25 Beispiele für Diebstahl und Unterschlagung am Arbeitsplatz

Zu Ihren Aufgaben als Geschäftsinhaber gehört es, die Ressourcen Ihres Unternehmens zu überwachen und zu schützen. Dazu gehört auch die Suche nach Anzeichen von Unterschlagung oder Mitarbeiterdiebstahl. Um dies effektiv zu tun, ist es hilfreich, die verschiedenen Formen der Unterschlagung zu kennen, die in kleinen Unternehmen häufig vorkommen. Lesen Sie weiter, um eine vollständige Liste mit Beispielen für Unterschlagung zu erhalten.

Was ist Unterschlagung?

Unter Untreue versteht man die missbräuchliche Verwendung oder den Diebstahl von Unternehmensgeldern oder Unternehmenseigentum. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Mitarbeiter oder Geschäftsinhaber Ressourcen stehlen oder missbrauchen kann, die Sie in der folgenden Liste sehen können.

Wie kommt es zu Unterschlagung?

Unterschlagung liegt vor, wenn ein Mitarbeiter oder Geschäftsinhaber Unternehmensgelder stiehlt oder veruntreut. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter die Zahlung für eine Transaktion akzeptieren, ohne Geld auf das Bankkonto des Unternehmens einzuzahlen. Weitere Beispiele für Unterschlagung finden Sie in der folgenden Liste.

Häufige Beispiele für Unterschlagung und Mitarbeiterdiebstahl

Unter Unterschlagung versteht man eine Vielzahl von Handlungen, bei denen Mitarbeiter oder Entscheidungsträger Unternehmensressourcen stehlen oder missbrauchen. Um Ihr Kleinunternehmen zu schützen, finden Sie hier einige Beispiele für Unterschlagung. Und wenn Sie sich jemals gefragt haben: „Wie gehe ich mit Unterschlagung und Mitarbeiterdiebstahl um?“ Tipps finden Sie auch unter jedem Beispiel.

1. Stornierung von Transaktionen an der Registrierkasse

Wenn ein Mitarbeiter eine Transaktion eingibt und Geld einsammelt, kann er die Transaktion stornieren und das Geld für sich behalten. Dies kann schwer zu erkennen sein, da sich das System ausgleichen sollte, der Kunde aber dennoch sein Produkt oder seine Dienstleistung erhalten hat und Ihr Unternehmen das Geld nicht erhält.

Prävention: Viele moderne Point-of-Sale-Systeme verfügen über Einstellungen, die die Zustimmung eines Vorgesetzten oder Managers erfordern, um einen Verkauf zu stornieren. Aktualisieren Sie Ihr System oder führen Sie diese Funktion ein, um zu vermeiden, dass Mitarbeitern diese Möglichkeit geboten wird.

2. Einstreichen von Barzahlungen von Spendensammlern

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation Spendenaktionen veranstaltet, sammeln Sie möglicherweise Spenden, die nicht sofort gezählt werden. Wenn nur ein Arbeitnehmer Zugriff auf diese Gelder hat, bevor sie verwendet werden, kann er einen Teil davon für sich selbst einsammeln.

Prävention: Beauftragen Sie mehr als einen Mitarbeiter mit der Sammlung und Zählung von Geldern.

3. Einlösung von Kundenschecks

Ein Mitarbeiter kann ein Bankkonto mit einem dem Unternehmen ähnlichen Namen einrichten. Dann können sie Kundenschecks einlösen oder elektronische Zahlungen auf ihr Konto statt auf das des Unternehmens umleiten.

Prävention: Dieses Verbrechen kommt am häufigsten vor, wenn ein Mitarbeiter sowohl für den Zahlungseinzug als auch für die Führung der Buchhaltungsunterlagen verantwortlich ist. Trennen Sie die Verantwortlichkeiten, sodass mehrere Personen potenzielle Probleme erkennen können.

4. Kunden zu viel in Rechnung stellen

Ein Mitarbeiter kann den Kunden für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung mehr als den Tarif Ihres Unternehmens in Rechnung stellen oder zusätzliche Gebühren erheben und das zusätzliche Geld einstreichen.

