und professionell ist.

Und machen Sie sich keine Sorgen darüber, ob Ihre Begrüßung so klingt, als hätte sie jemand aus einem anderen Land geschrieben – es ist besser, höflich als geschliffen zu klingen!

Wenn es mehr als eine verantwortliche Person im Unternehmen gibt und Sie nicht sicher sind, wer die E-Mail erhalten soll, senden Sie sie an jede Person und geben Sie den Titel aller in Ihrer Betreffzeile an („Betreff: Unser Meeting nächste Woche“).

Auf diese Weise weiß jede Person, wer zuerst antworten muss.

Hier ist ein Beispiel:

Sehr geehrte Frau Schmidt,

Ich schreibe Ihnen, um mich vorzustellen und um Ihre Hilfe bei einem Projekt zu bitten, das mir sehr am Herzen liegt. Ich arbeite an einem Buch über das Schreiben mit einem Gefühl, das Menschen helfen wird, sich in all ihren Mitteilungen auszudrücken. Im Rahmen der Recherche für mein Buch würde ich gerne wissen, was Sie von folgender Aussage halten: „Schreiben mit Gefühl bedeutet, beim Schreiben ehrlich zu sein.“

Bitte teilen Sie mir Ihre Gedanken mit, indem Sie mir eine E-Mail an [email protected] senden. Vielen Dank für Ihre Zeit und Überlegung!

4. Identifizieren Sie sich in Ihrer Eröffnungszeile

Sie haben eine tolle Idee und möchten sie teilen.

Sie haben den ganzen Tag darüber nachgedacht, und jetzt ist es an der Zeit, Ihre Idee per E-Mail zu versenden.

Aber was sagst du?

Das erste, was Sie tun müssen, ist, sich in Ihrer Eröffnungszeile zu identifizieren.

Wenn die Person Sie nicht kennt, wird sie nicht weiterlesen – oder noch schlimmer, sie denkt, dass ein Spam-Roboter ihr eine Nachricht geschickt hat .

Wenn aus Ihrer E-Mail-Signatur hervorgeht, dass Sie von [Unternehmen] sind, müssen Sie dies auch nicht noch einmal in Ihrer Eröffnungszeile erwähnen.

Aber wenn Sie sicher sein wollen, dass der Leser weiß, wer ihm eine E-Mail geschickt hat, dann so etwas wie

„ Hey [Name]! Hier ist [dein Name] “ ist in Ordnung.

Also hier ist ein Beispiel dafür:

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich habe kürzlich meinen Abschluss an der University of X gemacht, wo ich [das, was Sie als Hauptfach studiert haben] studiert habe. Ich arbeite jetzt seit drei Monaten als Praktikant in meiner jetzigen Firma und möchte nach dem Abschluss in eine Vollzeitstelle dort wechseln.

Ich habe es geliebt, während meines Praktikums bei [Unternehmen] zu arbeiten und denke, dass es großartig passen würde. Da der Abschluss jedoch bald bevorsteht, wollte ich mich mit Ihnen in Verbindung setzen und sehen, ob eine offene Stelle gut zu mir passt. Ich interessiere mich sehr für [relevante Fähigkeiten einfügen] und freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Rücksicht!

Nachdem wir uns nun identifiziert haben, lernen wir, wie Sie Ihre E-Mail so gestalten, dass die Leute sie lesen wollen!

5. Verwenden Sie den Körper zu Ihren Gunsten

Der Text Ihrer E-Mail ist der Ort, an dem Sie wirklich glänzen können.

Sie sollten diesen Raum nutzen, um Ihre Persönlichkeit zu zeigen und eine Verbindung zu Ihrem Leser herzustellen.

Sie können ihnen ein wenig über sich selbst erzählen und warum Sie ihnen schreiben, und Sie sollten auch einige Details darüber angeben, wonach Sie suchen.

Auf diese Weise weiß der Empfänger, ob er bei Ihrer Anfrage helfen kann oder nicht.

Hier sind einige Tipps zum Schreiben eines guten E-Mail-Textes:

• Verwenden Sie einen freundlichen Ton – Ihr Ziel ist es, dass sich die Person wohl genug fühlt, um auf Ihre E-Mail zu antworten, also scheuen Sie sich nicht, Emoticons oder Ausrufezeichen zu verwenden, wenn es hilft, Ihre Aufregung zu vermitteln!
• Seien Sie prägnant und klar – Wenn Sie das, was Sie brauchen, nicht in zwei Sätzen oder weniger erklären können, ist es wahrscheinlich zu kompliziert oder zu spezifisch, als dass jemand anderes Ihnen helfen könnte.
• Verwenden Sie Aufzählungszeichen und fettgedruckten Text , um wichtige Punkte in Ihrer Nachricht hervorzuheben.
• Stellen Sie Fragen zur konkreten Position oder zu den Erfahrungen und Qualifikationen der Person.
• Sagen Sie ihnen, wie Ihre Fähigkeiten ihnen, ihrem Team oder ihrer Organisation zugute kommen könnten und welchen Wert Sie in die Position einbringen würden.

Erzählen Sie etwas über sich selbst, damit sie ein Gefühl dafür bekommen, mit wem sie sprechen (fügen Sie vielleicht sogar ein Bild hinzu).

Hier ist ein Beispiel dafür, was Sie nicht tun sollten:

Hi!

