7 Beispiele für E-Mail-Formate für Unternehmen

Wenn es darum geht, ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, ist Kommunikation der Schlüssel. Effektive Geschäftskommunikation erfordert nicht nur Klarheit, sondern auch die Verwendung geeigneter E-Mail-Formate und Etikette. In diesem Artikel untersuchen wir 7 verschiedene Beispiele für E-Mail-Formate für Unternehmen, um Ihnen den Einstieg in die Erstellung professioneller E-Mails zu erleichtern, die jedes Mal Ergebnisse erzielen. Lass uns anfangen!

Warum ist ein korrektes E-Mail-Format wichtig?

Professionelle E-Mails im richtigen Format sind wichtig, um sicherzustellen, dass Sie in Ihrer Korrespondenz als professionelle und glaubwürdige Person auftreten. Es hilft, die richtige Botschaft zu vermitteln, gute Beziehungen zu Ihren Kontakten aufzubauen und einen guten Ruf zu wahren. Eine richtig formatierte E-Mail kann auch dazu beitragen, Konversationen klar, organisiert und themenbezogen zu halten.

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Wie unterscheidet sich ein formelles E-Mail-Format von einem informellen E-Mail-Format?

Ein formelles E-Mail-Format ist normalerweise weniger zwanglos als ein informelles E-Mail-Format. In einer formellen E-Mail sollten Sie einen professionelleren Ton verwenden und Kontraktionen oder Slang vermeiden. Auch in formellen E-Mails sollten Sie Emoticons generell vermeiden.

Was ist das richtige geschäftliche E-Mail-Format?

Das Schreiben geschäftlicher E-Mails folgt bestimmten Konventionen, die es von anderen Arten des Schreibens unterscheiden. Indem Sie sich an diese Konventionen halten, hinterlassen Sie einen ausgefeilten und professionellen Eindruck, der von Ihren Empfängern geschätzt wird. Werfen wir einen Blick auf das richtige geschäftliche E-Mail-Format und einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails gut geschrieben und effektiv sind.

1. Professionelle E-Mail-Adresse

Ihre E-Mail-Adresse sollte professionell und leicht zu merken sein. Vermeiden Sie Spitznamen oder andere unprofessionelle Adressen. Sie können eine separate E-Mail-Adresse anlegen, die Sie nur für die geschäftliche Korrespondenz verwenden. Wenn Ihr Unternehmen eine Website hat, sollte Ihre E-Mail-Adresse den Domainnamen Ihres Unternehmens enthalten.

2. Betreffzeile

Betreffzeilen sollten klar, prägnant und auf den Punkt gebracht werden. Verwenden Sie nach Möglichkeit Aktionswörter wie „Aktion erforderlich“ oder „Wichtige Ankündigung“. Auch eine Betreffzeile kann Ihrem Empfänger helfen, den Zweck der E-Mail schnell zu erkennen. Vermeiden Sie generische Betreffzeilen wie „Hallo“ oder „Hallo“ sowie potenzielle Spam-Wörter wie „kostenlos“ oder „Aktion“.

3. E-Mail-Öffnung

Ihre Eröffnung sollte klar und professionell sein. Beginnen Sie mit einer Begrüßung wie „Dear“, gefolgt vom Namen des Empfängers. Wenn Sie die Person gut kennen, können Sie ihren Vornamen verwenden. Andernfalls bleiben Sie bei einer formelleren Anrede. Die Eröffnungszeile sollte auch höflich und herzlich sein, wie z. B. „Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut.“

4. E-Mail-Text

Der Text Ihrer E-Mail sollte prägnant und strukturiert sein. Unterteilen Sie den Inhalt in Abschnitte mit jeweils einem eigenen Thema oder einer eigenen Idee. Verwenden Sie gegebenenfalls eine aktive Sprache wie „Ich schlage vor“ oder „Wir empfehlen“ und vermeiden Sie die Verwendung langer Wörter oder Phrasen. Es ist auch wichtig, allzu beiläufige Sprache wie Slang oder Abkürzungen zu vermeiden.

5. E-Mail-Schlussfolgerung

Ein effektiver Abschluss für Ihre E-Mail sollte die wichtigsten Punkte Ihrer Nachricht zusammenfassen und gegebenenfalls einen Aufruf zum Handeln wie „Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben“ enthalten. Halten Sie Ihre E-Mail-Schlussfolgerung kurz, höflich und professionell. Es kann auch hilfreich sein, eine abschließende Anrede oder eine andere Aussage einzufügen.