Prävention: Führen Sie regelmäßige Prüfungen der Abrechnungspraktiken der Kunden durch und untersuchen Sie Kundenbeschwerden bezüglich der Abrechnung oder zusätzlicher Gebühren.

5. Fälschung von Zahlungen

Ein Mitarbeiter kann sich selbst Schecks ausstellen oder Geld vom Bankkonto des Mitarbeiters überweisen, wenn er Zugriff auf Ihre Informationen und Ihre Unterschrift hat. Sie können dann betrügerische Buchhaltungseinträge erstellen, um diese Zahlungen zu vertuschen.

Vorbeugung: Vermeiden Sie den Zugriff auf Ihre elektronische Signatur und prüfen Sie die Spesenzahlungen, um etwaige Merkwürdigkeiten zu erkennen.

6. Gefälschte Lieferantenzahlungen

Ein Mitarbeiter kann gefälschte Lieferantenkonten einrichten oder Buchhaltungseinträge bearbeiten, um den Eindruck zu erwecken, dass Zahlungen an Lieferanten erfolgen. Aber dann schicken sie das Geld an sich selbst.

Prävention: Überprüfen Sie regelmäßig alle Zahlungen an Lieferanten oder lassen Sie Ihre Einträge von mehr als einem Mitarbeiter überprüfen.

7. Diebstahl von Kreditkartendaten von Kunden

Mitarbeiter, die Kreditkartendaten von Kunden sammeln, um Einkäufe abzuschließen, können die Nummern dann aufzeichnen, um sie für ihre eigenen Einkäufe zu verwenden. Dies ist direkter Diebstahl von Kunden und kann zu mangelndem Vertrauen in Ihr Unternehmen führen.

Prävention: Verwenden Sie eine Zahlungssoftware, die die vollständige Kreditkartennummer schwärzt, und vermeiden Sie die manuelle Erfassung von Informationen, sofern dies nicht unbedingt erforderlich ist.

8. Doppeltes Eintauchen

Mitarbeiter können zusätzliches Geld von Ihrem Spesenkonto einziehen, indem sie die Ausgaben zunächst von ihrer Firmenkreditkarte belasten und dann eine Erstattung beantragen, als ob sie sie selbst bezahlt hätten.

Prävention: Trennen Sie die Verantwortlichkeiten, damit andere Mitarbeiter überprüfen können, ob eine Ausgabe bereits gedeckt wurde. Eine Spesenverwaltungssoftware kann diesen Prozess rationalisieren.

9. Missbrauch eines Spesenkontos

Mitarbeiter können auch die Erstattung von Auslagen verlangen, die nicht im Zusammenhang mit Unternehmensfunktionen stehen. Sie könnten beispielsweise versuchen, ein persönliches Mittagessen zu organisieren, auch wenn sie sich nicht mit einem Kunden treffen.

Prävention: Erstellen Sie eine klare Richtlinie darüber, was abgedeckt ist und was nicht. Nutzen Sie dann eine Spesenverwaltungssoftware, um Daten und Belege zu sammeln.

10. Missbrauch von Mitarbeiterrabatten

Wenn ein Geschäft oder ein Restaurant Rabatte nur für Mitarbeiter anbietet, versuchen einige möglicherweise, diese Privilegien auch Freunden, der Familie oder anderen anzubieten.

Prävention: Erstellen Sie eine strikte Richtlinie darüber, wer diese Rabatte nutzen kann und wer nicht. Überprüfen Sie, ob ein Mitarbeiter übermäßig viel einkauft.

11. Bargeld stehlen

Mitarbeiter, die nur Zugang zu Bargeld haben, können kleine Beträge an sich nehmen, in der Hoffnung, dass sie nicht bemerkt werden. Allerdings können sich diese kleinen Schritte im Laufe der Zeit summieren.

Prävention: Dieser Diebstahl kommt häufig vor, wenn ein Mitarbeiter für Kreisgelder oder Bankeinlagen verantwortlich ist. Um dies zu vermeiden, sollte Ihr Unternehmen zahlreiche Best Practices für den Umgang mit Bargeld befolgen. Dazu gehört auch, dass mehr als eine Person diese Einzahlungen durchführt.