Mein Name ist Sam und ich bin ein aufstrebender freiberuflicher Autor, der nach Arbeit im Bereich Content-Marketing sucht. Ich bin für Jobs in den Bereichen Texterstellung, Blogging und Social Media Management ab 10 $/Stunde bis zu 30 $/Stunde verfügbar, je nach Erfahrung. Ich habe auch einige Erfahrung mit grundlegender HTML-Programmierung (z. B. das Ändern von Schriftgröße und -farbe) und grundlegende Grafikdesignfähigkeiten (z. B. das Erstellen von Kopfzeilen).

Wenn Sie Interesse an meiner Arbeit haben, lassen Sie es mich bitte wissen! Wenn nicht, keine Sorge!

Diese E-Mail hat überhaupt keine Persönlichkeit. Es ist langweilig, roboterhaft und langweilig.

Das einzige, was es mir über Sam sagt, ist, dass er möglicherweise billig ist – was sowieso nicht sehr professionell ist, da Freiberufler nach ihrem Fachwissen verlangen sollten, nicht danach, wie viel sie für jeden Job benötigen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie es tun können:

Hallo John,

Ich bin ein großer Fan von Ihnen und würde gerne mit Ihnen an einem Projekt arbeiten. Ich habe meinen Lebenslauf als Referenz beigefügt. Wenn Sie dies weiter besprechen möchten, teilen Sie mir bitte mit, wie ich Sie am besten erreichen kann!

Besten Wünsche,

{{Ihren Namen}}

6. Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Details an

Auch wenn Ihre E-Mail kurz und klar sein sollte, heißt das nicht, dass sie unfertig und ohne Informationen für den Empfänger bleiben sollte.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten und zusätzlichen Informationen angeben, damit Ihr Empfänger alles über Sie versteht.

Hier sind einige Tipps:

• Wenn Sie über eine Bewerbung schreiben, verwenden Sie das Wort „Bewerbung“ oder „Bewerbung“ in der Betreffzeile, damit Ihre Nachricht nicht zwischen anderen E-Mails in ihren Posteingängen verloren geht.
• Seien Sie so genau wie möglich, wenn Sie um einen Gefallen bitten oder Informationen anfordern.
• Wenn Sie nach einer bestimmten Person in einem Büro suchen, nennen Sie ihren Namen, Titel und ihre Abteilung.
• Geben Sie zusätzliche Informationen wie Lebenslauf, Portfolio, Website oder andere für den Zweck der E-Mail relevante Informationen an, damit der Empfänger sie nach dem Lesen einer E-Mail durchgehen kann.

7. Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln ein

Der Zweck Ihrer Botschaft sollte klar sein – was wollen Sie im Gegenzug?

Eine Antwort?

Ein Treffen?

Eine Gelegenheit?

Teilen Sie Ihren Empfängern so schnell wie möglich mit, was sie tun können, damit sie Ihre Nachricht nicht vergessen.

Wenn Sie Hilfe suchen, sagen Sie ihnen, was Sie brauchen und warum sie Ihrer Meinung nach helfen können.

Wenn Sie Hilfe anbieten, erklären Sie, welche Art von Fachwissen Sie haben und wie sie davon profitieren könnten.

Hier ist ein Beispiel:

Hallo [Name],

Ich bin sicher, Sie sind beschäftigt, aber ich wollte Ihnen eine kurze Nachricht zu [Thema] schicken.

Ich verfolge Ihre Arbeit schon eine Weile und war immer beeindruckt von [Ihrer Arbeit]. Also hoffte ich, dass wir irgendwann in den nächsten Wochen Kaffee oder Mittagessen bekommen könnten. Ich würde gerne mehr darüber erfahren, was Sie tun und wie es auf mein Unternehmen angewendet werden kann.

Wenn dich das interessiert, lass es mich wissen!

8. Vergessen Sie nicht die Nachverfolgung

E-Mail ist eine großartige Möglichkeit, Menschen zu erreichen, aber es ist keine garantierte Möglichkeit, eine Antwort zu erhalten.

Tatsächlich werden nur etwa 20 % der E-Mails innerhalb von 24 Stunden gelesen.

Warten Sie nicht zu lange, bevor Sie eine weitere E-Mail senden, wenn Sie noch nichts von ihnen gehört haben.

Wenn es mehr als eine Woche her ist, seit Sie das letzte Mal eine E-Mail gesendet haben, und Sie noch nichts von ihnen gehört haben, senden Sie ihnen eine neue!

Aber stellen Sie sicher, dass Sie es auf eine Weise tun, die nicht so klingt, als würden Sie nörgeln.

Hier sind einige Tipps:

• Verwenden Sie in Ihrer Betreffzeile nicht ausschließlich Großbuchstaben oder Ausrufezeichen – diese können Ihre E-Mail wie Junk-Mail oder Spam erscheinen lassen.
• Seien Sie in Ihrem Fließtext höflich und respektvoll – Sagen Sie nichts Negatives über die Person oder ihr Geschäft und vermeiden Sie es, zu locker zu sein (z. B. „Hey Alter“).
• Fassen Sie sich kurz und fügen Sie nach Möglichkeit nur eine Anfrage hinzu. Zum Beispiel: „Ich hoffe, wir können diese Woche einen Termin vereinbaren.“

Fazit

Ich hoffe, diese Tipps werden Ihnen dabei helfen, Ihre Zweifel darüber auszuräumen, wie Sie eine E-Mail an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen, und Ihre Antwortquote erhöhen.

Beachten Sie, dass es keine allgemeingültige Regel für das Erstellen dieser Art von E-Mails gibt und vieles davon abhängt, an wen Sie schreiben und in welcher Branche.

Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, haben wir TextCortex entwickelt.

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