6. E-Mail-Abmeldung

Ihre E-Mail-Abmeldung sollte höflich und professionell sein. Gängige Beispiele sind „Mit freundlichen Grüßen“, „Danke“ oder „Beste Grüße“. Gegebenenfalls können Sie auch eine Unterschrift mit Kontaktinformationen hinzufügen.

7. E-Mail-Signatur

Ihre E-Mail-Signatur sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Firmennamen und Kontaktinformationen enthalten. Sie können auch einen Headshot oder ein Logo hinzufügen, wenn Sie Ihre Signatur weiter personalisieren möchten.

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Professionelle Tipps zum E-Mail-Format

Geschäftliche E-Mails sollten einem standardmäßigen, professionellen E-Mail-Format folgen, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten klar und organisiert rüberkommen. Hier sind einige zusätzliche Tipps zum Erstellen effektiver geschäftlicher E-Mails:

Beginnen Sie mit einer einprägsamen, relevanten Betreffzeile

Wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben, sollte Ihre Betreffzeile klar und prägnant sein, um sicherzustellen, dass Ihr Empfänger den Zweck der E-Mail kennt. Es kann auch hilfreich sein, Aktionswörter in Ihrer Betreffzeile zu verwenden, um Aufmerksamkeit zu erregen.

Personalisieren Sie Ihre E-Mail

Wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben, kann die Personalisierung Ihrer E-Mail mit dem Namen, der Berufsbezeichnung oder dem Firmennamen des Empfängers dazu beitragen, eine aussagekräftigere Verbindung zu Ihrem Empfänger herzustellen. Dies gilt insbesondere für E-Mails, die an mehrere Personen gesendet werden.

Halten Sie E-Mails prägnant und auf den Punkt

Geschäftliche E-Mails sollten prägnant und auf den Punkt gebracht werden. Vermeiden Sie lange Wörter oder Phrasen und vermeiden Sie unnötige Details, die Ihren Leser verwirren könnten. Außerdem sollten Sie E-Mails möglichst kurz halten und nicht mehr als zwei oder drei Absätze anstreben.

Machen Sie Ihre E-Mail leicht lesbar

Verwenden Sie beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail aktive Sprache und kurze Sätze. Sie sollten den Inhalt auch in Absätze unterteilen, um Ihrem Leser das Überfliegen zu erleichtern. Vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon oder Fachbegriffen und verwenden Sie Aufzählungszeichen, um es Ihrem Leser zu erleichtern, wichtige Punkte schnell zu finden.

Verwenden Sie keinen Slang, Kontraktionen oder Emoticons

Geschäftliche E-Mails sollten professionell sein, daher sind Slang, Kontraktionen und Emoticons im Allgemeinen nicht angemessen. Vermeiden Sie es, sie zu verwenden, es sei denn, Sie sind sicher, dass sie von Ihrem Empfänger nicht missverstanden werden. Vermeiden Sie Slang wie LOL und verwenden Sie Emoticons sparsam. Kontraktionen, die vermieden werden sollten, sind „kann nicht“, „wird nicht“ und „sollte nicht“.

Achten Sie auf den Ton

Der Ton Ihrer E-Mail sollte die Art der Konversation widerspiegeln, die Sie persönlich führen würden. Wähle deine Worte sorgfältig und vermeide es, wütend, aggressiv oder sarkastisch zu wirken. Es ist wichtig, höflich und professionell zu sein, auch wenn die E-Mail negative Informationen enthält.

Sei freundlich, höflich und dankbar

Ihre E-Mails sollten immer höflich und herzlich sein. Verwenden Sie in Ihren Nachrichten Wörter wie „bitte“, „danke“ und „freundlich“, um Respekt zu zeigen. Du solltest auch die Zeit und Mühe der Person zu schätzen wissen, besonders wenn sie dir bei etwas hilft.

Sei kontaktfreudig, energisch und sympathisch

Beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail ist es wichtig, kontaktfreudig und tatkräftig zu sein. Verwenden Sie positive Worte, die Begeisterung vermitteln, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kontaktinformationen angeben, damit Ihr Empfänger Sie problemlos kontaktieren kann.

Erwähnen Sie Punkte aus Ihrem vorherigen Gespräch

Wenn Ihre E-Mail eine Antwort auf etwas ist, das der Empfänger zuvor gesagt oder gefragt hat, stellen Sie sicher, dass Sie bestimmte Punkte aus Ihrem vorherigen Gespräch enthalten. Dies wird dazu beitragen, Ihrem Empfänger zu zeigen, dass Sie seinen Gedanken und Bedenken Aufmerksamkeit geschenkt haben. Es hilft auch dabei, das Gedächtnis Ihres Empfängers aufzufrischen und es ihm leichter zu machen, zu verstehen, was Sie sagen.