12. Büromaterial stehlen

Ein Mitarbeiter stiehlt möglicherweise Vorräte aus Ihrem Lagerbereich und bringt sie nach Hause oder verkauft sie sogar.

Vorbeugung: Halten Sie immer nur kleine Mengen an Vorräten griffbereit. Oder lassen Sie Mitarbeiter eine Anfrage stellen, wenn sie mehr von einem bestimmten Artikel benötigen.

13. Ausrüstung stehlen

Zur Ausrüstung gehören oft größere Gegenstände wie Computer oder Technik. Mitarbeiter können diese Gegenstände mit nach Hause nehmen oder gegen Bargeld verkaufen.

Prävention: Lassen Sie Mitarbeiter große Geräte abmelden oder verlangen Sie, dass sie im Büro bleiben.

Weitere Beispiele für Unterschlagung, die Sie kennen sollten

Unter Unterschlagung versteht man eine Vielzahl von Handlungen, die Mitarbeiter oder Entscheidungsträger zum persönlichen Vorteil vornehmen. Hier finden Sie noch mehr Beispiele für Unterschlagung, die Unternehmer kennen sollten.

14. Verkauf von Geschäftsgeheimnissen – Unternehmensspionage

Zu dieser Art der Veruntreuung kommt es, wenn ein Mitarbeiter vertrauliche Informationen an einen Konkurrenten verkauft.

Prävention: Gewähren Sie nur Zugriff auf Informationen, die für die Aufgaben der einzelnen Personen unbedingt erforderlich sind. Nutzen Sie einen sicheren Speicher für wichtige Daten und verfolgen Sie, wer darauf Zugriff hat.

15. Verwendung einer Firmenkreditkarte für den persönlichen Gebrauch

Wenn Ihre Mitarbeiter Zugriff auf Firmenkreditkarten haben, kann deren Verwendung für persönliche Einkäufe als Unterschlagung gelten.

Vorbeugung: Legen Sie klare Regeln für die Kreditkartennutzung fest und überprüfen Sie Einkäufe regelmäßig.

16. Einbruch in Ihren Standort

Mitarbeiter, die über Insiderwissen über Ihren Standort verfügen, etwa über Alarmcodes oder den Standort von Wertgegenständen, können an Einbrüchen beteiligt sein.

Prävention: Setzen Sie Überwachungskameras und Alarme ein und überwachen Sie sorgfältig, wer Zugriff auf vertrauliche Informationen hat.

17. Diebstahl von Waren

Einzelhandelsmitarbeiter können physische Produkte aus den Regalen stehlen oder kürzlich zurückgegebene Artikel mitnehmen:

Prävention: Richten Sie strenge Lagerbestands- und Rückgabepraktiken ein und nutzen Sie Überwachungskameras zur Überwachung der Aktivitäten.

18. Reklamation verlorener Ausrüstung

Ein Mitarbeiter behauptet, ein Laptop oder andere Geräte seien gestohlen worden. Sie besorgen sich ein neues und behalten das alte oder geben es einem Familienmitglied.

Prävention: Verwenden Sie Software, um den Standort von Unternehmensgeräten zu verfolgen oder sie zu deaktivieren, wenn sie verloren gehen oder gestohlen werden.

19. Ghost-Mitarbeiter erstellen

Mitarbeiter, die Ihre Gehaltsabrechnung kontrollieren, können neue Mitarbeiter einrichten, die noch nicht vorhanden sind. Sie „bezahlen“ diese falschen Mitarbeiter und behalten das Geld für sich.

Vorbeugung: Überprüfen Sie regelmäßig die Lohn- und Gehaltsabrechnungen und vergleichen Sie diese mit den Mitarbeiterunterlagen. Dies ist auch einer der Hauptgründe, warum die Gehaltsabrechnung eine Funktion ist, die Sie an einen seriösen Anbieter auslagern sollten.

20. Steuergelder stehlen

Mitarbeiter, die für die Steuerzahlungen verantwortlich sind, können dieses Geld für sich behalten. Es fehlen nicht nur diese Mittel, Sie müssen auch mit einer höheren Steuerbelastung rechnen.

