Warum ein Online-Mitarbeiterverzeichnis ein Muss für Ihr Unternehmen ist

Heutzutage hat jeder ein Smartphone, das zum meistgenutzten Werkzeug in unserem täglichen Leben geworden ist. Mit nur einem Knopfdruck können wir uns wie nie zuvor mit anderen verbinden.

Als Ergebnis dieses technologischen Fortschritts sagen 45 % der Amerikaner, dass ihr Telefon ihr wertvollster Besitz ist.

Nach mehr als einem Jahrzehnt der mobilen Revolution verstehen wir, dass es immer noch einige kritische Probleme gibt, die verhindern, dass das Smartphone die ideale Lösung für Unternehmen wird. Zu den Problemen gehören:

1. Mitarbeiter müssen einen Mitarbeiterkontakt hinzufügen, entfernen und aktualisieren, wenn jemand neu in das Unternehmen eintritt, das Unternehmen verlässt oder seine Rolle oder Telefonnummer ändert.
2. Mitarbeiter können ihre Kontaktinformationen nicht finden, wenn sie den Namen eines Kollegen nicht kennen.
3. Mitarbeiter behalten alle Telefonnummern und Details anderer Mitarbeiter auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen, was sensible Informationen sein können, die Ihre Mitarbeiter nicht behalten sollen.
4. Wenn ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt, möchten Sie, dass er noch am selben Tag einsatzbereit ist, anstatt sich mit der manuellen Eingabe aller seiner Kollegen zu verzetteln.

Viele Unternehmen versuchen immer noch, diese Probleme mit alten Methoden wie Kontaktabzügen anzugehen, die notorisch schwer auf dem neuesten Stand zu halten sind.

Was ist die Lösung für die oben genannten Probleme?

Eine Online-App für Mitarbeiterverzeichnisse, die alle Mitarbeiterkontakte enthält, die leicht durchsuchbar und in Echtzeit aktualisiert werden können.

Was sind die Hauptvorteile der Verwendung einer Online-Mitarbeiterverzeichnis-Software?

• Mitarbeiter können schnell und einfach von überall aus auf alle Mitarbeiter-Kontaktinformationen zugreifen.
• Das Firmenverzeichnis ist immer aktuell.
• Mitarbeiter können ganz einfach eine erweiterte Suche nach Name, Standort, Abteilung, Berufsbezeichnung oder E-Mail durchführen.
• Es ist sicher, wenn also Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, verlieren sie den Zugriff auf die Mitarbeitertelefonliste und alle anderen im Verzeichnis enthaltenen Details.
• Nur Schlüsselinformationen werden weitergegeben, sodass Sie verhindern können, dass unerwünschte Informationen in öffentliche Aufzeichnungen gelangen.

Die 5 wichtigsten Vorteile für Unternehmen, die Online-Mitarbeiterverzeichnis-Software verwenden

1. Bauen Sie bessere Arbeitsbeziehungen auf

Wenn Sie einem Namen ein Gesicht zuordnen können, sind Sie der Schaffung einer besseren Beziehung am Arbeitsplatz bereits näher gekommen. Anstatt ein Papierverzeichnis oder unzählige Nummern auf Ihrem Telefon zu haben (und sich nicht daran zu erinnern, wer wer ist), können Sie mit einer Geschäftsverzeichnissoftware Fotos, eine Biografie, eine Berufsbezeichnung, einen Standort, eine Abteilung usw. hinzufügen. Dies macht es einfach zu identifizieren, wer wer ist. Ein visuelles Organigramm gemischt mit einem Firmenverzeichnis schafft eine menschlichere, sozialere Erfahrung, die Kommunikation und Konnektivität fördert.

2. Steigern Sie das Mitarbeiterengagement

Wenn Mitarbeiter Informationen selbst beschaffen können, fühlen sie sich stärker und das hilft, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Darüber hinaus erleichtert die Unternehmensverzeichnissoftware das schnelle und einfache Auffinden von Wissensquellen, Daten und anderen Abteilungsinformationen, ohne an Schwung zu verlieren, indem Sie anhalten und andere nach Kontaktinformationen fragen müssen.