Beenden Sie mit einem Aufruf zum Handeln

Wenn Sie Ihre berufliche E-Mail fertigstellen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Aufruf zum Handeln einfügen. Dies könnte bedeuten, den Empfänger um seine Meinung, seinen Beitrag oder sein Feedback zu etwas zu bitten, das Sie in Ihrer E-Mail erwähnt haben. Es könnte auch sein, sie zu einer bestimmten Aktion aufzufordern. Was auch immer es ist, stellen Sie sicher, dass Ihre Handlungsaufforderung klar und für Ihren Empfänger leicht verständlich ist.

Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Signatur

Wie bereits erwähnt, sollte Ihre E-Mail-Signatur Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Kontaktinformationen sowie, wenn Sie möchten, ein Porträt oder ein Logo enthalten. Dies trägt dazu bei, beim Empfänger einen professionelleren Eindruck zu hinterlassen, was beim Versenden von geschäftlichen E-Mails wichtig ist. Darüber hinaus sollten Sie erwägen, aus Datenschutz- und rechtlichen Gründen einen professionellen Haftungsausschluss in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen. Dies schützt Sie und Ihren Empfänger.

Hängen Sie ein Anschreiben oder eine andere relevante Datei an

Wenn Sie relevante Dokumente haben, die Sie Ihren E-Mails beifügen können, z. B. ein Anschreiben oder einen Lebenslauf, stellen Sie sicher, dass Sie diese anhängen. Dies hilft zu zeigen, dass Sie die Initiative ergreifen und proaktiv sind. Denken Sie nur daran, sicherzustellen, dass Ihre Anhänge virenfrei sind, bevor Sie sie versenden.

Lesen Sie E-Mails vor dem Versenden sorgfältig Korrektur

Bevor Sie eine geschäftliche E-Mail versenden, sollten Sie sie auf Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler Korrektur lesen. Achten Sie besonders auf alle Anweisungen oder Anfragen, die Sie in die E-Mail aufnehmen, da es wichtig ist, dass sie genau und klar sind. Manchmal hilft es, sich die E-Mail vor dem Versenden laut vorzulesen, da dies Ihnen dabei helfen kann, eventuelle Fehler zu erkennen.

Reagieren Sie umgehend auf alle E-Mails

Auch wenn dies nicht unbedingt innerhalb von Minuten geschehen muss, sollten Sie Ihr Bestes tun, um umgehend auf alle E-Mails zu antworten. Dies zeigt dem Empfänger, dass Sie seine Zeit respektieren und seinen Beitrag schätzen. Dies wird auch dazu beitragen, starke Arbeitsbeziehungen mit Ihren Kollegen und Kunden aufzubauen.

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Wie starten Sie eine professionelle E-Mail?

Eine professionelle E-Mail sollte einen klaren Zweck haben und frei von Grammatik- oder Rechtschreibfehlern sein.

Der erste Schritt besteht darin, den Zweck der E-Mail zu bestimmen. Versuchen Sie, ein Meeting zu vereinbaren, sich einem potenziellen Kunden vorzustellen oder jemandem für sein Geschäft zu danken?

Sobald Sie den Zweck der E-Mail kennen, können Sie mit dem Verfassen Ihrer Nachricht beginnen. Halten Sie Ihre Sprache prägnant und klar und vermeiden Sie Slang oder informelle Sprache.

Es ist auch wichtig, Ihre E-Mail vor dem Versenden Korrektur zu lesen, um Tippfehler oder Fehler zu finden. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre professionelle E-Mail sorgfältig zu gestalten, werden Sie mit Sicherheit einen guten Eindruck hinterlassen.

Was sind die vier Teile einer formellen E-Mail?

Die vier Teile einer formellen E-Mail sind die Betreffzeile, die Anrede, der Nachrichtentext und die Signatur.

Die Betreffzeile sollte kurz und prägnant sein. Es sollte dem Leser eine Vorstellung davon geben, worum es in der E-Mail geht.

Die Begrüßung oder Anrede sollte den Leser mit seinem Namen oder seiner Berufsbezeichnung ansprechen. Im Nachrichtentext schreiben Sie Ihre E-Mail. Lesen Sie Ihre Nachricht unbedingt Korrektur, bevor Sie sie versenden.

Die Signatur besteht aus Ihrem Namen, Ihrer Berufsbezeichnung und Ihren Kontaktinformationen. So weiß der Empfänger, mit wem er spricht und wie er Sie erreichen kann.

Bild: Envato Elements