Prävention: Überprüfen Sie Ihre Steuerpraktiken regelmäßig oder lagern Sie diese Funktion an einen seriösen Steuerdienstleister aus.

21. Rückschläge einsammeln

Kickbacks sind Zahlungen von Lieferanten an Mitarbeiter als Gegenleistung für das Geschäft Ihres Unternehmens oder andere Vergünstigungen.

Vorbeugung: Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Verbindlichkeiten und Forderungen besser zu verwalten. Wählen Sie zunächst selbst Anbieter aus oder gründen Sie ein Komitee, das diese Entscheidungen trifft.

22. Identitätsdiebstahl

Zu dieser Art der Unterschlagung kommt es, wenn ein Mitarbeiter Ihren Firmennamen verwendet, um Kreditkarten zu eröffnen oder Kredite aufzunehmen, um diese für eigene Einkäufe zu verwenden.

Vorbeugung: Überprüfen Sie regelmäßig die Konten und die Bonität Ihres Unternehmens, um etwaige Unregelmäßigkeiten festzustellen.

23. Nutzung von Unternehmensressourcen zur Unternehmensgründung

Wenn ein Mitarbeiter ohne Ihr Wissen Zeit, Ausrüstung oder Gelder des Unternehmens verwendet, um ein eigenes Unternehmen zu gründen, gilt dies als Unterschlagung.

Prävention: Legen Sie klare Regeln für den Einsatz von Unternehmensressourcen fest.

24. Ponzi-Systeme

Von einem Ponzi-System spricht man, wenn ein Unternehmen oder eine Einzelperson seinen Investoren oder Stakeholdern hohe Renditen verspricht, diese aber mit dem Geld neuer Investoren bezahlt, statt mit dem Produkt oder der Dienstleistung, die das Unternehmen angeblich anbietet. Diese Art von System kommt am häufigsten in Finanzverwaltungs- und Altersvorsorgeunternehmen vor.

Prävention: Verfolgen Sie, wie Geld hereinkommt und wohin es fließt. Seien Sie bei der Zusammenarbeit mit Anlegern völlig transparent über die Herkunft der Mittel.

25. Fälschung von Geschäftsunterlagen

Bei vielen Formen der Unterschlagung werden Geschäftsunterlagen gefälscht, um die Veruntreuung von Geldern zu vertuschen oder Anleger zu betrügen.

Prävention: Finden Sie ein seriöses Buchhaltungsunternehmen, an das Sie diese Aufgaben auslagern können, und überprüfen Sie Ihre Unterlagen und Finanzen regelmäßig.

Ist Unterschlagung ein Wirtschaftsverbrechen?

Ja, Unterschlagung ist eines der häufigsten Wirtschaftsdelikte. Die Schwere und Art der Gebühr kann sehr unterschiedlich sein, sie wird jedoch im Allgemeinen als eine Form von Diebstahl oder Betrug angesehen.

Was ist die Strafe für Unterschlagung?

Die Art der strafrechtlichen Anklage wegen Unterschlagung kann je nach Situation und der Menge an Geld oder Ressourcen, die gestohlen oder missbraucht wurden, sehr unterschiedlich sein. Auch die Gesetze variieren je nach Bundesstaat. Geringfügige Unterschlagungsvorwürfe gelten oft als Vergehen, die mit Geld- oder Gefängnisstrafen verbunden sein können. Bei Unterschlagung drohen schwere Freiheitsstrafen von bis zu 15 Jahren.

Können Sie Ihr eigenes Unternehmen unterschlagen?

Von Unterschlagung spricht man, wenn Gelder oder Ressourcen eines Unternehmens zum persönlichen Vorteil missbraucht werden. Wenn Sie alleiniger Eigentümer Ihres Unternehmens sind, kann Ihnen im Allgemeinen keine Unterschlagung vorgeworfen werden, da Sie der Eigentümer dieser Ressourcen sind. Wenn Ihr Unternehmen jedoch Teil einer Partnerschaft ist oder mehrere Stakeholder hat, könnte die missbräuchliche Verwendung von Geldern als Betrug angesehen werden.

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