3. Stärkung der Unternehmenskultur

Wenn Mitarbeiter wissen, wie sie in das Unternehmen und ins Gesamtbild passen, können sie ihre Identität leicht feststellen und ihren Zweck innerhalb des Unternehmens verstehen. Mit der Online-Mitarbeiterverzeichnis-Software erstellen Sie einen personalisierteren sozialen Kanal, der Ihre Unternehmenskultur stärkt.

4. Die Zusammenarbeit wird einfacher

Eine Unternehmensverzeichnis-Software ist eine großartige Möglichkeit, Mitarbeiter zu vernetzen und die Zusammenarbeit zwischen Teams oder Abteilungen zu erleichtern. Angenommen, Sie möchten ein Programm zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses einrichten – mit einer Firmenverzeichnis-Software können Sie leicht erkennen, welche Mitarbeiter über die relevante Erfahrung und das Wissen verfügen, um Ihnen am besten dabei zu helfen, Ihre Gedanken zu organisieren und Ihre Ziele zu erreichen.

5. Verbessertes Onboarding

Wenn jemand neu ins Unternehmen kommt, ist er überwältigt von all den neuen Namen und Gesichtern und vor allem, wer wofür verantwortlich ist. Es kann peinlich werden, wenn Sie wiederholt ein Teammitglied bitten, Ihnen zu helfen, sich daran zu erinnern, wer wer ist. Mit einer Unternehmensverzeichnis-Software können Sie das Risiko unangenehmer Begegnungen verringern, indem Sie einen Namen ins Gesicht setzen oder umgekehrt. Alles, was der neue Mitarbeiter tun muss, ist, das Organigrammverzeichnis zu überprüfen, um zu wissen, welcher Mitarbeiter für was verantwortlich ist, wie seine Berufsbezeichnung lautet und so weiter, was das Onboarding zum Kinderspiel macht.

Die Verwendung von Online-Mitarbeiterverzeichnis-Software bietet so viele Vorteile. Wir möchten Ihnen bei der Auswahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen helfen. Hier haben wir die derzeit drei besten Lösungen auf dem Markt aufgelistet.

Top-Softwarelösungen für Online-Mitarbeiterverzeichnisse

Connecteam ist eine einfach zu bedienende All-in-One-Mitarbeiter-App mit unzähligen Funktionen, die die Teamkommunikation zum Kinderspiel machen. Wenn Sie viele Deskless-Mitarbeiter haben, ist Connecteam perfekt für Sie.

Connecteam ist sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter von Vorteil. Mitarbeiter haben Zugriff auf ein ständig aktualisiertes Mitarbeiterverzeichnis, in dem sie nach Namen, Geburtstag, Standort, Berufsbezeichnung, Abteilung oder anderen Informationen, die sie ihrem Profil hinzufügen, nach Personen suchen können. Sie müssen nie wieder die Telefonnummer einer Person manuell in ihr Telefon eingeben, da alles vollständig automatisiert und aktualisiert wird. Aus dem Mitarbeiterverzeichnis heraus können Mitarbeiter einander anrufen oder Nachrichten senden, Gifs senden, Formulare teilen und jede andere Art von Medien senden.

Manager profitieren davon, dass sie den Kontaktbogen der Mitarbeiter nie wieder manuell aktualisieren müssen. Mitarbeiter, die für Ihr Unternehmen arbeiten, sind aktiv, und wenn sie das Unternehmen verlassen, wird ihr Profil deaktiviert. Darüber hinaus haben Manager die volle Kontrolle über die geteilten Informationen. Wenn Sie nicht möchten, dass jeder Mitarbeiter auf die private Telefonnummer des CEO zugreifen kann, können Sie dieses Feld ausblenden (das gilt für jeden Mitarbeiter und jedes Feld).

Zusätzlich zum Hinzufügen von Mitarbeiterkontaktinformationen zum Verzeichnis können Sie auch Drittanbieter, Lieferanten und Kunden hinzufügen, mit denen Sie häufig Kontakt aufnehmen.

Vorteile :

• Erweiterte Suche – Finden Sie schnell, wen Sie suchen, indem Sie nach Name, Rolle, Branche, Abteilung, Standort, Geburtstag oder irgendetwas anderem im Profil eines Benutzers suchen.
• Erweiterte Einstellungen – Administratoren entscheiden, wer im Verzeichnis erscheint und welche Profilattribute sichtbar sind.
• Chat – In-App-Nachrichten senden, Anrufe tätigen, E-Mails senden oder Textnachrichten senden.
• Gemacht für unterwegs – einfach und in Sekundenschnelle direkt von Ihrem Mobiltelefon aus kommunizieren.
• Medienfreigabe – Senden Sie Kollegen Fotos, Gifs, Dokumente, Formulare und Emojis.
• So viel mehr – Connecteam hat mehr als nur eine Mitarbeiter-Telefonliste. Es hat auch Funktionen wie Social Posts, Updates, Umfragen, eine Vorschlagsbox und mehr.

Preis : Für nur 29 $/Monat können Sie alle Funktionen nutzen, die Connecteam bietet. Oder beginnen Sie mit der kostenlosen Testversion, um das Wasser zu testen.

Wenn Sie für ALLE Ihre Mitarbeiter Lizenzen für Office 365 haben, dann ist Skype als Online-Mitarbeiterverzeichnis-Software eine gute Lösung für Sie. Sie können ganz einfach über Ihr Mobiltelefon, Ihren Desktop oder Ihr Tablet chatten oder anrufen, wen Sie brauchen. Wenn Sie ein High-Tech-Unternehmen sind, wird Skype für Sie gut funktionieren.

Vorteile :

• Bildschirmfreigabe – Teilen Sie alles, was Sie brauchen, z. B. Präsentationen oder Fotos.
• Anruf aufzeichnen – Sie können jederzeit zurückgehen und sich wichtige Informationen anhören, die Sie vielleicht verpasst oder vergessen haben.
• Holen Sie sich eine lokale Nummer – Sie können eine Nummer in jedem Land oder jeder Region auswählen. Auf diese Weise können Personen, die Skype nicht verwenden, Sie und Ihre Mitarbeiter leicht erreichen.

Preis : Wenn Sie einen Skype-Benutzer anrufen, ist es völlig kostenlos. Wenn Sie jedoch Festnetz- oder Mobiltelefone über Skype anrufen müssen, kann dies etwa 2,3 Cent pro Minute kosten und es fallen 4,9 Cent Verbindungsgebühr an.

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das SAP-Software (Systeme, Anwendungen und Produkte) verwendet, dann ist dies eine gute Firmenverzeichnis-Software für Ihr Unternehmen.

Vorteile :

• Entscheidungsfindung – Verbessern Sie die Entscheidungsfindung während eines Arbeitsnotfalls.
• Mitarbeitersuche – Finden Sie Mitarbeiterakten und -daten von überall, sogar offline.

Preis : In Bezug auf den Preis müssen Sie eine Demo anfordern, um dann ein Preisangebot zu erhalten.

Das Fazit zur Verwendung von Online-Mitarbeiterverzeichnissoftware

Die am häufigsten verwendete Funktion Ihres Arbeitstelefons ist das Verzeichnis. Von Regierungs- und Staatsangestellten bis hin zu kleinen und großen Unternehmen muss jeder Mitarbeiter irgendwann einen Kollegen kontaktieren. Mit einer Online-Mitarbeiterverzeichnis-Software können Sie genau das tun. Es ist mehr als nur eine Mitarbeiter-Telefonliste; Die Software trägt dazu bei, Ihre Unternehmensdaten zu schützen und Ihnen schnell die benötigten Informationen zu liefern.

Online-Mitarbeiterverzeichnis-Software hilft Ihrem Team, miteinander in Kontakt zu treten, verschiedene Abteilungen zu verbinden, und ermöglicht es neuen Mitarbeitern, das Organigramm des Unternehmens schnell zu erlernen.

Aus diesem Grund ist eine benutzerfreundliche Mitarbeiterverzeichnis-Software für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung.